淺談內(nèi)控管理之合同管理
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摘要：合同管理是企業(yè)內(nèi)部控制管理的主要控制手段之一，合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范與控制是降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要在合同管理的全過程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。本文探討實(shí)務(wù)中合同訂立與履行中由于對(duì)合同管理不重視而引發(fā)的一些問題以及改進(jìn)建議。
關(guān)鍵詞：合同管理；合同訂立；合同履行
1未簽訂合同，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來風(fēng)險(xiǎn)
實(shí)際業(yè)務(wù)中，部分企業(yè)由于對(duì)簽訂合同不夠重視，采購(gòu)人員在洽談業(yè)務(wù)時(shí)往往是不簽合同，也沒有約定開具發(fā)票事項(xiàng)，到企業(yè)財(cái)務(wù)層面由于業(yè)務(wù)未簽訂合同，索取發(fā)票就遇到很多困難，有時(shí)甚至無法取得合法的扣稅憑證，在增值稅層面由于未取得增值稅專用發(fā)票，進(jìn)項(xiàng)稅金無法抵扣，無形加大企業(yè)采購(gòu)成本；在所得稅層面由于沒有取得發(fā)票，財(cái)務(wù)人員在記賬時(shí)只好列作暫估的材料或運(yùn)費(fèi)成本，所得稅匯算清繳時(shí)無法作為企業(yè)合理的成本進(jìn)行稅前扣除，加大企業(yè)的而經(jīng)營(yíng)負(fù)擔(dān)，給企業(yè)造成重大損失。另一方面，企業(yè)由于認(rèn)識(shí)不到簽訂合同對(duì)雙方約束的重要性，將一些基建項(xiàng)目交于沒有相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的個(gè)人承包，由于這些承包人無法取得合規(guī)發(fā)票，就找一些有資質(zhì)的企業(yè)代為開具發(fā)票，造成開票單位與實(shí)際收款單位不一致，由于雙方未簽訂合同，無法證明業(yè)務(wù)的真實(shí)性，形成巨大的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等。
2合同條款要件約定不清，在履行環(huán)節(jié)引起糾紛
部分企業(yè)盡管簽訂了相關(guān)業(yè)務(wù)合同，但是對(duì)合同的關(guān)鍵條款要件約定不清，比如對(duì)合同標(biāo)的價(jià)格、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量要求、付款條件、發(fā)票開具及提供時(shí)間等事項(xiàng)約定不清，合同履行過程中引發(fā)爭(zhēng)議，甚至產(chǎn)生糾紛訴諸法律等。
2.1發(fā)票開具事項(xiàng)約定不清
實(shí)務(wù)中如果合同對(duì)發(fā)票事項(xiàng)約定不清，在合同履行過程中可能會(huì)發(fā)生不開具發(fā)票、不按照規(guī)定稅率開具發(fā)票或者不開具增值稅專用發(fā)票等。不開具發(fā)票的情況通常有：個(gè)別企業(yè)由于業(yè)務(wù)人員素質(zhì)問題，在業(yè)務(wù)開始時(shí)口頭說明不要發(fā)票取得價(jià)格優(yōu)惠等，導(dǎo)致交易完成后，無法取得發(fā)票；同時(shí)由于采購(gòu)一方不要發(fā)票可能導(dǎo)致銷售一方企業(yè)收入不入賬形成賬外帳或小金庫(kù)，存在稅務(wù)及經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；部分企業(yè)由于經(jīng)營(yíng)范圍等原因，不按照規(guī)定稅率開具發(fā)票情況，導(dǎo)致采購(gòu)單位收到的發(fā)票無法使用，或者加大企業(yè)成本；不開具增值稅專用發(fā)票情況，在涉及增值稅進(jìn)項(xiàng)稅抵扣時(shí)，由于增值稅普通發(fā)票不能夠抵扣進(jìn)項(xiàng)稅，會(huì)加大企業(yè)的采購(gòu)成本等，開具增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票對(duì)企業(yè)成本有很大影響，若約定不清也會(huì)引發(fā)爭(zhēng)議。
2.2合同價(jià)款支付約定不清
若對(duì)合同價(jià)款是含稅價(jià)還是不含稅價(jià)未約定或約定不清，在執(zhí)行過程中會(huì)因?yàn)檎l來承擔(dān)稅款引發(fā)爭(zhēng)議及糾紛；個(gè)別企業(yè)對(duì)付款前開票還是付款后開具發(fā)票等事項(xiàng)約定不清，導(dǎo)致糾紛，甚至形成先有蛋還是先有雞的死結(jié)。
2.3產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量等約定不清
實(shí)務(wù)中部分企業(yè)簽訂合同時(shí)對(duì)產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量等級(jí)約定不清，在產(chǎn)品驗(yàn)收環(huán)節(jié)因雙方溝通不到位，補(bǔ)貨不及時(shí)或?qū)τ需Υ玫漠a(chǎn)品繼續(xù)使用要求供應(yīng)商予以折讓等事項(xiàng)，導(dǎo)致雙方對(duì)產(chǎn)品規(guī)格質(zhì)量、貨款支付等產(chǎn)生爭(zhēng)議，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。因此，由于主觀原因?qū)е潞贤喠⒂腥毕?，合同未按約定條款履行，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失，從而影響公司合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)以及無法保障資產(chǎn)安全等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，可能給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)，需要引起管理者足夠的重視。
3合同履行環(huán)節(jié)跟蹤管理監(jiān)督不到位
合同履行環(huán)節(jié)未能對(duì)合同進(jìn)行持續(xù)跟蹤管理監(jiān)督，導(dǎo)致未能對(duì)對(duì)方合同履行情況進(jìn)行有效控制，比如未按期發(fā)貨、發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格不符、運(yùn)輸途中的損失等均會(huì)影響合同的正常履行，進(jìn)而影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及資產(chǎn)安全。
4合同歸檔歸口部門不明確、保管不善給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失
部分企業(yè)沒有明確合同歸檔歸口保管部門，簽訂合同后未能履行部門登記手續(xù)，可能導(dǎo)致公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項(xiàng)泄密，給未來經(jīng)營(yíng)造成不利影響；合同登記資料未進(jìn)行及時(shí)存檔備案，可能導(dǎo)致資料丟失、遺漏等，給企業(yè)帶來損失；合同信息安全管理措施不當(dāng)，未限制合同接觸人員，可能導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露或合同談判資料丟失、遺漏等；合同借閱查詢登記手續(xù)不明確，容易導(dǎo)致文件資料泄密、丟失等，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。針對(duì)以上存在的問題，提出如下改進(jìn)建議：
4.1建立健全合同管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定合同管理相關(guān)制度或辦法，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)的方法就是建立健全合同管理制度，規(guī)范合同條款。企業(yè)在有條件的情況下應(yīng)當(dāng)成立法務(wù)部門，從專業(yè)的角度重點(diǎn)檢查合同條款中是否存在違反相關(guān)法律法規(guī)的現(xiàn)象；對(duì)于合同條款中存在的漏洞和歧義進(jìn)行必要的修改，確保合同條款內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、合法、合規(guī)。
4.2建立健全合同流程管理體系
加強(qiáng)合同管理，明確合同擬定、審批、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)的程序和要求。建立健全流程管理體系：主要有前期的市場(chǎng)調(diào)研、合同策劃、合同條款的談判、合同文本擬定、合同內(nèi)容的審核、合同的簽訂、合同義務(wù)的履行、合同內(nèi)容的變更、合同的解除以及合同文本的存檔等環(huán)節(jié)。將合同管理各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)中的責(zé)任人、管理目標(biāo)以及具體措施落實(shí)到位；建立專門的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)或部門，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，使得合同管理流程規(guī)范化、完整化，使合同管理事前、事中、事后都處在可控狀態(tài)。
4.3建立健全信息化管理體系
信息化管理體系可以有效降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，控制合同管理成本，提高合同管理的效率，優(yōu)化合同管理人員職業(yè)素質(zhì)。
5結(jié)論
建立健全合同管理制度，完善合同流程管理體系，提高合同信息化管理水平，強(qiáng)化管理，提高合同履約水平，避免企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中因合同管理方面存在問題產(chǎn)生法律糾紛。
參考文獻(xiàn)：
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作者：蔣玉玲 單位：甘肅駝鈴客車廠