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(一)內(nèi)部會計控制制度不健全,執(zhí)行乏力
1.制度不健全。一是制度老舊、過時,出現(xiàn)滯后現(xiàn)象,現(xiàn)行制度中對業(yè)務(wù)規(guī)程的控制制度多,對人員的責(zé)任控制少,尤其是對管理層的控制更少,如有的高校制定的崗位責(zé)任制,只規(guī)定了工作范圍、職責(zé)權(quán)限,但沒有制定違反責(zé)任制的獎懲內(nèi)容,這就起不到約束作用;二是內(nèi)部會計控制制度的制定程序不規(guī)范,會計控制制度缺乏系統(tǒng)性、完整性,不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。因此,內(nèi)部會計制度不合理、不健全,會計控制形成盲區(qū)和死角,內(nèi)部會計控制制度本身存在缺陷。
2.內(nèi)部會計控制制度執(zhí)行乏力。內(nèi)部會計控制制度形同虛設(shè),執(zhí)行情況較差;內(nèi)部審計缺乏獨立性,未能真正發(fā)揮監(jiān)督作用,內(nèi)部會計控制制度執(zhí)行情況、考核和獎懲力度疲軟,人為削弱了執(zhí)行內(nèi)部會計控制制度的自覺性。因此,要加強對高校管理層的內(nèi)部控制宣傳,提高他們自覺執(zhí)行內(nèi)部控制的意識。
(二)內(nèi)部會計控制的監(jiān)督力度不夠
一是有些高校的內(nèi)部會計控制缺乏有效的監(jiān)督機制。有些單位未設(shè)立專門的機構(gòu)或人員對內(nèi)部會計控制執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查,而由內(nèi)部會計控制執(zhí)行部門自己進行監(jiān)督檢查,各級財政部門對高校內(nèi)部會計控制的建立及執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查力度不夠等,導(dǎo)致監(jiān)督力度的欠缺,影響內(nèi)部會計控制制度在高校經(jīng)濟工作中發(fā)揮重要作用。權(quán)利和責(zé)任要同時賦予,并要有監(jiān)督的機制。二是高校內(nèi)部審計有待加強,傳統(tǒng)的內(nèi)部審計思路與市場經(jīng)濟發(fā)展要求不相適應(yīng)。在高校內(nèi)部審計工作發(fā)展中,存在著對內(nèi)部審計工作的重要性和作用認識不足的問題,反映在職責(zé)定位不清晰,工作制度不規(guī)范,審計觀念陳舊,審計方法和手段單一、落后、人員少,素質(zhì)偏低等問題,甚至有領(lǐng)導(dǎo)認為,高校不是生產(chǎn)經(jīng)營單位,內(nèi)審作用不大,可能會阻礙高校改革并導(dǎo)致審計與其他相關(guān)職能部門的矛盾,會束縛財務(wù)部門工作的正常運行,在某種程度上,對傳統(tǒng)的簡單的“事后”審計監(jiān)督思路提出了挑戰(zhàn),因而導(dǎo)致高校內(nèi)審思路狹窄,不能適應(yīng)現(xiàn)階段高校經(jīng)濟發(fā)展的需要。三是高校由于經(jīng)費來源以財政為主,長期以來受計劃經(jīng)濟影響和以往資金管理模式的影響,學(xué)校事業(yè)支出不要求對培養(yǎng)成本進行核算,也無需考核學(xué)校的辦學(xué)效益,經(jīng)濟意識和防范意識不強,外來風(fēng)險及財務(wù)風(fēng)險加大,缺少防范措施。
二、高校內(nèi)部會計控制的改善措施
(一)提高認識,高度重視,增強內(nèi)部會計控制觀念
一是按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部會計控制規(guī)范》(試行)第六條的規(guī)定“單位負責(zé)人對本單位內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負責(zé)”。單位負責(zé)人應(yīng)當加強其內(nèi)部控制知識的掌握,強調(diào)真實性意識;強調(diào)不相容職務(wù)分離的意識;強調(diào)授權(quán)審批意識,樹立內(nèi)部控制意識。單位負責(zé)人在內(nèi)部控制體系的建立、體系的運行和監(jiān)督管理三個方面應(yīng)當發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用、承擔(dān)總責(zé)任,只有領(lǐng)導(dǎo)層高度重視,才能從本單位的實際出發(fā),制定出一套行之有效的內(nèi)部會計控制制度,并認真貫徹執(zhí)行。二是負責(zé)內(nèi)部會計控制的高校財會人員,提高對會計內(nèi)控制度建設(shè)的認識,轉(zhuǎn)變觀念,樹立正確的內(nèi)部會計控制意識,要加強職業(yè)道德修養(yǎng),增強工作責(zé)任心和使命感,履行崗位職責(zé),帶頭建立與完善有效的內(nèi)控制度,促進高校內(nèi)控制度的建設(shè),形成良好的運行機制,使內(nèi)控制度能夠更好、更全面地得到貫徹與落實。
(二)建立健全和完善內(nèi)部會計控制制度、加強執(zhí)行力度
1.健全內(nèi)部會計控制制度。《會計法》第二十七條規(guī)定“國家機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位必須建立健全內(nèi)部控制制度,以確保會計信息的真實可靠,國家財產(chǎn)安全穩(wěn)定?!眱?nèi)控的對象是經(jīng)濟活動,“以預(yù)算為主線,以資金為核心”結(jié)合高校的實際情況,制定出具體的標準,建立起涉及高校經(jīng)營所有方面和所有環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計控制制度。要符合有關(guān)法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件以及內(nèi)部制度。單位對會計控制的要求是:嚴格按照法律規(guī)定進行會計機構(gòu)建立和人員配備,落實崗位責(zé)任制,確保不相容崗位相互分離;加強會計基礎(chǔ)工作管理,按法定要求編制和提供財務(wù)信息,建立財會部門與其他業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)機制。
2.健全內(nèi)部會計制度。一是預(yù)防控制為主,事后監(jiān)督為輔。如機構(gòu)組織控制、會計職責(zé)、崗位控制、會計單據(jù)憑證、簿記、報告控制、會計程序、政策準則控制等。二是注重內(nèi)部控制方法。適合單位的內(nèi)部會計控制方法有:不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準控制、會計系統(tǒng)控制、全面預(yù)算控制、內(nèi)部報告控制。三是注重選擇關(guān)鍵控制點。可選擇貨幣資金控制、實物資產(chǎn)控制、工程項目控制、收支審批控制等關(guān)鍵點。
3.加強內(nèi)部會計制度執(zhí)行力。貫徹落實內(nèi)部會計控制制度,要有專門機構(gòu)及人員負責(zé)內(nèi)部會計控制制度的執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查,發(fā)揮紀檢監(jiān)察審計的作用,建立財會部門與其他業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)機制,通過制定完善制度、實施措施和執(zhí)行程序,合理保證行政事業(yè)單位的經(jīng)濟活動在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi),進行確保內(nèi)部會計控制制度的貫徹實施。
(三)加強內(nèi)部會計控制的監(jiān)督檢查,建立完善的監(jiān)督和評價機制
單位建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度,內(nèi)部監(jiān)督是單位對內(nèi)控建立與實施情況進行監(jiān)督檢查,評價內(nèi)控的有效性,對于發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷,及時加以改進。對會計監(jiān)督的執(zhí)行與否及執(zhí)行的有效程度都對內(nèi)部會計控制作用的發(fā)揮有著重大的影響。
1.財務(wù)部門建立健全內(nèi)部會計控制監(jiān)督檢查制度。建立內(nèi)控制度的監(jiān)督檢查制度,并使之成為自我約束,自我完善的機制。建立不相容崗位相互分離制度,合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位,明確劃分職責(zé)權(quán)限,實施相應(yīng)的分離措施,形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機制;建立內(nèi)部報告控制制度,全面的反映活動情況,及時提供業(yè)務(wù)活動中的重要信息,按照國家統(tǒng)一的會計制度編制財務(wù)會計報告。
在公路施工企業(yè)中,財務(wù)會計的控制固然重要,但這并不是能夠立竿見影的事,它的控制是一個過程,首先,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層,應(yīng)該制定切實有效的管理機制,確定控制的目標,分清工作的重點,并且要實行一系列的考核制度,這樣就能夠促進企業(yè)會計工作的質(zhì)量的有效提高。
1.成本最低原則成本最低原則,是企業(yè)籌資的重要方式,但是這種方式在使用的時候,具有一定的財務(wù)風(fēng)險,因此,工作人員一定要將成本降低的程度,控制在最為合理,科學(xué)的范圍內(nèi)。這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)挖掘企業(yè)潛在能力,提高企業(yè)工作人員主觀能動性的目的。
2.全面控制原則所謂全面控制,就是對所有參與到施工中的因素進行控制,其中包括對人的控制和資金的控制。它的綜合性很強,設(shè)計的內(nèi)容和部門都有很多,這就是說,全面控制幾乎是針對企業(yè)每一個員工而言的,它也關(guān)系到每一個人的利益。因此,這是一個全體行為,需要企業(yè)全體員工共同努力,才能實現(xiàn)。
3.以施工過程為重點原則在施工企業(yè)進行施工的準備階段,其成本控制也是非常重要的,這個時候進行成本控制,最為主要的目的還是為了施工階段所服務(wù),那么在施工結(jié)束之后所進行的成分控制,因為收益與否,已經(jīng)揭曉,所以即便了解到成本控制工作出現(xiàn)了問題,在對其進行糾正也是無濟于事,所以說,在施工過程中的成本控制,是最為重要的。
4.責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的成本責(zé)任制原則要使成本控制方法真正發(fā)揮及時有效的作用,必須嚴格按照經(jīng)濟責(zé)任制的要求,貫徹責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的成本責(zé)任制原則。在工程項目施工過程中,項目經(jīng)理、工程技術(shù)人員、業(yè)務(wù)管理人員以及各施工隊和生產(chǎn)班組都負有一定的成本控制責(zé)任,從而形成整個項日的成本控制責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。必須遵守“誰控制、誰負責(zé)、誰承擔(dān)、誰受益”的責(zé)任分解原則及“收益與成本掛鉤、分配與上繳掛鉤”的控制監(jiān)督機制。
二、企業(yè)成本費用內(nèi)部會計控制的基本思路
1.內(nèi)部會計控制有效性的特征
1.1內(nèi)部會計控制要有標準性
企業(yè)成本費用的內(nèi)部控制,是一個系統(tǒng)的,復(fù)雜的綜合體,它是企業(yè)內(nèi)部各種因素的量化的總體體現(xiàn)。也就是說,為了能夠有效的實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部會計的有效控制,我們首先需要建立的就是完善的,科學(xué)的定性指標。它包含的內(nèi)容很多,這就需要我們進行綜合分析和考量,這樣才能夠是其標準更加科學(xué)。
1.2內(nèi)部會計控制要有及時性
公路施工企業(yè)的內(nèi)部會計控制受到很多因素的影響,其中包括,企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的改變以及其業(yè)務(wù)性質(zhì)的變化等等。這就要求企業(yè)會計人員要不斷適應(yīng)的變化的環(huán)境,不斷學(xué)習(xí)新的知識,與科學(xué)技術(shù),并且還能夠與其它部門的工作人員團結(jié)合作,及時發(fā)展企業(yè)會計制度中存在問題,并采取措施進行及時的補救,進而是其制度能夠不斷完善。
2.公路施工企業(yè)成本費用內(nèi)部會計控制重點
2.1材料費
施工材料要選擇性能強,但是成本有相對較低的產(chǎn)品,并且要做到物盡其用。對于這個方面,企業(yè)可以實行定額制度,這樣就能夠最大限度較少才材料的浪費。對于那些用料超額的個人或者部門,我們就要采取一定措施,對其行為進行引導(dǎo)和治理。使其能夠在以后的工作中,自覺遵守各項制度。2.2機械費。機械設(shè)備具有單價金額大的特點,因此對于企業(yè)那些不常用的機械設(shè)備可以采用租賃的方法來進行管理,以減少有關(guān)資金的占用用。
3.公路施工企業(yè)成本費朋內(nèi)部會計控制方式
3.1賬務(wù)系統(tǒng)控制
在賬務(wù)處理的流程中,各有效單證都會有相應(yīng)的編,內(nèi)部會計控制人員可據(jù)此判斷完整性和準確性的控制;在賬務(wù)處理明細賬與總賬的區(qū)分,兩者是相互促進的,同時在總賬方向下呵根據(jù)明細賬提出的具體資料進行深入細致的分析,以細化出各詳細影響因素。
3.2實物資產(chǎn)控制
公路施中材料機械等實物資產(chǎn)是公路施工成本的重要組成部分,對其定期進行盤點,實行差異的追蹤控制是減少額外支出的有效方法。
3.3人員素質(zhì)控制
企業(yè)內(nèi)部會計控制,主要是從全體員工入手,只有將全體員工的素質(zhì)都提高上來才能夠有效的實現(xiàn)企業(yè)的進步。企業(yè)相關(guān)的部分在負責(zé)員工招聘的時候,就要把好關(guān),高素質(zhì)的人才被選拔上來,要保障其在最為合適的位置,進行工作,這才能最大限度的發(fā)揮其能力。同時,還要定期開展員工技能的培訓(xùn)工作。制定科學(xué)完善的施工制度。實行激勵政策,激發(fā)員工的主觀能動性。
三、結(jié)束語
(一)制度的執(zhí)行缺少監(jiān)督所有制度的執(zhí)行都必須要有監(jiān)督,否則就都是紙上談兵而已。內(nèi)部會計控制的監(jiān)督主要包括以下兩個方面的內(nèi)容:內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部的審計制度是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的主要內(nèi)容,但一些企業(yè)的審計部門與財務(wù)部門常是由一個人領(lǐng)導(dǎo),這就使審計部門的監(jiān)督無法發(fā)揮,之時形同虛設(shè)而已;外部監(jiān)督。這是指社會審計和政府執(zhí)法部門對內(nèi)部會計制度的監(jiān)督。但由于標準不一、管理分散等各方面的原因,外部監(jiān)督的作用也沒能夠得到充分地發(fā)揮。
(二)內(nèi)部會計控制的人員素質(zhì)不高制定了完善的制度,但是沒能夠得到徹底有效地執(zhí)行,很大程度上是因為人員的素質(zhì)不太高,沒有意識到問題的嚴重性。目前我國會計人員數(shù)量越來越多,但素質(zhì)卻參差不齊。而由于政策的不斷完善會計制度一直在更新,但有些會計人員卻不愿意繼續(xù)充電,不去鉆研和掌握新的會計知識,那么他們將慢慢地?zé)o法勝任本職工作。
二、交通運輸部門內(nèi)部會計控制的強化
(一)建立健全內(nèi)部會計控制制度一個企業(yè)想要正常滴運轉(zhuǎn),必須要有嚴格而完善地內(nèi)部控制制度,交通運輸部門也不例外。而內(nèi)部會計控制制度的完善可以幫助交通運輸部門的經(jīng)濟體制的改革進一步深化。交通運輸部門應(yīng)該結(jié)合其業(yè)務(wù)特點,從相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)印章的種類、財務(wù)的核算系統(tǒng)、以及資金的管理機制等諸多方面來制定出一系列行之有效的內(nèi)部會計制度,并對之前的制度進行修訂、完善或淘汰。
(二)重視審計的作用制度的執(zhí)行力度欠缺很大程度上是因為監(jiān)督的力度不夠,而對于內(nèi)部會計控制制度,不管是內(nèi)部的審計制度還是社會審計都應(yīng)該得到足夠的重視和完善,才能確保會計系統(tǒng)的正常運行,控制企業(yè)內(nèi)部的環(huán)境。所以按照交通部的《交通行業(yè)內(nèi)部審計工作規(guī)定》以及《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》的要求,建立健全各種審計制度,并貫徹落實審計的職責(zé),使交通運輸部門的審計工作能夠有效地開展。
(三)提高人員的素質(zhì)不管是企業(yè)的管理者還是內(nèi)部會計控制人員,都要積極提高自身的素質(zhì)。如果交通運輸部門的管理者的素質(zhì)不夠高,那么肯定會對內(nèi)部會計控制的執(zhí)行力度產(chǎn)生影響。所以必須要求管理者提升自身的素質(zhì),才能保證各項制度能夠得到徹底地貫徹和落實。而財會人員的素質(zhì)也影響著內(nèi)部會計控制制度的功能的發(fā)揮,所以對現(xiàn)有的財會人員必須定期進行多方位多層次的培訓(xùn)和教育,加強培訓(xùn)財會人員的執(zhí)業(yè)技能,提高他們專業(yè)方面的素質(zhì)。與此同時要重視提高財會人員思想素質(zhì)。針對財會人員,要求他們定期參加相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德的教育,形成自我約束的能力,提升思想道德境界。要及時掌握財會人員的思想行為動向,這樣能更快更及時地采取防范措施。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞:會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制
會計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術(shù)應(yīng)用于會計工作的簡稱,是用電子計算機代替人工實現(xiàn)記賬、算賬、查賬以及對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供預(yù)測、決策等過程。發(fā)展會計電算化有利于促進會計工作規(guī)范化,提高工作質(zhì)量與工作效率,更好地發(fā)揮會計職能作用。但是企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,企業(yè)會計核算和會計管理環(huán)境發(fā)生了很大變化,一些非法操作可能不留痕跡,難以發(fā)現(xiàn),稍不注意就會給單位和國家造成重大損失,如果會計電算化管理系統(tǒng)遭到破壞,將會嚴重影響單位的正常業(yè)務(wù)活動。因此,對會計電算化的內(nèi)部防范和控制制度的建設(shè)顯得尤為重要。
一、電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機構(gòu)、會計核算及內(nèi)部控制制度發(fā)生了很大的變化,其中對內(nèi)部控制制度的影響尤為明顯。
1.電算化會計信息系統(tǒng)的控制內(nèi)容及形式與手工會計系統(tǒng)存在差異。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下,控制的內(nèi)容主要針對經(jīng)濟事項本身的交易,對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章,控制的方式主要是通過人員的職務(wù)相分離,職權(quán)不相容的內(nèi)部牽制制度來實現(xiàn)的。而在電算化系統(tǒng)下,業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主,出現(xiàn)了計算機的安全及維護、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責(zé)、計算機病毒防治等新內(nèi)容。另外,電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中,業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理,由此引起失控而造成損失。
2.內(nèi)部控制的對象發(fā)生了變化。在電算化系統(tǒng)下,由于會計信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化,控制的對象也發(fā)生了變化??刂茖ο笤瓉頌闀嬏幚沓绦蚣皶嫻ぷ鞯南嗳菪缘?,會計資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗,是以對人的控制為主;而在電算化系統(tǒng)下,會計數(shù)據(jù)一般集中由計算機數(shù)據(jù)處理部門進行處理,而財務(wù)人員往往只負責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼,并對計算機輸出的各種會計報表進行分析。這樣,內(nèi)控對象轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ伺c計算機二者為主。
3.控制的實現(xiàn)方式發(fā)生了變化。手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制以人工控制實現(xiàn)。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序。如程序發(fā)生差錯,由于人們對程序的依賴性以及程序運行的重復(fù)性,增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性,使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性加大。
4.電算化會計信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度,在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或消失,憑證所起到的控制功能弱化,使部分交易幾乎沒有“痕跡”,給控制帶來一定的難度。
5.電算化會計信息系統(tǒng)中會計信息存儲電磁化。電算化系統(tǒng)下,原先會計業(yè)務(wù)處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計算機自動生成的會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中(如光盤、硬盤等),是肉眼不可見的,很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡;另外,電磁介質(zhì)易受損壞,加大了會計信息丟失或毀壞的危險。
6.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財務(wù)中的進一步應(yīng)用帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向,電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠的影響,特別是Internet在財務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括:遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等,實現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制,從而形成電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。
二、會計電算化內(nèi)部控制中存在的問題
在目前的許多企業(yè)中,雖然會計電算化系統(tǒng)已投入使用,但其相應(yīng)的內(nèi)部控制還存在著一些不完善之處,主要表現(xiàn)在:
1.電算化系統(tǒng)下的會計及電算化崗位的職能權(quán)限問題。操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段,在電算化環(huán)境下,會計業(yè)務(wù)處理大部分由計算機操作,人為控制減少,削弱了會計審核功能。有些單位的各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實到位,有的操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實亡。
2.會計人員因主觀原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤。這是會計電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù),因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改,而不會留任何痕跡,所以某些人員為了達到個人目的,利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進行非法操作,如通過冒名頂替、盜取密碼等手段來非法改動、銷毀會計資料,給單位造成嚴重損失。同時,由于單位的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高、操作制度不規(guī)范等原因,也會造成很大風(fēng)險,因會計電算化的核算是高效自動的,只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯誤。3.會計軟件的安全性及保密性問題。現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象,以至軟件投入運行后存在著安全隱患,如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險,而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能,出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。
4.會計資料的備份和保管不及時、不規(guī)范,導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)丟失。在會計電算化法規(guī)中明確規(guī)定,單位應(yīng)堅持每天雙重備份,并分人分處保管。但在實際工作中,有的單位并沒有真正落實,也沒有及時打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿,致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時,部分會計資料就會丟失,造成無法挽回的后果。
5.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護人員。目前,許多會計人員對會計業(yè)務(wù)熟悉,但對計算機知識缺乏;而系統(tǒng)的維護人員對計算機知識熟悉,但對會計業(yè)務(wù)不夠了解,使得在系統(tǒng)運行中的故障不能及時分析、排除。
三、完善會計電算化內(nèi)部控制的幾點建議
1.建立全面規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作,電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù),電算化工作的開展將遇到重重困難。
2.加強組織和人員職能控制。由于電算化會計功能的相對集中,必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責(zé)分工,加強組織控制。
所謂組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行分離,通過相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來減少錯誤和舞弊的可能,保證會計信息真實、可靠。企業(yè)實行電算化后,應(yīng)對原有的組織機構(gòu)進行調(diào)整,以適應(yīng)計算機系統(tǒng)要求。會計工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?;緯媿徫慌c原手工系統(tǒng)基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護等,這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任,但必須對職權(quán)不相容的崗位進行明確分工,不得兼任,同時各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設(shè)計文件,不能兼任會計及審核工作;系統(tǒng)維護員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計工作等。
3.加強系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)不被隨意操作,要加強系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上來看,一般包括以下幾項:設(shè)置操作權(quán)限、制定上機守則,禁止非操作人員操作;制定內(nèi)部操作規(guī)程,嚴禁違規(guī)操作,如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施,預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施;數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離;建立必要的上機操作記錄制度,形成上機日志;健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外,系統(tǒng)文件由專人負責(zé)保管,使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,與系統(tǒng)無關(guān)人員不得接觸系統(tǒng)文件,從源頭上控制會計數(shù)據(jù)信息的作。在系統(tǒng)開發(fā)階段,要設(shè)置對系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能,特別是對已入賬的憑證,系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能,對已結(jié)賬的憑證與賬簿以及機內(nèi)賬簿生成的報表數(shù)據(jù),系統(tǒng)不能提供更改功能等。
4.做好電算化會計檔案的管理工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會計檔案的特點,做好會計資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財務(wù)部門對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會計資料應(yīng)及時加貼外部標簽,指定專人妥善保管、存檔,并定期檢查、復(fù)制,對會計檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外,企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
5.加強培訓(xùn)工作,不斷提高財務(wù)人員素質(zhì)。會計電算化對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求比較高,它涉及到財務(wù)會計知識、計算機運用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等方面知識。因此,要經(jīng)常對財務(wù)人員開展會計電算化內(nèi)部控制風(fēng)險的防范教育和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),增強風(fēng)險防范意識,不斷提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì),更加有效地防范會計電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險。
1.對財務(wù)收支分配的監(jiān)督
我隊的收入與成本結(jié)余收益與分配,嚴格按照國家會計制度及《地質(zhì)勘查單位會計制度》與《會計電算化資料匯編》的規(guī)定執(zhí)行。加強成本管理,規(guī)范成本界定,防止亂攤成本的現(xiàn)象,盡量細分項目進行核算,劃分本期和下期成本的界限。嚴禁為了完成考核產(chǎn)值目標,人為加大產(chǎn)值收入,一切收入都必須及時入賬,不得截留收入、私設(shè)小金庫,不得坐支現(xiàn)金。
2.對各種實物款項的監(jiān)督
為了保護各種實物款項的安全,財務(wù)部門,嚴格按照財產(chǎn)清查制度。備用金管理實行“限額借用,及時返還”的原則?,F(xiàn)金銀行做到“日清月結(jié)”,月末對庫存現(xiàn)金進行實物盤點,保證賬實相符。承包經(jīng)營者在承包前及經(jīng)營結(jié)束后,都要進行物質(zhì)、設(shè)備盤點,以明確經(jīng)濟責(zé)任,保證國有資產(chǎn)增值保值。年底財務(wù)核算、責(zé)任考核,對庫存物質(zhì)設(shè)備款項進行盤點,以摸清家底,及時掌握國有資產(chǎn)情況,做到賬實相符。
3.加強財務(wù)報告管理
單位會計人員按現(xiàn)行會計制度規(guī)定,及時全面準確編制月季年度財務(wù)報告。財務(wù)報告主要有《資產(chǎn)負債表》、《損益表》等,報表有編表說明,財務(wù)分析報告,及時掌握財務(wù)變動情況,做好財務(wù)預(yù)警,以防財務(wù)風(fēng)險;對外的財務(wù)報告,使用統(tǒng)一的報告封面,按照報表目錄、編表說明、分析報告次序編頁裝訂,經(jīng)單位負責(zé)人審閱,編表人簽名才可報出,不得泄露重要財務(wù)信息。
二、加強制度的監(jiān)督
為了加強內(nèi)部控制,成立了制度編制委員會,做到制度與時俱進,用制度管人、管事,并對50多項制度進行了匯編,以方便執(zhí)行使用。
1.建立會計人員崗位牽制制度
我隊出臺了《財務(wù)管理辦法》,其中對資金管理與監(jiān)控有具體的要求。會計人員職務(wù)分離與牽制主要內(nèi)容是:分離不相容職務(wù);合理安排職務(wù)職責(zé)和權(quán)限;識別不相容職務(wù)。進行定崗分工,把不相容職務(wù)分開,互相牽制、制約;各部門還進行了定期輪崗,每三年輪一次,降低舞弊、竄謀的可能性。
2.“三重一大”集體決策制度
我隊根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定,制定了《“三重一大”集體決策制度》,需要集體決策相互監(jiān)督的內(nèi)容有:單位機構(gòu)改革發(fā)展穩(wěn)定的重大經(jīng)濟發(fā)展的年度計劃和中長期計劃、內(nèi)部經(jīng)濟責(zé)任制,工資分配方案,多種經(jīng)營項目立項,基地建設(shè)項目和5萬元以上的大宗設(shè)備物資采購,單項資金5萬元以上,以及其他重大項目資金安排事項等。例如:2014年我隊采購了一套物探儀器,總價值200多萬元,由財務(wù)審計監(jiān)察物業(yè)等部門論證,進行政府采購,節(jié)省了30萬元的支出,初顯集體決策,互相監(jiān)督制約的成效。
3.建立財產(chǎn)清查制度
財產(chǎn)清查主要指庫存的貨幣資金、設(shè)備、物資和債權(quán)等。我隊出臺了《財務(wù)管理辦法》,每年的年底,單位都由監(jiān)察審計科聯(lián)合財務(wù)部門對各出納實有庫存現(xiàn)金進行清點,做到賬實相符。對個人備用金進行清理,敦促各備用金使用者盡快到財務(wù)部門清算,否則,從工資中進行抵扣;在每年的會計報表核算編制期間,財務(wù)部門都要對各經(jīng)營部門的設(shè)備進行清點,核實設(shè)備數(shù)量價值,以免造成國有資產(chǎn)流失;局管設(shè)備物資,嚴格按照有關(guān)規(guī)定,申請批準后方可辦理報廢手續(xù);折舊年限嚴格按照《企業(yè)所得稅法》及本行業(yè)規(guī)定進行,有效地保護好國有資產(chǎn)的安全。
4.建立內(nèi)部審計制度
為了加強內(nèi)部審計監(jiān)督,根據(jù)《中華人民共和國審計法》和有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合我單位實際,制定了《內(nèi)部審計辦法》,《辦法》規(guī)定了審計人員在單位法定代表人的直接領(lǐng)導(dǎo)下,依法對所屬單位的財政、財務(wù)收支的真實、合法、效益進行審計監(jiān)督,獨立行使內(nèi)部審計監(jiān)督權(quán)?!掇k法》還對內(nèi)部審計機構(gòu)人員職責(zé)權(quán)限程序法律責(zé)任做了明確要求?!掇k法》出臺以來,隊審計機構(gòu)都開展審計工作,累計開展了審計檢查55項,為落實經(jīng)濟責(zé)任制,加強內(nèi)部控制,維護財經(jīng)紀律做出了重大的貢獻。
三、為單位經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)
內(nèi)部控制要圍繞單位的經(jīng)濟工作方針,首先要樹立“立足微觀控制,著眼宏觀服務(wù)”的控制理念,一方面就控制而控制,查找、發(fā)現(xiàn)問題,另一方面跳出控制看控制,本著為單位服務(wù)的原則,向宏觀服務(wù)層次上水平,提高宏觀分析結(jié)論的科學(xué)性。其次,自覺融入地質(zhì)經(jīng)濟發(fā)展全局。以服務(wù)大局為目標,緊密圍繞單位的中心工作,自覺將控制工作融入地質(zhì)經(jīng)濟發(fā)展大局。
四、結(jié)語
會計控制是企業(yè)內(nèi)部控制的核心,內(nèi)部會計控制制度的建立是為企業(yè)嚴格執(zhí)行國家財經(jīng)法律法規(guī)和規(guī)章制度提供制度保證。但是,內(nèi)部會計監(jiān)督不健全。會導(dǎo)致內(nèi)部控制制度弱化,從而提醒我們必須加強內(nèi)部控制制度,防范經(jīng)濟案件的發(fā)生,防止會計信息失真。本文筆者就我國企業(yè)的內(nèi)部會計控制的現(xiàn)狀及如何完善內(nèi)控制度談幾點粗淺的認識。
【關(guān)鍵詞】
企業(yè);會計;控制制度
一、企業(yè)內(nèi)部會計制度存在的問題
1.普遍存在著內(nèi)部控制制度不健全、不完善的問題
內(nèi)部控制制度主要應(yīng)包括以下三項內(nèi)容:首先,控制制度要確定企業(yè)內(nèi)部行政領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門擁有的職權(quán)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,以及據(jù)以確定的他們在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時所處的地位和作用;其次,控制制度要明確每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理程序和手續(xù);最后,內(nèi)部控制制度中要明確處理每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員之間相互制約的方式,相互之間能否形成制約關(guān)系,每一人員是否置于他人的監(jiān)督之下。
2.大部分企業(yè)未設(shè)計各類業(yè)務(wù)會計處理程序的相關(guān)制度
企業(yè)會計制度的運行水平,不僅取決于會計部門工作的質(zhì)量,而且還要受企業(yè)其他各個部門和各種經(jīng)營管理活動的影響和制約。因此,企業(yè)內(nèi)部會計制度還應(yīng)包括發(fā)生在企業(yè)各部門間各類經(jīng)營活動中的會計處理程序的具體規(guī)定,凡是企業(yè)各部門業(yè)務(wù)活動中的會計反映方式和控制的規(guī)定,均屬會計制度設(shè)計的范疇。
二、建立健全內(nèi)部會計控制制度的必要性
對于企業(yè)所有者來說,會計控制是保障所有者利益的關(guān)鍵。因為所有者最關(guān)心的是投入資本的安全性和收益性,即實現(xiàn)資本的保值增值。為實現(xiàn)這一目標,必須以有效的會計控制作保證,才能使所有者通過真實、完整的會計信息,及時了解企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營情況,通過對會計信息的分析,掌握資本的安全性和收益性及其對企業(yè)長遠發(fā)展的影響因素,從而對經(jīng)營者進行必要的干預(yù)。
對于經(jīng)營者而言,會計控制是實現(xiàn)經(jīng)營目標、履行受托經(jīng)營責(zé)任的保證。依據(jù)“受托經(jīng)濟責(zé)任論”,受托經(jīng)濟責(zé)任是一種報告說明責(zé)任,是責(zé)任承擔(dān)人向有關(guān)方面報告說明其行為過程與結(jié)果的責(zé)任。為此。經(jīng)營者為了履行受托經(jīng)營責(zé)任需要向所有者提供有關(guān)會計信息,同時為了實現(xiàn)其資本的擴張和企業(yè)價值的增加,最終達到實現(xiàn)企業(yè)效益最大化的經(jīng)營目標,也必然會利用會計信息對企業(yè)資金流、物流甚至作業(yè)鏈進行會計控制。由此看來,所有者和經(jīng)營者在企業(yè)內(nèi)部會計控制上,既有相互依存的一面,又有利益上的矛盾甚至對立。
三、內(nèi)部會計控制的解決對策
1.推進內(nèi)部會計控制建設(shè)
建立制度、監(jiān)督執(zhí)行、實施評價,難免付出一定成本,但從長遠、全局看,是值得的,是一項發(fā)展事業(yè)的重要基礎(chǔ)工程。企業(yè)負責(zé)人在思想上有了正確的認識,在工作中才可能帶頭執(zhí)行,從組織領(lǐng)導(dǎo)層面解決內(nèi)部控制執(zhí)行不力的根本癥結(jié)。企業(yè)要加大對內(nèi)部會計控制制度的學(xué)習(xí)宣傳力度,使所有的管理人員甚至全體員工都了解其內(nèi)容,并加深對其重要意義的理解。要充分認識到會計控制制度是企業(yè)內(nèi)部控制制度的核心和基礎(chǔ),是一個全方位、全過程、全員都要參與的一項綜合性較強的管理活動。教育員工自覺遵守和執(zhí)行各項會計內(nèi)控制度,形成以自我控制為主、自檢自律為主要手段的會計內(nèi)控制約機制。
2.以會計法規(guī)為依據(jù)
《會計法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范》等會計法律、法規(guī)為各單位建立、健全內(nèi)部會計控制制度指明了方向。各單位都應(yīng)該在符合國家有關(guān)法律、法規(guī)的前提下。深入研究本單位的實際情況,因地制宜地制定本單位的內(nèi)部會計控制制度。一是內(nèi)部會計控制的設(shè)計應(yīng)科學(xué)合理。這就要求企業(yè)內(nèi)部會計控制制度在制定時,應(yīng)注意滲透到單位各項業(yè)務(wù)過程和各個操作環(huán)節(jié)中,覆蓋所有的部門和崗位,使各部門和各崗位形成既相互制約又具有縱橫交錯關(guān)系的統(tǒng)一整體,以保證各部門和各單位均能按照特定的目標相互協(xié)調(diào)地發(fā)揮作用。還必須明確各部門及人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任范圍,并賦予其相應(yīng)的權(quán)限,明確規(guī)定操作規(guī)程和處理手續(xù),確定追究、查處責(zé)任的措施與獎懲辦法等。做到事事有人管、事事有人干,辦事有標準、使權(quán)有所屬,責(zé)有所歸、利有所享,避免發(fā)生越權(quán)行為或爭權(quán)奪利、相互推諉、扯皮等事項。二是內(nèi)部會計控制的建立應(yīng)從只注重建章立制向整體框架的構(gòu)建與認真實施轉(zhuǎn)變;從補救為主的控制向預(yù)防為主的控制轉(zhuǎn)變,使內(nèi)部會計控制真正達到防患于未然的作用;從事后突擊審計向常規(guī)審計與定期或不定期審計結(jié)合轉(zhuǎn)變,從而真正建立起完善的內(nèi)部會計控制。三是內(nèi)部會計控制的建立應(yīng)有前瞻性。對企業(yè)可能預(yù)見的復(fù)雜的經(jīng)濟環(huán)境下出現(xiàn)的一些新業(yè)務(wù),制定一些指導(dǎo)性的條文。避免一些新業(yè)務(wù)出現(xiàn)無章可循的現(xiàn)象。四是內(nèi)部會計控制的手段要有先進性。在計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理和會計核算的今天,內(nèi)部會計控制的手段必須依賴計算機,才能減少高科技犯罪,減少內(nèi)部會計控制的風(fēng)險。要按照會計電算化的要求,適應(yīng)電子計算機電子符號代替會計數(shù)據(jù)、磁介質(zhì)代替紙介值、數(shù)據(jù)核算處理過程中傳統(tǒng)的簽字手續(xù)已不存在的情況,精心設(shè)計計算機軟件和程序,增加防錯糾弊的功能,保證機內(nèi)各項數(shù)據(jù)的安全、可靠、保密,適當采用防火墻技術(shù),指紋識別功能,預(yù)防硬件、軟件故障的發(fā)生,防止病毒入侵和人為非法干擾竊密,杜絕會計數(shù)據(jù)混亂、核算責(zé)任不清的情況。使用電子計算機會計業(yè)務(wù)交叉、數(shù)據(jù)共享,如內(nèi)控不靈直接影響會計信息的準確性。因此對輸入的信息憑證代碼必須事前認真審核驗校。在傳輸過程中,更要嚴格加密、對每張單據(jù)、每筆數(shù)據(jù),所有賬表都要認真復(fù)核,明確責(zé)任。
小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在很多不足,下文將結(jié)合小企業(yè)自身的特點,針對這些不足之處進行改善。(1)內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境一般包括治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計、人力資源政策及企業(yè)文化等。小企業(yè)中包括采購部、銷售部、財務(wù)部等其他部門,要明確這些部門中應(yīng)存在哪些職位,職位的權(quán)限是什么,負責(zé)操作會計信息系統(tǒng)的哪個部分,尤其應(yīng)注意崗位設(shè)計時不相容職責(zé)不能集于同一個職務(wù)上,如采購人員的職責(zé)就規(guī)定了職能聯(lián)系供貨商、比較價格、填寫請購單,而審核、簽訂合同、驗收都不屬于其職責(zé)范圍內(nèi)。會計信息系統(tǒng)的內(nèi)控也要明確規(guī)定存在獨立的內(nèi)審機構(gòu),由小企業(yè)主直接負責(zé)。對掌握小企業(yè)重要機密的會計信息系統(tǒng)操作員,要詳細規(guī)定必須工作滿一定年限才能離職,并不得泄露企業(yè)機密。(2)風(fēng)險評估。風(fēng)險是指在一定的客觀條件下,在某一特定期間內(nèi),那些可能發(fā)生的結(jié)果之間的差異,這種差異是實際結(jié)果與預(yù)期結(jié)果的變動程度。小企業(yè)的風(fēng)險評估實際上就是為了盡量使實際結(jié)果同預(yù)期結(jié)果一致,根據(jù)既定標準,定期對小企業(yè)的相關(guān)項目進行檢查,看是否存在異常情況。對小企業(yè)來說,執(zhí)行嚴格的風(fēng)險評估程序太耗時耗力,但可以根據(jù)這個原理,設(shè)計表格,由小企業(yè)主一兩個月進行一次相關(guān)項目的檢查。一方面,確認委任的會計人員值得信賴、道德感高,確認小企業(yè)會計信息系統(tǒng)每天都進行了備份并存檔,為避免某些人員運用內(nèi)控漏洞與其他企業(yè)勾結(jié),還要按客戶、按金額對總賬進行一次檢查,看是否有不正常行為的發(fā)生;另一方面,確認計算機配置合理并進行了定期殺毒,保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全,還要研究小企業(yè)長期賬面業(yè)務(wù)的變化情況,結(jié)合市場需要及時變更經(jīng)營方向。(3)控制活動??刂苹顒邮谴_保管理層處置風(fēng)險所需的特定指令得以貫徹的政策和程序,是執(zhí)行這些政策的人員的行動??刂拼胧┮话惆ǎ翰幌嗳萋殑?wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制等。小企業(yè)為確保會計信息系統(tǒng)信息的完整可靠,需要設(shè)立內(nèi)控措施明確會計信息系統(tǒng)中崗位的職責(zé)分工,建立會計信息系統(tǒng)崗位責(zé)任制度,根據(jù)不同的崗位授予不同的操作、審批權(quán)限,確認會計信息系統(tǒng)的管理和操作人員都具有最基本的會計從業(yè)資格證書。同時為了保證小企業(yè)的財產(chǎn)安全,需要定期核對會計信息系統(tǒng)中的財產(chǎn)紀錄與實際情況是否相符,嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和處置財產(chǎn)。(4)信息與溝通。信息與溝通是小企業(yè)實施會計信息系統(tǒng)內(nèi)控的重要條件,小企業(yè)應(yīng)該建立信息與溝通制度,明確內(nèi)控相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時溝通。銷售人員能夠在自己權(quán)限內(nèi)獲知商品的數(shù)量和功效,方便業(yè)務(wù)的開展,采購人員能根據(jù)會計信息系統(tǒng)的銷售業(yè)績來判斷進行哪些貨物的采購,庫存人員根據(jù)出入貨及貨物損失的情況,及時更新貨物記錄,保證記錄與實際情況相符。另一方面,小企業(yè)主也可以設(shè)立公開郵箱,接收任何關(guān)于公司的建議或意見,對企業(yè)做到全面了解,也能夠事先預(yù)防一些會計信息系統(tǒng)的不法行為。(5)內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督程序包括兩方面,一方面是對內(nèi)控制度的監(jiān)督,對小企業(yè)來說,像大中企業(yè)設(shè)立專門的監(jiān)督部門不太現(xiàn)實,而且小企業(yè)人員變動過于頻繁,會計信息系統(tǒng)的內(nèi)控措施就由小企業(yè)主自己定期對這些業(yè)務(wù)進行抽查;另一方面是對相關(guān)資料保存的監(jiān)督,對內(nèi)控文件和過程都進行備份,并由小企業(yè)主持有,以便出現(xiàn)問題時檢查。
二、小企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制設(shè)計
小企業(yè)涉足行業(yè)眾多,包括工業(yè)、建筑業(yè)、批發(fā)業(yè)、零售業(yè)、餐飲業(yè)、住宿業(yè)、交通業(yè)、郵政業(yè),非常繁雜,這些行業(yè)的經(jīng)營過程可以概括為圖1中的業(yè)務(wù)流程,簡化來說就是采購———庫存———銷售———采購……在這個循環(huán)過程中采購與付款、銷售與收款、庫存管理與存貨核算三個業(yè)務(wù)流程占主要地位,研究小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制就是要研究這三個流程的內(nèi)部控制。
(一)小企業(yè)采購與付款流程內(nèi)部控制設(shè)計
(1)會計信息系統(tǒng)采購與付款流程。采購涉及大量的資金,顯示了市場物價水平的狀況,在一定程度上決定了企業(yè)產(chǎn)品的銷售價格、人員的工資、企業(yè)的最終利潤等。在會計信息系統(tǒng)中,采購環(huán)節(jié)需要先由采購人員提出采購請求,填寫請購單,經(jīng)授權(quán)后,與供貨商進行協(xié)商,最后由采購主管在一定限額內(nèi)簽訂采購訂單,由專人驗貨后,存入倉庫并為商品付款,如果對商品不滿意,就需要采購人員與供貨商協(xié)商,再填寫退料通知單,庫存人員填寫紅字外購入庫單,會計人員開具紅字采購發(fā)票,辦理收款手續(xù)。在這個過程中,請購單上的詳細信息會被錄入電腦,會計人員可以即時地查閱即將進行的采購,錄入憑證時也可以直接運用查找功能,主管進行審批時獲得的資料也更為全面。會計信息系統(tǒng)的采購與付款管理流程是請購單一次錄入,后續(xù)一定范圍內(nèi)數(shù)據(jù)共享,非常方便。(2)采購與付款流程風(fēng)險。盡管會計信息系統(tǒng)使小企業(yè)的業(yè)務(wù)核算更為方便、快捷,但對小企業(yè)來說,采購與付款流程存在兩方面的風(fēng)險,從外部因素說,貨物的質(zhì)量可能不符合生產(chǎn)或銷售的要求,采購的物資堆放過久可能會淘汰,供貨商不存在,從內(nèi)部因素說,驗收人員可能不仔細,造成貨物不符合要求,也可能采購物資過多或過少,最后貶值或需要再高價購入,采購人員也可能與供貨商勾結(jié),收取回扣,還有一種情況則是采購人員轉(zhuǎn)移了供貨商的支付,私自占用公司資金。(3)會計信息系統(tǒng)采購與付款流程的內(nèi)控措施。第一,驗收人員與采購人員不得為同一人,且驗收人員要依據(jù)簽訂的采購訂單仔細核對貨物數(shù)量、規(guī)格,驗收不嚴格的人員按不合格標準扣發(fā)工資;第二,采購主管審批采購訂單時,尤其是生產(chǎn)型企業(yè)要嚴格根據(jù)銷售計劃進行采購;第三,跟蹤同一供貨商貨物價格的短期變化,如若發(fā)生非客觀條件的價格上漲,說明可能有工作人員通過收取回扣牟利;第四,定期審核采購權(quán)限內(nèi)的行為,可以根據(jù)會計信息系統(tǒng)列出短時間內(nèi)向單個供貨商進行小額付款的情況,并檢查是否都與同一筆采購有關(guān);第五,核對包含延遲付款項目的供應(yīng)商對賬單和會計信息系統(tǒng)中的供應(yīng)商分類賬進行比較,如果分類賬表明按時付款,但卻出現(xiàn)延遲付款情形,就說明資金可能被挪用了。
(二)小企業(yè)銷售與收款流程內(nèi)部控制設(shè)計
(1)會計信息系統(tǒng)銷售與收款流程。銷售環(huán)節(jié)是所有小企業(yè)最為看重的一個環(huán)節(jié)??蛻糍Y料、銷售價格更是一些機密材料。在會計信息系統(tǒng)中銷售業(yè)務(wù)人員填寫銷售報價單,根據(jù)報價單尋找客戶,接受客戶訂單,根據(jù)客戶要求填制銷售訂單,專人對倉儲貨物進行質(zhì)檢后,發(fā)貨,運送至客戶,確認無誤后,收取貨款,會計人員開具銷售發(fā)票,最后由會計人員勾稽發(fā)票和出庫單,核算收入、成本和銷售費用,并核銷相關(guān)單據(jù)。(2)銷售與收款流程的風(fēng)險。銷售環(huán)節(jié)遇到的風(fēng)險也非常重大,包括:第一,對市場預(yù)估不準確,商品銷售業(yè)績不佳;第二,賒銷的貨款壞賬太多,難以收回;第三,為了個人私利,故意低價銷售,收取回扣,或者自己充當客戶,再轉(zhuǎn)手賣出;第四,無職責(zé)權(quán)限,為了業(yè)績,擅自批準賒銷;第五,收取應(yīng)收款的任務(wù)分配不明,導(dǎo)致無人催收貨款;第六,收款人員由于長期與客戶聯(lián)系緊密,對其產(chǎn)生高度認同感,放松了對壞賬風(fēng)險的關(guān)注。(3)會計信息系統(tǒng)銷售與收款流程的內(nèi)控措施。第一,采購人員在采購物資時,必須對市場情況進行調(diào)查,交給小企業(yè)主市場調(diào)查情況和生產(chǎn)、銷售計劃;第二,訂單的經(jīng)辦與審批、經(jīng)辦與會計人員、銷售貨款的確認與會計記錄、退回貨款的驗收與處置要為同一人;第三,小企業(yè)的賒銷業(yè)務(wù)需要銷售人員提供對應(yīng)企業(yè)詳細的財務(wù)狀況,經(jīng)由小企業(yè)主審批;第四,定期檢查賒銷客戶的付款情況,如果某客戶跳過了大額的支付選擇先支付小額訂單,或是某客戶突然停止享受提前付款折扣,都需要引起足夠的重視,并上報小企業(yè)主;第五,銷售人員收款時不能直接接觸貨款,若是現(xiàn)金,需要不相干人員陪同;第六,倉儲人員要保證貨物與會計信息系統(tǒng)內(nèi)的信息相對應(yīng),保證貨物的供應(yīng);第七,明確說明每一個客戶賬戶的負責(zé)人員,確認其完成任務(wù);第八,實行收款人員輪崗制,進行持續(xù)、滾動式輪崗。
(三)小企業(yè)庫存管理與存貨核算流程內(nèi)部控制設(shè)計
(1)會計信息系統(tǒng)庫存管理與存貨核算流程。庫存可是企業(yè)貨源供應(yīng)、正常生產(chǎn)運營的重要保證,經(jīng)營工業(yè)、建筑業(yè)、郵政業(yè)、住宿等類型的小企業(yè)在儲存物資方面都建有較大的倉儲設(shè)施,餐飲類的倉儲設(shè)施則相對較小。按照小企業(yè)倉儲物品的不同,存貨可以分為三類:一是待銷售的,二是已銷售但未取得,三是自己采購的。倉儲管理人員要嚴格根據(jù)這三個分類做好相關(guān)記錄,保證倉儲消息的準確性。倉儲相當于采購與銷售的中間物流,承擔(dān)了連接的職責(zé)。在會計信息系統(tǒng)中,收到貨物時,由指定人員驗貨后,庫存管理人員再根據(jù)物資情況填寫外購入庫單,出貨時,同樣需要填寫出庫單,寫明出庫貨物的數(shù)量、規(guī)格。(2)庫存管理與存貨核算流程的風(fēng)險。庫存管理與存貨核算流程直接涉及實物資產(chǎn),出現(xiàn)問題后果比較直接,它的風(fēng)險主要包括:第一,安全問題,可能出現(xiàn)火災(zāi)、偷竊等意外,造成公司財產(chǎn)損失;第二,貨物存放不合理,不易查找;第三,當庫存資料不足,沒有及時聯(lián)系采購人員進行采購,使小企業(yè)供應(yīng)鏈鍛煉;第四,銷售、檢查、庫存管理三個職責(zé)的人員可能竄通,偽造銷售成果或者暗中克扣企業(yè)物資,換取利潤;第五,倉儲人員長期擔(dān)任這一職務(wù),容易將公物挪作自用,或暗中修改賬冊;第六,對于因不可抗力毀損的物資,有時會因倉儲人員的一時偷懶或貪心,少報或多報,給營業(yè)規(guī)模本就不大的小企業(yè)造成困境。(3)會計信息系統(tǒng)庫存管理與存貨核算流程的內(nèi)控措施。第一,拒絕未經(jīng)授權(quán)送達的貨物,沒有采購訂單號碼的貨物也不予驗貨,驗貨人員對采購訂單的貨物驗貨時,要仔細檢查,根據(jù)貨物驗收檢查清單中的項目;第二,識別并標記所有的貨物,并按序排列,使查找貨物方便;第三,庫存與存貨管理人員每天要進行存貨檢查,保證現(xiàn)有數(shù)量滿足生產(chǎn)或銷售需要;第四,擔(dān)任銷售、驗貨、倉儲三個職責(zé)不可集中于同一人身上,驗貨人員驗貨時要仔細核對采購訂單、請購單同貨物是否相符;第五,庫存管理人員的記錄要一式兩份,由兩個不同的責(zé)任人保管,可以一星期或一個月進行輪值,避免長期一個人看管倉庫;第六,定期進行存貨大盤點,大盤點時要求至少兩個不同職責(zé)內(nèi)的人員陪同,并在盤點表上簽字。
三、結(jié)論
(一)沒有獨立的會計機構(gòu),電算會計專業(yè)素質(zhì)不高
日前,市財政局組織對各行政事業(yè)單位進行預(yù)算執(zhí)行情況和動態(tài)監(jiān)控執(zhí)行情況檢查,發(fā)現(xiàn)個別預(yù)算單位處理會計業(yè)務(wù)只有一名會計,且該會計同時是辦公室工作人員,沒有獨立的會計機構(gòu),人員配備不完整。有的預(yù)算單位有獨立的會計機構(gòu),人員配備齊全,但是,該人員是非財會專業(yè)人員,還有些會計人員不具備相應(yīng)的資格和能力,對電算會計不熟悉,對使用用友U8軟件記賬操作不熟練,電算會計專業(yè)素質(zhì)不高。特別在新的行政單位會計制度和事業(yè)單位會計制度實施后,對會計人員素質(zhì)有新的要求,所有會計業(yè)務(wù)處理必須符合會計法、會計制度和財政國庫管理有關(guān)規(guī)定。會計機構(gòu)不獨立和會計人員素質(zhì)不高是造成會計實務(wù)處理不準確、會計專業(yè)軟件使用不完全,會計核算不完整的主要原因,繼而出現(xiàn)會計核算職能和會計監(jiān)督職能弱化。針對沒有獨立的會計機構(gòu),電算會計專業(yè)素質(zhì)不高等問題,要加強單位層面的內(nèi)部控制,注重會計人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和素質(zhì)提升。
(二)國庫集中支付業(yè)務(wù)操作不合理、不合規(guī)
預(yù)算單位應(yīng)當按照預(yù)算科下達的預(yù)算指標,分直接支付、授權(quán)支付,按照項目支出進度、基本支出安排分別向業(yè)務(wù)科室和國庫科申請月度用款計劃。有些單位會計人員對部門預(yù)算和財政國庫管理規(guī)定不夠熟悉,直接支付和授權(quán)支付范圍界定不清,直接支付用款計劃和授權(quán)支付用款計劃申請不準確,影響了正常的業(yè)務(wù)資金支付和會計實務(wù)處理,甚至給年度部門決算帶來很多麻煩。有些單位會計人員在對項目支出、基本支出用款計劃申請時,功能分類、支付方式等項內(nèi)容填寫錯誤,用款計劃被退回,在處理直接支付業(yè)務(wù)時,沒有用款計劃,五險一金等款項都不能及時支付,影響了單位職工的正常生活。在國庫集中支付系統(tǒng)中,每一筆付款金額、用途、交易時間、賬戶余額、賬務(wù)處理等內(nèi)容都能夠及時查詢,各單位不能做到對本單位支付賬務(wù)信息進行深入分析,預(yù)算執(zhí)行中的一些支付、記賬錯誤和違規(guī)問題就不能及時準確地被發(fā)現(xiàn)并加以糾正,財務(wù)管理職能缺位。有些預(yù)算單位會計人員拆分支付額度或超過規(guī)定額度通過授權(quán)支付方式支付,違反了財政國庫集中支付動態(tài)監(jiān)控規(guī)則。有些預(yù)算單位會計人員仍然依賴傳統(tǒng)財務(wù)支付方式,對差旅費、油料費、辦公費等項支出較少使用公務(wù)卡支付,違反了公務(wù)卡使用有關(guān)規(guī)定。針對國庫集中支付業(yè)務(wù)操作不合理、不合規(guī)等問題,要加強業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制,嚴格按照財政國庫管理規(guī)定流程操作。
(三)會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不完整
電算會計業(yè)務(wù)處理對原始憑證有新的要求,原始發(fā)票應(yīng)當合法合規(guī),填寫、印章齊全。除原始發(fā)票外,會議、培訓(xùn)、考察等項支出,要附有相關(guān)通知文件。貨物類、服務(wù)類采購支出,要附有采購手續(xù)、合同、驗收報告、購買明細等附件。工程類支出,要附有發(fā)改委文件、發(fā)改委計劃、中標通知書、施工合同、施工進度表等附件。工程尾款支付,要附有工程評審報告、竣工驗收報告、財務(wù)決算書等附件。會計人員應(yīng)重點審核原始憑證是否合法合規(guī)、附件是否齊全,有些會計人員不會審核或?qū)徍瞬坏轿?,致使原始憑證不合規(guī),各種附件不齊全等問題時有發(fā)生。有些會計人員不會打印總賬、明細賬、往來賬頁,打印出的賬頁不齊全,紙制賬頁資料保存不完整,致使審計人員無法核對賬務(wù)收支情況。有些會計人員會計憑證、賬冊裝訂不規(guī)范,各種數(shù)字章、名章印章不全,會計檔案保管不完整。會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不完整,主要原因還是會計人員專業(yè)素質(zhì)差和責(zé)任心不強造成的,關(guān)于會計基礎(chǔ)工作層面的內(nèi)部控制必須健全。
(四)防范舞弊和預(yù)防腐敗更加復(fù)雜、難度大
隨著電算會計的深入開展,利用計算機進行經(jīng)濟領(lǐng)域的犯罪活動有所增加,防范舞弊和預(yù)防腐敗更加復(fù)雜、難度增大。經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時,電算會計通過用友U8軟件直接操作、自動記錄,會計信息以磁、光介質(zhì)為媒體進行存儲。專業(yè)軟件的人性化設(shè)置使各種會計數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的非會計人員通過計算機及網(wǎng)絡(luò)可以瀏覽、查詢?nèi)繑?shù)據(jù)文件??赡艹霈F(xiàn)各種存儲的數(shù)據(jù)被篡改,重要的會計數(shù)據(jù)隨意被復(fù)制、偽造、銷毀,還不留任何痕跡??傊?,使用信息技術(shù)進行舞弊和腐敗具有很大的隱蔽性和危害性,被發(fā)現(xiàn)的難度大大增加,造成的危害和損失可能更大。因此,電算會計的內(nèi)部控制不僅難度大,而且更加復(fù)雜,必須使用各種信息技術(shù)手段加以控制。
二、加強電算會計內(nèi)控管理的幾點想法
針對新情況、新問題和新矛盾,各單位應(yīng)遵循內(nèi)部控制原則,明確經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié),梳理會計操作流程,分析確定電算會計風(fēng)險點,選擇風(fēng)險應(yīng)對策略,建立健全內(nèi)控制度,做好督促工作人員執(zhí)行內(nèi)控制度工作,開展監(jiān)督檢查和自我評價工作,進而不斷加強內(nèi)部控制管理。
(一)實行會計機構(gòu)控制
沒有獨立會計機構(gòu)的單位,應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國會計法》的規(guī)定建立會計機構(gòu),配備具有相應(yīng)資格和能力的會計人員。各單位應(yīng)當根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項按照行政單位會計制度、事業(yè)單位會計制度和財政國庫管理制度規(guī)定操作流程及時進行財務(wù)事項處理、正確進行會計核算、認真編制權(quán)責(zé)發(fā)生制年度財務(wù)報告和年度部門決算,及時為會計信息使用者提供準確無誤的會計信息。
(二)實行內(nèi)部授權(quán)審批控制
明確各崗位辦事權(quán)限、審批程序和相關(guān)責(zé)任,建立健全集體研究、專家論證和技術(shù)咨詢相結(jié)合的議事決策機制,重大經(jīng)濟事項的內(nèi)部決策由領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定,工作人員在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)。實行不相容崗位相互分離,建立健全預(yù)算管理、收支業(yè)務(wù)、政府采購、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、合同管理、內(nèi)部監(jiān)督等關(guān)鍵崗位責(zé)任制,明確崗位職責(zé)及分工,確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。
(三)實行會計實務(wù)和資金支付控制
建立健全電算會計財務(wù)管理制度,完善崗位分工責(zé)任制,規(guī)范會計操作流程。加強電算會計專業(yè)培訓(xùn),提高會計人員業(yè)務(wù)水平。電算財務(wù)主管、電算會計、電算出納崗位相互分離,電算出納不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、債權(quán)、債務(wù)賬目的登記,財務(wù)專用章和個人名章應(yīng)當分專人保管。實行支出審核控制,重點審核原始憑證是否合規(guī)合法,是否真實完整,是否符合部門預(yù)算,審批手續(xù)是否齊全。支出憑證應(yīng)當附有反應(yīng)支出明細內(nèi)容的原始單據(jù),并由經(jīng)辦人簽字確認,各項財務(wù)支出應(yīng)當嚴格履行授權(quán)審批和簽章手續(xù)。各單位應(yīng)當嚴格按照財政國庫管理制度有關(guān)規(guī)定申請月度用款計劃、嚴格授權(quán)支付標準、辦理資金支付手續(xù),屬于公務(wù)卡結(jié)算范圍的,應(yīng)當嚴格按照公務(wù)卡使用和管理規(guī)定辦理業(yè)務(wù)。單位業(yè)務(wù)部門應(yīng)當將原始發(fā)票、合同、文件、采購手續(xù)等原始單據(jù)提交財會部門作為賬務(wù)處理依據(jù),財會部門應(yīng)當根據(jù)支付憑證及時準確進行電算會計實務(wù)處理,逐步規(guī)范會計基礎(chǔ)工作。各單位必須認真對本單位支付和賬務(wù)信息進行動態(tài)分析,發(fā)現(xiàn)支付、記賬錯誤和違規(guī)問題,及時糾正解決,確保每筆支付和賬務(wù)都符合部門預(yù)算和財務(wù)規(guī)定。同時,根據(jù)預(yù)算法和信息公開條例有關(guān)規(guī)定,按照規(guī)定公開單位部門預(yù)(決)算、三公經(jīng)費等有關(guān)經(jīng)費支出情況。
(四)實行資產(chǎn)保護控制
加強對實物資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的管理,明確資產(chǎn)使用和保管責(zé)任人,落實資產(chǎn)保管、使用責(zé)任。貴重資產(chǎn)、危險資產(chǎn)、有保密等特殊要求的資產(chǎn),應(yīng)當指定專人保管、專人使用,并規(guī)定嚴格的接觸限制條件和審批程序。按照國有資產(chǎn)管理規(guī)定,明確資產(chǎn)的調(diào)劑、租借、對外投資、處置程序、審批權(quán)限和責(zé)任。各單位應(yīng)當定期清查盤點資產(chǎn),確保賬實相符。做好電算會計資產(chǎn)錄入、登記、統(tǒng)計、分析工作,定期向財政局資產(chǎn)科匯報資產(chǎn)管理情況,實現(xiàn)對實物資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的動態(tài)管理。
(五)實行軟件系統(tǒng)控制
建立電算會計系統(tǒng)操作管理制度,明確用友U8軟件操作權(quán)限、操作規(guī)程、賬務(wù)處理程序,防止非會計人員操作使用該軟件,保證電算會計系統(tǒng)安全可靠的運行,保證各種會計數(shù)據(jù)真實、有效。建立電算會計資料管理制度,明確會計資料的管理和保密、會計數(shù)據(jù)備份管理、會計檔案管理操作規(guī)程,重點加強會計檔案資料管理,實行紙制會計資料和電子會計資料雙重管理,確保會計檔案資料安全保管。建立電算會計軟件系統(tǒng)維護制度,定期或不定期請財政局國庫科專業(yè)軟件人員到現(xiàn)場進行系統(tǒng)軟件維護,設(shè)置防火墻防止計算機病毒入侵,做好各種會計數(shù)據(jù)加密技術(shù)、查詢控制技術(shù)、認證技術(shù)等保護性措施,確保瀏覽、查詢時不能對電算會計數(shù)據(jù)和軟件系統(tǒng)有任何改動,解決軟件操作流程中出現(xiàn)的疑難問題,正確操作使用軟件,確保軟件系統(tǒng)正常、安全運行。
三、結(jié)語
(一)行政事業(yè)單位會計內(nèi)部控制機制不夠健全在行政事業(yè)單位之中,由于會計內(nèi)部控制機制在單位日常工作中涉及的范圍相對較小,使得會計工作人員在實際的工作過程中出現(xiàn)慵懶、散漫的現(xiàn)象;一些規(guī)模較小的行政事業(yè)單位出現(xiàn)財務(wù)與管理相分離的問題;在會計內(nèi)部控制機制中,各部門職責(zé)不明確、出現(xiàn)管理交叉或重疊,固定實物資產(chǎn)隨意處置的情況;會計內(nèi)部控制中的預(yù)算管理工作執(zhí)行力不足等。出現(xiàn)這些情況,主要是因行政事業(yè)單位會計內(nèi)部控制機制不夠健全而引起的,而單位會計內(nèi)部控制機制的不健全,也將進一步影響內(nèi)控作用全面發(fā)揮。
(二)行政事業(yè)單位會計監(jiān)督的作用沒有得到充分發(fā)揮一部分行政事業(yè)單位內(nèi)審管理力度不足,使得單位對自身會計工作與日常經(jīng)濟事務(wù)的監(jiān)督工作無法順利開展,會計監(jiān)督的作用沒有得到充分發(fā)揮,進而在一定程度上削弱了本單位內(nèi)部監(jiān)督機制的作用,導(dǎo)致單位的會計內(nèi)部控制機制形同虛設(shè)。甚至,一些行政事業(yè)單位因在管理過程中出現(xiàn)片面重視預(yù)算管理的現(xiàn)象,而對于違紀行為缺乏嚴厲的處罰,也使得單位的會計內(nèi)部控制的監(jiān)督作用無法得到全面發(fā)揮。此外,行政事業(yè)單位會計工作人員的綜合素質(zhì)不高、信息化手段并未與時俱進等問題,也是當前行政事業(yè)單位會計內(nèi)部控制亟需妥善解決的主要問題。
二、加強行政事業(yè)單位會計內(nèi)部控制的主要策略
(一)行政事業(yè)單位加強對會計內(nèi)部控制的重視良好的會計內(nèi)部控制意識,是保證行政事業(yè)單位會計內(nèi)部控制與管理工作得以順利開展的前提,因此,行政事業(yè)單位必須加強對會計內(nèi)部控制的重視。一方面,提升管理層對會計內(nèi)部控制的認知程度,加強對會計內(nèi)控的支持力度,并對本單位的會計內(nèi)部控制情況有全面、深入的了解,對單位的會計報告真實性、可靠性負責(zé),對會計內(nèi)部控制的執(zhí)行予以支持。另一方面,需要對于本單位的全體職工進行思想教育,使職工對執(zhí)行會計內(nèi)部控制的重要性與必要性有全面的認識,從而增強職工會計內(nèi)部控制意識;同時,組建一支高素質(zhì)的會計人才隊伍、加強會計人員的職業(yè)素養(yǎng)、提升行政事業(yè)單位會計工作的專業(yè)度與精準度,使會計信息能夠更加真實、準確的反應(yīng)本單位的經(jīng)濟運轉(zhuǎn)狀況。
(二)健全與完善行政事業(yè)單位的會計內(nèi)部控制機制加強行政事業(yè)單位的會計內(nèi)部控制,需要健全與完善單位的會計內(nèi)部控制機制,從而讓單位的財務(wù)會計工作在執(zhí)行方式、執(zhí)行技術(shù)以及執(zhí)行手段上能有確切的實施標準,保證內(nèi)部控制與管理工作有據(jù)可循。首先,行政事業(yè)單位在制定本單位的會計內(nèi)部控制制度時,可適當參考與借鑒其他單位的內(nèi)控制度的經(jīng)驗,同時從本單位的實際出發(fā),健全單位的會計內(nèi)部控制制度,并落實好協(xié)調(diào)配合以及相互牽制等控制原則,促進單位財務(wù)會計工作的順利進行。其次,在制定與完善單位的會計內(nèi)部控制制度后,還需要把這一制度全面落實到具體的會計工作之中,同時確保執(zhí)行制約制度的有效實施,將各個職能部門、各個崗位職務(wù)互相分隔開來,并使單位財產(chǎn)保全與風(fēng)險控制工作能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部控制。通過這樣的方式,健全與完善會計內(nèi)部控制機制,從而確保行政事業(yè)單位的經(jīng)濟建設(shè)職能作用可以得到最大程度的發(fā)揮。
(三)加強對行政事業(yè)單位的會計內(nèi)部監(jiān)督從整體上看,行政事業(yè)單位的會計內(nèi)部控制機制是一個相對全面、系統(tǒng)的動態(tài)控制過程,而這一動態(tài)過程的正常運轉(zhuǎn),必須以良好的會計內(nèi)部監(jiān)督機制為前提,只有這樣,才能確保行政事業(yè)單位會計內(nèi)部控制的有效開展。因此,在對行政事業(yè)單位的會計內(nèi)部監(jiān)督工作進行劃分時,必須結(jié)合單位具體的財務(wù)運行的不同階段,將單位的會計內(nèi)部監(jiān)督分成兩部分內(nèi)容,即預(yù)算監(jiān)督與執(zhí)行監(jiān)督。在單位的預(yù)算編制階段,各職能部門需要結(jié)合本部門的實際情況編制預(yù)算,并嚴格按照審批流程進行審核;在落實單位的會計內(nèi)部控制機制的執(zhí)行階段,工作人員需加強對會計內(nèi)部控制機制的監(jiān)督檢查力度,并在有章可循的前提下,嚴格遵照違章必究的原則,進而提升單位會計內(nèi)部控制機制的執(zhí)行效率。通過這樣的方式,加強對行政事業(yè)單位的會計內(nèi)部監(jiān)督,在確保單位會計內(nèi)部控制有效實施的同時,能夠?qū)嵤┑男ЧM行監(jiān)督與制約。
三、結(jié)束語