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摘要:人事檔案是醫(yī)院的人事資料庫,是醫(yī)院對(duì)醫(yī)護(hù)人員個(gè)人資料以及工作動(dòng)態(tài)進(jìn)行考核的重要參考,對(duì)于改善醫(yī)院人事管理機(jī)制、強(qiáng)化人事管理工作有著十分重要的意義?;诖?,本文首先對(duì)信息化在醫(yī)院人事檔案管理工作中的重要作用展開了研究分析,并針對(duì)醫(yī)院當(dāng)前人事檔案信息化管理工作存在的問題,提出了幾點(diǎn)建議,以期對(duì)醫(yī)院人事檔案管理方面的工作能夠提供一定的建議與參考。
關(guān)鍵詞:人事檔案;信息化;醫(yī)院;管理工作
人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步,醫(yī)療體制改革以及人事體制改革也得到了不斷地深入,辦公自動(dòng)化水平也有了顯著的提升[1],電腦目前已在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用,醫(yī)院人事檔案管理工作也逐漸朝著信息化的方向發(fā)展。
1醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.1促進(jìn)了工作效率的有效提升。信息化管理對(duì)于醫(yī)院人事檔案工作效率的提升有著十分積極的作用。以往翻箱倒柜找人事檔案的方式較為麻煩,且需要耗費(fèi)很多的時(shí)間和人力。而信息化的人事檔案管理有著智能化、自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì),工作人員能夠以最短的時(shí)間搜索到符合標(biāo)準(zhǔn)的人選,節(jié)約了大量的工作時(shí)間[2]。比如工作人員可以利用電腦,通過檢索醫(yī)護(hù)人員的姓名、科室、職稱等。此外通過計(jì)算機(jī),還能快速生成所需的數(shù)據(jù)表格與統(tǒng)計(jì)報(bào)表,根據(jù)具體的要求進(jìn)行打印,同時(shí)也大大降低了出錯(cuò)率[3]。信息化的醫(yī)院人事管理方式,也使員工資料的更新方式變得更加便捷,為保障人事工作的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性提供了有效的保證。1.2有利于紙質(zhì)人事檔案的保護(hù)。醫(yī)院人事檔案有著十分重要的作用,但由于紙質(zhì)檔案存在著難更改等客觀性的特征,這就意味著信息化檔案是必須存在[4]。信息化的人事檔案管理,可以通過電腦開辟專欄,將醫(yī)護(hù)人員原發(fā)檔案進(jìn)行存檔,在需要的時(shí)候,首先通過電腦查詢?cè)l(fā)檔案,遇到不確定的地方或者存在問題的地方,再去翻閱紙質(zhì)人事原發(fā)檔案,這樣就大大減少了翻閱紙質(zhì)檔案的幾率,在很大程度上保護(hù)了紙質(zhì)檔案[5]。此外,通過計(jì)算機(jī),可以保存大量的人事檔案資料,減輕了紙張浪費(fèi)的問題,節(jié)約了大量的資源。此外,信息化的人事檔案管理,能夠充分借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),通過電子郵件形式傳輸相關(guān)的公務(wù)文件以及人事信息,推動(dòng)醫(yī)院人事管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。1.3有利于調(diào)動(dòng)人事檔案工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠促進(jìn)工作人員綜合能力的有效提升,激發(fā)工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠強(qiáng)化信息分析,有效提升了信息搜索的實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵,達(dá)到了人盡其才的目的[6]。信息化的人事檔案管理減少了工作人員的工作量,提高了人事檔案管理效率,同時(shí)也提升了檔案管理人員的綜合能力,給這項(xiàng)工作注入了新的活力,從而將檔案管理人員的工作熱情充分地激發(fā)了出來。
2醫(yī)院人事檔案管理目前存在的問題
2.1信息較為繁冗。醫(yī)院人事檔案涉及的內(nèi)容極為廣泛,包括醫(yī)護(hù)人員個(gè)人資料檔案、工作經(jīng)歷檔案以及人事調(diào)配等,這些檔案的信息量巨大,無形中增加了工作人員的工作量以及工作難度。由于人事檔案資料較多,因而在進(jìn)行工作交接的時(shí)候,稍不留神就會(huì)導(dǎo)致丟失資料的問題,對(duì)信息的準(zhǔn)確性與完整性產(chǎn)生了很大的影響[7]。繁冗的人事檔案資料給工作人員增加了很多的負(fù)擔(dān)。首先是浪費(fèi)了大量的時(shí)間,檔案查閱需要前往檔案室,找到相應(yīng)科室的檔案柜之后,還需要在大量的檔案中翻找自己所需的資料。其次是造成了紙張浪費(fèi)的問題,經(jīng)過多次翻閱之后,人事檔案很容易出現(xiàn)破損的問題,如果進(jìn)行重新記錄,勢(shì)必需要消耗大量的紙張。最后是造成了勞動(dòng)力浪費(fèi)的問題,工作人員需要進(jìn)行檔案的記錄、歸檔、完善以及重置,尤其是檔案的完善和重置,需要以原有檔案為基礎(chǔ),再重置一份,因而耗費(fèi)了大量的勞動(dòng)力。2.2工作人員管理不到位。人事檔案的管理較為乏味枯燥,工作人員通常每天都需要重復(fù)同樣的工作,且需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行檔案的翻閱和查找。長(zhǎng)此以往,工作人員很容易產(chǎn)生懈怠的情緒[8]。除此之外,還有一些工作人員還沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性,只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為自己的工作就是在領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)護(hù)人員需要的時(shí)候,能夠及時(shí)將完整的資料找出來就足夠了,這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響,同時(shí)也很難滿足社會(huì)發(fā)展的要求。2.3缺乏完善的人事檔案管理制度。不完善的檔案管理制度主要體現(xiàn)為,工作人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔時(shí)較為被動(dòng),工作程序不夠細(xì)致,沒有按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)開展各項(xiàng)工作。管理人員需要負(fù)責(zé)很多工作,很難對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行具體的劃分,同時(shí)管理者不重視人事檔案管理工作,也是一個(gè)非常重要的影響因素,這些都是導(dǎo)致人事檔案管理制度不完善的重要因素[9]。
3醫(yī)院人事檔案信息化管理的措施
3.1管理者要高度重視人事檔案管理工作。醫(yī)院的管理者要對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理工作的信息化建設(shè)引起高度的重視,對(duì)人事檔案信息化管理的重要性有一個(gè)全面、深入的認(rèn)識(shí),使信息化在人事檔案管理中能夠充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用,通過多種方式創(chuàng)造有利的條件,促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)水平的全面提升,為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利有序開展奠定良好的基礎(chǔ)[10]。3.2引進(jìn)高素質(zhì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才。醫(yī)院在招募人事檔案管理人員的過程中,應(yīng)以計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力作為人才錄用的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)[11]。通過這種招聘方式,不僅能夠吸引更多高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才,同時(shí)對(duì)于檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)整體應(yīng)用能力的提升,也有著十分積極的意義,也為醫(yī)院收納了更多的計(jì)算機(jī)應(yīng)用導(dǎo)師,找到了檔案管理部門管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)人才,這樣醫(yī)院的檔案管理人員就能得到更加專業(yè)的培訓(xùn),有效地提升了工作人員的專業(yè)素質(zhì)。3.3積極應(yīng)用現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院應(yīng)自上而下統(tǒng)一建立一套數(shù)據(jù)庫,以便各部門能夠共享各種資源信息。信息化的人事檔案管理系統(tǒng),可以為醫(yī)院人事檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性提供有效的保障,推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[12]。3.4加強(qiáng)人事檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)。要確保人事管理檔案數(shù)據(jù)庫中信息的真實(shí)性,醫(yī)護(hù)人員的資料要符合實(shí)際情況。同時(shí)還要及時(shí)更新人事檔案的信息資料。人事檔案信息化系統(tǒng)涵蓋了很多方面的內(nèi)容,包括醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人資料、工作履歷以及醫(yī)院的實(shí)際情況等信息,工作人員必須對(duì)這些資料進(jìn)行備份,并配備最先進(jìn)的硬件設(shè)備,對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全進(jìn)行隨時(shí)維護(hù),避免人事檔案信息化系統(tǒng)遭受攻擊而造成數(shù)據(jù)泄露的問題[13]。此外,還要將人事檔案的保密工作做好。3.5強(qiáng)化人事檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)。強(qiáng)化人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),為其提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的平臺(tái)和機(jī)會(huì),同時(shí)還要積極引導(dǎo)人事檔案管理人員進(jìn)行主動(dòng)的學(xué)習(xí),強(qiáng)化其自主學(xué)習(xí)的意識(shí),以此促進(jìn)工作人員專業(yè)能力的不斷提升。此外,還應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí),使其樹立正確的思想觀念,始終保持良好的信息化工作狀態(tài),從而更好地適應(yīng)醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展需要,努力打造一支專業(yè)的信息化人事檔案管理隊(duì)伍。
4結(jié)束語
總而言之,信息化的人事檔案管理,能夠?qū)⒐ぷ魅藛T從繁瑣的工作者解脫出來,在節(jié)約人力成本的同時(shí),大大提升了工作的效率,更好地適應(yīng)了當(dāng)前醫(yī)院人事管理的發(fā)展需要。人事檔案管理工作,順應(yīng)了我國(guó)醫(yī)療改革的發(fā)展方向,為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ),推動(dòng)了我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展。
作者:梁燕 單位:南陽市中心醫(yī)院
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