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內(nèi)部控制高校合同管理研究

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內(nèi)部控制高校合同管理研究

摘要:本文依據(jù)上級(jí)主管部門(mén)對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)定,對(duì)合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行梳理。從內(nèi)部控制的角度對(duì)高校合同管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析,查找存在的問(wèn)題,并從制度建設(shè)、理論掌握、人員培訓(xùn)以及信息化等方面提出建議措施。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;高校;合同管理

一、引言

隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的實(shí)施,高校內(nèi)部控制建設(shè)得到重視,合同管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損為目的,根據(jù)合同類(lèi)型分類(lèi)確定歸口管理部門(mén)和合同執(zhí)行部門(mén);明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限;明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求;定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié),采取相應(yīng)控制措施,促進(jìn)合同有效履行;加強(qiáng)合同信息安全保密工作,切實(shí)維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門(mén)對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化程度和使用績(jī)效的重視,經(jīng)濟(jì)合同管理日趨重要。

二、合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)

1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實(shí)行歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé),合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務(wù)所涉及的崗位設(shè)置合理,符合不相容崗位相分離原則,各崗位職責(zé)分工明確。合同歸口管理部門(mén)、財(cái)會(huì)部門(mén)與職能部門(mén)之間有暢通高效的溝通協(xié)作機(jī)制。2.合同調(diào)查充分。詳細(xì)調(diào)查合同相對(duì)方的主體資格,對(duì)其資信、信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準(zhǔn)備充分,合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過(guò)充分磋商,雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確,確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo),學(xué)校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準(zhǔn)確表達(dá)簽訂雙方的真實(shí)意思。合同文本有嚴(yán)格的審核程序,法律關(guān)系復(fù)雜或后果影響大的合同文本適用會(huì)審制度。合同審批簽署權(quán)限合理,有規(guī)范的授權(quán)制度,合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理,確保得到全面有效履行。合同價(jià)款支付嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時(shí)得以解決,維護(hù)學(xué)校利益。合同執(zhí)行過(guò)程中,履約條件發(fā)生變化能夠及時(shí)根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補(bǔ)充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確,報(bào)告及時(shí)。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確,合同和相關(guān)資料被及時(shí)統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、歸檔和妥善保管,合同信息安全保密工作到位,合同管理檢查評(píng)估機(jī)制健全,合同實(shí)現(xiàn)全過(guò)程封閉管理。

三、合同管理控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

(1)合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐,導(dǎo)致合同存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。(2)對(duì)須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的文本合同,未履行相應(yīng)程序。(3)合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確,出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批,可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。(4)合同文本擬人員和合同審核人員責(zé)任劃分不清晰,缺乏有效溝通和協(xié)調(diào),導(dǎo)致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當(dāng)內(nèi)容和條款未能被糾正。(5)合同審核審批滯后,可能導(dǎo)致合同存在的問(wèn)題不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn),造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。(6)合同的簽署權(quán)限不明確,出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同,可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。(7)合同簽訂授權(quán)書(shū)缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時(shí)間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個(gè)人信息,可能導(dǎo)致被授權(quán)人濫用授權(quán),造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。(8)未按規(guī)定程序加蓋學(xué)校合同專(zhuān)用章,或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學(xué)校各二級(jí)單位的公章、合同專(zhuān)用章,可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。(9)合同條款中存在未明確約定的事項(xiàng)或約定不當(dāng)事項(xiàng),沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充、變更協(xié)議,導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行。(10)對(duì)合同履行缺乏有效的監(jiān)督,未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受到損失的情況;或未能采取有效措施彌補(bǔ)損失,致使單位遭受損失;或由于疏于管理,未能及時(shí)催收到期的合同款項(xiàng)等。(11)未能詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。(12)未對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)督并跟蹤記錄,可能導(dǎo)致合同糾紛處理時(shí)無(wú)依據(jù)可追溯。(13)合同變更未按規(guī)定嚴(yán)格審核審批或者審核審批流于形式,可能導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行,造成學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)。(14)合同糾紛處理意見(jiàn)未經(jīng)審核,可能導(dǎo)致糾紛無(wú)法處理或處理不當(dāng),造成學(xué)校在訴訟或仲裁中處于不利地位。(15)合同及相關(guān)資料的登記制度不健全,可能導(dǎo)致合同登記混亂,合同序號(hào)不順,或未詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況,影響合同的正常履行和糾紛處理工作。(16)合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范,可能導(dǎo)致合同資料丟失,影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。(17)因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密,導(dǎo)致單位或國(guó)家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)部控制體系建設(shè)開(kāi)展時(shí)間短,無(wú)論是在理論還是在經(jīng)驗(yàn)、意識(shí)方面都存在欠缺之處。1.在管理機(jī)制方面。大部分高校負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理的歸口管理部門(mén)、歸口管理職能不明確,缺少合同履行監(jiān)督機(jī)制,未對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機(jī)制,無(wú)法對(duì)合同經(jīng)辦部門(mén)的合同糾紛處理提供指導(dǎo),合同經(jīng)辦部門(mén)遇到合同糾紛自行處理而無(wú)需經(jīng)學(xué)校審核,可能因處置不當(dāng)給學(xué)校帶來(lái)聲譽(yù)、法律、經(jīng)濟(jì)等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類(lèi)型經(jīng)常性業(yè)務(wù)沒(méi)有制定統(tǒng)一文本的格式合同,不能有效規(guī)避合同文本擬定過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn);對(duì)合同當(dāng)事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分,容易造成履約困難的風(fēng)險(xiǎn);在合同簽署環(huán)節(jié)無(wú)權(quán)越權(quán)簽訂合同,可能會(huì)造成合同失效、業(yè)務(wù)不能正常開(kāi)展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)各行其是,合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務(wù)等工作分散進(jìn)行,缺少統(tǒng)一管理,松散的管理方式極易導(dǎo)致合同履行方面的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。比如合同違約條款未能按實(shí)際違約情況履行,分步實(shí)施的合同未能按既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行到位,收入合同因不涉及預(yù)算支出考核而無(wú)人追討款項(xiàng)等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對(duì)內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹,認(rèn)為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比,參與流程控制的部門(mén)環(huán)節(jié)越多,控制效果就越好?;谶@種認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)之上的合同管理內(nèi)部控制,往往導(dǎo)致程序煩瑣、影響工作效率。同時(shí)參與控制流程的各部門(mén)相互依賴(lài),反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專(zhuān)于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實(shí)施,都要依靠具有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理的參與者大多為教師兼任,除了部分專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位外,都較缺乏會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí),即使有足夠數(shù)量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也難以達(dá)到較高的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn),往往導(dǎo)致內(nèi)控管理流于形式,控制質(zhì)量因?yàn)槿肆Y源的匱乏而受到相當(dāng)制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后。沒(méi)有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺(tái)系統(tǒng),將合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng),也存在信息孤島的現(xiàn)象,單一地進(jìn)行合同業(yè)務(wù)管理,沒(méi)有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通,因此無(wú)法有效解決業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動(dòng)態(tài)性的特征,尤其對(duì)履約階段多、時(shí)間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制,對(duì)合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多,對(duì)履約過(guò)程關(guān)注不多,履約過(guò)程中主要依靠項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)自我監(jiān)督,既是裁判員又是運(yùn)動(dòng)員,控制薄弱。

五、加強(qiáng)高校合同管理的對(duì)策與建議

(1)強(qiáng)化制度建設(shè),明確合同歸口管理部門(mén),組織對(duì)合同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理,使得松散的合同管理工作形成有機(jī)的整體;由其負(fù)責(zé)擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務(wù)單位、職能部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行以確保合同管理水平;建立合同歸口管理部門(mén)主持、相關(guān)職能部門(mén)參與的合同履行過(guò)程監(jiān)督機(jī)制,對(duì)合同履行情況跟蹤管理;對(duì)于學(xué)校日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),牽頭相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)制定學(xué)校統(tǒng)一條款、經(jīng)過(guò)相關(guān)職能部門(mén)尤其是法務(wù)部門(mén)審定的格式合同,規(guī)范合同簽訂。(2)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制理論的學(xué)習(xí)理解,全面把握合同管理過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),區(qū)分不相容崗位,在此基礎(chǔ)上合理設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)部控制流程,既要避免煩瑣的程序影響工作效率,也要確保流程的控制效果達(dá)到要求。同時(shí),只有對(duì)內(nèi)部控制理論理解透徹,才能實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)控流程有目的、有方向的動(dòng)態(tài)調(diào)整,推動(dòng)內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。(3)重視加強(qiáng)合同管理流程參與部門(mén)、人員的內(nèi)控意識(shí)、內(nèi)控能力培訓(xùn)。任何系統(tǒng)、流程的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開(kāi)人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實(shí)施控制管理的主體,又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對(duì)參與其中的人員提出了更高的要求,不僅要求業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才,更要對(duì)內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹,同時(shí)也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。(4)通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用,將合同管理流程加以固化,既涵蓋了合同管理的整個(gè)生命周期,極大提高了合同管理業(yè)務(wù)的處理速度,也減少了差錯(cuò)和舞弊的發(fā)生,從而更加規(guī)范、更加高效。同時(shí)通過(guò)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用,使合同業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通,為高校實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺(tái)支撐。

參考文獻(xiàn)

1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析.商業(yè)會(huì)計(jì),2019(10).

2.劉馨陽(yáng).從內(nèi)控角度初探高校合同管理機(jī)制.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2019(01).

3.陳東霞.基于內(nèi)控視角下加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的相關(guān)思考.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2018(24).

作者:劉培明 單位:揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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