科技檔案管理學(xué)精選(九篇)

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第1篇：科技檔案管理學(xué)范文

如2008年中國(guó)“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因?yàn)檠诼穸馐苤貏?chuàng)，給經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展帶來嚴(yán)重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續(xù)的雨襲擊，致使一部分公共機(jī)構(gòu)及商業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機(jī)構(gòu)都能夠科學(xué)有序地對(duì)于已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行及時(shí)有效的搶救與修復(fù)。其中發(fā)揮積極作用的，就是澳大利亞國(guó)家檔案館的檔案搶救應(yīng)急預(yù)案。所以，我國(guó)各級(jí)檔案部門要積極地預(yù)防和應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件，必須不斷地提高檔案應(yīng)急預(yù)案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發(fā)事件對(duì)于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。

1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理是檔案部門成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和保證

檔案的應(yīng)急管理是指檔案部門通過對(duì)于自然界與社會(huì)所產(chǎn)生的各類突發(fā)事件的原因、經(jīng)過與后果進(jìn)行綜合分析，在有效整合檔案領(lǐng)域當(dāng)中有關(guān)資源的基礎(chǔ)上，建立的一整套積極應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的事前防范、事中反應(yīng)和事后處理的管理程序和手段。檔案應(yīng)急管理通常具有突發(fā)性和非程序性的特點(diǎn)，但同時(shí)又必須滿足預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的要求。所以應(yīng)急預(yù)案也是成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和前提。

1.1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國(guó)家的珍貴檔案資料，都曾經(jīng)遭受自然和人為災(zāi)害的毀滅性打擊，產(chǎn)生了巨大的難以估量的損失。如2001年發(fā)生在美國(guó)的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿(mào)中心的很多金融機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案瞬間被毀。而各類頻發(fā)的突發(fā)事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級(jí)檔案部門必須展開積極的行動(dòng)，不斷加大應(yīng)急預(yù)案的管理力度，以便于應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的發(fā)生。

1.2 應(yīng)急預(yù)案管理能夠提升檔案部門的應(yīng)急管理能力。實(shí)踐證明，應(yīng)急預(yù)案是積極應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的重要手段，各級(jí)檔案部門通過制定和建立完善的應(yīng)急預(yù)案體系，從而規(guī)范檔案部門對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力，不僅有利于使各級(jí)檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，而且有利于及時(shí)鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強(qiáng)應(yīng)急管理工作的能力，在針對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急處置上，在應(yīng)急預(yù)案的各個(gè)環(huán)節(jié)上，都能做到未雨綢繆，并提高應(yīng)急決策的主動(dòng)性、時(shí)效性與科學(xué)性要求。

1.3 應(yīng)急預(yù)案管理可以增強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)的保障力。2010年5月12日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)兼中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》與《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等規(guī)定，明確要求我國(guó)各級(jí)檔案管理部門，必須重視應(yīng)急預(yù)案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級(jí)檔案管理部門完善應(yīng)急預(yù)案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。這也表明，強(qiáng)化檔案應(yīng)急預(yù)案的管理工作，能夠促進(jìn)檔案安全體系的構(gòu)建，并為提升檔案管理安全增強(qiáng)保障力。

2 國(guó)外應(yīng)對(duì)檔案管理突發(fā)事件的有效設(shè)計(jì)

2.1 重視檔案工作人員的責(zé)任與分工。在檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系的建設(shè)過程中，國(guó)外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊(duì)伍通常非常精簡(jiǎn)，因此，要求各工作人員在平時(shí)的檔案管理突發(fā)事件中，各項(xiàng)預(yù)防工作和應(yīng)急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學(xué)所制訂的檔案防災(zāi)減災(zāi)計(jì)劃把檔案工作人員分成三類，分別是災(zāi)害預(yù)防小組和災(zāi)害行動(dòng)小組以及災(zāi)后恢復(fù)小組，分別負(fù)責(zé)在檔案災(zāi)害發(fā)生前的預(yù)警預(yù)防、災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急救援以及災(zāi)害后期的檔案修復(fù)工作，并且均依據(jù)不同的職責(zé)而有針對(duì)性地開展有關(guān)培訓(xùn)工作。

2.2 加強(qiáng)檔案部門可能遭受的災(zāi)害研究力量。在國(guó)外，檔案部門比較關(guān)注可能面臨的災(zāi)害和突發(fā)事件研究，并熱衷于突發(fā)事件對(duì)檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項(xiàng)預(yù)防策略。如美國(guó)檔案機(jī)構(gòu)就非常重視自檔案館（室）建筑和應(yīng)急設(shè)備以及應(yīng)急人員培訓(xùn)等各個(gè)方面來采取措施，以便于更好地降低對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的各種危害。在2008年舉辦的國(guó)際檔案大會(huì)上，日本某檔案學(xué)界專家曾指出，對(duì)于文件管理機(jī)構(gòu)來說，預(yù)防和及時(shí)處理突發(fā)事件，是保護(hù)檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設(shè)備都應(yīng)當(dāng)在緊急狀況時(shí)，確保檔案實(shí)體不會(huì)遭受嚴(yán)重的損壞。

3 目前檔案部門在應(yīng)急預(yù)案管理工作中所存在的主要問題

3.1 檔案應(yīng)急預(yù)案的嚴(yán)重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對(duì)于突發(fā)事件的應(yīng)急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識(shí)，即使制定有應(yīng)急預(yù)案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點(diǎn)放在自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案制定上，往往忽視了事故災(zāi)難、社會(huì)不穩(wěn)定事件和網(wǎng)絡(luò)沖擊等應(yīng)急預(yù)案的制定，比如對(duì)于網(wǎng)絡(luò)侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識(shí)，這就出現(xiàn)了檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系不夠健全和完善的狀況。

3.2 應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容空洞，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不夠合理。 現(xiàn)階段的各級(jí)檔案部門，在應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容方面，大多是因?yàn)閮H僅注重形式而脫離實(shí)際，并且存在著相互抄襲的現(xiàn)象，結(jié)果造成在操作時(shí)受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估體系，還沒有進(jìn)行檔案的安全分級(jí)管理，這就造成在各類檔案的實(shí)際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進(jìn)行集中存放，這樣一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，就會(huì)亂成一團(tuán)，反而使珍貴的檔案得不到及時(shí)搶救，造成巨大損失。

3.3 沒有明確的獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，缺乏行之有效的績(jī)效考核機(jī)制。在各級(jí)檔案部門已經(jīng)公布的應(yīng)急預(yù)案中，很多缺乏檔案應(yīng)急管理的績(jī)效考核機(jī)制，這樣就會(huì)對(duì)于考核標(biāo)準(zhǔn)的界定不夠明確，缺乏績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，檔案應(yīng)急管理工作的積極性與成就感就會(huì)明顯下降。而應(yīng)急預(yù)案中由于缺乏科學(xué)的懲罰機(jī)制，主管部門對(duì)于失職人員的懲罰沒有依據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的公正和公平，使各項(xiàng)工作難以推進(jìn)。

3.4 應(yīng)急預(yù)案的演練流于形式，其聯(lián)動(dòng)能力缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)急預(yù)案的演練和應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力的密切聯(lián)系。而事實(shí)上，應(yīng)急預(yù)案的演練不足，則應(yīng)急聯(lián)動(dòng)的能力就必然較弱，結(jié)果造成檔案應(yīng)急處置中出現(xiàn)“不聯(lián)不動(dòng)，聯(lián)而亂動(dòng)”的混亂現(xiàn)狀。在電子檔案信息應(yīng)急處理方面，往往在廣域網(wǎng)外部線路中斷、局域網(wǎng)中斷，以及檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)了嚴(yán)重漏洞，而造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和操作失誤時(shí)表現(xiàn)得束手無策。這在實(shí)踐中也必然會(huì)降低應(yīng)急效率與水平。

4 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理體系的科學(xué)設(shè)計(jì)與構(gòu)建

4.1 加快檔案應(yīng)急預(yù)案管理的職能和組織建設(shè)。要組建應(yīng)急預(yù)案的編制隊(duì)伍，具體負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的各項(xiàng)管理工作。要明確預(yù)案編制小組的具體職能，不僅要確定預(yù)案編制小組的人員和職責(zé)，而且對(duì)于編制應(yīng)急預(yù)案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請(qǐng)相關(guān)政府部門的應(yīng)急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協(xié)作，真正實(shí)現(xiàn)明確分工，高效運(yùn)行。

4.2 提高檔案管理內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，及時(shí)排除安全隱患。當(dāng)前檔案管理中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，大部分可以從自然因素與社會(huì)因素兩個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估和預(yù)測(cè)。在特殊時(shí)期，檔案信息技術(shù)部門還要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和信息安全突發(fā)公共事件密切相關(guān)信息的收集整理與持續(xù)的監(jiān)測(cè)。同時(shí)，還要從檔案部門的自身出發(fā)，及時(shí)排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風(fēng)險(xiǎn)因素產(chǎn)生的可能。

4.3 重視檔案應(yīng)急預(yù)案的編制，努力完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系。科學(xué)嚴(yán)密的應(yīng)急預(yù)案，能夠讓檔案部門的各項(xiàng)應(yīng)急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應(yīng)急預(yù)案的編制時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)容框架進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并明確應(yīng)急預(yù)案編制的目的和依據(jù)及實(shí)施的范圍，力爭(zhēng)所制定出的應(yīng)急預(yù)案，可以應(yīng)付所有的突發(fā)事件發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于檔案信息系統(tǒng)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，其應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化，比如，在檔案館官方網(wǎng)站或者微博中，出現(xiàn)非法言論和黑客攻擊事件以及網(wǎng)絡(luò)病毒感染等，都有積極的應(yīng)對(duì)措施。只有這樣，才能在確保應(yīng)急預(yù)案擁有完善運(yùn)行體系的基礎(chǔ)上，充分地發(fā)揮出積極功能和作用。

4.4 積極開展應(yīng)急演練活動(dòng)，以檢驗(yàn)檔案應(yīng)急預(yù)案的效果。實(shí)踐證明，積極開展應(yīng)急演練，是考驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案科學(xué)性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應(yīng)急演練開始以前，應(yīng)當(dāng)預(yù)先熟悉已經(jīng)編制的預(yù)案，充分了解該演練所主要考核的各項(xiàng)技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進(jìn)度控制等演練模擬方案的要點(diǎn)。應(yīng)急演練結(jié)束后，還應(yīng)當(dāng)迅速針對(duì)應(yīng)急預(yù)案的效果進(jìn)行科學(xué)全面的評(píng)估，從而確定是否需要進(jìn)一步修訂和完善。只有通過這種方式的應(yīng)急演練，才能檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性，同時(shí)有效提高檔案部門的應(yīng)急救援水平。

第2篇：科技檔案管理學(xué)范文

摘要:在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天,對(duì)計(jì)生檔案進(jìn)行合理地細(xì)化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急.文章結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀,從職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.

關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束

計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。

計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國(guó)人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。

確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；?，持之以恒，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。

檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。

多年來的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。

總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。

參考文獻(xiàn):

第3篇：科技檔案管理學(xué)范文

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用 

1.1對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義 

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。 

1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù) 

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。 

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富 

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長(zhǎng)張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對(duì)全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們?cè)S多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。 

2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo) 

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對(duì)于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。 

2.2檔案知識(shí)缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)?！?.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號(hào)較亂，有沒有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。

3對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

第4篇：科技檔案管理學(xué)范文

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院 基建檔案 科學(xué)管理

Abstract： Hospital infrastructure construction archives are original records showing the history and current situation of hospital infrastructure construction. It is the important constituent part of hospital works how to plan, construct and manage. Therefore, the hospital should strengthen the formation and supervision of infrastructure construction archives, and pay attention to scientific management, legel formation of infrastructure construction archives, positive making innovations and rigorous rules.

Keywords： Hospital Infrastructure construction archives Scientific management

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)發(fā)展和科學(xué)管理工作的真實(shí)記錄，是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它包括醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它不僅是記錄歷史的真實(shí)寫照，也是涉及各方權(quán)益的憑證和依據(jù)。所以，對(duì)醫(yī)院基建檔案必須依照 《檔案法》中的要求，進(jìn)行科學(xué)管理。

一、醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

（一）基建檔案的內(nèi)容

從內(nèi)容上劃分為基建文件材料、施工文件材料和竣工文件材料三部分?；ㄎ募牧鲜轻t(yī)院（建設(shè)單位）形成的有關(guān)建筑申請(qǐng)規(guī)劃、征地、竣工總結(jié)等文件材料；施工文件材料是施工單位形成的施工許可證和有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料的各種記錄及竣工驗(yàn)收的有關(guān)材料；竣工圖紙材料主要包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等專業(yè)的設(shè)計(jì)說明書和竣工圖紙。

（二） 基建檔案的主要特點(diǎn)

1.專業(yè)性

集中表現(xiàn)在基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專業(yè)性特點(diǎn)。

2.成套性

基建工程是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件。

3.現(xiàn)實(shí)性

指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其他文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，而是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

4.周期長(zhǎng)

一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，在此過程中形成的科技材料要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等許多部門，一般要經(jīng)過幾年時(shí)間。

二、醫(yī)院基建檔案的科學(xué)管理措施

（一）遵循規(guī)律, 依法制檔

按基建程序控制好基建檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)價(jià)、決策到計(jì)劃的審批，基建部門的檔案工作人員都應(yīng)及時(shí)地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質(zhì)量。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)、各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行跟蹤收集，要對(duì)工程項(xiàng)目的流程非常熟悉，對(duì)工程進(jìn)展情況心中有數(shù)，對(duì)各種資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范的要及時(shí)更正、完善和補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性和準(zhǔn)確性[1]。工程竣工后，所歸檔的基建技術(shù)資料一定要完整、齊全。從項(xiàng)目的建議書、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個(gè)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等所有技術(shù)、管理資料都要一一收集齊全。

（二）科學(xué)地立卷歸檔

建立電子信息平臺(tái)，資源共享。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，基建檔案管理在新形勢(shì)下也應(yīng)加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)。我們可以將三級(jí)目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項(xiàng)工作，提高工作效率。還可以要求設(shè)計(jì)單位在交付施工檔案的同時(shí)，提供電子化檔案，這可以為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省大量的時(shí)間和精力。同時(shí)可以將保存價(jià)值較高的文件資料通過掃描轉(zhuǎn)化為電子化檔案，方便以后直接利用，實(shí)現(xiàn)資源共享?；n案的組卷要遵循文件產(chǎn)生的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)各種文件之間的有機(jī)聯(lián)系。一般情況下，建設(shè)項(xiàng)目按單項(xiàng)工程組卷，按先文字后檔案的順序組卷。為了方便管理和查閱，通常要制定三級(jí)目錄：總目錄、分級(jí)目錄及卷內(nèi)目錄?？偰夸浝镆凑諜n案分類標(biāo)明總順序號(hào)、工程名稱及存放的柜號(hào)。分級(jí)目錄里要標(biāo)明每一卷的檔案號(hào)及卷名。卷內(nèi)目錄里要列清本卷里所有文件資料的名稱，并做好重要信息的摘要。這樣在查閱檔案時(shí)，就能一目了然,快速準(zhǔn)確地找到所需的文件資料。

（三） 推進(jìn)基建檔案管理工作的數(shù)字化

先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡(jiǎn)便、查詢搜索快捷、統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大和存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量。作為醫(yī)學(xué)科研等機(jī)構(gòu)，應(yīng)該率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進(jìn)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)把綜合檔案室建成醫(yī)院的文件、文獻(xiàn)資料信息利用中心，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)[2]。

作為醫(yī)院檔案中的重要組成部分，醫(yī)院基建檔案的管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進(jìn)。

確定掃描圖像文件格式。基建檔案經(jīng)過掃描實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，能夠保留完整的檔案信息和具有較強(qiáng)的適用性，這是確定文件格式的原則。具體可采用目前使用最廣泛的GIF圖像文件格式。

確定檔案掃描層次和順序?；n案掃描時(shí)，以建筑物為單位設(shè)立案卷號(hào)；同一建筑物的不同案卷建文件夾；同一案卷內(nèi)的每張檔案，作為文件夾內(nèi)的一份文件，是可以實(shí)現(xiàn)檢索的最小單元。

為保證實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確檢索，檔案掃描的順序應(yīng)與卷內(nèi)文件排列順序完全一致。確定檔案掃描方向?；n案形成格式不一，有橫向和縱向，提供檔案原件利用時(shí),可視情況隨時(shí)轉(zhuǎn)換方向，但在網(wǎng)絡(luò)傳輸中如此則顯得雜亂無序。為此應(yīng)明確規(guī)定以檔案標(biāo)題方向?yàn)檎蜻M(jìn)行檔案的掃描。掃描工作結(jié)束后，應(yīng)在刻錄光盤前對(duì)掃描形成的數(shù)字化圖形文本文件進(jìn)行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”。最終刻錄光盤一式多套，作為檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈萚2]。對(duì)一些形成年代久遠(yuǎn)、破損嚴(yán)重的基建檔案，在掃描的同時(shí)應(yīng)對(duì)原圖進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件與原圖一同保存，從而在客觀上對(duì)這部分檔案采取了搶救和保護(hù)措施。

（四）提高法制意識(shí)，建立健全檔案管理體制

領(lǐng)導(dǎo)重視、支持是提高基建檔案工作的關(guān)鍵。把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規(guī)劃。計(jì)劃、管理制度中，在基建工程的目標(biāo)中提出對(duì)檔案材料的要求，并將其納入基建人員職責(zé)范圍之中，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理,做到專人負(fù)責(zé)管理，相關(guān)科室都要設(shè)專職或兼職檔案管理人員，形成網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人，不斷加大依法治檔力度，保證基建檔案工作的高質(zhì)量[3]。

（五）嚴(yán)格執(zhí)行制度，跟蹤管理，確保資料齊全

建立標(biāo)準(zhǔn)化的基建檔案管理制度是由其復(fù)雜性決定的，這也是基建檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)[4]。為此，要使各項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。

三、結(jié)束語

醫(yī)院基本建設(shè)檔案是醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，是保證醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日后改建、擴(kuò)建工作的重要憑證和依據(jù)[3]。如果忽視了基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)，勢(shì)必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。

總而言之，基建檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，它反映醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，其現(xiàn)代化管理水平的高低與醫(yī)院的現(xiàn)代化程度密切相關(guān)。所以，我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來看待醫(yī)院基建檔案管理的重要性，進(jìn)一步做好醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)代化管理工作，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，滿足醫(yī)院的整體需要。

參考文獻(xiàn)

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[2]樊立新.基建檔案電子文檔一體化初探[J].科技致富向?qū)В?009，7：107

第5篇：科技檔案管理學(xué)范文

關(guān)鍵詞:人口;計(jì)劃生育;檔案

中圖分類號(hào):C93-03文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)26-0163-02

作為世界第一人口大國(guó),我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的重要性日漸突出。人口計(jì)劃生育工作的法制化、制度化、規(guī)范化的發(fā)展,使人口和計(jì)劃生育檔案管理科學(xué)化進(jìn)入了更高、更新、更嚴(yán)、更準(zhǔn)的階段。探索當(dāng)前人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理的新思路,進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平,對(duì)更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作,促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康快速地發(fā)展必將產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。

一、科學(xué)管理人口與計(jì)劃生育檔案的重要性

人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、表圖、影像、聲音等不同形式的真實(shí)歷史記錄,是制定當(dāng)?shù)厝丝谂c計(jì)劃生育政策的重要資料,是過去人口和計(jì)劃生育工作的積淀。要提高科學(xué)管理人口和計(jì)劃生育工作檔案的水平,就必須對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí),這是科學(xué)搞好檔案工作的必要前提。

1.人口和計(jì)劃生育檔案可為政府決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)

人口和計(jì)劃生育檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來源。在工作中,分析、處理這些數(shù)據(jù),其結(jié)果可用于政府統(tǒng)籌計(jì)劃,為政府決策提供人口數(shù)據(jù),為發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟(jì)明確工作重點(diǎn),對(duì)科學(xué)統(tǒng)籌安排生產(chǎn)提供前瞻性的理論數(shù)據(jù)。

2.人口和計(jì)劃生育檔案可為育齡群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口和計(jì)劃生育檔案資料,通過從存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中的《育齡婦女基礎(chǔ)信息表》和《生育證》、《獨(dú)生子女證》等資料,可為育齡群眾提供相應(yīng)技術(shù)服務(wù)的依據(jù)。

3.人口和計(jì)劃生育檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

有效利用人口和計(jì)劃生育檔案,掌握流動(dòng)人口動(dòng)向,及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息,可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案通過人口宏觀管理與決策信息系統(tǒng)的流動(dòng)人口管理交換平臺(tái),互通信息,既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施,促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收,又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏,如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等等。

4.人口和計(jì)劃生育檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性

《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》、《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》、《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》、《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼出臺(tái)實(shí)施,使人口和計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實(shí)施,提高了群眾的維權(quán)意識(shí),這對(duì)人口和計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求,利用人口和計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息,為計(jì)劃生育執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性打下了基礎(chǔ)。

5.人口和計(jì)劃生育檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)

利用人口和計(jì)劃生育檔案信息,可及時(shí)了解和掌握黨和國(guó)家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息,幫助農(nóng)民“少生快富”奔小康。特別是幫助計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn),提高生活水平,利用人口和計(jì)劃生育檔案信息,為他們傳遞國(guó)家對(duì)獨(dú)生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策,如農(nóng)業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種,推廣先進(jìn)技術(shù);金融部門對(duì)符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款;各級(jí)計(jì)劃生育協(xié)會(huì)組織的對(duì)計(jì)生戶優(yōu)惠扶持等一些優(yōu)惠政策,讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

二、人口和計(jì)劃生育檔案工作現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

在檔案保管的全過程中,基層人口計(jì)生檔案室的整理保管工作是基礎(chǔ),但這往往是工作的薄弱環(huán)節(jié)。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視基層的檔案管理工作,因此,檔案工作在基層人口計(jì)生工作中沒有地位,根本提不到議事日程上來。比如,沒有將檔案保管工作是否達(dá)標(biāo)列入各級(jí)人口計(jì)生的考核體系中;在人員配備上,只考慮是不是黨員,但卻不考慮其是否具有檔案專業(yè)的背景;檔案工作人員兼職多,專職少;基層檔案室沒有制定規(guī)范的檔案管理制度等,從而導(dǎo)致工作人員對(duì)各類人口計(jì)生工作的檔案管理只能是“隨心所欲”,各行其是。

2.缺乏檔案管理意識(shí),檔案保管條件差

目前,因基層檔案保管工作基本沒有開展或沒有受到應(yīng)有的重視,基層工作人員在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識(shí)等方面,均與《檔案法》的要求相差甚遠(yuǎn)?；鶎訖n案工作者大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,因此,檔案管理工作較為雜亂無章。多數(shù)基層部門缺乏必要的檔案保管條件,無論是庫房建設(shè),還是添置必要的檔案保管設(shè)備,或是對(duì)檔案庫采取經(jīng)常性的保護(hù)措施等,均存在不容忽視的隱患和問題?！稒n案法》頒布后,除國(guó)家、省、市級(jí)人口計(jì)生檔案室外,縣以下的基層人口計(jì)生檔案室普遍還沒有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度;沒有添置必要的檔案保管設(shè)備,尤其是縣人口計(jì)生單位的檔案室均存在一房多用、辦公用品質(zhì)量低等現(xiàn)象,由此造成檔案資料的污損、丟失等大錯(cuò)。

三、抓好人口和計(jì)劃生育檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化建設(shè)

在人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)化管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)應(yīng)用是一個(gè)大工程,尤其是那些時(shí)間較長(zhǎng)的計(jì)劃生育檔案,著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套現(xiàn)代化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法有效使用,甚至直接影響檔案管理工作科學(xué)化的進(jìn)展速度。因此,在著錄時(shí)掌握以下重點(diǎn)才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.全面普查案卷,去糟補(bǔ)漏,取精去陳重新組合案卷,實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、不規(guī)范和內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新裝卷,盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起,去掉過期不符合的案卷。

2.統(tǒng)一歸類,建立門戶,搞好類別,保證計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)。為了確保檢索的完整性,在分類過程中,首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類、規(guī)范題名,檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。

3.分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。在著錄過程中將案卷分層次進(jìn)行著錄,對(duì)人口報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表級(jí)著錄;對(duì)影像、聲音等資料進(jìn)行影音采集刻盤分類保管;將反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力,又提高了效率。

4.分門另類,對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。

5.用關(guān)鍵詞替代主題詞,簡(jiǎn)化查找時(shí)間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法,即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯――關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí),待錄入計(jì)算機(jī)后,利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

第6篇：科技檔案管理學(xué)范文

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案管理；管理意義；科學(xué)管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）030-000-01

引言

高校教育改革的深化，包括高校的教學(xué)方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發(fā)展，因此導(dǎo)致教學(xué)檔案多樣化，種類也不斷增多。由于n案的內(nèi)容逐漸復(fù)雜，高校為了更好地展開工作，對(duì)教學(xué)檔案管理提出了更高的要求。當(dāng)高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的時(shí)候，要按照教學(xué)規(guī)律展開，在管理檔案的同時(shí)，還能夠?qū)逃龣n案加以充分利用。

一、高校教學(xué)檔案管理的意義

高校教學(xué)檔案的形成方式源自于教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和科研活動(dòng)，而檔案則是教學(xué)資料的積累方式，也是高校教職員工勞動(dòng)的結(jié)晶。高校教學(xué)檔案是基于長(zhǎng)期應(yīng)用的教學(xué)規(guī)范而逐漸形成的。在高校的教學(xué)管理中，教務(wù)處發(fā)揮著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)指導(dǎo)的作用，其所開展的各項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)過程中都會(huì)有大量的教務(wù)管理資料產(chǎn)生[1]。教學(xué)單位在完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的過程中，也會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)信息而形成檔案資料。高校的教學(xué)檔案資料是高校的寶貴資源，特別是其中所涵蓋的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、考試安排、課程安排、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及各項(xiàng)規(guī)章制度等等。高校教學(xué)檔案包括了所有的教學(xué)工作記錄。

二、高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理

（一）對(duì)高校教學(xué)檔案實(shí)施規(guī)范化管理

1.建立高校教學(xué)檔案制度

將高校教學(xué)檔案制度建立起來，檔案立卷歸檔制度是基礎(chǔ)。學(xué)校在教學(xué)的過程中，會(huì)產(chǎn)生很多的教學(xué)資料，包括高校的學(xué)科建設(shè)、教學(xué)大綱、教師的工作量、教學(xué)校歷，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、考試安排、學(xué)生的學(xué)籍、教學(xué)課程表等等，都要對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔處理，并對(duì)教師的學(xué)術(shù)研究成果等等進(jìn)行收集和歸檔處理。當(dāng)這些資料處理完畢之后，就要對(duì)這些資料按照規(guī)范進(jìn)行裝訂、排列，之后對(duì)這些檔案技能編號(hào)、編目，最后對(duì)這些檔案進(jìn)行裝盒處理。

2.做好教學(xué)檔案保護(hù)工作

要做好檔案保護(hù)工作。檔案管理人員對(duì)各種教學(xué)文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，要保證檔案資料完整，對(duì)于已經(jīng)存在破損的文件，就要對(duì)這些資料進(jìn)行修整。如果檔案資料的內(nèi)容已經(jīng)出現(xiàn)了字跡不清晰的現(xiàn)象，就要對(duì)這些文件進(jìn)行復(fù)制，并做好恢復(fù)處理工作。

3.加大教學(xué)檔案管理的資金投入

高校的管理工作中，檔案管理是重要的工作內(nèi)容，需要給予高度重視，并進(jìn)行規(guī)范管理。這就需要高校的管理人員要對(duì)教學(xué)檔案予以資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，特別是檔案資料存儲(chǔ)所需要的庫房和柜架等等都要齊全，同時(shí)還要配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員承擔(dān)管理職責(zé)。對(duì)于檔案管理人員，還要定期地組織培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)水平，進(jìn)而提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

（二）將高校教學(xué)檔案管理責(zé)任制建立起來

對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員，要將管理責(zé)任制建立起來，包括檔案管理人員需要履行的職責(zé)、管理權(quán)限、所承擔(dān)的管理任務(wù)等等都要明確到位。教學(xué)檔案管理人員要對(duì)自己的工作認(rèn)真履行，并注重尊重職業(yè)操作[2]。從職業(yè)素質(zhì)的角度而言，教學(xué)檔案管理人員要對(duì)所收藏的檔案資料熟悉，對(duì)高校展開工作中對(duì)檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發(fā)教學(xué)檔案的信息資源，對(duì)相關(guān)的資源充分利用。

高校教學(xué)檔案管理的目的是服務(wù)，因此，教學(xué)檔案管理人員要做好檔案管理工作，諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等，以避免檔案資料借出后丟失。

（三）注重培養(yǎng)高校教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

1.注重教學(xué)檔案管理人員政治素質(zhì)的要求

注重培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案具有政治性，所以，教學(xué)檔案管理人員在工作中，要堅(jiān)持按照黨的各項(xiàng)方針政策展開工作，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，對(duì)社會(huì)主義制度要堅(jiān)決擁護(hù)。同時(shí)，學(xué)校的規(guī)章制度都要遵守，無論是思想上，還是行動(dòng)上，都要以正確的態(tài)度和行為展開工作。教學(xué)檔案管理人員在履行工作職責(zé)的時(shí)候，要從服從學(xué)校各項(xiàng)工作的角度出發(fā)，還要適應(yīng)國(guó)家的政策形勢(shì)而為學(xué)校的教育事業(yè)提供服務(wù)，以確保學(xué)校的各項(xiàng)工作能夠順利展開。

2.注重教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的要求

檔案管理具有服務(wù)性質(zhì)，高校教學(xué)檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學(xué)生服務(wù)。本著服務(wù)的態(tài)度開展工作，就會(huì)以高度的責(zé)任感忠于職守，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，而且能夠在工作中做到對(duì)每一個(gè)人都處事公道。只有在教學(xué)檔案管理中做到腳踏實(shí)地，才能夠做到檔案管理準(zhǔn)確無誤[3]。比如，在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作中，教師要以公平的態(tài)度對(duì)學(xué)生進(jìn)行考慮，而且還要做到公正，才能夠嚴(yán)格考試紀(jì)律。當(dāng)考試成績(jī)上報(bào)的時(shí)候，不會(huì)出現(xiàn)失誤。教學(xué)檔案管理人員要及時(shí)地收集考試信息，并將所有與學(xué)籍相關(guān)的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、分類，并做好歸檔工作。教學(xué)檔案管理人員工作中要按照規(guī)定執(zhí)行，才能保證學(xué)籍管理材料內(nèi)容真實(shí)，不會(huì)出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象。

三、結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理工作中，面對(duì)檔案內(nèi)容日趨多樣化，就意味著著教學(xué)檔案的種類增加，相應(yīng)地，管理工作的質(zhì)量要求也會(huì)越來越高。這就需要將高校教學(xué)檔案管理工作準(zhǔn)確把握，并實(shí)施科學(xué)管理，以提高管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12）：150-151.

第7篇：科技檔案管理學(xué)范文

關(guān)鍵詞：檔案； 科學(xué)； 管理

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2012）07-141-001

高?；n案是指在學(xué)?；ü芾砗突üこ添?xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它記載了整個(gè)基礎(chǔ)建設(shè)工作的全過程，既是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。目前，高等教育發(fā)展迅速，高校規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)任務(wù)不斷增加，高校基建檔案的重要性、規(guī)范性愈發(fā)凸顯。然而，由于對(duì)基建檔案重要性認(rèn)識(shí)的缺乏，基建檔案的管理體制還不夠完善，管理過程也存在一些問題，因此科學(xué)管理勢(shì)在必行。

一、高校基建檔案的特點(diǎn)

高?；n案除具有一般檔案的信息性、原始性、價(jià)值性等特點(diǎn)以外，還具有以下特點(diǎn)。

1.成套性

基建檔案記載并反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全部過程和成果，包含了從提出項(xiàng)目建議書、可行性分析報(bào)告、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘查、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂合同等全過程文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總和的基建程序和專業(yè)內(nèi)容相銜接，構(gòu)成了一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套完整性整體。

2.現(xiàn)實(shí)性

基建檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其它文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它是學(xué)?；窘ㄔO(shè)、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中不可缺少的現(xiàn)行依據(jù)，它不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，而是在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

3.復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、供變電、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)有機(jī)地融合，才能完成一個(gè)建筑單位工程，也帶來了專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

二、高?；n案管理中存在的主要問題

1.存檔材料不齊全

基建檔案涉及方面廣、工作環(huán)節(jié)雜、建設(shè)周期長(zhǎng)，故基建檔案成為建設(shè)項(xiàng)目管理工作中重點(diǎn)和難點(diǎn)。一些項(xiàng)目建議書和可行性研究等階段應(yīng)保存的依據(jù)性文件常漏缺不全。在項(xiàng)目招標(biāo)過程中，經(jīng)常出現(xiàn)中標(biāo)單位外包歸檔不及時(shí)等導(dǎo)致資料散失。施工單位對(duì)于施工過程中所形成的隱蔽工程圖紙、施工日記等的收集管理疏忽，對(duì)設(shè)備安裝文件資料也不夠重視。有些僅注重階段性文件資料的收集，而往往忽略了全過程文件材料的完整歸檔，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

2.歸檔質(zhì)量不高

由于歸檔意識(shí)薄弱和人員素質(zhì)的不專業(yè)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等，主要存在著三種情況：一是歸檔材料不符合歸檔要求。在歸檔材料和圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍(lán)墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫；有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙和文件漏蓋公章或公章不清晰。二是圖紙編制不規(guī)范，工程資料不全。圖紙中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺，缺蓋圖章或圖章不符合規(guī)格。三是存檔圖紙不全或磨損、污染嚴(yán)重，不能準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況。

3.管理機(jī)制不健全

基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過立項(xiàng)、科研、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng)，涉及方面廣，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，從而造成收集、歸類、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性。

三、高?；n案科學(xué)管理的對(duì)策

1.健全管理體制

首先，配備專職檔案人員。明確管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量服務(wù)，結(jié)合現(xiàn)代化手段提高基建檔案的開發(fā)和利用工作。其次，制定歸檔制度。按照檔案管理的法律法規(guī)及國(guó)家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。

2.提高人員業(yè)務(wù)水平

基建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,檔案管理人員作為檔案工作主體,其素質(zhì)的高低將直接影響到檔案工作質(zhì)量的好壞,因此必須加強(qiáng)對(duì)專(兼)職檔案的教育和培訓(xùn),采取培養(yǎng)專業(yè)人員與培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員相結(jié)合的辦法,提高檔案人員的素質(zhì),同時(shí),由于知識(shí)的不斷更新,應(yīng)該把檔案管理的培訓(xùn)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作來抓,使其走向制度化、規(guī)范化。

3.做好“三個(gè)同步”

基建檔案工作“三個(gè)同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要求：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。對(duì)材料編制不夠完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的，都要及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

4.嚴(yán)格歸檔立卷管理

歸檔立卷工作是基建檔案管理工作中的重要一環(huán)。要根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中基建文件材料的部門立卷與歸檔流程要求，做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，對(duì)基建文件材料內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項(xiàng)目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用, 保持其整體功能。

第8篇：科技檔案管理學(xué)范文

【關(guān)鍵詞】大型醫(yī)院；基建工程檔案；科學(xué)信息化管理

1引言

隨著我國(guó)在醫(yī)療領(lǐng)域逐年增加的各項(xiàng)綜合性的投入，醫(yī)院的基建工作也迅速發(fā)展起來。醫(yī)院檔案重要的組成部分就是醫(yī)院的基建檔案，所以為了醫(yī)療服務(wù)更好地創(chuàng)新，并滿足醫(yī)療改革的要求，對(duì)于基建檔案工作的建設(shè)就需要大型醫(yī)院投入大量的資源，并利用科學(xué)信息化技術(shù)進(jìn)行管理，對(duì)于大型醫(yī)院基建檔案信息資源的運(yùn)用要進(jìn)行加強(qiáng)。因此，本文就大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理進(jìn)行思考分析，進(jìn)而對(duì)于大型醫(yī)院基建工作的質(zhì)量進(jìn)行提高。

2大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的概念及特點(diǎn)

2.1概念

國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分就是基建工程檔案，這也是基建工程項(xiàng)目的記錄以及法律的憑證，同時(shí)更是單位檔案中的組成部分之一[1]。大型醫(yī)院在基礎(chǔ)建設(shè)的工作領(lǐng)域內(nèi)的信息資源的集合體就是所謂的大型醫(yī)院基建工程檔案。在如今我國(guó)信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)期，對(duì)大型醫(yī)院的工作進(jìn)行信息化、創(chuàng)新化以及數(shù)據(jù)化改革已經(jīng)成為了一種新趨勢(shì)。而對(duì)于大型醫(yī)院基建檔案的管理工作來說，就是指利用檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)終端等，基建工程檔案管理的人員對(duì)于醫(yī)院的基建檔案進(jìn)行技術(shù)性管理的一種新的形式。

2.2特點(diǎn)

2.2.1情況復(fù)雜，部門多

在醫(yī)院的基建檔案工程進(jìn)行建設(shè)的過程中，檔案整理和收集需要與多個(gè)部門合作，同時(shí)涉及到的人員也非常多，所以情況比較復(fù)雜，因?yàn)椴煌藛T和部門之間的檔案業(yè)務(wù)水平以及檔案意識(shí)都存在著差異，這樣就是使得收集的基建檔案發(fā)生材料缺失以及不完整的情況[2]。

2.2.2工程工期長(zhǎng)

基建工程檔案和其他的檔案業(yè)務(wù)不同的地方在于，從提出基建工程方案，到工程的立項(xiàng)、勘查、施工及驗(yàn)收等，整個(gè)過程中所產(chǎn)生的重要資料都是屬于檔案要進(jìn)行收集的內(nèi)容和對(duì)象，所以整個(gè)工程的工期長(zhǎng)，對(duì)其管理的難度比較大。

2.2.3專業(yè)性較強(qiáng)

對(duì)于大型醫(yī)院來說，基建工程檔案會(huì)涉及到工程、規(guī)劃以及設(shè)計(jì)等很多領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)知識(shí)，并且還要使用很多的專業(yè)術(shù)語，對(duì)于檔案材料來說，不僅有設(shè)計(jì)的圖紙，還有承包方投保書、預(yù)算的資金分析報(bào)表以及合同簽訂書等。如果從事基建檔案整理以及收集的人員沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，這樣就很難熟練掌握工程的各個(gè)程序，在進(jìn)行檔案的整理和收集的過程當(dāng)中就很容易發(fā)生錯(cuò)誤，進(jìn)而使得一些重要的資料發(fā)生丟失，造成不能挽回的損失[3]。

3大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的重要性

3.1與時(shí)代的發(fā)展需求相適應(yīng)

檔案管理領(lǐng)域在信息時(shí)展當(dāng)中的重要體現(xiàn)就是大型醫(yī)院基建檔案科學(xué)信息化管理，要想適應(yīng)時(shí)展的需求就必須要對(duì)醫(yī)院的基建檔案科學(xué)信息化管理工作進(jìn)行積極的推進(jìn)，政府也可以制定相關(guān)的政策，使得傳統(tǒng)管理模式逐漸轉(zhuǎn)向電子管理模式。

3.2滿足現(xiàn)實(shí)需求

傳統(tǒng)的檔案管理中，采取的是紙質(zhì)的檔案，這樣的管理模式會(huì)占據(jù)許多的儲(chǔ)存空間，并且對(duì)于基建檔案的利用、信息梳理以及管理等方面來說都是不利的。而進(jìn)行了基建工程檔案科學(xué)信息化管理之后，對(duì)于這些數(shù)據(jù)信息資料就可以直接儲(chǔ)存在硬盤或者光盤中，并且還可以和云儲(chǔ)存以及云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，將進(jìn)行了科學(xué)信息化管理的基建工程檔案儲(chǔ)存在專用的數(shù)據(jù)庫或者局域網(wǎng)內(nèi)[4]。這樣就可以使得檔案的存儲(chǔ)空間極大地減少，對(duì)于紙質(zhì)的檔案來說，也起到了非常好的保護(hù)作用，并且有利于基建工程檔案的后期查找。

3.3提高服務(wù)水平

利用檔案工作就是檔案存在的價(jià)值，對(duì)于大型醫(yī)院的基建檔案來說亦是如此。對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理之后，對(duì)于基建工程檔案所有信息的搜索、儲(chǔ)存以及查找都可以通過計(jì)算機(jī)的管理來進(jìn)行，并且可以在很短的時(shí)間里就完成所需要的檔案資料的查找，這樣不僅可以提高醫(yī)院基建工程建設(shè)的效率，還可以在很短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行基建工程資料的快速收集，進(jìn)而使得投入的財(cái)力、人力以及物力減少，提高醫(yī)院的服務(wù)以及科學(xué)化水平。

4大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理中存在的問題

4.1信息技術(shù)應(yīng)用問題

對(duì)于大型醫(yī)院的基建工程檔案科學(xué)信息化管理來說，這是一項(xiàng)宏觀的工程，這個(gè)工程里不僅有通過檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)對(duì)醫(yī)院的基建工程檔案進(jìn)行的管理，還含有利用云技術(shù)、區(qū)域鏈、人工智能以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)行的多元基建工程檔案的管理[5]。就現(xiàn)在信息技術(shù)的運(yùn)用領(lǐng)域來說，對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用層次不夠深入，這也成為了對(duì)醫(yī)院基建工程檔案進(jìn)行科學(xué)信息化管理的主要制約因素。在進(jìn)行醫(yī)院的基建工程檔案管理的時(shí)候，部分大型醫(yī)院的管理人員只是使用檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行管理，這雖然可以使管理效能在一定程度上進(jìn)行提升，但是卻不能將信息資源的作用最大程度地發(fā)揮出來，使得醫(yī)院基建工程檔案信息化管理的科學(xué)性以及技術(shù)性很難體現(xiàn)出來。與此同時(shí)，對(duì)于信息化技術(shù)還有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來說，一些大型醫(yī)院的管理人員并沒有對(duì)其進(jìn)行融合，所以對(duì)于信息資源的整理、收集以及歸檔等就不能高質(zhì)量的完成，對(duì)于大型醫(yī)院基建工程工作的后期開展就會(huì)造成影響。

4.2工作人員素質(zhì)問題

雖然很多大型醫(yī)院在辦公自動(dòng)化的背景之下，都組織了很多和信息技術(shù)有關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，但有一些大型醫(yī)院的基建工程檔案管理的人員只是掌握了最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案管理的機(jī)制以及模式并沒有進(jìn)行創(chuàng)新[6]，究其原因主要有以下幾個(gè)方面。

4.2.1缺少專業(yè)知識(shí)

對(duì)于專業(yè)知識(shí)的缺少使得一些醫(yī)院基建工程檔案管理的人員對(duì)于檔案的目錄編制還有數(shù)據(jù)化的處理工作的質(zhì)量以及效率并不高，所以無法對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案進(jìn)行大范圍的目錄編制以及數(shù)據(jù)化處理。

4.2.2信息化技術(shù)了解不足

因?yàn)閷?duì)于信息技術(shù)缺少相關(guān)的了解和熟悉，所以使得醫(yī)院基建工程檔案的科學(xué)信息化管理工作缺少創(chuàng)新。同時(shí)，有一些大型醫(yī)院進(jìn)行基建工程檔案科學(xué)信息化管理工作時(shí)，只是單純參考其他單位或者醫(yī)院的模式進(jìn)行，不能從自身的實(shí)際情況出發(fā)，來進(jìn)行符合自身要求的工作模式設(shè)計(jì)。

4.2.3新老員工交替

目前，一些大型醫(yī)院的基建工程檔案管理方面出現(xiàn)了年齡斷層的問題，一些有基建工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老員工退休以后，新的員工對(duì)于醫(yī)院基建工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)缺乏，對(duì)于科學(xué)信息化管理的環(huán)境不能夠快速的適應(yīng)，這對(duì)于大型醫(yī)院基建工程檔案管理的工作來說，不利于其長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展[7]。

5提高大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的策略

5.1加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用

為了更好挖掘醫(yī)院基建工程檔案中的信息資源，并且對(duì)基建工程檔案信息資源進(jìn)行有效的使用，大型醫(yī)院必須加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建工程檔案的一站式服務(wù)和管理，延長(zhǎng)醫(yī)院基建工程檔案保管的時(shí)限，并做好備份工作，對(duì)于檔案要進(jìn)行規(guī)范安全的管理，滿足醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的需要。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建工程信息資源的互通互聯(lián)，對(duì)于基建工程信息資源的流通環(huán)節(jié)減少，這樣可以有效的避免重復(fù)勞動(dòng)。

5.2加強(qiáng)人員培訓(xùn)

對(duì)于基建工程檔案管理的人員來說，大型醫(yī)院應(yīng)該盡可能為其提供學(xué)習(xí)、交流以及培訓(xùn)的精準(zhǔn)、廣闊的平臺(tái)，使得管理人員不僅可以對(duì)于像計(jì)算機(jī)這樣的軟硬件設(shè)施進(jìn)行熟練的運(yùn)用，還可以對(duì)于檔案管理系統(tǒng)以及數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行熟練的掌握，進(jìn)而為醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。大型醫(yī)院可以邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士在醫(yī)院進(jìn)行相關(guān)方面的講座，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，還可以組織與其他醫(yī)院之間的合作和溝通，拓寬管理人員的工作思路[8]。與此同時(shí)，還要注意做好新老接替的工作，避免年齡斷層的問題出現(xiàn)，依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，及時(shí)引進(jìn)人才，并且采用老帶新的辦法，對(duì)于新入職的員工來說，這樣可以快速提高其工作技能，進(jìn)而提升大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理的質(zhì)量。

6結(jié)語

綜上所述，社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵動(dòng)力就是醫(yī)療服務(wù)，并且在人們生活中也起著重要的作用。隨著我國(guó)醫(yī)療系統(tǒng)的不斷建設(shè)，醫(yī)院基建工程檔案的管理工作的結(jié)構(gòu)也逐漸發(fā)生了變化，所以對(duì)于大型醫(yī)院來說，就需要對(duì)基建工程檔案管理的模式及技術(shù)等進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)大型醫(yī)院基建工程檔案科學(xué)信息化管理，重視發(fā)展中存在的問題，并及時(shí)解決，以保證管理的質(zhì)量，進(jìn)而提高醫(yī)院的服務(wù)水平，使大型醫(yī)院向更好的方向發(fā)展。

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第9篇：科技檔案管理學(xué)范文

【關(guān)鍵詞】商科；二級(jí)學(xué)院；檔案；管理

近年來， 隨著我國(guó)高等教育教學(xué)改革和高校內(nèi)部教育體制改革的不斷深入，多數(shù)高校已經(jīng)開始或正在實(shí)施或逐步完善二級(jí)院系管理，教學(xué)檔案的管理內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣，本文針對(duì)新時(shí)期二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。

一、文科類二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

（一）檔案管理的任務(wù)、范圍。檔案管理的根本任務(wù)是在各項(xiàng)工作開展過程中收集相關(guān)材料，進(jìn)行鑒定分類、整理備份、保管歸檔并提交至上級(jí)檔案管理部門。在搜集的基礎(chǔ)之上進(jìn)一步鑒定歸檔價(jià)值進(jìn)行分類保存。歸檔價(jià)值的認(rèn)識(shí)決定了一份檔案的質(zhì)量，根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的各類檔案歸檔準(zhǔn)則，我們不難總結(jié)出如下幾條歸檔準(zhǔn)則，亦可以說是歸檔價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：1.“對(duì)社會(huì)和學(xué)校當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考作用、憑證作用以及研究?jī)r(jià)值”“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映各項(xiàng)工作的全過程”。2.“遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間有機(jī)聯(lián)系”。3.“有重點(diǎn)，有特點(diǎn)”。從范圍講，二級(jí)學(xué)院的歸檔一般分為以下大類：辦公（黨政）類、教學(xué)類（本科生/研究生）、科研類、外事類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)和技術(shù)開發(fā)類。其中，對(duì)于文科類二級(jí)學(xué)院，產(chǎn)品生產(chǎn)和技術(shù)開發(fā)類文檔幾乎不存在，外事類檔案也相對(duì)較少，但它反映出學(xué)院在科研、人才交流等方面與國(guó)際接軌、“走出去”“請(qǐng)進(jìn)來”的層次和側(cè)重點(diǎn)，不應(yīng)該被遺漏。

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料。教學(xué)檔案管理質(zhì)量是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高等學(xué)校檔案的主題、核心和重點(diǎn)。近年來，隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大和內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)一步發(fā)展，以及數(shù)字化校園的建設(shè)，高校已經(jīng)開始實(shí)施二級(jí)學(xué)院管理，二級(jí)學(xué)院辦學(xué)自進(jìn)一步加大。因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理內(nèi)容也變得復(fù)雜多樣，本文根據(jù)高校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的一些問題，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。

（二）教學(xué)檔案的特點(diǎn)。1.文件來源分散。教學(xué)檔案來自于教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，除了少部分來源于教務(wù)管理部門外，大部分來源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。而來源于教師個(gè)人的教學(xué)文件材料，大多不需經(jīng)過收發(fā)部門登記，且沒有副本，甚至長(zhǎng)年累月存在于教師個(gè)人手中。因此，教學(xué)檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。2.專業(yè)性強(qiáng)。高校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科劃分比較細(xì)致，一般的高校專業(yè)數(shù)量少則十幾個(gè)，多則幾十個(gè)甚至上百個(gè)，且每個(gè)專業(yè)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容及方法等方面各有不同，導(dǎo)致這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性。3.種類繁多。存放在二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案除了上級(jí)主管部門下達(dá)的文件、本部門的計(jì)劃、總結(jié)及會(huì)議記錄等行政管理材料，還包括教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的教學(xué)管理材料，種類繁多，涉及面廣，內(nèi)容豐富。4.載體的多樣化。教學(xué)檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統(tǒng)載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時(shí)一般需要刻錄成光盤。

二、目前高校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱。二級(jí)院系是從事教學(xué)活動(dòng)的一線教學(xué)單位，承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，特別是在我國(guó)教育行政管理部門對(duì)各高校實(shí)行五年一周期的教學(xué)評(píng)估背景下， 從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工更是始終把教學(xué)工作放在首位，忙于具體的教學(xué)事務(wù)，對(duì)教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學(xué)管理的附屬工作，在評(píng)估檢查時(shí)，往往臨時(shí)突擊，應(yīng)付差事，草率整理。

（二）管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學(xué)校檔案館（室）作為學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門， 對(duì)各二級(jí)學(xué)院的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，不及時(shí)。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級(jí)學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的主動(dòng)性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的力度缺少適當(dāng)?shù)你暯狱c(diǎn)。

（三）重文書類，輕實(shí)體聲像類。由于純文科學(xué)院幾乎沒有實(shí)驗(yàn)?zāi)＞?、科研成果樣品等，往往在存檔中根本不會(huì)在意實(shí)體類聲像類的收集，無論是學(xué)院還是教師也存在一種傾向，即：獎(jiǎng)狀、證書、禮品等是學(xué)院或個(gè)人工作交往中產(chǎn)生的，一旦上交保存，自身的檔案將缺失，再利用時(shí)也比較困難。那么我們可以將具有代表性、存檔價(jià)值高的實(shí)物進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件上交至學(xué)校檔案館，學(xué)院內(nèi)部涉及學(xué)院整體的實(shí)物類檔案由學(xué)院統(tǒng)一保存，并編號(hào)造冊(cè)，注明好時(shí)間、尺寸、材質(zhì)、產(chǎn)生背景等詳細(xì)情況。

三、完善高校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理的措施

（一）根據(jù)自身實(shí)際，逐步建立并完善二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。二級(jí)院系作為教學(xué)檔案管理工作的直接施行者，根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合學(xué)校檔案館（室）的業(yè)務(wù)要求，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新精神，制定教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在高校師生對(duì)所在二級(jí)院系的依賴程度不斷強(qiáng)化的背景下，使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識(shí)、學(xué)科體系的科學(xué)性和權(quán)威性，讓擁有本專業(yè)和學(xué)科知R的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學(xué)科范圍的教學(xué)檔案的規(guī)章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。提高檔案管理人員素質(zhì)，搞好二級(jí)院系教學(xué)檔案工作。高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用，重視二級(jí)院系檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案工作人員的定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，由學(xué)校檔案館（室）的專職檔案工作人員，結(jié)合具體案卷輔以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)。同時(shí)將教學(xué)材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)等掛鉤，激發(fā)二級(jí)院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，從而提高二級(jí)院系教學(xué)檔案工作水平。

（二）充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展教學(xué)檔案管理，以提高工作效率，適應(yīng)改革需求。隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動(dòng)化技術(shù)取得突破性進(jìn)展的背景下，二級(jí)院系教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立教學(xué)檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網(wǎng)絡(luò)一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的及時(shí)收集、迅速整理、全面存儲(chǔ)、高效利用；另一方面實(shí)現(xiàn)與處于業(yè)務(wù)指導(dǎo)核心地位的學(xué)校檔案館（室）的密切溝通，完成教學(xué)檔案信息的上傳下達(dá)，使二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作向縱深發(fā)展，形成高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)模式。

（三）做好教學(xué)檔案材料的收集和歸檔工作。二級(jí)學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時(shí)間和條件。專兼職檔案員要加強(qiáng)檔案意識(shí)和工作責(zé)任心，主動(dòng)地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實(shí)驗(yàn)室、研究所收集分散在個(gè)別教職工手中有價(jià)值的各種材料，并認(rèn)真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯(lián)系是否互相混淆或有拆散現(xiàn)象，檢查是否有遺漏或不需要?dú)w檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。同時(shí)對(duì)各種不同載體形式的檔案材料也要加強(qiáng)收集，如照片、實(shí)物、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等，實(shí)現(xiàn)檔案載體形式多樣化。

（四）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，但是大部分二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員是兼職的，沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，且更換頻繁，因此高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的可以在每年年初由學(xué)校檔案館的專職檔案管理人員，結(jié)合具體案卷，加以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。社會(huì)信息化致使社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄產(chǎn)生于網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化環(huán)境，人們進(jìn)行交流和傳遞信息的手段也從紙質(zhì)走向電子媒體，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要一個(gè)不斷探索、不斷發(fā)展、不斷完善的過程，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理也需要遵循科學(xué)的原理，采取正確的方法，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

（六）進(jìn)行個(gè)性管理，做好檔案服務(wù)。需要注意的是高校之中各部門的工作存在著較為明顯的差異性，每個(gè)部門在工作過程中產(chǎn)生的數(shù)信息以及需要參考的檔案數(shù)據(jù)信息等都有所不同。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的支持下，檔案數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，增加其對(duì)各部門的針對(duì)，可以將不同部門的檔案數(shù)據(jù)信息整合到一起進(jìn)行針對(duì)性管理，并根據(jù)部門的不同進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的分類。不僅如此，檔案數(shù)據(jù)管理人員還可以與具體部門的工作人員進(jìn)行溝通，了解各部門對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的個(gè)性化需要，并以這種需要為依據(jù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行調(diào)整，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)滿足高校內(nèi)部不同部門的差異性需要。

綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應(yīng)該結(jié)合高校實(shí)際情況建立起特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術(shù)，從而為高校教學(xué)、科研以及行政管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]邢韜.高校評(píng)估（教學(xué)）檔案管理系統(tǒng)的分析與測(cè)試[D].北京郵電大學(xué)，2012.