企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理探析
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摘要：隨著近年來我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，國內市場競爭也愈發(fā)激烈。對于企業(yè)來說，物資的采購是其日常經(jīng)濟活動中最為重要的組成部分。物資采購監(jiān)督與管理對于降低企業(yè)運營成本具有極其重要的作用。物資采購是企業(yè)對所需要的各種物資的訂購、運輸、儲備及供應等方面實施計劃、組織及控制。然而一些企業(yè)的物資采購監(jiān)督與管理依然存在部分問題?；诖?，文章對企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理進行探討，希望為相關研究人員和企業(yè)采購人員提供參考。
關鍵詞：企業(yè)；物資采購；監(jiān)督與管理
在企業(yè)運營生產(chǎn)的價值主鏈條中物資采購是重要環(huán)節(jié)，對物資采購進行有效監(jiān)督與管理，不僅可以降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，還對企業(yè)的安全維護與平穩(wěn)生產(chǎn)具有重要影響。然而，假如企業(yè)不將目光放于市場，完成新供應商的開發(fā)準備工作，同時構建規(guī)范的有利于合規(guī)供應商進入的機制，而只滿足于現(xiàn)有供應商的供給，不實施有效的議價比價，長期如此，極易導致供應商喪失有效的競爭，甚至發(fā)生“坐地起價”的惡劣情況。所以，企業(yè)需強化對物資采購的監(jiān)督與管理，使采購的成本與物資質量得到充分控制。
一、企業(yè)對物資采購實施監(jiān)督與管理的必要性
（一）有利于企業(yè)實現(xiàn)提效降本和穩(wěn)產(chǎn)保供
保障供應與提高效益是物資采購活動的兩大核心職能，其中保供是保障企業(yè)物資供應，以及滿足生產(chǎn)運營要求，確保企業(yè)既不會面臨停工待料的情況，同時也不會使庫存出現(xiàn)物料積壓與浪費的問題。而提效則是企業(yè)壓低采購交易價格及運輸成本，從而提高經(jīng)濟效益。由此，企業(yè)的保供與提效是將總結與歸納日常的物資采購工作經(jīng)驗作為基礎，根據(jù)領導層的決策所開展的工作，二者對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具備極其重要的作用。
（二）有利于企業(yè)提高內部控制水平
企業(yè)在對物資采購進行監(jiān)督與管理的過程中，會涉及很多環(huán)節(jié)，比如，前期調研市場、審核招標文件和管理資產(chǎn)等。而在這些環(huán)節(jié)中，內部控制是最為普遍的，但如果內部控制不夠健全，忽視了前、后環(huán)節(jié)，企業(yè)便不能實現(xiàn)對物資采購全過程的有效監(jiān)督與管理。內控體系不健全，還會導致物資采購的各個環(huán)節(jié)可能發(fā)生銜接不暢或者脫節(jié)，從而使企業(yè)內部部門之間出現(xiàn)職責模糊、權限不明等問題。比如，企業(yè)由于對物資的驗收不夠重視，雖然在質保期內察覺到將要發(fā)生的隱患，或者發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質量問題，卻并未積極地應對與解決，沒有維護需方的合法權利，從而導致使用部門對于超出質保期的情況不愿驗收簽字，而與此同時，企業(yè)私自扣留采購資金而被供應商起訴。所以，企業(yè)應強化對物資采購整體環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。
二、企業(yè)監(jiān)督與管理物資采購過程中存在的問題
（一）采購人員的業(yè)務素質偏低
許多企業(yè)在選聘與錄用物資采購人員的過程中，一般保持“重思想、輕技能”的落后思維，往往過于看重物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平，嚴重忽略了采購人員采購企業(yè)生產(chǎn)物資和相關設備的技能。加之部分采購人員對自身的要求偏低，僅僅遵照所上報的采購申請信息，在體系中增添物資的型號、名稱、簽訂合同和生成訂單，極易導致一些引用標準成為無效標準，造成企業(yè)庫存清單的紊亂，一些采購人員不具備判斷物資質量的基礎性鑒別能力，極易造成所采購的物資存在質量偏差、價格偏高的情況；甚至出現(xiàn)所采購的物資并非企業(yè)生產(chǎn)所需物資，嚴重影響企業(yè)對運營成本與庫存物資的有效控制。
（二）選擇與推薦供應商過程中不具備科學方法，缺乏有效競爭
企業(yè)在確定供應商的過程中，假如選擇面狹窄，僅僅與現(xiàn)有的供應商進行深層合作，導致這部分供應商喪失危機意識，所遞交的報價不具備水準與公平性。除此之外，企業(yè)在和新供應商達成首次合作前，必須對新供應商的基本情況進行深入考察，以此規(guī)避新供應商的推薦過于隨意。比如石化倉儲企業(yè)，在采購工藝管道的關鍵性物資諸如化工品物料輸送所用的軟管等過程中，所采購的物資質量對企業(yè)的安全生產(chǎn)具有決定作用，基層部門在選擇物資型號上側重于獨家的生產(chǎn)供應商。而市場中雖然存在眾多軟管生產(chǎn)供應商，且具備質量證書，但是企業(yè)的基層部門明白“細節(jié)決定成敗”的安全生產(chǎn)紅線，從而不信賴新供應商。由此，有效競爭機制欠缺，加之企業(yè)部門還可能提出某些特定的，并且非必要的技術需求與指標，對資格條件設定定向性與傾向性，從而使企業(yè)的招標范圍過于狹窄，在市場中缺乏競爭力。
（三）到貨物資的驗收不夠嚴格
企業(yè)的物資驗收工作實質上是和供需雙方的經(jīng)濟利益存在緊密聯(lián)系，因此，物資的驗收具備極其明顯的時效性。如果物資的驗收出現(xiàn)延誤，或者不嚴格的問題，而企業(yè)未能開展及時的調試工作，從而錯過了退換貨的期限，導致企業(yè)的合法權益受到損害；同時也使供應商的近期結算請求無法實現(xiàn)，極易產(chǎn)生經(jīng)濟方面的糾紛。并且，這么多企業(yè)在運營過程中，倉管人員、采購人員及申購人員沒有一起參與驗收工作，一般，僅有倉管人員開展頻繁的物資驗收工作，同時在驗收的過程中未對產(chǎn)品質量的各個方面檢驗工作加以重視，僅按照運送單據(jù)檢查物資的名稱、規(guī)格、品種及數(shù)量等是否與實物相符，而對于貨物的外包裝是否完好不夠重視，以及極少對物資的質量，尤其是物資的重要指標進行檢驗，比如物資的厚度不符合要求等，極易發(fā)生安全事故。
（四）不能合理確定一般性的招標與采購價格
許多企業(yè)在招標與采購的過程中存在不合理的地方，造成不合理情況的原因也是多方面的。首先，一些企業(yè)在招標書內所公布的采購需求常常存在不準確、不全面及不合理的問題，或者存在漏項，由此發(fā)生“簽證后補”“超預算投資”及“低價中標”等現(xiàn)象；其次，招標書內實質性條款與實際情況不符，一些投標人所作的判斷由于各種原因極易出現(xiàn)失誤，或者發(fā)生不能準確理解的問題，對企業(yè)的一些設備技術與工藝要求不了解，從而導致僅把企業(yè)內現(xiàn)有生產(chǎn)設備的性能參數(shù)作為參考制定招標文件，如此也極易發(fā)生指向性的技術問題；再次，少數(shù)企業(yè)過于重視特定的某個供應商，而為了排擠潛在的投標人而設置條件，從此，各種招標評價的標準不合理、不準確、不全面、不科學、不量化；最后，采購來源過于單一，審核界定不明確，沒有對物資的實際情況進行核定，如此企業(yè)僅僅可以被動地接受供應商的條件與價格。以上幾種因素對采購招標的準確性定價產(chǎn)生影響。
三、企業(yè)強化物資采購監(jiān)督與管理的相關措施
（一）強化培訓、提升素養(yǎng)、權限明確及定期輪崗
企業(yè)應強化采購人員的專業(yè)知識與技能培訓工作，提高采購人員的綜合能力。同時企業(yè)應對采購人員的業(yè)務素質提出更高的要求，必須盡力對采購物資的型號、規(guī)格、參數(shù)含義等方面進行全面掌握，嚴格審核申購信息，對于存在前后矛盾、物資參數(shù)不明確的情況必須由申購部門對實際需求進行核對，然后再簽合同。以此避免出現(xiàn)所采購物資并非企業(yè)所需，做好申購部門和供應商的溝通工作。而采購人員不僅需要牢固掌握理論知識，同時還需具備較好的溝通與總結能力。企業(yè)應構建科學完善的權限分配及平衡管理機制，在行使權利的過程中，必須在崗位職責內與機制范圍內進行?？傮w來說，平均分配權限機制可以總結為：科學分配、有限授權及權由崗定。比如，負責物資保管工作的倉管人員不具備自主采購物資的權利，使用部門上報申購計劃時必須首先經(jīng)過倉管人員對實際庫存情況進行審核，采取集中儲備的模式優(yōu)化庫存結構，把有效庫存的增加與總量控制當作核心工作，嚴格控制物資的庫存動態(tài)，基于企業(yè)的實際需求，確定物資儲備的合理額度，從而提高儲備物資的效率。在采購的詢問與比較價格過程中，采購人員應收集報價單，同等條件下推薦低價成交當作詢價的根本意見，領導層與使用部門依然需要表達詢價意見，而供應商的最終確定應由領導層決策。企業(yè)科學均衡的權限分配管理，有利于創(chuàng)建反腐倡廉的工作環(huán)境與良性的企業(yè)文化，重視利用廉潔文化引導、規(guī)范與感化職工的從業(yè)行為。企業(yè)應對采購崗位實施定期輪崗制度，優(yōu)勢是：首先可以有效鍛煉職工在不同崗位的學習能力，培養(yǎng)職工的業(yè)務綜合能力，有效節(jié)省招聘成本，實現(xiàn)長期有效的管理。其次，促進各個部門之間的協(xié)作發(fā)展，輪崗有助于增強職工對各個部門的體驗，進而形成跨部門協(xié)作的思維，在實際工作中可以從企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標出發(fā)。再次，能夠有效預防采購人員建立長期固定的合作關系，杜絕出現(xiàn)腐敗行為。最后，對崗位的管理措施進行梳理，從中查找到管理方面存在的漏洞。比如可以發(fā)現(xiàn)采購人員對于同一問題所采取的解決方法不夠妥當，輪崗過程中可以有效彌補或糾正已經(jīng)出現(xiàn)的問題和失誤。
（二）提高采購信息的透明度，建立健全供應商準入機制
企業(yè)應運用信息化手段建立科學合理的推薦與備選途徑，對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來說，供應商是重要的外界資源。企業(yè)在及時、安全及經(jīng)濟供應的過程中，對供應商進行控制與管理是極其重要的一環(huán)。一些企業(yè)的物資采購公告不夠規(guī)范、信息不夠公開，致使一些優(yōu)質商無法全面了解企業(yè)的實際需求，從而喪失了公平競爭的機會，同時也為假公濟私等一些非法行為創(chuàng)造了條件。企業(yè)可以通過對倉庫管理，使儲備物資相關的采購信息更加公開化、標識化。此種透明、公開的采購進程有利于職工對部分重要采購信息如質量、價格、服務及供應商等方面進行確定，同時將其作為基礎，使企業(yè)能夠規(guī)范化、標準化地監(jiān)督與管理不同階層職工，并且還能有效聽取其他主體的廣泛意見，特別是職工所提出的建設性意見，領導層也應做出及時反饋，從而使企業(yè)物資采購工作具備較高的規(guī)范性。建立健全供應商的檔案信息與評價、準入機制。在選擇供應商的過程中，企業(yè)必須為供應商提出明確的準入機制，特別是企業(yè)在采購關鍵性物資與重要生產(chǎn)材料的時候，必須結合技術部門、基層部門以及其他相關部門的意見，強化對物資的技術、供應、質檢與服務等方面考核。一些企業(yè)比較能容忍供應商的態(tài)度，并未切實做到優(yōu)勝劣汰。供應商檔案中所附加的資質文件必須涵蓋質量認證體系、質量合格證書、防爆健康安全管理體系、國家工業(yè)產(chǎn)品合格證、特種設備制造許可證等。對于供應商的惡意報價，企業(yè)必須做好相關的檔案記錄與證件審核工作，同時還應在交易過程中，對供應商增加與減少訂貨的適應能力進行記錄，以此可以從不同方面對供應商進行有效評價。只有對供應商的素質進行全面評價，且評價結果合格后，才能把供應商列為企業(yè)物資的采購源。
（三）構建詳細而嚴格的采購物資驗收機制
企業(yè)在對資產(chǎn)管理的過程中，采購物資的驗收是重要基礎，驗收的相關工作內容包括事前參數(shù)設置以及簽訂合同溯源等工作。而一些要求具備專業(yè)技術的設備，僅僅依靠倉管人員、采購人員與基層職工對其關鍵性進行嚴格把關是很難實現(xiàn)的。特別是對于一些石化倉儲等對生產(chǎn)設備具有較高要求的企業(yè)來說，螺桿泵轉速偏低、維修頻率較高等問題都會使企業(yè)的液化品裝卸工作效率受到嚴重影響。選擇與使用一些不標準的動力電纜會導致設備、機器發(fā)生斷電等一些不良后果。所以，企業(yè)在驗收采購物資的過程中，必須形成合力，選派經(jīng)驗豐富、技術水平高的人員負責物資采購中部分技術要求較高的關鍵性環(huán)節(jié)。
四、結語
總而言之，企業(yè)在物資采購的監(jiān)督與管理過程中，必須做到精心設計、有效組織、協(xié)調配合，使監(jiān)督與管理的合力充分發(fā)揮出來，使物資采購的流程更加具備整體性、有效性與合理性。與此同時，企業(yè)還應構建起科學合理的權力分配均衡管理架構、增加供應商科學推薦與備選的途徑、使標書評價的標準更具科學化與量化、注重采購物資的驗收工作，從而使企業(yè)對物資采購實現(xiàn)有效監(jiān)督與管理。
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作者:顏杰 單位:中海石油華鶴煤化有限公司
