人事檔案管理規(guī)范化探析

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一、存在問題

1.檔案管理的重視程度不夠，工作質(zhì)量不高。

在一些企業(yè)里，相當(dāng)一部分職工包括領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案管理就是抄抄寫寫、裝裝訂訂的事務(wù)性工作，它不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，不應(yīng)作為企業(yè)的主要工作來抓，檔案管理只要做到保管好、不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)和查檔就行了，搞好搞壞無所謂，因而檔案管理的人員、經(jīng)費、硬件設(shè)施等很難到位。這種片面的思想認(rèn)識和做法，必然影響檔案管理規(guī)范化提升。檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)就是要保證檔案的真實性，特別是人事檔案的真實性。實際工作中接觸到的很多人事檔案均存在或多或少的問題：如材料空洞的內(nèi)容比較多，真實的卻很少；關(guān)于個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等這些一般性的內(nèi)容反映比較多，而在個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長等重要內(nèi)容放映的卻很少；對過去種種情況反映的遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于近期的情況；定性結(jié)論過多，定量描述較少；內(nèi)容空泛，只記錄優(yōu)點，缺點卻只字不提，甚至前后矛盾等情況。這種檔案材料，根本就不能客觀、公正、全面的對一個人的真實情況進(jìn)行評價。

2.人事檔案管理制度不健全，漏洞較多。

有些企業(yè)尤其是是股份制企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當(dāng)中，無論是對員工職務(wù)的升降還是薪金待遇增減的隨意性都十分大，沒有固定的薪酬考核獎罰體系，有時僅憑老板口頭隨意決定職位、薪酬變動，這就造成員工的工資級別、職務(wù)任免等信息無法形成書面資料。這些不規(guī)范行為，很容易造成一些不良后果。例如，有些人會利用檔案管理上這些不規(guī)范或者漏洞隨意變更參加工作時間、更改年齡、學(xué)歷等等，甚至編造出許多對自己有利的虛假資料，從而使得檔案喪失了它應(yīng)有的真實性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。這種有機可乘致使檔案信息失真的行為，不僅會對人力資源造成嚴(yán)重的浪費，同時也嚴(yán)重褻瀆了檔案資料的真實性。另外，檔案管理上存在的不規(guī)范和某些漏洞，還能導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞無章可循，在程序上極不嚴(yán)肅、在運轉(zhuǎn)上存在漏洞。

3.人事檔案整理不規(guī)范，調(diào)檔查檔沒有規(guī)律性。

人事檔案整理是一項細(xì)致的技術(shù)性較強的工作，必須通過整理使每一個檔案都符合完整、真實、精練、實用的標(biāo)準(zhǔn)。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位普遍存在：原始材料混雜、散亂，甚至根本沒有分類歸放等情況，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒有按照人事檔案要求的十大類進(jìn)行分類詳細(xì)整理，對尤為重要的四、九類材料和別的類型混裝在一起，給檔案利用帶來了諸多不便。

4.檔案隊伍建設(shè)不到位。

有的檔案室人員配備不夠，沒有專職人員，而兼職人員往往身兼多職，沒有把主要精力放在檔案管理方面；有的雖有專職人員，但未經(jīng)過培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，原則性不強，處于應(yīng)付了事的狀態(tài)；有的企業(yè)不能把檔案管理工作者和其他職工一視同仁，待遇明顯偏低，因而他們不想安心工作，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，總找機會想跳槽。這樣的隊伍狀況，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。

5.檔案管理體制有待改進(jìn)。

人事檔案的保密性強，在國有企業(yè)，基本上是本單位管理、本單位使用，檔案利用范圍十分有限。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，非公有經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、中介組織等成為吸納人才的重要方面，同時，國有企業(yè)的人事制度改革逐步深化，大、中專畢業(yè)生面向市場自主擇業(yè)。這種情況表明：通過市場機制調(diào)配人力資源，加快人才流動，勢在必行。很顯然，目前的人事檔案管理體制還不能適應(yīng)這種變化了的新情況。

二、怎樣規(guī)范化

實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化，有許多工作要做，需要企業(yè)的人事、組織、辦公室、離退辦等多個部門通力合作，各負(fù)其責(zé)，各自把關(guān)，齊抓共管。本文要強調(diào)的是，檔案管理工作者必須明確自身職責(zé)，從自己做起，首先把自己的份內(nèi)工作做好。

1.真實準(zhǔn)確，是人事檔案管理規(guī)范化的前提條件。

明確收集人事檔案的范圍和條件，哪些材料必須入檔，哪些材料不必入檔，心中有數(shù)，避免盲目性。對于入檔的材料，要核對事實，嚴(yán)格把關(guān)，去偽存真，查漏補缺，如出生年月，是公歷還是農(nóng)歷？參加工作、入黨入團(tuán)時間，各種表格是否一致？學(xué)歷、工資、職稱材料、首簽合同、續(xù)簽合同是否有序銜接？職工調(diào)動，還要看調(diào)出、調(diào)入的手續(xù)是否齊全。對于不符合歸檔要求的材料，及時處理；手續(xù)不全的材料，聯(lián)系相關(guān)部門進(jìn)行補充。從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，確保入檔材料齊全完整，真實可靠，確保人事檔案信息準(zhǔn)確性和權(quán)威性，為職工管理工作提供基礎(chǔ)保障和可靠依據(jù)。

2.注重學(xué)習(xí)，是人事檔案管理規(guī)范化的必由之路。

檔案管理人員素質(zhì)的高低決定了檔案管理水平的優(yōu)劣。因此，檔案管理人員必須加強學(xué)習(xí)，不斷地學(xué)習(xí)新時期黨的路線方針政策，學(xué)習(xí)十八大以來的新觀點、新理念，學(xué)習(xí)人事管理制度的有關(guān)規(guī)定，熟悉人事工作相關(guān)業(yè)務(wù)，如工資政策、考錄調(diào)配、人員編制、人才開發(fā)、員工管理等，善于總結(jié)經(jīng)驗，注重理論研究，使自己具備合理的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能，不斷提高人事檔案工作的管理和服務(wù)能力。

3.健全制度，是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證。

檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，領(lǐng)會其精神實質(zhì)，結(jié)合實際，制定本單位的人事檔案管理制度，如材料歸檔制度、檢查核對制度、借閱查閱制度、轉(zhuǎn)遞保密制度、登記統(tǒng)計制度等。建立了制度，就要嚴(yán)格按照制度辦事，檔案管理工作者更要身體力行，給職工做出好樣子。企業(yè)還應(yīng)該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其它檔案閱覽室分設(shè)，以達(dá)保密要求。

4.信息化，是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢。

利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將人事檔案資料輸入計算機，通過技術(shù)處理，將文字圖片乃至聲像資料變成數(shù)據(jù)庫，使人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔統(tǒng)計方面實現(xiàn)無紙化操作，保證員工信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性，通過建立檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案利用率，從而適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制對人事檔案管理的新要求。人事檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為人力資源服務(wù)，具有其它資料無法替代的作用。人事檔案管理工作者天地廣闊、任重道遠(yuǎn)。

作者：孟青春 單位：陜西建工第三建設(shè)集團(tuán)有限公司