企業(yè)人事檔案管理的人才使用作用

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摘要：企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)人才使用方面具有重要的作用，是企業(yè)人力資源開發(fā)、員工考核及人力政策制定等工作的重要依據(jù)，直接影響著企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展。在信息時(shí)代背景下，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求。文章從企業(yè)人事檔案管理在人才使用中的重要作用入題，分析企業(yè)人事檔案管理工作變化、現(xiàn)狀及存在問題，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期企業(yè)應(yīng)該采取的管理措施提出建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；作用；存在問題；改進(jìn)措施

企業(yè)人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力以及獎(jiǎng)罰情況進(jìn)行記錄和如實(shí)反映的重要管理工作。企業(yè)在不斷地發(fā)展過程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業(yè)在人力資源開發(fā)、員工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依據(jù)。

一、人事檔案在人才使用中的作用

1.直接反映企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀。企業(yè)的人事檔案是企業(yè)人才基本情況的真實(shí)反映。通過對(duì)人事檔案的匯總和分析，可以了解企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長(zhǎng)等基本情況，能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，也能夠大體的反映和判斷一個(gè)企業(yè)的發(fā)展水平。對(duì)于企業(yè)管理者而言，通過將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出那些方面的人力資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著積極作用，哪些方面的人力資源還需要加強(qiáng)和改進(jìn)，為人力資源開發(fā)提供依據(jù)。2.為企業(yè)用人選才提供真實(shí)信息。人事檔案管理為企業(yè)用人選才和制定用人計(jì)劃提供依據(jù)。對(duì)擬選用員工考察的第一手資料信息一般都來自人事檔案。在考察工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據(jù)，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)和能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并做出科學(xué)、合理的決策。人事檔案材料如實(shí)反映員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲、個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況，這些信息為企業(yè)選才用人提供重要依據(jù)。3.為優(yōu)化人力資源配置提供重要依據(jù)。人力資源配置是將人與物有效地搭配，從而更好地發(fā)揮人潛力，提高工作效率。一方面，由于人力資源處于不斷地變化狀態(tài)下，人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，所以可以通過人事檔案來實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，對(duì)人力資源的需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，在促進(jìn)人力資源合理流動(dòng)的基礎(chǔ)上，也能夠?qū)θ肆Y源配置進(jìn)一步進(jìn)行優(yōu)化。另一方面，企業(yè)人力資源管理可以從人事檔案中充分地挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在更合適的崗位上能夠發(fā)揮最大的效能，這對(duì)于更好地發(fā)揮人力資源的作用具有極為重要的意義。

二、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理常見問題

1.對(duì)企業(yè)人事檔案管理不夠重視。雖然人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中占據(jù)重要地位，但不會(huì)產(chǎn)生直接、明顯的經(jīng)濟(jì)效益，故而一些中小型企業(yè)及少數(shù)大型企業(yè)不重視人事檔案管理工作，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理背后的實(shí)際意義，從而導(dǎo)致人員配置缺失、設(shè)備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。2.人事檔案管理模式落后。在傳統(tǒng)模式中，人事檔案所記錄的信息一般不對(duì)外公開，而只用在本單位或者是上一級(jí)的人事部門，為他們查閱時(shí)提供方便。在更新和完善人事檔案時(shí)也主要以人才在本單位的思想品德和工作表現(xiàn)為主要依據(jù)，屬于封閉式的管理形式。這種現(xiàn)象使人事檔案得不到充分利用，讓實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享的目標(biāo)有了約束，讓人才配置和流動(dòng)不夠合理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)企業(yè)人事檔案管理的工作內(nèi)容及實(shí)際要求發(fā)生了很大變化，但目前一些企業(yè)相關(guān)人事檔案管理工作，仍以紙質(zhì)檔案和人工管理的傳統(tǒng)管理模式為主，工作效率低，檔案管理質(zhì)量差，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。3.管理機(jī)制不夠靈活性。現(xiàn)代企業(yè)管理理念中，人才資源占據(jù)重要地位，直接決定了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的未來發(fā)展，增加了企業(yè)對(duì)于優(yōu)秀人才的實(shí)際需求，促進(jìn)了企業(yè)用人方式的靈活發(fā)展。這種環(huán)境背景下，企業(yè)員工的流動(dòng)性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對(duì)目前越來越靈活的企業(yè)用人模式，表現(xiàn)出較為明顯的不適應(yīng)性和局限性，無法發(fā)揮人事檔案管理工作的實(shí)際效用。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的措施

1.提高對(duì)人事檔案管理工作的重視度。人事檔案是企業(yè)用人決策的重要參考依據(jù)，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中具有重要作用。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用。人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，企業(yè)管理者需全面重視內(nèi)部人事檔案管理工作，將其作為企業(yè)發(fā)展重點(diǎn)工作，加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增加對(duì)其的資源投入，從而提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，規(guī)范人事檔案管理流程，以充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的實(shí)際效用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)定發(fā)展。2.提升人事檔案管理理念和管理模式。在信息時(shí)代背景下，企業(yè)需積極創(chuàng)新自身人事檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)并重視信息資源對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強(qiáng)各項(xiàng)人事資源管理措施的有效落實(shí)，奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，企業(yè)需科學(xué)規(guī)范人事檔案管理工作流程，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業(yè)內(nèi)部人事檔案資料遭到泄露和篡改。3.健全人事檔案管理體制。系統(tǒng)、完善的制度是人事檔案管理工作質(zhì)量提高的基礎(chǔ)保障。企業(yè)應(yīng)結(jié)合人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展需求，對(duì)原有人事檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，從而規(guī)范人事檔案管理行為，落實(shí)人事檔案管理優(yōu)化措施，提高人事檔案管理工作的針對(duì)性和科學(xué)性，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理效益的良性增長(zhǎng)。比如，企業(yè)制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明，使企業(yè)的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。此外，企業(yè)需要努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。4.充實(shí)人事檔案的內(nèi)容和時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新。如獎(jiǎng)勵(lì)懲處，評(píng)優(yōu)評(píng)先，工作調(diào)動(dòng)，職務(wù)任免，何因何果、完成任務(wù)總結(jié)，組織評(píng)價(jià)結(jié)論等。一句話，看到檔案就如見其人、看完檔案就能對(duì)其人有一個(gè)總體上輪廓上的把握，看完組織鑒定就能大致了解和掌握其人的本質(zhì)特征和德，能，勤，績(jī)，廉方面的情況。一方面，充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。在原有檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行完善，將能夠反映個(gè)人個(gè)性化的一些信息和材料補(bǔ)充到人事檔案中來。另一方面，加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，針對(duì)流動(dòng)的人才，對(duì)他們的信息，人事檔案管理部門應(yīng)該有效追蹤記載，保證他們信息真實(shí)完整，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。

結(jié)束語

人事檔案是企業(yè)人力資源管理工作中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)人才需求更加迫切，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長(zhǎng)期發(fā)展，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要。

作者:孫潔 單位:浙江盛世前程人力資源服務(wù)有限公司