企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中內(nèi)部控制問題分析

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一、建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性

近年來，內(nèi)部控制得到我國相關(guān)學(xué)者的重視，并進(jìn)行了有關(guān)研究，取得了許多優(yōu)秀成果。內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)工作中，對(duì)于保證高效嚴(yán)格的工作質(zhì)量具有重要的意義。但是近年來隨著我國會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，內(nèi)部控制迎來了新的問題與挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了新的工作特征與要求。通過對(duì)相關(guān)問題的深入研究，對(duì)于形成正常、有效、安全的會(huì)計(jì)工作系統(tǒng)具有重要作用。根據(jù)相關(guān)定義:內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。而會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制是為保障電算化信息系統(tǒng)正常運(yùn)行，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)、糾正系統(tǒng)出現(xiàn)的錯(cuò)誤和故障，防止舞弊而建立的相關(guān)措施，它能夠?yàn)楸ＷC會(huì)計(jì)電算化的有效運(yùn)行提供及時(shí)和可靠的信息。高效的內(nèi)部控制不僅可以為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行提供一個(gè)良好的外部環(huán)境，同時(shí)內(nèi)部控制通過加強(qiáng)對(duì)軟件開發(fā)質(zhì)量的監(jiān)督以及對(duì)工作人員行為的規(guī)范與約束，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用，可以保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠與完整和財(cái)務(wù)報(bào)告信息的準(zhǔn)確與安全。

二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中的問題分析

(一)存儲(chǔ)介質(zhì)變化帶來的問題

傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)以手工操作為主要的工作形式，每筆會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理都設(shè)置了嚴(yán)格的稽核與審查制度，同時(shí)需要經(jīng)過各級(jí)主管部門的審查、簽字、蓋章等程序。層層監(jiān)管以及嚴(yán)密的制度與措施，對(duì)于確保會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性與一致性具有不可忽視的重要作用。但是隨著電子信息系統(tǒng)在會(huì)計(jì)工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的組織控制功能減弱。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)主要是紙張記錄，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)被改動(dòng)或者出現(xiàn)其他失誤，被修改過的痕跡都會(huì)很容易被辨別出來。但是，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)是以電磁作為介質(zhì)，相關(guān)數(shù)據(jù)是被直接刻錄在磁盤或者硬盤中，數(shù)據(jù)一經(jīng)被修改任何痕跡不會(huì)留下，增加了業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)性。存儲(chǔ)介質(zhì)的變化為會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制帶來新的問題。

(二)軟件程序開發(fā)亟待完善

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國的軟件開發(fā)技術(shù)取得顯著成果。但是對(duì)于軟件系統(tǒng)的安全性有待提高，尤其是對(duì)于安全系數(shù)要求比較嚴(yán)苛的會(huì)計(jì)工作，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的安全問題顯得尤為重要。在手工會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)中，對(duì)于每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)都會(huì)有相應(yīng)權(quán)限的工作人員組織審核與簽章。而在會(huì)計(jì)電算化的組織系統(tǒng)內(nèi)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作是以電子信息處理系統(tǒng)為主，各工作崗位的職權(quán)劃分發(fā)生了變化。高度集中的會(huì)計(jì)電算化處理系統(tǒng)致使會(huì)計(jì)工作的職責(zé)集中，針對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的輸送和數(shù)據(jù)的報(bào)送完全可由一個(gè)人完成。這種工作模式中增加了會(huì)計(jì)工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)內(nèi)部控制變得更加復(fù)雜

會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展促使檔案保管工作采取新的舉措。會(huì)計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用，增加了會(huì)計(jì)工作內(nèi)容。會(huì)計(jì)管理工作一方面需要對(duì)相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行妥善保管，另一方面還要安全保存、保管好各種存儲(chǔ)在磁盤或硬盤等電子介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序。過去以手工操作為主的會(huì)計(jì)工作只需做好各環(huán)節(jié)的審核、確認(rèn)、保管等相關(guān)工作。與之相比，會(huì)計(jì)電算化操作系統(tǒng)使得內(nèi)部控制變得復(fù)雜化，增加了許多新的內(nèi)容，例如，電子編程、系統(tǒng)維護(hù)和相關(guān)工作人員的內(nèi)部管理工作，這些涉及許多新的會(huì)計(jì)檔案，需要更加嚴(yán)密安全的保管措施。

三、內(nèi)部控制在企業(yè)會(huì)計(jì)電算化中的改革

(一)構(gòu)建全新的管理機(jī)制

針對(duì)會(huì)計(jì)工作模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)建立與之相適應(yīng)的全新的管理機(jī)制。例如，構(gòu)建新的部門分配制度，各組織部門、人員的職權(quán)分割制度，職權(quán)的監(jiān)管控制制度。這些制度的完善是財(cái)務(wù)系統(tǒng)安全運(yùn)行的保障。為組建強(qiáng)有力的內(nèi)部控制，企業(yè)管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明、明確組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)部分工。對(duì)于系統(tǒng)性很強(qiáng)的會(huì)計(jì)工作，不同的人員有不同的分工，負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。在會(huì)計(jì)電算化工作模式下，對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入、輸出和傳送，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序的使用都應(yīng)建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，保障企業(yè)有序和諧地發(fā)展。培養(yǎng)有技術(shù)、有道德的復(fù)合型高素質(zhì)內(nèi)部會(huì)計(jì)工作人員。

(二)加強(qiáng)操作程序的控制

嚴(yán)格的上機(jī)守則與操作流程的制定，是保證信息處理質(zhì)量的前提。同時(shí)內(nèi)部操作控制制度化同樣要求制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程。對(duì)電算化機(jī)房內(nèi)工作人員加以規(guī)定性的上機(jī)守則，有利于提高會(huì)計(jì)電算化工作的效率，增強(qiáng)會(huì)計(jì)工作的安全性與科學(xué)性。而準(zhǔn)確嚴(yán)密的操作規(guī)程的設(shè)定可以幫助會(huì)計(jì)工作人員盡快熟悉業(yè)務(wù)，提高工作能力。上機(jī)守則與操作流程的設(shè)置需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的環(huán)境與變化不斷地進(jìn)行修改完善，它不是一成不變的，而是為實(shí)現(xiàn)更好的會(huì)計(jì)電算化工作服務(wù)的。

(三)加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全管理

在會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的管理過程中，加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全相當(dāng)重要。會(huì)計(jì)電算化在提高會(huì)計(jì)工作效率的同時(shí)，也增加了會(huì)計(jì)工作的難度與風(fēng)險(xiǎn)。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全控制與網(wǎng)絡(luò)的安全管理十分必要。如在工作中嚴(yán)禁非操作人員對(duì)財(cái)務(wù)專用電腦進(jìn)行私自操作，完善電子數(shù)據(jù)的保密工作，注意電子機(jī)房的環(huán)境保護(hù)等，這些都是增強(qiáng)系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)安全管理的具體體現(xiàn)。

(四)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作

《會(huì)計(jì)法》對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的相關(guān)內(nèi)容作了詳細(xì)規(guī)定。因此依照有關(guān)法律、法規(guī)的要求，相關(guān)部門需要定期或不定期地核審會(huì)計(jì)資料。核查費(fèi)用簽字是否違反了有關(guān)內(nèi)部控制制度，有沒有規(guī)范的憑證附件。對(duì)比電子存儲(chǔ)數(shù)據(jù)與書面記錄是否一致，一旦查出存在錯(cuò)誤或者不合理的帳表需要及時(shí)予以處理調(diào)整。內(nèi)部審計(jì)工作需要做到全面、準(zhǔn)確、有效，如此方可發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的積極作用。

作者：陳紅 單位:潮汕職業(yè)技術(shù)學(xué)院