醫(yī)院管理制度下的人事檔案精細化管理

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摘要：現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度是中國特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度的重要組成部分，建立權(quán)責清晰、管理科學、治理完善、運行高效的現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，推動醫(yī)院管理規(guī)范化、精細化和科學化，實現(xiàn)醫(yī)院治理能力和管理體系的現(xiàn)代化。精細化管理人事檔案為支撐現(xiàn)代醫(yī)院管理中人力資源管理和人才培養(yǎng)培訓(xùn)管理制度提供了有效保障。本文主要探究現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下如何精細化管理醫(yī)院人事檔案。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院管理；人事檔案；精細化管理

人事檔案能全面客觀的反映每一位職工的綜合信息，是干部職工個人工作、思想、作風、素質(zhì)上的真實寫照。力求人事檔案工作收集全面、整理精細、管理嚴格，意義重大?，F(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展必須要由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向信息化管理發(fā)展，圍繞著精細化整理這條主線，以信息技術(shù)手段為載體對人事檔案管理工作進行精細化管理，減少人力管理成本，從而改變傳統(tǒng)管理困難的弊端，提高醫(yī)院管理工作效率。

一、醫(yī)院人事檔案管理精細化管理的意義和作用

人力資源是醫(yī)院的核心競爭力之一，隨著城市公立醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院的深化，各類醫(yī)護人員數(shù)量快速增長，醫(yī)院人事檔案的數(shù)量也迅速增加。安全規(guī)范地做好醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院發(fā)展中就顯得尤為重要。精細化管理是管理過程中的重要步驟，它主要通過專業(yè)化系統(tǒng)化的管理方法，借助現(xiàn)代信息技術(shù)完善管理制度，創(chuàng)新管理辦法，改進管理模式，提高管理工作效率，減少管理中存在的漏洞和問題。精細化管理的主要作用有：一是橋梁作用，精細化管理可以為醫(yī)院精準的提供人才各類信息，全面掌握每個員工的情況，同時，精細化管理也能夠促進員工對醫(yī)院信任，使員工工作積極性被有效激發(fā)，從而提高員工服務(wù)質(zhì)量。二是決策考核作用，精細化管理可將員工業(yè)務(wù)能力真實反應(yīng)出來，為員工實現(xiàn)個人發(fā)展與職稱評定、晉升提供重要參考依據(jù)；第三，風向標作用，有利于醫(yī)院掌握人才結(jié)構(gòu)的配比情況，幫助醫(yī)院管理者不斷優(yōu)化人力資源。

二、當前醫(yī)院人事檔案精細化管理的主要問題

（一）醫(yī)院人事檔案的歸檔管理落后醫(yī)院屬于知識密集型單位，依照有關(guān)干部人事檔案工作的歸檔要求，主要有十類，不論是哪一類，需要歸檔的信息都比較多，而對于人事檔案的信息收集與歸檔問題一定要更加的全面且完善，這樣才能夠?qū)⑨t(yī)院的醫(yī)務(wù)人員基本信息如學歷、技能、業(yè)務(wù)能力、進修等各方面全面真實記載下來。而保存所有工作人員的詳細信息的人事檔案，信息量是非常大的。再加上，目前相當大一部分醫(yī)院人事檔案歸檔管理方面的工作細則還不夠完善，很多醫(yī)務(wù)人員的重要信息甚至都沒有歸入到檔案中，這也是目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題。這導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理難于管理所以，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理制度已經(jīng)不適合現(xiàn)在的醫(yī)院。而在現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度要求下，通過引進信息技術(shù)加強精細化管理，可以幫助管理者及時有效的發(fā)現(xiàn)管理中存在的細小問題，從而盡快將其解決。

（二）醫(yī)院人事檔案的開發(fā)利用低傳統(tǒng)的觀念認為，醫(yī)院主要工作重心是以提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，促進醫(yī)患關(guān)系和諧為目標，對于人事檔案的管理并沒有一個正確認識。有關(guān)調(diào)查顯示，人事檔案工作的具體內(nèi)容，僅有不到百分之十五的醫(yī)務(wù)人員了解，而大部分員工覺得在醫(yī)院設(shè)置人事檔案管理這個部門對其沒有任何感覺?，F(xiàn)國內(nèi)醫(yī)院的人事檔案管理，在一二線城市中信息化應(yīng)用已經(jīng)得到普及，但是仍舊有很多醫(yī)院在人事檔案仍就以傳統(tǒng)模式開展，統(tǒng)計查找耗費了工作人員很大的精力，信息化管理有待提升。

（三）醫(yī)院人事檔案專業(yè)人才不足醫(yī)院人事檔案需要從事該項工作的管理者必須擁有一定程度的業(yè)務(wù)能力，同時還要具備較高水平的政治素養(yǎng)。但是目前我國的醫(yī)院中，從事人事檔案方面工作的人員大多都不是專業(yè)性人才。很多工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識，也沒有一個較強的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。很多醫(yī)院的人事檔案管理人員多是負責行政的員工，往往都身兼多職，醫(yī)院也一直沒有為人事檔案配備專門的工作人員。另外，人事檔案管理相關(guān)的工作通常會讓步于醫(yī)院其他部門的工作，所以醫(yī)院本身對人事檔案工作的重視度也不夠，對人事檔案的投入與花費也并不是很多，管理上更為寬泛。

三、在現(xiàn)代醫(yī)院的管理制度下實行人事檔案精細化管理的策略

（一）建立健全醫(yī)院人事檔案管理工作長效機制建立健全人事檔案管理工作長效機制是提高認識檔案管理工作效率的基本保障，醫(yī)院需制定各類明確的人事檔案管理制度，合理安排與協(xié)調(diào)醫(yī)院人事檔案管理工作，使得醫(yī)院人事檔案管理工作能在各項制度的指引與約束下高效進行。同時做好醫(yī)院檔案的精細化管理，將人事檔案管理工作量化、目標化及具體化，明確相關(guān)責任，使得相關(guān)檔案管理人員能對自身工作開展的內(nèi)容與責任更為清晰?？蓪⑨t(yī)院人事管理工作進行目標化管理，依據(jù)醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展目標，對醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展做好相應(yīng)規(guī)劃，確定人事檔案管理目標，并將目標進行分解細化，分解為每個階段的階段性目標，讓每一階段的醫(yī)院人事檔案管理工作的開展有目標可依，使得醫(yī)院人事檔案管理工作開展與醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展目標相契合。在干部檔案管理上力求嚴字當頭，認真貫徹落實中央《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，制定和完善人事檔案規(guī)章制度，制定具體的人事檔案管理流程，增強管理者的責任心和使命感。對檔案材料收集、鑒別和歸檔，檢查、核對和保管，轉(zhuǎn)遞借閱和查閱，以及管理人員的職責和保密等工作要作出具體規(guī)定，對轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出的檔案嚴格把控，日常管理工作堅持嚴守紀律、嚴謹細致的原則，強化規(guī)矩意識，切實做到依法依規(guī)、轉(zhuǎn)借規(guī)范。制作查閱轉(zhuǎn)借審批表，嚴格按照程序和要求審核，對查閱檔案進行嚴格審批，履行好系列手續(xù)，避免干部人事檔案的丟失。

（二）創(chuàng)建并完善醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理制度在信息化時代背景下已不相適應(yīng)，要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展背景對現(xiàn)代人事檔案制度的更新完善，大力推進信息化工作模式。通過數(shù)字信息化手段建立起的人事檔案管理系統(tǒng)，集中人事信息資源，并依據(jù)不同信息建立起不同查找辦法，對人事檔案進行全面數(shù)字化信息技術(shù)管理監(jiān)控，使人事檔案轉(zhuǎn)向精細化和標準化。由于醫(yī)院內(nèi)部每一個科室的需求都會有所不同，所以，要求系統(tǒng)能夠從各方面分析出數(shù)據(jù)信息并將其輸出，而且人才關(guān)鍵指標也應(yīng)當在系統(tǒng)中有特定的設(shè)置，這樣可以通過特定指標快速檢索出高素質(zhì)額優(yōu)秀人才，從而提高醫(yī)院各個部門之間數(shù)據(jù)信息的真實性和有效性，也讓信息獲取更加完整。同時要考慮數(shù)據(jù)庫的保密性和安全性。在醫(yī)院，醫(yī)務(wù)人員的人事信息都存在于人事檔案中，這些都是醫(yī)務(wù)人員的個人隱私，在對醫(yī)院的人事檔案系統(tǒng)進行精細化的管理時，一定要保證創(chuàng)建的系統(tǒng)擁有較為完善的防護性，只有安全性較強的系統(tǒng)才能夠使人事檔案管理穩(wěn)定的運行。而且創(chuàng)建人事檔案系統(tǒng)使必須依照規(guī)章制度，一定要在制度的管理下進行精細化的系統(tǒng)建設(shè)。只有這樣才能夠讓醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)部管理員對信息的保密意識加強，從而提高內(nèi)部管理的管控效果。另外，醫(yī)院人事檔案部門在創(chuàng)建信息化的管理系統(tǒng)時，還要考慮信息的安全性。為了防止有不法分子盜取檔案信息或通過黑客技術(shù)竄改檔案信息，還需要為系統(tǒng)設(shè)置防火墻，定期為系統(tǒng)做病毒檢測，從而提高人事檔案管理得信息安全性。

（三）提高醫(yī)院人事檔案管理人才綜合素質(zhì)人才是任何一個行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，有了良好的人才基礎(chǔ)才能談壯大發(fā)展。人才是醫(yī)院發(fā)展的首要資源，配備思想政治素質(zhì)好、工作責任心強的同志專管人事檔案，通過定期培訓(xùn)學習，學習借鑒外部先進經(jīng)驗提高自身綜合素質(zhì)。同時，積極引進優(yōu)秀專業(yè)化的檔案人才，帶動醫(yī)院人事檔案工作更加規(guī)范化和標準化，提高人力資源管理工作的綜合效率和整體能力。并狠抓人事檔案信息化建設(shè)，增強人事檔案信息化意識，不斷提高人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能和工作能力，將工作程序規(guī)范化，促使工作任務(wù)標準化。只有醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升，精細化的管理中才會減少細小問題的發(fā)生，這樣對于人事檔案管理的質(zhì)量也會有所保障，同時檔案人員的工作效率也會得到提升。另外，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案在提升高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，保證檔案管理員的穩(wěn)定性也是一項重要指標。同時，配備穩(wěn)定的專職人事檔案管理員，盡量減少其承擔或兼任其他業(yè)務(wù)工作，確保人事檔案管理的專職性與連續(xù)性。

四、結(jié)語

通過以上分析可知，精細化的管理對于醫(yī)院人事檔案的意義是十分重大的。在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下，人事檔案管理要想進行精細化的管理，首先要了解當前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題并提高管理的質(zhì)量和效率；同時，對人事檔案進行精細化管理還需要為人事部門創(chuàng)建一個信息數(shù)據(jù)庫，并對相關(guān)系統(tǒng)進行完善，保證系統(tǒng)的安全防護性；最后，則是提高該部門人員的綜合素質(zhì)，使精細化管理落實到人事檔案管理的每一處，只有這樣才會讓現(xiàn)代醫(yī)院管理制度中人事檔案管理充分發(fā)揮出它的價值。

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作者：韋師 單位：廣西河池市人民醫(yī)院