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建設(shè)單位對項(xiàng)目投資的成本控制與管理

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建設(shè)單位對項(xiàng)目投資的成本控制與管理

【摘要】建設(shè)項(xiàng)目成本管理的主要內(nèi)容涵蓋工程項(xiàng)目前期決策、項(xiàng)目實(shí)施執(zhí)行、工程結(jié)算階段全過程的項(xiàng)目管理。有效的成本控制與管理,防止“超預(yù)、超概”等失控情形發(fā)生,重點(diǎn)在于項(xiàng)目全過程的控制與決策,難點(diǎn)在于項(xiàng)目實(shí)施過程的管理。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目;成本管理;控制與決策

1引言

建設(shè)項(xiàng)目成本大體可以劃分為3個階段:前期決策階段、建設(shè)實(shí)施過程和竣工驗(yàn)收結(jié)算階段。工程項(xiàng)目的建設(shè)單位或者項(xiàng)目管理公司作為項(xiàng)目管理與執(zhí)行的主體,對項(xiàng)目成本的控制負(fù)主要責(zé)任。工程項(xiàng)目前期工作主要包括項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目招投標(biāo)、合同談判與簽訂等內(nèi)容;工程建設(shè)過程中主要包括購買材料、機(jī)器等設(shè)備、項(xiàng)目建造及監(jiān)督等;在后期,工程竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目結(jié)算也是控制項(xiàng)目成本的一大部分工作。整個項(xiàng)目建設(shè)過程成本管理涉及到方方面面,比較復(fù)雜。在實(shí)際工作中,很多建設(shè)項(xiàng)目的成本通常會比原計(jì)劃的成本高出許多。我們要做的就是有效地對成本進(jìn)行控制和管理,避免出現(xiàn)失控的情況,解決這個問題的關(guān)鍵就是對過程進(jìn)行有效的控制和管理。本文通過具體的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的全過程成本管理和控制,總結(jié)項(xiàng)目成本管理的經(jīng)驗(yàn)和方法。

2項(xiàng)目前期成本控制與管理

2.1項(xiàng)目決策階段成本控制與管理

在項(xiàng)目的建設(shè)過程中,始終會受到對項(xiàng)目成本的確定與控制的影響。對工程的成本影響最大的就是對項(xiàng)目技術(shù)方案和對經(jīng)濟(jì)的決策。建設(shè)成本的高低直接受到項(xiàng)目規(guī)模的大小、項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的高低和項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容以及項(xiàng)目建設(shè)選址地點(diǎn)的影響。通過對大量的實(shí)踐分析和統(tǒng)計(jì),決策階段對項(xiàng)目成本的影響高達(dá)70%~90%。因此,這一階段是對項(xiàng)目進(jìn)行成本控制的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目投資決策階段主要有3部分工作內(nèi)容:編制項(xiàng)目建議書、編報(bào)可行性研究報(bào)告、對項(xiàng)目投資決策進(jìn)行審批。項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告建設(shè)單位成本控制的重要環(huán)節(jié)之一。可研報(bào)告不但是一項(xiàng)決策性的文件,也為項(xiàng)目后期的結(jié)算、后評價(jià)研究和分析提供了重要依據(jù)。審批后的可行性研究報(bào)告作為投資決策的支撐文件,也是項(xiàng)目限額設(shè)計(jì)的重要依據(jù),可以有效控制設(shè)計(jì)時所需的成本。另外,建設(shè)單位要時刻關(guān)注項(xiàng)目的當(dāng)前花費(fèi)和各種動態(tài)因素的變化,嚴(yán)格控制資金的使用。但是也不能過多地節(jié)省資金,影響工程的質(zhì)量從而造成建設(shè)過程中的資金缺口,影響項(xiàng)目的正常實(shí)施。某建設(shè)項(xiàng)目的投資概算為9000多萬元,項(xiàng)目在實(shí)施到一半的時候就支出了6000多萬元,遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了投資概算。經(jīng)過專家的仔細(xì)分析發(fā)現(xiàn):一方面,在編制投資估算時項(xiàng)目內(nèi)容考慮不周,忽略了項(xiàng)目購地成本、施工場地租地費(fèi)用、場地平整費(fèi)用以及部分工程建設(shè)費(fèi)用;另一方面,在項(xiàng)目實(shí)施過程中對建設(shè)方案做了大的調(diào)整。這些因素使得在項(xiàng)目一開始成本就超出了預(yù)算,根本不可能有效地對成本進(jìn)行控制與管理。

2.2對工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)成本的控制與管理

建設(shè)項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)費(fèi)用不到整個建設(shè)工程全部費(fèi)用的1%,但工程的設(shè)計(jì)對整個工程的造價(jià)卻有著十分重要的影響,對工程的合理的設(shè)計(jì)可以降低整個工程費(fèi)用5%~10%左右,有的甚至可以達(dá)到整個工程費(fèi)用的10%~25%。所以,建筑工程的設(shè)計(jì)階段尤為重要。建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位兩者之間要有充分的溝通,盡可能做到工程的最優(yōu)化設(shè)計(jì),要盡量避免因設(shè)計(jì)的原因在工程施工中做出巨大的設(shè)計(jì)變更,導(dǎo)致整個工程項(xiàng)目的工期加長,產(chǎn)生工期索賠以及建設(shè)內(nèi)容修改,大幅增加建設(shè)費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)充分審核設(shè)計(jì)方案及設(shè)計(jì)內(nèi)容是否符合項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目立項(xiàng)階段確定的技術(shù)要求。如果設(shè)計(jì)內(nèi)容與項(xiàng)目立項(xiàng)內(nèi)容存在大量不一致的地方,應(yīng)及早調(diào)整設(shè)計(jì)方案或重新調(diào)整項(xiàng)目立項(xiàng)內(nèi)容,所有重大修改與變更切勿在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行調(diào)整。同時,在設(shè)計(jì)過程中,確保必要合理的設(shè)計(jì)周期,使設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)工作能夠充分細(xì)化、考慮周到,項(xiàng)目接口明確,專業(yè)碰撞及早發(fā)現(xiàn)與處理,避免以后產(chǎn)生大的設(shè)計(jì)變更。

2.3招投標(biāo)階段的成本控制與管理

招投標(biāo)階段主要的工作內(nèi)容包括工程項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)、定標(biāo)和項(xiàng)目合同的談判、項(xiàng)目合同的簽訂。本階段中,招標(biāo)文件的具體內(nèi)容和簽訂合同的擬定尤為重要,是整個項(xiàng)目的重中之重。

2.3.1嚴(yán)格編制招標(biāo)文件

建設(shè)單位在對招標(biāo)文件進(jìn)行編制并且在對建筑工程項(xiàng)目的清單進(jìn)行編寫時應(yīng)設(shè)置想要完成的成本控制目標(biāo),建設(shè)單位應(yīng)對招標(biāo)機(jī)構(gòu)提供完整的設(shè)計(jì)成果文件。與此同時,對招標(biāo)范圍、實(shí)施項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報(bào)價(jià)的要求、合同專用條款等內(nèi)容進(jìn)行文件的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性的相關(guān)審查。例如,在合同文件中常見的表述有下面類型:“建設(shè)施工合同中約定因市場或政策性等因素造成人工費(fèi)增幅或者減幅超過5%時應(yīng)進(jìn)行合約的適當(dāng)性的調(diào)整,調(diào)整方式以項(xiàng)目所在地同期的工程造價(jià)信息中投標(biāo)價(jià)和工程實(shí)施價(jià)格的最低差值和項(xiàng)目所在地相關(guān)工程實(shí)施期間工程的造價(jià)的最小值的百分比作為工程調(diào)整的系數(shù),以此系數(shù)減去5%的差值乘以自主報(bào)價(jià)作為調(diào)整之后的工程結(jié)算價(jià)格”。上面對工程造價(jià)調(diào)整的信息當(dāng)中,存在以下的問題:首先合約中沒有約定是對工程中超過5%的部分進(jìn)行價(jià)格調(diào)整還是對整個工程項(xiàng)目進(jìn)行價(jià)格調(diào)整;另外,對于同期對應(yīng)價(jià)格的理解,建設(shè)單位往往認(rèn)為是同期的競標(biāo)價(jià)格,但是施工單位往往認(rèn)為是投標(biāo)期間價(jià),對1個較大的建設(shè)工程項(xiàng)目,這兩者往往會造成幾百萬元的工程差價(jià)。所以,可以看出,招標(biāo)文件的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性對于整個項(xiàng)目成本的控制是非常關(guān)鍵和重要的。

2.3.2詳細(xì)約定合同專用條款

建設(shè)單位要嚴(yán)格核對施工合同和招標(biāo)文件的一致性,建設(shè)單位或者施工單位不能對其單獨(dú)做實(shí)質(zhì)性的改變,建設(shè)單位和施工單位之間更不能簽訂“陰陽合同”。雙方可以在合同的專用條款中明確分解招標(biāo)文件中未明確規(guī)定的部分進(jìn)行合理的完善,但不能從根本上改變整個合同。某精裝修施工項(xiàng)目招標(biāo)文件中明確規(guī)定,項(xiàng)目的合同價(jià)格為固定總價(jià)合同,投標(biāo)單位可以按照項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)該考慮到的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行工程的報(bào)價(jià)。在確定中標(biāo)單位之后簽訂相關(guān)的施工合同時,建設(shè)單位以項(xiàng)目的單價(jià)合同對雙方更公平為由,將固定總價(jià)合同改為固定綜合單價(jià)合同,導(dǎo)致建設(shè)工程在最終結(jié)算時由于工程量的變化造成工程建設(shè)費(fèi)多支出幾百萬元的費(fèi)用。所以,在合同相關(guān)條款的簽訂時合同的完整性十分重要。另外,建設(shè)單位和施工單位雙方可以在簽約時約定,在工程結(jié)算時需要對工程進(jìn)行審計(jì),并依照最終結(jié)算時審計(jì)的結(jié)果付款。通過以上對條款的約定和條款的完整性可使建設(shè)單位完善工程成本的控制工作。

3項(xiàng)目實(shí)施階段的成本控制

建設(shè)項(xiàng)目工程施工階段是整個建筑項(xiàng)目實(shí)體的形成階段,是整個建設(shè)項(xiàng)目人力、物力、財(cái)力消耗的最主要的階段。施工階段工作量大,涉及的范圍廣,并且影響項(xiàng)目施工成本的相關(guān)因素較多。另外,施工周期的變化、相關(guān)施工政策的調(diào)整、工程項(xiàng)目材料價(jià)格變化、人力成本市場的波動都會對工程項(xiàng)目成本的管理造成影響,這就需要建設(shè)單位對項(xiàng)目施工階段進(jìn)行嚴(yán)格的項(xiàng)目管理。

3.1建立簡潔、合理的項(xiàng)目管理體系

建設(shè)單位要對整個建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行合理的管理和組織,要明確劃分項(xiàng)目管理中各個領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間的責(zé)任和權(quán)利。在工程的施工實(shí)施階段,建設(shè)單位的相關(guān)權(quán)限應(yīng)適當(dāng)?shù)厍耙?,?yīng)最大程度地減少工程項(xiàng)目的中間環(huán)節(jié)。非小型規(guī)模的建設(shè)工程施工項(xiàng)目應(yīng)該設(shè)有施工現(xiàn)場的指揮管理辦公室,并賦予其現(xiàn)場管理和處置的責(zé)任和權(quán)利,這樣能夠最大程度地提高建設(shè)工程的施工效率。本文中提到的某精裝修工程施工項(xiàng)目設(shè)有項(xiàng)目管理和實(shí)施小組。項(xiàng)目管理小組主要包括建設(shè)單位的相關(guān)職能部門,項(xiàng)目管理小組主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目手續(xù)的報(bào)批、招標(biāo)采購、費(fèi)用支出審批及審定設(shè)計(jì)變更方案等;實(shí)施小組由各個單位的借調(diào)人員和建設(shè)單位的外聘人員構(gòu)成,實(shí)施小組主要負(fù)責(zé)組織施工單位的工程施工、施工質(zhì)量監(jiān)督和相關(guān)的安全管理。在施工單位施工過程中,涉及到施工費(fèi)用變更的問題時施工小組要向管理小組請示。管理小組通過開會討論實(shí)施小組的請示,但由于管理小組的人員少有專業(yè)背景和缺乏實(shí)際項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致現(xiàn)場的相關(guān)事項(xiàng)議而不決,反復(fù)修改的現(xiàn)象出現(xiàn),最后造成工期延誤以及施工單位幾百萬元費(fèi)用的索賠。所以,最優(yōu)的項(xiàng)目管理體系應(yīng)盡量避免過多的中間環(huán)節(jié),這樣能夠有效避免各個部門之間的協(xié)商障礙,有利于降低風(fēng)險(xiǎn),有效管理工程,節(jié)約建設(shè)成本。

3.2嚴(yán)格管理工程變更,合理選擇建設(shè)材料

3.2.1建設(shè)單位要嚴(yán)格管理工程變更

工程變更有時是由設(shè)計(jì)的施工圖紙修改造成的,但更多是建設(shè)單位修改設(shè)計(jì)方案直接導(dǎo)致的工程變更。有時因?yàn)轫?xiàng)目建設(shè)部門和工程的使用部門意見不一致導(dǎo)致工程的多次修改。另外,個別的管理人員在違反程序的前提下多次私自提高工程的裝飾標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致整個項(xiàng)目的成本大幅度上升。所以,施工過程中控制工程成本最關(guān)鍵的部分是工程建設(shè)程序的變更和工程程序的嚴(yán)格執(zhí)行。涉及到工程變更要嚴(yán)格按照變更程序進(jìn)行審批,與此同時,現(xiàn)場管理人員應(yīng)該對相關(guān)變更及時做出費(fèi)用的預(yù)算,并將預(yù)算的結(jié)果造成的影響及時上報(bào)以供變更的審批工作。

3.2.2建設(shè)單位要合理選擇建設(shè)的主要材料、設(shè)備的檔次

在整個建設(shè)工程項(xiàng)目的造價(jià)中,建設(shè)材料的費(fèi)用占到工程造價(jià)的60%~80%,所以,在工程的施工過程中,主要建設(shè)材料的選擇及對材料價(jià)格的審批程序是項(xiàng)目成本控制的關(guān)鍵部分。有時建設(shè)單位過分追求建設(shè)材料的高檔次,經(jīng)常選擇進(jìn)口材料或國內(nèi)建設(shè)工程的頂級材料,不能嚴(yán)格執(zhí)行材料比價(jià)采購的相關(guān)程序。另外,可能出現(xiàn)工程項(xiàng)目管理人員由于未經(jīng)審批的情況下私自批價(jià)等情況,導(dǎo)致工程的整個造價(jià)材料費(fèi)比概算增加近千萬元。所以,建設(shè)單位要對主要建設(shè)材料進(jìn)行合理的選取,滿足工程的使用功能即可。另外,對于頂級材料、設(shè)備的選擇要按照程序經(jīng)過嚴(yán)格的審查和管理,力爭將設(shè)備和主要材料的費(fèi)用降低到合理的范圍之內(nèi)。

4工程項(xiàng)目結(jié)算階段中的成本控制與管理

建設(shè)項(xiàng)目工程的后期主要是項(xiàng)目結(jié)算成本的控制。項(xiàng)目竣工的結(jié)算審計(jì)是建設(shè)項(xiàng)目成本的最后1個環(huán)節(jié)。雖然本環(huán)節(jié)有些像事后控制的意味,但是依然有效。首先,項(xiàng)目審計(jì)結(jié)算的工程量應(yīng)確定符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際中,工程量的計(jì)算存在很多貓膩,有時會將已經(jīng)計(jì)算過的工程修改名字后重新加入到其他工程量的計(jì)算中;有時會將已經(jīng)計(jì)算過的工程經(jīng)過拆分后將子工程重新計(jì)算工程量的情況;還有的時候工程變更時,只計(jì)算了工程變更增加的相關(guān)費(fèi)用但卻沒有扣除工程減少部分的工程量。所以,審計(jì)人員在對工程量的審核時,應(yīng)該有清晰的審核思路,不能被施工單位牽著鼻子走,要確保工程量審核的準(zhǔn)確無誤。相關(guān)工程的實(shí)踐證明,建設(shè)單位內(nèi)部對工程的審計(jì)能夠準(zhǔn)確地反映工程造價(jià),有效降低工程成本,提供經(jīng)濟(jì)效益,并對完善項(xiàng)目的管理有積極的促進(jìn)作用。所以,加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)部審計(jì),嚴(yán)格控制項(xiàng)目建設(shè)的投資成本是取得社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的主要途徑;另外,內(nèi)部的審計(jì)工作必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和基建等部門的配合,才能更加有效地控制建設(shè)項(xiàng)目的投資成本。項(xiàng)目結(jié)算是整個項(xiàng)目建設(shè)成本控制的最后一道關(guān)口,此時確定整個項(xiàng)目的最終造價(jià),包括項(xiàng)目合同價(jià)、各種變更及簽證費(fèi)用以及項(xiàng)目索賠費(fèi)用。項(xiàng)目結(jié)算前建設(shè)單位或項(xiàng)目管理公司應(yīng)對施工單位提出的工程結(jié)算資料進(jìn)行內(nèi)部審核,在內(nèi)部審核之后,最后能夠?qū)⑼暾墓こ探Y(jié)算委托外部審計(jì)單位對工程量的結(jié)算進(jìn)行詳細(xì)的復(fù)核,有時通過內(nèi)、外部的審計(jì)工作可能會減少整個造價(jià)達(dá)到數(shù)百萬元甚至上千萬元。

5結(jié)語

工程項(xiàng)目建設(shè)的成本與控制涉及到工程項(xiàng)目建設(shè)的各個階段,建設(shè)單位或項(xiàng)目管理公司要對項(xiàng)目做好工程前期的計(jì)劃工作、工程實(shí)施過程的合理控制和工程結(jié)算期間的審計(jì)工作,按照科學(xué)的決策、規(guī)范的運(yùn)作和合理安排工程竣工的驗(yàn)收工作達(dá)到對工程投資成本的控制和有效管理。

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作者:楊冬虎 單位:北京理工大學(xué)

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