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[摘要]文章闡述了做好新時(shí)代干部人事檔案管理工作的重要意義,從設(shè)施建設(shè)、管理機(jī)制、數(shù)字化進(jìn)程等方面重點(diǎn)分析了水利行業(yè)干部人事檔案管理工作存在的問題,并有針對性地提出措施建議。
[關(guān)鍵詞]檔案管理、干部隊(duì)伍、信息化建設(shè)、紀(jì)律監(jiān)督
1水利干部人事檔案管理現(xiàn)狀
干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源,是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。內(nèi)蒙古自治區(qū)水利干部人事檔案管理工作,嚴(yán)格按照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合水利行業(yè)工作實(shí)際,堅(jiān)持以新時(shí)代中國特色社會主義思想為指導(dǎo),扎實(shí)開展推進(jìn)各項(xiàng)工作,做到從嚴(yán)管理,高效利用。水利行業(yè)機(jī)構(gòu)單位多,干部職工數(shù)量多,在檔案管理工作實(shí)踐中,水利組織人事部門切實(shí)加強(qiáng)日常管理,積極排查整改突出問題,從嚴(yán)壓實(shí)工作責(zé)任,為水利系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障,對水利干部人事工作進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督,提高干部選拔任用工作的公信力和滿意度,推進(jìn)水利人才戰(zhàn)略工作。內(nèi)蒙古自治區(qū)水利廳按照上級組織人事部門的要求和管理權(quán)限,現(xiàn)管理干部人事檔案900余卷,所屬5個(gè)單位經(jīng)批準(zhǔn)具備獨(dú)立管檔權(quán)限,獨(dú)立管理4100余卷。精準(zhǔn)把握《干部人事檔案工作條例》的要求,建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,日常管理科學(xué)、規(guī)范、達(dá)標(biāo)。對所屬獨(dú)立管檔單位日常管檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,督促做好問題整改,壓實(shí)主體責(zé)任。
2水利干部人事檔案管理實(shí)踐中存在問題
2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后
水利干部人事檔案室設(shè)施主要包括檔案用房、柜架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉等設(shè)備,是維護(hù)檔案安全的基礎(chǔ)。部分單位干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施陳舊,檔案室建設(shè)沒有達(dá)標(biāo),不利于水利干部人事檔案工作開展。
一、醫(yī)院人事檔案管理思路的創(chuàng)新
1.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性,并不是依照一定的流程進(jìn)行機(jī)械操作就能做好的。當(dāng)前檔案管理工作廣泛應(yīng)用了各種現(xiàn)代化技術(shù),檔案管理人員也要不斷提高自己的專業(yè)技能,既要熟練操作軟件,又要提高自己的專業(yè)知識。醫(yī)院在培訓(xùn)人事檔案管理人員時(shí),要依據(jù)人員的不同,制定不同的培訓(xùn)計(jì)劃。在完成培訓(xùn)之后,最好舉辦業(yè)務(wù)知識競賽,促使檔案管理人員時(shí)刻保持競爭意識,以積極提高專業(yè)知識和技能。
2.推動檔案管理向現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展創(chuàng)新
檔案管理創(chuàng)新需要緊跟時(shí)展,不斷向現(xiàn)代化信息管理發(fā)展,共享各種信息及資源,增加醫(yī)院內(nèi)部的溝通和交流,最大程度的展現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的意識。人事檔案在進(jìn)行信息化管理之后,促使各個(gè)部門便捷的傳遞資料,并且電子信息化管理具有很大的儲量、很快的速度以及準(zhǔn)確的計(jì)算,大大提高了工作效率。醫(yī)院要完善自身的人事檔案管理電子信息化系統(tǒng),分區(qū)管理檔案信息,還要分開設(shè)置檔案室、計(jì)算機(jī)室以及辦公室,通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。計(jì)算機(jī)室和檔案室均安裝防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施,最大程度上減少電磁干擾和降低設(shè)備發(fā)生損壞。此外,檔案電子信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)就必然要求將以往儲藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子資源,即將人事檔案的具體信息全部輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。
3.不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式
隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動性增強(qiáng),使得醫(yī)院工作復(fù)雜度提升不少,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來,一些醫(yī)院開始實(shí)施人事檔案的制度,這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一。實(shí)施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度,選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行合作,并在合作過程中不斷完善有關(guān)內(nèi)容,確保人事檔案管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進(jìn)行。此外,也要保證雙方管理網(wǎng)絡(luò)的暢通,在保證不泄密的前提下,方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實(shí)施人力資源管理工作。
摘要:干部人事檔案是組織選拔任用干部的重要依據(jù),由于干部檔案不規(guī)范的管理造成干部檔案涂改、替換、造假的情況時(shí)有發(fā)生,既影響了干部的選拔任用又給政府形象帶來了巨大損害。為落實(shí)全面從嚴(yán)管理干部檔案的要求,筆者從工作角度出發(fā)提出幾點(diǎn)思考。
關(guān)鍵詞:干部檔案;現(xiàn)狀;問題;管理
一、干部人事檔案管理現(xiàn)狀
一是干部人事檔案管理隊(duì)伍已初具規(guī)模。目前我國各級組織、人事部門均設(shè)立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)并配備了專兼職檔案管理人員,各省、市檔案管理部門也不定期的召開管檔人員培訓(xùn)會議,加強(qiáng)對管檔人員業(yè)務(wù)指導(dǎo),在一定程度上提高了管檔人員的整體素質(zhì)。二是干部人事檔案管理制度已初步建立。為加強(qiáng)干部人事檔案管理,中組部先后下發(fā)了《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》、《干部人事檔案造假問題處理辦法》。各地也相繼出臺了檔案查﹙借)閱、轉(zhuǎn)遞、歸檔等方面的細(xì)則,可以說自上而下干部人事檔案管理制度建設(shè)已初步建立。三是干部人事檔案管理管理逐步得到重視。為全面補(bǔ)齊檔案管理的歷史欠賬,全面消除檔案涂改、造假亂象,自2014年中組部就部署開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。截至2016年全國已有420名省管干部因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分,186人因檔案問題被記錄在案??梢哉f干部人事檔案的管理已逐步得到各級組織、人事部門的重視。
二、干部人事檔案管理存在的問題
一是干部檔案管理重視不足。干部人事檔案是干部的成長記錄,但是很多單位對干部檔案管理工作不夠重視,認(rèn)為干部檔案管理既不能服務(wù)中心工作又不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值,對單位發(fā)展的作用不大。二是管檔隊(duì)伍不穩(wěn)定,人才培養(yǎng)體系不完備。從嚴(yán)管理干部檔案,隊(duì)伍建設(shè)是基礎(chǔ)。但是很多檔案管理部門未配備的專職管檔人員,有的即使配備了,他們也只是忙于檔案材料接收、轉(zhuǎn)遞、整理等簡單重復(fù)的勞動。同時(shí),由于檔案管理工作不被重視,不易出成績,很多工作人員熱情不高、干勁不足,普遍存在崗位不留人和人在崗位留不住的情況。三是日常管理不夠規(guī)范,制度落實(shí)不到位。干部檔案從嚴(yán)管理,日常管理是保障。近年來,各地出臺了很多文件和規(guī)定,但普遍存在制度體系不完備、執(zhí)行落實(shí)不到位等情況。有的政策和規(guī)定沒有明確的實(shí)施細(xì)則和完成標(biāo)準(zhǔn),有的工作的程序、步驟主觀性性較大,讓基層難以把握。四是個(gè)別干部受利益驅(qū)使檔案造假問題凸顯。干部人事檔案是選拔任用干部的基礎(chǔ),個(gè)別干部為了謀求職務(wù)上的晉升偽造年齡、入黨、招干、學(xué)歷等方面材料,如“五假副部”盧恩光。更有甚者為滿足自己私欲,需要什么信息就肆意更改檔案信息,其中轟動一時(shí)的河北石家莊“騙官書記”王亞麗,其檔案中除性別是真的外,姓名、年齡、履歷均是假的,可謂是“一身是假”。五是資金投入不足,管理手段落后。有些單位由于受各方面因素的影響在資金投入上不到位。很多單位的干部檔案管理依然停留在紙質(zhì)檔案的管理上,有些即使是利用了信息化的技術(shù),也只是簡單的將檔案的目錄進(jìn)行了數(shù)字化的錄入,并沒有進(jìn)行專業(yè)的信息化、智能化管理,數(shù)字化檔案的制作更成為一種奢望。
三、新形勢下做好干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分,對于企業(yè)選人用人、崗位配置、職級核定有著不可替代的作用。人事檔案詳細(xì)記錄了職工本人學(xué)歷教育、家庭組成、工作履歷、業(yè)務(wù)能力、性格愛好、獎(jiǎng)勵(lì)處分、信用評級等重要信息,為職工的提拔任用、職級升遷提供了第一手的真實(shí)資料。
一、鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀
(一)檔案管理基礎(chǔ)薄弱。檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性,使其具有極強(qiáng)的法律依據(jù)作用。但因檔案本身無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益,在效益最大化的經(jīng)營理念下,部分企業(yè)管理者不重視檔案管理工作,從而導(dǎo)致檔案日常管理松懈,基礎(chǔ)薄弱。因此,在大多數(shù)企業(yè)認(rèn)知中:人事檔案只是一份人員的履歷,保存即可,無須再進(jìn)行后期管理。其實(shí)不然,“以銅為鑒,可以正衣冠;以人為鑒,可以明得失;以史為鑒,可以知興替”,要想充分發(fā)揮職工的能力,最大化地提高企業(yè)人員勞動效率,就必須建立完善的人事檔案管理機(jī)制,準(zhǔn)確掌握每一名職工的詳盡資料,人盡其才,避免張冠李戴,影響工作質(zhì)量與效率。(二)人事檔案管理方式老舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會生產(chǎn)、生活的各個(gè)方面,但是鐵路人事檔案管理方式卻沒有得到有效改進(jìn),仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理存放,縱然應(yīng)用了一些信息化的手段,也只是簡單地對人事檔案進(jìn)行了編目,沒有開展人事檔案的信息化、智能化管理。(三)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在大多數(shù)人眼中,檔案管理工作就是簡單地對資料進(jìn)行收集、整理、保管,這是對檔案管理工作的片面理解。實(shí)際上,檔案管理是業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)知識要求高的工作。人事檔案管理人員,除了具備人力資源管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識、檔案管理業(yè)務(wù)技能及一定的文字功底外,鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)組織、各系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)范圍及相關(guān)法律法規(guī)。因此,要從事人事檔案管理工作,必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識。但因?yàn)橹匾暢潭炔蛔恪⑷粘I(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)不到位,造成了檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平參差不齊,工作開展停滯不前。
二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)
(一)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征,很難做到修改后不留痕跡,這在很大程度上確保了檔案的真實(shí)性與原始性,對于檔案信息的保護(hù)更加安全,具有第一手材料的價(jià)值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體,其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認(rèn)可,但電子檔案是以計(jì)算機(jī)為載體保存的,而計(jì)算機(jī)容易受到病毒、黑客等的破壞,使得司法部門對其憑證作用依然持謹(jǐn)慎態(tài)度。(二)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間,而且保管條件要求嚴(yán)格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜,同時(shí)還有符合檔案存放的承重要求,這使得檔案庫房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時(shí)紙質(zhì)檔案在進(jìn)入檔案庫房前,還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序,日常保管需要定期進(jìn)行防蟲、防潮處理,人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞,不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因,受溫度、濕度、光照、時(shí)間等因素影響,容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象,且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的,使得其利用不方便,不易傳播。3.查閱檢索耗時(shí)長。雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時(shí),已經(jīng)對其進(jìn)行編目有序存放,但在查詢的過程中還是比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力,如果要多次查閱則更為不方便。
三、鐵路人事檔案管理的改革方向
(一)加強(qiáng)對人事檔案管理的力度。無論是單位還是個(gè)人,對人事檔案的重視程度,是決定人事檔案管理水平的先決條件,專業(yè)的管理人員和必要的經(jīng)費(fèi)投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案的研究和利用,為企業(yè)選人用人、發(fā)揮人才優(yōu)勢提供第一手資料,使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用,自覺加強(qiáng)對人事檔案管理的力度。(二)完善人事檔案管理配套設(shè)施。人事檔案管理工作在鐵路運(yùn)輸部門尤為重要,它對鐵路運(yùn)輸部門優(yōu)化人才資源配置發(fā)揮著不可替代的重要作用。在交通強(qiáng)國、鐵路先行的大形勢下,鐵路運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)加大對人事檔案管理的投資力度,確保人事檔案管理工作得到長足發(fā)展。隨著鐵路建設(shè)的飛速發(fā)展,紙質(zhì)檔案逐年增加,因此科學(xué)的管理系統(tǒng)、完備的配套設(shè)施,是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。(三)健全電子人事檔案安保措施。信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展,給人事檔案管理的改進(jìn)帶來了新的契機(jī)。電子鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式之探析文/翟華敏本文以當(dāng)前鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù),通過對紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的分析對比,結(jié)合信息技術(shù)給人事檔案管理帶來的變化,從當(dāng)前鐵路運(yùn)輸企業(yè)對人才的實(shí)際需求,就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實(shí)可行的改革建議人事檔案的建立,為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件,但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整,我們可以通過制度約束、技術(shù)卡控等措施來排除檔案內(nèi)容人為修改的可能。同時(shí),還可以采取人事檔案異地備份、信息設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、木馬病毒定時(shí)查殺等措施來避免電子檔案遺失、損壞。(四)實(shí)現(xiàn)電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的有機(jī)結(jié)合。紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案因其自身的優(yōu)缺點(diǎn),要實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合,就必須揚(yáng)長避短,既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和安全性,又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統(tǒng),是改進(jìn)鐵路人事檔案管理模式,提高管理質(zhì)量與使用效率的有效途徑。(五)人事檔案管理向大數(shù)據(jù)發(fā)展隨著云技術(shù)的發(fā)展、人力資源管理的變革,人事檔案管理也不能固步自封。要充分應(yīng)用新技術(shù)發(fā)展的紅利,將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中去,對人員學(xué)歷、職稱、性格、征信等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總梳理,利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,為企業(yè)發(fā)展輸送適合的人才資源,做到人盡其才。
[提要]高校人事檔案管理是高校管理的重要組織部分,在管理中存在的問題制約了人事管理功能的正常發(fā)揮。本文針對高校人事檔案管理中存在的問題,提出相應(yīng)對策。
關(guān)鍵詞:高校;人事檔案管理;對策
人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會關(guān)系以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等方面的原始記錄,是個(gè)人參與社會方方面面活動的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分,能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力,直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評,間接關(guān)系到高校的管理水平、教學(xué)水平和科研水平。因此,在新的形勢下,積極推動高校人事檔案的科學(xué)發(fā)展勢在必行。
一、高校人事檔案管理存在的問題
(一)重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當(dāng)事人來說,對人事檔案的重視程度都還不夠強(qiáng)烈。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為檔案就是簡單存放于檔案室里,他們只負(fù)責(zé)把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管,提供一些被動性的服務(wù)。而對于人事檔案當(dāng)事人來說,由于人事檔案的保密性要求高,導(dǎo)致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利用,大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么,認(rèn)為人事檔案管理與自己無關(guān),是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認(rèn)識上的重視程度不足造成的,從而嚴(yán)重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。
(二)制度落實(shí)不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等,制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度(如人事檔案管理工作細(xì)則、收集歸檔制度、安全保密制度等等)。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù),奠定了良好的基礎(chǔ),但是在具體落實(shí)上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則,但由于人才流動的日益頻繁,高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象;檔案材料的收集不及時(shí),整理歸檔更新滯后,材料缺失嚴(yán)重等等,這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實(shí)不足的表現(xiàn)。
(三)隊(duì)伍建設(shè)不健全。