合同歸檔管理全文(5篇)

一、建設(shè)項目工程管理特點

（一）管理周期長建筑工程項目具有工程周期長的特點，建筑工程是一個循序漸進過程，其中工程承包合同最為明顯。在合同管理工作進行時，工程準(zhǔn)備階段到結(jié)束階段，合同管理需要具備連續(xù)性與不間斷性。（二）價格高建筑工程工程量大，具有重大價值。這就使得合同存在價值高，對工程效益具有重大影響。（三）變更頻繁建筑工程都屬于較大工程，在簽訂合同時，擬定的合同款項達到上千項，而變更項目可能達到幾百項。工程建筑合同需要按照實際情況對自身條例進行不斷調(diào)整，這就說明合同管理是動態(tài)的，必須加強變更管理與合同控制工作。建筑合同作為雙方順利履行義務(wù)的保障，具有精細(xì)度高、高度準(zhǔn)確、嚴(yán)密的特點。（四）項目風(fēng)險大項目工程中合同具有涉及面廣的特點，并且建筑項目施工周期長，所以在實施過程中容易受到外來因素影響，比如法律、社會、經(jīng)濟、自然等，這就需要承包商與業(yè)主自覺承擔(dān)不同風(fēng)險。

二、合同歸檔與管理現(xiàn)狀

（一）法律意識淡薄1.合同本文不規(guī)范合同項目如果缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，很容易產(chǎn)生誤解與歧義，導(dǎo)致合同引發(fā)歧義。準(zhǔn)確、明晰的文字能夠正確反映出雙方意圖，保證合同有效訂立。但是由于一些客觀原因，導(dǎo)致一些條款中存在模糊不清的語句，對日后造成嚴(yán)重影響。2.合同有失公允從建筑項目施工文本角度來看，其中很大部分的條例是由發(fā)包方指定的，在簽訂合同時業(yè)主就會強加不平等條約，使業(yè)主具備不應(yīng)有的權(quán)利。但是從承包商角度來看，多數(shù)情況下只強調(diào)應(yīng)當(dāng)履行的義務(wù)，卻沒有準(zhǔn)確提及應(yīng)當(dāng)享有的權(quán)利。3.存在嚴(yán)重違約現(xiàn)象在工程建設(shè)過程中，常出現(xiàn)違約或者隨意修改合同現(xiàn)象。常見違約行為有：業(yè)主不按照合同約定支付進度款；拖欠驗收合格工程的工程款等。4.違法簽訂分包合同許多承包商為獲得承包資格，用低價方式競標(biāo)。在中標(biāo)后將工程肢解給其他非法且不具備施工資格的隊伍，這就會給工程質(zhì)量與進度造成嚴(yán)重影響。（二）不重視制度建設(shè)與合同管理由于分級、授權(quán)管理等多種制度缺乏健全的規(guī)范機制，這就導(dǎo)致建設(shè)中存在問題，通常表現(xiàn)為程序不明確、缺少執(zhí)行制度等。（三）缺乏專業(yè)人才我國經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，工程歸檔與管理任務(wù)都是由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，因為合同歸檔與管理具有一定技術(shù)性，必須由具備高素質(zhì)、高修養(yǎng)的專業(yè)人才擔(dān)任。相關(guān)從業(yè)者需要通曉法律，還應(yīng)熟知項目運作規(guī)律。（四）缺乏歸檔管理重視度很多項目合同在管理時較為分散，對合同的歸檔也沒有具體規(guī)定，導(dǎo)致合同履行缺乏嚴(yán)格控制，未能對履行具體情況進行總結(jié)與評估，導(dǎo)致合同管理過于粗獷。

三、解決建筑企業(yè)合同歸檔與管理具體措施

（一）加強合同意識合同是項目管理核心。在每個工程項目實施過程中，都需要承發(fā)包雙發(fā)簽訂合同作為保障。合同內(nèi)容包括工期、質(zhì)量、價款、范圍、內(nèi)容等，要求雙方必須自覺履行與遵守，并且承包商與業(yè)主能夠在合同約束下調(diào)控運行狀態(tài)。對管理目標(biāo)責(zé)任進行分解，規(guī)范項目機構(gòu)內(nèi)部職能，緊繞合同內(nèi)容開展各項工作。所以，無論承發(fā)包哪一方的管理，合同始終都是整個管理的核心。只有具備一定合同意識，才能減少與避免合同糾紛情況。很多承包商缺乏法律意識，這就導(dǎo)致他們所簽訂的合同條款經(jīng)不起推敲，在違約責(zé)任方面，未能進行具體約定，導(dǎo)致工程糾紛的產(chǎn)生。所以，在合同簽訂過程中，承包商應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查合同的嚴(yán)密性與合法性，減少糾紛因素，保證合同能夠全面履行。（二）提高管理人員素質(zhì)首先，需要選定好工作人員，在選擇中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)合同管理人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素養(yǎng)進行選擇，通過競爭招聘或公開考評方式等，并且在使用中采用優(yōu)勝劣汰原則，將優(yōu)秀人才放在崗位上。其次，組織培訓(xùn)工作，可以根據(jù)市場與企業(yè)實際需求，組織管理人員進行培訓(xùn)，可以采用多種學(xué)習(xí)方式，比如聽電視講座、參加短期培訓(xùn)等。最后，選送人員進行深造，企業(yè)可以選擇熱愛社會主義且具有發(fā)展前途的管理人員進行深造。（三）對合同管理情況進行檢查應(yīng)當(dāng)不定時對企業(yè)執(zhí)行情況進行突擊檢查，及時糾正違反合同行為，嚴(yán)格貫徹落實相關(guān)規(guī)定。并且還應(yīng)當(dāng)對合同中提到的管理制度進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時處理，保證合同管理有序進行。保證雙方履行義務(wù)，明確承發(fā)包具體的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)，是保證工程順利進行的前提。在合同中應(yīng)當(dāng)明確指出雙方的責(zé)任風(fēng)險，明確權(quán)責(zé)關(guān)系，分?jǐn)傢椖控?zé)任。并且對合同中涉及到的權(quán)利與義務(wù)進行合理劃分，是雙方享有權(quán)利、履行義務(wù)的基礎(chǔ)。需要正確處理糾紛，建筑由于建設(shè)項目工程周期長、工程量大、參與單位多以及項目接口復(fù)雜的特點，在工程建設(shè)過程中，能夠?qū)Σ煌邪獭I(yè)主等多種關(guān)系之間的糾紛與爭執(zhí)進行協(xié)調(diào)。糾紛與爭執(zhí)協(xié)調(diào)尺度與依據(jù)是雙方事先在合同中作出的承諾，比如不可抗力條款、索賠與反索賠條款等。

四、結(jié)束語

摘要：合同管理是高等學(xué)校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文通過對高校合同管理的現(xiàn)狀進行分析，提出缺乏合同歸口統(tǒng)一管理，缺少系統(tǒng)的合同管理與監(jiān)督體系等問題，同時提出應(yīng)通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究制定合同訂立、審查、履行、支付、歸檔與評估等環(huán)節(jié)全程、動態(tài)的高校合同管理制度的處理對策，把集中歸口管理方式與專項管理方式進行有機整理，減少學(xué)校合同管理的內(nèi)部控制風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：高校合同管理；內(nèi)部控制設(shè)計；合同管理機制

一、引言

合同管理是高校經(jīng)濟活動的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險。鑒于以上問題和風(fēng)險，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計，提出了應(yīng)通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評估等機制，對合同管理進行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對的風(fēng)險。

二、高校合同管理現(xiàn)狀

(一)高校合同管理意義

合同管理貫穿于高校經(jīng)濟活動的始終，涉及高校日常管理的多項主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟活動開展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險，預(yù)防經(jīng)濟糾紛，維護合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟活動符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財務(wù)風(fēng)險，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費用，提高高校資金使用效率。同時，高校通過加強合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。

［摘要］文章在研究、參考和總結(jié)基礎(chǔ)上歸納了合同管理系統(tǒng)的功能設(shè)計，簡要介紹其大致系統(tǒng)功能設(shè)計及其內(nèi)容。為建立功能完備的合同管理系統(tǒng)，提供理論參考作用。

［關(guān)鍵詞］合同管理系統(tǒng);管理;合同管理

1背景

隨著世界一體化的進程，中國經(jīng)濟不斷完善和深入，致使企業(yè)對內(nèi)擴大生產(chǎn)，對外加強合作，隨之產(chǎn)生的是大量的合同。而一直以來，企業(yè)對合同管理方面都采用線下人工管理，面對數(shù)量劇增的合同，缺乏意識，處理效率低下，浪費了大量人力、物力，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致法律糾紛。如何進行有效管理、監(jiān)督和履行合同逐步成為各項工作乃至整個企業(yè)能否平穩(wěn)發(fā)展的重要關(guān)鍵。如今，正是合同管理中不斷出現(xiàn)新問題，現(xiàn)代大型企業(yè)開始對合同管理業(yè)務(wù)越來越重視。大型企業(yè)對合同管理業(yè)務(wù)的需求是建立集中、統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，滿足各子公司、各部門制定各自合同管理流程需要、實現(xiàn)對合同查詢與統(tǒng)計，實現(xiàn)單位、部門、合同類別等的不同維度的查詢和統(tǒng)計，實現(xiàn)合同管理的一體化管理。這就需要運用先進成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而建立功能完整的合同管理系統(tǒng)。為了我國企業(yè)和各單位建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供理論借鑒，大致總結(jié)了合同管理系統(tǒng)功能的設(shè)計。

2企業(yè)的合同管理系統(tǒng)功能階段分析

基于此背景以及需求，對企業(yè)合同實施過程進行了解求證后，再對這一過程進行分階段，然后整理各階段的主要任務(wù)。在合同管理系統(tǒng)中，根據(jù)各階段的主要業(yè)務(wù)，系統(tǒng)所能實現(xiàn)的功能有系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、合同管理。梳理合同管理業(yè)務(wù)流程，從而實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)過程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.1系統(tǒng)管理

摘要：在新醫(yī)改不斷推進的大背景下，公立醫(yī)院合同管理越發(fā)重要。通過介紹公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)容，分析公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制在管理制度、歸口管理、法律顧問支持、全過程管理及信息系統(tǒng)支持等方面存在內(nèi)控風(fēng)險，并提出公立醫(yī)院建立合同管理制度和合同歸口管理機制、發(fā)揮法律顧問作用、加強全過程管理、加強信息化建設(shè)等實踐模式，以實現(xiàn)公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；內(nèi)部控制；合同管理

一、公立醫(yī)院合同管理概述

公立醫(yī)院合同管理包括合同起草、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同解除、合同監(jiān)督和合同檔案管理等活動，適用于以醫(yī)院名義簽訂的經(jīng)濟、技術(shù)、醫(yī)療、科學(xué)研究等合作的所有合同。公立醫(yī)院合同管理是全過程動態(tài)管理，包括簽訂前的洽談以及草擬，簽訂過程中的合規(guī)性檢查，還包括簽訂后的合同履行。一旦出現(xiàn)不利于合同履行的事項，要及時對合同進行修改或終止。公立醫(yī)院合同管理是內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號），醫(yī)院應(yīng)從合同訂立、履行、登記及糾紛管理等方面，梳理與合同管理有關(guān)的風(fēng)險點，并且建立相應(yīng)的風(fēng)險控制機制。加強醫(yī)院合同管理有助于預(yù)防經(jīng)濟糾紛，維護醫(yī)院合法權(quán)益，促進醫(yī)院對外經(jīng)濟、技術(shù)、醫(yī)療、科學(xué)研究等合作活動的開展，規(guī)范合作行為。

二、公立醫(yī)院合同管理主要的內(nèi)控風(fēng)險

1.合同管理制度缺失。制度是單位運行的基礎(chǔ)保障，合同管理制度是醫(yī)院合同行為的依據(jù)，而目前合同管理卻是多數(shù)公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的薄弱點。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面普遍對合同管理重視度不高，許多醫(yī)院尚未建立合同管理制度或制度執(zhí)行浮于形式。因此，合同管理無法與采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理及建設(shè)工程形成閉環(huán)式制度管控。2.合同歸口管理混亂。合同歸口管理是一項科學(xué)且細(xì)致的工作。合同應(yīng)根據(jù)不同類型歸屬不同職能部門負(fù)責(zé)，全院的合同歸檔工作也應(yīng)該由某一個科室牽頭。目前多數(shù)公立醫(yī)院合同管理混亂，職責(zé)分工不明確，合同分布零散，很容易造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)。很多合同原件在付款時放入付款憑證中，這不利于日常查詢或檢查使用。混亂的管理也不利于及時發(fā)現(xiàn)問題風(fēng)險，規(guī)避糾紛。3.缺乏法律顧問支持。公立醫(yī)院合同涉及金融、技術(shù)、醫(yī)療、科學(xué)研究、基建工程等各個方面，要保證各類合同合法合規(guī)，避免糾紛需要專業(yè)法律人士對合同條款進行全面把關(guān)。目前多數(shù)公立醫(yī)院有合作的法律顧問單位，但多是面臨訴訟時使用，并未在訂立合同階段請法律顧問。4.缺乏對合同的全過程管理。公立醫(yī)院往往對合同預(yù)算立項和項目招標(biāo)階段較重視，對后續(xù)的履行情況卻不夠關(guān)注。合同簽訂后，履行是否在合同期內(nèi)，承諾的培訓(xùn)是否進行，發(fā)生問題是否及時處理等問題常常無人追責(zé)。例如，某公立醫(yī)院，價值500多萬元的醫(yī)療設(shè)備合同簽訂如果3個月內(nèi)不到貨，要賠償合同價款的3%。然而審計顯示，合同簽訂后8個月才到貨，十幾萬的賠款卻無人追責(zé)，導(dǎo)致?lián)p失醫(yī)院經(jīng)濟利益流失。5.缺乏信息化系統(tǒng)支持。公立醫(yī)院整體信息化水平比較落后，常用的固定資產(chǎn)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)尚且未達到現(xiàn)代化水平，合同管理系統(tǒng)更是手段落后。多數(shù)醫(yī)院仍處于手機登記或簡單的Excel表格登記，沒有編碼，檢索關(guān)鍵詞等信息，合同管理形同虛設(shè)。

三、公立醫(yī)院合同管理實踐模式

摘要：企業(yè)合同管理是企業(yè)管理工作中的一個重要組成部分。本文系統(tǒng)分析了合同管理中存在的資格審核不嚴(yán)格、條款約定不詳細(xì)、履約監(jiān)管不到位、歸檔管理不規(guī)范等方面的風(fēng)險，闡述了企業(yè)合同簽訂全過程中需要完成的主要工作，提出了加強人員培訓(xùn)、完善管理機構(gòu)、健全管理制度、規(guī)范合同管理的對策建議。

關(guān)鍵詞：合同管理；風(fēng)險；防范

隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，合同管理在企業(yè)中的地位及重要性日益凸顯，防范合同管理中出現(xiàn)的各類風(fēng)險，對企業(yè)的長期健康發(fā)展具有非常重要的意義。合同的內(nèi)容及風(fēng)險管理已經(jīng)越來越被企業(yè)的高層管理者們所高度重視。為建立健全企業(yè)合同管理體系，提升合同管理水平，要對合同的審核、擬制、履約、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行分析研究，制定規(guī)避風(fēng)險的具體措施，確保企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。

一、企業(yè)合同管理的重要性

在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，市場經(jīng)營活動給企業(yè)帶來了無限的商機，這需要通過簽訂合同來規(guī)避其中的風(fēng)險，并對合同進行有效的管理和控制，督促合同簽約各方認(rèn)真自覺的履行合同相關(guān)條款，安全真實的開展經(jīng)營活動，因此合同管理就顯得尤為重要。合同管理主要包括調(diào)研、談判、草擬、簽訂、履約、變更、轉(zhuǎn)讓、終止，通過對合同的審查、監(jiān)督和控制進行全過程、系統(tǒng)化、動態(tài)化的管理。合同管理能夠讓企業(yè)通過對合同條款的把控，及時調(diào)整市場策略，滿足市場競爭需求，有效應(yīng)對市場競爭中的各種風(fēng)險，合同管理能加強企業(yè)的自身約束力，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，使企業(yè)各部門在各個環(huán)節(jié)中有效地配合，從而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市場競爭中，只有維護企業(yè)信譽、提高經(jīng)濟效益，加強合同管理，才能保證企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害，有效的規(guī)避簽約雙方的各類風(fēng)險，減少或避免合同各類風(fēng)險給企業(yè)帶來的不必要損失。

二、企業(yè)合同管理存在的風(fēng)險

企業(yè)合同管理的風(fēng)險蘊含在合同管理的全過程中，在全生命周期管理中的每一個環(huán)節(jié)都可能存在，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.企業(yè)資格審核不嚴(yán)格如果合同簽訂前不嚴(yán)格審核對方資質(zhì)，就無法了解對方的經(jīng)營范圍、信譽情況、履約能力、質(zhì)量保證能力、是否具備特定資質(zhì)、是否具備承擔(dān)合同約定項目的能力，以及經(jīng)營業(yè)績是否符合國家級行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營業(yè)績是否符合招標(biāo)要求，委托人是否具備權(quán)、有無越權(quán)問題等，若在未審核資質(zhì)的情況下，盲目簽訂合同，對方就有可能無法按照約定履行合同中的相關(guān)條款，使企業(yè)遭受巨大的經(jīng)濟損失，造成人力物力等資源的浪費。2.合同條款約定不詳細(xì)企業(yè)在簽訂合同時，經(jīng)常因為合同內(nèi)容及條款約定的信息缺乏明確性和完善性，或者文字不嚴(yán)密、用詞含糊不清、模棱兩可，導(dǎo)致存在嚴(yán)重漏洞，容易使人產(chǎn)生歧義，引發(fā)爭議或者重大誤解，甚至基本條款缺失、其他條款遺漏，尤其是違約責(zé)任劃分不明確、質(zhì)量責(zé)任表達不清晰，造成事后扯皮現(xiàn)象。還有在合同變更時，為了圖一時的省事，沒有簽訂合同變更協(xié)議，只是口頭約定，沒有留存書面證據(jù)，一旦發(fā)生糾紛就難以取證，難以劃分責(zé)任，這些因為合同本身存在的缺陷就會給企業(yè)帶來不必要的麻煩或經(jīng)濟損失。3.合同履約監(jiān)管不到位合同在執(zhí)行過程中，可能會遇到一些變化，尤其是重大項目、條款復(fù)雜且數(shù)量較多、有效期限較長的合同會因為不同原因發(fā)生一些情況和形式的變化，雖然合同在簽訂之前通過了合同審查，但合同審查僅僅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企業(yè)認(rèn)為合同管理就是合同審查，缺乏對合同執(zhí)行過程的監(jiān)管，導(dǎo)致企業(yè)的相關(guān)管理部門不能在合同的執(zhí)行過程中依據(jù)合同中的條款對具體實施部門進行有效的管理和控制。4.合同歸檔管理不規(guī)范合同簽訂后，合同文本應(yīng)該交合同歸口管理部門登記編號，將原件進行歸檔，由檔案管理部門進行集中保管。但是在有的企業(yè)中，這些合同簽署后的管理相對比較混亂，合同簽署完成后，不能及時將合同文本交給歸口部門，導(dǎo)致不能及時歸檔，可能會擴大合同內(nèi)容的知悉范圍或造成合同文本的丟失，甚至不進行正規(guī)的審批流程私自復(fù)印合同文本，存在失泄密等重大安全隱患；合同借閱時，借閱人必須按照借閱制度完成審批手續(xù)，否則就會存在合同中商業(yè)和技術(shù)秘密被泄露的隱患。