高校辦公室行政管理精細(xì)化思路

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【摘要】高校辦公室作為高校的窗口，承擔(dān)著一系列的綜合性工作，與高校各方面的事務(wù)相關(guān)。對于支持教學(xué)、研究、服務(wù)起到了關(guān)鍵作用。實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，須重視創(chuàng)新管理方法，重建管理制度，完善管理對策。本文就高校辦公室行政管理工作需要精細(xì)化的思路進(jìn)行分析，并提出個人見解。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公室；行政管理；精細(xì)化

一、精細(xì)化管理在行政管理工作中的必要性

高校辦公室作為高校行政部門的綜合管理機(jī)構(gòu)，在高校系統(tǒng)中往往擔(dān)負(fù)著為全校師生服務(wù)、保證全校信息的傳達(dá)和各項工作順利完成的重要職責(zé)。目前，眾多高校繼續(xù)擴(kuò)招，高校辦公室管理工作也需要更加精細(xì)地開展。只有盡可能地減少行政管理中不必要的資源和成本，用開創(chuàng)性的理念提高高校的經(jīng)營績效，才能配合時代需要，提高高校的教育品質(zhì)，實現(xiàn)高校的教育目標(biāo)。對此，采用精細(xì)化管理方法是高校辦公室管理工作的必要手段。從目前來看，許多高校辦公室缺乏完整的辦公制度，工作人員的工作職責(zé)不夠明確，從而造成管理比較混亂，導(dǎo)致效率低下，辦公室人員的工作積極性和責(zé)任感非常低。第二，工作人員不求上進(jìn)，墨守成規(guī)，一味照搬原有的工作模式，缺乏創(chuàng)新意識，工作自然變得乏味、缺少挑戰(zhàn)性。第三，高校辦公室的行政工作缺乏具體的規(guī)劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下，高校辦公室當(dāng)下面臨的問題需要進(jìn)一步解決。因此，高校辦公室有必要應(yīng)用開創(chuàng)性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務(wù)中，應(yīng)用精細(xì)化的管理理論，建立規(guī)范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤。

二、高校辦公室精細(xì)化管理的對策

（一）完善高校辦公室行政管理的各項工作制度。首先，要明晰辦公室工作各個崗位的工作職責(zé)，保證各個崗位的人員分工明確，避免工作人員互相推諉責(zé)任，導(dǎo)致辦公室行政效率低下。同時，引進(jìn)激勵機(jī)制，建立明確的崗位職責(zé)，實行工作標(biāo)準(zhǔn)制。其次，要制定完善的辦公室考核機(jī)制。在每個工作崗位的具體職責(zé)確認(rèn)之后，還需要制定出具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，從而對每個工作人員的工作進(jìn)行考評?？荚u內(nèi)容可以從許多方面來進(jìn)行考量，包括出勤狀況、工作完成情況、與團(tuán)隊的配合程度、協(xié)調(diào)與組織的能力等。每個月進(jìn)行一次考評，考評的結(jié)果直接體現(xiàn)在工作人員的工資和獎金當(dāng)中。通過這樣的定期考核模式，可以提高辦公室行政工作的質(zhì)量，提高員工工作效率，激發(fā)對于行政工作的熱情，進(jìn)而促進(jìn)辦公室精細(xì)化管理工作的有序進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)辦公室工作的科學(xué)管理。高校辦公室工作看似十分容易，實際上卻需要足夠的耐心和細(xì)心，還需要各部門工作人員的配合。因此，高校辦公室行政管理需要對彼此工作職責(zé)有明確了解，既要做到明確工作內(nèi)容，做到每一項任務(wù)都能夠落實到具體的職工身上，同事之間還應(yīng)建立起良好的合作關(guān)系，每個人在完成各自職責(zé)的同時還能夠根據(jù)工作的需要，隨時與其他同事進(jìn)行銜接和配合，共同提高高校辦公室行政管理工作的質(zhì)量和效率。同時，還要加強(qiáng)辦公室工作人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)辦公人員綜合素質(zhì)能力。辦公人員的綜合素質(zhì)能力包括很多方面，例如精湛的業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)烈的責(zé)任意識，精細(xì)化的管理水平，積極的學(xué)習(xí)能力等。只有辦公室人員真正提高綜合素質(zhì)能力，才能更好地促進(jìn)高校辦公室工作的精細(xì)化。自身綜合素質(zhì)較強(qiáng)，更容易接受新的工作內(nèi)容和挑戰(zhàn)，也可以更好地在實踐中提高辦公室的精細(xì)化水平。

（三）堅持以人為本的管理理念，引入信息化系統(tǒng)管理。堅持人本主義的管理理念，就是以人為中心的管理方法的同時，以信息技術(shù)手段建立各單位、各部門的溝通渠道，建立精細(xì)化的管理組織結(jié)構(gòu)，形成分級監(jiān)管、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控的有效模式。這種方法不同于以往把人作為工具和手段的管理模式，而是更加突出人在管理過程當(dāng)中的主觀能動性，營造出和諧的辦公氛圍。在對待工作人員方面，首先要給予其一定的自主性和信任度，鼓勵他們在工作中發(fā)表自己的意見，多總結(jié)適合自己的工作方法。其次，要給予工作人員溝通和交流的機(jī)會，對于好的成果也予以展示，這一舉措能夠進(jìn)一步挖掘工作人員的辦公積極性，激發(fā)出工作潛能，使工作真正地服務(wù)于人。此外，在高校辦公室中還要盡可能營造輕松和諧的辦公氛圍，通過細(xì)致的組織計劃、人員配置和崗位規(guī)劃進(jìn)一步增強(qiáng)辦公人員對于團(tuán)隊的人際關(guān)系。另一方面，在21世紀(jì)，信息技術(shù)是辦公室行政管理精細(xì)化的重要支撐，因此，高校應(yīng)重視引入信息化系統(tǒng)管理模式，將先前的人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理模式，同時，辦公室工作人員要不斷適應(yīng)辦公信息化和自動化的發(fā)展更新，以變化的眼觀來看待辦公自動化應(yīng)用技術(shù)，通過自發(fā)學(xué)習(xí)以及參加培訓(xùn)等途徑了解和掌握行政管理知識和最先進(jìn)的技術(shù)，并通過實踐應(yīng)用加強(qiáng)自身的行政管理技能。

三、結(jié)語

推進(jìn)高校辦公室精細(xì)化管理是提升辦公室行政工作水平的必經(jīng)之路。我國高校作為培育人才的土壤，應(yīng)該認(rèn)識到辦公室精細(xì)化管理的必要性，努力加強(qiáng)與完善高校辦公室行政管理精細(xì)化水平，從而推動學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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作者：彭錦華 單位：重慶房地產(chǎn)職業(yè)學(xué)院