教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要作用

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【摘要】本文主要是探討高校教學(xué)秘書一職的職責(zé)以及在教學(xué)管理中起到的積極作用。在強(qiáng)調(diào)了教學(xué)秘書應(yīng)有的素質(zhì)后，著重介紹了其在教務(wù)管理中的重要性，同時(shí)對(duì)于教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)提出了建議，以期提升高校教務(wù)管理的水平。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書教學(xué)管理教育

一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)

高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)就是嚴(yán)格執(zhí)行教務(wù)處的指示，遵照日常教學(xué)管理制度，嚴(yán)守教學(xué)管理原則，選擇恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，組織和協(xié)調(diào)各個(gè)教學(xué)活動(dòng)。在實(shí)際工作中對(duì)教學(xué)過程中形成的教學(xué)資料進(jìn)行歸納、整理、統(tǒng)計(jì)和保存，進(jìn)而形成教學(xué)檔案。高校教學(xué)管理工作很繁瑣，各個(gè)事項(xiàng)都需要匯總，牽涉面很廣、工作性質(zhì)特殊，所以對(duì)于教學(xué)秘書也是要求嚴(yán)格。首先，教學(xué)秘書要準(zhǔn)確、科學(xué)的排課，這是學(xué)期之初首要任務(wù)，也是保證教學(xué)計(jì)劃順利進(jìn)行的重要一環(huán)；第二是教學(xué)秘書需要遵照學(xué)校的人才培養(yǎng)計(jì)劃，參與匯編各個(gè)專業(yè)的教學(xué)大綱，并且協(xié)調(diào)和購(gòu)買各個(gè)專業(yè)的教材，讓學(xué)生能夠高效學(xué)習(xí)和掌握各項(xiàng)知識(shí)，遵循循序漸進(jìn)的原則培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)能力，提升全面素質(zhì)；第三是教學(xué)秘書需要不定時(shí)的組織和安排多個(gè)教學(xué)檢查和評(píng)估，做好各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及考試安排，還有協(xié)調(diào)好監(jiān)考人員、做好教師培訓(xùn)計(jì)劃等；第四就是對(duì)于學(xué)生的考試成績(jī)要及時(shí)上傳，安排好種種考試和補(bǔ)考事宜，歸納到學(xué)生的檔案和學(xué)籍信息中；最后，教學(xué)秘書應(yīng)該在教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)收集和整理各方面的教學(xué)成果，形成教學(xué)檔案，從而保證教學(xué)活動(dòng)的合理存檔和溯源。

二、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

1.架起橋梁和紐帶作用

教學(xué)秘書起到橋梁和紐帶的作用。事實(shí)上教學(xué)秘書需要很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，例如遇上教師停課的落實(shí)、大型考試的安排還有學(xué)生畢業(yè)論文的設(shè)計(jì)和學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐等活動(dòng)，都很考驗(yàn)教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)。這就要求教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)好教務(wù)職能部門、師生三者之間的工作。對(duì)于教學(xué)過程中隨時(shí)出現(xiàn)的多種情況也應(yīng)該及時(shí)處理和上報(bào)。比如各高校想要培養(yǎng)大學(xué)生綜合素質(zhì)，就需要不同的院系之間、不同的專業(yè)之間進(jìn)行相互配合和協(xié)作，這就要求教學(xué)秘書要合理協(xié)調(diào)各個(gè)院校的教師資源，及時(shí)的處理好課程安排和調(diào)換，從而避免出現(xiàn)教學(xué)事故的發(fā)生。

2.教學(xué)信息管理作用

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)綜合性管理和服務(wù)融合的工作，這就要求教學(xué)秘書一定要有優(yōu)秀的統(tǒng)籌能力。教學(xué)秘書要從教學(xué)活動(dòng)的不同角度和不同環(huán)節(jié)出發(fā)，每天都需要整理和歸檔大量的試卷、開課計(jì)劃、進(jìn)程等教學(xué)文件，并且要做好分類，方便之后的教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生在有需要的時(shí)候隨時(shí)處理問題。相當(dāng)數(shù)量的教學(xué)資料信息具有時(shí)效性，具有收藏價(jià)值和指導(dǎo)意義，對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)工作起到了良好的指導(dǎo)和借鑒作用。所以作為教學(xué)秘書，一定要及時(shí)、準(zhǔn)確且高效的收集和匯總各種原始的教學(xué)信息和資料，創(chuàng)建教學(xué)檔案。

3.加強(qiáng)教學(xué)管理作用

日常管理教學(xué)是教學(xué)秘書的基礎(chǔ)性工作，也是工作重點(diǎn)。日常教學(xué)管理工作的主要內(nèi)容就是課堂考勤、教師的教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督以及教研活動(dòng)的展開等。對(duì)于這些工作教學(xué)秘書都應(yīng)該充分掌握，能夠根據(jù)實(shí)際的教學(xué)情況進(jìn)行合理的安排，有效的落實(shí)相關(guān)的教學(xué)計(jì)劃。比如說(shuō)對(duì)于教師的教學(xué)質(zhì)量教學(xué)秘書應(yīng)該進(jìn)行考察，定期到訪教室對(duì)教師采取旁聽形式的考察，而且課上還要認(rèn)真觀察教師上課的語(yǔ)言表達(dá)、上課神態(tài)以及思維活躍度等方面的狀況，一旦發(fā)現(xiàn)教師在上課過程中存在著教學(xué)內(nèi)容不合理、掌握不充分甚至是教學(xué)進(jìn)度過慢等情況，教學(xué)秘書應(yīng)該及時(shí)的將實(shí)際情況轉(zhuǎn)達(dá)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況給當(dāng)事教師安排職業(yè)培訓(xùn)等，從而確保教學(xué)質(zhì)量的不斷提升。

三、教學(xué)秘書的素養(yǎng)要求

1.思想要求

作為教學(xué)秘書，是日常教學(xué)管理的具體執(zhí)行者，工作的時(shí)候一定要盡可能的理解和思考問題。作為教育管理的一份子，教學(xué)秘書一定要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，幫助完成各項(xiàng)教務(wù)工作，真正的承擔(dān)起管理和服務(wù)育人的責(zé)任來(lái)。所以，想要做好教務(wù)工作，作為教學(xué)秘書應(yīng)該具備高度的責(zé)任心、職業(yè)道德修養(yǎng)和個(gè)人修養(yǎng)，尤其還要有敬業(yè)精神。

2.知識(shí)理論要求

教學(xué)秘書本身需要有過硬的綜合素質(zhì)，既要有高等教育知識(shí)，又要有高等院校管理的基本知識(shí)，既要正確的把握住教學(xué)計(jì)劃的內(nèi)容和特點(diǎn)，又要對(duì)課程設(shè)置的原則和各個(gè)專業(yè)課程的主要內(nèi)容準(zhǔn)確把握，尤其是應(yīng)該具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)于公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)和秘書學(xué)也有所涉獵。教學(xué)秘書一定要不斷的提升自身服務(wù)水平，不斷的學(xué)習(xí)更新知識(shí)，如此才可以做好教學(xué)管理工作。

3.工作能力結(jié)構(gòu)

教學(xué)秘書對(duì)于自身的聰明才智一定要正確的運(yùn)用到領(lǐng)導(dǎo)的決策之中，對(duì)于此很考驗(yàn)教學(xué)秘書的專業(yè)性和綜合素質(zhì)，所以要求教學(xué)秘書具備強(qiáng)有力的統(tǒng)籌能力、協(xié)作能力、溝通能力和現(xiàn)代化的管理技能。

四、教學(xué)秘書工作存在的問題和改善的建議

1.教學(xué)秘書工作存在的問題

教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用和所需要的素養(yǎng)我們都已經(jīng)相當(dāng)清晰明了，但是在教學(xué)過程中教學(xué)秘書的工作依然存在著許多的問題，會(huì)影響其工作的展開。如部分高校并不重視教學(xué)秘書的工作，對(duì)于教學(xué)秘書的職責(zé)不明確，同時(shí)可轉(zhuǎn)方向少、缺乏專業(yè)性的技能等問題也很多。

2.改善現(xiàn)狀的幾點(diǎn)建議

教學(xué)秘書工作在現(xiàn)實(shí)中仍有不足，所以在此提出幾點(diǎn)改善現(xiàn)狀的建議，希望能夠幫助教學(xué)秘書工作在高校教務(wù)管理工作中起到更為優(yōu)秀的作用。在此提出三點(diǎn)建議，分別是重視教學(xué)秘書的工作，將教學(xué)秘書作為重點(diǎn)來(lái)培養(yǎng)；針對(duì)教學(xué)秘書鼓勵(lì)科研研究和提升職稱水平；建立激勵(lì)政策。其一是高校教學(xué)秘書隊(duì)伍一般是各個(gè)學(xué)院只有1-2名，一旦人員出現(xiàn)變動(dòng)，對(duì)于正常的教學(xué)工作就會(huì)有所影響，所以學(xué)校人事部門應(yīng)該專門性計(jì)劃性的選拔和培養(yǎng)后備力量。同時(shí)，各層領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該充分的重視教學(xué)秘書本職工作，建設(shè)健全的教學(xué)秘書的培訓(xùn)制度，多多激發(fā)教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)積極性，不斷的改善教學(xué)秘書的待遇，并且不定期給予學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓她們參加在省內(nèi)的各個(gè)高校開展的一些教學(xué)管理方面的培訓(xùn)會(huì)和交流會(huì)，幫助掌握更為先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而更好地服務(wù)于教學(xué)。其二是教學(xué)秘書應(yīng)該在做好自身本職工作后，始終積極的投身到提升教學(xué)管理方面的科研項(xiàng)目和職稱評(píng)定中。對(duì)于高校而言，應(yīng)該為教學(xué)秘書提供良好的教學(xué)管理研究環(huán)境，積極鼓勵(lì)他們投身到教學(xué)管理科研研究中去。所以，高校不僅要為教學(xué)秘書們提供一些關(guān)于教學(xué)管理類的研究項(xiàng)目或者是課題，還要給予一定的經(jīng)費(fèi)支持。再者，教學(xué)秘書應(yīng)該也有完善的評(píng)職稱的途徑。其三是高校教學(xué)秘書，應(yīng)該具備學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷的學(xué)習(xí)和完善自己，這樣才能夠不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，才可以完美的勝任教學(xué)秘書工作。作為教學(xué)秘書，首先就應(yīng)該熟記工作準(zhǔn)則，而學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)校內(nèi)的實(shí)際情況，為教學(xué)秘書制定相關(guān)的工作考評(píng)制度，在不斷完善制度的同時(shí)對(duì)于每個(gè)學(xué)期的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)比，給出激勵(lì)政策。

結(jié)束語(yǔ)

高校的教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)牽涉面廣、綜合性強(qiáng)的工作，對(duì)于該職位的要求也很高。因此作為高校的教學(xué)秘書應(yīng)該對(duì)于自身工作的艱巨性有所認(rèn)知，并且嚴(yán)格要求自己，不斷的學(xué)習(xí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，緊跟時(shí)代變化和發(fā)展的形勢(shì)。教學(xué)管理工作讓學(xué)校的發(fā)展出現(xiàn)良性的循環(huán)，而教學(xué)秘書作為其中重要的一環(huán)，大家應(yīng)該認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書的重要作用，校方應(yīng)該從教學(xué)秘書的功能性和實(shí)效性角度出發(fā)，打造高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊(duì)伍，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況展開工作，從而確保學(xué)校的教學(xué)管理水平不斷提升，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜靜文.淺析高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].藝術(shù)科技,2018,31(07):262.

作者：柳芳葉 單位：福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院