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本文簡要闡述合同管理及其在企業(yè)眾多管理中所處的地位。著重研究其能發(fā)揮的作用,即強化管理能力、降低法律風險、提高市場適應(yīng)性、樹立優(yōu)質(zhì)形象、控制運營成本。合同管理的出現(xiàn),為企業(yè)實現(xiàn)全方位管理創(chuàng)造了條件,其具有全過程、系統(tǒng)化及動態(tài)化的特征,貫穿于經(jīng)營項目整體,同時,需要基于完成的結(jié)構(gòu)系統(tǒng),并能根據(jù)企業(yè)服務(wù)內(nèi)容加以調(diào)整。
合同管理
概述
合同是開展經(jīng)濟行為期間,具有法律效力的主要文件之一,也是引起糾紛的主要來源之一。企業(yè)之間的任何經(jīng)濟活動都要以合同的形式來實現(xiàn),企業(yè)的成敗,發(fā)展的速度,規(guī)模的程度,一部分因素取決于合同簽訂的質(zhì)量。所以,合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度之一。合同管理是企業(yè)存續(xù)期間,為達到合同上既定的目的,再結(jié)合運營情況,根據(jù)現(xiàn)行的合同法及其他相關(guān)法律,相關(guān)當事人可以實施變更、轉(zhuǎn)讓以及終止等各環(huán)節(jié)的綜合表述,其中的部分為管理的內(nèi)容,如訂立、變更、終止等,其余為管理的手段,即審查、監(jiān)督以及控制。基于有關(guān)部門及機制,利用專業(yè)人才強化對經(jīng)營項目涉及的合同全過程加以管控,并完成資料歸檔。使得合同具有合法性,且相關(guān)當事人可完成合同指出的內(nèi)容,實現(xiàn)降低風險因素帶來的影響,下調(diào)經(jīng)營資本投入以及強化競爭水平,切實達到經(jīng)營階段的資源最優(yōu)配置,實現(xiàn)效益的最大化。
地位
在經(jīng)濟飛速發(fā)展的當今社會,隨著外部環(huán)境的不斷變化,機遇與挑戰(zhàn)并存,利益與風險同在,企業(yè)迎來了更大的發(fā)展機遇,也同時面臨著難以控制的風險,如何戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)、解決危機,減少企業(yè)運營的成本,提高企業(yè)的核心競爭力,并且實現(xiàn)企業(yè)利益最大化?建立一個完善的合同管理體系,才是必不可少的一個重要的機制。企業(yè)與外部之間構(gòu)建聯(lián)系是借助合同的方式,同時也可以體現(xiàn)在組織內(nèi)部的聯(lián)系。而企業(yè)內(nèi)部的各組成元素涉及人與物兩類。企業(yè)管理是依據(jù)某種秩序,將內(nèi)部各要素整合起來,并不斷調(diào)整,以形成最佳組合。只有正確處理內(nèi)部管理的全部項目,運營活動才能按照預(yù)期的想法進行,獲取良好的效益。企業(yè)簽訂合同是為實現(xiàn)某些行為,滿足預(yù)期的經(jīng)濟目的。而合同履行期間,便為組織內(nèi)部的各要素相互協(xié)調(diào)合作的過程。企業(yè)若想保證該過程有序進行,便應(yīng)開展多項管理活動,比如生產(chǎn)環(huán)節(jié)、財管等。為保證合同內(nèi)容能夠有效落實,需要借助于組織內(nèi)部各個管理要素的有效配合。并且利用合同進行期間開展管理活動,還可提高既定目標實現(xiàn)的概率。
合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮的作用
強化企業(yè)經(jīng)營管理能力
伴隨著社會主義法律體系的逐漸完善,合同已經(jīng)成為雙方簽訂人履行約定、遵守承諾的重要依據(jù)。任何企業(yè)每年都可能面臨大批量的合同編制、執(zhí)行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除或終止的情況。那么防范企業(yè)在經(jīng)營中可能遇到的風險、提升企業(yè)管理業(yè)務(wù)水平,合同管理工作尤為重要。首先,應(yīng)該注重合同管理體系建設(shè),制定合同相關(guān)的管理制度,建立合同檔案,做到專人管專事。其次,注重合同管理過程,特別是合同簽訂前,企業(yè)的活動、企業(yè)的資金和企業(yè)的發(fā)展愿景都是要考慮的因素之一,在合同簽訂前一定要全面審查合同相對人的資質(zhì)情況、誠信情況及履約能力。嚴把合同審查關(guān),確保交易安全。簽訂的合同是否能夠完全履行,對于企業(yè)而言極為關(guān)鍵,若想達到預(yù)期的效果,需要保證管理行為的有效性,嚴把合同履行關(guān),確保合同的履行質(zhì)量。各項經(jīng)營項目都是以合同為基礎(chǔ)的,圍繞此項管理行為,綜合發(fā)揮生產(chǎn)、項目規(guī)劃以及其他多個方面的管理行為,若某一項管理行為無法調(diào)整至企業(yè)最佳的運行狀態(tài),則會限制合同中項目的切實執(zhí)行。若企業(yè)可以形成符合自身管理需要的合同管理模式,實現(xiàn)合理的約束及保護,便能切實強化組織整體在多個方面的管控能力,實際的運營管理效果也能達到理想的狀態(tài)。
控制組織整體法律風險
市場化的經(jīng)濟模式高速發(fā)展,再加上現(xiàn)代信息科技的全面運用,造成社會市場環(huán)境的開放程度過高,風險因素不斷增多。一個企業(yè)的對外交易行為主要是由合同來規(guī)范的,一旦出現(xiàn)疏漏,尤其是合同相對人缺少合同履行的誠信時,不規(guī)范的合同條款就會給守約的企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失,極有可能陷入無法挽回的境地。而合同是企業(yè)與外界連接的紐帶,更是其實現(xiàn)發(fā)展的合法依據(jù),同時,還是形成法律風險的問題根源。為此,企業(yè)若能在管理期間合理并標準地應(yīng)用合同管控,對企業(yè)合同管理人員進行《中華人民共和國合同法》的培訓與學習,特別是對經(jīng)營活動中經(jīng)常簽訂合同的承辦人員進行培訓,提高合同法律意識,提升合同風險識別能力極為重要。嚴格監(jiān)管合同進行的各個階段,確保能夠及時發(fā)現(xiàn)合同及其他有關(guān)事項存在的漏洞,從經(jīng)濟項目開展的根源處加以全面防范。由此,達到控制法律風險的目的,消除部分甚至完全規(guī)避合同中的“陷阱”條款,合理控制經(jīng)濟活動帶來的不必要損失。
滿足市場適應(yīng)性的需要
各方的經(jīng)濟活動運行期間,涉及的產(chǎn)品及服務(wù)交換是切實產(chǎn)生實際利益的重要環(huán)節(jié)。此過程需在相關(guān)法律及法規(guī)限定的范圍內(nèi)開展,并按照一定的法律形式構(gòu)建利益關(guān)系,而所謂的法律形式就是合同。經(jīng)營項目的合同是判斷企業(yè)即將開展的交易活動是否應(yīng)當加以轉(zhuǎn)化,以獲取更高的經(jīng)濟效益。市場經(jīng)濟條件下,市場供求關(guān)系的變化主要是通過企業(yè)間簽訂經(jīng)濟合同的情況反映出來的,涉及的內(nèi)容有:項目簽訂合同中指出所需付出的服務(wù),以及現(xiàn)實能提供的技術(shù)服務(wù),由此,判斷目前該產(chǎn)品的經(jīng)營渠道是否正確,以及當前現(xiàn)有的產(chǎn)品服務(wù)結(jié)構(gòu)是否加以調(diào)整。因而,企業(yè)間的經(jīng)濟合同時市場供求關(guān)系變化的映射,國家要管好市場、引導好市場,就離不開對經(jīng)濟合同的管理。通過對經(jīng)濟合同的管理,政府決策部門可以及時了解經(jīng)濟的發(fā)展動向,從而為制定正確的經(jīng)濟政策提供量化的科學依據(jù)。
樹立優(yōu)質(zhì)的市場形象
同行業(yè)企業(yè)之間的競爭是在所難免的,不同的是競爭激烈程度。企業(yè)如果想要實現(xiàn)永久存續(xù),勢必要借助優(yōu)質(zhì)的社會信譽及形象,使合作方對其有更多的依賴感,由此競爭優(yōu)勢也得以形成。各方市場主體建立合作關(guān)系均是以合同為主要依據(jù),所履行的各項經(jīng)濟行為,也幾乎是以事先約定的內(nèi)容為主。由此可見,項目成功的判定與合同的實現(xiàn)程度有密切聯(lián)系。為此,企業(yè)在開展合同管理工作期間,一般會強調(diào)此項管理的精準化及實用性。而企業(yè)對于合同的管理程度,能夠體現(xiàn)出其組織整體的管理綜合能力。企業(yè)在針對以經(jīng)營期間的各項決策是否能滿足其實際發(fā)展需要,相關(guān)工作者便可針對當前已經(jīng)簽訂的項目合同,判斷產(chǎn)品開發(fā)生產(chǎn),以及營銷策略方面的合理性。并借助現(xiàn)有合同的履行狀況,判斷企業(yè)組織整體在市場方面的信譽情況。若企業(yè)對于該方面的管理行為不重視,甚至出現(xiàn)隨意簽約或在不確定自己能力能否達到正常履行合同要求的情況下,便與他方簽訂項目合同,會提高其運營風險,市場信譽度也會下降。反之,若其也可以謹慎選擇合作的對象及編制簽訂的合同條款,并充分了解企業(yè)現(xiàn)今的實際生產(chǎn)能力,確保可以做到約定的合同內(nèi)容,市場形象會逐漸改善,有利于開發(fā)新的潛在合作伙伴。
控制企業(yè)的運營成本
強化對合同的管理,可以提高企業(yè)履行合同的能力,促使生產(chǎn)行為的有序,從某種角度上而言,切實提高生產(chǎn)技術(shù)轉(zhuǎn)變成服務(wù)的效率,由此也提高企業(yè)的資金鏈運轉(zhuǎn)頻率,達到控制運營成本的效果。在當前的機械化生產(chǎn)環(huán)境下,有效的分工及合作對于提升整體運營效率及質(zhì)量具有重要的作用。企業(yè)的各項運營項目均需和其他相關(guān)市場主體建立合作關(guān)系,但若合同存在漏洞,極易造成有限資金的停滯或無法正常收回,經(jīng)營資金難以運轉(zhuǎn)。而全面的合同管理,可保證企業(yè)實際履行項目合同的比率,由此控制經(jīng)濟的成本支出,獲取更高的項目收益。
結(jié)語
綜上所述,有效的合同管理,可降低經(jīng)濟損失的發(fā)生概率。為此,企業(yè)需積極培養(yǎng)全體職工的法律常識,避免被他人利用合同條款的變相闡述,損害自身的利益。并聘請法律顧問,用法律保障組織權(quán)益。
作者:張明珠 單位:黑龍江省大慶鉆探鉆井生產(chǎn)技術(shù)服務(wù)一公司
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