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公務(wù)員期刊網(wǎng) 精選范文 企業(yè)檔案管理辦法范文

企業(yè)檔案管理辦法精選(九篇)

前言:一篇好文章的誕生,需要你不斷地搜集資料、整理思路,本站小編為你收集了豐富的企業(yè)檔案管理辦法主題范文,僅供參考,歡迎閱讀并收藏。

企業(yè)檔案管理辦法

第1篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

[關(guān)鍵詞]科技檔案 管理 創(chuàng)新

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-914X(2015)24-0344-01

傳統(tǒng)的科技檔案管理辦法僅局限于實(shí)體檔案的收集、整理、保管和查閱,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及,傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)信息時(shí)代對資料的迫切需求??萍紮n案的類別、內(nèi)容、載體、信息不斷增加,使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高,必須加強(qiáng)科技檔案管理的創(chuàng)新工作,利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)管理,嘗試科學(xué)的方法與傳統(tǒng)管理辦法相結(jié)合,綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創(chuàng)新管理

新形勢下企業(yè)科技檔案管理部門面對新的考驗(yàn)和新任務(wù),必須改變原有的科技檔案管理觀念、管理模式、組織機(jī)構(gòu)、管理方法、服務(wù)方式等,勇于創(chuàng)新勇于實(shí)踐,才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念,解決科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案信息化建設(shè)工作提高認(rèn)識度,高度重視、支持和加強(qiáng)科技檔案管理工作,將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃,納入企業(yè)有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,對科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計(jì)劃、有安排。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算,充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素,增加經(jīng)費(fèi)投入,配置先進(jìn)的配套設(shè)施、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等,解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

1.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu),實(shí)現(xiàn)科技檔案管理向技術(shù)型轉(zhuǎn)變

在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)方面需要企業(yè)設(shè)置專門的綜合檔案室,配備配齊專職檔案工作人員,建立健全檔案工作規(guī)章制度,要將科技檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊(duì)伍建設(shè)上,要大力引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才;要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)教育,開展提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn),使檔案人員熟練掌握計(jì)算機(jī)基本知識、網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù),不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì),實(shí)現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

1.3 創(chuàng)新管理模式,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理

在管理體制上,企業(yè)科技檔案工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制,避免科技檔案由部門或個(gè)人分散保存,確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全。在管理機(jī)制上,要實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制,真正抓好落實(shí)。在管理方式上,要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理,大力加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè),應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),對科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù),使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管,逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。

1.4 創(chuàng)新管理辦法,建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心。首先要正確選用企業(yè)檔案管理軟件,其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。其次要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作,通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式,實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢,逐步建成母子(分)公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺,形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創(chuàng)新服務(wù)方式,提供主動(dòng)的現(xiàn)代化的服務(wù)

通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務(wù),開展科技檔案在線服務(wù),可以跨越時(shí)空,突破地域限制,實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享,充分保證科技檔案的安全性和保密性,有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為,更好地保護(hù)和利用科技檔案, 促進(jìn)溝通交流,提高工作效率,提升企業(yè)形象,為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。利用主動(dòng)的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式逐步取代被動(dòng)的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 科技檔案管理創(chuàng)新有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化

科技社會(huì)的飛快發(fā)展促使企業(yè)的體質(zhì)、機(jī)制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢發(fā)展。企業(yè)依托資源優(yōu)化發(fā)展,走可持續(xù)發(fā)展的道路,創(chuàng)新的科技檔案管理方法可以幫助企業(yè)在競爭激烈的市場環(huán)境中掌握先機(jī),實(shí)現(xiàn)利益最大化。

2.2 科技檔案管理創(chuàng)新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業(yè)開發(fā)和運(yùn)行提供信息資料服務(wù),通過創(chuàng)新的服務(wù)體制和服務(wù)觀念,強(qiáng)化市場經(jīng)濟(jì)意識,勇于開拓新思路、新方法,擴(kuò)展全面領(lǐng)域的服務(wù),結(jié)合信息化計(jì)算機(jī)技術(shù),提高檔案管理效率,便于用戶及時(shí)迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創(chuàng)新可以為用戶提供準(zhǔn)確信息

通過創(chuàng)新工作思路和工作方式,應(yīng)用全新理念實(shí)現(xiàn)科技檔案信息全方位多層次的高效管理,減少繁瑣的程序,為企業(yè)開發(fā)和運(yùn)行提供準(zhǔn)確信息。

2.4 科技檔案管理創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)信息科學(xué)管理和保存

創(chuàng)新管理手段,改變原有的分類保存檢索方式,實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類和信息檢索,更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結(jié)論

創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理辦法,有助于切實(shí)整理好科技檔案,方便用戶使用,有利于挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力,增強(qiáng)企業(yè)的科技創(chuàng)新能力,提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平,具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和長遠(yuǎn)發(fā)展意義。

參考文獻(xiàn)

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創(chuàng)新.[J]機(jī)電兵船檔案.2008.3.

第2篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

檔案的鑒定銷毀工作是企業(yè)檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。但檔案鑒定銷毀成了企業(yè)檔案工作中的“老大難”,對企業(yè)推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程造成障礙。

1 企業(yè)檔案鑒定銷毀難的原因

1.1 企業(yè)對鑒定銷毀工作的不重視,怕?lián)?zé)任。對于歸檔保存的檔案來說,大部分檔案最終要被銷毀。檔案具有不可再生性,企業(yè)面臨的檔案庫存矛盾再大,困難再多,與鑒定失誤相比,責(zé)任要小得多,這種求穩(wěn)保守的思想直接影響檔案鑒定工作的開展。

1.2 國有企業(yè)缺乏效益觀念,不計(jì)成本。保管檔案需要多方面的費(fèi)用支出,如保存空間、裝具、人力等保管費(fèi)用。隨著檔案數(shù)量的不斷增長,檔案庫容日趨飽和,檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間產(chǎn)生矛盾,檔案鑒定銷毀工作應(yīng)從長遠(yuǎn)考慮,從效益出發(fā)。

1.3 新舊標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,產(chǎn)生遺留問題。如會(huì)計(jì)檔案,財(cái)政部、國家檔案局1984年頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,會(huì)計(jì)憑證的保管期限為15年,其中,“涉及外事和對私改造的”會(huì)計(jì)憑證和賬簿要永久保存。1998年,修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》出臺,將會(huì)計(jì)憑證的保管期限統(tǒng)一規(guī)定為“15年”。在管理辦法修訂前的十多年中,大部分與國外有業(yè)務(wù)往來的企業(yè)對會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)尤其是對“涉及外事”普遍感到難以把握。有的單位從建廠設(shè)備、生產(chǎn)技術(shù)到所用原料都是從國外購買,產(chǎn)品也大部分銷往國外,認(rèn)為本企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案基本上都“涉外”,索性將會(huì)計(jì)檔案的保存期限統(tǒng)統(tǒng)定為“永久”;有的企業(yè)認(rèn)為十幾年之后,會(huì)計(jì)檔案的利用率大大降低,無永遠(yuǎn)保存必要,即使部分檔案歸檔時(shí)定的保管期限較短,還有銷毀前的鑒定這一程序來補(bǔ)救,就不加區(qū)別地將會(huì)計(jì)憑證的保管期限全部定為“15年”。前者將會(huì)計(jì)檔案全部永久保存,省略了“銷毀”這一工作環(huán)節(jié),檔案數(shù)量只增不減;后者因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)的鑒定簡單粗糙,對保存到期的檔案進(jìn)行細(xì)致的鑒別,工作量太大,也造成了銷毀工作年復(fù)一年延遲。

1.4 缺乏科學(xué)的檔案價(jià)值評價(jià)體系,可操作性不強(qiáng)。在國家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中,涉及檔案鑒定銷毀工作這一內(nèi)容時(shí),只籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”、“按規(guī)定程序報(bào)批”,等等,在工作實(shí)踐中,往往感到現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)缺乏可操作性。如,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的保管期限,但在執(zhí)行中,如只按照保管期限進(jìn)行檔案的鑒定與銷毀,而不考慮會(huì)計(jì)檔案可能涉及的債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)等問題,勢必造成誤鑒。檔案鑒定工作需根據(jù)各單位的實(shí)際情況、保管檔案的成本等外在因素綜合考慮,要有一系列的綜合評價(jià)體系進(jìn)行評估和測定。

1.5 檔案鑒定銷毀工作缺乏監(jiān)管,無制度約束。在我國現(xiàn)行檔案管理法律規(guī)章中,沒有關(guān)于過期檔案不開展鑒定銷毀應(yīng)追究責(zé)任的條文,致使檔案鑒定工作一直無法納入檔案管理的計(jì)劃之中。

2 企業(yè)檔案鑒定銷毀難的對策

2.1 成立專業(yè)機(jī)構(gòu),監(jiān)督指導(dǎo)鑒定銷毀工作。由檔案行政管理機(jī)關(guān)、企業(yè)檔案部門以及業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu),專業(yè)從事鑒定銷毀工作,定期對企業(yè)過期檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。把檔案的

轉(zhuǎn)貼于

鑒定銷毀工作納入企業(yè)內(nèi)控制度,每年按內(nèi)控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中,明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù),通過程序的合理性、科學(xué)性,盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

第3篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

1. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式實(shí)施的時(shí)間是()。

A.2017年12月11日 B.2017年1月1日

C.2017年7月1日 D.2017年1月1日

2.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊的部門應(yīng)是()。

A.單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)

B.單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員所屬機(jī)構(gòu)

C.單位的人力資源機(jī)構(gòu)

D.單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門

3.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。這里所說的單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間應(yīng)為()。

A.1.5年 B.半年 C.2年 D.1年

4. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊也是一種重要的會(huì)計(jì)檔案,它的編制部門是()。

A.單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B.單位行政辦公室

C.單位人力資源部門 D.單位檔案管理機(jī)構(gòu)

5.根據(jù)規(guī)定,負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的部門應(yīng)是()。

A.單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B.單位辦公室

C.單位人力資源部門 D.單位檔案管理機(jī)構(gòu)

6.根據(jù)規(guī)定,屬于企業(yè)永久保存的會(huì)計(jì)檔案是()。

A.總賬 B.銀行對賬單

C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

7.根據(jù)規(guī)定,保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案是()。

A.總賬 B.銀行對賬單

C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

8.下列不屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案是( )

A.總賬 B.會(huì)計(jì)檔案保管清冊

C.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

9.保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案并不少,但()例外。

A.總賬 B.會(huì)計(jì)檔案移交清冊

C.會(huì)計(jì)憑證 D.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

10. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案所涵蓋的范圍,以下說法正確的是()。

A.會(huì)計(jì)檔案,即為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

B.會(huì)計(jì)檔案既包括紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料,也包括一些電子的會(huì)計(jì)資料

C.由于銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證,所以它們也就不屬于會(huì)計(jì)檔案資料

D.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)(決算)不屬于會(huì)計(jì)檔案資料

11.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書,以下說法錯(cuò)誤的是()。

A.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)填制

B.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均屬于會(huì)計(jì)檔案資料

C.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同

D.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書產(chǎn)生(或填制)的時(shí)間并不一致,涉及的當(dāng)事人也不完全相同

12.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案,以下說法正確的是()。

A.總賬、明細(xì)賬是會(huì)計(jì)檔案,而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會(huì)計(jì)檔案

B.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷,單位負(fù)責(zé)人不需要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

C.對各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷的部門是立檔單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員

D.根據(jù)規(guī)定,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管半年

13.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀,以下說法錯(cuò)誤的是()。

A.保管期滿未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀

B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案不得銷毀

C.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

D.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷

14. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管,以下說法錯(cuò)誤的是()。

A. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年

B.會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起

C.單位的總賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告均屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案

D.會(huì)計(jì)檔案的保管辦法所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限

15. 按照規(guī)定,主管全國會(huì)計(jì)檔案工作,并共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門,是指()。

A.財(cái)政部 B. 國家檔案局

C. 財(cái)政部和國家檔案局 D. 人大財(cái)經(jīng)委員會(huì)和檔案部門

16. 關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案,以下說法錯(cuò)誤的是()。

A. 電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交

B. 屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料,必須屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案

C.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷

D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全

二、多項(xiàng)選擇題(每題2分,共計(jì)34分)

1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告屬于會(huì)計(jì)檔案的一個(gè)重要內(nèi)容,而這里所說的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告具體包括( )。

A.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 B.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

C.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

2. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是( )。

A.《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》 B.《中華人民共和國預(yù)算法》

C.《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》 D.《中華人民共和國檔案法》

3.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》使用的范圍包括( )。

A.國家機(jī)關(guān) B.社會(huì)團(tuán)體 C.企事業(yè)單位 D.其他組織

4. 對于會(huì)計(jì)賬簿,以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括( )。

A.總賬、明細(xì)賬 B.有關(guān)輔賬簿

C.日記賬 D.固定資產(chǎn)卡片

5.對于會(huì)計(jì)憑證,以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括( )。

A.原始憑證 B.文件與合同

C.記賬憑證 D.預(yù)算

6. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容有很多,比如其他會(huì)計(jì)資料就包括( )等。

A.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B.銀行對賬單

C.納稅申報(bào)表 D.會(huì)計(jì)檔案移交清冊

7.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存并形成電子會(huì)計(jì)檔案,必須同時(shí)滿足許多條件,這些包括( )。

A.形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸

B.能夠采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改

C.形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

D.能夠建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響

8.單位在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進(jìn)行移交。以下屬于正確說法的是( )。

A.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝

B.電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定

C.特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交

D.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊

9.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為( )。

A.10年 B.30年 C.20年 D.15年

10.單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,并組織單位有關(guān)部門共同進(jìn)行,這些部門應(yīng)當(dāng)包括( )。

A.會(huì)計(jì) B.審計(jì) C.紀(jì)檢監(jiān)察 D.有關(guān)業(yè)務(wù)部門

11. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,包括擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊還需要有關(guān)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見。這些機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員包括( )等。

A.單位負(fù)責(zé)人 B.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人

C.會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D.檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人

12.根據(jù)規(guī)定,單位電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門共同派員監(jiān)銷完成( )。

A.單位檔案管理機(jī)構(gòu) B.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)

C.單位信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu) D.單位人力資源部門

13.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證,以下說法正確的是( )。

A.不得銷毀

B.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷

C.電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存

D.涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證需要保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止

14.根據(jù)規(guī)定,對于單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括( )。

A.會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 B.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.會(huì)計(jì)檔案保管清冊

15. 單位因分立原因會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的保管發(fā)生一定的變化,以下說法正確的是( )。

A.單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案

B.單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案

C.單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)

D.單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由中介機(jī)構(gòu)保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)

16. 對于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案,以下說法正確的是( )。

A.移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊

B.交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督

C.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交

D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全

17.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案,以下說法錯(cuò)誤的是()。

A.會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案的重要種類之一,也是國家全部檔案的重要組成部分

B.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,可根據(jù)需要對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行拆封

C.凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位,都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案,這是會(huì)計(jì)檔案特征中的

普遍性所決定的

D. 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,只能保存磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,不能保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

三、判斷題(每題2分,本題共計(jì)50分)

1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會(huì)計(jì)檔案。 ()

2. 由于財(cái)政部門屬于會(huì)計(jì)工作的主管部門,因此,財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)主管全國會(huì)計(jì)檔案工作,制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 ()

3.縣級以下地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 ()

4.根據(jù)規(guī)定,單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位不可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。()

5.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案有很多,但是會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊屬于單位檔案的重要內(nèi)容,不屬于會(huì)計(jì)檔案所包括的內(nèi)容。 ()

6.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。 ()

7. 不管是行政單位,事業(yè)單位,還是企業(yè),按照規(guī)定,固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。 ()

8. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年,因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。但是單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過兩年。 ()

9. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管期間,出于工作的需要,單位出納人員可以在此期間兼管會(huì)計(jì)檔案。 ()

10. 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。 ()

11. 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全,單位保存的會(huì)計(jì)檔案一律不得對外借出。 ()

12.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據(jù)規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案的保管期限,是從會(huì)計(jì)檔案歸檔保管后的第一天算起。 ()

13.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類?!稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。 ()

14. 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行。 ()

15. 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。對于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案一定要進(jìn)行銷毀。 ()

16. 根據(jù)規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案銷毀工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。但是對于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)有信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員參與監(jiān)銷。 ()

17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 ()

18.根據(jù)規(guī)定,單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由上級主管單位統(tǒng)一保管。 ()

19.根據(jù)規(guī)定,單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 ()

20. 根據(jù)規(guī)定,建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定使用狀態(tài)時(shí)及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 ()

21. 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。 ()

22. 一個(gè)單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,也適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 ()

23.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 ()

第4篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項(xiàng)重要措施,是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因?yàn)槠髽I(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是互相補(bǔ)充、促進(jìn)的。

(一)企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新,在企業(yè)改革過程中,無論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營機(jī)制,還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度.檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu),對外經(jīng)濟(jì)合作、清產(chǎn)核資.進(jìn)入市場成為具有獨(dú)立法人權(quán)力競爭者提供重要的信息和依據(jù)。

(二)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求,如果企業(yè)檔案工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下,將阻礙其發(fā)展。作為企業(yè)科技信息管理的組成部分,檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路,著手進(jìn)行改革.實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

(三)制定檔案管理制度,是為了加強(qiáng)檔案管理工作,提高檔案管理質(zhì)量,更好地為社會(huì)、為民眾、為企事業(yè)服務(wù),檔案管理制度的強(qiáng)弱直接影響到檔案管理的效率和效能。

二、結(jié)合實(shí)際,建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設(shè)是科學(xué)規(guī)范開展檔案工作、加強(qiáng)企業(yè)信息檔案資源建設(shè)工作的首要環(huán)節(jié)。因?yàn)橹贫仁腔A(chǔ)保證和根本保障,它使各項(xiàng)工作有章可循、有法可依?,F(xiàn)代檔案管理制度體系的建設(shè)應(yīng)包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和重點(diǎn)檔案工作制度等方面的內(nèi)容。其中檔案工作規(guī)章包括各級、各部門檔案工作人員責(zé)任及文件形成歸檔責(zé)任制度、檔案工作規(guī)定、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等方面;檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內(nèi)容;檔案業(yè)務(wù)規(guī)范則又囊括了檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案全宗管理辦法等內(nèi)容;而重點(diǎn)檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)范、檔案工作協(xié)作組工作規(guī)則等等。

筆者所在的中電海康集團(tuán)有限公司是2014年在總部中國電子科技集團(tuán)公司“加快安全電子產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的號召下由中國電子科技集團(tuán)公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江??导瘓F(tuán)組建而成的安全電子產(chǎn)業(yè)子集團(tuán),公司建立伊始,公司領(lǐng)導(dǎo)就十分注重制度體系建設(shè)工作。中電海康檔案管理辦公室更是積極配合公司制度建設(shè)工作,結(jié)合檔案工作的特點(diǎn)難點(diǎn),在貫徹公司制度建設(shè)的總體部署和要求的前提下,檔案工作人員勤做功課,積極調(diào)研,認(rèn)真完成《中電海康集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》,其中包含了檔案管理人員工作職責(zé)、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規(guī)范,奠定了檔案管理工作的基礎(chǔ),初步在制度建設(shè)和執(zhí)行環(huán)節(jié)層面上打造了閉環(huán)管理平臺。隨后各專兼職專業(yè)檔案管理人員結(jié)合自身工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn),相繼出臺《文書檔案管理細(xì)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則》、《科研檔案管理細(xì)則》《儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則》等等制度規(guī)范,進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任落實(shí),嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn),使檔案管理工作很快上了一個(gè)新的臺階。后續(xù)我公司檔案管理部門將進(jìn)一步完善檔案管理制度建設(shè),從強(qiáng)化企業(yè)檔案資源建設(shè)角度出發(fā),積極學(xué)習(xí)、研究先進(jìn)企業(yè)的檔案資源建設(shè)經(jīng)驗(yàn),制定出適合我公司發(fā)展要求的企業(yè)檔案資源建設(shè)制度,推進(jìn)公司檔案資源建設(shè)工作的開展,如《企業(yè)檔案資源開發(fā)與利用制度》、《檔案資源建設(shè)管理制度》、《檔案資源建設(shè)達(dá)標(biāo)升級考核測評辦法》等制度,最終建立健全一整套科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的現(xiàn)代檔案管理制度,夯實(shí)公司檔案管理工作的基礎(chǔ)。

三、如何優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度體系

(一)制度創(chuàng)新戰(zhàn)略――走實(shí)用化之路

沒有永久不變的制度,只要是符合本單位實(shí)際情況的,可以進(jìn)一步提高效率的就是好制度。制度創(chuàng)新的成果要經(jīng)得起實(shí)踐的考驗(yàn)。在檔案館看來有效可行的制度,未必在基層單位檔案室能順利推廣和應(yīng)用。檔案人員一定要深入學(xué)習(xí)和研究本單位的當(dāng)前發(fā)展戰(zhàn)略和中長期發(fā)展規(guī)劃。制度創(chuàng)新著眼點(diǎn)在于組織內(nèi)部。機(jī)制與制度是密切相關(guān)的。機(jī)制是由制度內(nèi)化而來的,檔案管理制度是否符合本單位運(yùn)行規(guī)律,這是檔案管理機(jī)制創(chuàng)新能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

(二)管理創(chuàng)新戰(zhàn)略――走復(fù)合化管理模式之路

新世紀(jì)的新技術(shù)革命,正在推進(jìn)組織管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。檔案形成的規(guī)范性和檔案利用的廣泛性,將使檔案和檔案工作走出檔案室,走向組織管理的每個(gè)角落,使檔案事業(yè)成為組織內(nèi)全體干部職工的共同事業(yè)。搞檔案工作信息化也好,搞檔案數(shù)字化也好,千萬不能忽視傳統(tǒng)檔案管理模式。我們主張?jiān)趥鹘y(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn),引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和管理手段。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同步推進(jìn),采用復(fù)合化管理模式。復(fù)合化檔案管理模式是檔案載體多元化,兩種不同載體的檔案如何有機(jī)結(jié)合保存的模式,有利于檔案管理發(fā)展的良好模式。

第5篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)檔案 管理存在的問題 對策

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的產(chǎn)物,也是各單位的重要檔案之一,它包含的會(huì)計(jì)信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性,會(huì)計(jì)檔案管理工作作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范的組成部分,其規(guī)范化程度決定了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的水平,也完整地表現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的過去,因此,會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理,進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1. 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題:

1.1對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠, 缺乏充分的認(rèn)識, 意識淡薄,導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),輕會(huì)計(jì)檔案管理,沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前,很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn),大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管,缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),不懂得檔案的基本操作規(guī)程,對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚,導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求,更談不上科學(xué)管理。

1.2有些企業(yè)對會(huì)計(jì)憑證的審核和監(jiān)督不夠。原始憑證的真?zhèn)巍⒔?jīng)濟(jì)信息是否全面等決定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性。但很多企業(yè)缺乏對憑證的客觀認(rèn)識,會(huì)計(jì)憑證裝訂后未粘貼,或已粘貼卻未落實(shí)責(zé)任人,會(huì)計(jì)憑證封皮項(xiàng)目填寫不全;個(gè)別企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置,造成檔案管理缺乏有序性和合理性,甚至可能直接引起憑證被篡改等現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不合理,不真實(shí),有些企業(yè)甚至沒有真正的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,所謂檔案只是為了應(yīng)付相關(guān)檢查而設(shè)置,其內(nèi)容多為編造抄襲而來,檔案紙質(zhì)的憑證、賬簿、報(bào)表的歸檔管理亦不規(guī)范,電子檔案的存儲更是缺少必要介質(zhì)的備份建檔。有些企業(yè)雖然對立卷工作比較重視,但平時(shí)的管理則比較松懈,檔案借閱丟失現(xiàn)象嚴(yán)重,歸還后,不能及時(shí)歸檔,缺少必要的借閱登記管理及逐級審批報(bào)告等制度,大大降低了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的保密性和安全性,甚至可能直接或間接造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

1.4會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔,卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作,嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。

1.5紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后,對磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理,造成會(huì)計(jì)信息的丟失;由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級換代很快,許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。

2. 完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對策:

2.1統(tǒng)一思想,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識。各單位要加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”辦法。對納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的企業(yè),應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變,資產(chǎn)所有權(quán)不變,資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則,明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體為各企業(yè)而非會(huì)計(jì)核算中心

2.2應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱管理工作。調(diào)閱時(shí),要嚴(yán)格辦理相關(guān)手續(xù)。本單位人員調(diào)閱,需經(jīng)責(zé)任人及相關(guān)負(fù)責(zé)人同意并簽字;外單位人員借閱,要具備相關(guān)的調(diào)閱手續(xù),同時(shí)經(jīng)本單位相關(guān)人等批準(zhǔn)后,方可調(diào)閱。在調(diào)閱過程中,只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料,原則上檔案原件不得解除,不得拆散,外單位調(diào)閱,如遇抄錄復(fù)制等特殊要求,需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)后,方可辦理。

2.3建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。要使會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化,必須將檔案管理工作納入日常工作的總體,制定檔案工作管理目標(biāo),明確責(zé)任,并建立健全一套檔案管理制度,如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等,規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

2.4規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

第一,訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮,粘封裝訂線,并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中,必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二,綜合檔案室的單位,財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管,要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三,各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見,會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查后,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。

2.5落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任人。提高會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練和專業(yè)程度,定期舉辦會(huì)計(jì)人員的知識培訓(xùn),將會(huì)計(jì)檔案整理的工作從基礎(chǔ)學(xué)起,使會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識和操作技能,從源頭做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

2.6同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率,所以,在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時(shí),需要同步升級舊的資料文件。

結(jié)束語:

總之,為進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理,財(cái)務(wù)部和國家檔案局共同了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并隨后進(jìn)行了修訂,從法律的角度上強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性,因此,只有嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)的要求,并結(jié)合本單位實(shí)際情況,不斷研究新問題,提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感,會(huì)計(jì)檔案工作才會(huì)取得不斷的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn):

[1] 財(cái)政部、國家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[M].北京:工商出版社,1984.

第6篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞:中職學(xué)校 檔案管理 問題 對策

中圖分類號:G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2013)03(c)-0226-02

現(xiàn)階段,由于國家加大對職業(yè)教育的建設(shè)和改革力度,中職學(xué)校正面臨著重大的變革,作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。對此,筆者結(jié)合多年檔案工作經(jīng)驗(yàn),就中職學(xué)校檔案管理工作探討如下。

1 中職學(xué)校檔案管理工作的重要作用

1.1 學(xué)校檔案是樹立學(xué)校形象的依據(jù),良好的學(xué)校形象有利于中職學(xué)校的招生與學(xué)生的就業(yè)

學(xué)校不僅是產(chǎn)生學(xué)校檔案的主體,而且是檔案發(fā)揮使用價(jià)值的重要場所。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程,又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面,它真實(shí)地記錄了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡,是學(xué)校的重要信息資源。通過分析學(xué)校現(xiàn)存檔案,可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的沿革和演變情況,更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗,因而它是樹立學(xué)校自身形象的依據(jù)?,F(xiàn)階段,中職學(xué)校最大的困難在于招生,這是由中職學(xué)校所處的社會(huì)地位決定的。良好的學(xué)校形象,將大大增強(qiáng)學(xué)校的吸引力,有利于學(xué)校的招生和學(xué)生的就業(yè)。

1.2 學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴信息資源,豐富的檔案資料可以更好地為教學(xué)科研服務(wù)

學(xué)校檔案大部分記錄和保存著學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果,記錄了教職員工為學(xué)校的發(fā)展所作出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡,反映了學(xué)??傮w的教學(xué)水平,是學(xué)校教職工的勞動(dòng)結(jié)晶。充分利用學(xué)校的檔案信息,不僅能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,更能為教學(xué)科研服務(wù),提高教育教學(xué)水平。

2 中職學(xué)校檔案管理工作面臨的問題

2.1 中職學(xué)校檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力的制度保障,造成中職學(xué)校檔案管理不規(guī)范

2008年,國家教育部和國家檔案局聯(lián)合制定并《高等學(xué)校檔案管理辦法》。全國各地市也根據(jù)實(shí)際情況制定了本地區(qū)中小學(xué)校檔案管理辦法。這些檔案管理辦法,是高等學(xué)校、中小學(xué)校開展檔案管理工作的制度依據(jù)。然而,在這看似完善的學(xué)校檔案管理辦法中,卻獨(dú)獨(dú)缺了針對中職學(xué)校的檔案管理辦法,這不能不說是一種缺失。據(jù)有關(guān)部門的解釋是,中職學(xué)校的檔案管理工作參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》執(zhí)行。誠然,中職學(xué)校與高等學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、學(xué)生就業(yè)等方面有許多相似之處,蛤中職學(xué)校在培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)方式等方面與高等學(xué)校存在很大不同,如高等教育注重理論與實(shí)踐相結(jié)合,而中職教育更注重實(shí)踐等,這就決定了中職學(xué)校檔案必然與高等學(xué)校檔案存在很大的不同。簡單地以《高等學(xué)校檔案管理辦法》指導(dǎo)中職學(xué)校檔案管理工作,勢必造成中職學(xué)校檔案管理上的不規(guī)范。

2.2 中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制,造成中職學(xué)校檔案管理混亂

中職學(xué)校主管部門是教育行政管理部門(如市教育局),而其檔案業(yè)務(wù)的主管部門則是檔案行政管理部門(如市檔案局或檔案館等),中職學(xué)校檔案管理工作受檔案行政管理部門和教育行政主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)。教育行政管理部門作為學(xué)校的主管部門,多注重管理學(xué)校教育教學(xué)工作,并經(jīng)常對教育教學(xué)工作進(jìn)行檢查評估等,而對學(xué)校檔案業(yè)務(wù)工作管理得較少,更談不上對學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)了。檔案行政管理部門不是學(xué)校的主管部門,只在業(yè)務(wù)上對學(xué)校檔案工作有管理與指導(dǎo)的職責(zé),加之檔案行政管理部門并未規(guī)定學(xué)校須定期向省或市一級檔案館移交檔案,導(dǎo)致對學(xué)校檔案管理工作缺乏有效地監(jiān)督檢查。一些檔案行政管理部門對于學(xué)校存在的檔案違法行為,往往只進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)糾正,而對于不及時(shí)歸檔、歸檔不全、歸檔不合要求、檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為卻不予監(jiān)督和追究。中職學(xué)校的主管部門不“管”檔案工作、“管”檔案工作不是主管部門的現(xiàn)實(shí),最終使得學(xué)校檔案管理工作處于無部門“管”的狀態(tài),從而缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制,造成中職學(xué)校檔案管理混亂。

2.3 中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠,致使檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力支持

就目前的中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看,大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視,對檔案管理的意義認(rèn)識不足。多年來,由于對教育改革的狹隘認(rèn)識,導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到教育改革的附屬地位。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常以一種對當(dāng)前教育改革是否有用的實(shí)用主義來衡量檔案事業(yè),而這一觀念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性。因?yàn)闄n案是歷史的產(chǎn)物,不能產(chǎn)生直接的教改成績或效果,檔案往往是到檢查評估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視,必然導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有效的考核獎(jiǎng)懲等管理機(jī)制,同時(shí)也必然不重視對檔案室軟硬件建設(shè)的投入,從而導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力支持。

2.4 中職學(xué)校檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員,導(dǎo)致檔案管理工作開展難度大

專業(yè)的檔案管理人員缺乏,現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中職學(xué)校普遍存在的問題?,F(xiàn)階段,中職學(xué)校基本上都設(shè)有一名專職檔案管理人員,但真正科班出身的為數(shù)不多,有的是臨時(shí)配備或半路出家的。即使是科班出身的檔案管理人員,多數(shù)是身兼數(shù)職,既擔(dān)任教學(xué)、班級管理工作,又擔(dān)任行政管理工作,導(dǎo)致檔案管理人員能花在檔案管理工作上的時(shí)間實(shí)在是少之又少。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗,不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識,檔案管理手段落后;有些檔案管理人員,年齡大、學(xué)歷低、思想觀念陳舊,不但創(chuàng)新意識不強(qiáng),而且工作的積極性不高,這些問題嚴(yán)重制約著中職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

3 現(xiàn)階段加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的對策

3.1 制定中職學(xué)校檔案管理辦法,規(guī)范中職學(xué)校檔案管理

近幾年,隨著國家加大對職業(yè)教育的改革和投入力度,職業(yè)教育取得了前所未有的發(fā)展。職業(yè)教育的改革與發(fā)展,必然給中職學(xué)校檔案管理工作帶來許多新情況、新問題。然而,國家和有關(guān)部門至今卻尚未出臺有關(guān)中職學(xué)校檔案管理的相關(guān)辦法和規(guī)定,這與國家大力發(fā)展職業(yè)教育是不相適應(yīng)的。為此,建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯(lián)合起來,邀請教育界、檔案界、企業(yè)方面專家以及中職學(xué)校檔案管理工作者代表等有關(guān)人士,一起商討制定《中職學(xué)校檔案管理辦法》。《中職學(xué)校檔案管理辦法》的制定、和實(shí)施,將大大促進(jìn)職業(yè)教育的發(fā)展,將為中職學(xué)校檔案工作提供法規(guī)依據(jù),對推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作制度化建設(shè),提高檔案工作服務(wù)于教學(xué)、科研、管理的能力和水平,具有十分重要的意義。

3.2 行政部門加大對中職學(xué)校檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度,確保檔案管理規(guī)范化

當(dāng)前,針對中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制的實(shí)際,建議教育行政管理部門將中職學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核,納入校長的崗位職責(zé),并定期聯(lián)合檔案行政管理部門對中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。對中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查的內(nèi)容應(yīng)包括:學(xué)校是否建立有檔案工作或檔案管理制度;檔案保管條件是否符合要求;對檔案破損、變質(zhì)、下落不明或泄密等情況,是否及時(shí)采取有效措施;應(yīng)立卷歸檔的文件材料是否按要求歸檔;借閱利用檔案是否按時(shí)歸還;在保管或利用檔案中是否有隨意涂改、撕毀、丟失檔案情況;以及其他違反檔案法律法規(guī)的行為等。行政管理部門在監(jiān)督檢查檔案工作過程中,對在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的學(xué)?;騻€(gè)人,應(yīng)給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì),而對違反檔案法律法規(guī)的學(xué)校或個(gè)人,則應(yīng)給予追究相應(yīng)責(zé)任。只有這樣,才能真正對學(xué)校檔案工作起到監(jiān)督作用,從而確保檔案管理規(guī)范化。

3.3 大力宣傳檔案工作,加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí),增強(qiáng)中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及教職員工的檔案意識

檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分,學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到檔案是具有特殊價(jià)值的信息資源。作為信息資源的一個(gè)重要組成部分,它在學(xué)校發(fā)展的過程中起著不可替代的作用。它是廣大教職員工智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶,是學(xué)校今后發(fā)展不可或缺的重要依據(jù),是一個(gè)成功學(xué)校的寶貴財(cái)富。因此,必須大力宣傳學(xué)校檔案工作的重要性,加強(qiáng)對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí),切實(shí)增強(qiáng)中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部和教職員工的檔案意識。首先,學(xué)校檔案部門充分利用黑板報(bào)、櫥窗、??⑿@網(wǎng)、廣播等多種形式,注意結(jié)合各類教育教學(xué)評估的契機(jī),加強(qiáng)對檔案工作的宣傳,讓學(xué)校更多的領(lǐng)導(dǎo)干部和教職員工了解檔案、重視檔案、支持檔案工作,充分調(diào)動(dòng)全體師生積累檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性,形成人人關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍。其次,要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等檔案法律法規(guī),使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案的重要性,堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作,建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度,按《檔案法》等檔案法律法規(guī)要求,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。最后,要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題,按上級檔案管理部門的要求,建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理全校各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員,負(fù)責(zé)收集部門的檔案資料,形成檔案工作齊抓共管的局面,以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

3.4 加強(qiáng)中職學(xué)校專門檔案人員配備,提高檔案管理人員素質(zhì)

為使學(xué)校檔案管理工作高效有序,首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé),健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)送保密制度,嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次要注意加強(qiáng)檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè),搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。最后要加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育,提高綜合素質(zhì)。針對新檔案管理人員,有必要定期開展檔案管理工作的基礎(chǔ)知識及基本技能的培訓(xùn);針對老檔案管理人員,需要定期補(bǔ)充有關(guān)檔案管理的新知識、新方法。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量,檔案管理人員應(yīng)提高認(rèn)識水平,強(qiáng)化繼續(xù)教育,加強(qiáng)制度建設(shè),建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。

總之,學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色的真實(shí)記錄和見證,在學(xué)校管理中起著舉足輕重的作用。我們必須改進(jìn)工作思路,拓展工作對象,創(chuàng)新工作手段,豐富學(xué)校檔案資源,提高檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率,使其更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

第7篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理;方法;科學(xué)化

我國國內(nèi)的檔案管理水平,雖然與國外的先進(jìn)管理水平還有著不小的差距,但是已然采用了較多的管理方法和管理設(shè)備,整體的管理狀況也有了很大地改變。在很長的一段時(shí)間里,我國的檔案管理水平處于十分低的狀態(tài),而其中的原因主要在于工作內(nèi)容地缺失上,很多的企事業(yè)單位,在最初的發(fā)展階段,并沒有太多的工作內(nèi)容,相應(yīng)地,也不會(huì)有太多的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生,因而不需要進(jìn)行檔案信息管理。但隨著時(shí)代地變化,我國的檔案管理逐漸成為了提升整體工作效率的重要內(nèi)容,進(jìn)而人們加大了對其的重視,并采用了相關(guān)的先進(jìn)管理設(shè)備和辦法,以提高整體的管理效益,優(yōu)化工作進(jìn)程。但是,并不是所有的先進(jìn)管理辦法,都適合國內(nèi)的企事業(yè)單位,不同的企事業(yè)單位,在檔案管理的內(nèi)容和機(jī)制上,也會(huì)存在較大的不同。于是,很多的企事業(yè)單位,雖然實(shí)時(shí)地引進(jìn)了其他優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理方法,但是所產(chǎn)生的效益十分小,許多時(shí)候甚至不能滿足當(dāng)前工作的真實(shí)需求,與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相違背。現(xiàn)階段,我國的企事業(yè)單位檔案管理,不應(yīng)該隨意地引入檔案管理方法,如果不根據(jù)自身的實(shí)際狀況,進(jìn)行檔案管理水平科學(xué)化的方法選擇,很容易產(chǎn)生諸多不良的影響。為此,在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)下,國內(nèi)的企事業(yè)單位,應(yīng)當(dāng)加大檔案管理方法的創(chuàng)新和優(yōu)化,著重關(guān)注自身的發(fā)展方向和實(shí)際狀況,進(jìn)而選取最為科學(xué)合理的管理方法,提升工作效益。

一、現(xiàn)階段我國國內(nèi)檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r

在時(shí)代的迅速發(fā)展中,國外的許多企業(yè),紛紛進(jìn)行了工作方面的優(yōu)化和創(chuàng)新,對檔案管理工作進(jìn)行了全面地整改。與此同時(shí),國內(nèi)的企事業(yè)單位也不甘示弱,迅速引進(jìn)了一些先進(jìn)的管理機(jī)制和管理辦法,同時(shí)加大了對檔案信息管理工作的重視,對檔案管理部門進(jìn)行了結(jié)構(gòu)上的細(xì)化?,F(xiàn)階段的我國,企事業(yè)單位的檔案管理,有了全新的發(fā)展,整體的工作效益相當(dāng)高,不僅萌生了一些全新的檔案信息數(shù)字化建設(shè)功能,更加在服務(wù)內(nèi)容上進(jìn)行了全方面地拓展,不再拘泥于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)搜集整理,開始拓展到檔案信息的利用和服務(wù)。這樣的功能,吸引了更多客戶的目光,并使得企事業(yè)單位的服務(wù)對象有了全新的印象。但是,與國外的檔案管理水平相比,我國的檔案管理水平依舊處于較低的狀況。在這個(gè)時(shí)候,許多的企事業(yè)進(jìn)行了實(shí)時(shí)地探索,發(fā)現(xiàn)在管理設(shè)備上已然與國外沒有太大的差距,但是管理辦法的適用性,存在一定的問題。國外的檔案管理辦法選擇,與實(shí)際的企業(yè)管理有著很大程度上的銜接,能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的開展提供良好的檔案信息基礎(chǔ)。國內(nèi)的檔案管理方法,雖然已經(jīng)有了一定的先進(jìn)性和優(yōu)越性,但是并沒有實(shí)際的效用。而這樣的狀況蔓延了較長的時(shí)間,如果想要從根本上進(jìn)行治愈,必然需要深入地了解當(dāng)前國內(nèi)檔案管理存在的問題,采取針對性地管理方法優(yōu)化,以產(chǎn)生相當(dāng)高的工作效益。

二、現(xiàn)階段我國國內(nèi)檔案管理存在的問題

(一)整體的重視度十分低

我國的檔案管理,一直都沒有得到較為完善的創(chuàng)新和優(yōu)化,很大程度上的原因在于傳統(tǒng)管理思想的阻礙。在我國的企事業(yè)單位工作中,有很多的工作內(nèi)容,并不需要進(jìn)行檔案記錄和管理,主要原因在于這些工作內(nèi)容相對較為簡單,沒有記錄的必要,并且也不會(huì)對以后的工作或者決策產(chǎn)生任何的影響,因而企事業(yè)單位的檔案管理人員,并不會(huì)著重重視檔案管理內(nèi)容,而將更多的心思放在了主體工作效率和質(zhì)量的提升上。這樣的狀況和思想,意味著我國的企事業(yè)單位檔案管理,沒有明確的地位,與主體工作內(nèi)容相脫節(jié)。于是,很多的企事業(yè)單位,并沒有給予檔案管理部門相應(yīng)的權(quán)利,僅僅讓相關(guān)的人員搜集和整理檔案管理內(nèi)容和資料,其他的服務(wù)內(nèi)容則嚴(yán)重匱乏。一些企事業(yè)單位,甚至沒有完善的檔案管理部門,將其中的檔案管理工作交由相關(guān)的部門完成。這項(xiàng)的工作思路,在最初的工作中有一定的可行性,但隨著時(shí)代的不斷變遷,它已經(jīng)無法較好地面對當(dāng)前工作的需要?,F(xiàn)階段的國內(nèi)企事業(yè)單位,所面臨的檔案管理工作是相當(dāng)復(fù)雜的,需要進(jìn)行的事業(yè)工作也越來越多,每一張工作都較為繁雜,其中的內(nèi)容需要明確地記錄下來,便于以后的工作_展。而相當(dāng)一部分的部門沒有完善的檔案管理機(jī)制和方法,于是在整體的工作中,出現(xiàn)了較多的問題。面對這樣的狀況,許多企事業(yè)單位進(jìn)行了實(shí)時(shí)的改革,并加大了對檔案管理部門的重視。但是,這部分重視僅僅是對于企事業(yè)單位的高層管理人員而言,由于長期的習(xí)慣依舊存留,企事業(yè)單位的其他人員,對檔案管理工作的重要性依舊沒有全新的認(rèn)識,甚至檔案管理人員,都將自己的工作內(nèi)容視為可有可無的部分,缺乏工作的積極性和認(rèn)真的工作態(tài)度。

(二)檔案管理部門的投入十分低

在企事業(yè)單位的工作中,人們首先看重的是主體的工作內(nèi)容和工作質(zhì)量,對于檔案管理部門,并不會(huì)進(jìn)行太多地關(guān)注,即使在新時(shí)期的沖擊下,依舊有很多的部門沒有認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值所在。為此,當(dāng)前的檔案管理部門,無論在權(quán)利上,還是資金配置上,都有著很大的不足。首先是檔案管理的權(quán)利和職責(zé)內(nèi)容。一直以來,企事業(yè)單位對于檔案管理部門,都沒有賦予較為完善的權(quán)利,主要原因在于檔案管理部門的職業(yè),在很長的一段時(shí)間都是簡單的檔案搜集整理,并不需要消耗太多的成本,因而也不需要具有太多的工作權(quán)利。隨著時(shí)代的變化,檔案管理部門的工作內(nèi)容不斷地增加,職責(zé)上也有了全面地拓展,從最初的檔案分類管理變成了現(xiàn)如今的檔案利用服務(wù),甚至形成了全新的檔案數(shù)據(jù)庫。但是,在權(quán)利的賦予上,檔案管理部門依舊沒有得到太大的提升,始終堅(jiān)持著以往的工作機(jī)制。于是,在對某些檔案信息的處理上,需要經(jīng)過多個(gè)部門的審核和批準(zhǔn),檔案管理部門并沒有太多的權(quán)利,而其中所消耗的時(shí)間十分長,一旦客戶對這份檔案信息的需求十分緊,將會(huì)直接導(dǎo)致提供時(shí)間上的研究,使得客戶產(chǎn)生諸多的不滿。其次,在檔案管理部門的資金投入上,企事業(yè)單位一直將較少的資金投入到其中。一開始,企事業(yè)單位所給予的檔案管理資金十分少,主體原因是因?yàn)闄n案管理部門本身屬于一個(gè)簡單的工作部門,其中的工作流程和工作流程都十分地少,不需要進(jìn)行較多地投入。但隨著時(shí)代的變化,檔案管理部門的工作變得相當(dāng)多,每天還需要面臨多種壓力,而所配置的資金無法實(shí)質(zhì)性地解決檔案管理部門的各項(xiàng)支出問題,這也是導(dǎo)致檔案管理水平難以獲得有效改善的重要原因。

三、提升檔案管理水平科學(xué)化的方法選擇及實(shí)踐

(一)因地制宜,選取最為科學(xué)的檔案管理方法

在整個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理中,檔案管理方法的選擇起著最基礎(chǔ)的作用,而且能夠影響到整體的檔案管理質(zhì)量。因而在提升檔案管理的水平上,需要優(yōu)先選取最為科學(xué)的檔案管理方法。而如何實(shí)現(xiàn)檔案管理方法選擇的科學(xué)化呢?必然需要根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際狀況進(jìn)行。現(xiàn)如今,我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度不斷加快,越來越多的企事業(yè)單位萌生出來,它們的工作內(nèi)容是不一樣的,如果在檔案管理的方法上,選擇的方法過于單一,會(huì)因?yàn)檫@些方法的不適用性,產(chǎn)生較多的發(fā)展阻礙。為了提高檔案管理方法的適用性,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著重分析企業(yè)內(nèi)部存在的各種問題,并對各種問題進(jìn)行多方面地思考和探討,接著再根據(jù)檔案管理部門的真實(shí)需要,選擇最為切實(shí)的檔案管理方法,并對它的適用性進(jìn)行檢驗(yàn)和分析,一旦出現(xiàn)某一方面的問題,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行迅速地調(diào)整和改善。同時(shí),對于檔案管理方法的科學(xué)性,需要根據(jù)實(shí)際的檔案管理需求進(jìn)行調(diào)整,在檢驗(yàn)的過程中,要做到切實(shí)有效,不能盲目地進(jìn)行,如果選擇的方法缺乏可行性,很容易對整個(gè)檔案管理,產(chǎn)生多方面的影響。

(二)加大對檔案管理部門的資金投入

對于檔案管理部門而言,開展高效的檔案管理,首先需要的是足夠的資金,如果資金不到位,其他的管理方法和管理機(jī)制即使十分優(yōu)越,也難以產(chǎn)生實(shí)際的管理效益。當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理,工作內(nèi)容已然得到了全方面地拓展,不僅需要對工程項(xiàng)目進(jìn)行信息搜集和記錄,還需要對檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理并提供相應(yīng)的服務(wù),其中的工作流程,所需要消耗的成本十分高,如果沒有資金上的支持,整體的工作效率十分低。同時(shí),當(dāng)前的檔案管理部門,已然有了全新的工作結(jié)構(gòu),在檔案管理部門中,設(shè)置了相當(dāng)多的下屬部門,每個(gè)部門分擔(dān)了不同的工作內(nèi)容和職責(zé),因而所需要的資金也會(huì)相對較多。此外,檔案管理人員的工作積極性,與其薪酬有著最為直接的聯(lián)系。現(xiàn)如今的檔案管理薪資并不高,但是他們的工作內(nèi)容卻在不斷地增長,因而整體的工作積極性嚴(yán)重下降,不愿意從事其中的工作,導(dǎo)致相當(dāng)多的專業(yè)檔案管理員出現(xiàn)了流失的狀況,整體的檔案管理水平也迅速地下降。因此,在新時(shí)代的發(fā)展中,我國的企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)迅速加大對檔案管理部門的資金投入,滿足其實(shí)際的工作需求,進(jìn)而產(chǎn)生較高的工作效益。

結(jié)束語

總而言之,新時(shí)期的檔案管理工作,面R著多重的挑戰(zhàn),本身的管理機(jī)制和方法上,也存在較多的問題。為了改變這樣的狀況,提升現(xiàn)有的檔案管理水平,企事業(yè)單位需要正確審視當(dāng)前檔案管理存在的問題,并采取科學(xué)有效的措施進(jìn)行應(yīng)對,選取最為科學(xué)的管理方法,相應(yīng)地投入一定量的資金,進(jìn)而使得整體的工作效率大幅度提升,更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

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[3] 吳新華. 芻議勞動(dòng)保障檔案管理工作中存在的問題與解決對策[J]. 才智. 2016(32)

[4] 隋秀芬. 高等院校儀器設(shè)備檔案資料建立方法及具體應(yīng)用[J]. 赤子(上中旬). 2016(19)

第8篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】檔案收集;現(xiàn)狀;難點(diǎn);措施

檔案收集工作作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分,日益受到企業(yè)的廣泛重視。而現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂觀,企業(yè)檔案的收集現(xiàn)狀與企業(yè)的發(fā)展存在較大距離。在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天,如何強(qiáng)化企業(yè)檔案收集工作,為企業(yè)搭建良好的發(fā)展平臺,更好的適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)的發(fā)展要求,是企業(yè)檔案工作者的職責(zé)所在。以下筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn),談些粗淺的看法。

1 企業(yè)檔案收集工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案收集意識弱

具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是許多領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,很少關(guān)心企業(yè)檔案管理工作,似乎該部門的存在,只是一種擺設(shè),沒能充分認(rèn)識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視,工作熱情不高,長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識,只是被動(dòng)坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動(dòng)收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關(guān)鍵資料散落丟失。

1.2 歸檔文件不齊全

多年來這一問題一直嚴(yán)重制約著企業(yè)檔案收集管理質(zhì)量,一些企業(yè)只關(guān)心紅頭文件,不太關(guān)心其它文件的收集如企業(yè)在日常工作中所形成的調(diào)查報(bào)告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、公證書、合同協(xié)議等;注重了行政職能部門的相關(guān)材料,而對生產(chǎn)、研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件資料缺乏跟蹤、指導(dǎo)。同時(shí)不少企業(yè)觀念陳舊僅熱忠于紙質(zhì)文件的收集,對一些新型載體的檔案,如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉,收集質(zhì)量也得不到保證[1]。此外,一些重要的會(huì)議記錄如黨委會(huì)、辦公會(huì)記錄等以問題不能歸檔而留存在有關(guān)部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發(fā)拒絕移交檔案,檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。

1.3 檔案收集范圍窄

企業(yè)檔案收集部門除了對一定范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行收集外,對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集:一是對突發(fā)事件的檔案收集,如工傷事故、自然災(zāi)害損失、設(shè)備故障維修等;二是對會(huì)議檔案收集,包括各種表彰、重要會(huì)議發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。三是對實(shí)物檔案的收集,如獎(jiǎng)牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集,這些資料大部分仍留在各相關(guān)部門并隨時(shí)間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應(yīng)擴(kuò)大,收集內(nèi)容也在不斷變化中。

2 檔案收集工作的主要難點(diǎn)

2.1 檔案收集工作艱巨復(fù)雜

檔案是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)依據(jù),信息資料不僅繁多,而且檔案內(nèi)容要求真實(shí)、及時(shí)、完整,使得企業(yè)檔案收集工作艱巨而復(fù)雜?!镀髽I(yè)檔案實(shí)體分類法》中將企業(yè)檔案分為黨群、行政管理、生產(chǎn)管理、基礎(chǔ)建設(shè)、職工檔案、產(chǎn)品及科研類等,直接涉及到企業(yè)管理的各個(gè)方面,在企業(yè)檔案資料中,一般科研項(xiàng)目及基建工程項(xiàng)目等專業(yè)性較強(qiáng)。因此,要做好檔案的收集工作,除了需要一批高素質(zhì)的檔案管理人員之外,還需要企業(yè)的各個(gè)部門協(xié)同進(jìn)行。

2.2 檔案收集工作保障機(jī)制不健全

雖然企業(yè)內(nèi)部建立了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,但檔案工作制度依然不夠完善,還缺乏對檔案工作監(jiān)督和保障。部分領(lǐng)導(dǎo)存在著“重業(yè)績、輕檔案”的錯(cuò)誤思想,這對企業(yè)檔案部門進(jìn)行立卷歸檔工作造成了很大的影響。

2.3 檔案收集工作面臨著新挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,企業(yè)檔案在辦公自動(dòng)化的帶動(dòng)下出現(xiàn)了大量以光盤、磁盤為存儲介質(zhì)的文件,使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下,現(xiàn)代化的電子文檔及檔案收集的網(wǎng)絡(luò)管理方式對傳統(tǒng)檔案收集工作帶來了新的挑戰(zhàn),鑒定電子檔案的真實(shí)性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業(yè)檔案收集工作帶來了很大的困難。

2.4 檔案工作管理不力

由于檔案不對企業(yè)產(chǎn)生直接效益,所以一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案工作的建設(shè),檔案管理明顯滯后。表現(xiàn)在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時(shí)許多員工也缺乏檔案知識,缺少處理相關(guān)業(yè)務(wù)的能力,不能有效收集保存有用的資料,各種資料隨意丟放無人保管,無法保證收集到完整、全面、真實(shí)的檔案資料,檔案管理工作極為被動(dòng)。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案收集的措施

3.1 加強(qiáng)“兩法”學(xué)習(xí),開展檔案宣傳工作

企業(yè)檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和帶領(lǐng)下,大力開展檔案宣傳教育工作,如舉辦《企業(yè)檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽,經(jīng)常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,將檔案工作服務(wù)于各個(gè)部門、各項(xiàng)工作中,從而有效發(fā)揮檔案存在的價(jià)值,讓企業(yè)員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性,自覺做到遵法守法,努力提高歸檔意識[2]。

3.2 建立檔案工作保障機(jī)制,確保檔案事業(yè)健康發(fā)展

建立檔案工作保障機(jī)制,應(yīng)健全檔案工作管理制度,遵循“依法治檔”的管理辦法,真正落實(shí)《企業(yè)檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業(yè)的各個(gè)部門職責(zé)范圍、把檔案工作納入企業(yè)整體的發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)在檢查、總結(jié)及驗(yàn)收各項(xiàng)工作中,對檔案工作也要進(jìn)行檢查、總結(jié)和驗(yàn)收?!蓖瑫r(shí),為加強(qiáng)企業(yè)檔案服務(wù),應(yīng)強(qiáng)化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)

加強(qiáng)企業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業(yè)關(guān)于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務(wù),及時(shí)更新知識,不斷提高自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及服務(wù)水平,才能更好的監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)檔案工作。同時(shí)還應(yīng)充分掌握和了解對各個(gè)部門、各個(gè)階段檔案工作所存中的問題及情況,熟悉各種檔案資料的作用及價(jià)值并主動(dòng)下基層耐心細(xì)致地幫助各部門檔案兼職人員提高業(yè)務(wù)水平。只有這樣,上下聯(lián)動(dòng)才能促使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作中。

3.4 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),改進(jìn)薄弱環(huán)節(jié)

要改變企業(yè)普遍存在的檔案工作管理不力的局面,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視,檔案人員也應(yīng)經(jīng)常與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通、匯報(bào)并將企業(yè)檔案利用所產(chǎn)生的效益及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),讓他們充分認(rèn)識到檔案工作的重要性和必要性,從而取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。在此基礎(chǔ)上應(yīng)健全高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織并正常行使職能,同時(shí)一定要將檔案管理制度真正落到實(shí)處。若企業(yè)管理制度形同虛設(shè)措施不能到位,檔案的管理工作也無法跟上,也就很難收集到掌握在員工個(gè)人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調(diào)動(dòng)、人員分流等情況下,一些重要資料往往被帶走或直接丟棄,企業(yè)將面臨重大的損失。

3.5 創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制,不斷適應(yīng)形勢變化需求

企業(yè)檔案收集工作是否順利,關(guān)鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務(wù)質(zhì)量以及企業(yè)關(guān)于檔案工作的相關(guān)制度保障。

優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)可促使企業(yè)內(nèi)部員工對檔案的認(rèn)知和熱愛,從而促進(jìn)檔案收集工作的順利開展。當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理信息化、辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展,使檔案收集工作在服務(wù)與創(chuàng)新過程中得到了技術(shù)保障。為此檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化建設(shè),努力實(shí)現(xiàn)檔案收集及提供服務(wù)的現(xiàn)代化模式,其中包括建設(shè)檔案全文數(shù)字化和建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫,從而為企業(yè)員工查閱檔案提供更多的方便。此外,還應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的創(chuàng)新管理與服務(wù)。

4 結(jié)語

總之,檔案收集工作是檔案管理的起步階段,其重要性非同一般,它關(guān)系到檔案管理的整體質(zhì)量。作為檔案工作者理應(yīng)承擔(dān)起這副重?fù)?dān),以高度的責(zé)任感和事業(yè)心,克服檔案收集過程中存在的各種阻力及困難,采取行之有效的措施,結(jié)合企業(yè)各自實(shí)際,努力探索新思路和新方法,使企業(yè)檔案的收集與管理工作不斷完善,推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]王淑改.新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地.2012,6(02).

第9篇:企業(yè)檔案管理辦法范文

在檔案管理工作中,檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn),也是擴(kuò)大檔案存貯規(guī)模、豐富館藏的重要手段。檔案收集工作的質(zhì)量直接影響著其他環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量,如果收集不準(zhǔn)確,就可能產(chǎn)生利用的“負(fù)效益”,不完整、不系統(tǒng)就會(huì)影響利用的有效性,就會(huì)給以后的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作造成困難。檔案收集工作要求數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理,所以,檔案管理人員必須調(diào)查研究掌握本單位文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),切實(shí)提出接收檔案的內(nèi)容和質(zhì)量要求,把好檔案收集的質(zhì)量關(guān),做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。同時(shí)要從源頭抓起,將文件材料的形成、積累和歸檔要求納入基層單位各部門的工作職責(zé)和有關(guān)人員的崗位職責(zé),將企業(yè)各項(xiàng)工作形成的具有保存價(jià)值的文件材料,特別是反映企業(yè)發(fā)展、資產(chǎn)運(yùn)作和與員工有關(guān)的文件材料列入歸檔范圍,確保企業(yè)不同種類、不同載體的文件材料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

2提高企業(yè)基層單位檔案人員的素質(zhì)是做好檔工作的保障

檔案人員需要定期參加檔案系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn),通過學(xué)習(xí)掌握檔案及其管理工作的基本理念,熟悉工作的原理、特點(diǎn)、工作原則和工作要求;掌握各門類檔案管理的基本方法和技能;掌握相關(guān)的防治技術(shù)及對破損檔案的修復(fù)技術(shù)。只有檔案人員具備了扎實(shí)的知識功底和專業(yè)技能,才能游刃有余地開展好專業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索,從而完成利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)、修復(fù)、除塵、防蟲等管理工作。

3依法規(guī)范管理是做好基層單位檔案工作的保證

檔案管理是科學(xué)管理,必須依靠制度來規(guī)范,要把檔案工作的制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)作為企業(yè)基層單位檔案管理的重要內(nèi)容,通過制度建設(shè)和監(jiān)督實(shí)施達(dá)到檔案管理規(guī)范化的要求。首先,按照國家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和規(guī)章以及企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求,結(jié)合企業(yè)特點(diǎn),制定和完善檔案管理的工作制度,提出并不斷探索檔案的管理辦法,明確檔案的管理范圍、管理原則和管理方法,使基層單位的檔案管理工作做到有章可循。同時(shí)應(yīng)進(jìn)一步完善崗位工作標(biāo)準(zhǔn),對檔案工作人員的主要工作職責(zé)與權(quán)限、工作內(nèi)容、工作要求和評價(jià)基準(zhǔn)作出規(guī)定,使基層單位的檔案工作進(jìn)一步制度化、程序化和規(guī)范化。還有,要認(rèn)真貫徹落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》,以規(guī)范化管理為抓手,從檔案工作的組織體系、制度建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、設(shè)施設(shè)備等方面對照檢查,查漏補(bǔ)缺、完善措施、改善硬件條件,推動(dòng)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理不斷上新臺階。

4加大檔案的開發(fā)力度是做好基層檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)

企業(yè)的檔案既要保管好,也要利用好。企業(yè)檔案部門要緊緊圍繞企業(yè)的全局工作,把開發(fā)利用檔案的信息資源、助推企業(yè)科學(xué)發(fā)展作為企業(yè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),促進(jìn)企業(yè)檔案資源從科學(xué)技術(shù)和管理升華為企業(yè)核心價(jià)值與凝聚成企業(yè)先進(jìn)文化,善于多角度、深層次地開發(fā)和集成檔案,通過資源整合,為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。要把檔案服務(wù)做到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、技術(shù)人員和生產(chǎn)者的身邊,把檔案服務(wù)滲透到企業(yè)的各個(gè)職能部門、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中,使企業(yè)檔案真正成為企業(yè)的知識庫、智囊?guī)旌臀幕瘞?。同時(shí),還要做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用的監(jiān)督工作是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,只有有效地發(fā)現(xiàn)并制止檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,才能做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全,維護(hù)企業(yè)的自身利益。

5結(jié)語

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