知識管理下企業(yè)檔案管理模式研究

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摘要:在當(dāng)今時(shí)代，市場經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，知識和信息也隨之凸顯出它們的重要性。在現(xiàn)在這樣的形勢下，企業(yè)檔案實(shí)際意義就在于可以真實(shí)地記錄企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，它是一種基礎(chǔ)性信息資源，這對企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)化;科學(xué)化;企業(yè)管理;檔案

一、現(xiàn)階段傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式正面臨的挑戰(zhàn)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，我國的市場經(jīng)濟(jì)多元化趨勢正在不斷加深，在這樣的社會(huì)背景之下，對于各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)程而言，檔案所起到的信息資源作用正在逐年遞增。對于我國企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展過程而言，檔案不僅僅具有將歷史記錄下來的作用，同時(shí)，對于新時(shí)代的企業(yè)檔案數(shù)字化管理新模式具有服務(wù)作用。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與利用，不但對于實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索與瀏覽具有促進(jìn)作用，并且，也是推動(dòng)信息化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的一大進(jìn)步。盡管就社會(huì)主義發(fā)展的現(xiàn)階段而言，關(guān)于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)力度還并不足夠，仍有一定的缺陷有待進(jìn)一步發(fā)展與改進(jìn)。譬如，很多情況下，企業(yè)檔案工作往往是被忽略的，大多數(shù)時(shí)候只是將檔案信息做一個(gè)簡單的目錄，從而方便網(wǎng)上進(jìn)行檢索。隨著知識經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，由此可見，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢已經(jīng)逐步發(fā)展成為現(xiàn)代化社會(huì)的必要發(fā)展趨勢，。因此，改革傳統(tǒng)檔案管理模式的首要任務(wù)就是轉(zhuǎn)變觀念。要想將檔案管理逐漸擺脫當(dāng)前的困境，就一定要認(rèn)識到進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性。

(一)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的地位每況日下

由分析很多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)實(shí)例可知，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于不了解檔案工作，并不重視檔案工作。就現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顟B(tài)而言，許多國有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與檔案工作人員正呈現(xiàn)大幅度的下降趨勢。長時(shí)間以來，服務(wù)于檔案機(jī)構(gòu)的工作人員以及相關(guān)檔案保管設(shè)施都處于相對落后的發(fā)展局面，大多數(shù)企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)工作條件難以得到真正地改善與進(jìn)步。甚至在大多數(shù)情況下，檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)常都會(huì)首先或重點(diǎn)被清理。另外，檔案管理還有另一大問題就是業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)不足，這嚴(yán)重阻礙了檔案工作的正常進(jìn)行。相比其他部門的工作人員而言，檔案部門工作人員的工資水平非常低。同時(shí)，在日常企業(yè)組織體系構(gòu)建過程中，檔案機(jī)構(gòu)的地位正呈現(xiàn)出一種逐年遞減的趨勢，這使得多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的工作人員的工作積極性和職業(yè)自豪感收到嚴(yán)重打擊，很多人才因此流失，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理工作的正常發(fā)展。

(二)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展不完善

當(dāng)檔案機(jī)構(gòu)管理過程出現(xiàn)了信息化的電子文件之時(shí)，很多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員常常會(huì)選擇回避。但傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下信息化發(fā)展的需要，如果過度的依賴傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式而不積極地尋求改變，一方面，難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，另一方面，還會(huì)使得電子文件與電子檔案難以得到真正的、有效的管理，還會(huì)誘發(fā)管理不當(dāng)?shù)葐栴}出現(xiàn)，從而帶來難以避免的工作失誤與麻煩。

(三)企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)化的管理

隨著企業(yè)的大規(guī)模重組與企業(yè)合并趨勢的不斷深化與加強(qiáng)，很多檔案材料被分散保管到各個(gè)部門，沒有辦法集中且統(tǒng)一地管理檔案，由此極易為檔案機(jī)構(gòu)的工作人員帶來短時(shí)間內(nèi)難以適應(yīng)的陌生期，一方面大大減低了工作人員的工作效率。另一方面，還極易誘發(fā)工作失誤現(xiàn)象的發(fā)生，從而帶來難以挽回的損失。甚至有的企業(yè)在檔案機(jī)構(gòu)工作過程當(dāng)中，由于管理出現(xiàn)問題出現(xiàn)了檔案材料被盜的事件。由此可見，根本性的檔案機(jī)構(gòu)變革是企業(yè)檔案部的得以發(fā)展與壯大的必要手段。

二、知識管理與企業(yè)檔案管理間存在的必然聯(lián)系

(一)知識管理理念概述

隨著近年來科技革命的日益發(fā)展與進(jìn)步，知識經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，知識管理研究也隨之掀起了一番研究熱潮。知識管理作用于知識，其目的主要在于對知識的靈活運(yùn)用。在現(xiàn)階段的知識管理經(jīng)營模式下，如何培養(yǎng)企業(yè)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力是現(xiàn)階段的主要任務(wù)，只有加強(qiáng)了企業(yè)的適應(yīng)能力才能使得資金和自然資源不再成為企業(yè)發(fā)展的阻礙因素，從而有效地提高企業(yè)的競爭力。當(dāng)下，知識資源對企業(yè)的發(fā)展有著非比尋常的作用，它的生命力是非常強(qiáng)大的，它的發(fā)展前途是無限的。簡言之，知識管理理念的具體思想內(nèi)涵在于，通過采取獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、傳播、共享等方式，產(chǎn)生管理企業(yè)的相關(guān)知識，然后使得這些知識積極地為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供服務(wù)功能。在知識人才地位日益提高的今天，知識管理亦可以看作是企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展的新動(dòng)力，可以讓每個(gè)員工都可以接觸并將企業(yè)的知識進(jìn)行有效地利用，真正地實(shí)現(xiàn)將合適的知識在合適的時(shí)間交給合適的人去做。真正的做到在每時(shí)每刻可以找到最需要的知識。企業(yè)的優(yōu)勢就在于借助知識來獲得的，使之真正地做到用最少的錢，得到最大的收益。

(二)知識管理對企業(yè)檔案起到的作用

企業(yè)檔案的主要作用在于客觀且真切地記錄企業(yè)活動(dòng)。企業(yè)知識資源的主體已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為企業(yè)中的隱性知識，并成為其中的最核心的部分。同時(shí)，企業(yè)檔案還可以記載了企業(yè)員工在生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作時(shí)的真實(shí)情況。運(yùn)用企業(yè)檔案，可以結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，將其進(jìn)行分析處理，從而逐漸形成很多的企業(yè)顯性知識。所謂知識共享，主要是通過信息交流和傳遞來實(shí)現(xiàn)的，而企業(yè)檔案對實(shí)現(xiàn)它有重大意義。俗話說得好，能熟練掌握的才是真知識。常見的知識信息交流與信息傳遞的方式主要有語言和書面這兩種方式。從概念意義上解釋來說是，所謂書面交流主要是依托于文件、檔案等方式來實(shí)現(xiàn)對于知識的利用以及交流。一旦知識的應(yīng)用范圍得到了一定的擴(kuò)大，那么，價(jià)值實(shí)現(xiàn)也會(huì)隨之得到等同力度的擴(kuò)大。企業(yè)檔案是維護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，并且避免知識產(chǎn)權(quán)受到不法侵害的重要舉措，并且，還可以對企業(yè)知識創(chuàng)新活動(dòng)時(shí)的每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行客觀并真實(shí)地記錄。在現(xiàn)階段的市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中，它起到著至關(guān)重要的作用，它是知識產(chǎn)權(quán)歸屬于某一企業(yè)的法律憑證，具有著證明知識產(chǎn)權(quán)的歸屬者的重要作用，這一作用在對于知識產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)糾紛問題案件的處理上，得到了充分的體現(xiàn)。除此以外，企業(yè)檔案的作用還體現(xiàn)在尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业倪^程當(dāng)中，不僅僅可以為其提供線索，更是為企業(yè)員工培訓(xùn)提供了有效的、科學(xué)的教材。在一些企業(yè)規(guī)模龐大、企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、企業(yè)員工數(shù)量巨大的問題處理上時(shí)，知識管理的作用也能得到有效的發(fā)揮，它以系統(tǒng)化的結(jié)構(gòu)對同企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)律性的記錄，而企業(yè)外部知識培訓(xùn)也可以加快企業(yè)新員工的適應(yīng)能力，可以使得員工以最快的速度投身于工作崗位，并有利于加快員工學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度的進(jìn)程。由此可見，企業(yè)檔案不僅僅是企業(yè)自身的文化一種體現(xiàn)，并且，它也是企業(yè)家和企業(yè)員工在各項(xiàng)企業(yè)活動(dòng)的運(yùn)行過程所形成的一種理念，知識管理不但是一項(xiàng)管理活動(dòng)，亦可以稱之為是一種管理理念。

(三)知識管理是檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的必然走向

隨著信息化時(shí)代的不斷進(jìn)步，加之知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的日趨進(jìn)步，知識管理這一理念也隨之誕生了。知識產(chǎn)品的生產(chǎn)在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中都處于主導(dǎo)地位，其生產(chǎn)的根本目的在于令知識的價(jià)值化為現(xiàn)實(shí)，從而使得企業(yè)的核心競爭力得到增加與退稿。企業(yè)的戰(zhàn)略資源是知識管理的出發(fā)點(diǎn)，而其基本活動(dòng)是知識結(jié)構(gòu)再整理，包括知識的組織、傳遞、應(yīng)用、創(chuàng)新。它不但起到了加深人們對企業(yè)檔案的價(jià)值的認(rèn)識程度的作用，并且可以將企業(yè)檔案管理工作的根本目的得到重新的審視與發(fā)展，從而使得企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)得到進(jìn)一步的革新與進(jìn)步，也可以令企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法得到新的審視與提高。創(chuàng)新型的企業(yè)檔案管理模式，首先要將改變傳統(tǒng)手工操作方式的任務(wù)置于首要地位，以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，來發(fā)掘出企業(yè)檔案的知識價(jià)值，也可以采用用現(xiàn)代社會(huì)最為先進(jìn)、最為推崇的信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中來，從而使得企業(yè)價(jià)值得以更大化成熟的實(shí)現(xiàn)，從根本上替身企業(yè)的核心競爭力、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與文化價(jià)值。

(四)知識管理對企業(yè)檔案管理的要求

知識管理的實(shí)現(xiàn)，需要依賴于拓展和完善企業(yè)檔案管理職能才能得以實(shí)現(xiàn)。想要使得企業(yè)生產(chǎn)力的開發(fā)得到加強(qiáng)，以及使得企業(yè)檔案知識得以充分利用，則需要從檔案管理的智能化服務(wù)變革入手，自始至終將檔案管理的任務(wù)置于企業(yè)知識管理中的核心地位，才能使得知識管理的作用效果達(dá)到最佳。這一檔案管理機(jī)構(gòu)的變革使得檔案人員已不再僅僅是檔案實(shí)體保管員，他們可以說是檔案知識的管理者，更是屬于檔案知識的提供者以及決策咨詢者，對于檔案管理工作起到著更為重要的作用。除此以外，企業(yè)完善并優(yōu)化館藏也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)施管理的重要舉措。檔案機(jī)構(gòu)的工作人員不但需要為電子文件的產(chǎn)生與控制注入大量的工作精力與耐心，并且還需要將完善和優(yōu)化館藏資源置于檔案工作的基礎(chǔ)重點(diǎn)任務(wù)當(dāng)中來。數(shù)字化資源的高效利用，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)的基礎(chǔ)工作，也是促進(jìn)知識管理得以實(shí)現(xiàn)的第一步，現(xiàn)代化的信息技術(shù)的利用也是數(shù)字化檔案館建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)性因素。想要使得知識管理得以付諸實(shí)踐，一方面，企業(yè)還需要通過不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步來使得自身檔案管理技術(shù)得以提高。另一方面，還需要結(jié)合時(shí)展的特點(diǎn)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐管理活動(dòng)當(dāng)中來。當(dāng)下，檔案信息化和企業(yè)信息化之間的關(guān)系是不可區(qū)分的，要想使得檔案信息資得以深度的開發(fā)與利用，還需要將建立完整化、信息化的電子文件置于首要地位，并幾何建立企業(yè)的知識庫、提供知識導(dǎo)航等方式，提升企業(yè)檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式

在當(dāng)前這個(gè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的背景下，檔案事業(yè)要想實(shí)現(xiàn)飛速的發(fā)展，就一定要主動(dòng)去適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的積極性。這樣做，才可以使得檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的作用發(fā)揮到最佳效果。要想提高企業(yè)的競爭力，就必須要企業(yè)檔案實(shí)施知識管理。

(一)構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標(biāo)

當(dāng)下，正處于信息化發(fā)展日益強(qiáng)大的趨勢，我國企業(yè)管理的思想已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，這也為檔案管理帶來了巨大的改變。使檔案知識最大化的實(shí)現(xiàn)資源化、信息化是當(dāng)前檔案管理建設(shè)的主要目標(biāo)，依據(jù)信息管理的不同方式不同來進(jìn)行相關(guān)的分類保存，為今后的搜索和查詢工作提供了便利條件，也對知識型文檔，設(shè)計(jì)、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板建設(shè)與實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)建設(shè)的作用。還要擁護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，充分了解并分析領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理決策的事項(xiàng)和過程，也是必不可少的。

(二)構(gòu)建檔案知識資源管理模式的方法

一般來說，可以依據(jù)組織結(jié)構(gòu)的不同將知識資源管理組織建設(shè)方案的分為兩項(xiàng)，一項(xiàng)是屬于知識資源管理團(tuán)隊(duì)，另一項(xiàng)則屬于知識資源管理中心。在實(shí)施檔案知識資源管理方案的前期階段，首先要進(jìn)行一系列的調(diào)查和研究。譬如，研究調(diào)查管理制度方面、硬件方面、技術(shù)方面、人才方面等方面的相關(guān)知識。這個(gè)方案的主體要素就是研究并制定出實(shí)施目標(biāo)。明確方案的實(shí)施要素，再建立保障系統(tǒng)，最后實(shí)施要素。綜上可知，必須要將原有觀念徹底推翻，打造出一種全新的工作方法，壯大檔案知識資源管理的隊(duì)伍，提高其工作人員的自身素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理逐漸趨向數(shù)字化建設(shè)，從而促進(jìn)檔案知識資源管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

［1］劉蓓.知識管理背景下的化工企業(yè)檔案管理模式研究［J］．當(dāng)代化工研究，2016(10):91-92．

［2］張淯.知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究［D］．南昌:南昌大學(xué)，2014．

作者:范海斌 單位:神東煤炭集團(tuán)公司檔案室