高校規(guī)范低值物資管理機(jī)制研究
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近年來，國家科技部、財政部和教育部陸續(xù)出臺了關(guān)于加強(qiáng)高校科研經(jīng)費(fèi)管理的若干政策，對于科研經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督機(jī)制、責(zé)任機(jī)制、科研文化以及管理人員隊伍建設(shè)等方面都做出了明確的規(guī)定和要求。低值物資是高校開展教學(xué)和科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，高等醫(yī)學(xué)院校的低值物資主要包括實(shí)驗(yàn)試劑、實(shí)驗(yàn)材料以及易耗品等，這類物資的經(jīng)費(fèi)來源主要是各類橫向或縱向科研經(jīng)費(fèi)。改革開放以來，我國財政性教育科研經(jīng)費(fèi)逐步增長，重點(diǎn)支持科研機(jī)構(gòu)和個人從事長期性、基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性研究，其特點(diǎn)是常規(guī)化、能穩(wěn)定、可持續(xù)［1］。在這樣的背景下，高校用于購置實(shí)驗(yàn)試劑耗材的各類科研經(jīng)費(fèi)在國家財政性資金中所占的比例也在逐年遞增，科研經(jīng)費(fèi)的有效管理是確保整個科研過程順利進(jìn)行的根本［2］，因此從資產(chǎn)管理的角度規(guī)范低值物資的管理，進(jìn)而提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益，是高校資產(chǎn)管理工作的重要內(nèi)容。
1低值物資管理現(xiàn)狀分析
1．1低值物資的購置具有靈活性和不確定性
高校的固定資產(chǎn)購置屬于政府采購范圍，通常采用招投標(biāo)方式進(jìn)行，與固定資產(chǎn)不同，實(shí)驗(yàn)試劑耗材類產(chǎn)品因其本身在采購周期、質(zhì)量控制、保存條件等方面都存在特殊需求，這些客觀因素決定了這部分物資不適合采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行統(tǒng)一購置，另外，根據(jù)實(shí)驗(yàn)進(jìn)度和實(shí)驗(yàn)結(jié)果的不同會對所需試劑耗材進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，因此往往使得科研項(xiàng)目中材料費(fèi)的實(shí)際執(zhí)行情況與申報時的預(yù)算明細(xì)有一定出入。
1．2低值物資的涵義發(fā)生變化
一直以來，高校低值物資的概念是指價值在500元以下、不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)又不屬于材料范圍的儀器設(shè)備，或易于損耗的物品［3］，也因?yàn)檫@些特點(diǎn)，使得長期以來低值易耗品的管理并沒有引起足夠的重視。但近些年的實(shí)際工作情況顯示，在大型貴重儀器設(shè)備在高校固定資產(chǎn)中的數(shù)量增加的背景下，實(shí)驗(yàn)中使用的試劑和耗材已經(jīng)不能完全等同于傳統(tǒng)意義上的低值易耗品了。單價幾百元至上千元的試劑已經(jīng)作為常規(guī)試劑，同時高值試劑及耗材在科研經(jīng)費(fèi)中所消耗的比例也有逐步增加的趨勢。以我校為例，2013年單價大于或等于5000元的試劑耗材支出經(jīng)費(fèi)占我校試劑耗材科研經(jīng)費(fèi)的大約36％，單價大于或等于10000元的試劑耗材支出經(jīng)費(fèi)占我校試劑耗材科研經(jīng)費(fèi)的近21％。這些數(shù)據(jù)體現(xiàn)了科研水平的深度及廣度，反映了客觀需求，但也由于試劑耗材的使用過程和去向具有難于追溯的特點(diǎn)，成為容易滋生腐敗的一個因素，這是科研經(jīng)費(fèi)管理引發(fā)越來越多關(guān)注的重要原因。在這樣的背景下，作為資產(chǎn)管理部門，規(guī)范這些消耗性物資的管理機(jī)制勢在必行。
1．3政策背景
科研經(jīng)費(fèi)使用是否合理、管理是否科學(xué)，直接影響著學(xué)術(shù)風(fēng)氣的健康與否，影響著科研的質(zhì)量與水平，影響著教職工從事科研的積極性，影響著學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)的質(zhì)量［4］。近幾年，國家相關(guān)部門先后出臺了一系列關(guān)于規(guī)范高?？蒲许?xiàng)目管理的文件?！督逃筷P(guān)于進(jìn)一步貫徹執(zhí)行國家科研經(jīng)費(fèi)管理政策加強(qiáng)高校科研經(jīng)費(fèi)管理的通知》（教財〔2011〕12號）要求：“嚴(yán)格執(zhí)行國家科研經(jīng)費(fèi)管理政策，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)使用”、“加強(qiáng)資產(chǎn)管理，嚴(yán)格執(zhí)行國家資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定，凡使用科研經(jīng)費(fèi)購置與形成的固定和無形資產(chǎn)均屬于國有資產(chǎn)，統(tǒng)一納入學(xué)校資產(chǎn)管理”；《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范高?？蒲行袨榈囊庖姟罚ń瘫O(jiān)〔2012〕6號）要求：“高?？蒲小⒇攧?wù)等職能部門，要增強(qiáng)管理和服務(wù)意識，認(rèn)真履行監(jiān)管職能，加強(qiáng)對科研人員的服務(wù)、指導(dǎo)、管理、監(jiān)督”、“科研人員要嚴(yán)格遵守財經(jīng)法律法規(guī)，堅持科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一管理原則，按照預(yù)算批復(fù)的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)使用經(jīng)費(fèi)，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益。不得違反規(guī)定轉(zhuǎn)撥、轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費(fèi)，購買與科研活動無關(guān)的設(shè)備、材料”；《教育部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高?？蒲许?xiàng)目管理的意見》（教技［2012］14號）要求：“提高科研項(xiàng)目管理信息化水平，整合現(xiàn)有的科研管理系統(tǒng)，建立全面涵蓋科研項(xiàng)目管理相關(guān)的項(xiàng)目、人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等信息的管理和共享機(jī)制”、“以保障科研活動健康順利開展作為科研管理與監(jiān)督工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，堅持申請立項(xiàng)和過程管理并重、服務(wù)支撐與管理監(jiān)督并重的原則，建立健全過程管理制度”。
2低值物資管理工作實(shí)踐
2．1建立健全過程管理制度，嚴(yán)格驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理
我校的低值物資管理特別加強(qiáng)了驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，部門中有專門的工作人員負(fù)責(zé)試劑耗材的驗(yàn)收工作，這些管理人員具備醫(yī)學(xué)、藥學(xué)等相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識，熟悉常規(guī)藥品的使用及保管特性。學(xué)校用戶以及各附屬臨床醫(yī)院用戶都要求在指定地點(diǎn)，與供應(yīng)商、我處管理人員一起進(jìn)行試劑耗材的驗(yàn)收工作，同時考慮到各臨床醫(yī)院用戶的工作性質(zhì)，以及某些特殊藥品的儲存要求，我處特別安排了8小時工作時間以外的管理人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，做到即來即驗(yàn)，兼顧質(zhì)量與效率。另外對于高值試劑耗材，要求用戶在合同中列出清晰的明細(xì)，對比貨號、名稱、規(guī)格，嚴(yán)格按照合同內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并要求用戶對藥品的使用、功能和使用周期等做出相應(yīng)說明。
2．2即時結(jié)算保證科研經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度
在財務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)，以往的工作模式中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行負(fù)責(zé)財務(wù)結(jié)算，在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支付進(jìn)度要求的時間點(diǎn)以及項(xiàng)目終止的時間點(diǎn)，常常出現(xiàn)突擊花錢、集中報銷的現(xiàn)象，這不僅給財務(wù)部門帶來大量的工作壓力，更重要的是不利于科研經(jīng)費(fèi)的合理規(guī)劃和使用，針對這種現(xiàn)象，我處改由專門的管理人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)與財務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)，基本杜絕了上述現(xiàn)象的發(fā)生，并且由于科研經(jīng)費(fèi)能夠定期支付，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)的使用情況可以及時了解，統(tǒng)籌安排教學(xué)和科研活動，更有利于項(xiàng)目執(zhí)行的經(jīng)濟(jì)合理性，同時又保證了按時完成支付進(jìn)度。對供應(yīng)商而言，回款率普遍提高，曾經(jīng)出現(xiàn)過的因?yàn)轫?xiàng)目負(fù)責(zé)人在國外學(xué)習(xí)，經(jīng)費(fèi)款項(xiàng)幾個月都未能結(jié)算的情況不再發(fā)生了，因此這種做法也得到了供應(yīng)商的普遍認(rèn)可。
2．3注重部門溝通與配合，提高科研經(jīng)費(fèi)使用有效性
高?？蒲许?xiàng)目管理是一項(xiàng)政策性、系統(tǒng)性強(qiáng)的工作，科研經(jīng)費(fèi)來源的多樣化導(dǎo)致了經(jīng)費(fèi)管理的復(fù)雜性［5］。例如在實(shí)際工作中，“人才強(qiáng)教”和“科研計劃”的一些項(xiàng)目在執(zhí)行時有一個項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，再由這個負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)分配給若干名教授負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。這些教授研究的領(lǐng)域不同，也可能屬于一家或幾家附屬臨床醫(yī)院，這種情況下首先要求管理人員理順其中的相互關(guān)系，同時在遇到問題時隨時保持和學(xué)校人事部門、科技部門、財務(wù)部門以及各附屬臨床醫(yī)院的溝通和聯(lián)系。另外，在結(jié)算的最后環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)因?yàn)橐恍┰驘o法支付的情況，或者在項(xiàng)目終止時間點(diǎn)還有來不及支付的經(jīng)費(fèi)，這就要求資產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)和相關(guān)的用戶及部門進(jìn)行切實(shí)有效的溝通，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。
2．4建設(shè)信息化管理平臺，材料費(fèi)使用全程管理
是否存在以購買實(shí)驗(yàn)材料為名和掛賬等形式向校內(nèi)、外截留轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費(fèi)現(xiàn)象［6］，是高校科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部審計的內(nèi)容及重點(diǎn)。信息公開是國家以及北京市對經(jīng)費(fèi)改革的總體要求之一，因此結(jié)合試劑耗材的管理特點(diǎn)，利用數(shù)據(jù)簡便、高效和可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，建設(shè)信息化的管理平臺，把試劑耗材的購置、驗(yàn)收和結(jié)算都納入到統(tǒng)一的開放式平臺上進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)對經(jīng)費(fèi)使用的信息化管理，包括對材料費(fèi)使用過程的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的存儲、匯總等，實(shí)現(xiàn)對每條操作的真實(shí)、準(zhǔn)確記錄，在提供決策依據(jù)的同時有利于各方監(jiān)督，而采購合同的實(shí)時動態(tài)查詢、分析和統(tǒng)計也簡化了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)管理的工作量。
3通過加強(qiáng)低值物資管理，推動科研經(jīng)費(fèi)規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議
3．1健全內(nèi)部管理機(jī)制，提升部門保障職能
低值物資的購置具有一定的靈活性和不確定性，本著規(guī)范又靈活的原則，進(jìn)一步完善低值物資管理制度，結(jié)合當(dāng)前資產(chǎn)管理工作的新形勢、新特點(diǎn)和新要求，逐步完善低值物資管理的各項(xiàng)制度和科學(xué)合理的工作流程，明確材料費(fèi)的開支范圍、審批權(quán)限和報銷規(guī)定，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時了解項(xiàng)目的支出情況，進(jìn)而改進(jìn)服務(wù)方式，增加服務(wù)內(nèi)容，堅持正確引導(dǎo)、管理與服務(wù)相結(jié)合的原則，最終形成既有利于充分調(diào)動科研人員積極性，又具約束力，界限分明、程序規(guī)范、簡潔易行的管理制度體系。
3．2加大科研項(xiàng)目管理工作的宣傳指導(dǎo)力度
按照國家財政預(yù)算管理改革的總體要求，實(shí)行全額預(yù)算管理，細(xì)化預(yù)算編制，并實(shí)行課題預(yù)算評審制度，課題預(yù)算一旦審批通過，必須嚴(yán)格執(zhí)行，一般不作調(diào)整［7］。在實(shí)際工作中，科研經(jīng)費(fèi)的具體執(zhí)行通常是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在實(shí)驗(yàn)室的一個或幾個教師或者研究生負(fù)責(zé)，有些教師或?qū)W生在不熟悉科研經(jīng)費(fèi)管理制度的情況下，用購置試劑耗材的材料費(fèi)購置固定資產(chǎn)，在被告知不符合相關(guān)規(guī)定后，再辦理退貨等一系列手續(xù)；還有些科研人員認(rèn)為資金是自己爭取來的，自己能隨意支配［8］。這樣的現(xiàn)象不僅影響了日常的科研工作，還大大提高了管理成本。作為高校資產(chǎn)管理部門，以保障學(xué)校科研活動健康順利開展為管理和服務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)，應(yīng)協(xié)同相關(guān)管理部門，特別加強(qiáng)對科研人員、新職工和參與科研工作的研究生的規(guī)范管理和指導(dǎo)，宣講政策法規(guī)、責(zé)任及監(jiān)督機(jī)制，指導(dǎo)他們按照相關(guān)法律法規(guī)開展科研活動、依照預(yù)算合理使用經(jīng)費(fèi)，同時大力弘揚(yáng)優(yōu)秀學(xué)術(shù)文化，強(qiáng)化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任，確保經(jīng)費(fèi)支出的真實(shí)性和規(guī)范性。另外，還應(yīng)加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)管理?xiàng)l例的普及和宣傳，使大家充分認(rèn)識到經(jīng)費(fèi)預(yù)算的嚴(yán)肅性和約束性，強(qiáng)化人員的責(zé)任意識和法律意識。可以通過校園網(wǎng)或制作科研項(xiàng)目指導(dǎo)手冊等多途徑和多方法促進(jìn)學(xué)?？蒲惺聵I(yè)的健康發(fā)展。
3．3提高認(rèn)識，建設(shè)高素質(zhì)高水平科研服務(wù)隊伍
科研經(jīng)費(fèi)管理的核心是科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制和執(zhí)行［9］。試劑耗材這部分科研經(jīng)費(fèi)的管理屬于預(yù)算執(zhí)行這一環(huán)節(jié)，科學(xué)的管理工作要求資產(chǎn)管理人員不僅具備資產(chǎn)管理知識，同時還要對項(xiàng)目申報、執(zhí)行以及監(jiān)督的各環(huán)節(jié)乃至全過程都要有深入、系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，對國家、主管部門以及學(xué)校的規(guī)章要準(zhǔn)確地掌握和運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行的事前控制，確保項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出內(nèi)容要與項(xiàng)目申報書的內(nèi)容關(guān)聯(lián)匹配［10］。同時，強(qiáng)化管理人員的風(fēng)險意識，對有可能發(fā)生的腐敗行為，提高風(fēng)險防控能力，加強(qiáng)預(yù)警和防范，提升管理隊伍的政策水平和執(zhí)行能力。另外，根據(jù)學(xué)校科研工作的發(fā)展趨勢，加大對管理人員的培訓(xùn)力度，形成理念創(chuàng)新、結(jié)構(gòu)和規(guī)模合理的專業(yè)化、高素質(zhì)科研服務(wù)隊伍，與相關(guān)職能部門以及科研人員一起共同促進(jìn)學(xué)校科研實(shí)力的提升。
3．4健全檔案管理機(jī)制，注重費(fèi)用支出原始資料管理
試劑耗材的單次采購金額幾十元至幾萬元都有可能，因此會產(chǎn)生包括采購合同、驗(yàn)收單據(jù)等大量的原始文件。這些由基礎(chǔ)性資料組成的信息源，一方面是日常工作最原始、最真實(shí)的記錄，是部門主要工作的集中體現(xiàn)，對這些資料的分析、整理，也就是對以自身工作進(jìn)行梳理，有利于我們發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處；另一方面，這些資料也是實(shí)施科研項(xiàng)目審計的重要文件，因此致力于構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理、種類齊全的檔案管理體系，是實(shí)現(xiàn)低值物資和科研經(jīng)費(fèi)規(guī)范化管理的必要措施。
3．5強(qiáng)化部門協(xié)同管理，理順管理流程
目前，財政部門和科技部門尚未聯(lián)合制定統(tǒng)一的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理制度，多數(shù)高校根據(jù)教育部、財政部對科研經(jīng)費(fèi)的有關(guān)規(guī)定制定了本校的科研經(jīng)費(fèi)管理辦法［11］。通常高校的科技、財務(wù)、資產(chǎn)等部門都承擔(dān)項(xiàng)目管理的部分工作，只是工作的側(cè)重點(diǎn)有所不同，包括了預(yù)算編制、立項(xiàng)管理、項(xiàng)目執(zhí)行、驗(yàn)收結(jié)題、資產(chǎn)管理等方面，其中某2個環(huán)節(jié)的銜接不到位，都會產(chǎn)生管理脫節(jié)的問題。在低值物資的管理過程中，與各部門的溝通尤為重要，直接影響到科研經(jīng)費(fèi)的支付進(jìn)度及規(guī)范化管理的各方面。高校科研經(jīng)費(fèi)使用過程中需要不斷使財務(wù)工作人員和管理人員達(dá)成共識［12］，因此強(qiáng)化部門間的協(xié)調(diào)管理、理順各環(huán)節(jié)的相互關(guān)系、明確各自的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)的綜合管理和有效監(jiān)督，是規(guī)范經(jīng)費(fèi)管理的重要保證。
4結(jié)束語
規(guī)范高校低值物資的管理是加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的重要內(nèi)容，需要管理人員在工作中不斷地探索和完善，從而為學(xué)術(shù)工作的有序開展提供有效的支持和保障，為高校持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造健康的學(xué)術(shù)環(huán)境。
作者：王喆 趙志強(qiáng) 黃松 張偉 吳兵 單位：首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處
