計(jì)算機(jī)技術(shù)人事檔案管理論文

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一、管理人事檔案中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)人事檔案資料管理，已經(jīng)與現(xiàn)如今的現(xiàn)代化科技社會(huì)完全脫節(jié)。大量的人員變動(dòng)致使傳統(tǒng)的檔案錄入工作變得更加繁瑣，此外，由于紙張的特性，人事檔案在時(shí)間流逝中也變得容易磨損變質(zhì)，不易于保存使得數(shù)據(jù)丟失，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)使得人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，系統(tǒng)化、全面化、信息化的檔案建設(shè)全面普及到企業(yè)的日常工作中。

1.應(yīng)用信息技術(shù)大大減少管理人事檔案工作人員的工作

中國(guó)石油在逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，研究出一套有關(guān)人事管理的ERP系統(tǒng)，并且廣泛推廣。近年來(lái)，隨著ERP的逐漸完善和改進(jìn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)完成了人事檔案工作從信息的收集、確定、生成、保存、整理及應(yīng)用這一系列的過(guò)程，計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息化、系統(tǒng)化、效率化的變革，提高了企業(yè)的整體效率。由此可見(jiàn)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、技術(shù)化、現(xiàn)代化的重要轉(zhuǎn)變。

2.計(jì)算機(jī)技術(shù)簡(jiǎn)便了信息搜索

在中國(guó)，管理人事信息檔案的工作長(zhǎng)期處于封閉中，傳統(tǒng)方式中繁瑣的程序、復(fù)雜的操作以及紙張的特性經(jīng)常使真正人才被埋沒(méi)。作為計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)功能的消息檢索，只需要幾個(gè)關(guān)鍵詞，無(wú)論是名字、時(shí)間、檔案編號(hào)都可以將所選拔人才的全方面信息迅速調(diào)出。如此簡(jiǎn)便的操作極大的節(jié)約了時(shí)間成本，同時(shí)也更利于人才的發(fā)掘，為日后的人才舉薦提供重要根據(jù)。

3.應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)大大提高了人事檔案管理水準(zhǔn)

每一種工作都有不同程度的人事變動(dòng)，所以及時(shí)更新人事信息、填充檔案、完善數(shù)據(jù)庫(kù)等工作為人資管理部門構(gòu)建了更高的工作標(biāo)準(zhǔn)。而計(jì)算機(jī)技術(shù)在此項(xiàng)工作的日常應(yīng)用中使得檔案整理人員的工作變得簡(jiǎn)便，為相關(guān)的管理人員提供了充足的信息搜集時(shí)間。除此之外，簡(jiǎn)捷易懂的操作使得人員信息錄入的效率大大的提高。

二、管理人事檔案工作中的不足之處

1.專業(yè)人資管理人才短缺

因?yàn)樾吕下殕T的交替以及單位結(jié)構(gòu)重建等眾多原因造成的不可避免的人事檔案管理人員的職位變動(dòng)，繼任的檔案管理人員幾乎沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專業(yè)的相關(guān)工作培訓(xùn)使得他們不具備全面的專業(yè)技能，對(duì)于裝訂、整理、歸檔業(yè)務(wù)的不熟練嚴(yán)重影響了人事檔案管理的水平。由于信息化技術(shù)的應(yīng)用，工作人員掌握相關(guān)知識(shí)和基本的操作技能才能成為合格的檔案管理者并有序的進(jìn)行現(xiàn)代化的管理工作。

2.不完善的人事檔案管理工作制度

根據(jù)現(xiàn)今實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有自己專門檔案管理方面的工作小組。因?yàn)楣芾碇贫鹊娜笔В嚓P(guān)工作的采集梳理、識(shí)別歸檔、更新修改等方面得不到細(xì)致的規(guī)定，造成了不執(zhí)行和不遵守的工作現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案缺失混亂，不完全不詳細(xì)，無(wú)法真實(shí)有效的體現(xiàn)職工的信息和能力。

3.信息化人事檔案管理缺失保密意識(shí)

因?yàn)楝F(xiàn)如今高速發(fā)展的科技，關(guān)于檔案管理所設(shè)計(jì)的相關(guān)程序軟件也更加全面化，這種改變使得部分管理檔案的人員產(chǎn)生了一定的依賴性，從而忽視了傳統(tǒng)檔案的重要性。值得注意的是，高度機(jī)密以及極重要的檔案信息，企業(yè)還是選擇傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式進(jìn)行保存?zhèn)浒?。所以，正因?yàn)殡娮有畔⒓夹g(shù)的高速發(fā)展，管理檔案的工作人員應(yīng)該更加謹(jǐn)慎，增強(qiáng)自己的防范意識(shí)，以防機(jī)密檔案被不法之徒從其他途徑盜取。

三、未來(lái)人事檔案管理工作展望

人事檔案的管理工作具有其獨(dú)特的信息性、系統(tǒng)性、重要性、專業(yè)性，對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，都需要各部門的關(guān)注、督促和配合。給予人事管理部門相關(guān)的人力、物力、財(cái)力資源的支持，也能夠加強(qiáng)檔案管理工作，推動(dòng)各部門相關(guān)工作的良性開(kāi)展。隨著相關(guān)人事改革制度的不斷深入和完善。各地區(qū)、各企業(yè)之間的人才流動(dòng)會(huì)越來(lái)越活躍，這樣的變化對(duì)于人事檔案管理這項(xiàng)工作構(gòu)建了更高的要求。此外，如何將人事檔案管理工作完成的更細(xì)致、更全面、更深入，這樣的問(wèn)題也值得讓人事檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行深思。不過(guò)只要我們敢于創(chuàng)新、勇于求索、用心實(shí)踐，在大家的共同努力下，人事檔案管理工作一定會(huì)越做越好。

作者：朱光文 錢淑芳 單位：中石油西北銷售川渝分公司 中石油燃料油銷售西南分公司