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農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理問題淺析

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農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理問題淺析

【摘要】本文對農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)和問題進(jìn)行探討,通過制定檔案管理制度、完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)等措施,提出有效對策。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;農(nóng)業(yè);科研檔案;規(guī)范;提升

檔案數(shù)字化是現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢,也是信息時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果,數(shù)字化處理后的檔案信息,其價(jià)值更易被深度挖掘和充分利用。農(nóng)業(yè)科技信息、檔案資料通過數(shù)字化處理,使檔案管理精細(xì)化、人工智能化,從而進(jìn)一步提升檔案管理效率。

一、農(nóng)業(yè)科研院所數(shù)字檔案發(fā)展現(xiàn)狀

農(nóng)業(yè)科研院所一直沿用傳統(tǒng)的檔案整理模式,無法實(shí)現(xiàn)全文查詢、檢索,不能滿足檔案工作日益增長的數(shù)據(jù)要求,也無法滿足日益增長的服務(wù)需求。各種條件的限制,在一定程度上使檔案信息化整體水平緩慢滯后。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研院所發(fā)展的實(shí)際情況,農(nóng)業(yè)科研院所在開展檔案信息化建設(shè)工作的過程中,不斷摸索探求檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與研發(fā),使用符合工作要求的檔案管理系統(tǒng),初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔與整理 工作。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管周期較短、成本較高,受環(huán)境和時(shí)間影響較大,易出現(xiàn)折損和老化,且存在查詢不便捷、存儲空間大等問題。相對于傳統(tǒng)檔案管理,農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化有以下幾方面優(yōu)勢:

(一)數(shù)字化檔案管理更安全便捷。數(shù)字化處理的農(nóng)業(yè)科技檔案查詢方便,留痕可查、不易損壞,可極大延長檔案保管期限,最大限度保證科技檔案資源的完整性、真實(shí)性和原始性。

(二)提升農(nóng)業(yè)科研檔案利用效率。“檔案管理系統(tǒng)”對農(nóng)業(yè)科技資料進(jìn)行信息化處理,簡化檔案收集、整理、利用各個(gè)流程,打造一體化的檔案管理模式,可提高農(nóng)業(yè)科研檔案利用效率。

(三)存儲空間小和節(jié)省人工成本。農(nóng)業(yè)科研信息資料多而雜,“檔案管理系統(tǒng)”是為檔案數(shù)字化量身定制的工具,可將海量農(nóng)業(yè)科研信息資料數(shù)字化處理,存儲空間小、省去多人次手動(dòng)管理,節(jié)約了人力成本和 空間。

(四)促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化。將農(nóng)業(yè)科研成果數(shù)字化歸檔處理,可以滿足多個(gè)端口查檔需求,便于發(fā)布成果信息和轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理存在的問題

農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化有以上多個(gè)優(yōu)點(diǎn),但在實(shí)際工作中,數(shù)字化檔案管理還存在投入少、人才匱乏、安全利用等諸多不足,具體如下:

(一)農(nóng)業(yè)科技檔案管理經(jīng)費(fèi)不足。建設(shè)資金不充足,造成硬件與軟件設(shè)施不完善,不利于農(nóng)業(yè)科技檔案一站式處理,如單位檔案管理系統(tǒng)功能單一,僅可簡單存儲,無法對格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化,每增加一項(xiàng)功能還需要再購買,此后還需要大量的資金對電子檔案設(shè)備進(jìn)行維護(hù)升級等。

(二)高精專業(yè)人員缺乏。檔案管理系統(tǒng)軟件公司水平參差不齊,頻繁更換工作人員,售后服務(wù)滯后,出現(xiàn)問題不能及時(shí)解決。農(nóng)業(yè)科技檔案資料連年不斷增加,而檔案管理人員配置少,缺乏專人負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化工作,單位現(xiàn)有的人力資源難以滿足農(nóng)業(yè)科技檔案管理需求。

(三)檔案數(shù)字化建設(shè)緩慢,效率不高。農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱,軟硬件設(shè)施資金投入不足,配套軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善。缺乏單獨(dú)的機(jī)房和專職管理人員。由于檔案數(shù)量多,大量科研檔案資源無法及時(shí)同步,造成檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型速度緩慢。

(四)檔案數(shù)字化利用安全問題。檔案信息技術(shù)在提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理效能的同時(shí),信息更容易泄露,部分單位農(nóng)業(yè)科技檔案的訪問權(quán)限不明確,未全面提升安全措施,未建立農(nóng)業(yè)科技檔案查閱、調(diào)閱臺賬,存在安全管理漏洞。

四、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理對策

(一)農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)規(guī)范化。1.農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)原則。按照檔案管理要求,保證農(nóng)業(yè)科研檔案的原始性,確保歸檔文件材料形成的真實(shí)性、完整性、有效性。遵照普適性、實(shí)用性、創(chuàng)新性原則,完善農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)范化建設(shè)。2.完善檔案管理制度是順利開展檔案工作的基礎(chǔ)保障。制定檔案管理制度,規(guī)范檔案管理工作的各項(xiàng)流程,如將農(nóng)業(yè)科技信息資料及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一劃分檔案各類別,明確歸檔范圍和期限,檔案需專人定崗統(tǒng)一管理等。 3.檔案歸檔管理規(guī)范化。各類文件嚴(yán)格按規(guī)定及時(shí)歸檔,對文件材料實(shí)行電子、紙質(zhì)“雙軌制”歸檔管理,將生成的紙質(zhì)與電子文件隨時(shí)存入文件夾,及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng),同步移交,實(shí)施在線控制。

(二)完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng),推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。按照農(nóng)業(yè)科技檔案特點(diǎn),將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中,檔案管理系統(tǒng)將產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)設(shè)置路徑以年度、內(nèi)容等為條件,設(shè)置相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn),管理人員需要將各類基礎(chǔ)信息掃描,通過相應(yīng)路徑存入檔案管理系統(tǒng),錄入檔案管理對應(yīng)的目錄分類下,形成新的電子文件,有效節(jié)約檔案管理成本,對原始檔案進(jìn)行成分保護(hù)。結(jié)合農(nóng)業(yè)科技檔案需求來設(shè)置精度檢索條件,滿足不同主體多元化的檔案檢索需求,通過對電子檔案管理系統(tǒng)的利用和改進(jìn),可以使搜索界面更加簡捷,只需輸入檔號就可以查詢,并且可以從多個(gè)電腦端口查詢,從而減少搜索時(shí)間,提高檢索速度,提升檔案工作效率。在院所內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)建立信息共享平臺,在線檢索查詢、共享檔案信息資源,讓科技人員更方便、更廣泛、更深入地查尋利用農(nóng)業(yè)科技檔案,助力農(nóng)業(yè)科研和管理的發(fā)展。

(三)做好農(nóng)業(yè)科技檔案安全管理。1.建立規(guī)范的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件搭設(shè)和自身電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)目龐大的農(nóng)業(yè)科技檔案文件需要安全性能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng),系統(tǒng)應(yīng)有配套的硬件、軟件設(shè)施及單獨(dú)機(jī)房,必要的技術(shù)支持和充足的資金儲備,并由專人負(fù)責(zé)管理等。檔案數(shù)字化建設(shè)要嚴(yán)格遵循《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件搭設(shè)和自身電子檔案數(shù)據(jù)庫,完善數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字資源、保障體系建設(shè),建立相關(guān)規(guī)章制度,確保檔案完整安全和有效利用。電腦最低配置:CPU主頻3.7GHZ、內(nèi)存4G、硬盤2T、操作系統(tǒng)Windows7;應(yīng)用軟件配置:符合OAIS架構(gòu)的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)(單機(jī)版或網(wǎng)絡(luò)版)。2.嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)相關(guān)法律。嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》及相關(guān)法律法規(guī),加強(qiáng)安全保密管理,嚴(yán)格檔案借閱審核,嚴(yán)禁發(fā)生泄密事件,應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理,不得將管理數(shù)字檔案的計(jì)算機(jī)、保存數(shù)字檔案的移動(dòng)硬盤和光盤等設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)。明確單位內(nèi)部以及外部的查閱權(quán)限、查閱內(nèi)容、查閱流程,不斷提升檔案管理人員的安全責(zé)任意識,及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)和管控風(fēng)險(xiǎn),發(fā)揮數(shù)字檔案系統(tǒng)優(yōu)勢,登錄加密、查詢留痕,構(gòu)建完善的安全管理體系。3.建立健全網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)。農(nóng)業(yè)科研院所必須存儲好最原始的數(shù)字內(nèi)容,使用信息隔離、信息加密和區(qū)塊鏈技術(shù),并在計(jì)算機(jī)上建立相應(yīng)的防火墻設(shè)備,防止黑客和木馬程序入侵驅(qū)動(dòng)器的檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)云存儲技術(shù)提供商的合作,并將相關(guān)檔案資源批量轉(zhuǎn)移到云終端數(shù)據(jù)庫。檔案資源丟失或損壞后,應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資源下載到云終端,以增強(qiáng)驅(qū)動(dòng)器檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并調(diào)整發(fā)展策略,收集和分析各種利用效果的反饋信息,對出現(xiàn)的檔案使用安全隱患及時(shí)消除,為更好地開發(fā)利用檔案信息資源、適合農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理的需要提供必要的保障。

(四)加強(qiáng)檔案管理人才培訓(xùn)。為提升檔案工作水平,上級主管部門要定期組織檔案專業(yè)培訓(xùn),農(nóng)業(yè)科研單位要重視對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)以及專業(yè)人才的引進(jìn),積極組織學(xué)習(xí)最新的檔案管理技術(shù)和信息。檔案管理人員需熟練掌握檔案知識及工作規(guī)程,專門學(xué)習(xí)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化檔案錄入系統(tǒng),避免工作中出現(xiàn)不合規(guī)定又不能及時(shí)糾正的情況。各單位必須提高檔案管理人員使用信息處理設(shè)備和系統(tǒng)的能力,能夠熟練使用掃描儀、單機(jī)鏈接設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)和檔案安全管理軟件。要側(cè)重于從實(shí)踐操作的角度對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),全面提升檔案管理人員的實(shí)踐能力,避免培訓(xùn)工作理論化和形式化。提供交流學(xué)習(xí)平臺,借鑒檔案信息化建設(shè)中的新經(jīng)驗(yàn),全面提升農(nóng)業(yè)檔案人才建設(shè) 質(zhì)量。

五、結(jié)語

檔案發(fā)展史是時(shí)代前進(jìn)的印證,數(shù)字化是農(nóng)業(yè)科研檔案發(fā)展的趨勢。新時(shí)期,要進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理工作,優(yōu)化管理內(nèi)容和管理方式,構(gòu)建檔案信息化建設(shè)平臺,提升檔案管理質(zhì)量,節(jié)省檔案管理時(shí)間,實(shí)現(xiàn)信息資源共享互通共用,最終達(dá)到數(shù)字化檔案管理和利用的目的。做好農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化建設(shè),進(jìn)一步完善農(nóng)業(yè)科研檔案管理系統(tǒng),推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),做好農(nóng)業(yè)科研檔案的安全管理和檔案管理人才的培訓(xùn)。科研院所應(yīng)結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況,注重檔案的科學(xué)管理,提高檔案信息利用率,為助力農(nóng)業(yè)科研發(fā)展發(fā)揮重要作用。

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作者:初文紅 單位:濰坊市農(nóng)業(yè)科學(xué)院

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