高校校友檔案管理現(xiàn)狀與思考探析

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摘要：在高校的日常管理工作當中，檔案管理是一個很重要的組成部分，其中校友檔案管理工作有待進一步提高與重視。在高校可持續(xù)發(fā)展的過程當中，校友是其中重要的資源，校友檔案不僅是過往校友與母校之間的歷史記錄，更是未來加強聯(lián)系的紐帶，因此很有必要進一步完成高校校友檔案的建立與完善。本文通過對校友檔案管理現(xiàn)狀的分析，及時發(fā)現(xiàn)在收集、歸檔和開發(fā)利用過程當中存在的問題，以期在今后的工作中能夠不斷重視校友檔案，提升檔案管理水平，努力搭建學校與校友之間的交流發(fā)展平臺。

關鍵詞：高校；校友檔案；檔案管理；現(xiàn)狀

校友對于高校的發(fā)展是一筆不可多得的財富，很多優(yōu)秀的校友往往會為高校發(fā)展助力，包括設立獎學金、捐贈圖書、提升學校知名度等，并且一些在社會上有影響力的校友，其本身也是高校發(fā)展的一張名片，同時對于高?，F(xiàn)有的學生可以起到榜樣作用。因此校友檔案的建立和管理對于高校發(fā)展極為重要，不僅能夠加深校友和高校之間的聯(lián)系，而且還能夠為校史的編撰提供重要的資料，從多角度展現(xiàn)一個高校自身的辦學、發(fā)展的歷史。因此科學高效地管理校友檔案，可以推動高校自身的進步，具有一定的歷史價值和現(xiàn)實意義。但在現(xiàn)實工作中，高校校友檔案管理中存在著許多不盡人意的地方，本文從三個方面剖析了高校校友檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，并針對于當前管理過程當中存在的諸多問題，提出有針對性的解決措施，確保校友檔案管理的有效性[1]。

1高校校友檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1起步較晚導致缺乏完善的管理制度

總體來看，在我國高校的檔案管理工作當中，校友檔案管理和其他類型的檔案管理相比，存在著明顯的滯后性。一個完整的校友檔案包含著很多內(nèi)容的，包括教學、科研類的歸檔等，但是由于在之前的發(fā)展過程中，校友檔案的收集和管理工作一直都沒有得到重視，所以當前在檔案收集、開發(fā)和利用等一系列的過程當中，都沒有完善的規(guī)章制度可以參照，需要在未來的實踐過程當中不斷加以完善。就檔案載體方面的問題來看，校友檔案可以有學籍檔案這種文書形式的，同時也有圖片、視頻等類型的檔案形式，但是當前由于在相關制度方面有所缺乏，所以對這些不同載體的檔案資源，無法合理有序地開展管理和開發(fā)利用工作，由此便直接導致了校友檔案自身的價值難以被開發(fā)出來[2]。

1.2對普通校友檔案建設的重視不足

由于各個高校每年畢業(yè)生的數(shù)量龐大，所以便直接導致了校友檔案的全面建立存在難度，很多高校往往是只注重知名校友的檔案開發(fā)工作，但是對于普通校友的關注卻存在著很大的不足，很多高校都是利用知名校友檔案資源所產(chǎn)生的名人效應，來提升高校自身的形象和影響力，對于這些知名校友的實物檔案、人物專訪聲像檔案等進行收集，整合成為名人檔案之后在校史館進行專題展出，以此來提升高校自身的影響力和競爭力[3]。但是所收集到的這些檔案資源也大多是校友出名之后的內(nèi)容，但是對于知名校友本身的成長記錄卻沒有進行資料收集，當前很多高校也并沒有建立起一個完善的檔案管理制度來對檔案開展管理工作。此外還有一個重要的問題是，對于普通校友的檔案收集管理工作并沒有加以重視，檔案信息資料的收集、開發(fā)和能夠利用的內(nèi)容都比較少，因此說以人物為主線的校友成長檔案建立便有所忽視。在進行校友檔案征集工作時，很多畢業(yè)年限比較久遠的校友，并沒有完善的校友交流平臺，進行檔案征集時一般是采取電話聯(lián)系和上門訪談等，信息收集的效率很低，并且準確性也不高，這就使得很多普通校友檔案的完善程度不夠，檔案的全面性和覆蓋性存在不足，檔案的信息存儲價值便大大降低。

1.3校友檔案管理規(guī)則比較滯后

對于高校的發(fā)展來說，它也需要打造出一定的形象，通過加強宣傳來提升自身的影響力，從這個層面來看，校友本身就是高校發(fā)展過程當中的寶貴資源，很多高校會利用各個領域當中有聲望的知名校友，來作為高校自身的宣傳資源，增強高校的影響力[4]。可以說當前校友就是高校發(fā)展過程當中很重要的教育資源和社會資源，但是雖然校友本身的能力比較出色，但是高校在進行管理工作時，管理的手段比較落后，由此便直接導致了校友檔案的整體利用效率比較低，出現(xiàn)了一些管理問題，比如說歸檔意識比較差，沒有重視對校友檔案資源的全方面收集等，這使得高校內(nèi)部所館藏的校友檔案很多都是校友上學時期的學籍檔案，檔案內(nèi)容的整體利用價值不高，校友檔案管理工作的開展，也并沒有被納入到高校自身發(fā)展的長期規(guī)劃當中，使得檔案無法成為溝通校友和高校之間信息交流的橋梁。

2高校校友檔案管理的提升策略

2.1對校友檔案管理的相關制度加以完善

管理制度的制定和完善，能夠?qū)πＳ褭n案管理工作的開展起到一種依據(jù)性的作用，由于很多高校在開展檔案管理工作時，沒有完善的制度來作為保障，所以便直接導致了校友檔案的收集、管理和開發(fā)利用等各個方面的工作內(nèi)容都存在著很大的盲目性和隨意性，而當前對管理的制度做出完善，那么便可以確保校友檔案的管理工作能夠更加有序地開展[5]。高校需要積極地進行校友檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，對于傳統(tǒng)管理模式中的不足之處也要及時采取措施來做出改進，借助于現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，來構(gòu)建起校友檔案管理的信息化平臺，通過平臺建設，可以為校友和高校之間創(chuàng)建起一個進行交流的平臺。高校在開展檔案管理工作時，要成立專門的管理機構(gòu)來專門對校友檔案進行管理，檔案部門要組建起專門的管理小組，對于多樣載體下的校友檔案資源進一步做出探究，然后結(jié)合著高校當前既有的校友管理方法來進行管理制度的完善，對于校友檔案管理工作所涉及到的具體范圍和具體內(nèi)容，制定出實施細則，從而促進校友檔案管理工作開展的規(guī)范化，只有規(guī)范化的管理，才能夠保障檔案內(nèi)容的細化和完整，從而促進檔案價值的提高[6]。

2.2借助多方力量來共建校友檔案管理平臺

就校友檔案本身來說，它不僅包含著多方面的內(nèi)容，而且還有多種載體形式，這些檔案資料都是珍貴的歷史記錄，在高校內(nèi)部會在檔案館內(nèi)進行永久保存。但是這些檔案本身的教學科研管理工作卻是屬于高校內(nèi)部不同的管理部門，在進行檔案管理工作時也往往根據(jù)本部門的職責和流程來進行，這種做法是直接將校友檔案和校友資源之間的聯(lián)系加以割裂，由此便導致同一個校友的檔案卻是處于零散的狀態(tài)當中，甚至還會導致部分檔案出現(xiàn)流失的狀況，這個狀況是不利于校友檔案作用和價值發(fā)揮的[7]。針對于這樣的發(fā)展狀況，高校檔案館可以聯(lián)合高校內(nèi)部多個部門，來共建共享校友檔案管理平臺，包括高校人事處、教務處、學校管理部門等，利用先進的信息技術(shù)，來實現(xiàn)信息化平臺的構(gòu)建，以此在更大程度上擴大校友檔案的范圍和內(nèi)容深度，聯(lián)合校友會等的形式來多方對校友檔案進行收集，邀請校友回校進行參觀，組織校友聚會等，通過這些多樣化的活動形式，可以有效強化校友檔案歸檔的宣傳力度，并且相應提升校友主動歸檔的積極性。

2.3構(gòu)建校友之間交流合作平臺

就當前校友檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校在開展管理工作時，往往是進行簡單的記錄，并沒有重視檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在對校友檔案信息進行整合處理時，也并沒有對當前先進的信息技術(shù)加以利用，所以總體來看進行檔案信息管理的方式，并不能很好地契合為校友進行服務的發(fā)展理念。為此當前高校在進行校友檔案管理工作時，需要積極轉(zhuǎn)變觀念，不再是單純地進行檔案的管理，而是要切實地為廣大校友進行服務，強化對于校友檔案的開發(fā)利用，進而更好地契合當前時展變化需求。借助于信息技術(shù)，來構(gòu)建起校友之間的交流合作平臺，這樣一來便能夠使得校友之間的交流更加便利，檔案系統(tǒng)的功能也可以更好地得到發(fā)揮[8]。

2.4依托檔案資源建立校友網(wǎng)站

高校校友檔案的建立和管理不能只是面對知名校友，對于普通校友的檔案，也要做出搜集，這對于整個校友檔案體系的豐富和完善來說無疑會起到積極作用。當前很多高校都在依托著檔案資源建立校友網(wǎng)站，校友們便可以借助于網(wǎng)站來查詢信息，也給校友和高校之間的交流提供一個渠道。校友還可以借助于網(wǎng)站對于自身的資料進行填寫，這些資料也將會成為高校進行檔案管理的重要依據(jù)，增強學校校友工作的宣傳效果。

3結(jié)束語

綜上，進行校友檔案管理的重要性是很顯著的，但是在高校內(nèi)部的檔案管理工作當中，這又是一個薄弱之處，還有一些高校并沒有重視校友檔案的建立，并未看到校友對于高校發(fā)展建設的積極作用。但是校友檔案本身可以說是校園文化的一個重要組成部分，所以在未來的發(fā)展過程當中必須要進一步對校友檔案的建設加以完善，高校不僅要有重視的意識，而且需要切實地提供物質(zhì)方面的保障，并且加強對校友檔案管理工作開展的宣傳，繼而得以有效地實現(xiàn)高校內(nèi)部所有工作人員檔案意識的提高。

參考文獻：

[1]趙學敏,劉大巧,徐娟.高校校友檔案管理現(xiàn)狀分析與思考[J].蘭臺世界，2020（1）：87-90.

[2]張運磊.高校校友檔案數(shù)字化的建立與管理[J].卷宗，2019（22）：167.

[3]吳曉茹,張歡.構(gòu)建校友檔案信息化管理新模式[J].山西檔案，2016（4）：73-74.

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[5]陳惠蘭.建立高校校友檔案管理體系為校友工作服務[J].科技創(chuàng)新與應用，2012（21）：299.

[6]呂璐璐.高校校友檔案管理的價值、問題和對策[J].環(huán)球市場信息導報，2016（10）：94-95.

[7]田凈.檔案管理在高校校史文化建設中的作用研究[J].山西檔案，2016（1）：79-81.

[8]羅濤.淺析互聯(lián)網(wǎng)時代高校校友資源的功能價值及建設管理[J].新教育時代電子雜志（學生版），2018（17）：193.

作者：付煜 單位：海南醫(yī)學院