數(shù)字化檔案論文精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化檔案論文范文

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險和安全隱患。2.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

第2篇：數(shù)字化檔案論文范文

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識、服務(wù)社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設(shè)作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

第3篇：數(shù)字化檔案論文范文

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

第4篇：數(shù)字化檔案論文范文

關(guān)鍵詞：照片檔案；數(shù)字化；掃描；分辨率

一、照片檔案數(shù)字化的重要性

照片檔案數(shù)字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數(shù)字化之前，照片檔案都是通過傳統(tǒng)的光學(xué)照片來進(jìn)行保存的，這些傳統(tǒng)的照片檔案時間一長就會出現(xiàn)褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質(zhì)量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對其進(jìn)行數(shù)字化掃描。

二、掃描分辨率選擇的注意事項

1.要選擇最合適的分辨率

所謂的分辨率指的是單位長度內(nèi)圖像所包含的點數(shù)或像素，通常情況下可以用每英寸點數(shù)來表示，也就是dpi。如果一個圖像包含點數(shù)越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復(fù)雜細(xì)膩，同時也需要耗用更大的空間來進(jìn)行儲存。如果點數(shù)少的話，存儲面積會減少，但是相應(yīng)的圖像也會變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時候要進(jìn)行合理的選擇，如果分辨率不夠?qū)е抡掌瑨呙韬笙喈?dāng)模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設(shè)備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進(jìn)行掃描。

2.要選擇符合規(guī)定的分辨率

由于國家檔案局在檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描分辨率進(jìn)行了一系列的規(guī)定，所以在進(jìn)行掃描的時候就要參考國家的相關(guān)規(guī)定，明確地按照規(guī)定的要求來進(jìn)行掃描。

3.注意掃描設(shè)備等的選擇

由于照片檔案的掃描最重要的一點就是要保持真實地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對于掃描設(shè)備的選擇也是十分重要的，掃描設(shè)備要能夠做到掃描照片的真實情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設(shè)備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進(jìn)去，因為有的時候這些設(shè)備會影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準(zhǔn)確地顯示色彩的話，那么根據(jù)顯示器上的錯誤色彩來進(jìn)行調(diào)節(jié)，必將南轅北轍，距離原始照片的真實性反而會越來越遠(yuǎn)。所以說在選擇顯示器和顯卡的時候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠?qū)⑤斎氲膱D片真實地顯示出來。

三、掃描分辨率選擇的方法

1.掃描前選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛?/p>

掃描人員在進(jìn)行掃描之前首先要做的事情就是根據(jù)要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時候有一定的分辨率計算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設(shè)定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數(shù)值由打印機(jī)的情況來決定，如果打印機(jī)是連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，那么n的數(shù)值可以選擇為1，但是如果打印機(jī)是非連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，這種情況下就要選擇n的數(shù)值為4了。掃描照片的時候除了按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行以外，有的時候還可以根據(jù)實際工作需要得到的效果來進(jìn)行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時候，可以統(tǒng)一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標(biāo)準(zhǔn)來選擇需要的分辨率，即可以統(tǒng)一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應(yīng)的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數(shù)字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.掃描中合理使用掃描儀和相關(guān)軟件

在使用掃描設(shè)備的時候要注意選擇最佳的圖片掃描區(qū)域，盡量選擇大面積而且無雜質(zhì)的區(qū)域作為掃描的區(qū)域，以求在掃描的時候能夠得到更好的掃描效果。對照片檔案的數(shù)字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進(jìn)行分辨率選擇的同時慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時候要注意，有些掃描設(shè)備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復(fù)等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運用，因為如果選擇了這些自動功能的話，往往反而使得效果達(dá)不到預(yù)期的要求。尤其是對于色彩翻新、去除雜點、背光補(bǔ)償?shù)裙δ?，由于檔案照片要保持原始照片的真實性，所以掃描者在選擇這些項目的時候要特別注意，不能因為胡亂的選擇而破壞了原始照片的真實面貌。

3.掃描后調(diào)節(jié)最終效果

在掃描完成之后，掃描者要根據(jù)照片檔案的實際情況來進(jìn)行最終的調(diào)節(jié)，在進(jìn)行這一步的時候尤其要注意細(xì)心謹(jǐn)慎，要注意觀察是不是已經(jīng)將照片上的各種細(xì)節(jié)都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細(xì)部存留參數(shù)這兩個方面要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，盡可能地使得原始檔案照片的真實面貌被保留下來。對照片檔案來說，保持照片的真實面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實面貌得到保留。掃描者要注意切不可對存檔用的檔案照片進(jìn)行改變顏色、移位遮擋等處理。

四、結(jié)論

照片檔案數(shù)字化掃描看似簡單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細(xì)選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經(jīng)驗，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻(xiàn)。

作者:潘小寨 單位:深圳市文檔服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)

[1]卞咸杰.照片檔案數(shù)字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（，4）：44-46.

第5篇：數(shù)字化檔案論文范文

檔案信息是社會發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關(guān)部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進(jìn)新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設(shè)施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進(jìn)行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)前高速發(fā)展的社會形勢。在這種新形勢下，數(shù)字化檔案信息管理模式應(yīng)運而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢在于操作方便、速度快、準(zhǔn)確性高、儲存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機(jī)技術(shù)是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學(xué)、便捷，這就導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案信息查找時的繁瑣，導(dǎo)致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機(jī)技術(shù)和各項管理資源，促進(jìn)計算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應(yīng)用，進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進(jìn)作用，下面就計算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現(xiàn)檔案信息的自動化管理

計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的充分反映，計算機(jī)技術(shù)的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進(jìn)行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進(jìn)行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計算機(jī)技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進(jìn)行運行，在無人控制的情況下實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理工作，實現(xiàn)檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學(xué)地開展。

2.2實現(xiàn)對檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計算機(jī)技術(shù)，可以運用計算機(jī)技術(shù)對各種載體的檔案信息進(jìn)行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進(jìn)行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進(jìn)行，而且實行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實時地查閱，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進(jìn)行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國計算機(jī)技術(shù)有了很大的提升，而且計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關(guān)檔案信息進(jìn)行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實現(xiàn)足不出戶就能夠完成對相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進(jìn)了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進(jìn)檔案信息的資源共享。

3計算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計算機(jī)技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行調(diào)整和調(diào)配，確保計算機(jī)技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進(jìn)檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對其中的幾個重要環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，對容易出現(xiàn)問題的地方進(jìn)行有效預(yù)防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進(jìn)行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行，是檔案信息管理工作實現(xiàn)自動化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機(jī)技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來進(jìn)行的，對于所配備的計算機(jī)硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并對相關(guān)計算機(jī)軟件進(jìn)行及時的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會新形勢，為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴(yán)把數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

當(dāng)今社會，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對于檔案信息數(shù)字化管理工作中運用到的計算機(jī)技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進(jìn)行及時的處理，不斷更新計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對計算機(jī)技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學(xué)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設(shè)工作

隨著我國社會的不斷發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復(fù)雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學(xué)管理技術(shù)手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應(yīng)對不斷復(fù)雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對檔案信息管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識和管理技巧，督促其不斷加強(qiáng)對相關(guān)計算機(jī)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機(jī)技術(shù)的同時，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開展。

4總結(jié)

第6篇：數(shù)字化檔案論文范文

檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來，憑借信息技術(shù)為檔案利用工作服務(wù)，為社會各界服務(wù)，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經(jīng)推行辦公自動化系統(tǒng)，檔案管理引進(jìn)了數(shù)字化建設(shè)，但對電子文件管理的意識比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費。部分仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應(yīng)盡快找到傳統(tǒng)模式與先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合點，逐步展開數(shù)字化檔案管理建設(shè)，實現(xiàn)資源共享。同時要加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)，提高工作效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會功能。

二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯。利用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

三、方志館檔案數(shù)字化管理的措施

第7篇：數(shù)字化檔案論文范文

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

第8篇：數(shù)字化檔案論文范文

（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率

將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當(dāng)?shù)拈L，信息量是否的龐大。同時，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息

學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級為單位來裝訂成冊的，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。

（三）實現(xiàn)資源共享，方便管理

學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個高校學(xué)籍檔案管理工作的一個重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個社會服務(wù)。

二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）數(shù)字化程度不足

高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時代的發(fā)展步伐。長期以來，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進(jìn)行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。

（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學(xué)籍工作的要求

有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經(jīng)驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。

（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計算機(jī)水平不夠高

現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業(yè)務(wù)知識很熟悉，卻對各種計算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。

三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施

（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能

高校應(yīng)該根據(jù)自身實際情況，建立起一個完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)?，F(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程

（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通

為了能夠真正的開發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線，以此來對學(xué)籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細(xì)的了解，并對國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時在開發(fā)的過程中要隨時與學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

第9篇：數(shù)字化檔案論文范文

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質(zhì)要求較高，需要用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤，歸檔文件需要嚴(yán)格執(zhí)行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環(huán)節(jié)，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進(jìn)計算機(jī)處理相關(guān)工作，實行辦公自動化，通過信息化技術(shù)和方法的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，運用相關(guān)程序?qū)n案管理工作進(jìn)行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復(fù)雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、竣工驗收、建立及使用維護(hù)等內(nèi)容，區(qū)分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統(tǒng)，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務(wù)，實現(xiàn)隨時辦結(jié)隨時歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復(fù)制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設(shè)閱覽室、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網(wǎng)、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質(zhì)載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據(jù)不同的需求自行選擇相應(yīng)的儲存介質(zhì)，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質(zhì)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)ｉT的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現(xiàn)。

三、保障文書檔案資料安全性

傳統(tǒng)文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，比如變色、強(qiáng)度下降和化學(xué)性質(zhì)變化。紙質(zhì)的文書檔案資料不利于環(huán)保節(jié)能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質(zhì)的文書檔案資料極其容易受到保存環(huán)境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發(fā)生水解和氧化反應(yīng)。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責(zé)和內(nèi)容，《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》中也對檔案館的庫房建設(shè)提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質(zhì)條件有相當(dāng)嚴(yán)苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發(fā)生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質(zhì)有了較大的提升，這類新載體的優(yōu)點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具備可修復(fù)性，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，復(fù)制容易，交流方便等。