電子檔案的管理精選(九篇)
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第1篇：電子檔案的管理范文
隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進行了認真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢
電子檔案具有快捷、方便的特點，電子檔案實現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標。節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時隨地的進行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計算機網(wǎng)絡上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對其進行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式。可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案，在檔案進入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進行搜索提取，能隨時隨地的進行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員浪費。
3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網(wǎng)絡上可以直接查詢相關資料。便于查找，在進行電子檔案的查找的時候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關個人檔案的關鍵字就會出來相關的所有檔案資料，再根據(jù)進一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時間。
2 加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉變。
1、加強電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務，電子檔案的產(chǎn)生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網(wǎng)進行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計算機及其網(wǎng)絡的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。
3、加強電子檔案管理，有利于提高服務質(zhì)量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡信息和市場經(jīng)濟的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務。
3 做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作。
1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實性，由于電子化信息化手段的應用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，才能進行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網(wǎng)絡技術對數(shù)據(jù)進行即時更新，解決信息報送不及時問題，使檔案收集更為及時，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。
2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設定電子檔案密級，設置訪問權限。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。
3、加強檔案人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。
4 小結
隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡技術的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。要符合本單位的客觀實際，順應其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，更加利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
第2篇：電子檔案的管理范文
[關鍵詞]電子文件 電子檔案 特點 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點
（一）信息傳遞快
經(jīng)濟全球化把世界上不同國度、不同角落從事經(jīng)濟活動的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠，經(jīng)濟活動個體在短時間內(nèi)就能了解自己的商務活動并作出反應。電子信息通過網(wǎng)絡既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經(jīng)濟活動的前沿報道，還是某一項經(jīng)濟法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟的最新進展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項重要經(jīng)濟活動的運行、發(fā)展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢強
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢，它不僅能縱向形成某項經(jīng)濟活動的紀要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項經(jīng)濟活動議題影響的價值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個人之間進行的經(jīng)濟活動從對話到最后達成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關注。特別是關系國計民生的重要國際會議議題，如改善衛(wèi)生服務、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會使其他國家或民眾作出反應并出臺相關政策應對經(jīng)濟形勢的變化。從這層意義上講經(jīng)濟全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟全球化相對稱，它對國家根據(jù)國際形勢變化探究經(jīng)濟趨勢、推定經(jīng)濟走向、制定經(jīng)濟法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對國家在經(jīng)濟全球化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。
（三）保存與查詢
經(jīng)濟的發(fā)展帶動了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應經(jīng)濟形勢的變化，電子文件、電子檔案通過網(wǎng)絡變得更加便捷，且保存簡易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進行查詢，尤其是當發(fā)生重大自然災害，如暴雨、雷電、地震等災難時，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進行原始電子文件恢復，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國家在經(jīng)濟全球化趨勢中應對經(jīng)濟糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會給國家提供法律依據(jù)，打贏國際官司、挽回經(jīng)濟損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認識，加強領導
檔案作為真實記錄社會政治、經(jīng)濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨信息技術的廣泛應用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財富。各地區(qū)、各單位應提高對保存電子文件和電子檔案重要性的認識，加強對電子文件和電子檔案工作的領導，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡，將對電子文件形成及管理全過程的要求相應納入各級領導、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責范圍，確保電子文件和電子檔案的真實、完整及有效性。
（二）做好辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設計和應用工作
各地區(qū)、各單位在開發(fā)設計辦公自動化系統(tǒng)時，應統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應在系統(tǒng)開發(fā)設計人員的技術指導及對辦公自動化環(huán)境下文件形成全過程充分調(diào)研的基礎上，全面、準確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時，在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用的整個過程中，系統(tǒng)開發(fā)設計和維護人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
各單位應將具有憑證和參考價值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時，同時歸檔同版本的紙質(zhì)文件及保證電子文件長期可讀的相關數(shù)據(jù)和背景信息。檔案部門或人員負有對本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責。各單位還要按照同級國家綜合檔案館的要求，定期向同級國家綜合檔案館移交電子檔案。
第3篇：電子檔案的管理范文
【關鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理；要求；模式
一、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性
紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網(wǎng)絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。
二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求
當前信息技術取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網(wǎng)絡信息辦公平臺?，F(xiàn)代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對紙質(zhì)檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。
（一）同步歸檔。對于收集的紙質(zhì)文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。
（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。
三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式
紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優(yōu)勢。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質(zhì)文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無紙化實現(xiàn)過程中一個重要的過程，二者共存發(fā)展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。
四、結束語
在當前檔案事業(yè)發(fā)展過程中，無紙化是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無紙化實現(xiàn)過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發(fā)展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，以便于更好的推動我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。
參考文獻
[1]田永麗.論電子方案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].才智，2015.19.
第4篇：電子檔案的管理范文
【關鍵詞】電子檔案；管理；保護；問題；策略
在信息時代下，現(xiàn)代科技得到了廣泛運用。電子檔案管理技術能夠?qū)Υ罅繖n案文件進行收集整理，因此在社會的工作實踐中得到了日益廣泛的運用。同時，社會對電子檔案技術的操作性與安全性提出了更高的要求。為適應社會發(fā)展需要，提高電子檔案管理的效果，本文對電子檔案在管理與保護過程中存在的問題進行分析，并探討應對策略。
一、電子檔案管理與保護中存在的問題
電子檔案即以計算機的磁盤為載體，對實體的檔案信息進行數(shù)據(jù)化處理并儲存在計算機網(wǎng)絡中，通過將虛擬數(shù)據(jù)可轉換為網(wǎng)絡用戶能夠認知的文字、符號、圖像等檔案信息，為用戶提供信息服務。由于電子檔案技術依賴于一定的內(nèi)外部條件，因此具有一定的不穩(wěn)定性。現(xiàn)階段的電子檔案管理與保護存在以下問題[1]。首先，計算機、磁盤以及內(nèi)外部網(wǎng)絡空間作為電子檔案信息傳輸?shù)闹饕d體，其檢修與維護工作重視性不足；其次，電子檔案的安全性需要健全的安全機制進行保障，在電子檔案的使用過程中，可能在防火墻、電子印章、數(shù)字證書等方面產(chǎn)生部分漏洞，形成安全隱患；最后，電子檔案的正常傳輸依賴于信息管理與維護人員的技術水平，部分技術人員的技能難以滿足電子檔案的需求，影響了電子檔案的維護與運行。
二、電子檔案管理保護問題的應對策略
（一）注重軟硬件設施維護，保障檔案系統(tǒng)運行
電子檔案存儲技術是新型的信息科學技術，其作業(yè)能力的發(fā)揮依賴于軟硬件設備的正常運行，因此，對軟硬件設施進行檢修與維護具有重要意義。電子檔案系統(tǒng)的軟硬件設施包括電子計算機、磁盤、光盤，以及內(nèi)部的局域網(wǎng)和外部的公用網(wǎng)絡空間，在使用過程中存在有機器老舊、故障以及網(wǎng)絡平臺的惡意攻擊等威脅。因此，在實際工作中需重視對設施的定期檢修和維護，同時注重設備和技術的革新，以保障系統(tǒng)的正常運作。
硬件設施的檢修包括對計算機內(nèi)部組成零件的檢測、更換，以及對光盤、磁盤等電子數(shù)據(jù)存儲載體的質(zhì)量保護，檢修工作可以通過以下方式開展：第一，招聘專業(yè)的設備檢修人員與網(wǎng)絡環(huán)境安全工程師，該類技術人員均經(jīng)過專業(yè)的檢修知識以及檢修技能的學習，對計算機的組成原理、磁盤光盤的維護以及網(wǎng)絡環(huán)境的監(jiān)測具備一定的了解程度與豐富的操作經(jīng)驗，能夠有效執(zhí)行對軟硬件設施的檢修[2]。第二，信息科學技術的快速發(fā)展，使得軟硬件設施的革新速度不斷加快，因此，檔案管理系統(tǒng)應注重軟硬件設施的更新?lián)Q代，及時淘汰系統(tǒng)中的老舊硬件設備，同時關注先進的網(wǎng)絡安全應用技術，不斷提升軟件環(huán)境的兼容性與革新度。通過軟硬件設施的雙重維護，保障檔案系統(tǒng)的正常運行。
（二）健全安全防御機制，提升檔案信息安全
檔案信息的傳輸依賴于內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部的公共網(wǎng)絡空間的數(shù)據(jù)交換，在傳輸過程中，面臨著計算機黑客以及電腦病毒帶來的安全隱患，對信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網(wǎng)絡的安全及防御機制的主要內(nèi)容包括對局域網(wǎng)的安全維護、對網(wǎng)絡病毒的防范、對TCP/IP協(xié)議的管理，涉及到各服務點的防火墻維護以及虛擬內(nèi)部網(wǎng)的劃分[3]。通過對網(wǎng)絡安全防御機制的完善，提升電子檔案系統(tǒng)的安全性能。
電子檔案完善的安全防御措施包括身份認證措施、信息加密措施、訪問控制管理措施等，身份認證措施包括數(shù)字信封、數(shù)字簽名等安全管理認證技術，可以有效保證電子檔案的信息傳輸?shù)臏蚀_性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對稱密鑰與非對稱密鑰，兩種加密系統(tǒng)配合使用，將電子檔案進行加密、解密處理，降低信息內(nèi)容的泄露威脅。訪問控制管理措施包括網(wǎng)絡權限和入網(wǎng)訪問，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規(guī)性使用。除對安全加密技術的采用，還可使用網(wǎng)絡入侵的檢測防御設備，實時監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)段中出現(xiàn)的外部入侵或內(nèi)部破壞行為，對其進行及時的警報或攔截，以彌補部分網(wǎng)絡防火墻軟件在網(wǎng)段邊界保護上存在的漏洞，保障電子檔案信息傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>
（三）強化人員技術培訓，提升檔案管理效率
傳統(tǒng)的檔案文件以紙質(zhì)材料為主要載體，對管理人員的信息技術水平要求較低，現(xiàn)代檔案管理方式的革新，使得檔案內(nèi)容由實體文字、圖片轉換為字節(jié)、比特等虛擬數(shù)據(jù)形式，在管理工作中涉及到對各類機器、設備的操作以及對網(wǎng)絡環(huán)境的基本配置方式的掌握[4]。部分工作人員由于缺乏計算機信息知識培訓，在實際作業(yè)中不能按要求完成電子數(shù)據(jù)的復制、刻錄和存盤操作，并且作業(yè)流程缺乏規(guī)范性，易造成對設備的人為損害，影響檔案管理的效率。
對電子檔案管理人員的能力培訓可通過以下途徑：第一，在管理人員內(nèi)部開設培訓課程，根據(jù)其計算機技術基礎的掌握程度進行分班教學，目的在于提升基礎較弱學員的計算機基本操作原理，強化基礎較強學員的理論知識梳理，教學內(nèi)容包括電子檔案管理軟件（如超易、智信等）理論知識介紹，以及相關設備的規(guī)范操作方法，通過教學全方面提升管理人員整體的技術水平。第二，通過向管理人員敘述實際工作中的電子檔案安全保護案例，直觀地介紹由于操作失誤或技術能力缺失所導致的安全隱患，為用戶隱私及和社會安全機制帶來的威脅，從而提升管理人員的安全防范意識。
三、結語
社會的快速發(fā)展造成了檔案文件的大量產(chǎn)生，電子檔案技術的運用也日益廣泛深入。隨著科學技術的不斷進步，電子檔案系統(tǒng)在安全方面的發(fā)展將日益完善、健全。在電子檔案的使用過程中應始終注重對系統(tǒng)設施的維護、對防御機制建設以及對人員技能的培訓。通過全面的保障策略，促進電子檔案技術的長效發(fā)展。
參考文獻
[1]包晶飛.試論電子檔案管理面臨的問題及解決策略[J].民營科技，2014，15（01）：101.
[2]丹.關于電子檔案整理與保護的探討[J].黑龍江史志，2014，24（05）：109.
第5篇：電子檔案的管理范文
[關鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、紙質(zhì)檔案管理概況
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現(xiàn)轉移的現(xiàn)象時有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時期內(nèi)。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復抵押的經(jīng)濟糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴格執(zhí)行終結困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現(xiàn)高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點數(shù)目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內(nèi)部轉移，直至完成任務移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責任的后續(xù)追蹤。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
參考文獻：
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第6篇：電子檔案的管理范文
一、注重電子檔案制作與管理人員的管理
電子檔案依靠的是信息化技術，但是卻不是自動生成，其需要人工制作，無論是存儲，還是傳輸都是由人來完成，正是如此，電子檔案制作與管理人員的素質(zhì)對電子檔案的原始性關系重大。相關電子檔案部門在聘請相關人員時，就應該設高門檻，工作態(tài)度不認真，業(yè)務素質(zhì)不強的人員都不能從事電子檔案的制作工作，同時有關部門還應該加強內(nèi)部人員的培訓工作，要求從事該項工作的人員必須經(jīng)過培訓合格之后，才能上崗。另外，檔案管理部門需要構建一整套審查制度，每一個環(huán)節(jié)都要做好把關工作，從而源頭上徹底消除影響電子檔案真實性的因素，確保其原始性。人是感性與理性并存的生物，當外界環(huán)境發(fā)生變化時，非常容易受到影響，如不不加強管理，很有可能就會背離初衷，所以一定要加強人員管理，以免工作人員出現(xiàn)懈怠。但是對于電子文件制作人員來說，只是單純的依靠審查制度，并不能達到預期效果，因此在制定制度之后，還需要對具體措施進行明確的規(guī)定，每個工作人員的責任都必須要落實，以此確保每項政策都能夠正確的實施下去。除此之外，有關管理者對電子檔案制作人員還需要進行教育，一定要其了解到電子檔案原始性的重要性，同時培養(yǎng)制作人員認真工作的態(tài)度，整個制作團隊都要養(yǎng)成優(yōu)良的工作作風，高超的制作水平，只有如此，才能真正的從源頭上杜絕電子檔案信息虛假。
二、公平合理的分配電子檔案制作任務
每一位參與電子檔案制作的人員都有義務確保檔案真實性，同時也對此也應該富有一定的責任，以此保證在整個電子檔案制作過程中不會產(chǎn)生任何的失誤。公平合理的分配任務之后，制作人員就很少會出現(xiàn)相互抱怨以及扯皮的情況，以此保證制作工作能夠順利完成。公平合理的分配任務的前提就是管理者對每位人員都工作能力都有清楚的了解，尤其是各個員工擅長的領域，這樣在分配任務時，才能讓每個人都滿意，從而認真的工作。尤其電子檔案的制作規(guī)模比較龐大，需要多個人共同合作完成，此時責任劃分更顯重要，責任劃分之后，每個人只能負責其專門的領域，不得管理其他領域，干涉其他員工的工作，否則就需要給予相應的處罰。如果有工作需要，工作人員可以將電子檔案轉變?yōu)橹蛔x模式，便于員工進行調(diào)閱，這樣可以有效的避免誤操作或者故意增加會刪改，這也是確保電子檔案原始性的一個有效的措施。
三、建立電子檔案全過程管理的制度
電子檔案從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對電子檔案的原始性、真實性的危害。因此，及早地建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子檔案的收集、積累比紙質(zhì)文件要復雜得多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。因此，一開始就要明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和要求。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性、完整性的重要措施。電子檔案的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處置措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子檔案的原始性、真實性、完整性造成極大危害。
四、建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)
紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子檔案的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子檔案建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子檔案的管理和使用情況。用電子檔案形成、處理、保管過程中，都有真實記錄可供查詢，來證實電子檔案的原始性、真實性。
第7篇：電子檔案的管理范文
電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。但某些具體的與電子文件特點有關的問題需要進一步說明：
草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。
各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進來的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對于這種數(shù)據(jù)文件應定期拷貝作為一個數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容而定，如一個星期、一個月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M行，也可由計算機程序自動實施。
電子郵件（E―mail）。
會議文件。電子時代很多會議將采用網(wǎng)絡會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發(fā)言、討論問題、做出決議。
與歸檔文件相關的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設備運行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時應把它們與文件同時歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復歸檔。
與電子文件有關的各種紙質(zhì)文件。在沒有達到完全“無紙化”的時候，必要的與電子文件相關的紙質(zhì)文件也應納入電子文件的歸檔范圍。
二、電子文件的歸檔時間與歸檔前的檢測、鑒定
（一）歸檔時間
總的說來，邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。在歸檔時，應根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機關，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對應處置和對應查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點確定一個歸檔期限；技術文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進行。電子文件的流動性很強，及時加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時代，文件將實行完全的邏輯實時歸檔，即文件的形成之時就是文件的歸檔之日。有關領導在正式批準簽署文件時，辦公自動化系統(tǒng)將自動將文件歸檔。
（二）歸檔前的檢測
在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。
（三）歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國家關于文件鑒定的有關規(guī)定并結合電子文件的特點進行。鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：
1、有效性和完整性鑒定。
歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
2、保管期限的劃分。
電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件保管期限的現(xiàn)行有關規(guī)定實行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致?？紤]到其保存的密集性與長期性，可適當延長其保管期限。
三、電子文件的歸檔要求
（一）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。
電子載體的存量較大，電子文件歸檔時應適當集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術上進一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。
（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
（四）將電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。
（五）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。
（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。
（七）在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
四、電子文件的移交
（一）介質(zhì)移交
電子文件歸檔時，應按有關規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行管理。
電子文件移交時，首先要進行電子文件的檢驗。檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子文件檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應達到100%。
第8篇：電子檔案的管理范文
關鍵詞：工會電子檔案；檔案管理；
文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01
一、工會電子檔案的基本要求
（一）完整性。工會電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產(chǎn)等領域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。
（二）真實性。工會電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在工會電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。工會電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成工會電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。
（三）安全性。工會電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害工會電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證工會電子檔案的安全性。
二、工會電子檔案的優(yōu)越性
（一）工會電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。
（二）工會電子檔案有利于文檔的保密。紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但工會電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請無法接觸其他無關的文件，保證了文件的保密性。
（三）工會電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
三、加強工會電子檔案管理制度
（一）工會電子檔案的形成制度要進一步完善 。在形成工會電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標準，對于不同媒體工會電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標和載體形式加以規(guī)范。同時，對于工會電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應一同加以保存，以保證形成的工會電子檔案具有完整性。
（二）工會電子檔案要執(zhí)行更為科學的歸檔制度。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是工會電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同工會電子檔案有關聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關說明與描述的一致性；工會電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；工會電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對工會電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規(guī)定，以維護工會電子檔案在程序上的合法性與真實性。在歸檔制度制定的過程中，應以國家有關規(guī)定為參照進行，目前，我國已通過先后頒布實施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺，確保了工會電子檔案在歸檔過程中的科學性和規(guī)范性。
（三）建立嚴格的保管制度。工會電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，工會電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)，同時，注意對加密工會電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對工會電子檔案進行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。
（四）規(guī)范工會電子檔案的利用制度。在工會電子檔案利用階段，相關的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的工會電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供工會電子檔案信息完整、真實的基礎上，以工會電子檔案的密級為根據(jù)，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。工會電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和工會電子檔案保管人員等。
綜上所述，檔案工作要緊跟時代步伐，工會電子檔案是新生事物，也是社會潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時代的信息豐富、傳遞迅速的社會特點，我們要全力以赴采取多種措施管理好工會電子檔案，利用好工會電子檔案，使其更好的為我們工作、學習、生活服務。
參考文獻：
[1]王曉偉.淺談數(shù)字檔案管理制度的完善.科技創(chuàng)業(yè)家，2011（1）.
第9篇：電子檔案的管理范文
檔案管理工作在機關單位的發(fā)展過程中，具有很重要的作用。檔案管理工作是機關單位歷年發(fā)展足跡的見證，對機關單位科學化管理、發(fā)展及進步都起到重要的作用。機關單位相關人員應做好新形勢下的檔案管理工作，明確發(fā)展方向、發(fā)展目標，使機關檔案管理工作能夠科學的規(guī)范化的發(fā)展[1]。
1 機關單位檔案管理實現(xiàn)信息化的意義
筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的機關單位檔案多為紙質(zhì)檔案，在管理與存儲過程中，容易破損，存儲占用空間大，保存成本高。將機關單位檔案進行信息化管理，把檔案保存到政府數(shù)據(jù)平臺，不用擔心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔心因為人員翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲空間，減少機關單位的用紙量，提升綠色政務辦公的形象。信息化檔案管理不再需要大量的人力進行維護，管理，備份，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時間，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本[1]。
機關單位檔案電子化管理方便信息查找共享，節(jié)約時間，提高效率。例如，上級部門在政審環(huán)節(jié)需要來查詢某個人的檔案信息，詢多年之前資料，按照原來的紙質(zhì)檔案信息管理方法，需要工作人員去檔案庫，細翻查找大量的檔案，消耗大量時間，也增加了工作量。然而通過建立機關單位信息化檔案管理平臺，管理員僅僅需要錄入關鍵詞即可實現(xiàn)信息的查詢及定位，在一定程度上節(jié)省了人力及時間，提升了服務水平，體現(xiàn)以人為本的理念。
2 機關單位檔案電子管理的問題呈現(xiàn)
調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，雖然機關單位檔案電子管理提升了服務水平及運行效率，但是在實踐層面受多因素制約，仍存在諸多問題。
2.1 電子檔案安全性有待提升
在機關單位電子檔案的過程中，安全問題是制約其發(fā)展的關鍵。如果一旦在運行過程中出現(xiàn)泄漏，則失去了檔案電子化管理的意義，還很可能造成嚴重的后果，影響國民經(jīng)濟發(fā)展及社會的穩(wěn)定。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，黑客技術也在提升自身技術水平，在機關單位電子檔案的傳輸、收集及歸檔等環(huán)節(jié)，稍有不慎不法分子就會入侵，從而使得機關網(wǎng)絡遭到病毒侵害或者非法入侵，產(chǎn)生信息泄露在所難免。
2.2 電子檔案管理機制不完善
筆者調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，當前機關單位在電子檔案管理中，制度建設體系存在漏洞。如某些機關單位在進行電子檔案管理中，沒有劃定責任人及具體的工作任務，導致管理中扯皮現(xiàn)象屢見不鮮，影響了工作效率。同時，缺乏科學的分類劃分模式，是制約機關單位電子檔案有序運行的主要因素，時常導致運行混亂，影響了電子檔案管理工作的可持續(xù)運行發(fā)展。
2.3 電子檔案人員綜合素質(zhì)偏低
基于目前機關單位電子檔案的發(fā)展現(xiàn)況來看，機關單位的電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低、團隊內(nèi)部組織結構缺乏合理性、對新鮮事物的接受能力較差等問題，嚴重制約了機關單位電子檔案的發(fā)展，影響了檔案管理的效率及質(zhì)量[2]。所以，對機關單位電子檔案方面改革，首先要加強電子檔案人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)知識的培訓力度，提升從業(yè)人員的服務質(zhì)量和綜合能力，使得機關單位電子檔案工作健康、可持續(xù)發(fā)展。
3 強化機關單位電子檔案管理的對策措施
結合機關單位電子檔案管理上暴露的諸多問題，筆者從三個方面展開對策設計，旨在提升其綜合運行質(zhì)量。
3.1 技術創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”
在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的時代背景下，機關單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實踐過程中通過學習來解決目前遇到的相對棘手的安全隱患問題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應對措施，或在具體學習實踐中結合問題進行分析思考，提煉出新方法、新觀點、新技術等，從而對現(xiàn)有技術??現(xiàn)創(chuàng)新，來提高機關單位電子檔案人員的運行穩(wěn)定性。同時，技術水平的提升才是保障機關單位電子檔案安全管理的根基。要在機關內(nèi)部進行責任明晰，將具體職責落實到人，制定工作細則，要求安全管理工作嚴格按照規(guī)范開展。同時針對遇到的安全故障，應不定期地開展專項培訓，使得技術水平不斷提升， “安全系數(shù)”匹配時展[3]。
3.2 建立健全電子檔案管理機制
新時期下，應充分明晰大數(shù)據(jù)平臺的核心技術特征，按照機關單位的實際運維特點，對電子檔案進行優(yōu)化設計。首先，要強化責任主體的意識，要求機關單位檔案負責部門應盡快制定電子檔案的管理機制，采用量化的指標將工作進行細化，制定檔案責任關聯(lián)機制，確保保密制度落實，制定工作開展的細則文件，使檔案管理工作有條不紊的進行。其次，要加強資金及技術投入，確保電子檔案的管理機制切實發(fā)揮價值，為機關單位信息化的開展扮演了重要的角色效應。最后，在完善機制的過程中，機關單位要充分運用大數(shù)據(jù)信息平臺，實現(xiàn)了對電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進行檔案管理的無序性、低精確度等多重問題，從而提升機關單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時，機關單位通過運用大數(shù)據(jù)信息平臺，基于算法分析完成對平臺的推廣性及判斷性，強化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機關單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強化了對檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點、來源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時也便捷了檔案的處理及不同部門之間的有效交流[4]。
3.3 強化人才隊伍建設
機關單位電子檔案管理人員專業(yè)能力的高低，將直接影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量，因此，要從多重角度來強化人才隊伍的建設。首先，機關單位電子檔案信息化的開展涉及多個運行學科及領域，主要包含網(wǎng)絡搭建、硬件設計、軟件設計部署、信息安全、數(shù)據(jù)融合、信息規(guī)范、數(shù)據(jù)邏輯處理等。因此在新時代下，應構建階梯化的機關單位信息化的人才隊伍建設，對現(xiàn)有管理模式實行“破冰”，通過不定期開展專業(yè)技能培訓來增強相關人員的業(yè)務素質(zhì)及專業(yè)技能，創(chuàng)新培訓方式，分層次、有重點的進行電子檔案的系統(tǒng)化培訓，提升其信息化的運用能力及水平，使得電子檔案管理人員在培訓中互相探討、互相學習，實現(xiàn)共同進步。其次，充分調(diào)動電子檔案管理人員的積極性，深化人員對檔案管理的認識，提高檔案管理的服務質(zhì)量及運行效率；最后，健全的基礎設施是保障機關單位信息化“提質(zhì)增效”的動力源泉，因此應根據(jù)實踐需求，健全機關單位信息化的基礎設施建設，實現(xiàn)電子檔案管理設備的升級[5]。
