電子檔案管理系統(tǒng)精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
一、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)
電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計包括流程設(shè)計和業(yè)務(wù)流程模塊，工作人員需要對不同板塊進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計工作，確保管理系統(tǒng)的完善。（一）管理流程設(shè)計管理流程設(shè)計包括兩個階段內(nèi)容，即流程規(guī)則設(shè)計和系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)造。流程規(guī)則的設(shè)計需要工作人員結(jié)合管理工作的要求來進(jìn)行，首先，工作人員需要對系統(tǒng)的目標(biāo)進(jìn)行確定，根據(jù)管理工作要求的不同確定各子系統(tǒng)的功能目標(biāo)，并且確定使用的優(yōu)先級別。其次，工作人員需要對該系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行確定，根據(jù)應(yīng)用環(huán)境開展相應(yīng)的工作，積極應(yīng)用新技術(shù)。最后，系統(tǒng)的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內(nèi)容。系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統(tǒng)的活動要素進(jìn)行一定的規(guī)定。設(shè)定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內(nèi)容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。第二，工作人員需要對確定的活動集進(jìn)行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進(jìn)行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實現(xiàn)方式要素進(jìn)行一定的安排。在進(jìn)行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進(jìn)行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內(nèi)容屬性、技術(shù)屬性等多方面內(nèi)容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統(tǒng)計工具來進(jìn)行檔案檢定。另兩項電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結(jié)合一定的工作目標(biāo)來開展工作，確保該項工作內(nèi)容的科學(xué)與準(zhǔn)確。（二）業(yè)務(wù)流程設(shè)計電子文件檔案在進(jìn)行收集、整理之后，工作人員需要對其進(jìn)行利用價值的挖掘，通過建立使用業(yè)務(wù)來發(fā)揮檔案的作用。這項業(yè)務(wù)流程圖包含三方面內(nèi)容，其一是對電子文件檔案進(jìn)行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項業(yè)務(wù)需要工作人員充分結(jié)合，并且落實相關(guān)工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統(tǒng)通過利用相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)對工作人員的日常工作進(jìn)行電子文件歸檔，結(jié)合電子文件的內(nèi)容進(jìn)行屬性的記錄與統(tǒng)計，通過一定的技術(shù)鑒別該電子文件檔案的存儲技術(shù)屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進(jìn)行電子文件和電子檔案的區(qū)分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進(jìn)行價值的評判，確定其是否需要進(jìn)行銷毀或保管。這項工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進(jìn)行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進(jìn)行抽樣調(diào)查，判斷該電子文件檔案的價值屬性，對于有保管價值的文件檔案，工作人員需要對其進(jìn)行立案，而沒有價值的電子文件檔案可以適時地進(jìn)行銷毀，節(jié)約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價值的電子文件檔案進(jìn)行管理，按照文件的屬性、保管時長等進(jìn)行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。
二、結(jié)束語
電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計流程以及業(yè)務(wù)流程等都要求工作人員能夠結(jié)合一定的專業(yè)知識和計算機(jī)技術(shù)，將管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進(jìn)該管理系統(tǒng)的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理理念與該管理系統(tǒng)融合，推動檔案工作逐漸走向科學(xué)化。
作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務(wù)中心
第2篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理
1當(dāng)前農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在的問題
1.1沒有及時開展宣傳教育工作
農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作的落實，能夠促進(jìn)農(nóng)機(jī)設(shè)備使用的安全性得到提升，但工作在具體落實階段卻受到很大的阻礙影響，工作開展形式缺乏規(guī)范性。農(nóng)機(jī)監(jiān)理宣傳達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)，大部分基層群眾都不理解這一工作存在的意義，因此安全監(jiān)理人員也并不能為群眾解決農(nóng)機(jī)應(yīng)用期間遇到的問題。農(nóng)民對農(nóng)機(jī)養(yǎng)護(hù)缺乏專業(yè)知識，受自身文化水平限制，很難理解農(nóng)機(jī)安全宣傳知識，仍然按照自身理解對設(shè)備進(jìn)行操作使用，留下了安全隱患?，F(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作，存在（三差一低）現(xiàn)象[1]。這些問題為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)帶來了隱患，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開始階段沒有及時開展教育宣傳活動，因此風(fēng)險問題遲遲得不到解決。
1.2沒有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理制度
農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開展期間，會產(chǎn)生大量的檔案信息，如果不對這部分信息進(jìn)行保存管理，丟失后很難再次補(bǔ)充，增大了日后管理工作開展的難度；工作任務(wù)落實期間，基層工作人員對崗位責(zé)任認(rèn)識不夠，存在基礎(chǔ)工作不規(guī)范的現(xiàn)象；在工作期間，農(nóng)機(jī)監(jiān)理不能起到監(jiān)管作用，不明確農(nóng)機(jī)使用階段的詳細(xì)安全準(zhǔn)則，對不規(guī)范的操作更正，農(nóng)機(jī)設(shè)備發(fā)生故障的幾率也增大。
1.3沒有意識到檔案管理工作的重要性
檔案是后續(xù)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作開展的依據(jù)，意義重大。電子檔案管理理念雖然已經(jīng)提出，但并沒有落實。目前，檔案管理工作并沒有得到重視，甚至存在專業(yè)性不足的現(xiàn)象。個人責(zé)任意識不足檔案管理是服務(wù)性工作，但目前大部分在崗人員重視管理輕視服務(wù)，造成檔案不能在農(nóng)機(jī)監(jiān)理中發(fā)揮作用。
1.4沒有完善的電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案的制作需要專業(yè)設(shè)備，通過掃描處理等工序?qū)n案存儲在計算機(jī)設(shè)備中。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理單位缺乏專業(yè)設(shè)備，計算機(jī)辦公系統(tǒng)得不到更新，很難完成檔案的制作與存儲任務(wù)。電子檔案可以基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，減少信息傳遞所用時間，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也存在一些病毒風(fēng)險，一旦入侵到計算機(jī)系統(tǒng)中，必然會造成嚴(yán)重的信息丟失問題?，F(xiàn)有系統(tǒng)的防御能力并沒有達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)，因此電子檔案制作計劃仍不能快速開展。
2電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用意義
1）全面落實電子檔案管理工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可為農(nóng)機(jī)安全管理工作任務(wù)的開展提供保障。農(nóng)業(yè)機(jī)械是不斷發(fā)展進(jìn)步的，安全監(jiān)理應(yīng)當(dāng)做出調(diào)整，隨著農(nóng)機(jī)設(shè)備進(jìn)步。電子檔案據(jù)需求對內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充以及調(diào)整，符合農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作需求。
2）加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作人員制定工作計劃、進(jìn)行日常執(zhí)法活動以及規(guī)范安全監(jiān)理提供了重要的參考資料，其中所記載的機(jī)手肇事與事故處理案例使其成為農(nóng)機(jī)安全宣傳的重要教材，電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用，提高了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了農(nóng)機(jī)安全理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[2]。
3）加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，實現(xiàn)信息資源的有效整合，符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，有利于促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案資料整理、保管及其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理信息資源的共享，有利于促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)快速發(fā)展。
3加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理電子檔案管理的措施
1）完善電子檔案管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)管理理念中存在的弊端問題來進(jìn)行改進(jìn)，提升管理制度的落實程度。紙質(zhì)檔案管理要在完善的體系下來進(jìn)行，針對常見的損壞丟失問題，可以作為管理任務(wù)開展的重要內(nèi)容，做好檔案防火防潮處理。電子檔案制作期間要對信息完善程度做出檢驗，避免出現(xiàn)內(nèi)容的遺漏。
2）應(yīng)對電子檔案制作以及應(yīng)用技術(shù)的普及。由于檔案管理人員在固定模式下工作，很難在信息化模式下工作。所以，必須通過培訓(xùn)講座的方式來提升員工適應(yīng)能力，更高效的完成農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理任務(wù)。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案相比較，更安全便于使用，可以根據(jù)使用者的需求進(jìn)行信息共享以及備份，即使辦公計算機(jī)系統(tǒng)受到病毒的攻擊，通過備份恢復(fù)保障檔案管理系統(tǒng)的正常使用，這一特征是傳統(tǒng)管理模式不具備的。
3）農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作開展期間應(yīng)當(dāng)對信息資料及時保存，并隨著產(chǎn)生錄入到計算機(jī)設(shè)備中。完善電子檔案管理體系，培養(yǎng)高素質(zhì)人才關(guān)鍵，檔案管理應(yīng)當(dāng)與農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理得到同等的重視，培養(yǎng)檔案管理人員的計算機(jī)操作能力，解決電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行期間問題。檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度需要提升，可以定期開展交流會議，員工之間交換提升工作質(zhì)量的有效建議。
4結(jié)束語
我們應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對農(nóng)機(jī)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理，有效利用信息技術(shù)來加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化、提高農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)的快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]王偉.電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用[J].農(nóng)民致富之友，2014，(10)：16-18.
第3篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)，電子文書，檔案管理系統(tǒng)，架構(gòu)研究
文書檔案管理作為電力企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很關(guān)鍵的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，電子文件日益成為企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計算機(jī)管理系統(tǒng)。文件、檔案一體化的計算機(jī)管理系統(tǒng)是指將文件處理和檔案管理兩個管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起的管理系統(tǒng)。目前電力企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進(jìn)一步實現(xiàn)文書檔案管理電子化的同時，加強(qiáng)管理的規(guī)范化工作。
1.電子文書檔案與紙制檔案的關(guān)系
在目前電子文書檔案還不具備法律效力的時候，必須保證電子文書檔案管理與紙制檔案管理的有機(jī)結(jié)合。在通過紙制檔案管理，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現(xiàn)管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。
2.實現(xiàn)文書檔案管理電子化規(guī)范化的好處
1）可以輕松的實現(xiàn)對檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進(jìn)行少量的調(diào)整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。
2）可以實現(xiàn)檔案全文存儲與檢索。在檔案管理系統(tǒng)中存有文件的全文，不僅能實現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。另外在檔案全文存儲的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。
3）可以實現(xiàn)多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計算機(jī)管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。
4）可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機(jī)輔助管理。檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?？梢岳糜嬎銠C(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測能力會起到非常重要的作用。例如，利用計算機(jī)對檔案基本情況的統(tǒng)計和檔案借閱歸還的管理，可以隨時掌握檔案機(jī)構(gòu)、人員知識結(jié)構(gòu)、館藏、借閱、歸還、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等基本情況及變化情況。
綜上所述，實現(xiàn)檔案管理電子化規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強(qiáng)度，降低管理成本。實現(xiàn)檔案管理的電子化，通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。實現(xiàn)電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險。
3.實施原則
系統(tǒng)實現(xiàn)過程應(yīng)遵循以下技術(shù)原則：
3.1 開放性
基于業(yè)界開放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3.2規(guī)范性
系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團(tuán)公司制定的檔案管理辦法。
3.3靈活性與可擴(kuò)展性
方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。
3.4安全可靠性
提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。
3.5先進(jìn)性和前瞻性
采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。
4.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)
4.1安全性
因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認(rèn)證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點(diǎn)和時間由機(jī)要員陪同觀看。
4.2易用性
檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機(jī)專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時間和誤操作的機(jī)會。。
4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合
在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運(yùn)行；減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴(kuò)容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機(jī)系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團(tuán)公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。
【參考文獻(xiàn)】
[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].清華大學(xué)出版社
[2]馬永飛主編.文書與檔案管理基礎(chǔ).高等教育出版社,2002,12.
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[5]火電行業(yè)二氧化硫排放交易項目工作簡報第I期，國家環(huán)境保護(hù)總局環(huán)境規(guī)劃院，2008年1月10日
第4篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
一、作用功能
該系統(tǒng)的上線結(jié)束了蘭溪農(nóng)合行長期以來手工管理農(nóng)戶經(jīng)濟(jì)檔案的歷史，實現(xiàn)了農(nóng)戶經(jīng)濟(jì)檔案電子化、信息完整化、評級自動化，同時也實現(xiàn)了轄內(nèi)農(nóng)戶經(jīng)濟(jì)信息共享，該系統(tǒng)的主要功能包括農(nóng)戶信息的錄入，查詢、統(tǒng)計等。
二、主要做法
（一）上門調(diào)查，保證信息采集質(zhì)量。將建檔與全面熟悉了解客戶相結(jié)合，由于白天大部分農(nóng)戶都不在家，外出打工干活，客戶經(jīng)理們充分利用晚上及周末休息時間，逐村逐戶上門走訪，保證了走訪建檔工作質(zhì)量與進(jìn)度。
（二）利用系統(tǒng)，實現(xiàn)自動信用評級?？蛻艚?jīng)理錄入采集的信息后，系統(tǒng)將根據(jù)農(nóng)戶的家庭情況、年總收入、家庭資產(chǎn)負(fù)債率、有無不良貸款本息等要素進(jìn)行綜合評定，自動確定農(nóng)戶的信用評級。
（三）查詢共享，篩選營銷潛在客戶。客戶經(jīng)理可以靈活動地根據(jù)農(nóng)戶信用評級、所屬地域和已辦業(yè)務(wù)等信息進(jìn)行綜合查詢以實現(xiàn)對農(nóng)戶信息查詢及共享，同時可以對潛在客戶的篩選，主動進(jìn)行營銷。
（四）科學(xué)考核，推進(jìn)三信評定工作。為了推進(jìn)三信評定工作，推進(jìn)農(nóng)村信用體系建設(shè)，利用該系統(tǒng)對各基層網(wǎng)點(diǎn)及客戶經(jīng)理農(nóng)戶檔案信息采集量和三信評定數(shù)量的進(jìn)行統(tǒng)計考核，及時通報。
三、取得成效
（一）提高了惠農(nóng)服務(wù)的深度與廣度。農(nóng)戶經(jīng)濟(jì)檔案的建立，使基層網(wǎng)點(diǎn)的信貸投放積極性、信貸資金安全性大大提升，農(nóng)戶貸款大幅增加，全市個人貸款戶數(shù)達(dá)19740戶，比年初增加1443戶，農(nóng)戶貸款擴(kuò)面達(dá)7.89個百分點(diǎn)。在深入推進(jìn)農(nóng)村信用體系建設(shè)過程中，蘭溪農(nóng)合行的各項惠農(nóng)政策得到有效落實，“三信評定”進(jìn)度明顯加快，目前已評定信用鄉(xiāng)鎮(zhèn)1個，信用村121個，評定農(nóng)戶數(shù)22370戶，農(nóng)民專業(yè)合作社20個，對信用好的農(nóng)戶授信額度增加到10萬元，根據(jù)需要延長貸款期限，簡化貸款審批程序等，使廣大農(nóng)民真正得到了實惠。同時，在農(nóng)戶建檔的基礎(chǔ)上，充分利用該系統(tǒng)開發(fā)挖掘潛在客戶，進(jìn)一步拓展了中小客戶的業(yè)務(wù)空間，業(yè)務(wù)發(fā)展強(qiáng)勁。
第5篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
【關(guān)鍵詞】PKI技術(shù) 醫(yī)院電子檔案 安全管理系統(tǒng) 設(shè)計和實現(xiàn)
隨著網(wǎng)絡(luò)安全問題的發(fā)生，人們逐漸認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性。因此，我國在檔案安全管理上研發(fā)出了相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)，即：PKI技術(shù)。將其應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)條件中，將用戶公鑰、用戶其他標(biāo)識進(jìn)行結(jié)合，驗證用戶身份，實現(xiàn)自動管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全性、機(jī)密性。
1 PKI技術(shù)設(shè)計和模型設(shè)計
1.1 PKI技術(shù)組成
PKI是公鑰英文的簡稱，能夠在網(wǎng)絡(luò)條件下確保網(wǎng)絡(luò)安全，也是現(xiàn)階段最為有效的一種保護(hù)方法。如今，大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)下想要確保信息安全則需要具有完整性、機(jī)密性、獨(dú)立性等技術(shù)。而PKI技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)安全中是一種基礎(chǔ)性方法，密鑰、證書管理具有數(shù)字簽名、加密保護(hù)等功能?，F(xiàn)階段，PKI技術(shù)被公認(rèn)為保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)最高的技術(shù)。但是什么叫PKI技術(shù)？其實，PKI技術(shù)主要是由RA、CA、API、密鑰備份和恢復(fù)系統(tǒng)合成的PKI技術(shù)。
1.2 電子檔案管理系統(tǒng)PKI技術(shù)設(shè)計
電子檔案安全管理系統(tǒng)上，非對稱加密算法叫做RSA，對稱加密算法為3DES，主要功能是文件傳輸。CA是PKI技術(shù)的中心組成部分，屬于第三方平臺，但同時也是PKI技術(shù)的重要結(jié)構(gòu)。
1.2.1 初始化過程
在進(jìn)行信息傳輸前，CA需要對用戶身份進(jìn)行認(rèn)證。其中包含：用戶申請CA認(rèn)證注冊--認(rèn)證中心返回注冊表格，系統(tǒng)自動生成密鑰。在密鑰生成后，表格返回認(rèn)證中心，用戶得到一個ID，最后用戶通過自己的ID查找信息數(shù)據(jù)。CA在實際實施過程中需要具備：
（1）驗證識別證書申請者身份信息；
（2）保障CA應(yīng)用在簽名證書的非對稱密鑰質(zhì)量；
（3）保障簽證的穩(wěn)定性、完全性，保證簽名私鑰的安全性；
（4）認(rèn)證信息的管理（公鑰證書序號、CA標(biāo)識）；
（5）檢查證書的有效性；
（6）保障證書的唯一性，避免發(fā)生證書重復(fù)；
（7）對作廢的證書進(jìn)行維護(hù)；
（8）進(jìn)行證書簽發(fā)記錄；
（9）發(fā)送至用戶。
1.2.2 數(shù)據(jù)加密傳輸
電子檔案能夠利用哈希計算方法獲得數(shù)據(jù)信息，接下來通過RSA進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，進(jìn)而形成數(shù)字簽名。電子檔案形成會話密鑰主要是利用3DES獲得數(shù)據(jù)密文，然后通過RSA形成密鑰密文。用戶通過密鑰、數(shù)字簽名等利用哈希算法獲得摘要信息、再利用數(shù)字簽名獲得第二個摘要，將摘要進(jìn)行比較檢查接收的信息完整度。
2 PKI技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的實踐
2.1 確保文件網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆€(wěn)定性
醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)通過PKI技術(shù)既能夠確保文件的安全，又能夠把用戶得到的數(shù)字簽名錄入文件內(nèi)，系統(tǒng)自動處理，將其發(fā)送至用戶指定的聯(lián)系人，聯(lián)系人得到文件信息獲得數(shù)據(jù)信息資源。在傳輸?shù)倪^程中，聯(lián)系人也能夠?qū)τ脩舻纳矸菪畔⑦M(jìn)行認(rèn)證，進(jìn)行判斷數(shù)據(jù)信息資源真假，防止假冒信息。
2.2 保障檔案的法律價值
傳統(tǒng)的檔案管理形式多數(shù)為紙質(zhì)，經(jīng)過中央檔案管理單位蓋章，檔案生成法律效應(yīng)。而在醫(yī)院電子檔案中，將傳統(tǒng)的蓋章轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字簽名，數(shù)字簽名摘要與哈希計算方法相同時，說明數(shù)字簽名生效，也可以作為法庭證據(jù)的一種。
2.3 保護(hù)電子檔案信息安全
電子檔案管理中融入PKI技術(shù)中的數(shù)字簽名，在一定程度上能夠?qū)δ抉R病毒進(jìn)行防范，防止病毒侵入電子管理系統(tǒng)中。而醫(yī)院檔案管理人員能夠利用數(shù)字簽名對Web進(jìn)行判斷，判斷Web的安全性；在檢測過程中，若是數(shù)字簽名與檢測有出入，那么則說明網(wǎng)站中毒。當(dāng)網(wǎng)頁中毒后，網(wǎng)站管理人員的專業(yè)檢測儀器就會發(fā)出異響，以提示管理人員網(wǎng)頁中毒，需要及時處理。在未來發(fā)展中，數(shù)字簽名技術(shù)將會不斷的更新、優(yōu)化，以完善至網(wǎng)頁可以自動修復(fù)。
2.4 應(yīng)用控制
每個用戶對資源的使用具有一定的差異性，因此，檔案類型也要具有多樣化特點(diǎn)，并且每個用戶的權(quán)限、范圍不一。而PKI技術(shù)能夠?qū)﹄娮訖n案服務(wù)器終端進(jìn)行保護(hù)，為用戶提供充分保障；系y對用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，認(rèn)證合格后用戶得到數(shù)字證書，確定使用權(quán)限，確保用戶對檔案管理系統(tǒng)的固定范圍。
PKI技術(shù)中數(shù)字簽名在現(xiàn)階段電子檔案安全管理中較為成熟，在未來發(fā)展中，將會致力于多種更為高效的簽名計算方法，能夠根據(jù)不同的設(shè)計進(jìn)行不同的保護(hù)。另一方面，Internet的快速發(fā)展，將會形成更為安全的管理方法。應(yīng)用PKI技術(shù)，確保在文件傳輸過程中的安全性，同時有效解決了電子檔案資源的信任問題，使網(wǎng)絡(luò)傳輸更為穩(wěn)定、安全。
3 結(jié)語
總而言之，為應(yīng)對Internet的安全問題，各國家致力于網(wǎng)絡(luò)安全研究，研究形成初步的Internet完全解決方法，即：PKI技術(shù)。PKI技術(shù)主要是通過證書管理公鑰?，F(xiàn)階段，常見方法是通過PKI技術(shù)數(shù)字證書，將數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保檔案信息的安全性。筆者分別從：PKI技術(shù)設(shè)計和模型設(shè)計、PKI技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的實踐，對基于PKI技術(shù)醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和實踐兩方面進(jìn)行分析。
參考文獻(xiàn)
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第6篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
關(guān)鍵詞:電子文檔;泄密;傳統(tǒng)控制方案;有效控制方案
中圖分類號:TP311文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)35-10127-02
現(xiàn)在大家談?wù)摰叫畔踩?首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經(jīng)成為危害信息安全的罪魁禍?zhǔn)?。然?對計算機(jī)系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內(nèi)部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術(shù)上來講,內(nèi)部人員更易獲取信息,因為內(nèi)部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的IT知識,只要會操作計算機(jī),就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關(guān)卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。
FBI和CSI對484家公司進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)安全專項調(diào)查,調(diào)查結(jié)果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內(nèi)部,其中16%來自內(nèi)部未授權(quán)的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內(nèi)部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內(nèi)部人員泄密導(dǎo)致的損失高達(dá)60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說明了內(nèi)部人員泄密的嚴(yán)重危害,同時也提醒國內(nèi)組織應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全建設(shè)。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點(diǎn)
1)通過軟盤驅(qū)動器、光盤驅(qū)動器、光盤刻錄機(jī)、磁帶驅(qū)動器等存儲設(shè)備泄密;
2)通過COM、LPT端口、調(diào)制解調(diào)器、USB存儲設(shè)備、1394、紅外線等通訊設(shè)備泄密;
3)通過郵件、FTP等互聯(lián)網(wǎng)方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲設(shè)備,如:硬盤;
5)通過添加打印機(jī)、使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)將資料打印后帶出;
6)通過便攜式電腦進(jìn)入局域網(wǎng)竊取信息,帶離單位;
7)隨意將文件設(shè)成共享,導(dǎo)致不相關(guān)人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網(wǎng),竊取資料。
此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內(nèi)部人員利用以竊取資料。
2 傳統(tǒng)解決方案的弊端
傳統(tǒng)方案一:“我們已經(jīng)部署了防火墻或?qū)＞W(wǎng)”
防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內(nèi)部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設(shè)備將敏感文件泄露。
傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設(shè)置了訪問口令”
口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設(shè)置了口令只能簡單的區(qū)分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權(quán)限(如復(fù)制、另存和打印等操作)。
傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦USB接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開、不允許上互連網(wǎng)絡(luò) ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過程管理為主線,實現(xiàn)事前預(yù)防,事中控制,事后審計的安全管理。
3.1制定周詳?shù)氖虑邦A(yù)防策略
1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設(shè)備、存儲設(shè)備;
2) 通過網(wǎng)絡(luò)接入保護(hù),限制外來電腦接入局域網(wǎng);
3) 報警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時啟動控制和報警策略
1) 對泄密過程進(jìn)行屏幕記錄,方便現(xiàn)場查看,事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準(zhǔn)確率
1) 進(jìn)行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞進(jìn)行記錄,便于信息泄密事后追查;
3) 審計系統(tǒng)用戶日志。
4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述
1)禁用設(shè)備
程序功能:可按某臺、某組或整個網(wǎng)絡(luò)禁止使用哪些設(shè)備,包括:存儲設(shè)備、通訊設(shè)備、打印設(shè)備、新加入的設(shè)備及其它屬性。
管理作用:根據(jù)風(fēng)險評估,制定事前預(yù)防策略,根據(jù)策略對相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行禁止,預(yù)防文件泄密?？梢造`活的開啟,不影響正常使用。
2)報警規(guī)則
程序功能:設(shè)置某個或某類文件的各種操作報警規(guī)則。
管理作用:對泄密者添加泄密設(shè)備(如:閃存、移動硬盤等)實現(xiàn)及時報警,對相應(yīng)的文件或某個類型文件的操作實現(xiàn)及時報警,為安全事件發(fā)生后進(jìn)行及時管理提供幫助。
3)網(wǎng)絡(luò)端口管理(接入保護(hù))
程序功能:通過設(shè)置禁用139和445端口,控制共享端口。
管理作用:可根據(jù)需要靈活的設(shè)置外來計算機(jī)跟網(wǎng)內(nèi)計算機(jī)的通訊方向。
4)網(wǎng)絡(luò)共享
程序功能:可以及時查看和刪除網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。
管理作用:員工往往因為工作需要設(shè)置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計算機(jī)竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細(xì)的記錄每個員工在本機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上操作過的文件,包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、移動、改名、刪除、恢復(fù)以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控,為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn),事后追查提供了幫助,彌補(bǔ)了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。
6)鎖定計算機(jī)
程序功能:可以鎖定網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計算機(jī)的鍵盤和鼠標(biāo)操作。
管理作用:若發(fā)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)計算機(jī)有非法操作,可及時控制,挽回?fù)p失。
7)郵件、FTP和MSN監(jiān)控
程序功能:記錄通過POP和SMTP協(xié)議收發(fā)的郵件正文內(nèi)容及附件,如:Outlook、FoxMail等,可記錄通過web方式、FTP收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕?biāo)去向及名稱。
管理作用:實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息的安全管理,實現(xiàn)郵件備份管理,提高事后追查的便利性。
8)上網(wǎng)限制
程序功能:通過多種策略規(guī)范員工上網(wǎng)行為,比如:收發(fā)郵件、瀏覽網(wǎng)頁、FTP、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過一定數(shù)值,可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行集中控制,避免通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息泄密。
參考文獻(xiàn):
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第7篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
一、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
（一）電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理基本情況
電子政務(wù)檔案的出現(xiàn)是伴隨著計算機(jī)應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國際上往往認(rèn)為從上個世紀(jì)60年代起，計算機(jī)就對電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計算機(jī)上進(jìn)行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案和電子文件等幾個發(fā)展歷程，近些年逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。二十一世紀(jì)初，國家質(zhì)檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。
上述概念和定義一個共同的特點(diǎn)就是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案一般有這樣幾個特征：
一是電子政務(wù)檔案具有獨(dú)立性。由于電子檔案可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計算機(jī)設(shè)備。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案材料主要通過計算機(jī)來進(jìn)行，所以對其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，無論是電子檔案的制發(fā)、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機(jī)來完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案是依靠計算機(jī)來完成，由于計算機(jī)中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現(xiàn)實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機(jī)硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案經(jīng)常面臨著一些薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現(xiàn)在：
一是原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計算機(jī)或存儲介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強(qiáng)的技術(shù)要求。
二是電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強(qiáng)的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、、瀏覽，就經(jīng)常會出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理帶來嚴(yán)重的安全風(fēng)險隱患。
二、解決電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問題的措施
針對上述問題，為了有效地防范電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理更加安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：
一是規(guī)范電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)。隨著電子政務(wù)檔案出現(xiàn)的越來越多，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實情況，加強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)，健全完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子政務(wù)檔案管理流程和主要工作任務(wù)，明細(xì)歸檔的電子政務(wù)檔案材料的類別和技術(shù)難點(diǎn)，確保電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段。在電子政務(wù)檔案接收、鑒定、存儲、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險，并且提前做好備份，防止出現(xiàn)電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段缺失的問題。
三是健全電子政務(wù)檔案管理相關(guān)法規(guī)。強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子政務(wù)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容條款，解決電子政務(wù)檔案管理法治環(huán)境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理的法律效力。
第8篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；ERMS；信息化；中國石油
中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)20-4875-02
Research on Electronic Records Management System of Petro China
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.
Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China
長期以來中國石油集團(tuán)公司下屬單位在檔案管理上使用各自開發(fā)的系統(tǒng)，甚至和手寫管理相結(jié)合，沒有統(tǒng)一的檔案管理平臺。傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)存在很多弊端。項目組在國家信息部的支持下，與微軟合作，在集團(tuán)公司范圍內(nèi)建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理平臺（簡稱ERMS），實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，制訂統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體提升檔案管理能力。通過建設(shè)集團(tuán)公司集中統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價值。從技術(shù)的角度，實現(xiàn)由檔案管理系統(tǒng)向內(nèi)容管理系統(tǒng)的過渡；從應(yīng)用的角度，逐步實現(xiàn)由檔案管理向知識管理的轉(zhuǎn)變。最終建立起中國石油的電子文件憑證中心和知識中心。
1 ERMS與傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的比較
1.1 傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)原理
部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負(fù)責(zé)檔案的入庫管理以及用戶的檔案利用業(yè)務(wù)（圖1）。
1.2 ERMS原理
部門檔案歸檔人員在ERMS系統(tǒng)上將檔案電子條目錄入，經(jīng)過歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)審核以及歸檔辦結(jié)后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單。由檔案管理部門人員進(jìn)行電子檔案和實體檔案進(jìn)行入庫維護(hù)和對用戶的利用（圖2）。
1.3 與傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理的比較
1.3.1 電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)缺乏統(tǒng)一的電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式未統(tǒng)一，歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量較差。ERMS遵守《中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊》，統(tǒng)一了各個下屬單位電子文件管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式。
1.3.2 文檔一體化程度
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)文檔一體化程度低，缺乏生命周期的管理，未與產(chǎn)生電子文件的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行集成，電子與實體管理脫節(jié)。ERMS強(qiáng)調(diào)針對電子文件的管理，電子文件先歸檔，實體隨后。還提供與OA系統(tǒng)的接口。
1.3.3 檔案價值利用
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)紙質(zhì)借閱率較低，基本無法進(jìn)行電子借閱。編研工作量大，素材收集不全面，統(tǒng)計工作繁重。ERMS提供電子借閱功能，一份電子檔案能同時借給多個用戶，到期后自動收回借閱權(quán)限。支持電子檔案全文檢索。自動生成符合用戶需求的統(tǒng)計報表。
1.3.4 信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后，已有檔案管理系統(tǒng)差異大，無統(tǒng)一的管理平臺，形成了多個信息孤島。ERMS為中石油集團(tuán)公司各個下屬單位建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，成為檔案信息共享知識中心。
1.3.5 檔案管理工作的權(quán)責(zé)落實
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)對檔案管理工作的責(zé)任方較難落實。ERMS根據(jù)使用系統(tǒng)的權(quán)限劃分用戶角色，并且支持多種日志，保證每個工作環(huán)節(jié)都落實到責(zé)任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門負(fù)責(zé)，貫徹“誰產(chǎn)生，誰負(fù)責(zé)”。
1.3.6 檔案管理工作效率
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)以實體檔案為主，大量工作都要在線下手工進(jìn)行，效率低，人員浪費(fèi)大；ERMS充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，大部分流程都在線進(jìn)行，大大提高了工作效率，減少了人員浪費(fèi)。
2 中國石油檔案管理系統(tǒng)
2.1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
總體功能結(jié)構(gòu)圖如圖3。
2.2 各個模塊功能
2.2.1 收集整理模塊
收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。
檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統(tǒng)中。包括以下功能：
1）預(yù)歸檔：用于部門歸檔人員創(chuàng)建檔案的電子條目。
2）歸檔整理：用于部門歸檔人員對電子條目所對應(yīng)的實體進(jìn)行整理。
3）檔案整理：檔案管理員對部門歸檔人員提交過來的電子條目和實體檔案進(jìn)行整理。
檔案上交的目標(biāo)是以直交或匯交的方式實現(xiàn)油氣勘探開發(fā)類檔案的分發(fā)和匯交。
2.2.2 檔案保管模塊
檔案保管的目標(biāo)為對已歸檔檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀，以達(dá)到優(yōu)化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能：
1）檔案管理：用于檔案管理員查看館內(nèi)檔案的詳細(xì)情況。
2）庫架信息維護(hù)：主要用于模擬實際檔案庫房。檔案管理人員對實體檔案上架后的物理庫架位置信息進(jìn)行維護(hù)。
3）檔案鑒定：對于已經(jīng)過期的檔案，可組成專家組進(jìn)行檔案價值的鑒定，以確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀。
4）檔案移交：用于當(dāng)某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時。
2.2.3 檔案利用模塊
檔案利用模塊是系統(tǒng)用戶利用檔案資源進(jìn)行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括以下功能：
1）檔案搜索：利用檔號、名稱、歸檔部門等關(guān)鍵字搜索出符合用戶要求的電子檔案，方便了用戶查詢、借閱等需求。
2）檔案借閱：支持電子檔案和實體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時借給多個用戶。到期后自動收回權(quán)限。
3）報表生成：可以根據(jù)用戶自定義的行和列，生成符合用戶特定需要的報表。
4）檔案編研：是為檔案編研人員提供一個根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著的平臺。
3 結(jié)論
項目組在信息部的支持下，和微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統(tǒng)（簡稱ERMS），經(jīng)過一段時期的實施推廣，目前生產(chǎn)環(huán)境已在中國石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強(qiáng)大的檔案管理功能、方便簡易的系統(tǒng)設(shè)置、堅實的安全保密性以及卓越的運(yùn)行速度和性能，得到了廣大單位用戶的好評。
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第9篇：電子檔案管理系統(tǒng)范文
一、電子檔案的兩種管理手段
電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統(tǒng)中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統(tǒng)一在OA系統(tǒng)中；其二是采用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，并將兩者做無縫的鏈接，已達(dá)到文檔一體化和規(guī)范的檔案管理水平。
在國內(nèi)，第一種情況基本上已經(jīng)處于淘汰的地步，主要因為：
第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業(yè)所產(chǎn)生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統(tǒng)將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數(shù)據(jù)庫中的方式，這樣便于文件流轉(zhuǎn)的控制，但是帶來的負(fù)面效果是數(shù)據(jù)庫因此而變得很大，隨著檔案數(shù)量的日積月累很快數(shù)據(jù)庫就會出現(xiàn)不能支持系統(tǒng)的情況；第四，由于OA專業(yè)軟件公司的主要開發(fā)文件的流轉(zhuǎn)過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業(yè)軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業(yè)軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現(xiàn)在PDM軟件供應(yīng)商，PDM的軟件供應(yīng)商只做圖紙的檔案管理。
由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)二者相結(jié)合的方式。
二、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的實施順序
但是企業(yè)在信息化建設(shè)過程中應(yīng)該先上檔案管理系統(tǒng)還是先上OA系統(tǒng)呢?或者是兩者同時上呢?筆者認(rèn)為，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該提前于OA系統(tǒng)建成。
首先，對于大多數(shù)企業(yè)而言，兩個系統(tǒng)完全可以分開實施，待OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定之后在進(jìn)行兩個系統(tǒng)之間的接口工作。大多數(shù)企業(yè)的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規(guī)模稍大的企業(yè)來講，每年的實物檔案(榮譽(yù)檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進(jìn)行系統(tǒng)的管理。而OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統(tǒng)建成之后再進(jìn)行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進(jìn)程都要等著文書檔案的前期電子化進(jìn)程完成之后再進(jìn)行，無意中浪費(fèi)了時間成本。
其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規(guī)則后，用軟件對文書檔案進(jìn)行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數(shù)字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復(fù)雜的當(dāng)數(shù)科技檔案，科技檔案與企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營息息相關(guān)(貿(mào)易型企業(yè)除外)，通常包含企業(yè)的核心技術(shù)，是企業(yè)中最受重視的檔案類型?？萍紮n案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業(yè)的PDM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，在具體整理時，還將細(xì)分為基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業(yè)的內(nèi)部(如各個分廠之間)傳統(tǒng)的紙質(zhì)科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統(tǒng)一規(guī)范起來進(jìn)行數(shù)字化的管理將更是一個比較漫長的過程。
所以，一套靈活的電子檔案管理系統(tǒng)可以幫助我們在規(guī)范與整理上進(jìn)行統(tǒng)一的要求，企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規(guī)范盡量與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合或接近。只有檔案管理系統(tǒng)建成之后，結(jié)合系統(tǒng)逐步進(jìn)行各種檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、檔案分類整理的統(tǒng)一、檔案移交的統(tǒng)一，才能真正做到檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。
