公司的檔案管理精選(九篇)
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第1篇：公司的檔案管理范文
隨著電網(wǎng)管理工作的不斷改革完善，檔案管理工作也有所進步，一些公司設(shè)置了綜合檔案室，也配備了專職人員進行管理，實現(xiàn)了統(tǒng)一管理。但是，檔案管理工作進行改革比較晚，大部分的供電公司仍處于分散的管理狀態(tài)，檔案管理制度不健全，有些供電公司雖設(shè)立了管理制度，但過于形式化，沒有實效性，導(dǎo)致檔案管理工作陷入被動管理的狀態(tài)，文件、資料管理混亂，盡管部分縣級供電公司已經(jīng)開始進行整改，但是改革的步伐稍慢，不能與電網(wǎng)管理發(fā)展同步，所以應(yīng)積極的完善檔案管理制度，建立規(guī)范的管理制度，能夠有法可依，有章可循。第三，檔案管理團隊的綜合素質(zhì)不高。檔案管理工作是一個需要專業(yè)性強的技術(shù)人員來進行管理，能夠保證工作的連續(xù)性。但是在多數(shù)的縣級供電公司檔案管理中雖有專職人員進行管理工作，但是這些工作人員常要兼做其他工作，無法專注于檔案的管理工作；又因檔案管理崗位的福利待遇不是很好，導(dǎo)致很多檔案工作人員不夠穩(wěn)定、人員流動性大，缺乏較強的責(zé)任心，常出現(xiàn)工作人員離職后，檔案管理失控的局面，給檔案管理工作帶來一定的壓力。另外，檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)性，多數(shù)是非專業(yè)人員從事檔案工作，缺乏實踐經(jīng)驗，常常出現(xiàn)檔案資料收集和歸檔不及時，導(dǎo)致檔案管理的價值性不高。
二、做好縣級供電公司檔案管理的有效策略
做好檔案管理工作是縣級供電公司亟待解決的問題，要想真正的改變縣級供電公司檔案管理的現(xiàn)狀，就必須采取有效的策略，進行整改工作。
1.強化檔案管理工作意識，提高管理人員的綜合素質(zhì)
對供電公司的檔案管理人員要提高管理意識，尤其是要強化高層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)要積極地帶領(lǐng)大家進行《檔案法》的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作進行深入的了解，強化檔案管理的專業(yè)知識；加強檔案管理工作的宣傳力度，提高管理者的對檔案工作的認知度，將檔案管理工作納入日常工作范疇，認識到檔案管理工作的重要性。其次，要定期對檔案管理人員進行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理者的工作能力和工作效率，對檔案管理人員的招聘工作進行嚴格的把關(guān)，建設(shè)專業(yè)性的管理團隊，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者要定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，給予一定的指導(dǎo)和建議。
2.建立完善的檔案管理制度
檔案管理是供電公司管理過程中的重要組成部分，因此檔案管理制度的完善對檔案管理工作有著重要作用，能夠促進檔案管理規(guī)范化，進而提高工作效率。首先，供電公司要大力支持檔案管理工作，無論是人力、還是財力都要為檔案管理工作創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作的順利開展。其次，要制定有效的檔案管理制度。供電公司要結(jié)合自身的實際情況，積極采用先進的管理制度，條件允許的話可以實施三級網(wǎng)絡(luò)的管理辦法，提高工作效率；要落實好工作人員的崗位責(zé)任制，進行明確的分工，做到檔案管理工作依法遵規(guī)，提高檔案管理水平。最后，要組建綜合檔案室，便于檔案資料的查詢和歸檔，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，進行定期檢查監(jiān)督工作，并且要定期組織相關(guān)會議，制定出完整、有效的工作計劃，形成統(tǒng)一的管理體系。
3.實施檔案信息化管理
在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息管理是企業(yè)發(fā)展中的重要手段，對于供電公司的檔案管理實現(xiàn)信息化管理是順應(yīng)社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，因此，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫是一種趨勢。作為縣級供電公司應(yīng)積極引進先進的信息設(shè)備，實現(xiàn)信息化管理，然后要建立檔案檢索體系，編制檔案檢索目錄，便于資料的檢索，提高檔案資料的使用效率；對在職員工和新進員工建立電子檔案，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，強化了檔案管理效率，加強了檔案管理工作的便捷性，有效的對檔案進行保管，降低了風(fēng)險，發(fā)揮了檔案管理的積極作用。
三、結(jié)束語
第2篇：公司的檔案管理范文
[關(guān)鍵詞]知識轉(zhuǎn)移 咨詢公司 檔案信息管理
[分類號]G275.9 F270.7
隨著知識成為重要的生產(chǎn)要素和機構(gòu)的核心戰(zhàn)略資源，對知識轉(zhuǎn)移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉(zhuǎn)移重要第三方的咨詢公司，其知識轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理的關(guān)系如何，有何共通之處，又該如何把握和結(jié)合，都有必要認真探討研究。
1 知識轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理
1.1 知識轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵及其特征
從1977年Teeee提出知識轉(zhuǎn)移的概念起，國內(nèi)外對知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉(zhuǎn)移是基于其對企業(yè)管理的功能和意義，由此產(chǎn)生了“功能說”，如Kogut等認為企業(yè)轉(zhuǎn)移知識的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識轉(zhuǎn)移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉(zhuǎn)移，將那些使組織獲益的知識加速應(yīng)用，從而使組織獲得競爭優(yōu)勢。
隨后產(chǎn)生了“過程說”，如斯德哥爾摩經(jīng)濟學(xué)院的Hendrik等人提出知識轉(zhuǎn)移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認為知識轉(zhuǎn)移是機構(gòu)成員間的知識遷移和吸收；許強等認為知識轉(zhuǎn)移是知識從轉(zhuǎn)移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉(zhuǎn)移=知識傳達+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據(jù)此采取行動；Krogh等認為知識轉(zhuǎn)移的過程分為初始化、轉(zhuǎn)移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉(zhuǎn)移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉(zhuǎn)移知識的過程。
隨著研究的深入，對知識轉(zhuǎn)移的認識逐漸上升到本質(zhì)和宏觀層面，如陸俠等認為知識轉(zhuǎn)移是指建立起技能傳授、學(xué)習(xí)和知識管理的體系，將戰(zhàn)略設(shè)計、組織和績效設(shè)計、管理流程設(shè)計、系統(tǒng)流程設(shè)計各方面知識在員工中進行貫徹，讓大家對相關(guān)知識消化吸收，保證系統(tǒng)的運行；施琴芬等認為知識的轉(zhuǎn)移是通過組織的地域維度、業(yè)務(wù)維度及職能維度來降低組織風(fēng)險的不確定性，破除一些節(jié)點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進行概括比較，他們認為知識轉(zhuǎn)移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環(huán)境中進行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進人類的共同發(fā)展。
根據(jù)以上學(xué)者的概念界定，可以看出知識轉(zhuǎn)移具有以下主要特征：
首先，知識轉(zhuǎn)移具有較強的目的性和主動性。與知識傳播和擴散不同，知識轉(zhuǎn)移是在組織機構(gòu)有意識的主導(dǎo)下開展的，旨在促進個體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動和積極，更強調(diào)方法和策略的計劃性、針對性。如當(dāng)企業(yè)自身不具備某類知識轉(zhuǎn)移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。
其次，知識轉(zhuǎn)移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現(xiàn)轉(zhuǎn)移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉(zhuǎn)移往往需要在受控環(huán)境中進行，這樣能保證知識轉(zhuǎn)移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機構(gòu)需要設(shè)計可控的平臺系統(tǒng)，以保證對知識轉(zhuǎn)移的過程和結(jié)果進行控制。
再次，知識轉(zhuǎn)移的過程具有增值性和創(chuàng)新性。知識轉(zhuǎn)移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創(chuàng)造性的同化和內(nèi)化的過程。知識通過轉(zhuǎn)移產(chǎn)生增值、裂變、聚合后，進而就會形成新的知識。因而，知識轉(zhuǎn)移過程伴隨著知識使用價值的相應(yīng)回報，轉(zhuǎn)移完成后往往能達到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。
此外，知識轉(zhuǎn)移的對象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關(guān)注顯性知識不同，知識轉(zhuǎn)移關(guān)注隱性知識的共享和擴散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“?！笔侵缸鳛閷嶓w的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的作用有知識結(jié)果的轉(zhuǎn)移和知識過程的轉(zhuǎn)移，而后者的影響將會更持久、更深遠。
1.2 檔案信息管理為咨詢公司知識轉(zhuǎn)移提供保障和支持
咨詢公司開展知識轉(zhuǎn)移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術(shù)性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業(yè)化和精細化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務(wù)，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進行調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負責(zé)接單，再“下單”給管理咨詢師“生產(chǎn)”，而后公司負責(zé)“交貨”及“客服”。
1.3 知識轉(zhuǎn)移有利于咨詢公司檔案管理的發(fā)展和價值實現(xiàn)
檔案信息管理是基礎(chǔ)性工作，事關(guān)咨詢公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質(zhì)優(yōu)良、繼往開來的檔案工作團隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于員工流動性較大，經(jīng)常導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規(guī)律和技術(shù)不甚了解，相關(guān)信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業(yè)務(wù)員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉(zhuǎn)移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。
2 面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理維度分析
所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進行剖析的基礎(chǔ)上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標準的表示，即對管理活動賴以存在的內(nèi)外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構(gòu)架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導(dǎo)，都具有積極意義：一方面，有助于引導(dǎo)管理學(xué)研究的視角創(chuàng)新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認識和挖掘基礎(chǔ)之上的，必然帶來研究視角的重新發(fā)現(xiàn)和研究定位的修正，能拓展管理學(xué)的研究視野，推動管理學(xué)研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質(zhì)上是
對各類管理活動的內(nèi)核分析，為分解和區(qū)別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責(zé)，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構(gòu)建的前提和基礎(chǔ)，為其提供可資利用的方法和框架。
中國人民大學(xué)的胡鴻杰教授通過對管理活動機理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內(nèi)容三個主要維度：
所謂管理內(nèi)容，即指管理活動的對象及其所要實現(xiàn)的職能和任務(wù)，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內(nèi)容既可以是具體的對象標的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內(nèi)涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內(nèi)容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內(nèi)容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內(nèi)容，此外檔案管理機構(gòu)的職能同樣還是管理內(nèi)容，只是考察的層面和范圍不同而已。
至于管理資源，一般認為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎(chǔ)性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權(quán)力、人脈和文化等，為管理提供內(nèi)在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。
管理方式是指依據(jù)管理內(nèi)容的特點和要求，對管理資源進行整合、配置的方法與途徑，依據(jù)不同的標準管理方式有不同劃分，如根據(jù)是否產(chǎn)生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據(jù)發(fā)生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據(jù)對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機構(gòu)管理方式中最重要、最通用、最經(jīng)濟的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢。
從這三個維度對檔案信息活動進行考察，不僅能引發(fā)對檔案管理活動的重新認識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復(fù)建設(shè)，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現(xiàn)象，從本源上促進管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當(dāng)前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現(xiàn)實價值。三維度分析如圖1所示：
咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉(zhuǎn)移相關(guān)問題進行分析和探討。
2.1 內(nèi)容維度的知識轉(zhuǎn)移
一般認為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統(tǒng)內(nèi)容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優(yōu)勢在于其真實性、可靠性、權(quán)威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數(shù)字環(huán)境下，則有賴于元數(shù)據(jù)信息了。當(dāng)然圖書與情報類信息也需要元數(shù)據(jù)，但不同的是，這一類的元數(shù)據(jù)信息主要用于知識的組織和檢索，主要關(guān)注知識載體形式和內(nèi)容分類關(guān)聯(lián)，而歸檔信息的元數(shù)據(jù)更側(cè)重于知識的來源信息及知識產(chǎn)生者的背景結(jié)構(gòu)，借此來保證知識源的可靠性。
szulanski認為，在知識轉(zhuǎn)移的初始階段，知識源的可靠性、轉(zhuǎn)移的預(yù)期困難是影響知識轉(zhuǎn)移效率的重要因素。當(dāng)知識源的可靠性沒有得到確證，即當(dāng)知識源并不被認為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉(zhuǎn)移將非常困難，它的建議和示范將被質(zhì)疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據(jù)檔案管理的要求和標準進行，自然也就是檔案信息管理內(nèi)容的重要組成。
這一維度的知識轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司和客戶之間進行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應(yīng)背景信息共享與遷移也是十分必要的。
2.2 資源維度的知識轉(zhuǎn)移
任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎(chǔ)性資源提供的外在保障，也需要權(quán)力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內(nèi)在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設(shè)備和裝具的配備、人員的培訓(xùn)、信息的加工和服務(wù)等，同樣檔案管理水平的提升還需要權(quán)力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強調(diào)(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權(quán)力資源可以督促實現(xiàn)將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉(zhuǎn)移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。
這一維度的知識轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司內(nèi)部進行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉(zhuǎn)移更要推廣到公司業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們形成概念、習(xí)得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習(xí)慣和氛圍。
2.3 方式維度的知識轉(zhuǎn)移
咨詢公司檔案信息門類較多，其機密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權(quán)限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉(zhuǎn)移，以促進機構(gòu)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識轉(zhuǎn)移重點和難點在于管理技能和經(jīng)驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經(jīng)驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。
這一維度的知識轉(zhuǎn)移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業(yè)務(wù)和有檔案管理專業(yè)優(yōu)勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機構(gòu)――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機關(guān)、團體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢與指導(dǎo)、檔案培訓(xùn)、檔案技術(shù)推廣、檔案人才租賃等相關(guān)的專業(yè)服務(wù)，而方式維度的知識轉(zhuǎn)移即是此類公司的核心優(yōu)勢之一。
3 面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理實現(xiàn)策略
如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉(zhuǎn)移中起著基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的作用，關(guān)注知識轉(zhuǎn)移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進。而實現(xiàn)面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強調(diào)和努力：
3.1 主動調(diào)研掌握公司檔案管理中知識轉(zhuǎn)移內(nèi)容
首先是咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉(zhuǎn)移有充分的認識和把握，深入調(diào)研公司管理中知識轉(zhuǎn)移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標準和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應(yīng)該顯性化為組織知識并予以
及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業(yè)務(wù)人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權(quán)限，業(yè)務(wù)人員也要認真配合，提出建設(shè)性意見和需求，以框定知識轉(zhuǎn)移的目標和范圍。
3.2 優(yōu)化檔案信息管理中知識轉(zhuǎn)移的資源保障
所謂資源保障就是為知識轉(zhuǎn)移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財、物等基礎(chǔ)性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設(shè)上要引起足夠重視，盡早做好準備，有計劃、有步驟引導(dǎo)檔案專業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流和知識轉(zhuǎn)移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習(xí)得管理技術(shù)和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權(quán)力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導(dǎo)和推動各類檔案信息知識轉(zhuǎn)移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務(wù)部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉(zhuǎn)移的習(xí)慣和氛圍。
3.3 量身打造面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)
咨詢公司要著力開發(fā)和建設(shè)面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據(jù)和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴展性和通用性。如在設(shè)計知識采集功能模塊時，要對本公司業(yè)務(wù)流程予以梳理和考察，在各關(guān)鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現(xiàn)目錄信息開放的同時，對知識內(nèi)容進行有效控制，這一方面是指利用技術(shù)手段嚴格控制資源使用權(quán)限；另一方面是指實現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識轉(zhuǎn)移效能。
3.4 有力控制、有序開發(fā)咨詢公司知識資產(chǎn)
在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數(shù)量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產(chǎn)檔案，特別是對無形資產(chǎn)的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務(wù)人員積極配合，有條件地對之進行開發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉(zhuǎn)移的吸引力和動力。
3.5 創(chuàng)新咨詢公司檔案管理中知識轉(zhuǎn)移的路徑和方法
第3篇：公司的檔案管理范文
本文分析了當(dāng)前檔案管理中存在的問題,提出了加強檔案管理工作的對策。要提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì);激發(fā)檔案管理人員工作積極性;加強檔案信息化建設(shè);開拓創(chuàng)新,確立檔案工作的新觀念。使檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理;新觀念;新思路
在構(gòu)建和諧社會的實踐中,常常遇到因檔案管理工作不足,導(dǎo)致檔案服務(wù)與需求產(chǎn)生沖突,不能有效發(fā)揮檔案的功能及作用。因此,如何處理檔案服務(wù)與需求之間的矛盾是構(gòu)建和諧社會實踐中一個值得我們重視的問題。
一、當(dāng)前檔案管理中存在的問題
1、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高
盡管我們已擁有穩(wěn)定發(fā)展的檔案干部隊伍,但進入新世紀后,面臨眾多新的挑戰(zhàn)與新的問題,這支隊伍文化教育程度及專業(yè)培養(yǎng)的素質(zhì)已不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要,尤其是那些不僅熟悉檔案內(nèi)容,而且能夠針對檔案信息進行深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
2、檔案管理制度的規(guī)范性較為欠缺
盡管大多數(shù)企業(yè)或單位對于檔案管理工作的制度進行了必要的更新,但是在一些大型的企事業(yè)單位或?qū)I(yè)檔案館卻仍然普遍存在管理制度欠缺,主要表現(xiàn)在一些細節(jié)問題的疏忽:例如,檔號缺失,散亂;案卷標題較為隨意,不規(guī)范;大部分案卷中缺乏卷內(nèi)目錄;組卷混亂現(xiàn)象較為嚴重。
3、檔案管理的人為色彩較重
在理性的檔案管理工作中,因具體工作中政策實施過程中的人為色彩,易導(dǎo)致工作的公益性有失公平。
4、求多不精導(dǎo)致檢索效率低效
檔案檢索方式目前主要包括手工檢索和計算機檢索。但實際工作中傳統(tǒng)的手工檢索仍占有相當(dāng)比重。為簡化檢索程序,節(jié)約時間,各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具,但編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象,誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高,反而導(dǎo)致實際操作過程中的效率低效。
二、把握時代與實際工作要求,做好檔案管理工作的對策
在新的目標要求下,我們一方面應(yīng)該提高檔案管理工作的高效性,滿足不同人群對服務(wù)的訴求。另一方面,更重要的是實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和建立公平正義檔案管理制度的工作目標。
1、加強檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的再深造
檔案管理工作深入化有利于經(jīng)濟增長,也有利于社會進步、政治穩(wěn)定、更重要的是與構(gòu)建和諧社會密切相關(guān)。因此,檔案管理工作人員的專業(yè)技能與素質(zhì)的提高是保證這一工作深化的基礎(chǔ)。要多充實有精湛專業(yè)知識及專業(yè)技術(shù)、技能的人才。但更切合實際的是加強現(xiàn)有人員的再深造教育。要使現(xiàn)有人員“不甘現(xiàn)狀”,認識到社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,新行業(yè)、新領(lǐng)域的不斷擴張,勢必沖擊原有的檔案業(yè)務(wù)的管理思路和服務(wù)工作。因而加強自身的業(yè)務(wù)及專業(yè)的再深化、再學(xué)習(xí),拓寬視野,提升對所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)的了解,將檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)引入現(xiàn)有工作中,對其進行相應(yīng)的指導(dǎo)和改進,將傳統(tǒng)的單一思維轉(zhuǎn)化為多樣復(fù)合思維。與此同時,應(yīng)制定相應(yīng)的鼓勵政策,切實有效地推行專業(yè)繼續(xù)再教育。
2、激發(fā)檔案管理人員的工作積極性
(1)轉(zhuǎn)變服務(wù)意識。檔案工作人員面臨的工作是長期、單調(diào)且枯燥的,工作方法也相應(yīng)地較為傳統(tǒng)而落后,如何應(yīng)對市場變化的靈活性,超前服務(wù)于市場、社會和企業(yè),成為檔案管理工作人員應(yīng)關(guān)注的焦點。因此,改變工作人員的意識,將主觀意識中伸手的概念調(diào)整為先行和創(chuàng)造,即檔案工作人員由事后收集材料者轉(zhuǎn)變成為事前介入、事中參與的共同參與者,從而形成新的檔案工作理念。
(2)強化激勵機制。打破“鐵飯碗”,引進適宜競爭激勵機制,積極推行聘任合同制,通過這些手段對現(xiàn)有人員優(yōu)勝劣汰,實行擇優(yōu)上崗,使得能者上庸者下,從而激勵檔案工作者重新對自身工作有新的認識,激發(fā)個體的潛在工作活力,最大限度地發(fā)揮個人能力,開拓創(chuàng)新工作局面。
(3)重新定位,實現(xiàn)自我價值。由于對檔案工作重要性存在誤解,使得工作人員為工作而工作,忽視了自我價值及自我從事職業(yè)對社會影響的認知。因此,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對檔案管理工作重要性的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對工作有重新定位。促進檔案人員積極進取,糾正以往守攤看點,倉庫保管員的認識,提升自我職業(yè)認同,最大程度發(fā)揮自我能力,為檔案管理工作創(chuàng)造更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益貢獻自身力量。
3、加強信息化建設(shè),發(fā)揮檔案工作在構(gòu)建和諧社會中的作用
如今在激烈競爭的時代,人們對檔案服務(wù)的需求越來越高。我們的專業(yè)標準正在日益趨近發(fā)達國家,無論法律、技術(shù)、物質(zhì)都要和國際接軌,我們要認真努力改變檔案服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié),努力滿足公眾需求。不能只做一些門面工程、形象工程。要給大眾提供其服務(wù)的實在性,面向公眾提供具體檔案查詢利用服務(wù),使檔案的現(xiàn)代化與企業(yè)的信息化同步。為達到此目標,檔案部門應(yīng)最大程度利用現(xiàn)代化電子技術(shù),在適應(yīng)檔案自身發(fā)展的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。為防止電子檔案有誤對實踐工作帶來危害,應(yīng)建立專職部門負責(zé)檢驗電子文件。
要糾正檔案的現(xiàn)代化建設(shè)就是簡單地用計算機代替手工勞動的觀念,更不能錯誤認識檔案的現(xiàn)代化建設(shè)就是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去。應(yīng)正確的認識我們是借助現(xiàn)代化信息技術(shù),結(jié)合先進管理理念,從而改革檔案管理中不適應(yīng)時代要求發(fā)展的一些做法,它是更高層次的認識,因此要求我們不斷吸納接受新知識,使檔案管理工作在構(gòu)建和諧社會中發(fā)揮重要作用。
4、與時俱進,開拓創(chuàng)新,確立檔案工作的新觀念
檔案信息使用周期加快,需求量增多,尤其是科技檔案和經(jīng)濟類的法規(guī)文件的使用率大大提高。大多數(shù)科研部門面臨著改制,將有更多的科研成果走向市場,怎樣迅速地把科研成果轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力,需要檔案部門提供大量科技檔案資料和經(jīng)濟類的法規(guī)文件,為領(lǐng)導(dǎo)決策、為生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等提供有價值的信息。同時,由于經(jīng)濟的快速發(fā)展,要求政府工作提速,也要求檔案工作提速。
【參考文獻】
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[2] 李文娟.淺述學(xué)校檔案管理工作的新思路.安陽師范學(xué)院學(xué)報,2003.107-108.
[3] 王曉云.淺談開拓檔案管理工作的新思路.山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報,2003.7(4)118.
第4篇：公司的檔案管理范文
關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新 檔案工作目前由于我國的經(jīng)濟和社會都在進行快速的發(fā)展，這也是的各行各業(yè)在市場競爭別激烈，也使得許多檔案的闡釋，但是由于檔案的過分繁多，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不能滿足檔案的基本要求，所以隨著時代的轉(zhuǎn)變，檔案管理人的關(guān)了方法也應(yīng)進行不斷的創(chuàng)新，從而是的檔案可以清晰明朗，以供人們在查閱過程中，顯得十分的方便輕松。這樣就可以更好的造福于人民群眾。因此在這個快速發(fā)展的社會中，我們要在傳統(tǒng)的思想上去尋求創(chuàng)新，在傳統(tǒng)的方法中去其糟粕取其精華，這樣才能打破傳統(tǒng)思想的枷鎖，才能使自身是社會得以成長，只有這樣我們才能做到與時俱進的。
1 目前檔案管理工作的困境
由于受多年形成的封閉保守的傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，檔案人員都缺乏市場的競爭意識和優(yōu)勝劣汰的危機感，沒有開拓進取的精神，這種消極的態(tài)度致使檔案中潛在的巨大價值不能開發(fā)出來。
1.1 檔案基礎(chǔ)建設(shè)落后
①檔案保管條件差。在面對檔案的保管時，我們都會起保管裝具進行嚴格的要求，并且達到“八防”的原則要求，對檔案進行防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蛀、防腐等方面的工作?？墒?，要求永遠只是要求，人們在對很多的檔案管理時都是應(yīng)用的那些保存質(zhì)量及其不好的木制裝具，這對檔案的保持有著嚴重的影響②檔案基礎(chǔ)工作準備不充分。大多數(shù)檔案館由于經(jīng)費緊張，很多資料不能分門別類，無法進行電腦錄入管理。③檔案信息資源開發(fā)面窄，不能達到很好的社會效益和經(jīng)濟效益，這樣使得檔案館經(jīng)濟緊張，進而造成惡性循環(huán)。④檔案基本管理設(shè)備缺乏。有些檔案館的最基本的設(shè)備設(shè)施也都沒有配備齊全。
1.2 “人性化”服務(wù)意識淡薄
有的檔案工作人員固守“等、靠、要”的思維方式，對讀者缺乏人性化的關(guān)懷。每日所做的服務(wù)只是固守在館內(nèi)，有讀者來就接待，沒有也無所謂，當(dāng)讀者問到哪類檔案在什么地方，甚至他自己都不知道。館里有什么檔案就提供什么，不去引進新的資料以與時俱進。
1.3 檔案從業(yè)者的總體狀況不盡人意
不管是職業(yè)群體的數(shù)量，還是職業(yè)群體的結(jié)構(gòu)，檔案館從業(yè)者的整體素質(zhì)遠遠低于其他許多行業(yè)。一些檔案館奉行的“不求有功，但求無過”的“不作為”行為方式，給人們形成檔案職業(yè)清閑、舒適的印象，檔案職業(yè)成了中低層次中老年“養(yǎng)老”和家庭型職業(yè)女性“顧家”的理想職業(yè)，從業(yè)者中受過高等教育尤其本專業(yè)高等教育的人非常少。
1.4 檔案從業(yè)人員的工作業(yè)績無衡量的尺度
檔案職業(yè)人員工作業(yè)績主要測評檔案職業(yè)主體所完成的各種工作指標。但現(xiàn)在的管理體制中，根本沒有哪個檔案館有這樣的考核尺度，沒有業(yè)績的比較，就沒有競爭的動力，從業(yè)人員也就沒有相應(yīng)的工作熱情。
1.5 檔案從業(yè)者的自卑心理對檔案事業(yè)的消極影響
檔案工作者的心態(tài)是最重要的，這不但影響著檔案工作者在工作中的積極性，還對檔案的良好保存有著嚴重的影響。在現(xiàn)實生活中，大多數(shù)年輕人在從事檔案工作的時候，都有著一種強烈的自卑感，而這些自卑感就逐漸的演變成工作中的消極情緒，對自身的生活質(zhì)量和工作質(zhì)量都有著嚴重的影響。因此我們在面對這樣的心態(tài)的時候，我們要進行合理的宣泄，例如：自我安慰，自我解嘲等這些都是自我心理調(diào)理的一種方法。
2 檔案管理創(chuàng)新
2.1 創(chuàng)新管理思路。要想改變檔案工作既無動力，又無目標的現(xiàn)狀，必須使檔案工作從伸手派變成先行官、創(chuàng)造者，努力打造檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新型的檔案管理工作模式。
2.2 創(chuàng)新管理模式。在立卷管理上，要改進工作方式，簡化操作步驟，摒棄一些繁雜，呆板的做法，創(chuàng)新管理。要做到既不影響日后調(diào)檔閱檔，又能盡快完成歸檔程序，縮短立卷歸檔周期是關(guān)鍵。另外在日常的抄寫、裝訂工作中，檔案工作者也要善于創(chuàng)新，針對工作中出現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造，以利于以后的管理工作。
2.3 創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)工作
（1）豐富特色館藏。檔案工作的基礎(chǔ)是擁有各種各樣全面的館藏，而且在追求館藏數(shù)量的同時，也不能忽視了館藏的質(zhì)量。在合理擴大接受范圍和征集門類的同時，對接受檔案的質(zhì)量進行必要的控制。要求所接受與選擇的檔案信息含金量高，要有特色，要注重體現(xiàn)檔案的綜合性和獨特性，優(yōu)化館藏，形成自己的館藏特色與服務(wù)特色。
（2）編制高效的檢索工具體系。一個檔案館只有將檢索工具編制得科學(xué)化，合理化，簡潔化，才能全面的揭示本館所藏的檔案，也就越能迅速的開發(fā)信息。在目前的條件下，不僅需要建立一個科學(xué)的完善的手工檢索系統(tǒng)外，還要逐步適應(yīng)信息社會的需要，積極應(yīng)用計算機技術(shù)建立自動化的檢索系統(tǒng)。另外在編制檢索工具時，要使得分類多樣化，加強檢索引擎，要做到總目錄、一級目錄、二級目錄、專題目錄等井然有序，既要有敘述型檢索工具，也要有條目型檢索工具。
2.4 創(chuàng)新檔案工作機制 在館內(nèi)員工管理方面，要遵循以人為本的原則，建立健全的管理體制和服務(wù)機制。給員工提供良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境，不再把員工僅僅當(dāng)做是雇來看門的守護者，而是當(dāng)做最有價值和最富有競爭力的資本，爭取最終達到檔案館與員工的雙贏局面。在用人制度上，要慧眼識才，愛惜保護人才。管理者應(yīng)在檔案館內(nèi)各項工作中體現(xiàn)愛才之心，容才之量，舉才之德，護才之魄，用才之道。
2.5 提高檔案從業(yè)人員的素質(zhì)
（1）培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意識。只有員工有了對檔案管理的新想法，才能推動檔案工作的創(chuàng)新，如果沒有創(chuàng)新的意識，檔案創(chuàng)新就無從談起。當(dāng)前的時代是一個信息全球化，經(jīng)濟快速發(fā)展的嶄新時代，檔案工作要適應(yīng)這種新時代的要求，就應(yīng)具有很強的改革精神，開拓創(chuàng)新。檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟的靈魂，在檔案管理過程中的計算機應(yīng)用方面，滲透創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。
（2）培養(yǎng)知識的創(chuàng)新能力。在對檔案工作者檔的要求時，我們還要他們在日常生活中進行不斷的學(xué)習(xí)從而發(fā)展和創(chuàng)新自己的大腦思維，增強他們的文化修養(yǎng)，使得他們在工作在、過程中各方面的綜合能力也在不斷提高，從而使得他們成為符合時代要求的社會人才。
第5篇：公司的檔案管理范文
關(guān)鍵詞：工程；檔案資料；管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
引言
檔案資料是工程單位工作中的重要組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，檔案資料為單位事業(yè)的發(fā)展提供了依據(jù)。國家工程項目建設(shè)管理體制改革進一步深化，傳統(tǒng)的檔案管理工作中同時產(chǎn)生了問題和困難，只有及時的做好檔案管理工作，才能為發(fā)展和諧社會提供服務(wù)。
一、工程檔案資料管理工作的重要性
工程檔案資料來源于工程建設(shè)全過程。工程項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、要求高、涉及面廣、內(nèi)外協(xié)作等關(guān)系復(fù)雜的特點，因此形成的檔案有多種載體，檔案數(shù)量多、保存價值高。工程在建設(shè)過程中往往采用先進的工藝設(shè)備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值。它不僅對建設(shè)過程中的質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程運行管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。有了工程檔案資料，可以了解工程的前期工作、建設(shè)情況，也可以搞好運行管理，預(yù)見工程將來可能發(fā)生的問題，幫助控制不良事態(tài)發(fā)展趨勢。工程檔案是工程建設(shè)全過程活動的真實記錄，是不可再生的信息資源，也是國家財產(chǎn)管理的依據(jù)和憑證，它對于保存歷史、指導(dǎo)現(xiàn)實和服務(wù)未來具有重要的作用。
二、工程檔案資料管理存在的問題
1、檔案管理制度不能適應(yīng)工程建設(shè)項目管理體制的改革
近年來，工程建設(shè)項目管理工作發(fā)生了很大變化，國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度逐步完善，政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進行改革，對不適應(yīng)深化改革新形勢的部分規(guī)章和規(guī)范性文件進行了系統(tǒng)的清理、修訂，使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制，如何盡快建立完善的項目檔案法規(guī)制度，目前缺乏研究和應(yīng)對措施。
2、重工程建設(shè)，輕檔案管理
建設(shè)單位的工作人員從領(lǐng)導(dǎo)到同志，對工程建設(shè)傾注了全部的時間和精力；而對工程檔案管理工作，各建設(shè)單位一般不設(shè)專職的檔案工作人員，把檔案管理工作只看作是一種資料的簡單存放、堆積、保管，只有在工程階段驗收、竣工驗收時，才進行資料建檔、歸檔等整理工作。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設(shè)、管理造成重大負面影響。
3、檔案管理水平普遍較差
在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。
4、檔案專業(yè)人才缺乏，知識結(jié)構(gòu)老化，知識層次低
在工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用，用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
三、加強工程檔案資料管理工作的措施
1、建立科學(xué)的適合工程實際的檔案資料管理體制
做好檔案工作要把檔案工作納入工程總體格局之中，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專人負責(zé)，部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。工程實行業(yè)主負責(zé)制、招標投標制和建設(shè)監(jiān)理制。新的建設(shè)管理體制，致使建設(shè)期間檔案資料管理體制及機制與過去有所不同。首先，建設(shè)管理局是項目法人，代表出資各方負責(zé)工程建設(shè)管理。工程的檔案資料必須實行業(yè)主統(tǒng)一集中管理，無論是施工單位、監(jiān)理、設(shè)計單位都必須把所有的檔案資料按時、保質(zhì)、保量地提交給業(yè)主。由工程建設(shè)管理局牽頭，明確建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)檢、施工等各有關(guān)單位和人員的職責(zé)范圍，理順關(guān)系，落實任務(wù)，以形成檔案工作一級抓一級，層層負責(zé)，各單位密切配合，有機組成一個檔案工作大網(wǎng)絡(luò)的格局。另外，監(jiān)理單位又具有審核把關(guān)職責(zé)，檔案資料是否完整、系統(tǒng)并符合要求，監(jiān)理單位有著不可推卸的責(zé)任。監(jiān)理工程師在審核檔案資料過程中，對于質(zhì)量檢驗資料的審核，必須如實反映情況、不得擅自修改、偽造和事后補作；對于質(zhì)量評定資料的審核，必須要求各種試驗、驗收、質(zhì)量評價資料齊全、完整；對于竣工圖的審核，必須要求如實記錄并反映各種地上、地下建筑物的詳細情況，特別要反映出設(shè)計變更后的真實情況;所有工程檔案資料均應(yīng)按照工程檔案管理的要求，分類進行整編；竣工驗收的檔案資料必須保證在4個月內(nèi)( 尾工驗收1個月) 歸檔完畢。因此，作為業(yè)主必須充分依靠監(jiān)理單位，通過監(jiān)理工程師的現(xiàn)場工作，把好檔案資料質(zhì)量第一關(guān)。
（1）工程建設(shè)初期要根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構(gòu)及其職責(zé)、，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等作出具體規(guī)定，使整個檔案工作從工程建設(shè)一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。
（2）在工程準備與建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。同步進行是指，下達工程建設(shè)計劃任務(wù)與提出檔案工作要求要同步；檢查工程進度、施工質(zhì)量同檢查檔案文件材料的形成要同步；單元、分部、單位工程驗收及工程竣工驗收前必須先對相應(yīng)的檔案進行驗收,凡歸檔文件資料的質(zhì)量達不到規(guī)定要求的，不得進行驗收，在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務(wù)的建設(shè)項目不能評定為優(yōu)質(zhì)工程。檔案管理采取責(zé)任到人的措施，全部檔案落實到每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)員的頭上，每位業(yè)務(wù)員有針對性地介入各自負責(zé)的工程，跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對各自負責(zé)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù),耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
（3）在工程建設(shè)后階段，要認真做好檔案驗收工作，檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，對建設(shè)周期長的工程，應(yīng)分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤，加強對檔案的預(yù)驗收工作,以確保資料齊全、完整和準確。
2、提高專、兼職檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)
檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時，還要真正做好新時期檔案管理工作，運用現(xiàn)代化辦公手段，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要提高思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強服務(wù)意識，具備良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)；要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到依法治檔，自覺參加崗位培訓(xùn)；要塑造復(fù)合型人才，既有檔案管理專業(yè)能力，又善于計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理?？傊?，檔案工作者應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
結(jié)束語
總之，檔案資料管理工作在工程建設(shè)中也占據(jù)著不小的地位。這要求我們抓住當(dāng)前有利時機，加強學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。
參考文獻：
[1]趙甲信.關(guān)于加快推進縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008（06）.
第6篇：公司的檔案管理范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代化
隨著社會的不斷進步和發(fā)展,社會各項事業(yè)對檔案的依賴性越來越強,檔案在社會各項事務(wù)中的作用也顯得越來越重要。這樣就對檔案管理工作提出了更高的要求,檔案工作的現(xiàn)代化成為適應(yīng)形勢的必然結(jié)果,而檔案工作的規(guī)范化、標準化也成為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化除了搞好硬件建設(shè)的同時,做好檔案管理的基礎(chǔ)工作就尤為重要。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)，信息必須是準確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
1.檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多
2.案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍
3.大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用
4.許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)
5.組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的
6.案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作?！稒n案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5.規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2.分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
第7篇：公司的檔案管理范文
關(guān)鍵詞：城建檔案；常見問題；解決措施
引言
隨著科學(xué)技術(shù)水平和經(jīng)濟水平的不斷提高和發(fā)展，計算機已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分。同時，計算機的普遍化使得城建檔案管理工作變得更加智能化和規(guī)范化。城市現(xiàn)代化的快速發(fā)展，促使檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。檔案管理是一種服務(wù)性質(zhì)的工作，只有不斷完善和加強城建檔案管理工作的水平，才能更好的服務(wù)于社會。
一、城建檔案管理的社會功能
服務(wù)：城建檔案管理的最終目的是提供利用，服務(wù)于城市建設(shè)。
保障：城建檔案管理部門要根據(jù)現(xiàn)行有關(guān)法律、法規(guī)，制定操作性強的規(guī)章制度，確保城建檔案工作的順利實施。
跟蹤：對建設(shè)工程檔案實行同步管理，是國家對重點建設(shè)工程檔案管理提出的基本要求，主要是檔案工作要與工程建設(shè)同步，它有著承上啟下的作用。
監(jiān)督：要做好城建檔案管理工作，首先要建立健全管理機構(gòu)和管理制度，管理機構(gòu)的建立和管理體制主客觀的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障，對城建檔案工作的方針、政策、規(guī)定等貫徹執(zhí)行情況進行監(jiān)督，包括對貫徹執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案工作的基本原則和國家制訂的規(guī)章制度，對城建檔案工作的機構(gòu)設(shè)置、人員配備、資金來源、職稱評定，如果沒有相應(yīng)的管理機構(gòu)，就難以有健全的管理制度，也就無法形成檔案的有效收集和利用了。
二、城建檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）、城建檔案利用服務(wù)工作不充分
我國城市建設(shè)飛速發(fā)展，城市建設(shè)檔案的利用越來越廣泛化與普遍化。政府機關(guān)、相關(guān)單位及個人對城市建設(shè)檔案進行查考、借閱、查證等現(xiàn)象越來越頻繁，城市建設(shè)檔案的服務(wù)利用工作面臨著新的挑戰(zhàn)。城建檔案數(shù)量廣泛、形式多樣，既有紙質(zhì)載體檔案，又有聲像、電子等檔案。在實際的利用服務(wù)過程中，工作人員通常將工作重點放在了只占城建檔案一部分的紙質(zhì)檔案上，導(dǎo)致對其他載體、形式的檔案利用不充分。檔案查閱者普遍對檔案的多樣性不夠了解，通常只查閱紙質(zhì)檔案。這些都導(dǎo)致了在城建檔案管理過程中，服務(wù)利用工作不充分，檔案價值沒有得到真正合理、充分的實現(xiàn)，從而降低了檔案信息資源的利用率。
（二）、城建檔案資料保管分散
沒有統(tǒng)一移交給檔案室或資料室，檔案室或資料室的管理人員不催收或收不回來。加上城建檔案管理人員變換頻繁，無任何交接手續(xù)或交接手續(xù)不完整，造成城建檔案管理脫節(jié)。之前借出的檔案無人過問，借資料的人不自覺歸還，致使部分檔案遺散在外，嚴重影響檔案的齊全和完整。
（三）、缺乏復(fù)合型人才，制約檔案事業(yè)發(fā)展
隨著我市建設(shè)工程不斷增加，尤其從2012年開始，年入庫檔案由之前的8千余冊突破至2萬余冊，城建檔案的接收、利用、管理工作都成倍增加，實際從事檔案管理的工作人員無法迅速完成工作任務(wù)。并且今后要開展的檔案信息化建設(shè)、檔案編研等技術(shù)性工作都需要有知識、有技術(shù)的人員參與進來。因此，要想發(fā)展城建檔案事業(yè)，復(fù)合型的人才就顯得更加重要了。
三、對城建檔案管理工作的幾點意見
（一）、增強法制意識
完善的法規(guī)制度是城建檔案管理工作的保障。任何工作的開展都需要相關(guān)法規(guī)制度的保障，有了相應(yīng)的約束和制約，各項工作的開展才會井然有序、有條不紊，城建檔案管理工作亦如此。加強行政執(zhí)法力度，一方面，要靠執(zhí)行者的自覺性，應(yīng)該認清自身的權(quán)利和義務(wù)，依法認真貫徹落實各項規(guī)章制度，對檔案工作進行強有力的監(jiān)督，盡自身最大的努力，使法規(guī)、制度能夠發(fā)揮作用，嚴禁違反規(guī)章、制度的現(xiàn)象出現(xiàn)，從而提高執(zhí)法力度，保證執(zhí)行力。另一方面，對那些因不重視城建檔案管理而造成的檔案損毀、丟失，或是沒有按規(guī)定時間進行移交檔案，應(yīng)該依法作出相應(yīng)的處罰，如“限期改正、通報批評、行政處分、賠償損失等，構(gòu)成犯罪的追究刑事責(zé)任”。
（二）、服務(wù)方式的創(chuàng)新
檔案工作的核心是檔案服務(wù)工作，只有通過檔案服務(wù)，才能將檔案工作的有效性提至最高，才能使檔案管理工作與社會經(jīng)濟發(fā)展相協(xié)調(diào)，從而給檔案管理事業(yè)注入新的活力和生機，使其可以步入科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展道路。因此，我們需要消除以往檔案服務(wù)中的被動觀念，提升主動服務(wù)意識。只有這樣，才能將檔案管理工作發(fā)展到一個新的高度。檔案部門在新時代的發(fā)展浪潮中，應(yīng)找好自身的位置，將館藏作為新的出發(fā)點，并對現(xiàn)有的檔案管理模式和體系進行大膽改制，將現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化和開放性融入檔案管理事業(yè)中，并在這幾個方向大力改革，建立一套科學(xué)、可行、反應(yīng)靈敏、靈活多變的新型管理模式，將以往的“重保管、輕利用”思想徹底拋棄，并將檔案的資源數(shù)據(jù)等的開發(fā)利用作為新的重點開發(fā)對象，努力達到服務(wù)方式的多元化、社會化和優(yōu)質(zhì)高效化。
（三）、創(chuàng)新人才管理機制
城建檔案工作的好壞、質(zhì)量的優(yōu)劣與城建檔案工作人員的素質(zhì)密不可分，要創(chuàng)新城建檔案工作，高素質(zhì)的人才是必需的。這就需要相關(guān)單位在選拔人才的機制上做到更加透明、公開、公平、公正，既要目標明確，還要建立合理的人才激勵機制。只有這樣才能更好地挑選出合適的人才，并且留住人才，使他們在工作中更好地施展才華?？萍际聵I(yè)單位人事制度的改革需要結(jié)合當(dāng)前的實際情況，以城建檔案工作的實際需要為出發(fā)點，建立一套靈活的人才機制，將人才引進、人才獎勵與人才穩(wěn)定的一系列配套服務(wù)機制做好、做扎實，真正做到引進并留住人才，鼓勵檔案人員充分發(fā)揮主觀能動作用。嚴格執(zhí)行以崗位定人員，崗位要求要與人員的學(xué)歷、職稱、技術(shù)、才能相適應(yīng)，在錄用人員時不能濫竽充數(shù)、照顧關(guān)系，不能把與城建檔案管理崗位要求不相適應(yīng)的人員錄用到城建檔案管理隊伍中來。
（四）、加快步伐，推進館藏檔案數(shù)字化進程
數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中任務(wù)繁重的一項階段性工作，它是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像照片、聲像檔案和縮微膠片等通過掃描、攝錄、采集等手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的計算機文件的過程。檔案數(shù)字化是新形勢下檔案工作發(fā)展的要求，它能夠提高檔案利用效率，保護歷史檔案，規(guī)避安全風(fēng)險，緩解庫房空間的緊張，便于檔案移交及檔案異地備份，最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。
結(jié)束語
每一座城市都有其獨特的發(fā)展史，這些都是需要被記載在冊的。而檔案管理工作的存在為此提供了較為堅實的后盾，其對城市發(fā)展史的傳承作出了卓越貢獻。因此，應(yīng)提升人們對檔案管理工作的認知度和重視度，改變?nèi)藗儗n案管理工作的消極態(tài)度，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，制訂檔案管理工作的標準流程，提升檔案管理工作的效率。
參考文獻
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[2] 陳小英.城建檔案管理的難點問題及解決對策[J].城建檔案，2009，09：33-36.
第8篇：公司的檔案管理范文
一、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平
要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去做好自己分內(nèi)的檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。然而如何發(fā)揮主觀能動性，做好工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點：
加大檔案宣傳力度，增強企業(yè)管理人員對檔案管理工作的認知。許多企業(yè)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個企業(yè)可有可無，因此，加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。
愛崗敬業(yè)。企業(yè)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。
二、加強現(xiàn)有資源的綜合利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理
隨著改革的不斷深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數(shù)量的不斷增加，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。
增強責(zé)任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，認真的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有充實的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。
不斷加強學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)有資源，整理檔案。目前，電子計算機技術(shù)這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，減輕檔案管理工作者手動整理的繁瑣工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
三、加強檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)
由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
提高專業(yè)認識水平，不斷強化繼續(xù)教育。首先，要解決檔案管理人員的思想認識問題。要充分認識到檔案管理人員的繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用，認識當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本方向在于檔案管理人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。
加強制度建設(shè)，建立健全運行機制。這是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造必要的條件。建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。
第9篇：公司的檔案管理范文
中圖分類號： G271 文獻標識碼： B 文章編號： 1008-2409(2007)06-1383-02
學(xué)生檔案管理是高等學(xué)校管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學(xué)生的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。一份完整的醫(yī)學(xué)生檔案，對醫(yī)藥衛(wèi)生單位了解畢業(yè)生，挑選并合理使用人才，有著重要的參考價值。在新形勢下，改革醫(yī)學(xué)高校學(xué)生檔案工作，使之適應(yīng)素質(zhì)教育的要求，反映學(xué)生接受素質(zhì)教育的成果，更好地服務(wù)于學(xué)校的各項教育改革，服務(wù)于學(xué)生的管理工作和就業(yè)具有重要意義。
1 醫(yī)學(xué)高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題
1．1 學(xué)生檔案工作管理不規(guī)范
我國高校中的教育行為日益走向法制化，然而高校學(xué)生檔案工作卻缺乏必要的管理規(guī)章制度。國家對高校學(xué)生管理下達了不少文件，但沒有具體提到對高校學(xué)生檔案的管理。高校學(xué)生檔案管理往往成為學(xué)校某個行政部門的兼職工作。許多高校的學(xué)生檔案無專人負責(zé)，一般都是在學(xué)生畢業(yè)時突擊整理，完成轉(zhuǎn)遞任務(wù)，很多醫(yī)學(xué)院校也是如此。管理學(xué)生檔案的工作者意識淡薄，專業(yè)知識欠缺，未形成規(guī)范化、科學(xué)性的管理方式，對學(xué)生填寫的歸檔材料未加管理，出現(xiàn)檔案材料涂改，用圓珠筆填寫、缺頁、缺件、錯件等現(xiàn)象時有發(fā)生；檔案的存放無序，用人單位等查閱極不方便；檔案的轉(zhuǎn)遞存在一定的隨意性，出現(xiàn)學(xué)生個體自帶，未通過機要郵寄轉(zhuǎn)遞或經(jīng)過人事部門工作者提取的現(xiàn)象。
1．2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一、無個性化
當(dāng)今社會對人才的要求，不僅僅是成績，而是需要具有扎實的專業(yè)知識、創(chuàng)新精神、合作協(xié)調(diào)能力、健全的心理素質(zhì)的綜合素質(zhì)型人才。社會了解畢業(yè)生的情況，不可能通過洽談會“一見就知”，只能先從學(xué)生檔案中作初步了解。然而，目前許多學(xué)生檔案未能展示學(xué)生的真實情況，檔案的歸檔范圍仍舊是陳舊不變的老模式，內(nèi)容包括高中材料、高考材料、體檢表、入黨入團材料、獎懲材料、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生報到通知書存根等。老套的檔案材料無法具體地反映學(xué)生綜合素質(zhì)，不利于用人單位對學(xué)生的全面考察和了解，嚴重地影響到用人單位及時準確選拔、合理使用人才。
1．3 檔案管理模式陳舊落后，不適應(yīng)信息時代的要求
21世紀，人力資源的檔案信息成為信息革命的重要內(nèi)容，醫(yī)學(xué)生的檔案則是未來國家醫(yī)藥衛(wèi)生人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，醫(yī)學(xué)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然要求。然而，如今學(xué)生檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式。近年來，隨著招生人數(shù)的擴大，學(xué)生檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成。不實行計算機管理檔案，就不能使學(xué)生檔案材料信息化，也就沒有開發(fā)、利用可談。由于沒有實現(xiàn)學(xué)生檔案計算機管理，平時材料沒有及時整理歸檔，沒有建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，就不能為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，為用人單位服務(wù)，檔案將成為死檔。目前這種狀況嚴重制約著學(xué)生檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。
2 提高醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作的對策和措施
2．1 建立健全學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度
教育行為應(yīng)依法辦事，因此做任何一項工作都必須有法可依，有章可循，尤其是學(xué)生檔案這項專業(yè)性較強的工作。國家教育部應(yīng)盡快出臺《高校學(xué)生檔案管理工作條例》。在條例中應(yīng)明確學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、體制，并要對學(xué)生檔案管理工作的各項內(nèi)容做統(tǒng)一具體的規(guī)定，用條例等法規(guī)性的文件來規(guī)范大學(xué)生的檔案管理及運作方式，用條例來提高教育管理者的檔案意識，重視大學(xué)生檔案的珍貴價值。
2．2 強化檔案意識
應(yīng)配備專職、專業(yè)人員管理學(xué)生檔案，學(xué)生檔案管理者應(yīng)以科學(xué)的態(tài)度，嚴謹?shù)淖黠L(fēng)，專業(yè)化的手段對待。學(xué)生檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學(xué)習(xí)管理計算機操作、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。
2．3 加強隊伍建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)
搞好學(xué)生檔案工作，必須建立一支強有力的管理隊伍，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。應(yīng)從以下幾方面入手：一是設(shè)置專職學(xué)生檔案管理人員，做到專人負責(zé)；二是聘任兼職學(xué)生檔案管理人員，聘任兼職人員專門作好各個班級的檔案的收集、整理和移交工作；三是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。根據(jù)實際工作需要舉辦一些針對性強、時間短、見效快的專業(yè)培訓(xùn)，較快地提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
2．4 擴大歸檔范圍，充實檔案內(nèi)容，健全學(xué)生檔案信息資料
現(xiàn)有學(xué)生檔案材料在為用人單位使用時顯得較單薄，不能使用人單位滿意，不能全面反映素質(zhì)教育成果，不能突出醫(yī)學(xué)院校大學(xué)教育的特色，也不能突出大學(xué)生本人的特點，不能反映大學(xué)生全面發(fā)展的狀況。這需要在原有歸檔材料的基礎(chǔ)上進行調(diào)整改進，并擴充學(xué)生檔案內(nèi)容。如醫(yī)學(xué)生在學(xué)校期間所考取各類水平測試及職業(yè)資格證書，參加醫(yī)學(xué)專業(yè)社會活動材料，學(xué)生的愛好特長等，以利于用人單位真正挑選優(yōu)秀人才，滿足用人單位需求。
2．5 采取現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案
