電子文件管理全文(5篇)

摘要：隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，集團企業(yè)的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業(yè)向前發(fā)展的關(guān)鍵要素。本文針對集團企業(yè)電子文件管理所面臨的困境，結(jié)合當前國內(nèi)外專業(yè)電子檔案管理的成就，對集團企業(yè)加強電子文件管理提出了相關(guān)的策略，以供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：集團企業(yè)；電子文件管理；現(xiàn)狀；意義；策略

一、集團企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

集團企業(yè)是以母公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過合資、合作或股權(quán)投資等方式把三個及三個以上的獨立企業(yè)法人聯(lián)系在一起就形成了集團。企業(yè)集團都是由若干相互聯(lián)系、相互作用的子公司組成的復(fù)雜系統(tǒng)，在這個大系統(tǒng)內(nèi)各要素間的互動和協(xié)同，使系統(tǒng)產(chǎn)生了創(chuàng)新和發(fā)展的推動力量，通過集團內(nèi)部的協(xié)同效應(yīng)，創(chuàng)造1+1>2的效應(yīng)。電子文件是相對紙質(zhì)文件而言，在新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展大大提高了企業(yè)的工作效率和管控能力，極大地促進了企業(yè)的集團化和規(guī)模化發(fā)展。但隨著集團企業(yè)規(guī)模不斷擴大，數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業(yè)的各下屬企業(yè)之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團企業(yè)進一步發(fā)展的瓶頸。清華紫光軟件系統(tǒng)有限公司檔案事業(yè)部總經(jīng)理季雪剛認為：“企業(yè)電子文件管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，電子文件的證據(jù)地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風險，信息資源增值服務(wù)能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，在管理思想、管理模式、技術(shù)標準、軟件的開發(fā)與應(yīng)用等方面已積累了豐富的經(jīng)驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設(shè)計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據(jù)價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標準化。而國內(nèi)也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎(chǔ)上，開展了電子文件管理戰(zhàn)略、電子文件風險管理、電子文件共享機制和標準化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業(yè)務(wù)方法和技術(shù)路線[3]。盡管國內(nèi)外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發(fā)現(xiàn)：（1）以往的研究大部分都集中在專業(yè)電子檔案（館）的管理方面，而針對集團企業(yè)電子文件管理方面研究卻非常少。專業(yè)電子檔案管理更注重專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團企業(yè)電子檔案管理是針對集團各子企業(yè)之間的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)流程進行的綜合性管理，兩者性質(zhì)的不同，專業(yè)電子檔案管理研究成果很難為集團企業(yè)所用，導致集團企業(yè)電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現(xiàn)共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結(jié)合起來研究；（3）雖然國內(nèi)外開展基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設(shè)計，但關(guān)于集團企業(yè)的頂層設(shè)計研究未曾提及；（4）國內(nèi)在電子檔案的標準化方面制定了一些標準，但在集團企業(yè)電子文件標準方面幾乎是空白；（5）以往的企業(yè)電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設(shè)、文檔管理內(nèi)部管理方面研究，應(yīng)用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發(fā)設(shè)計更是少之又少。

二、研究集團企業(yè)電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內(nèi)集團企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀以及社會發(fā)展需要，研究集團企業(yè)電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團企業(yè)電子文件的管理必須和集團企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行緊密結(jié)合，才能發(fā)揮它的最大功能，因此比專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)更加復(fù)雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關(guān)注專業(yè)電子檔案管理的研究，而忽視了對集團企業(yè)電子文件管理研究，因此數(shù)字環(huán)境下集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創(chuàng)性、前沿性，有助于進一步豐富企業(yè)電子文件管理的理論。（2）近年來，國內(nèi)信息技術(shù)發(fā)展非常迅猛，許多大型集團企業(yè)都建立了集團內(nèi)的管理信息系統(tǒng)。但目前國內(nèi)企業(yè)構(gòu)建的管理信息系統(tǒng)一般比較強調(diào)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、信息的溝通傳遞以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團內(nèi)部的聯(lián)系，提高了集團對下屬各企業(yè)的管控能力，但卻對每天不斷產(chǎn)生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導致大量信息無法進行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進而嚴重影響集團企業(yè)的進一步發(fā)展。如何解決集團企業(yè)電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數(shù)字環(huán)境下集團企業(yè)電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

三、開展集團企業(yè)電子文件管理研究的基本思路

1工程電子文件管理的制度及其要求

在對電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點

電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系

工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機與多機系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機與多機系統(tǒng)：所謂雙機系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計相結(jié)合的一種小型實用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過這些自帶應(yīng)用軟件進行無圖紙設(shè)計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計算機系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計單位。通過對客戶機和服務(wù)器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計算機網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：

摘要：數(shù)字技術(shù)的迅猛迭代發(fā)展，深刻推動了信息革命，進一步引發(fā)文件管理方式的變革，電子文件管理迫切需要法律法規(guī)予以支持。新《檔案法》的頒布實施為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據(jù)。本文從新《檔案法》中電子檔案的生效要件分析出發(fā)，對比了國外該領(lǐng)域的相關(guān)實踐，對我國電子文件管理立法提出了立法建議，并認為只有完成該立法，才能充分發(fā)揮電子文件在經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用，提高社會生產(chǎn)和管理效能，促進社會交易成本下降、經(jīng)濟發(fā)展和社會進步。

關(guān)鍵詞：《檔案法》；電子文件管理；立法

0引言

當前，我國數(shù)字技術(shù)、數(shù)字經(jīng)濟迅猛迭代發(fā)展，深刻推動了信息記錄的革命，引發(fā)文件記錄和管理方式的劇烈變革，深刻影響著文件管理的技術(shù)、方法、體制、原則、理念等諸多方面。與紙質(zhì)文件管理相比，電子文件管理要求更高。電子文件管理失控或不善，會造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服務(wù)社會的能力，影響歷史和文明記錄的延續(xù)，甚至威脅國家信息安全與利益。[1]新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）的頒布實施，對電子檔案形成和管理的要求進一步明確，為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據(jù)。為充分發(fā)揮電子文件在經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用，有必要以法律形式保障和鞏固電子文件發(fā)展的有利條件，進一步賦予電子文件法律效力，建立科學合理的法制化管理和控制機制，保障電子文件的真實、完整、可用和安全，促進我國電子文件管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

1國外電子文件立法實踐綜述

針對美國[2]、加拿大[3]、歐盟[4]等發(fā)達國家和聯(lián)合國[5]等組織的法案文獻的研究可見，發(fā)達國家電子文件管理已普遍納入法制軌道。分析其立法實踐特點和成效，對我國電子文件管理立法有借鑒意義。

1.1國外立法實踐主要特點

摘要：通過介紹國外管理物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的經(jīng)驗，得出物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理要根據(jù)物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的屬性和特點，依照GARP準則，拓寬NOARK標準，在電子文件管理系統(tǒng)中收集和管理物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)?；谶@些管理準則，提出我國物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理要從物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)開放、元數(shù)據(jù)建模、數(shù)據(jù)保護幾方面入手，提高物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)價值。

關(guān)鍵詞：電子文件;物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)管理；元數(shù)據(jù);可信性

挪威的托馬斯·索德林等學者應(yīng)用GARP準則和NOARK標準，從宏觀和微觀相結(jié)合的角度，按照公開的和涉及隱私非公開的兩種分類方式，分析芝加哥開放數(shù)據(jù)門戶的水資源管理系統(tǒng)和挪威海關(guān)管理的用于識別車輛的ANPR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理，從這兩個案例分析中得出物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的管理方法，他們建議在靈活的電子文件保存系統(tǒng)中收集和管理物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)，從而更好地實現(xiàn)信息治理。

1物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的屬性及其與文件的關(guān)系

物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)要按照生成、利用、保管的流程來統(tǒng)一管理，對數(shù)據(jù)的管理貫穿其整個生命周期。物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)也像文件一樣可以被移交、分類、保存。而一些檔案館的電子文件最早都是來自部分數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)集。數(shù)據(jù)集以兩種方式分類編目，一種是作為數(shù)據(jù)，一種是作為電子文件。因此挪威的學者認為可將物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)看作文件來對待和管理，在一個靈活的電子文件保存系統(tǒng)中收集和管理，可以實現(xiàn)更好的信息治理。希望使用標準方法來避免潛在的供應(yīng)商鎖定情況，并確?；ゲ僮餍浴Ｓ纱丝梢?，做好電子文件管理是完成物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理的前提條件。

2國外電子文件管理的準則在物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理中的體現(xiàn)

國外有影響力的電子文件管理規(guī)范有GARP和挪威的NOARK。GARP（GenerallyAcceptedRecordkeepingPrinciples），就是通用的電子文件管理準則，主要包含八條內(nèi)容：可問責、透明度、完整性、保護性、合法性、可用性、保管和處置。這些準則構(gòu)成了一個廣泛使用的全球標準，確定了記錄管理、記錄和信息管理（RIM）以及信息管理程序的關(guān)鍵特征和良好實踐的高層框架。該原則以實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，基于對法律原則和信息論的廣泛思考和分析。它們的目的是為組織提供管理信息的行為標準和判斷行為的準則。[1]NOARK準則包含了電子文件保管標準，從電子文件創(chuàng)建到最后的處置都有體現(xiàn)。在2019年，它的標準進一步明確了應(yīng)用程序編程接口，NOARK也是保存標準，它是XML表的具體表現(xiàn)。NOARK以全宗為目標，在某種程度上，NOARK標準可以被看作是關(guān)于收集和全宗的正確闡釋。NOARK標準還提出一個元數(shù)據(jù)模型來管理中央元數(shù)據(jù)以及電子文件。

【摘要】隨著經(jīng)濟全球化的不斷發(fā)展和整個社會的飛速進步，不管是紙質(zhì)文件還是電子文件的數(shù)量都在飛速增加。事業(yè)單位的辦公室要負責的內(nèi)容也變得復(fù)雜起來，要將所有出現(xiàn)的文件比如招標文件、事業(yè)單位的采購信息等都整理歸納起來，并且裝訂成冊。事業(yè)單位的辦公室是這個事業(yè)單位的重要財富之一。對于紛繁復(fù)雜的文件，要做好規(guī)范化的整理歸類工作，不然在整個事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展過程當中，麻煩只會越來越多。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位辦公室；文件；規(guī)范化；管理

正是由于社會的飛速發(fā)展和不斷進步，使得各個事業(yè)單位也變得越來越強大。由于現(xiàn)如今各個政府部門職能的細分，導致了事業(yè)單位相關(guān)文件的增多。事業(yè)單位文件的增多就要求事業(yè)單位的辦公室對文件的整理歸納能力要進一步提升和加強。文件變得繁多對于一個事業(yè)單位的辦公室來說是一個不小的挑戰(zhàn)。需要對事業(yè)單位辦公室管理文件的方法進行整改，這樣一來，可以使得整個事業(yè)單位的機密文件得到有效保護，也方便后續(xù)工作的開展。

一、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的意義所在

事業(yè)單位內(nèi)部辦公室的權(quán)力往往是大的，并且在事業(yè)單位當中的地位也非常高，因為事業(yè)單位辦公室掌握了整個事業(yè)單位最機密和最關(guān)鍵的文件。它能夠如實地反映這個事業(yè)單位的一切相關(guān)信息，比如這個事業(yè)單位的招標情況，整個事業(yè)單位近期的采購情況，還有事業(yè)單位各項數(shù)據(jù)和人員的管理。所以說，辦公室的文件管理對于一個事業(yè)單位來說是相當重要的。文件的歸檔工作一定要做好，如果文件沒有得到有效的分類整理，那么這個事業(yè)單位內(nèi)部的重要機密都將變得混亂不堪。因此，做好事業(yè)單位內(nèi)部文件的管理工作對于整個事業(yè)單位來說都是具有不可忽視的意義。但是，事業(yè)單位文件的管理也并不是一件很輕松的事情。因為文件的收集工作并不容易，要根據(jù)事業(yè)單位每天的發(fā)展情況來具體問題具體分析；并且文件的歸納和整理工作對于專業(yè)性有一定的要求。所以，不光是要在事業(yè)單位內(nèi)部強調(diào)事業(yè)單位辦公室文件管理的重要性，還要對事業(yè)單位辦公室的工作人員進行技能上的培訓，要盡可能地提升事業(yè)單位辦公室文件管理者的工作水平和綜合素質(zhì)以及綜合能力。

二、在事業(yè)單位中的文件管理現(xiàn)狀

當今時代是信息化的時代，很多行業(yè)都受到了網(wǎng)絡(luò)、計算機技術(shù)的沖擊和影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理在新時代的背景下同樣受到了沖擊。在一個事業(yè)單位的發(fā)展過程當中，必定存在著文件發(fā)放和接收。由于互聯(lián)網(wǎng)和電腦的普及，現(xiàn)在很多事業(yè)單位都是在網(wǎng)上辦公，文件的發(fā)放也不僅僅局限于紙質(zhì)文件。網(wǎng)絡(luò)文件有一個很大的優(yōu)勢就是可以在線隨時修改、進行編輯。這一點在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件上是無法得到充分體現(xiàn)的，手工文件的處理方式也相對來說效率比較低下，并不能滿足時代的需要了。紙質(zhì)文件和電子文件都各有優(yōu)點和缺點。紙質(zhì)文件和電子文件在各自的領(lǐng)域當中都發(fā)揮著不可替代的作用，但是任何事物都是具有兩面性的，有好的一面就必然有不好的一面。紙質(zhì)文件的管理存在著不少的問題，其中最為明顯的有三個問題：第一個缺點，紙質(zhì)文件所占據(jù)的空間比較大。眾所周知，有很多事業(yè)單位的辦公室內(nèi)會擺放許多的柜子來收集紙質(zhì)的文件，這就使得事業(yè)單位在進行文件管理的時候增加了管理的成本和經(jīng)費，并且還會消耗人力無形之中會降低事業(yè)單位文件管理的效率。紙質(zhì)文件的第二個缺點就是，紙質(zhì)文件需要依靠大量的紙張，并且很多文件是時效性很強的文件，沒有長期保存的意義，這就容易造成浪費紙張的情況，這與我國的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略相違背，同時也起不到保護環(huán)境的作用。紙質(zhì)文件的最后一個缺點就是，當需要去辦公室查找相關(guān)的文件時，不太方便，如果歸納整理不得當?shù)脑?，將要耗費大量的時間對紙質(zhì)文件進行查找，這樣會耽誤很多時間。以上就是紙質(zhì)文件所存在的一些問題。而電子文件同樣也存在一些缺點：第一個缺點，電子文件的發(fā)放時間、發(fā)送人、最終發(fā)送的是什么文件并不是很清楚。這些問題的出現(xiàn)很容易導致員工收到文件的時候一頭霧水，導致工作效率低下。第二個缺點，電子文件極度依賴電腦和手機，一旦脫離這些設(shè)備電子文件將無法存在，而且一旦電腦或者手機出現(xiàn)了故障，又或者是版本的不同，都會讓電子文件沒有辦法開啟。這種問題的出現(xiàn)同樣也會導致事業(yè)單位上層與員工之間無法取得良好的溝通，造成溝通的不方便，加大了事業(yè)單位上層和員工之間溝通的障礙，使很多工作無法得到順利有效的開展。最后一點關(guān)于電子文件的缺點就是，當很多員工一起同時操作時，電子文件沒有紙質(zhì)文件方便。當多數(shù)員工一起操作的時候，電子文件就顯得比較困難。紙質(zhì)文件上的便利性在電子文件上得不到充分的體現(xiàn)。上述問題的出現(xiàn)，都表示紙質(zhì)文件和電子文件的差距很大，兩者相同之處比較少。紙質(zhì)文件相對于電子文件來說，比較穩(wěn)定，而且紙質(zhì)文件一旦發(fā)出，就不容易受到外界因素的干擾，穩(wěn)定性比較強，并且有些情況之下，只有通過紙質(zhì)文件才能夠傳達想要傳達的意思。紙質(zhì)文件進行復(fù)印的操作，可以方便很多人一起同時地操作。以上這些都是紙質(zhì)文件所展現(xiàn)出來的優(yōu)點。而電子文件同樣具備很多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)點，也有它獨特的優(yōu)勢所在。比如說，電子文件的發(fā)放并不存在浪費紙張的問題，這就符合我們國家的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，可以有效地保護環(huán)境。電子文件還可以有效地為事業(yè)單位節(jié)約成本，這些都是電子文件相比紙質(zhì)文件所存在的優(yōu)勢。