文秘行政管理能力培養(yǎng)分析
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【摘要】當前，企業(yè)對文秘崗位的重視程度逐漸提升，主要原因是一名能力素質過硬的文秘可以切實提高企業(yè)的辦公效率，并且能夠在企業(yè)各個部門之間的溝通聯系中發(fā)揮橋梁作用。然而，多數企業(yè)只是把文秘等同于文職人員，并未充分發(fā)揮文秘崗位在行政管理工作中的作用。出現這種情況的原因主要有兩點：首先，文秘的行政管理能力不夠高；其次，企業(yè)在一定程度上缺乏對文秘行政管理能力的培訓。
【關鍵詞】文秘；行政管理；能力；培養(yǎng)
1引言
文秘崗位在企業(yè)的運行中能夠發(fā)揮出巨大的作用，不僅能夠傳達上級安排的各種指示和下級反饋的工作進度，還可以快速地推動企業(yè)各項規(guī)章制度的建立和健全，同時，能夠促進企業(yè)按規(guī)劃快速發(fā)展，使得企業(yè)的管理水平得到切實有效的提升。怎樣培養(yǎng)文秘的行政管理能力，已經成為企業(yè)迫切需要解決的問題，必須注重文秘行政管理能力的培養(yǎng)，發(fā)揮出文秘的重要價值。
2文秘的含義和職業(yè)特點
本文所闡述的文秘工作人員，具體的工作主要有文字的書寫和日常事務的接待。文秘的職業(yè)性特點是非常強的，對于文書的寫作能力有特別專業(yè)的要求。文秘職業(yè)還具有能力多樣性的特點。文秘工作人員必須具備極強的語言表達能力，以及出眾的社會交際能力。此外，文秘職業(yè)具有公共性特點，文秘的工作涵蓋了企業(yè)的全部方面，包括各項對外事務的處理、公關及接待、各個部門工作之間的溝通和組織協(xié)調等，因此體現了明顯的公共性。
3文秘行政管理能力培養(yǎng)的意義
3.1有利于文秘工作效率的提高
開展文秘行政管理能力的培養(yǎng)可以使文秘人員學到更多工作上的方法和技巧，提升多方面能力。在平時的工作當中，文秘人員能夠對學到的行政管理工作的方法和技巧加以應用，進而可以有效地提高工作效率。文秘經常被當作文職人員，不能得到更多關于行政管理能力的培養(yǎng)，于是主要被安排一些基礎的辦公室工作，這非常不利于提高文秘的工作效率。3.2有利于文秘書寫能力的增強文秘經常從事非常多的書寫工作，因為沒有得到多方面能力的培養(yǎng)，經常會出現文秘書寫能力比較差，進而導致內容不落地和空洞的問題。進行有效的行政管理能力培養(yǎng)之后，可以顯著提升文秘的理論知識的深度和廣度，從而使文秘的書寫能力得到提高，進而能夠更好地體現出文秘在書寫內容優(yōu)化方面的價值。
3.3有利于文秘服務意識的強化
文秘工作具有一定的特殊性，其經常只為了快速完成領導交辦的工作任務，而忽略了文秘應具備的服務意識。通過加強對文秘行政管理能力的培養(yǎng)，可以對企業(yè)內部管理關系進行非常清晰的區(qū)分，進而使其樹立服務第一的理念。
4文秘行政管理能力培養(yǎng)的措施
4.1加強行政管理知識培訓
文秘行政管理能力的培養(yǎng)當中，最基礎的就是加強行政管理知識的培訓，從基礎知識上提升文秘的行政管理能力。一方面，可以采取集體上課培訓的方式來進行。由企業(yè)人資部門來進行行政管理知識培訓相關課件的制作，并交由專門的培訓老師來進行接下來的課程培訓，在課程中讓文秘學到更多行政管理知識，從根本上提升其行政管理能力。在文秘完成所有課程的學習之后，必須進行考試以檢查文秘人員學習的成果，考試不合格的文秘將仍參與行政管理知識培訓直至合格，同時，要切實落實好對培訓考核過程的監(jiān)督。另一方面，利用輪崗培訓的方法來進行。由企業(yè)選出一部分行政管理能力比較突出的負責人，作為培訓的講師，之后合理制定一套輪崗培訓計劃并落實培訓，提升文秘人員的行政管理能力。輪崗培訓可以實行責任制，培訓管理人員對文秘行政管理知識的考核負責，并與績效掛鉤，所負責文秘考核成績良好的進行一定的物質獎勵，反之，所負責文秘考核成績較差的進行相應的處罰。
4.2搭建行政管理技能實踐平臺
企業(yè)不僅要進行行政管理能力知識方面的培訓，還要從實踐方面進行培養(yǎng)。企業(yè)要進行行政管理技能實踐平臺的建設，讓文秘在實踐平臺上進行實踐。一方面，結合企業(yè)的現實情況，給予符合規(guī)定標準的文秘工作人員相關的實踐崗位，使他們進行行政管理技能實踐。在實踐過程中，員工可以發(fā)揮自己的主動性和積極性，開展行政管理工作，從而在實際工作中培養(yǎng)文秘的行政管理能力。企業(yè)選定負責人對文秘在行政管理實踐崗位上的具體工作表現進行績效打分，結合文秘在實際崗位工作開展上出現的缺點，進行相應的經驗傳輸，切實實現文秘行政管理能力的提升。另一方面，企業(yè)每年要結合實際情況，定期組織行政管理技能比賽，進行知識競賽和實戰(zhàn)模擬。在比賽過程中，把文秘工作人員分成若干個小組進行比賽，由企業(yè)來制定比賽規(guī)則，分配小組任務，最終得分最高的小組為比賽冠軍。文秘工作人員能夠通過行政管理技能比賽來對行政管理知識進行熟悉和實踐，通過隊員之間的溝通交流和配合來完成任務。通過行政管理技能大賽，既可以為行政管理人員提供一個實踐行政管理工作的平臺，還可以讓文秘人員全面認識到自己在行政管理工作上的缺陷。然后在后期的實際工作中不斷地學習和提高，進而實現文秘行政管理能力的培養(yǎng)目標。
4.3建立行政管理經驗交流機制
行政管理能力能夠通過互相交流經驗來培養(yǎng)。對于企業(yè)來說，建立行政管理經驗交流機制，從而全方位地提高文秘的行政管理能力，能夠有效提升其工作效率。一方面，企業(yè)通過各種互聯網平臺建立起行政管理相關經驗的溝通平臺，例如，微信交流群、百度貼吧、微博話題圈、釘釘群組、OA群組等，借此進行行政管理經驗的交流。企業(yè)的文秘工作人員能夠在這些平臺當中進行實時的行政管理經驗交流和分享。通過這種渠道來獲取有用的行政管理知識和技能，在一定程度上彌補自己在從事行政管理工作中出現的問題，通過同事間的溝通交流，進而實現行政管理能力的培養(yǎng)和提升。另一方面，企業(yè)每年定期組織行政管理溝通分享活動。企業(yè)利用交流座談會、經驗討論會等各種形式的行政管理溝通分享活動，提高文秘在行政管理方面的知識水平和經驗儲備。文秘通過參與多種多樣的行政管理經驗溝通分享活動，可以切實提升自身的行政管理能力。
4.4明確定位文秘的行政管理職能
現如今，大部分企業(yè)的文秘經常從事文職工作，不能夠全面地展現出文秘的職能和職業(yè)特性，導致文秘行政管理工作難以發(fā)揮作用。對于實現文秘行政管理能力培養(yǎng)的目標來說，必須明確定位文秘的行政管理職能。首先，必須給予文秘崗位一部分行政管理權力。在企業(yè)確定好文秘的行政管理職能基礎上，在日常的工作職責范圍內，文秘可以行使行政管理的權力，推進相關行政管理工作。例如，企業(yè)專題會議的組織和召開、活動的組織分工和開展、辦公室環(huán)境專項問題的整改。通過給予文秘工作人員一些行政管理權力，使文秘在行使管理權力的過程中，提高行政管理水平和能力，從而培養(yǎng)文秘的行政管理能力。其次，制定文秘行政管理工作的績效考核制度。因為相關制度的不完善以及職責劃分的不明確，導致文秘工作局限于基礎的文職內容，使得文秘的行政管理價值無法發(fā)揮。結合文秘行政管理能力的培養(yǎng)，在日常的工作中制定出一套行政管理工作績效考核辦法，獎勵行政管理工作中表現出色的文秘，反之，對工作成效不佳的文秘進行一定的處罰。通過基于績效考核的獎懲，能夠充分地激發(fā)文秘的工作積極性，使工作人員在企業(yè)中努力作出貢獻，更加深入地參與行政工作，使行政管理工作的效用最大化。
5結語
當前，對于越來越激烈的市場競爭，甚至企業(yè)將來的持續(xù)快速發(fā)展來說，對文秘進行行政管理能力的培養(yǎng)意義重大。企業(yè)必須結合文秘工作的具體情況，利用科學合理的方法進行文秘行政管理能力的培養(yǎng)，不僅要從行政管理專業(yè)知識方面進行培訓，還要從行政管理工作的實踐和經驗交流等方面進行有效培養(yǎng)，從而充分發(fā)揮文秘工作人員的作用和價值。
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作者：申曉庚 單位：中交四航局第六工程有限公司