博物館里檔案管理工作分析

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檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的記錄，檔案管理是對(duì)人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的文件檔案進(jìn)行積累、收集、保管和利用的過(guò)程。博物館是保護(hù)和傳承人類(lèi)文明的殿堂，是連接過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)的橋梁。檔案管理工作與博物館都是在記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)性、支撐性工作。檔案管理作為博物館工作的重要組成部分，是推動(dòng)博物館事業(yè)發(fā)展的重要基石?？v觀陜西歷史博物館（簡(jiǎn)稱(chēng)陜博）的發(fā)展，檔案管理的重要作用就是最好的佐證。陜西歷史博物館籌建于1983年，1991年6月20日落成開(kāi)放，是中國(guó)第一座大型現(xiàn)代化國(guó)家級(jí)博物館，它的建成標(biāo)志著中國(guó)博物館事業(yè)邁入了新的發(fā)展里程，從此之后中國(guó)的博物館事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展期。筆者在此以陜博為例，對(duì)博物館里的檔案管理工作的作用、成效以及如何進(jìn)一步提升檔案管理工作的水平作一梳理，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

一、檔案工作概況

陜西歷史博物館的檔案管理根據(jù)工作需求的不同分為綜合檔案室、人事檔案室、學(xué)術(shù)檔案室、陳列檔案室、文物數(shù)據(jù)中心檔案室等五個(gè)部分，由黨政辦公室、人力資源部、科研規(guī)劃部、陳列展覽部、信息資料部等五個(gè)相關(guān)職能部門(mén)分別管理。其一，綜合檔案室。綜合檔案室設(shè)立在黨政辦公室，是省級(jí)二級(jí)檔案室。全館各部室于每年4月底之前將歸檔的文件材料整理收集移交到綜合檔案室。檔案材料主要有：館發(fā)黨委和行政文件，公函，紀(jì)要，會(huì)議記錄，各類(lèi)合同，各類(lèi)收文，當(dāng)年獲獎(jiǎng)證書(shū)，獎(jiǎng)牌，完工的各類(lèi)維修施工圖紙資料和需要存檔的其他資料。綜合檔案室根據(jù)文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系并區(qū)分不同價(jià)值進(jìn)行歸檔整理，統(tǒng)一編號(hào)，編寫(xiě)檢索工具和卷宗介紹，為后期查閱和利用提供方便。其二，人事檔案室。人事檔案室設(shè)立在人力資源部。保管全館在職人員、離休、退休人員等人員檔案；根據(jù)人事檔案管理要求：收集、鑒別和整理人事檔案材料；建立人事檔案名冊(cè)，辦理人事檔案查閱、接收和轉(zhuǎn)遞；登記人員職務(wù)、工資的變動(dòng)情況。并根據(jù)單位人員變動(dòng)及時(shí)核對(duì)、整理、歸檔。其三，學(xué)術(shù)檔案室。學(xué)術(shù)檔案室設(shè)立在科研規(guī)劃部。保管范圍主要包括四類(lèi)學(xué)術(shù)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄：陜博承擔(dān)的課題研究、以陜博為主、外協(xié)為輔的科研課題，從課題的申請(qǐng)到完成科研成果，進(jìn)行鑒定驗(yàn)收，申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)和推廣運(yùn)用的全過(guò)程；陜博學(xué)術(shù)會(huì)議、講座和沙龍等交流活動(dòng)；對(duì)外學(xué)術(shù)交流與合作考察、研究課題；陜博專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)成果登記和統(tǒng)計(jì)。其四，陳列檔案室。陳列檔案室設(shè)立在陳列展覽部，是陳列展覽工作的原始記錄和對(duì)陳列展覽作品知識(shí)產(chǎn)權(quán)的確認(rèn)與見(jiàn)證。保管范圍主要包括：陳列大綱（陳列方案），陳列形式設(shè)計(jì)圖，展覽實(shí)景，展品照片、錄像，有關(guān)借展、設(shè)計(jì)、施工的協(xié)議書(shū)，有關(guān)展覽的學(xué)術(shù)文章、書(shū)籍、圖錄、光盤(pán)、宣傳冊(cè)；新聞宣傳稿、新聞媒體對(duì)展覽的宣傳報(bào)道；展覽開(kāi)幕式（議程、嘉賓名單、致辭）及嘉賓、觀眾參觀的文字和影像資料；講解稿；觀眾意見(jiàn)；有關(guān)展覽的文化產(chǎn)品資料；陳列展覽總結(jié)。其五，文物數(shù)據(jù)中心檔案室。文物數(shù)據(jù)中心檔案室設(shè)立在信息資料部柜。保管范圍主要包括：文物采集初審數(shù)據(jù)、及證明相關(guān)資料、文物數(shù)據(jù)的主要指標(biāo)打印備份、文物數(shù)據(jù)信息分別進(jìn)行機(jī)器備份、移動(dòng)硬盤(pán)備份、光盤(pán)備份。

二、檔案工作的作用與成效

多年來(lái)陜博通過(guò)“分類(lèi)保管、有序集中”的原則部署檔案工作，使得檔案材料得到科學(xué)保管、合理利用，積極有力地推進(jìn)了博物館的整體工作。綜合檔案室對(duì)全館檔案統(tǒng)一管理，對(duì)于各部門(mén)歸檔材料的收集范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求有明確的制度和規(guī)定。人事檔案室、學(xué)術(shù)檔案室、陳列檔案室、文物數(shù)據(jù)中心檔案室按照各自職能特點(diǎn)，做好日常檔案材料的收集、整理工作。其作用與成效主要表現(xiàn)在：一是作為文化窗口影響力更強(qiáng)。陜博自2017年以來(lái)年均接待觀眾280萬(wàn)人次，現(xiàn)已成為“講好陜西故事彰顯陜西形象”最主要的文化窗口之一，在全國(guó)乃至國(guó)際上具有較高知名度和影響力。二是人才隊(duì)伍建設(shè)成效顯著。在選人用人方面通過(guò)科學(xué)設(shè)置、嚴(yán)格程序、公平公正的選拔與使用人才，其做法主要是：積極引進(jìn)人才；輸送陜博內(nèi)部人才外出學(xué)習(xí)；做好后備人才儲(chǔ)備工作。選拔任用能干事敢擔(dān)當(dāng)有作為的干部，并培養(yǎng)干部人才梯隊(duì)，在促進(jìn)干部隊(duì)伍年輕化等方面取得了重要成效。三是陳列展覽屢獲大獎(jiǎng)。近三年來(lái)舉辦境內(nèi)展覽（館內(nèi)展覽、全國(guó)巡展）50余個(gè)，跨境交流展近10個(gè)。其中原創(chuàng)專(zhuān)題展覽先后4次獲得“全國(guó)博物館十大陳列展示推介精品獎(jiǎng)、國(guó)際及港澳臺(tái)合作獎(jiǎng)”，累計(jì)獲獎(jiǎng)情況在國(guó)內(nèi)文博界創(chuàng)造了紀(jì)錄。四是文?？蒲谐煽?jī)突出。成功申報(bào)“館藏壁畫(huà)保護(hù)修復(fù)與材料科學(xué)研究國(guó)家文物局重點(diǎn)科研基地”“陜西省博士后創(chuàng)新基地”；組織編撰的《陜西省志•文物志》榮獲陜西省第十三次哲學(xué)社會(huì)科學(xué)優(yōu)秀成果（著作類(lèi)）一等獎(jiǎng)；出版發(fā)行的《文博》學(xué)術(shù)期刊成功晉級(jí)全國(guó)中文核心期刊行列?！段牟┲v壇》《歷博講壇》等成為業(yè)內(nèi)廣泛認(rèn)可的學(xué)術(shù)講座品牌。五是信息資源建設(shè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+博物館”“互聯(lián)網(wǎng)+文物教育”計(jì)劃，探索AI、AR、VR等現(xiàn)代技術(shù)與博物館展示傳播相結(jié)合。大力發(fā)展云展覽，特別是2020年肺炎疫情以來(lái)，利用陜西數(shù)字博物館云展覽平臺(tái)推出了144個(gè)博物館虛擬展館、125個(gè)數(shù)字專(zhuān)題展覽、900余件文物云介紹、145個(gè)線(xiàn)上專(zhuān)題講座和省內(nèi)百家博物館的線(xiàn)上講讀平臺(tái)，舉辦國(guó)內(nèi)首個(gè)關(guān)于疫情主題的線(xiàn)上展覽“陜西省抗擊肺炎疫情電子見(jiàn)證物虛擬展”。

三、關(guān)于進(jìn)一步提升檔案管理工作的思考

面對(duì)新時(shí)期、新形勢(shì)、新任務(wù)，檔案工作如何在博物館事業(yè)發(fā)展中起到更好的助推與支撐作用，筆者特作以下思考與探討，并提出以下措施與對(duì)策。一是加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)及引進(jìn)。檔案工作具有專(zhuān)業(yè)性和特殊性?xún)身?xiàng)要求，搞好檔案工作既需要檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)，同時(shí)還要把政治思想過(guò)硬放在首位考慮。檔案管理人員必須具備堅(jiān)定執(zhí)行黨的政治路線(xiàn)，嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，在政治立場(chǎng)、政治方向、政治原則、政治道路上同黨中央保持高度一致。因?yàn)檫@個(gè)崗位對(duì)工作人員要求高，陜博專(zhuān)業(yè)的檔案人員始終缺少，經(jīng)過(guò)多年培養(yǎng)的人才因?yàn)楣ぷ餍枰皞€(gè)人原因不斷地轉(zhuǎn)換到其他崗位任職，致使檔案部門(mén)的工作受到了不同程度的影響。要從根本上解決這個(gè)問(wèn)題，筆者以為陜博應(yīng)在設(shè)置崗位外招及內(nèi)部人員培養(yǎng)上下功夫，各檔案室應(yīng)保障2名專(zhuān)職檔案管理人員，才能更好地開(kāi)展檔案管理工作。因?yàn)?，人的因素第一，只有科學(xué)設(shè)置崗位，合理配置人員，積極調(diào)動(dòng)檔案管理人員的能動(dòng)作用，這是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)檔案利用編研能力。陜博作為國(guó)家一級(jí)博物館，是中國(guó)博物館進(jìn)入快速發(fā)展的標(biāo)志。在檔案編研工作上由于檔案人員配備不夠、精力不足，制約了檔案編研工作的開(kāi)展，即或開(kāi)展的編研課題也存在深度不夠的問(wèn)題。博物館主流是文博科研工作，藏品研究成果豐富，非主流專(zhuān)業(yè)關(guān)注的人少，科研成果也少。陜博應(yīng)為每年的科研課題做出規(guī)劃，拓寬學(xué)術(shù)視野，應(yīng)該將檔案科研納入科研規(guī)劃，制定靈活的獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)、調(diào)動(dòng)博物館工作者尤其是年輕人的積極性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)更多人關(guān)注、了解檔案工作，從檔案中發(fā)掘課題，提升陜博綜合學(xué)術(shù)影響力，把“一個(gè)博物院就是一所大學(xué)?！钡闹匾甘揪裾嬲涞綄?shí)處。三是探索智慧檔案運(yùn)用。智慧博物館是陜博近年來(lái)關(guān)注的方向。智慧保護(hù)是基礎(chǔ)、智慧管理是核心、智慧服務(wù)是目的。近幾年，陜博不斷升級(jí)運(yùn)用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公綜合管理，極大地提高了工作效率，從而對(duì)系統(tǒng)和資源進(jìn)行了有效整合。但是由于檔案工作的特殊性，始終沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與館內(nèi)OA系統(tǒng)的對(duì)接。應(yīng)盡快開(kāi)發(fā)符合功能要求的管理系統(tǒng)，為推進(jìn)檔案材料的收集、檔案查閱審批程序等方面提升檔案服務(wù)功能，有效運(yùn)用“數(shù)據(jù)”從而實(shí)現(xiàn)“人”與“物”之間的可視可觸，加快檔案智慧化進(jìn)程，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，促使檔案工作與陜博快速發(fā)展相匹配、相適應(yīng)。諄諄教導(dǎo)我們:“檔案工作確實(shí)要由封閉向開(kāi)放，由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)?！弊鳛椴┪镳^的檔案工作者理應(yīng)順勢(shì)而為，創(chuàng)新工作模式，探索新思路、新方法，我們應(yīng)該把目標(biāo)放在“不僅是歷史的保存者和記錄者，也是當(dāng)代中國(guó)人民為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)而奮斗的見(jiàn)證者和參與者”，緊密結(jié)合博物館內(nèi)在運(yùn)行規(guī)律和今后發(fā)展方向進(jìn)行思考和探索，切實(shí)把檔案工作做實(shí)、做細(xì)、做深、做好，為助力博物館事業(yè)加速發(fā)展與騰飛貢獻(xiàn)力量。

作者：倪元 單位：陜西歷史博物館