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云計(jì)算實(shí)際上是一種按照使用量進(jìn)行付費(fèi)的模式,此模式能夠從用戶需求的角度出發(fā),為其提供有效且較為便捷的網(wǎng)絡(luò)訪問。通過被賦予能夠進(jìn)入自由配置的計(jì)算機(jī)資源共享池的權(quán)限,進(jìn)而使相關(guān)資料可以根據(jù)客戶發(fā)出的請求被迅速傳至客戶端,以滿足用戶對各類資源的相關(guān)需求。從服務(wù)層面對云計(jì)算進(jìn)行分析可知,其實(shí)質(zhì)是一種新興的商業(yè)模式,通過借助虛擬化技術(shù),在以網(wǎng)絡(luò)為載體的基礎(chǔ)上,向用戶提供各類基礎(chǔ)架構(gòu)、軟件服務(wù)和應(yīng)用平臺。值得注意的是,現(xiàn)階段,應(yīng)用較為廣泛的服務(wù)模式主要包括基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù),即IaaS、平臺服務(wù),即PaaS以及軟件服務(wù),即SaaS等。
2云計(jì)算環(huán)境下云審計(jì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
2.1云審計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)
在對云計(jì)算環(huán)境中,審計(jì)的大數(shù)據(jù)處理、專業(yè)及系統(tǒng)性原則以及成本效益和審計(jì)效率等進(jìn)行充分考慮的前提下,從當(dāng)前我國IT審計(jì)的實(shí)際情況角度出發(fā),以省級審計(jì)單位為基本構(gòu)成單元,進(jìn)而構(gòu)建出基于上述三種服務(wù)模式的混合型云審計(jì)系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)省、市、縣不同級別審計(jì)機(jī)關(guān)中軟、硬件資源的高度共享,全面提高審計(jì)效率。此服務(wù)系統(tǒng)主要包括了基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺的服務(wù)層和應(yīng)用層等?;贗aaS服務(wù)模式的基礎(chǔ)服務(wù)層可以向各級審計(jì)機(jī)關(guān)提供統(tǒng)一的基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù),例如數(shù)據(jù)信息的處理、存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全防范措施和相關(guān)計(jì)算資源等。在基礎(chǔ)服務(wù)層的支持下,對于下層審計(jì)機(jī)關(guān)而言,則省去了服務(wù)器、操作系統(tǒng)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的建設(shè)和購買費(fèi)用,在保證上層審計(jì)機(jī)構(gòu)的信息能夠及時(shí)傳遞到本層的同時(shí),有效節(jié)省了審計(jì)費(fèi)用?;赑aaS服務(wù)模式的系統(tǒng)服務(wù)層的主要作用是為處于下層的審計(jì)機(jī)構(gòu)提供審計(jì)以及與審計(jì)相關(guān)的其他綜合,例如系統(tǒng)中專家經(jīng)驗(yàn)庫的上傳與接收、網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)器中數(shù)據(jù)信息的高度共享以及相關(guān)資源的調(diào)度和使用等。在管理服務(wù)平臺方面,其主要是為審計(jì)機(jī)關(guān)提供消息的管理與接受以及資源綜合管理服務(wù)等。在應(yīng)用及維護(hù)平臺的作用和協(xié)助下,專業(yè)工具程序的審計(jì)與開發(fā)以及資源部署與分發(fā)等工作得以高效運(yùn)行,加之系統(tǒng)維護(hù)以及服務(wù)功能的延伸和擴(kuò)展,較好地解決了下級審計(jì)機(jī)關(guān)缺失系統(tǒng)維護(hù)人員的問題。
2.2系統(tǒng)架構(gòu)的優(yōu)勢分析
基于SaaS服務(wù)模式的系統(tǒng)應(yīng)用層是本次設(shè)計(jì)中云審計(jì)平臺的核心,其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)部署審計(jì)的實(shí)施、管理、決策系統(tǒng)以及審計(jì)的數(shù)據(jù)中心。在以我國“金審工程”作為主要依據(jù)的基礎(chǔ)上,需要以交互管理的方式對審計(jì)的實(shí)施與管理系統(tǒng)進(jìn)行管理,而審計(jì)中心的數(shù)據(jù)除了包括在審計(jì)范圍內(nèi)的有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外,還應(yīng)包括審計(jì)的專家經(jīng)驗(yàn)庫數(shù)據(jù)以及綜合數(shù)據(jù)庫與相關(guān)的法律法規(guī)數(shù)據(jù)等。在此基礎(chǔ)上,對于下級的審計(jì)機(jī)構(gòu)而言,其便省去了審計(jì)的實(shí)施和管理系統(tǒng),只需借助Web瀏覽器訪問預(yù)先設(shè)置在云端的應(yīng)用系統(tǒng),便可以較為方便、快速地獲取其審計(jì)工作所需數(shù)據(jù),在降低審計(jì)成本的同時(shí),提高審計(jì)效率。
3云審計(jì)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制
3.1基于新技術(shù)的安全防御系統(tǒng)
在云計(jì)算的大環(huán)境下,為了進(jìn)一步確保審計(jì)數(shù)據(jù)在傳輸過程中具有較強(qiáng)的安全性,應(yīng)該引入時(shí)下最新的辦法和技術(shù)手段,研究并構(gòu)建出云審計(jì)的安全防御系統(tǒng),從整體上保證云審計(jì)系統(tǒng)的安全性。安全防御系統(tǒng)主要包括故障檢測系統(tǒng)、異常監(jiān)控系統(tǒng)以及漏洞掃描系統(tǒng)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)等。而為了使所建設(shè)的安全防御系統(tǒng)具備良好的穩(wěn)定性及可靠性,還應(yīng)將以應(yīng)用層面為主的檢查點(diǎn)以及重啟技術(shù)和并行計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行充分融合,全面增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性與可操作性。
3.2基于統(tǒng)一身份認(rèn)證的單點(diǎn)登錄
所謂統(tǒng)一身份認(rèn)證是指在借助能夠通過唯一服務(wù)系統(tǒng)與應(yīng)用系統(tǒng)認(rèn)證接口的前提下,向系統(tǒng)提供具有唯一訪問點(diǎn)的認(rèn)證模塊,進(jìn)而使各個(gè)系統(tǒng)只需要借助統(tǒng)一的服務(wù)調(diào)用接口便可實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證的過程。為了有效解決統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)中,多系統(tǒng)登錄時(shí)的資源沖突問題,可以建立起以統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)為基礎(chǔ)的單點(diǎn)登錄系統(tǒng)。在單點(diǎn)登錄系統(tǒng)的支持下,用戶只需要進(jìn)行一次強(qiáng)制性認(rèn)證,便可以在無需反復(fù)登陸的前提下,在具有不同種類授權(quán)的各個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行切換。對此過程進(jìn)行分析可知,單點(diǎn)登錄系統(tǒng)在進(jìn)行不同權(quán)限系統(tǒng)切換時(shí),并非不存在身份認(rèn)證,而是將身份認(rèn)證這一程序自動轉(zhuǎn)到計(jì)算機(jī)后臺運(yùn)行,在提高審計(jì)效率的同時(shí),有效減少了系統(tǒng)的開銷。
4結(jié)論
財(cái)務(wù)分析(1)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)會計(jì)財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)菜單基礎(chǔ)設(shè)置預(yù)算初始預(yù)算類型:選擇“精細(xì)預(yù)算”。(2)預(yù)算數(shù)項(xiàng)目預(yù)算,做項(xiàng)目預(yù)算設(shè)置(見圖1)。(3)編制項(xiàng)目預(yù)算數(shù),錄入部門預(yù)算金額。第三步:設(shè)置部門預(yù)算控制業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)會計(jì)總賬設(shè)置選項(xiàng)憑證:不勾選“超預(yù)算允許保存”選項(xiàng),勾選“預(yù)算控制”選項(xiàng)(此處預(yù)算類型默認(rèn)“精細(xì)型預(yù)算控制”)。第四步:業(yè)務(wù)處理(1)當(dāng)經(jīng)費(fèi)下達(dá)時(shí),填制一張反映下達(dá)部門預(yù)算總額的憑證借:計(jì)劃支出——預(yù)算總額330000貸:計(jì)劃支出——預(yù)算明細(xì)(銷售科)150000計(jì)劃支出——預(yù)算明細(xì)(采購科)180000(2)相關(guān)后續(xù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),凡是涉及預(yù)算控制部門的費(fèi)用,在做正常費(fèi)用支出的同時(shí),做一筆計(jì)劃支出的分錄,即借記:銷售費(fèi)用等,貸記銀行存款等;借記:計(jì)劃支出——預(yù)算總額,貸記計(jì)劃支出——預(yù)算明細(xì)。假如一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù):支付產(chǎn)品廣告費(fèi)20萬元。當(dāng)錄入憑證,“計(jì)劃支出——預(yù)算明細(xì)”科目錄入20萬元(超過預(yù)算額度15萬元)時(shí),系統(tǒng)就會自動提示超預(yù)算數(shù)(見圖4),憑證將不能成功錄入,這對操作者(制單人)是一個(gè)警示,從而對部門經(jīng)費(fèi)進(jìn)行有效的控制。
2探究備查核算
以本次國培項(xiàng)目里相關(guān)業(yè)務(wù)為例。針對“主營業(yè)務(wù)收入”等會計(jì)科目設(shè)置項(xiàng)目核算(華泰A、B型機(jī)床,奔騰電路板),填制憑證時(shí)只能填寫金額,而不能體現(xiàn)單位數(shù)量等信息的缺憾,我們可以探索同時(shí)再設(shè)置華泰A、B型機(jī)床的備查賬。具體步驟如下。首先,打開自定義表結(jié)構(gòu)界面增行;然后依次增加產(chǎn)品名稱、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等;接著進(jìn)入設(shè)置基礎(chǔ)檔案財(cái)務(wù)備查科目設(shè)置選擇科目“主營業(yè)務(wù)收入”;然后把產(chǎn)品名稱、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額選到右邊確定為已選項(xiàng)目;最后,以實(shí)訓(xùn)材料里“2014年1月16日,向四川綿陽機(jī)械廠銷售A、B機(jī)床”的業(yè)務(wù)為例填制記賬憑證。因?yàn)橹耙褜ⅰ爸鳡I業(yè)務(wù)收入”科目設(shè)置為項(xiàng)目核算,憑證錄到“主營業(yè)務(wù)收入”時(shí)系統(tǒng)會要求輔助項(xiàng)錄入,選擇“華泰A型機(jī)床”,再進(jìn)入“輔助明細(xì)”錄入金額。此時(shí),點(diǎn)擊此填制憑證界面的“備查”,增加相關(guān)備查資料信息。至此,該業(yè)務(wù)的憑證錄入完成(見圖6)。只要把光標(biāo)放在金額欄972000,憑證的下面?zhèn)渥诰蜁崾卷?xiàng)目為華泰A型機(jī)床。另外,我們點(diǎn)擊上面的“備查”,關(guān)于“主營業(yè)務(wù)收入”科目的備查資料——華泰A型機(jī)床的產(chǎn)品名稱、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息就都可方便查詢到。華泰B型機(jī)床等信息同理可得。
3結(jié)論
其一,針對用友U8軟件“財(cái)務(wù)分析”模塊中的“部門預(yù)算”不能區(qū)分經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目、“項(xiàng)目預(yù)算”不能區(qū)分部門的問題,如果探究利用用友ERP財(cái)務(wù)軟件將“項(xiàng)目”與“部門”內(nèi)容有機(jī)銜接,那么預(yù)算控制的自動化問題就能迎刃而解。對偏離計(jì)劃定額的情況,可給財(cái)務(wù)人員予以警示,從而防止錯誤和舞弊的產(chǎn)生,保證數(shù)據(jù)處理、預(yù)算制度的可靠性。其二,財(cái)務(wù)軟件的開發(fā),是以系統(tǒng)的通用性和普適性為出發(fā)點(diǎn)。
(一)計(jì)算機(jī)病毒的入侵。病毒入侵是計(jì)算機(jī)管理過程中經(jīng)常遇見的情況,計(jì)算機(jī)病毒主要分為優(yōu)盤病毒與網(wǎng)絡(luò)病毒兩種形式,網(wǎng)絡(luò)病毒又被分為多種形式,如可以不經(jīng)允許就進(jìn)行自身復(fù)制的蠕蟲病毒,隱藏性的特洛伊木馬病毒等。這些病毒的侵入輕則會使計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度降低,重則會損壞計(jì)算機(jī)系統(tǒng),使計(jì)算機(jī)中存儲的數(shù)據(jù)丟失,甚至損壞主板。計(jì)算機(jī)病毒的危害力度是不可估量的,當(dāng)其進(jìn)入某個(gè)運(yùn)行程序中時(shí),便會擴(kuò)散到整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中。
(二)人為因素。人為因素主要分為兩種,一種是當(dāng)人際關(guān)系出現(xiàn)不融洽現(xiàn)象時(shí),有人利用毀壞計(jì)算機(jī)中重要信息,或?qū)τ?jì)算機(jī)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改、刪除的手段進(jìn)行惡意報(bào)復(fù),達(dá)到制造麻煩的目的的有意行為;另一種是指計(jì)算機(jī)操作或管理人員由于自身技術(shù)水平較為低下,在對計(jì)算機(jī)的操作過程中產(chǎn)生了錯誤操作導(dǎo)致計(jì)算機(jī)安全配置不當(dāng)?shù)葻o意行為。但無論是有意還是無意,在眾多可能的人為因素面前,計(jì)算機(jī)仍然面臨著許多安全威脅。
(三)相關(guān)法律規(guī)定不完善。相關(guān)法律體系的不健全現(xiàn)象無法為計(jì)算機(jī)安全管理提供有效的保障,即使國家已經(jīng)對其加以關(guān)注,制定了相關(guān)的法律,但這些法律法規(guī)還是存在著許多漏洞,許多不法分子仍然在法律的制約下輕而易舉的鉆了空子。因此,國家還需對計(jì)算機(jī)安全保護(hù)的問題加以重視,使不法分子沒有可乘之機(jī)。
(四)系統(tǒng)運(yùn)維管理不規(guī)范。計(jì)算機(jī)的運(yùn)行維護(hù)管理主要包括制度、機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員三個(gè)方面。制度管理主要是使得計(jì)算機(jī)操作人員或管理人員在對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作時(shí)有理可循,有據(jù)可依,不會使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)無序運(yùn)行的現(xiàn)象,避免安全漏洞的產(chǎn)生;機(jī)構(gòu)建設(shè)管理則是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全出現(xiàn)問題時(shí)可以將其有效解決的重要途徑,對于防止問題頻發(fā)起著關(guān)鍵作用;內(nèi)部人員對單位計(jì)算機(jī)的操作情況極為熟悉,因此加強(qiáng)內(nèi)部人員的管理是防止人為因素中有意破壞行為的關(guān)鍵。但在許多單位都存在著系統(tǒng)運(yùn)維管理不規(guī)范的行為,把握不好制度、機(jī)構(gòu)建設(shè)與人員管理三者的關(guān)系,對計(jì)算機(jī)安全產(chǎn)生威脅。
二、計(jì)算機(jī)控制自動化中的安全管理技術(shù)
(一)網(wǎng)絡(luò)加密。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)是對重要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)的重要手段,在信息傳遞的過程中采用亂碼的形式,之后再進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的還原。其主要包括算法與密鑰;兩種元素,算法用來生成密文,密鑰用來解密、編碼。
(二)隱通道技術(shù)。運(yùn)用隱通道可以實(shí)現(xiàn)由低安全級別向高安全級別主體發(fā)送信息,且不易被檢查與控制,用戶可以以反向思維進(jìn)行信息傳遞。隱通道技術(shù)的運(yùn)用可以有效的預(yù)防重要信息、數(shù)據(jù)、文件的泄露。
(三)水印技術(shù)。在不影響原內(nèi)容的情況下,通過某些算法將需要隱藏的信息加印到原內(nèi)容載體上,這種水印技術(shù)的運(yùn)用能夠有效的避免非法盜取信息的現(xiàn)象發(fā)生,也是進(jìn)行數(shù)據(jù)信息保護(hù)的重要研究發(fā)展方向。
(四)防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)為網(wǎng)絡(luò)通信進(jìn)行訪問控制,對每一個(gè)連接進(jìn)行檢查,防止網(wǎng)絡(luò)遭到外界的干擾。在防火墻使用的過程中一定要保證使用方法的準(zhǔn)確性與防火墻設(shè)計(jì)的合理性,只有這樣才能保障網(wǎng)絡(luò)的安全性,才能將不安全服務(wù)進(jìn)行屏蔽,降低風(fēng)險(xiǎn),提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全度。
三、計(jì)算機(jī)安全管理工作中的防范措施
(一)提高管理人員素質(zhì)。在計(jì)算機(jī)的安全管理工作中人的作用是非常關(guān)鍵的,對于相關(guān)管理人員進(jìn)行工作技能的培訓(xùn),加強(qiáng)對其思想道德、職業(yè)道德的培養(yǎng),使其加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)安全管理工作的重視。計(jì)算機(jī)安全管理工作是不可以僅靠控制自動化來完成的,因此發(fā)揮人的主觀能動性對計(jì)算機(jī)安全進(jìn)行管理是非常必要的。
(二)完善計(jì)算機(jī)運(yùn)維管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的絕對安全是不可能的,只有建立具有科學(xué)規(guī)章制度,高效管理機(jī)構(gòu),優(yōu)秀管理人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)維管理機(jī)制才能為其安全性提供保障。日常工作中可以提前對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)測,并根據(jù)預(yù)測結(jié)果制定出補(bǔ)救措施,使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能采取積極有效的補(bǔ)救措施,將損失降到最低。此外,還要對管理人員的工作流程進(jìn)行嚴(yán)格的要求,制定獎罰措施,且落到實(shí)處,避免人為因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)無法正常運(yùn)作的現(xiàn)象發(fā)生。
關(guān)鍵詞:會計(jì);管理;制度;電算化
內(nèi)部控制制度作為企業(yè)受托者實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營管理目標(biāo),完成受托責(zé)任的一種手段,在企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善我國內(nèi)部控制制度對提高企業(yè)管理水平、防止錯誤和舞弊、保護(hù)投資者的合法權(quán)益并保證資本市場有效運(yùn)行具有重要的意義。
《會計(jì)法》規(guī)定:“各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度?!边@一規(guī)定蘊(yùn)涵了兩層含義:一是各單位都必須建立內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度,這是法定義務(wù),必須履行;二是各單位內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督制度必須健全?,F(xiàn)行的財(cái)務(wù)、會計(jì)制度中關(guān)于內(nèi)部控制制度的制定主要以手工操作環(huán)境為基礎(chǔ)。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計(jì)工作帶來了全新的變革。從形式上看,它改變了數(shù)據(jù)的核算手段,引進(jìn)了計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理;改變了數(shù)據(jù)的存儲方式,導(dǎo)致賬簿概念的重新定義和分類。從效益成本來看,以更少的人員從事更多崗位的工作,節(jié)約了人力、物力,但同時(shí)也對管理部門的設(shè)置和會計(jì)人員及崗位組成提出了更高的要求,更為重要的是它改變了某些與審計(jì)線索有關(guān)的關(guān)鍵因素(如會計(jì)核算程序,數(shù)據(jù)存取方式、存儲介質(zhì)等),使得會計(jì)學(xué)家們研究已久的基于手工操作環(huán)境下的一些內(nèi)部控制措施在電算化環(huán)境下難以實(shí)施,給審計(jì)人員的工作提出了挑戰(zhàn)。另外,隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化,傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)營方式和信息輸出已不能適應(yīng)其發(fā)展的需要。當(dāng)前,掌握信息勝于掌握貨幣與財(cái)政,對信息的及時(shí)性、安全性、保密性要求給無紙化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的會計(jì)數(shù)據(jù)的發(fā)展提出了新的課題。因此,盡管有關(guān)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究還處于初級階段,但是,強(qiáng)化和突出電算化環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè),不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施應(yīng)當(dāng)是當(dāng)前會計(jì)理論界和實(shí)務(wù)界面臨的首要問題。
一、實(shí)行電算化內(nèi)部控制的必要性
(一)電算化環(huán)境下存在電腦操作無形化和存儲介質(zhì)無紙化的缺陷
在手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,會計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接的,因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系。同時(shí)會計(jì)數(shù)據(jù)用可見的文字、符號直接記錄在紙上,直觀性較強(qiáng),不同的筆跡可作為控制的手段;而電算化信息系統(tǒng)中,這種人員之間的聯(lián)系部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系,操作員身份的識別及授權(quán)控制等都有別于手工會計(jì)信息系統(tǒng),手工會計(jì)信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外,手工環(huán)境下,記錄在憑證、賬簿、報(bào)表等紙介質(zhì)上的會計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確,而在電算化環(huán)境下,由于會計(jì)記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上,不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段,而且磁介質(zhì)很容易被改動,因此,如何防止數(shù)據(jù)被非法修改及如何盡可能避免利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行犯罪是電算化內(nèi)部控制必須解決的問題。
(二)電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機(jī)制削弱
手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作,如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項(xiàng)與會計(jì)記錄的分離等,必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制,形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度,在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作?,F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。如果采用傳統(tǒng)手段,不僅速度慢且花費(fèi)大。實(shí)行電算化后,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化,大部分處理由計(jì)算機(jī)完成,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,會計(jì)人員無法直接參與和控制,控制效率低,其審查、稽核機(jī)制被削弱。
(三)電算化環(huán)境下會計(jì)工作質(zhì)量有賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計(jì)人員本身的操作水平
手工會計(jì)信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性,而在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中,一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會計(jì)工作陷入癱瘓;手工會計(jì)信息系統(tǒng)下,會計(jì)核算的質(zhì)量取決于會計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對會計(jì)有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果,傳統(tǒng)會計(jì)在大量實(shí)踐的基礎(chǔ)上,積累了豐富經(jīng)驗(yàn)并形成了一整套完整的管理制度,而電算化系統(tǒng)中,操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少誤操作,提高輸出會計(jì)信息質(zhì)量,電算化會計(jì)信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。
(四)管理型會計(jì)軟件的發(fā)展對內(nèi)控制度提出了新的要求
管理體制和管理水平的逐漸完善對應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)數(shù)據(jù)提出了更高要求。單一的核算型會計(jì)軟件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。管理型會計(jì)軟件的開發(fā)和應(yīng)用是會計(jì)電算化發(fā)展的必經(jīng)之路,其核心是實(shí)現(xiàn)管理會計(jì)電算化。管理型會計(jì)軟件較之傳統(tǒng)核算型會計(jì)軟件具有靈活性及自由度較大、個(gè)性突出的特點(diǎn),而限于電算化及內(nèi)部控制制度在我國的發(fā)展,在電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化,企業(yè)在內(nèi)部控制的考慮和制定上,總會存在沒有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒有觸及的真空,減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。
(五)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是電算化環(huán)境下的新型管理模式,其安全性和保密性有賴于建立、健全有效的內(nèi)部控制制度
網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是一種充分利用網(wǎng)絡(luò)資源,將會計(jì)處理和財(cái)務(wù)管理有效結(jié)合起來的管理模式,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)與傳統(tǒng)會計(jì)電算化不同的關(guān)鍵在于利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展,使會計(jì)電算化進(jìn)一步跨越到會計(jì)信息化階段,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大提高了會計(jì)工作的效率,但同時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的脆弱性等特點(diǎn),給會計(jì)信息系統(tǒng)的安全帶來了隱患,病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會使用戶的信息安全受到威脅。因此要加強(qiáng)組織控制。從組織機(jī)構(gòu)上看,電算化會計(jì)信息系統(tǒng)可以分為兩個(gè)專職部門:系統(tǒng)開發(fā)部門和系統(tǒng)應(yīng)用部門。系統(tǒng)開發(fā)部門承擔(dān)系統(tǒng)的研制和維護(hù)工作,系統(tǒng)應(yīng)用部門負(fù)責(zé)軟件的日常應(yīng)用,這兩個(gè)不相容的職務(wù)之間應(yīng)當(dāng)分離,以保證系統(tǒng)內(nèi)不相容職責(zé)的相互分離以及信息處理部門與企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門的相互獨(dú)立,以有效減少有可能發(fā)生的錯誤和舞弊。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、憑證審核員、系統(tǒng)維護(hù)員、會計(jì)檔案資料保管員等。這些崗位除了特殊行業(yè)和單位一般無須另外配備專門人員,可以由基本會計(jì)崗位的會計(jì)人員來兼任。如系統(tǒng)管理員可以由會計(jì)主管兼任,系統(tǒng)操作員可以由除了出納崗位以外的其他各崗位會計(jì)人員兼任等。二、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制的方法與措施
(一)嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證
無論手工會計(jì)信息系統(tǒng)還是電算化會計(jì)信息系統(tǒng),其內(nèi)部控制的目標(biāo)都是一致的,即健全機(jī)構(gòu)、明確分工、落實(shí)責(zé)任、具有嚴(yán)格的操作規(guī)程,充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。只是在電算化環(huán)境下,控制的重點(diǎn)由傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)移到電子數(shù)據(jù)處理部門,控制的要求更加嚴(yán)格,控制的內(nèi)容更加廣泛。以下將從不同的角度認(rèn)識電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。
1.從電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的方式看,內(nèi)控制度具體包括:(1)組織控制,即在電算化會計(jì)系統(tǒng)中劃分不同的職能部門;(2)授權(quán)控制,就是規(guī)定電算化會計(jì)系統(tǒng)有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權(quán)限;(3)職責(zé)分工控制,是規(guī)定同一人不能處理“職責(zé)不相容”的業(yè)務(wù);(4)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制,就是規(guī)定有關(guān)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)程及制度;(5)軟件的安全保密控制,就是規(guī)定軟件維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度;(6)數(shù)據(jù)文件的安全保密控制,即規(guī)定數(shù)據(jù)維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度;(7)運(yùn)行控制,即應(yīng)用控制,包括輸入、處理和輸出控制3個(gè)方面;(8)會計(jì)檔案管理制度,主要是建立和執(zhí)行會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、銷毀等管理制度。
2.按電算化會計(jì)信息系統(tǒng)組成結(jié)構(gòu)可以分為一般控制系統(tǒng)和應(yīng)用控制系統(tǒng)兩個(gè)部分:(1)一般控制系統(tǒng)為應(yīng)用程序的正常運(yùn)行提供保障,分為組織控制和系統(tǒng)開發(fā)控制兩部分,包括組織和操作控制、硬件和系統(tǒng)軟件控制、安全控制、系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)文書控制等內(nèi)容;(2)應(yīng)用控制系統(tǒng)是針對具體的應(yīng)用系統(tǒng)的程序而設(shè)置的各種控制措施,包括輸入控制、處理控制和輸出控制3個(gè)方面。
(二)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制的方法與措施
以上是從控制方式和系統(tǒng)構(gòu)成對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制內(nèi)容的認(rèn)識,下面將從電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)成探討實(shí)施內(nèi)部控制的方法與措施。
1.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的一般控制(普通控制)由于會計(jì)電算化知識與功能相對集中,必須制定相應(yīng)的組織和管理制度,部門之間實(shí)施組織控制,部門內(nèi)部實(shí)施崗位分工控制,明確部門內(nèi)部各崗位相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限和維護(hù)人員的職權(quán)是不相容的,必須分工明確,不得兼任,同時(shí),各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。
專職系統(tǒng)操作員只能使用經(jīng)編譯并加密的程序,不能再接觸系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件、程序流程圖及源程序清單,不能兼任會計(jì)及審核工作;系統(tǒng)軟硬件維護(hù)人員不能擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計(jì)工作,但可以兼任系統(tǒng)開發(fā)工作;會計(jì)軟件維護(hù)必須經(jīng)過批準(zhǔn)并在監(jiān)督下執(zhí)行。
2.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行控制是為了使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)能適應(yīng)會計(jì)處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。運(yùn)行控制不同于一般控制,它是為保證整個(gè)系統(tǒng)的安全、可靠地運(yùn)行而建立的控制制度和措施;運(yùn)行控制是針對某個(gè)具體應(yīng)用子系統(tǒng)的控制,依子系統(tǒng)或應(yīng)用項(xiàng)目和具體數(shù)據(jù)處理方式的不同而不同。在批量數(shù)據(jù)輸入時(shí),其主要控制方法包括審核輸入前后的數(shù)據(jù)、編號順序檢驗(yàn)、邏輯關(guān)系檢查、數(shù)據(jù)界限檢查、關(guān)鍵字核對以及錯誤更正等。在聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)處理系統(tǒng)中,輸入控制除了采取上述方法外,還包括設(shè)立參照文件和后批量控制等。處理控制的主要目的是保證數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)傳遞的合法性、完整性和一致性,主要是對業(yè)務(wù)處理程序、方法進(jìn)行控制,包括軟件控制和硬件控制。軟件控制是審查軟件對數(shù)據(jù)的計(jì)算等處理是否正確,是應(yīng)用控制的關(guān)鍵。主要的控制方法有程序?qū)徍恕?shù)據(jù)有效性測試、數(shù)據(jù)完整性測試、短點(diǎn)技術(shù)控制和設(shè)置處理上機(jī)日志等。硬件控制是通過計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)本身控制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性,一般由計(jì)算機(jī)硬件制造商進(jìn)行設(shè)置。輸出控制是對系統(tǒng)的輸出結(jié)果進(jìn)行控制,其主要目的是保證輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,輸出內(nèi)容的及時(shí)性和適用性,如用已結(jié)賬數(shù)據(jù)打印賬簿應(yīng)給予必要的標(biāo)識等。常用方法為檢查輸出數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、合法、完整;輸出是否及時(shí),能否及時(shí)反映最新的信息;輸出格式是否滿足實(shí)際工作的需要;數(shù)據(jù)的表示方式等是否符合工作人員的習(xí)慣。
3.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)過程控制系統(tǒng)開發(fā)控制是為了防止系統(tǒng)在開發(fā)過程中可能出現(xiàn)錯誤和偏差以保證系統(tǒng)的內(nèi)部控制和審查線索,使系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理、正確。系統(tǒng)開發(fā)控制分為系統(tǒng)開發(fā)階段的控制和系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的控制。系統(tǒng)開發(fā)控制是針對進(jìn)行會計(jì)軟件開發(fā)的單位實(shí)施的控制,在系統(tǒng)準(zhǔn)備、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施以及系統(tǒng)正式投入運(yùn)行后,對系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)等所應(yīng)制定的控制制度和措施。只有搞好電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)控制,才能保證開發(fā)出來的或維護(hù)的系統(tǒng)能合規(guī)、合法,滿足用戶的要求,才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修正錯誤及防止舞弊行為、保證會計(jì)信息的準(zhǔn)確完整。對于直接購買商品化會計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的企業(yè)而言,制定內(nèi)部控制制度時(shí)則可以不予考慮。
4.系統(tǒng)的安全控制電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施來保證系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行。系統(tǒng)的安全控制主要包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。
綜上所述,會計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展,極大地提高了會計(jì)的工作效率,但是任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應(yīng)順應(yīng)會計(jì)電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性,確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞:會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制
會計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)工作的簡稱,是用電子計(jì)算機(jī)代替人工實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、查賬以及對會計(jì)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供預(yù)測、決策等過程。發(fā)展會計(jì)電算化有利于促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化,提高工作質(zhì)量與工作效率,更好地發(fā)揮會計(jì)職能作用。但是企業(yè)在建立了電算化會計(jì)系統(tǒng)后,企業(yè)會計(jì)核算和會計(jì)管理環(huán)境發(fā)生了很大變化,一些非法操作可能不留痕跡,難以發(fā)現(xiàn),稍不注意就會給單位和國家造成重大損失,如果會計(jì)電算化管理系統(tǒng)遭到破壞,將會嚴(yán)重影響單位的正常業(yè)務(wù)活動。因此,對會計(jì)電算化的內(nèi)部防范和控制制度的建設(shè)顯得尤為重要。
一、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
會計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會計(jì)系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)、會計(jì)核算及內(nèi)部控制制度發(fā)生了很大的變化,其中對內(nèi)部控制制度的影響尤為明顯。
1.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的控制內(nèi)容及形式與手工會計(jì)系統(tǒng)存在差異。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下,控制的內(nèi)容主要針對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易,對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章,控制的方式主要是通過人員的職務(wù)相分離,職權(quán)不相容的內(nèi)部牽制制度來實(shí)現(xiàn)的。而在電算化系統(tǒng)下,業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主,出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責(zé)、計(jì)算機(jī)病毒防治等新內(nèi)容。另外,電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中,業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,由此引起失控而造成損失。
2.內(nèi)部控制的對象發(fā)生了變化。在電算化系統(tǒng)下,由于會計(jì)信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化,控制的對象也發(fā)生了變化??刂茖ο笤瓉頌闀?jì)處理程序及會計(jì)工作的相容性等,會計(jì)資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗(yàn),是以對人的控制為主;而在電算化系統(tǒng)下,會計(jì)數(shù)據(jù)一般集中由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理,而財(cái)務(wù)人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼,并對計(jì)算機(jī)輸出的各種會計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析。這樣,內(nèi)控對象轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ伺c計(jì)算機(jī)二者為主。
3.控制的實(shí)現(xiàn)方式發(fā)生了變化。手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制以人工控制實(shí)現(xiàn)。電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序。如程序發(fā)生差錯,由于人們對程序的依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性,增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性,使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性加大。
4.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。手工會計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度,在電算化會計(jì)系統(tǒng)中逐漸減少或消失,憑證所起到的控制功能弱化,使部分交易幾乎沒有“痕跡”,給控制帶來一定的難度。
5.電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中會計(jì)信息存儲電磁化。電算化系統(tǒng)下,原先會計(jì)業(yè)務(wù)處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計(jì)算機(jī)自動生成的會計(jì)信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中(如光盤、硬盤等),是肉眼不可見的,很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡;另外,電磁介質(zhì)易受損壞,加大了會計(jì)信息丟失或毀壞的危險(xiǎn)。
6.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向,電算化會計(jì)信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠(yuǎn)的影響,特別是Internet在財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)用對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括:遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等,實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制,從而形成電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。
二、會計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的問題
在目前的許多企業(yè)中,雖然會計(jì)電算化系統(tǒng)已投入使用,但其相應(yīng)的內(nèi)部控制還存在著一些不完善之處,主要表現(xiàn)在:
1.電算化系統(tǒng)下的會計(jì)及電算化崗位的職能權(quán)限問題。操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段,在電算化環(huán)境下,會計(jì)業(yè)務(wù)處理大部分由計(jì)算機(jī)操作,人為控制減少,削弱了會計(jì)審核功能。有些單位的各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實(shí)到位,有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實(shí)亡。
2.會計(jì)人員因主觀原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤。這是會計(jì)電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù),因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改,而不會留任何痕跡,所以某些人員為了達(dá)到個(gè)人目的,利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進(jìn)行非法操作,如通過冒名頂替、盜取密碼等手段來非法改動、銷毀會計(jì)資料,給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。同時(shí),由于單位的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高、操作制度不規(guī)范等原因,也會造成很大風(fēng)險(xiǎn),因會計(jì)電算化的核算是高效自動的,只要一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,就會引發(fā)其他環(huán)節(jié)一系列的錯誤。3.會計(jì)軟件的安全性及保密性問題?,F(xiàn)有的軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象,以至軟件投入運(yùn)行后存在著安全隱患,如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計(jì)信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險(xiǎn),而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能,出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。
4.會計(jì)資料的備份和保管不及時(shí)、不規(guī)范,導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失。在會計(jì)電算化法規(guī)中明確規(guī)定,單位應(yīng)堅(jiān)持每天雙重備份,并分人分處保管。但在實(shí)際工作中,有的單位并沒有真正落實(shí),也沒有及時(shí)打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿,致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí),部分會計(jì)資料就會丟失,造成無法挽回的后果。
5.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員。目前,許多會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)熟悉,但對計(jì)算機(jī)知識缺乏;而系統(tǒng)的維護(hù)人員對計(jì)算機(jī)知識熟悉,但對會計(jì)業(yè)務(wù)不夠了解,使得在系統(tǒng)運(yùn)行中的故障不能及時(shí)分析、排除。
三、完善會計(jì)電算化內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議
1.建立全面規(guī)范的會計(jì)基礎(chǔ)管理工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作,電算化會計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù),電算化工作的開展將遇到重重困難。
2.加強(qiáng)組織和人員職能控制。由于電算化會計(jì)功能的相對集中,必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。
所謂組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離,通過相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來減少錯誤和舞弊的可能,保證會計(jì)信息真實(shí)、可靠。企業(yè)實(shí)行電算化后,應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,以適應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要求。會計(jì)工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位。基本會計(jì)崗位與原手工系統(tǒng)基本保持不變。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護(hù)等,這些崗位也可以由基本會計(jì)崗位的會計(jì)人員來兼任,但必須對職權(quán)不相容的崗位進(jìn)行明確分工,不得兼任,同時(shí)各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件,不能兼任會計(jì)及審核工作;系統(tǒng)維護(hù)員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計(jì)工作等。
3.加強(qiáng)系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會計(jì)數(shù)據(jù)不被隨意操作,要加強(qiáng)系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上來看,一般包括以下幾項(xiàng):設(shè)置操作權(quán)限、制定上機(jī)守則,禁止非操作人員操作;制定內(nèi)部操作規(guī)程,嚴(yán)禁違規(guī)操作,如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施,預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施;數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離;建立必要的上機(jī)操作記錄制度,形成上機(jī)日志;健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外,系統(tǒng)文件由專人負(fù)責(zé)保管,使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,與系統(tǒng)無關(guān)人員不得接觸系統(tǒng)文件,從源頭上控制會計(jì)數(shù)據(jù)信息的作。在系統(tǒng)開發(fā)階段,要設(shè)置對系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能,特別是對已入賬的憑證,系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能,對已結(jié)賬的憑證與賬簿以及機(jī)內(nèi)賬簿生成的報(bào)表數(shù)據(jù),系統(tǒng)不能提供更改功能等。
4.做好電算化會計(jì)檔案的管理工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn),做好會計(jì)資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財(cái)務(wù)部門對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會計(jì)資料應(yīng)及時(shí)加貼外部標(biāo)簽,指定專人妥善保管、存檔,并定期檢查、復(fù)制,對會計(jì)檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外,企業(yè)使用的會計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
5.加強(qiáng)培訓(xùn)工作,不斷提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。會計(jì)電算化對財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求比較高,它涉及到財(cái)務(wù)會計(jì)知識、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等方面知識。因此,要經(jīng)常對財(cái)務(wù)人員開展會計(jì)電算化內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范教育和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識,不斷提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì),更加有效地防范會計(jì)電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;成本核算;成本控制;問題研究
隨著改革的不斷深化,醫(yī)療行業(yè)的競爭日益加劇,對醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理的要求也越來越高,而成本管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的關(guān)鍵。因此,從醫(yī)院的具體實(shí)際出發(fā),分析醫(yī)院成本管理中存在的各種問題,制定合理的方案,采取有效策略,加強(qiáng)醫(yī)院的成本控制,節(jié)約資金,提高經(jīng)濟(jì)效益,增強(qiáng)醫(yī)院自身的實(shí)力,提高醫(yī)院的核心競爭力是值得探討的問題。
一、醫(yī)院成本核算與控制中存在的問題
(一)成本管理意識薄弱,認(rèn)識不夠
在實(shí)行全成本核算財(cái)務(wù)人員對成本管理的意識薄弱,認(rèn)識不夠,成本核算人員本身對自己的工作也不夠重視,覺得自己是輔助人員,清閑自在。領(lǐng)導(dǎo)和管理人員把主要精力用在醫(yī)療業(yè)務(wù)上,忽視了醫(yī)院的成本管理,沒有完善的成本管理制度,仍沿用原來的管理模式,難以適應(yīng)現(xiàn)代成本管理的需求。成本管理不到位,沒有專門的成本核算人員和獨(dú)立的成本核算辦公室,核算人員只是完成一般的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、核算績效工資的分配等簡單的工作,沒有充分發(fā)揮成本核算的職能,缺乏必要的成本控制機(jī)制。
(二)成本核算體制不健全
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步,醫(yī)院原有的成本核算體系無法適應(yīng)現(xiàn)展的需求。成本核算不只是對就診人數(shù)成本和每日的醫(yī)療成本的核算,還有對病種成本和各種服務(wù)項(xiàng)目的成本核算,由于成本核算體制不健全,無法全面、系統(tǒng)的開展核算工作,致使核算結(jié)果缺乏真實(shí)性和參考價(jià)值,不利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者作為參考進(jìn)行決策。
(三)工作人員專業(yè)性不強(qiáng)
缺乏專業(yè)的成本核算和成本控制人員,多數(shù)醫(yī)院都是由財(cái)務(wù)人員來完成成本核算和成本控制工作。醫(yī)院財(cái)務(wù)人員不懂成本核算和成本控制,沒有和各個(gè)部門進(jìn)行溝通和對實(shí)際情況的調(diào)查,導(dǎo)致成本核算數(shù)據(jù)的偏差,由于醫(yī)院缺乏專業(yè)化的成本控制人員,給醫(yī)院成本控制的有效實(shí)施帶來很大的困難。
(四)內(nèi)部控制不完善
醫(yī)院對成本控制的力度不夠,對醫(yī)院的各種經(jīng)濟(jì)活動,沒有進(jìn)行事前的成本預(yù)算、事中的成本控制、事后的成本分析,在醫(yī)療設(shè)備和機(jī)械的購置時(shí),沒有進(jìn)行充分的論證和考查,導(dǎo)致機(jī)械和設(shè)備在醫(yī)療活動中難以發(fā)揮自身的作用,使設(shè)備處于長時(shí)間閑置的狀態(tài),從而造成資源的浪費(fèi)。由于醫(yī)院對成本的內(nèi)部控制不完善,致使醫(yī)院的成本控制流于形式,成為空談,無法發(fā)揮成本控制應(yīng)有的作用,從而阻礙了醫(yī)院的健康發(fā)展。
二、加強(qiáng)成本核算與成本控制的有效策略
(一)提高認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念
自上而下高度重視,提高認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念。真正認(rèn)識到成本核算和成本控制的重要性和意義。成本管理不僅是工作人員的事,更是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)甚至醫(yī)院每個(gè)成員都要重視的大事,它和每個(gè)人都密切相關(guān),所以人人都要不斷學(xué)習(xí),了解成本核算和成本控制的相關(guān)知識,提高自己的個(gè)人修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力,改善醫(yī)院成本管理的現(xiàn)狀,規(guī)范醫(yī)院的各種財(cái)務(wù)行為,制定切實(shí)可行的成本管理制度,不斷提高成本核算和成本控制管理的水平。
(二)加強(qiáng)成本核算管理
成本核算是成本管理的重要組成部分,建立健全專門的成本核算機(jī)構(gòu),逐步完善各種職能,實(shí)行崗位責(zé)任制,責(zé)任劃分到每個(gè)人,一切按規(guī)定的流程操作,違責(zé)必究。規(guī)范醫(yī)院的支出管理,核對帳款、帳物、帳證是否相符,以確保各財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性和合理性,提高醫(yī)院各個(gè)部門以及每個(gè)員工的財(cái)務(wù)管理規(guī)范意識,提高成本核算工作的質(zhì)量,促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)資金的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。醫(yī)院的成本核算是一項(xiàng)艱辛而復(fù)雜的工作,不僅要求有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和精益求精的科學(xué)精神,更不允許出現(xiàn)任何的差錯,以免影響醫(yī)院的成本核算的準(zhǔn)確性,因此,為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,引進(jìn)和開發(fā)成本核算軟件,運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備,提高成本核算的工作效率和精確度,進(jìn)而增強(qiáng)醫(yī)院的市場競爭實(shí)力。樹立正確的醫(yī)療服務(wù)意識,提高服務(wù)水平,充分調(diào)動醫(yī)護(hù)人員的工作積極性,更好的為廣大患者服務(wù),進(jìn)而提高患者對醫(yī)院的滿意度,把通過成本核算和成本控制降低的成本所節(jié)約的資金充分運(yùn)用到提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平上,從而提高經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
(三)提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)
據(jù)本單位財(cái)務(wù)管理工作的特點(diǎn),對成本核算和成本控制工作人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn),學(xué)習(xí)有關(guān)的理論知識和管理方法,提高工作人員的基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,使他們能在成本核算和成本控制工作中做到融會貫通,游刃有余。此外,要根據(jù)醫(yī)院自身的特點(diǎn),制定符合本醫(yī)院需要的成本核算和成本控制人員技能素質(zhì)培訓(xùn)計(jì)劃,不斷提高成本核算和成本控制人員的業(yè)務(wù)水平,多為工作人員提供外出學(xué)習(xí)和參觀的機(jī)會,開闊視野,學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和好的成本核算和成本控制管理方法,并運(yùn)用于自己的成本核算工作實(shí)踐,加強(qiáng)醫(yī)院的成本管理隊(duì)伍建設(shè),探討成本核算和成本控制的研究課題,并進(jìn)行實(shí)踐,每個(gè)部門配備專門的人員負(fù)責(zé)成本管理,配合醫(yī)院的成本控制工作。
(四)加強(qiáng)成本管理和控制意識
為適應(yīng)時(shí)展的需要,醫(yī)院要在激烈的市場競爭中占有一席之地,就要加強(qiáng)成本管理和控制意識,用最低的成本去獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。在可能的情況下,盡最大的努力減少各項(xiàng)成本的支出,對一切醫(yī)療費(fèi)用的支出進(jìn)行系統(tǒng)的核算和嚴(yán)格的管理,對資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)管,了解資金的去向和原由,還要加強(qiáng)和提高醫(yī)院各部門及醫(yī)護(hù)人員的成本管理意識,確保每個(gè)員工都能夠積極參與到成本的管理和控制活動中。
(五)提高醫(yī)院成本控制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
準(zhǔn)確可靠的成本核算數(shù)據(jù)是醫(yī)院進(jìn)行成本控制的重要基礎(chǔ)。成本核算軟件系統(tǒng)的使用,給醫(yī)院的數(shù)據(jù)管理帶來了很大的便利,為了更好的保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,實(shí)行由工作人員直接錄入數(shù)據(jù),然后由專業(yè)的成本控制人員進(jìn)行數(shù)據(jù)審核工作的數(shù)據(jù)獲取程序,根據(jù)需要,對軟件系統(tǒng)不斷創(chuàng)新和改革,從而使醫(yī)院的成本管理更加系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化、精細(xì)化。
(六)建立健全醫(yī)院成本費(fèi)用預(yù)算管理制度
加強(qiáng)醫(yī)院的成本費(fèi)用預(yù)算管理,領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識財(cái)務(wù)預(yù)算管理的重要性,對醫(yī)院的成本預(yù)算進(jìn)行合理的編制,強(qiáng)化對預(yù)算執(zhí)行的管理。建立健全財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度,根據(jù)具體情況和醫(yī)院成本管理的實(shí)際,在會計(jì)目標(biāo)和會計(jì)核算的基礎(chǔ)上,制定出切實(shí)可行的成本預(yù)算管理制度。對基本支出進(jìn)行細(xì)化,強(qiáng)化收支管理,定期檢查或抽查醫(yī)院的預(yù)算執(zhí)行、資金收支以及成本控制等情況,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在成本費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行中存在的各種問題,并運(yùn)用合理的改進(jìn)措施進(jìn)行改進(jìn),減少和避免各種不合理的成本費(fèi)用,以確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)收支的科學(xué)性、合理性,促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)資金的合理、穩(wěn)定運(yùn)行,減少成本,增加經(jīng)濟(jì)效益,在新醫(yī)院財(cái)務(wù)制度視域下,醫(yī)院面臨著各種激烈的競爭和嚴(yán)峻的考驗(yàn)。因此,不斷加強(qiáng)醫(yī)院的成本核算和成本控制管理,對嚴(yán)格醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理制度,節(jié)約資金,提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益起重要的作用。結(jié)合本醫(yī)院的具體情況,在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),正確分析成本核算和成本控制中存在各種的問題,探究解決問題的有效途徑,建立完善的管理體系,提高工作人員的綜合素質(zhì),完善和提高成本核算工作,使成本核算和成本控制更加專業(yè)化、系統(tǒng)化,為醫(yī)院的綜合實(shí)力和核心競爭力的提升而不懈努力。為我國醫(yī)療行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定必備的基礎(chǔ)。
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會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,分為對系統(tǒng)發(fā)展控制,對各個(gè)部門的管理控制,對財(cái)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng)的日??刂频葞状蟛糠?。它的關(guān)鍵就在于各個(gè)職務(wù)之間的分離,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一套職責(zé)劃分的內(nèi)部控制制度,目的就是防微杜漸,避免一些財(cái)務(wù)案件的發(fā)生。同時(shí)還要明確分工,也就是說需要把系統(tǒng)內(nèi)部的人員的崗位進(jìn)行明確的分工,專位專人,明確崗位責(zé)任制,并且制定與之對應(yīng)的分工明確的崗位規(guī)章制度。這樣的做法就是成立一個(gè)機(jī)制,一個(gè)能夠相互監(jiān)督,同時(shí)有能相互制約的機(jī)制,它的最大作用就是用來保障財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和可靠性。利用明確的崗位分工制度,來填補(bǔ)目前很多企業(yè)中都共同存在的弊病與不足之處。并且對紙質(zhì)的財(cái)務(wù)資料應(yīng)由專門的專業(yè)人員進(jìn)行審核,以確保它的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)還需要對儲存數(shù)據(jù)的各種電子介質(zhì)進(jìn)行分類明確的標(biāo)記。并且當(dāng)文件有修改和更新時(shí),都需要附有與之對應(yīng)的修改通知書、更新通知書等書面證明,并且有對應(yīng)的印章,還要對整個(gè)修改更新過程做好登記。相關(guān)的具體制度包括:專人專用電腦,并且設(shè)置密碼,無關(guān)人員不能隨意登陸電腦;所有需要輸入電腦的數(shù)據(jù)都必須層層審查,如果沒有完整的審批手續(xù)不予錄入;如果發(fā)現(xiàn)其中的數(shù)據(jù)有問題必須及時(shí)向相關(guān)人員提出并上報(bào),絕對不允許出現(xiàn)私自修改的情況;并且數(shù)據(jù)的存儲和處理需要隔離;設(shè)置管理員操作權(quán)限限制;不能把外來的電子介質(zhì)與財(cái)務(wù)電腦接觸;一旦財(cái)務(wù)電腦開啟后,操作人員不得擅自離開;及時(shí)準(zhǔn)確的做好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份,以防意外的發(fā)生。
二、對財(cái)務(wù)內(nèi)部的審計(jì)
審計(jì)人員工作的一項(xiàng)重要職能就是查錯防弊,此項(xiàng)工作對于財(cái)務(wù)內(nèi)部尤為重要。審計(jì)工作在差錯時(shí)有兩個(gè)最重要的作用:第一個(gè)就是在審核工作中能夠直接查出通過計(jì)算機(jī)的案件;第二個(gè)就是能夠?qū)徍撕驮u估出內(nèi)部控制系統(tǒng)存在的漏洞與缺陷;并且申請當(dāng)前被審計(jì)的單位及時(shí)改善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度。同時(shí),為了提高系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量提供監(jiān)督保障,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該成立獨(dú)立的審計(jì)部門,并設(shè)立高層決策機(jī)構(gòu)或者審計(jì)委員會監(jiān)督工作。財(cái)務(wù)內(nèi)部審計(jì)的工作主要體現(xiàn)在這幾個(gè)方面:為了防患于未然,需要對財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行審核;同時(shí)還要檢測財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保存方式,一旦出現(xiàn)不合理不合法就要及時(shí)糾正,并且要根據(jù)《會計(jì)法》以及各項(xiàng)相關(guān)的法律法規(guī)來定期審核會計(jì)電算化的系統(tǒng)賬務(wù)。另外,企業(yè)還要做好財(cái)務(wù)檔案以及相關(guān)數(shù)據(jù)的管理、收集、保存等各項(xiàng)工作。
三、提高自身會計(jì)隊(duì)伍整體素質(zhì)
【關(guān)鍵詞】工程預(yù)結(jié)算;問題;施工圖;方法
1.工程預(yù)結(jié)算中常見的問題
(1)由于當(dāng)前我國對預(yù)結(jié)算編制誤差的獎罰管理的不完善,建設(shè)單位對編制報(bào)表的誤差無有效的約束機(jī)制,加上施工隊(duì)伍素質(zhì)的參差不齊,思想動機(jī)不純,觀念的錯誤,這是造成施工單位對工程量多估冒算的主要原因。
(2)有的工程地理環(huán)境復(fù)雜,地質(zhì)勘探不準(zhǔn)確,設(shè)計(jì)深度達(dá)不到相應(yīng)水平,使得施工中設(shè)計(jì)變更多,現(xiàn)場簽證和技術(shù)核定多,加之竣工資料做得比較差,致使施工單位預(yù)算員在編制結(jié)算時(shí),易出現(xiàn)工程量的重復(fù)計(jì)算或漏算。
(3)在對工程量重復(fù)計(jì)算的同時(shí),施工單位預(yù)算員在編制結(jié)算時(shí),常將定額項(xiàng)目中已包括了的工作內(nèi)容重復(fù)計(jì)算。還有一些工作,按規(guī)范要求應(yīng)做,而實(shí)際卻沒做,施工單位也給結(jié)算。
(4)定額項(xiàng)目的錯套。施工單位在套定額時(shí)往往就高不就低,低項(xiàng)目套高價(jià)定額子目。還有的定額項(xiàng)是以組、系統(tǒng)作計(jì)量單位的,施工單位采取以小組套大組、以小系統(tǒng)套大系統(tǒng),謀取非法所得。
(5)甲、乙雙方訂立合同時(shí),由于條款不嚴(yán)格、不完善、缺乏約束性、規(guī)范性。是引起施工單位多算、冒算的又一原因。尤其是在包干工程項(xiàng)目中,對包干范圍及調(diào)整條件和調(diào)整方式等沒有明確規(guī)定,其結(jié)果是包干項(xiàng)目包不死,成為按實(shí)結(jié)算。
(6)材料價(jià)格管理混亂。近年來建筑材料市場化,繁榮了建筑材料市場,但也帶來了市場管理的混亂和建筑材料價(jià)格漲浮的失控現(xiàn)象?,F(xiàn)行建筑工程造價(jià)的構(gòu)成中材料費(fèi)幾乎占工程直接費(fèi)的60%-70%。材料費(fèi)在工程造價(jià)構(gòu)成中占有核心地位,因此,控制材料價(jià)格對有效地控制和降低工程造價(jià),提高建設(shè)投資效益具有重要意義。
2.影響施工圖預(yù)算編制結(jié)果準(zhǔn)確性的因素
2.1工程階段性對預(yù)算的影響
一項(xiàng)建設(shè)工程要經(jīng)歷決策、報(bào)批、設(shè)計(jì)、實(shí)施四個(gè)階段,預(yù)算是在施工圖設(shè)計(jì)階段中產(chǎn)生的,它產(chǎn)生在實(shí)施階段之前,這就決定了預(yù)算的局限性。
(1)材料價(jià)差對預(yù)算的影響。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,建筑材料價(jià)格是市場確定,隨行就市。預(yù)算材料價(jià)差按照工程造價(jià)管理部門定期公布信息價(jià)進(jìn)行調(diào)整,隨著時(shí)間推移,材料價(jià)格將會有進(jìn)一步的變化。
而且,價(jià)格信息只是市場價(jià)格的一個(gè)參考信息,并不十分準(zhǔn)確,有時(shí)還和市場價(jià)有很大差別,價(jià)格信息的編制過程注定了它只能反映上一時(shí)問段的材料價(jià)格水平,并不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)前和將來施工期間的價(jià)格水平,而材料又是建設(shè)過程中一個(gè)影響工程造價(jià)的非常重要的因素。
(2)國家政策性調(diào)價(jià)。工程的階段性是由工程的時(shí)間性決定的,每一個(gè)階段依循著一定步驟和建設(shè)程序,不能將下一道工序的時(shí)間提前。而國家每一階段都可能進(jìn)行政策性調(diào)價(jià)。特別是近一階段,隨著我國與世界經(jīng)濟(jì)的聯(lián)系越來越緊密,為了保持市場的穩(wěn)定和保護(hù)廣大人民群眾的切身利益,國家的宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控政策經(jīng)常能非常明顯地影響市場的價(jià)格水平。例如:人工費(fèi)、機(jī)械費(fèi)調(diào)整,特別是現(xiàn)在根據(jù)市場情況實(shí)行動態(tài)人工費(fèi)。
(3)預(yù)算沒有考慮現(xiàn)場簽證?,F(xiàn)場簽證是施工期產(chǎn)物,產(chǎn)生的原因多種多樣。因?yàn)楣こ淌┕な且粋€(gè)非常復(fù)雜及涉及到各個(gè)方面的過程,而每個(gè)施工過程都各有差異,有很多不可預(yù)見性和可變性,所以現(xiàn)場簽證幾乎是每個(gè)施工過程中都要遇到的事件,有些施工條件惡劣或施工場地復(fù)雜的工程,現(xiàn)場簽證所占的工程費(fèi)用占工程總造價(jià)的比例相當(dāng)大。
(4)預(yù)算沒有特殊施工技術(shù)措施。工程造價(jià)主要是由工程實(shí)體性消耗部分和措施性消耗部分決定的。實(shí)體性消耗部分一般是按施工圖及說明所描述的工程實(shí)體部分計(jì)算,不會有較大出入。而措施性消耗部分,則因施工的環(huán)境、方法、工藝、手段不同產(chǎn)生差異。而且措施性消耗部分也是各有差異的,每個(gè)工程不盡相同,用定額中規(guī)定的價(jià)格系數(shù)有時(shí)很難反映出施工中的真實(shí)消耗情況。
2.2設(shè)計(jì)修改與變更
工程設(shè)計(jì)同樣受到諸如地質(zhì)勘察資料、設(shè)計(jì)技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)手段、建筑材料等客觀條件影響和制約,當(dāng)客觀條件發(fā)生變化時(shí),設(shè)計(jì)也要相應(yīng)變化,以適應(yīng)建設(shè)需要,如輸變電線路工程中的基礎(chǔ)工程施工中就經(jīng)常發(fā)生這種現(xiàn)象,這是由于地質(zhì)勘察資料是靠抽取部分特征點(diǎn)后統(tǒng)計(jì)出來的,帶有一定的推測性和不全面性,等實(shí)際施工中發(fā)現(xiàn)問題后,設(shè)計(jì)會根據(jù)實(shí)際地質(zhì)調(diào)整工程做法,這些都是不可預(yù)見的。而預(yù)算也不具備這種預(yù)見性,其結(jié)果直接導(dǎo)致結(jié)算與預(yù)算相差甚遠(yuǎn)。
2.3預(yù)算工程量計(jì)算誤差
工程量計(jì)算是一個(gè)重要環(huán)節(jié),施工圖紙表達(dá)是否正確、全面、清晰、明了是工程量計(jì)算準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)。在變電站工程及輸變電線路工程項(xiàng)目中,材料用量表及工程量表,往往在圖紙中已有明確標(biāo)示。材料用量表及工程量表計(jì)算方法和數(shù)量,是否符合工程量計(jì)算規(guī)則,需要預(yù)算人員校核后方可使用。而每個(gè)預(yù)算人員由于理解能力和領(lǐng)會圖紙意圖的差異,在計(jì)算中就會產(chǎn)生差異。
2.4設(shè)備材料價(jià)格偏差
在國內(nèi),同一種型號設(shè)備如50000kVA的變壓器存在多家廠商生產(chǎn)競爭,價(jià)格混亂,報(bào)價(jià)不一,即使是同一廠家對不同的客戶報(bào)價(jià)也不盡相同。設(shè)備材料價(jià)格沒有統(tǒng)一的規(guī)范市場,而且價(jià)格是隨市場、時(shí)間隨時(shí)變化的,如電纜的報(bào)價(jià)同國際市場的銅價(jià)關(guān)系密切、單價(jià)好像股市一樣波動。材料設(shè)備又可能是分批進(jìn)貨的,使得設(shè)備材料預(yù)算價(jià)格同結(jié)算相差較大。
3.控制施工圖結(jié)算的方法
3.1通過招投標(biāo)競選
建設(shè)工程招標(biāo)是以法定方式吸引承包單位來進(jìn)行競爭。從中選擇條件優(yōu)越者完成工程建設(shè)任務(wù)。在招投標(biāo)過程中,招標(biāo)單位可以從眾多投標(biāo)者中選擇出裝備精良、技術(shù)過硬、管理水平高、社會信譽(yù)好、報(bào)價(jià)合理的優(yōu)秀施工隊(duì)伍,從而為工程投資控制打下良好的基礎(chǔ),這一點(diǎn)是非常重要的,也是非常難以真正實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的,這就要求建設(shè)單位在招標(biāo)過程中必須保持公正、公平的原則。
3.2實(shí)行工程造價(jià)全過程、全方位控制
工程費(fèi)用自始自終貫穿于建設(shè)項(xiàng)目的全過程和全方位,從項(xiàng)目建議書開始至竣工投產(chǎn)。在整個(gè)建設(shè)階段過程中,決策階段最重要,要在決策階段下工夫,抓住控制重點(diǎn),選擇最優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。設(shè)計(jì)階段,以事前控制為主抓好設(shè)計(jì)優(yōu)選,選好工藝流程,調(diào)動設(shè)計(jì)人員積極性,精心設(shè)計(jì)。實(shí)施階段,開展材料、設(shè)備采購市場調(diào)查,對施工建設(shè)中出現(xiàn)新技術(shù)、新工藝、新材料做好技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較。要保證項(xiàng)目保修期質(zhì)量,挖掘竣工試運(yùn)行的潛力,做好協(xié)調(diào)工作。預(yù)防或減少索賠發(fā)生,倡導(dǎo)厲行節(jié)約,減少各個(gè)環(huán)節(jié)上可能出現(xiàn)的浪費(fèi)。
3.3加強(qiáng)監(jiān)理的力度
工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理投資控制,是指在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施階段開展管理活動。力求使項(xiàng)目在滿足質(zhì)量和進(jìn)度要求的前提下,保證項(xiàng)目投資目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。投資控制目標(biāo)是隨著建設(shè)實(shí)踐不斷深入而分階段設(shè)置的。決策階段對投資影響最大,也是監(jiān)理工作的重點(diǎn),這個(gè)階段是工藝技術(shù)方案的確定,設(shè)備選型,新技術(shù)的運(yùn)用。工程結(jié)構(gòu)的形式對投資控制將起著舉足輕重的作用??刂坪眠@個(gè)階段就抓住了問題的關(guān)鍵。施工階段節(jié)約投資的可能性很小,但浪費(fèi)投資的可能性很大,因而要對投資控制給予足夠的重視。施工期間投資控制,要從組織、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、合同等多方面采取措施,重點(diǎn)控制變更,認(rèn)真做好現(xiàn)場簽證,通過對原合同價(jià)格中主要費(fèi)用正常計(jì)量,結(jié)算程序,監(jiān)督其費(fèi)用如期正常發(fā)生,防止超前過量支付。只要實(shí)行工程有效簽證、監(jiān)督、預(yù)結(jié)算審核,就能提高工程質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)良好的工程經(jīng)濟(jì)效益。
在市場經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入的背景下,社會各行各業(yè)的競爭力日漸激烈,那么如何做好企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作,提高資金的利用率是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的問題。近年來,我國科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展,會計(jì)電算化代替了傳統(tǒng)的手工會計(jì),在提高會計(jì)核算效率的同時(shí),也打破了手工會計(jì)操作的分權(quán)管理、內(nèi)部審核以及定期核對等內(nèi)部控制制度,減少了傳統(tǒng)會計(jì)工作中的錯誤,確保了會計(jì)信息的真實(shí)性。在會計(jì)電算化下,計(jì)算機(jī)內(nèi)部會計(jì)數(shù)據(jù)的形態(tài)和結(jié)構(gòu)都發(fā)生了一定的變化,這對會計(jì)信息的有效性、完整性以及精確性構(gòu)成了威脅,如果有舞弊行為出現(xiàn),將帶來不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。
2 會計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題分析
2.1 思想認(rèn)識不到位。由于我國會計(jì)電算化起步較晚,部分會計(jì)人員傳統(tǒng)觀念根深蒂固,習(xí)慣于手工會計(jì)工作模式,沒有認(rèn)識到會計(jì)電算化內(nèi)部控制的意義,有些人認(rèn)為會計(jì)電算化僅僅是能熟練的運(yùn)用電腦處理會計(jì)信息、降低會計(jì)人員的工作強(qiáng)度已經(jīng)不錯了,完全忽視了會計(jì)電算化的內(nèi)部控制,導(dǎo)致其沒有意識到會計(jì)信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,也沒有意識到會計(jì)電算化內(nèi)部控制對會計(jì)信息失真的影響。雖然目前我國整體電算化程度水平不高,但多數(shù)大中型企業(yè)都采用會計(jì)電算化,但由于沒有建立完善的內(nèi)部控制制度,可能會使得電算化所具備的高效率是無效的。
2.2 沒有遵循職權(quán)不相容原則。職務(wù)分離、職權(quán)不相容原則是傳統(tǒng)手工會計(jì)信息處理的重要原則,隨著會計(jì)電算化的推廣與發(fā)展,系統(tǒng)崗位多數(shù)合并,許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)中統(tǒng)一執(zhí)行。這樣一來,企業(yè)會計(jì)人員減少,但一些不相容的崗位沒有被分離,大大降低了工作人員之間牽制的效力。若會計(jì)人員在數(shù)據(jù)輸入時(shí),同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)報(bào)送工作,不僅不會提高工作效率,還會導(dǎo)致他們隨意的修改和操縱數(shù)據(jù)和程序,導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和真實(shí)性受到威脅,為不法分子提供了作案的機(jī)會,十分不利于電算化的健康發(fā)展。
2.3 信息系統(tǒng)主體和保存介質(zhì)存在威脅。在執(zhí)行會計(jì)電算化中,只有執(zhí)行主體計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障,或者突然斷電等,都會導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)不能被處理,會計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)程序無法進(jìn)行。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)軟件層出不窮,軟件質(zhì)量和性能都會對會計(jì)數(shù)據(jù)處理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生不同程度的影響,嚴(yán)重將會維護(hù)整體系統(tǒng)的安全,甚至導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)全部丟失,為企業(yè)帶來不可估量的損失。由于會計(jì)電算化的數(shù)據(jù)存放于計(jì)算機(jī)硬盤或者磁盤中,一旦這些介質(zhì)受到損壞,保存的數(shù)據(jù)將無法讀取,直接影響企業(yè)的財(cái)務(wù)工作,那么會計(jì)電算化的應(yīng)用就失去了意義。
3 加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的對策分析
3.1 強(qiáng)化思想認(rèn)識。隨著會計(jì)電算化的推廣與應(yīng)用,其改變的不僅僅是會計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)存儲形式以及數(shù)據(jù)處理程序等,還改變了企業(yè)財(cái)務(wù)分析和經(jīng)營決策,大大提高了會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)工作人員必須認(rèn)識到會計(jì)電算化的重要性,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工會計(jì)的落后觀念,強(qiáng)化思想認(rèn)識,促進(jìn)會計(jì)理念和會計(jì)技術(shù)的完善與發(fā)展。同時(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的改革與完善,避免出現(xiàn)會計(jì)信息失真的現(xiàn)象,促進(jìn)整個(gè)會計(jì)工作體系的根本性變革,從而有利于推動會計(jì)電算化的推廣與完善。
3.2 加強(qiáng)會計(jì)電算化人員職務(wù)的管理和控制。為確保會計(jì)核算軟件安全、正常的運(yùn)行,需要全面落實(shí)系統(tǒng)內(nèi)各部門的義務(wù)與責(zé)任,將工作崗位劃分為電算化會計(jì)崗位和基本會計(jì)崗位,將機(jī)構(gòu)調(diào)整和組織控制有機(jī)結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,避免出現(xiàn)違法違紀(jì)行為的目標(biāo)。雖然說計(jì)算機(jī)是會計(jì)電算化的執(zhí)行主體,但是必須有會計(jì)電算化人才才能執(zhí)行。
3.3 嚴(yán)格控制系統(tǒng)執(zhí)行主體。計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行是否正常,直接關(guān)系到會計(jì)電算化的實(shí)施效果。因此企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制和保護(hù)系統(tǒng)操作和維護(hù)環(huán)境,比如設(shè)備日常維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、防病毒感染等,并防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部操作現(xiàn)場。在對計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)中,應(yīng)制定出定期維護(hù)的計(jì)劃,進(jìn)行故障分析應(yīng)及時(shí)記錄;在軟件維護(hù)方面,保障財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行的安全性和規(guī)范性,從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和軟件操作的正確性和適應(yīng)性。另外,在會計(jì)信息共享時(shí),為避免出現(xiàn)泄密等事件,可以采用密碼管理、防火墻、數(shù)據(jù)加密等方式,在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的同時(shí),確保計(jì)算機(jī)所存儲的信息的安全性和完整性。