物資采購管理對企業(yè)單位采購成本影響淺析
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摘要：企業(yè)正常生產(chǎn)和運營時要有一定量的物質(zhì)投入，這個物質(zhì)與企業(yè)對物資的管理和采購都有一定的影響。在企業(yè)正常開展物質(zhì)管理時，不斷加強對物資的管理，能有效降低經(jīng)營成本，使企業(yè)的整體效益最大化。因此，在當(dāng)前階段，企業(yè)在經(jīng)營管理時，要加強對采購成本的關(guān)注，本文針對物資采購團對企業(yè)單位采購成本的影響展開有效分析，并提出強化管理的措施，以供參考。
關(guān)鍵詞：物資采購管理；企業(yè)單位；采購成本；影響；措施
企業(yè)在正常的經(jīng)營過程中，都需要投入大量的物資，不同性質(zhì)的企業(yè)采購和管理物資的方法各不相同。在實際的實踐過程中，物資的質(zhì)量、數(shù)量及其價格等方面的因素都會為產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量帶來一定的影響，并影響其服務(wù)的質(zhì)量。因此，降低采購成本，對企業(yè)的物資采購進行系統(tǒng)化的管理是當(dāng)前各大企業(yè)在實際工作中的重中之重。
1影響企業(yè)物資采購成本的因素
物資在采購運輸?shù)倪^程中，會生成大量的費用支出，因此在實際的操作過程中，需要將運輸費用控制在一定的數(shù)額內(nèi)，使得成本更加低廉，運輸時間更加簡短，并且保證相應(yīng)物資和資源可以以最快的方式運輸?shù)较鄳?yīng)的地點。以上種種因素都是影響采購成本的重要因素。與此同時，在存儲物資時，要盡量用節(jié)省人力、物力、財力的方式，有效節(jié)省企業(yè)相關(guān)的運行資金。在企業(yè)進行管理的過程中，預(yù)見性較強且十分靈活的采購策略能更好地控制企業(yè)采購的成本。
2企業(yè)物資采購管理的重要性
2.1有利于企業(yè)自身資源的合理配置
只有較為科學(xué)合理的物資采購管理系統(tǒng)，才能讓企業(yè)在激烈的市場競爭中脫穎而出，因此企業(yè)需要加強物資采購管理，結(jié)合相應(yīng)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)確定需要的物資，以及涉及的產(chǎn)品數(shù)量等，不僅可以優(yōu)化其自身的資源配置，讓有效的資源可以最大限度地發(fā)揮其自身的作用和價值，還可以幫助企業(yè)降低相應(yīng)的費用，因為企業(yè)管理的本質(zhì)是為了讓利潤達(dá)到最大化。因此，對經(jīng)營管理者來講，決定利潤的關(guān)鍵因素就是成本，在成本得到有效控制并得到有效降低時，企業(yè)的利潤提升空間就越大。
2.2有利于監(jiān)督采購行為
采購管理工作主要體現(xiàn)在以下幾個方面：(1)企業(yè)可以通過EPR軟件制定采購方案和計劃，從根源上降低成本，以大大提高采購的效率和質(zhì)量。(2)企業(yè)可以在采購的環(huán)境中發(fā)揮監(jiān)督職能，完整的采購活動主要分為三個方面即合同的簽訂、訂單的執(zhí)行、材料的入庫。通過采購管理工作可以分別對這三個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，以提高采購活動的科學(xué)性和專業(yè)性。(3)通過資源共享增加管理過程中信息的透明度，使得信息和數(shù)據(jù)可以更加精準(zhǔn)地匯送給內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者。
2.3有利于控制企業(yè)的內(nèi)存
庫存保管工作同樣是企業(yè)物資采購管理工作的重要組成部分，因此企業(yè)需要加強物資庫存管理的力度。在采購物資的過程中，庫存不能過多，也不能過少，過少的庫存可能會影響企業(yè)后續(xù)活動的開展和實施。庫存保管工作可以幫助企業(yè)控制自身的內(nèi)存，將庫存的數(shù)量控制在合理科學(xué)的范圍內(nèi)。因此，企業(yè)要不斷明確物資采購管理的重要性，對相關(guān)工作做到足夠的重視。在整個管理的過程中，要對其整體效能不斷加強，讓其整體效能得以有效凸顯，從而保證企業(yè)的健康發(fā)展。
3企業(yè)采購過程中的不足
3.1采購組織有待完善
企業(yè)在使用采購組織時，應(yīng)結(jié)合自身的實際情況和發(fā)展現(xiàn)狀展開調(diào)整。但是，很多企業(yè)開展采購活動的過程中，總會受到內(nèi)部管理層和領(lǐng)導(dǎo)者主觀因素的影響，并且管理層相關(guān)人員并不具備鑒別采購組織實力的能力，很多觀點都存在較多的不足，因此管理層的相關(guān)意見并不能對企業(yè)采用合適的采購組織起到?jīng)Q定性作用。舉例來講，很多企業(yè)認(rèn)為采購部門和公司的其他部門，如生產(chǎn)運行部門、財務(wù)管理部門等相比，地位較低。一旦企業(yè)高層存在這種觀念傾向，就容易引導(dǎo)采購人員把工作精力放在手工采購相關(guān)業(yè)務(wù)上，而忽略了前端市場的需求。在這種背景下，采購人員不能有效分析當(dāng)前的市場需求和發(fā)展規(guī)律，導(dǎo)致企業(yè)盲目進行采購，并沒有針對相應(yīng)部門需求的物資進行統(tǒng)計和匯總，不能精準(zhǔn)地知曉每個部門具體的物資數(shù)量，更沒有針對物資進行管理和監(jiān)控，這樣對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展十分不利。
3.2尚未引入信息化管理系統(tǒng)
隨著科技的不斷發(fā)展，越來越多的信息技術(shù)被應(yīng)用在人們的生產(chǎn)和生活中。在企業(yè)發(fā)展過程中，對電子信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，物資采購部門對其進行了充分的應(yīng)用。有的企業(yè)雖然在實際發(fā)展過程中應(yīng)用了電子信息技術(shù)，但是并沒有將其應(yīng)用在物資采購的相關(guān)工作中，或?qū)﹄娮有畔⑾到y(tǒng)的應(yīng)用尚不完全。在審批采購單、用料單的工作中，仍然沒有系統(tǒng)地應(yīng)用電子信息技術(shù)，而在整個物資采購流程中，涉及的回執(zhí)單及其相關(guān)的信息內(nèi)容等，仍然以書面表達(dá)的形式進行，上交給相關(guān)人員完成審批，再由這些人員將重要信息收錄相關(guān)系統(tǒng)中，這種情況導(dǎo)致很多企業(yè)不能直接使用信息化技術(shù)完成整個采購信息的傳遞和收錄工作，容易導(dǎo)致信息遺漏和信息丟失等問題的出現(xiàn)，從而對企業(yè)產(chǎn)生影響。
4物資采購管理原則分析
4.1適量性原則
在開展采購物資的管理工作時，要保證采購物資供應(yīng)的適量性，同時保證其適當(dāng)性原則，從而滿足企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展需要。相關(guān)管理者要結(jié)合材料使用的定性和定量方式管理購入的物資，并遵守數(shù)量適當(dāng)?shù)脑瓌t，結(jié)合自身的運輸能力和采購條款安排相關(guān)計劃，從而保證物資的數(shù)量能真正滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，有效避免物料不足或過剩等問題的出現(xiàn)。
4.2高質(zhì)量原則
采購人員選擇的物料材質(zhì)必須符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。本身物料的采購管理工作就較為復(fù)雜，管理相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)要始終堅持高質(zhì)量原則，對材料的質(zhì)量進行嚴(yán)格把控，從而有效避免不合格、不合理的物資流入企業(yè)，讓物資的質(zhì)量符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。另外，在實際采購物料的過程中，相關(guān)人員要采用合適的質(zhì)量分析法科學(xué)地分析相關(guān)材料，同時用最低的成本購入物資，從而降低企業(yè)的整體運營成本，提高收益，進而實現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
4.3價格合理原則
在管理物資采購相關(guān)工作時，除了要對物資的質(zhì)量和數(shù)量進行有效控制以外，還應(yīng)做到有效核算物資的總價，不能為了降低物資的質(zhì)量而一味使用低質(zhì)材料，要做到在有效保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上對成本進行合理縮減。此外，在確定材料的價格時，要做到與市場現(xiàn)狀相符，并與供應(yīng)商加強溝通，同時全面評估其生產(chǎn)資質(zhì)，與優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商保持長期合作。
5強化物資采購管理的措施
5.1制定科學(xué)合理的采購計劃制定科學(xué)合理的采購計劃是保證物資管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。在制定相關(guān)計劃時，要結(jié)合當(dāng)前的庫存情況進行具體分析，針對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要的物資進行匯總和整合，將涉及采購物資的種類、數(shù)量、品種、價格等進行全面分析和解讀，并且需要針對企業(yè)中較為緊張的資源進行科學(xué)合理地分配和配置，使資源可以最大限度地應(yīng)用到活動中，降低自身的成本費用。同時，要及時檢查和分析物資的存儲情況，有效規(guī)范具體的程序，避免一些物資不到位的問題出現(xiàn)，從而提升自身的管理水平和效率。
5.2合理運用多種采購方式
相關(guān)人員需要結(jié)合經(jīng)濟業(yè)務(wù)的類型選取不同的采購方式，不僅可以滿足每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的需求和需要，還可以為企業(yè)拓展一些全新的采購方式，幫助其自身節(jié)省一部分成本費用。并且，可以通過公開招投標(biāo)的形式開展相關(guān)工作，分析不同的招標(biāo)方式，科學(xué)地組合這些方式，讓整個采購過程能有效凸顯其科學(xué)性和合理性，讓采購工作的整體質(zhì)量得到有效提高，使企業(yè)的物資采購成本得以有效降低。
5.3選擇與之合適的供應(yīng)商
在企業(yè)選擇物資供應(yīng)商時，要采用合適的方法進行詳細(xì)甄選。一般可以通過公平競爭的方式篩選一些符合基本條件的供應(yīng)商，并且在選取過程中需要合理控制成本費用。由此可見，在選擇供應(yīng)商時，需要從不同的角度針對供應(yīng)商進行考察，才能選擇出與自身最符合的供應(yīng)商。在此基礎(chǔ)上針不同供應(yīng)商提供的同一種產(chǎn)品的質(zhì)量和價格等因素進行系統(tǒng)分析，從而選擇最為合適的供應(yīng)商，有效避免供貨渠道單一的情況出現(xiàn)，讓供應(yīng)商提供的整體物資質(zhì)量得到良好控制。
5.4增強采購人員的整體素質(zhì)
采購者需要對這項工作的具體流程有足夠的明確，并要不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。同時，采購人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)各方面的現(xiàn)狀找出與其匹配度更高的采購模式，既要對企業(yè)的采購政策有具體的了解，又能對企業(yè)的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行綜合考量，形成一定的書面報告，從而在嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范的基礎(chǔ)上開展實際工作；隨時掌握市場動態(tài)，不斷加強自我提高，提高對信息技術(shù)的應(yīng)用能力，從而提高鑒別采購物資的能力；在進行采購工作時，要選擇價格合理、材料優(yōu)質(zhì)的物資，并在此基礎(chǔ)上合理控制采購的成本。為了讓采購人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)得到穩(wěn)步提高，企業(yè)要不斷加強對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其不斷提高操作能力和職業(yè)素養(yǎng)。
5.5加強對采購質(zhì)量的優(yōu)化
在企業(yè)開展物資采購工作時，要及時優(yōu)化采購的方法，通過不斷調(diào)整和優(yōu)化，讓企業(yè)找到高質(zhì)量的材料。另外，如今各大企業(yè)通常通過招投標(biāo)的方式選擇自己的材料供應(yīng)商，這種方式能讓物資的采購效率得以有效提高。同時，應(yīng)對采購的模型進行不斷優(yōu)化，促進供應(yīng)商不斷優(yōu)化自己的產(chǎn)品，從而選擇滿足相關(guān)條件的供應(yīng)商，并通過多次評估選出合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，要綜合考慮供應(yīng)相同物資的供應(yīng)商，對運輸價格、購買價格等展開全面分析，同時對其材料供應(yīng)的穩(wěn)定性進行有效評估，從而有效避免由于物料過?；蛭镔Y短缺導(dǎo)致企業(yè)物資管理工作出現(xiàn)問題。在具體的實施過程中，要事先制定合理的物料采購計劃，在采購過程中，要密切關(guān)注材料的數(shù)量、價格等因素，同時避免采購劣質(zhì)物資。劣質(zhì)的物資不利于企業(yè)的正常生產(chǎn)，更不利于企業(yè)對客戶的正常交付。因此，采購者要對材料的質(zhì)量有更多的關(guān)注，有效識別劣質(zhì)假冒材料。在這個環(huán)節(jié)中，一旦出現(xiàn)使用假冒偽劣產(chǎn)品的情況，就會嚴(yán)重影響企業(yè)與客戶之間建立的信任，對企業(yè)造成的損失是不可彌補的。
5.6合理分配積壓的物資
企業(yè)的采購組織要對物料的合理性分配及周轉(zhuǎn)給予更多的關(guān)注，從而有效優(yōu)化和改善庫存結(jié)構(gòu)。一旦出現(xiàn)物料積壓的情況，就會對整個企業(yè)的發(fā)展造成極大的影響，同時會直接影響其市場競爭能力的提高，對其長遠(yuǎn)的發(fā)展造成嚴(yán)重影響。在應(yīng)對物資積壓的問題時，要對物料的庫存情況進行定期檢查，同時組織專門人員對物料的數(shù)量進行有效評估，及時處理積壓的物料，留有一定的空間，促進企業(yè)節(jié)約成本。5.7精準(zhǔn)識別市場動態(tài)物料的價格波動性較強，因此相關(guān)采購者要對相關(guān)物料的市場動態(tài)給予充分的關(guān)注，定期研究造成市場波動的因素，并有效收集信息。因此，需要相關(guān)采購者具備一定的市場洞察力，并能對市場趨勢進行有效分析，精準(zhǔn)找出波動規(guī)律，保證隨時獲得良好的采購機會，從而有效協(xié)調(diào)相關(guān)工作，保證企業(yè)更好地控制采購成本。
5.8進一步加強采購監(jiān)督
對采購系統(tǒng)進行不斷完善，能對采購人員形成一定的限制，使其合理行使自己的權(quán)力，避免出現(xiàn)不合規(guī)矩的行為。此外，要制定一定的價格管理制度，對相應(yīng)的采購人員形成一定的制約，使其按照相關(guān)規(guī)定辦事，從而提高自身的工作質(zhì)量和工作效率，有效降低材料的采購成本。另外，為了讓采購部門的各項決策都能更加規(guī)范，相關(guān)人員在實施相關(guān)工作的過程中，要充分綜合財務(wù)部門、質(zhì)量部門及技術(shù)部門的各方面建議，保證采購工作更加規(guī)范、合理，從而保證采購人員一直遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
6結(jié)語
綜上所述，在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，各個企業(yè)要不斷加強對物資管理的重視，通過制定一定的采購計劃，用各不相同的采購模式，合理選擇供應(yīng)商，從而保證產(chǎn)品的質(zhì)量。與此同時，選擇合理的物資供應(yīng)商能有效保障物資運輸?shù)母咝院图皶r性。因此，企業(yè)要有意識地加強對物資采購管理的重視。
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作者:趙政偉 單位:昆侖能源有限公司
