大數(shù)據(jù)下檔案管理特點和要求分析

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摘要：大數(shù)據(jù)時代，檔案作為比較特殊的信息資源，它的歷史價值以及現(xiàn)實價值比較豐富，檔案管理工作產(chǎn)生了明顯的變化。對此，本文以檔案管理的特點分析為切入點，了解這一工作的具體要求以及相關(guān)策略，以期為推進檔案管理工作的改革創(chuàng)新提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；特點和要求

在大數(shù)據(jù)時代的影響下，檔案管理工作出現(xiàn)了許多的問題，導(dǎo)致工作的高效開展受到阻礙。因此，管理人員需要將現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建科學(xué)完善的信息網(wǎng)絡(luò)管理體系，全面改革創(chuàng)新管理策略，只有這樣才能夠確保檔案管理工作的進一步改革和突破。

一、大數(shù)據(jù)時代與檔案管理

大數(shù)據(jù)主要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)和前提，在全面發(fā)展以及調(diào)整的基礎(chǔ)上確保經(jīng)營資源的優(yōu)化利用與配置，現(xiàn)代化的檔案管理主要以檔案數(shù)據(jù)的有效記錄、搜集、整理和調(diào)取為基礎(chǔ)，為后期的改革實踐和決策提供相應(yīng)的參考，確保信息資源的合理配置利用。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的作用和價值越來越凸顯，管理人員需要注重理論分析與實踐研究之間的緊密結(jié)合，主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，積極構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理信息體系。傳統(tǒng)的檔案管理體系備受詬病，大數(shù)據(jù)時代對這一管理體系產(chǎn)生了明顯的沖擊，檔案管理人員需要以檔案管理工作的全面改進和完善為基礎(chǔ)，靈活利用信息技術(shù)實現(xiàn)科學(xué)高效的管理，促進檔案管理工作的進一步改進，擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，全面提升檔案管理質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特點

在互聯(lián)網(wǎng)科技快速發(fā)展的過程中，以云計算、大數(shù)據(jù)為代表的各種現(xiàn)代信息技術(shù)備受關(guān)注，這一點使得檔案管理工作越來越復(fù)雜，同時功能非常強大。許多互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，能夠以電子檔案管理工作為基礎(chǔ)，積極構(gòu)建云備份，促進檔案館工作的信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作具有明顯的特點，首先檔案的利用價值比較高，能夠更好地實現(xiàn)與時俱進。實現(xiàn)檔案管理工作的差異化發(fā)展，確保不同信息的全面匯集以及歸納整理，為后期工作人員的查閱以及利用提供相應(yīng)的參考，檔案管理部門的工作質(zhì)量和效率有了明顯的提升。其次，檔案管理工作非常高效，靈活利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來進行分析及調(diào)整，抓住檔案管理工作的核心要點。以電算化管理為基礎(chǔ)，避免人工管理模式所存在的各種問題和障礙，實現(xiàn)全機械化的運作協(xié)調(diào)，充分彰顯新時代背景下檔案管理工作的重要作用以及優(yōu)勢，管理質(zhì)量和管理效率提升非常顯著。最后，檔案管理工作具有明顯的客觀性，能夠避免主觀因素的負(fù)面影響。人工操作所占比重越來越低，大部分以大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)為基礎(chǔ)，整體運作模式非常規(guī)范，具有一套完整的管理流程和管理方式。管理人員只需著眼于檔案管理工作的規(guī)章制度和核心要求，進行規(guī)范化的處理以及調(diào)整，避免工作人員結(jié)合自身的工作經(jīng)驗進行主觀判斷分析。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理存在的問題

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理實現(xiàn)全面突破，但是這一工作的難度系數(shù)相對偏高，有一部分單位和經(jīng)濟組織忽略了對檔案管理工作的全面協(xié)調(diào)，所采取的管理策略、管理理念以及管理方式仍然非常被動與消極，沒有站在宏觀發(fā)展的角度，沒有著眼于時代發(fā)展的進程進行全方位的調(diào)整，最終導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了諸多的問題。

（一）檔案管理理念落后

檔案管理工作比較復(fù)雜，系統(tǒng)性、實踐性較明顯，包含的工作要求以及環(huán)節(jié)較多，因此現(xiàn)代化管理理念的樹立非常有必要。但是在信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，有一部分工作人員忽略了對大數(shù)據(jù)時代的分析，沒有著眼于檔案管理體系的嚴(yán)格要求，沒有積極革新已有的管理理念，檔案管理理念比較落后，無法實現(xiàn)與時俱進，工作質(zhì)量和工作效率難以得到保障。檔案資料中的文字內(nèi)容和數(shù)據(jù)混合在一起，嚴(yán)重影響了檔案的應(yīng)用價值。有一部分工作人員沒有意識到自身的工作責(zé)任以及工作目標(biāo)，往往直接按照自身的工作經(jīng)驗進行主觀判斷，最終出現(xiàn)了許多的工作失誤和偏差，甚至導(dǎo)致一部分檔案信息丟失。大部分工作人員仍然按照傳統(tǒng)的文字檢索方式來進行分析，難以更好地體現(xiàn)檔案管理工作的針對性，因此檔案整體查找效率較低，無法更好地為其他工作的開展提供支持和幫助。

（二）無視檔案數(shù)據(jù)資源的有效變動

在大數(shù)據(jù)時代背景下，大部分的檔案數(shù)據(jù)存在明顯的虛擬性和電子性，直接在電子平臺中進行相應(yīng)的操作。因此，管理人員需要以檔案數(shù)據(jù)資源的有效變動以及調(diào)整為基礎(chǔ)，在進一步分析研究的基礎(chǔ)上更好地更新信息化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定建設(shè)和進一步完善。但是有的工作人員能力不足，對自身的崗位工作認(rèn)知還不夠深刻，沒有著眼于檔案檢索查找和歸納工作的相關(guān)要求，積極變動相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源，導(dǎo)致無法充分體現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)工作的實質(zhì)作用及優(yōu)勢。管理人員整體操作力較差，檔案管理信息化水平與預(yù)期目標(biāo)之間存在明顯的差距。

（三）忽略檔案利用和服務(wù)

檔案利用與檔案管理相輔相成、共同促進，直接關(guān)乎整個檔案管理工作的全面開展。管理人員需要了解檔案利用的實質(zhì)情況，進一步調(diào)整服務(wù)模式和工作策略，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)與時俱進和對癥下藥。但有部分工作人員認(rèn)為這一板塊工作對檔案管理工作沒有太大意義，因此直接忽略這一環(huán)節(jié)，最終導(dǎo)致檔案利用與服務(wù)質(zhì)量不夠理想。有一部分檔案遺失，同時檔案管理工作的真實性有待考證，嚴(yán)重影響了后期管理工作的順利開展和有效決策。一部分管理資源被浪費，整體的管理質(zhì)量和管理效率與預(yù)期目標(biāo)之間的差距越來越大。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的特點和要求分析

為了有效避免上文中所出現(xiàn)的各種問題以及矛盾，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作人員需要做好前期的準(zhǔn)備工作，深化自身對檔案管理工作的認(rèn)知和理解，了解檔案管理工作的核心要點，明確自身的檔案管理方向，真正體現(xiàn)檔案工作的針對性、有效性以及指導(dǎo)價值。

（一）全面創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理部門需要站在宏觀發(fā)展的角度，利用豐富的館藏資源，著眼于各項管理服務(wù)開展的條件，實現(xiàn)不同管理資本的合理利用。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息呈現(xiàn)爆炸式的發(fā)展態(tài)勢，檔案數(shù)據(jù)材料的數(shù)量也大幅提升，因此管理人員需要結(jié)合這一時代發(fā)展趨勢，了解檔案數(shù)據(jù)的具體變動，深化自身對檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的認(rèn)知，注重對檔案管理類型的分析研究。其中電子檔案、用戶信息以及瀏覽查詢等工作分析最為關(guān)鍵，大部分的工作模塊以電子化處理為基礎(chǔ)，有效擺脫人工手動管理模式的束縛，檔案使用質(zhì)量以及效率有了明顯的提升。管理工作人員需要全面創(chuàng)新檔案管理理念，盡量避免人工操作的負(fù)面影響，積極捕捉不同的檔案數(shù)據(jù)，充分彰顯檔案的權(quán)威作用和指導(dǎo)價值。

（二）積極變動檔案數(shù)據(jù)資源

檔案管理主要以為各項管理工作的開展和決策提供服務(wù)為目標(biāo)，滿足公眾對檔案的利用需要。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案利用及服務(wù)工作出現(xiàn)了社會化、多樣化的發(fā)展趨勢，服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式和服務(wù)手段變動比較顯著，同時所涉及的內(nèi)容和形式更加復(fù)雜，檔案管理對象較為多元。企事業(yè)單位、職工、公務(wù)員以及黨政部門最為關(guān)鍵，為了充分彰顯檔案管理工作的優(yōu)勢，管理人員需要了解網(wǎng)絡(luò)用戶這一新群體，分析檔案服務(wù)內(nèi)容的具體變動，著眼于傳統(tǒng)管理模式所存在的各類不足，結(jié)合客戶的真實需要來進行準(zhǔn)確的分析判斷。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案服務(wù)需要關(guān)注對檔案用戶的個體行為分析，了解用戶的檔案利用情況與實質(zhì)需求，主動為相關(guān)的工作人員提供相應(yīng)的服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案管理工作的人性化、智能化，滿足不同人群的信息需求。

（三）全面調(diào)整檔案利用和服務(wù)

檔案管理工作安全性最為關(guān)鍵，這一點與整個企業(yè)的發(fā)展存在密切的聯(lián)系。大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)據(jù)資源非常豐富，處理速度比較快，種類較多，信息化程度偏高。因此直接威脅傳統(tǒng)的檔案管理工作，實質(zhì)的檔案安全性難以得到保障。管理人員一方面需要關(guān)注對檔案保管條件的分析研究，另一方面需要全面調(diào)整檔案利用和服務(wù)工作，明確具體的工作方向和調(diào)整策略。主動著眼于各類突發(fā)事件產(chǎn)生的實質(zhì)原因，提升檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)的使用水平和覆蓋面，充分彰顯現(xiàn)代化信息技術(shù)的指導(dǎo)作用與價值。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作被提上日程，這一工作的復(fù)雜度相對偏高，檔案管理理念的創(chuàng)新是第一步。在此基礎(chǔ)之上需要積極變動檔案數(shù)據(jù)資源，全面調(diào)整檔案利用以及服務(wù)工作，保證檔案管理工作能夠更上一個臺階，充分發(fā)揮相應(yīng)的作用與價值。

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作者:趙曦 單位:菏澤市單縣人力資源和社會保障局