談人事檔案信息化管理

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摘要：人事檔案能夠全面記錄并反映一個(gè)人的人生經(jīng)歷，政治面貌和品德作風(fēng)，通過人事檔案的準(zhǔn)確記錄可以評(píng)判一個(gè)人的真實(shí)水平，為人事調(diào)動(dòng)做出重要的參考。在新時(shí)期，檔案還存在許多方面的問題與不足，例如人事檔案建設(shè)存在明顯的滯后性，導(dǎo)致人事檔案信息記錄不完整、不全面、不及時(shí)。本文通過對(duì)當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并且找出主要原因，根據(jù)人事檔案信息化建設(shè)存在的問題，提出簡(jiǎn)要的解決策略，確保人事檔案信息化水平全面提升。要想全面提高檔案信息化水平，最主要的就是利用現(xiàn)代信息化手段和技術(shù)加強(qiáng)檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；主要策略

在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的過程中通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的傳輸與共享，提高資源交換的整體效率，而這種顛覆性的變革對(duì)我們的日常生活工作產(chǎn)生重要的影響。檔案作為人事管理的重要組成部分，由于傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)為主，存在著材料多、查找困難、管理復(fù)雜等問題，為此必須要積極推進(jìn)人事檔案信息化的建設(shè)，完善信息化管理制度，保證檔案信息化工作開展效率全面提高，這樣才能夠充分的加強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)。

一、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的主要問題

（一）人事檔案存在造假在體制內(nèi)，有許多工作人員為能夠獲得更多的好處和利益，往往在年齡、工齡、學(xué)歷等資料方面存在明顯的造假行為，這樣就很容易導(dǎo)致人事檔案信息無法反映一個(gè)人的真實(shí)工作經(jīng)歷和工作能力，致使人事檔案毫無參考價(jià)值。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，如果沒有能夠?qū)Ξ?dāng)事人的性別、年齡等基本信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，也沒有能夠?qū)σ粋€(gè)人的工作履歷、興趣愛好、特長(zhǎng)等進(jìn)行詳細(xì)描述，就無法充分發(fā)掘當(dāng)事人的工作能力，導(dǎo)致人事管理工作開展效率不高。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，還有一部分信息內(nèi)容沒有經(jīng)過核實(shí)就隨意填寫，也會(huì)導(dǎo)致檔案資料利用效率不高等問題。

（二）檔案人員素質(zhì)偏低檔案工作事關(guān)企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量?jī)?yōu)劣，所以必須要加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)。但從目前來看，由于很多的檔案管理人員在思想上不注重檔案管理，在業(yè)務(wù)上不掌握信息檔案無法利用現(xiàn)代化的信息軟件。對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的存儲(chǔ)與應(yīng)用，這樣的問題就導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)效率不高等情況。在檔案的過程中，由于沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)培訓(xùn)，這樣也就使得檔案人員的技術(shù)水平不高，無法確保檔案的充分利用。

（三）檔案信息資源建設(shè)滯后信息化管理質(zhì)量水平受到影響，不利于檔案信息化建設(shè)。這樣就使得檔案工作流于表面，使得人事檔案資料越來越多。人事檔案的利用效率卻不斷降低，大量紙質(zhì)檔案也會(huì)占用大量的庫(kù)存空間，致使有價(jià)值的檔案卻無法真正入庫(kù)，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)的效果。人事檔案作為單位發(fā)展的重要記錄，能夠?qū)π袠I(yè)不同階段的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行真實(shí)的反饋，從而有助于快速回顧歷史，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)單位的全面發(fā)展。在行業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，通過積累大量的歷史影像文字資料，能夠?qū)v史時(shí)期的經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展進(jìn)行全面的反饋，通過完善的行業(yè)檔案管理，能夠?yàn)槲磥淼牟樵兲峁└臃奖愕那?。在檔案工作開展的過程中，由于缺乏完善的管理制度體系，而且許多的部門領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)行業(yè)發(fā)展的重要作用，導(dǎo)致檔案缺乏制度創(chuàng)新，也沒有能夠?qū)n案制度進(jìn)行妥善的優(yōu)化與解決，檔案管理工作開展效率不高，無法被合理的利用。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施不完善人事檔案信息化建設(shè)需要硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件基礎(chǔ)設(shè)施，其中硬件設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、掃描設(shè)備和大型服務(wù)器，但是由于這些設(shè)備的投入成本非常高，許多單位缺乏足夠的預(yù)算，這樣就導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，檔案始終是人力資源管理的重要組成部分，隨著現(xiàn)代城市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人口流動(dòng)速度不斷加速信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案的重要內(nèi)容，盡管經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐探索，取得了豐富的理論成果，但還存在明顯的不足之處。例如信息服務(wù)意識(shí)淡化，很多檔案管理部門的人員沒有能夠及時(shí)的轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，甚至以管理者自居，在檔案管理的過程中缺乏服務(wù)意識(shí)，沒有充分利用信息技術(shù)為廣大職工提供重要的服務(wù)，在人事檔案信息資源搜集整理的過程中，沒有能夠充分的利用這些信息資源為用人單位和本人提供重要的服務(wù)，而且信息技術(shù)對(duì)人力資源架構(gòu)發(fā)展趨勢(shì)以及相應(yīng)的不足之處進(jìn)行分析。也能夠?qū)Ρ救说穆殬I(yè)生涯提供合理化建議，這樣就導(dǎo)致信息化管理存在片面化問題其次，在信息化平臺(tái)建設(shè)的過程中，很多地區(qū)的檔案部門并沒有形成覆蓋全國(guó)的檔案信息平臺(tái)，大多數(shù)的檔案部門信息平臺(tái)也沒有與學(xué)校企業(yè)等相關(guān)部門緊密溝通合作，造成信息交換不及時(shí)、信息管理質(zhì)量不高的問題，也不利于檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化的過程中，由于硬件環(huán)境建設(shè)資金不夠，軟件環(huán)境開發(fā)水平不高，這樣就使得檔案管理部門信息化建設(shè)氛圍并沒有形成，信息化管理和服務(wù)水平有待增強(qiáng)，相關(guān)工作人員的信息文化素養(yǎng)還存在許多偏差，這樣也就導(dǎo)致軟硬件的環(huán)境建設(shè)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。還有的單位在引入大量的基礎(chǔ)設(shè)備之后，沒有能夠引入配套的軟件服務(wù)，這樣也會(huì)導(dǎo)致檔案信息化效率不高，嚴(yán)重影響了人事檔案信息化建設(shè)的水平。

（五）信息安全意識(shí)薄弱信息化給人們的生活與工作帶來了極大的便利，但也不能夠忽視安全隱私的問題。如果在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，沒有必要的安全防護(hù)措施，使得計(jì)算機(jī)病毒黑客大肆入侵，不僅會(huì)造成信息安全受到破壞，也會(huì)導(dǎo)致信息資源泄露，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。在開展檔案管理的過程中，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏積極性和主動(dòng)性，甚至有部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作只是一種表面形式，沒有深刻研究檔案的內(nèi)部聯(lián)系，也沒有充分的對(duì)檔案資料進(jìn)行深入挖掘，造成大量的寶貴資料沒有得到妥善利用。在檔案管理的過程中，最主要的就是確保檔案資料的真實(shí)性時(shí)效性，但由于部分的管理人員自身缺乏責(zé)任意識(shí)，沒有真實(shí)客觀的對(duì)人事檔案進(jìn)行深入的管理，也沒有對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行深入研究，無法發(fā)揮行業(yè)發(fā)展的重要作用。

二、人事檔案信息化建設(shè)的主要策略

（一）樹立正確的思想觀念要想完善人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與水平，最主要的就是從領(lǐng)導(dǎo)人開始摒棄傳統(tǒng)的落后思想觀念，重視檔案的重要價(jià)值，對(duì)檔案信息化的重要作用進(jìn)行深入分析，這樣才可以確保人事檔案信息化建設(shè)順利開展。在人事化信息檔案建設(shè)的過程中，由于需要長(zhǎng)時(shí)間的架構(gòu)才能夠順利實(shí)現(xiàn)，所以要加強(qiáng)對(duì)人員的培養(yǎng)，通過對(duì)檔案人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，把握人事化信息資料的基礎(chǔ)知識(shí)，確保檔案的操作水平全面提高。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，讓管理人員的綜合素質(zhì)得到全面提高，正確運(yùn)用信息管理技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理，確保人事檔案信息化建設(shè)利用效率全面增強(qiáng)。要想進(jìn)一步拓展檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，最主要的就是聘請(qǐng)專業(yè)信息化管理人才，對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)維護(hù)。在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)也能夠及時(shí)處理，確保信息安全。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的管理效率在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要對(duì)檔案信息化建設(shè)做好統(tǒng)一，由于信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)制定明確的目標(biāo)，通過對(duì)人員配置、資金投入等變量因素進(jìn)行充分的統(tǒng)籌規(guī)劃，這樣才能夠確保檔案信息化建設(shè)嚴(yán)格按照既定的流程完善人事檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與優(yōu)化。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，必須積極利用數(shù)字化管理規(guī)章制度由國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理。通過對(duì)人事檔案進(jìn)行全面深入管理，確保檔案管理工作重點(diǎn)突出，充分發(fā)揮行業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，確保檔案工作得到有效落實(shí)在人事化檔案信息建設(shè)的過程中，最主要的就是堅(jiān)持系統(tǒng)性、安全性、規(guī)范性、效益性的原則，保證人事檔案信息化建設(shè)工作順利開展，通過信息化的管理保證信息系統(tǒng)得到全面優(yōu)化，促進(jìn)檔案的管理水平得到有效提高。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入力度從現(xiàn)階段來看，在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，必須要從資金，技術(shù)，設(shè)備管理等方面加大投入，這樣才能夠確保人事檔案信息化建設(shè)管理水平全面增強(qiáng)，通過制定合理的人事檔案規(guī)劃及目的能夠確保各個(gè)資源項(xiàng)目得到優(yōu)化，保障信息化系統(tǒng)的順利開發(fā)，而且也能夠改善人事檔案，硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，確保在軟硬件條件下，根據(jù)具體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來購(gòu)置相應(yīng)的硬件設(shè)施，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平得到提高，在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，還要確保硬件投入和采購(gòu)滿足網(wǎng)絡(luò)通信安全等要求。各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)最主要的就是加強(qiáng)對(duì)信息化人才的培養(yǎng)，為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)實(shí)踐機(jī)會(huì)，確保檔案管理的質(zhì)量和水平得到全面提高。加強(qiáng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，拓展自身的知識(shí)，提高自己運(yùn)用信息技術(shù)分析和解決問題的能力，打造一支更高質(zhì)量的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。

（四）立足實(shí)際加強(qiáng)規(guī)章制度管理在新時(shí)期加強(qiáng)檔案，不僅可以推動(dòng)單位的快速發(fā)展，同時(shí)也能夠保證人事資源得到合理的優(yōu)化整合，為我國(guó)行業(yè)的發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)加的快速普及與推廣，對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了深刻的變化。通過將檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，不僅可以節(jié)約大量的人力物力同時(shí)也能夠?qū)θ耸聶n案資料進(jìn)行在線處理，提高檔案管理的整體質(zhì)量與水平，而且還能夠探索出更加先進(jìn)的管理系統(tǒng)，通過檔案資源建設(shè)，可以確保檔案管理內(nèi)容更加完善。既能夠方便更多的患者在線瀏覽，而且也可以提高人事檔案的傳播價(jià)值，還能夠有效減少人事檔案出現(xiàn)損耗的風(fēng)險(xiǎn)。許多珍貴人事檔案在外界期間非常容易受到破壞，造成無法估量的損失。通過信息化信息技術(shù)能夠?qū)⑷耸聶n案信息進(jìn)行快速采集，可以隨時(shí)隨地參與各種展覽活動(dòng)，確保人事檔案資源的共享。

（五）建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)在新時(shí)期人事檔案工作開展的過程中，必須要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，充分通過自身的工作，保證為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后提高檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)，確保人事檔案具有高效性、完整性、真實(shí)性，并反映行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，提高人事檔案的整體利用效率。如今的機(jī)構(gòu)已經(jīng)實(shí)施了人員招聘制度，工作人員的流動(dòng)性也在日益增大，所以建立信息化的檔案就變得非常有必要。在檔案的過程中，由于引入了各種先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，所以對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也在不斷提高。在新時(shí)期最主要的就是積極加強(qiáng)對(duì)檔案工作進(jìn)行深入的推廣與普及，確保檔案更加的高效穩(wěn)定，滿足人事檔案的實(shí)際需求，在新時(shí)期，要積極加強(qiáng)對(duì)人事檔案人才的培育，讓他們能夠掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，保證檔案資料錄入更加的準(zhǔn)確高效。建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重中之重，提高人事檔案管理信息化的安全性和規(guī)范性。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期必須要積極推動(dòng)檔案工作的開展，確保人事檔案資源的利用水平全面提高，順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展。在人事部門建立信息統(tǒng)一化管理的模式，多途徑的開發(fā)檔案信息，滿足人事變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、年度考核和到齡退休等引起的數(shù)據(jù)更新需要，使人事管理部門的檔案管理呈現(xiàn)完善的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

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作者：張彩云 單位：內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗人力資源公共服務(wù)中心