事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展
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[摘要]當前，隨著科學技術發(fā)展水平的日益提升，信息技術的發(fā)展也越來越好，在我國各大領域以及行業(yè)中，對于信息技術也給予了一定的重視。在以往的事業(yè)單位人事檔案管理中，基本應用人工管理模式，該手段的工作效率低，人力資源也會造成嚴重浪費。因此，為了可以促進事業(yè)單位人事檔案管理水平提升，強化人事檔案管理信息化建設非常有必要。
[關鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化建設
在事業(yè)單位管理工作中，人事檔案管理是非常關鍵的一個環(huán)節(jié)，對管理水平以及質量的提升具有很大的促進意義。通常，由于人事檔案管理工作的系統(tǒng)性很強，所以其經(jīng)常會存在很多問題，影響了管理效率。并且，現(xiàn)階段，以往的人事檔案管理手段以及理念具有較強的滯后性，如果不能及時更新，對事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展十分不利。故而，事業(yè)單位應該強化對信息技術的重視，合理應用，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設。
1事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展的價值分析
針對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴格依照國家相關法律法規(guī)，切實地對社會管理職能進行履行，社會價值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關人事管理部門進行保存和備案，以確保其在需要的時候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性[1]。同時，通過對人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰(zhàn)略是實現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑，而強化對事業(yè)單位人事檔案的管理，則是對人力資源進行整合的過程，能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對人力資源整合效率進行提升，進而從整體的角度上推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進程。
2事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設問題分析
2.1信息化建設設備以及管理系統(tǒng)缺乏健全性
當前，事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，也強化了對信息技術的應用，力求可以從整體的層面上對人事檔案管理工作的效率及職能進行提升。通常情況下，在具體的人事檔案管理信息化建設過程中，需要應用到很多機械設備，特別是一些硬件以及軟件設備[2]。但是，綜合現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理工作水平來看，其在設備配置層面，存在較強的滯后性，不能夠對設備以及信息系統(tǒng)進行及時的更新，也無法積極的對現(xiàn)代化信息設備進行引進，缺乏必要的計算機技術人員，致使人事檔案管理工作的進行存在了很大的問題。同時，在工作開展期間，所采用的手段仍然是手動操作，即便有計算機設備，也無法將其功能和價值綜合發(fā)揮出來，最終使得的人事檔案管理工作停滯不前，信息化建設效果一直得不到有效提高。
2.2對人事檔案管理不夠重視
對于人事檔案管理工作來說，其是事業(yè)單位最為基礎的工作，但是從目前的情況來看，也是事業(yè)單位最不重視的一項工作。一般而言，如果不能科學的對人事檔案進行管理，或者檔案管理不認真、不到位，那么人事檔案就會存在損壞或者丟失問題，無法對人才進行深入挖掘，甚至還會造成人才流失的情況，為事業(yè)單位造成了非常嚴重的損失[3]?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在發(fā)展期間，領導對于人事檔案管理的認識具有較強的片面性，淺顯的認為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對人事檔案的查詢以及調查的職責進行切實履行，只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而，這種從安于現(xiàn)狀的落后思想，很大程度上對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。
2.3人事檔案管理工作機制缺乏健全性
任何一項工作的開展，其都需要有完善的機制作為約束。因此，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，也不例外，必須要依托于健全的管理機制，只有這樣，才能夠保證人事檔案管理質量以及效率得到提升。針對人事檔案管理機制來說，其具體涵蓋人事檔案的調動、分類、查閱以及保管等，不管哪一個部分出現(xiàn)缺失，或者是哪一個方面不能夠做到位，都會在很大程度上影響管理的水平。比如：如若人事檔案調動機制缺乏合理性，那么就非常容易對人事檔案調動人員造成心理困擾，也會出現(xiàn)人事檔案丟失以及損壞等情況[4]。再比如：如果不能夠合理的對人事檔案進行開發(fā)、利用，及時進行完善，那么就會使得優(yōu)秀的人才被埋沒，甚至還會出現(xiàn)人才流失等問題，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定建設。
3事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展路徑分析
3.1對信息化建設設備以及管理系統(tǒng)進行完善
在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益繁瑣，耗費的時間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對人事檔案進行調檔的過程中，還會經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的幾率，那么還應該強化對檔案信息化建設力度，在具體的建設階段，應該充分的對計算機等技術進行應用，合理地將存儲在紙質載體上的檔案信息轉化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學的對檔案進行整合、加工以及管理[5]。同時，在人事檔案管理信息化建設期間，也可以將現(xiàn)有的紙質檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進行管理，科學的輸入到計算機中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴格的依照各項規(guī)章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進行相對有序和順利，從而最大限度地實現(xiàn)信息共享。
3.2強化對人事檔案管理工作的重視
面對現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作中管理人員不重視的問題，要想能夠有效地解決，更好地達到人事檔案信息化建設目標，那么就一定要給予檔案管理工作一定的重視。一方面，管理人員應該全面地對檔案進行整理，依照不同的原則，科學的對檔案進行分類和存檔，以便檔案管理具有較強的真實性以及實用性。另一方面，在具體的操作階段，應該嚴格的依照人事檔案管理流程開展，能夠切實的根據(jù)相關管理機制來進行執(zhí)行，堅決不能夠出現(xiàn)擅自處理資料的情況，提升人事檔案的保密性，促進管理效率以及水平的提高。
3.3對人事檔案管理工作進行健全
要想不斷對事業(yè)單位人事檔案管理水平進行提升，那么就一定要建立相對完善的人事檔案管理機制，有效的對流動人員人事檔案進行管理。通常情況下，對于流動人員人事檔案來說，其具有較強的分散性，并且十分復雜。因此，在人事檔案轉接期間，其非常容易存在問題，最終導致流動人員人事檔案不夠真實和精準，最終引發(fā)虛假檔案等問題的出現(xiàn)。所以，為了能夠更好地規(guī)避這些情況，在今后的管理階段，一定要建立相對完善的管理機制，制定各個環(huán)節(jié)的工作流程以及規(guī)章制度，確保每一個工作人員都能夠依照規(guī)范和標準操作，杜絕不規(guī)范操作問題。
4結語
綜合而言，在事業(yè)單位的具體發(fā)展過程中，要想保證人事檔案管理工作進行的可以相對順利，有效規(guī)避各類管理問題，那么就一定要強化對信息技術的重視，能夠在依照自身經(jīng)營現(xiàn)狀的基礎上，科學的對計算機技術以及大數(shù)據(jù)技術等進行利用，實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)化管理，科學的對檔案進行整理和采用，以便事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展可以朝著科學化以及信息化方向邁進。
【參考文獻】
[1]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務,2020(01):150+152.
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[3]王賀名.探討加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J].辦公室業(yè)務,2019(09):52.
[4]武有文,寧功偉,徐丹妮,等.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界,2017(S2):172-173.
[5]何赟.探討加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J].才智,2019(09):253.
作者：余芳芳 單位：福建省社會體育指導中心