事業(yè)單位人事檔案管理必要性

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摘要：人事部門在事業(yè)單位中的作用舉足輕重，其中人事檔案管理成了事業(yè)單位關(guān)注的重點(diǎn)，即使事業(yè)單位中的人事部門發(fā)生了巨大變革，人事檔案管理工作還是事業(yè)單位的工作重點(diǎn)。所以，事業(yè)單位中的管理者需要熟知人事檔案工作在單位發(fā)展中的作用，靈活地運(yùn)用檔案管理優(yōu)化單位管理結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)事業(yè)單位的管理工作質(zhì)量。此文簡(jiǎn)單地闡述了事業(yè)單位人事檔案管理的必要性，從而探索了相關(guān)管理措施，以此推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；必要性；管理策略

一、事業(yè)單位中人事檔案管理工作的必要性

在實(shí)際工作中，人事檔案管理能力的提升是必然的發(fā)展趨勢(shì)。優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位指明前進(jìn)的方向，促使企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新和改革。

（一）人事檔案的基礎(chǔ)工作

在具體的事業(yè)單位人才招聘中，人事檔案可以協(xié)助部門管理者清晰地了解候選人的工作履歷和實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r。另外，企業(yè)管理者還可以依據(jù)員工平常的檔案實(shí)施績(jī)效考核工作。所以，人事檔案在事業(yè)單位的發(fā)展中是不可或缺的一部分工作，可以協(xié)助管理者對(duì)員工實(shí)施有效的監(jiān)控和管理。

（二）人事檔案在決策中的作用

事業(yè)單位對(duì)在職員工要定期地考核和管理，這就需要人事部門對(duì)員工的日常工作表現(xiàn)做好記錄，這時(shí)人事檔案的作用就比較顯著。在實(shí)際績(jī)效考核的過(guò)程中相關(guān)考核人員可以利用員工的檔案查閱其工作表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲狀況，人事檔案促使績(jī)效考核工作的客觀性得以實(shí)現(xiàn)。所以，在單位管理者實(shí)施決策時(shí)會(huì)更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。在具體的工作中，人事檔案有效地記錄著每位員工的工作狀態(tài)和工作表現(xiàn)，是事業(yè)單位在職位晉升和人才選用過(guò)程中對(duì)員工考核的依據(jù)，人事檔案能夠清晰地反饋員工全面的信息數(shù)據(jù)。

（三）人事檔案記載了員工成長(zhǎng)

事業(yè)單位能夠利用人事檔案尋找出優(yōu)質(zhì)的人才，主要是因?yàn)槿耸聶n案對(duì)單位員工的成長(zhǎng)都會(huì)做一個(gè)清晰的記載，從而在具體人才培育和工作任務(wù)劃分時(shí)都能夠得到一個(gè)真實(shí)信息，進(jìn)而讓員工實(shí)現(xiàn)其最大化的工作價(jià)值。在事業(yè)單位的平常管理工作中強(qiáng)化人事檔案的管理職能對(duì)人事部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)起到關(guān)鍵性的作用，有利于人事部的信息數(shù)據(jù)交流共享以及人才靈活的分配。

二、事業(yè)單位中人事檔案管理工作的具體策略

（一）重視人事檔案管理，提高管理意識(shí)

如果事業(yè)單位的管理者想要增強(qiáng)人事檔案管理能力，首先要做的就是要重視人事檔案管理工作，把人事檔案管理工作作為單位中的重點(diǎn)內(nèi)容列入工作日程。例如，設(shè)立專門的人事檔案管理人員，嚴(yán)格把控事業(yè)單位的各個(gè)管理事項(xiàng)，定時(shí)指引各部門的管理工作。而且針對(duì)部門之間工作中存在的問(wèn)題人事檔案管理人員需要及時(shí)指出，并給出針對(duì)性的建議。另外企業(yè)內(nèi)部需要設(shè)立人事檔案管理考核制度，對(duì)日常的人事檔案管理實(shí)施考核，促使相關(guān)管理人員時(shí)刻保持著工作激情，促使人事檔案管理逐步向科學(xué)化、正規(guī)化靠攏。

（二）做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

在開展人事檔案管理工作時(shí)需要事業(yè)單位管理者提供大量支持，并與管理者做好交流，引用先進(jìn)的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)備。例如，在事業(yè)單位內(nèi)部需要設(shè)立專門的檔案管理場(chǎng)所，購(gòu)買質(zhì)量相對(duì)較高的檔案存儲(chǔ)箱。并且在檔案庫(kù)房需要設(shè)置一些消防裝置和防潮裝置，預(yù)防檔案室發(fā)生火災(zāi)或者受潮情況的發(fā)生，相關(guān)管理者需要定時(shí)的對(duì)單位檔案實(shí)施查閱，確保檔案的安全放置和有效管理。做好事業(yè)單位中的人事檔案管理工作是勢(shì)在必行的，能夠推動(dòng)事業(yè)單位的安全穩(wěn)定發(fā)展。

（三）組建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理人員

在實(shí)際事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中需要安排專業(yè)的素質(zhì)較高的管理人員，由于人事檔案管理工作具有嚴(yán)格的保密性和業(yè)務(wù)性，所以在組建人事檔案管理團(tuán)隊(duì)時(shí)需要重視人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。事業(yè)單位對(duì)于在職的工作人員要引用專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)技能和道德素質(zhì)，或者開設(shè)專題講座普及相關(guān)的人事檔案管理知識(shí)，強(qiáng)化管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)性，事業(yè)單位還需要重視企業(yè)內(nèi)部的文化建設(shè)，關(guān)心員工的生活和工作狀況，讓員工感覺到企業(yè)的溫暖。此外，還需要對(duì)人事檔案管理人員定期考試，檢測(cè)在一定時(shí)間內(nèi)的工作表現(xiàn)和專業(yè)技能，增強(qiáng)員工的集體責(zé)任感和榮譽(yù)感。

（四）建立健全人事檔案管理制度

由于事業(yè)單位人事檔案管理工作的繁冗復(fù)雜性，致使在沒有正確的管理制度引導(dǎo)下的人事檔案管理工作無(wú)法得到有效開展，因此，企業(yè)管理者假如要想讓人事檔案管理工作順利地實(shí)行，務(wù)必要建立健全人事檔案管理制度來(lái)為人事檔案管理工作指引前進(jìn)的方向。在設(shè)立制度時(shí)要依照事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的狀況和未來(lái)發(fā)展的目標(biāo)引用新技術(shù)和新設(shè)備，預(yù)防人事檔案造假的現(xiàn)象發(fā)生。用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理制度牽引著事業(yè)單位的人事檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)有效性。

（五）合理采集人事檔案資源

人事檔案管理能力得到增強(qiáng)才可以推動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。在實(shí)際人事檔案資源采集的過(guò)程中需要運(yùn)用客觀真實(shí)的手段完善員工的個(gè)人資料。而且在經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展的潮流中，人事檔案資料采集的內(nèi)容異常豐富，對(duì)相關(guān)采集工作者的要求也逐步增多。所以，事業(yè)單位要重視人事檔案資料的采集，并且采集人員在詢問(wèn)資料時(shí)需要具備認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和鑒別真假的眼光，選擇真實(shí)的信息記錄，對(duì)于不真實(shí)的數(shù)據(jù)及時(shí)反饋，重新采集，采集人才要保障在工作期間采集的信息都是真實(shí)有效的，能夠?yàn)楹笃诘臋n案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（六）合理運(yùn)用檔案功能

事業(yè)單位中人事檔案的記錄內(nèi)容日益廣泛，并趨于客觀化和真實(shí)化。所以，事業(yè)單位需要靈活地運(yùn)用人事檔案的功效完善事業(yè)單位的內(nèi)部管理。其一，企業(yè)管理者需要重視人事檔案管理工作，依照法律保留資料。其二，擴(kuò)充人事檔案管理范圍，其中包含員工的社保繳納、工作獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰、工作考核以及個(gè)人簡(jiǎn)歷等有效的數(shù)據(jù)，這些功能能夠保障事業(yè)單位在查閱資料時(shí)的真實(shí)有效性。

（七）增強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的交流

社會(huì)各部門在事業(yè)單位的發(fā)展中也起著重要作用，尤其是人才服務(wù)部門，這就需要事業(yè)單位增加與以上部門溝通的能力。學(xué)習(xí)其他企業(yè)人事檔案管理的新模式，逐步創(chuàng)新單位內(nèi)部的管理方式。人事部在這時(shí)要做好表率作用，利用優(yōu)質(zhì)的人才管理制度為人事檔案管理提供保障，在實(shí)際人事檔案管理中與人才服務(wù)部門做好交流，強(qiáng)化管理職能。

（八）增強(qiáng)人事檔案管理的信息化

事業(yè)單位人事檔案管理?yè)碛幸粋€(gè)專門的人才信息庫(kù)，只有相關(guān)工作人員對(duì)這些信息資源正確的使用才可以推動(dòng)事業(yè)單位的高效運(yùn)行。在實(shí)際檔案管理中企業(yè)需要引用信息技術(shù)增加檔案的使用時(shí)長(zhǎng)。在現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程中，人事檔案管理需要融合人事部的相關(guān)制度強(qiáng)化管理職能，增加人事檔案管理的時(shí)效性。利用信息技術(shù)把檔案中的文字與視頻和音頻結(jié)合在一起，提升人事檔案的利用率。并且事業(yè)單位可以購(gòu)買先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案軟件，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)有效存儲(chǔ)企業(yè)人員的相關(guān)檔案，在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案的用地面積和資金成本，促使人事檔案朝著便捷化、信息化、安全化的方向發(fā)展。在信息化的人事檔案管理下，適當(dāng)?shù)販p輕了管理人員的工作，優(yōu)化了事業(yè)單位人事檔案的管理職能。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，事業(yè)單位的人事部門逐步受到關(guān)注，尤其是人事檔案管理工作。所以，事業(yè)單位如果想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀求高效的發(fā)展，就需要強(qiáng)化單位內(nèi)部的人事檔案管理職能，增強(qiáng)相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，并加大力度引用先進(jìn)的檔案軟件和管理技能推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的正常運(yùn)行，為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者：王震 單位：吉林師范大學(xué)博達(dá)學(xué)院