非供應鏈類采購合同管理體系建設
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一、常見的公司合同管理漏洞
未對合同履行狀態(tài)進行有效的跟蹤和反饋，導致合同結(jié)算不嚴格，無法進行適當?shù)暮贤男星闆r的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價、招投標等工作進行了規(guī)范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經(jīng)辦人員編制付款預算時往往將同一家供應商涉及多筆合同付款混報預算，特別是合同重要條款發(fā)生變更是無法對合同版本進行控制，在賬務上無法準確知曉公司還有多少在手合同沒有履行，對于監(jiān)控付款及合同履約更是無從下手，無法及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。
針對以上的漏洞和問題，筆者試著轉(zhuǎn)變管理思路，采用深度應用金蝶ERP系統(tǒng)的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應鏈類采購合同管理體系。通過建立一套規(guī)范和有效控制非供應鏈類合同管理業(yè)務操作流程并對合同承辦部門的經(jīng)辦人員進行有針對性的培訓，在國家內(nèi)控法規(guī)和現(xiàn)有制度保證的情況下，有效監(jiān)控這一部分合同的執(zhí)行和結(jié)算，有效降低企業(yè)財稅風險、提高合同履行執(zhí)行效率，提高公司信譽。
（一）確立項目的階段性目標
1、確立非供應鏈合同類合同分類及編碼規(guī)則。
2、實現(xiàn)在金蝶ERP實現(xiàn)非供應鏈合同類合同的錄入、審核、付款、開票結(jié)算流程順暢。
3、指導業(yè)務人員操作，確立試點對象，完成兩個月的業(yè)務同步模擬測試。
4、制定《非供應鏈類合同管理操作規(guī)范》。
（二）項目具體實施的總體思路
1、根據(jù)公司現(xiàn)狀確立本單位涉及納入管理的合同實施的范圍。針對公司業(yè)務情況對涉及的合同進行分類和編碼規(guī)則的制定。合同編號是一個基本的工作點，也是錄入ERP系統(tǒng)進行管理的一項重要內(nèi)容。編號是可以按照部門代碼+年份縮寫+合同類別進行編號，也可依據(jù)以前公司或單位的習慣分類來編，總之，目的只有一個，方便記憶、保存和查找。
2、走訪業(yè)務單位并開展公司合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研，了解并分析現(xiàn)有流程風險點?？梢圆扇緲I(yè)務進行分析的方式，找出涉及問題最多的部門和業(yè)務，有針對性的進行問題調(diào)研。特別需要挖掘現(xiàn)有合同履約結(jié)算流程的風險點。
3、根據(jù)調(diào)研結(jié)果拿出具體項目方案并在項目組開展項目方案評審。在這個階段需要注意，可以先對公司使用的財務軟件進行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩(wěn)定系統(tǒng)的核算思路，但對于需要重點把控系統(tǒng)又無法支持的情況下，建議對系統(tǒng)進行簡單的開發(fā)調(diào)試。例如，例如有的公司在年初會下達技改計劃和資金預算計劃，而系統(tǒng)提供的合同錄入單據(jù)中又沒有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據(jù)和付款單及系統(tǒng)發(fā)票的單據(jù)上進行將此內(nèi)容添加成必錄項。
4、根據(jù)確定的方案在ERP測試系統(tǒng)進行模擬測試，包含權(quán)限設置測試、業(yè)務流程測試、關鍵控制點測試、財務控制點對接等。這個環(huán)節(jié)特別重要，需要在測試庫中進行完整業(yè)務錄入，并對各種可能發(fā)生的情況做好業(yè)務應對，有的公司的財務軟件如果系統(tǒng)操作復雜，那么更要考慮與財務流程的對接，包括什么角色的業(yè)務人在什么情況下做怎樣的動作來完成。
5、根據(jù)測試結(jié)果編寫《非供應鏈類合同管理操作規(guī)范》并組織業(yè)務和財務開展一對一業(yè)務操作培訓。
6、確認項目正式系統(tǒng)試運行時EnterpriseResourcePlanning推進范圍，采取先試點再推廣的方式，以公司常常發(fā)生的合同試點對象，在測試帳套中運行檢查2-3個月無特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應鏈類合同正式運行。
（三）筆者對開展該項目的思考
通過該項目的實施，從源頭開始讓業(yè)務人員在系統(tǒng)中對所簽訂的合同進行電子備案，授權(quán)該業(yè)務人員所在單位領導對合同進行審批，后期業(yè)務人員取得發(fā)票或需要進行付款時與系統(tǒng)中的合同先進行關聯(lián)，財務人員只負責調(diào)取電子合同資料對發(fā)票內(nèi)容和付款時間及合同載明的付款條款進行核查，系統(tǒng)自動對超出合同標的金額的發(fā)票和付款進行錯誤提示。原工作方式下靠的是細心的業(yè)務人員手工做備查簿登記每次在財務發(fā)票掛賬及付款情況，然而這種低效的工作方式往往容易出錯，財務人員根本無法知曉合同履行情況，合同管理失去控制，新的工作方式業(yè)務人員的各種操作受到系統(tǒng)控制，財務人員脫離了基礎的業(yè)務操作達到了職責分離互相監(jiān)控的目的?，F(xiàn)如今很多制造企業(yè)都在做信息化提升管理的工作，紛紛實施了各種適合自己企業(yè)的ERP管理系統(tǒng)。ERP作為企業(yè)資源規(guī)劃（EnterpriseResourcePlanning）的縮寫，濃縮了更深一層的含義，即如何將企業(yè)的資源進行整體規(guī)劃，這是一個系統(tǒng)工程。ERP已經(jīng)上線的企業(yè)后期一定要持續(xù)的更深度的應用這個系統(tǒng)。深度應用系統(tǒng)并不是只拋開系統(tǒng)之外獨自開發(fā)新的管理或分析報表，而是利用現(xiàn)有系統(tǒng)提供的資源“拿來”使用，在深度應用的過程中，考慮兼顧效率和效能最優(yōu)的原則梳理原有業(yè)務進行，讓系統(tǒng)成為連接業(yè)務與財務的一個關鍵的平臺，財務人員也要帶著“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維重新審視系統(tǒng)，多考慮用系統(tǒng)控制規(guī)范業(yè)務行為和業(yè)務內(nèi)容，從管理會計的角度提升自己，深化系統(tǒng)應用并貼合企業(yè)本身為企業(yè)經(jīng)營所用。
作者：王琳琳 單位：陜西寶光真空電器股份有限公司
