談辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新
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摘要：檔案管理作為事業(yè)單位或政府機關(guān)發(fā)展過程中不可或缺的管理工作內(nèi)容及工作質(zhì)量，能夠決定單位其他工作內(nèi)容是否能夠正常運行，信息技術(shù)水平的提升直接影響我國國民經(jīng)濟的發(fā)展檔案，對辦公室運營來說有著非常重要的意義。文章對辦公室檔案管理工作的概念和定義進行闡述，找出信息化時代辦公室檔案管理過程中的不足之處，提出辦公室檔案管理的建議和意見，并以問題為依據(jù)，完善檔案管理途徑和方法。希望此次的研究能夠為辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新提供推動力。
關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；信息時代
信息時代下，企業(yè)及政府部門的辦公室檔案管理工作出現(xiàn)了顯著的變化，辦公室工作人員在獲取信息時靈活準確。傳統(tǒng)辦公室檔案管理方式缺乏信息技術(shù)支撐且方法不夠科學合理，致使管理成本提升管理過程變得繁瑣復(fù)雜，無法使辦公室檔案管理工作效率得以提升。只有找出傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的不足之處，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作過程中，取其精華去其糟粕創(chuàng)新檔案管理方式，才能夠?qū)ξ覈k公室檔案管理工作水平的提升起到促進作用。
1信息化檔案管理工作定義與特點
信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為辦公室檔案管理工作帶來了全新的改變和機遇，其中最為顯著的便是互聯(lián)網(wǎng)體系在檔案管理工作過程中的應(yīng)用。信息化檔案管理指的是將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案采集保存管理工作之中?？傮w來說，信息化檔案管理能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的方式，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化記錄管理模式。這一工作模式的轉(zhuǎn)變應(yīng)在檔案執(zhí)行機構(gòu)的基礎(chǔ)上進行。通常情況下，信息化檔案管理包括如下特點：第一，信息化檔案管理工作的開展應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，這是最基礎(chǔ)的特點。在信息化檔案工作管理過程中，應(yīng)該遵循國家相關(guān)部門及企業(yè)所制定的政策和法律法規(guī)。第二，信息化檔案管理形式由傳統(tǒng)的實物管理轉(zhuǎn)向為技術(shù)管理，這是信息化檔案管理最為顯著的特點，電子檔案能夠代替以往實質(zhì)檔案，應(yīng)用在企業(yè)的各個部門，這是信息化檔案工作開展的首要條件。第三，信息化檔案管理能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)化管理落實，為辦公室信息檔案管理路徑的創(chuàng)新夯實了基礎(chǔ)。
2信息時代辦公室檔案管理工作中的不足之處
信息時代辦公室檔案管理工作的開展對工作人員的技術(shù)及知識覆蓋面有極高的要求，并沒有想象中的那么簡單。產(chǎn)生這一特性的主要原因并不是信息化時代這一因素，而是信息技術(shù)并沒有廣泛應(yīng)用在辦公室檔案管理過程中。也可以說是辦公室檔案管理工作和信息技術(shù)不能夠有效融合。當前，辦公室檔案管理工作過程中存在的不足之處大多是因為管理工作人員專業(yè)性不足，未樹立正確的信息管理認知，社會環(huán)境在不斷變化，科學技術(shù)水平不斷提升，辦公室作為企業(yè)主要的職能部門，在當前時代應(yīng)該跟隨社會發(fā)展腳步，將信息技術(shù)應(yīng)用其中，從而對辦公室人才進行全面培養(yǎng)。與此同時，社會環(huán)境的不斷變化，致使辦公室檔案種類逐漸豐富，傳統(tǒng)辦公室檔案管理種類單一。因此，信息化辦公室檔案管理成為了全新的事務(wù)，工作人員要在短時間內(nèi)接受這一事務(wù)。因此，在日常工作中極可能出現(xiàn)失誤的情況發(fā)生，致使檔案管理工作凌亂，如果不能提出有效的解決對策，解決上述問題，那么便會對辦公室檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生非常消極的影響。
3信息化辦公室檔案管理創(chuàng)新途徑
3.1檔案管理工作人員的創(chuàng)新
信息化辦公室檔案管理工作的開展需要具有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員作為基礎(chǔ)。在實際工作過程中，工作人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)素養(yǎng)作為決定辦公室檔案管理工作開展質(zhì)量的主觀因素。首先，辦公室檔案管理人員質(zhì)量的主觀因素。第一，辦公室檔案管理人員作為工作主體，其個人素養(yǎng)會對檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。因此，在對檔案進行管理時，第一步便是對工作人員進行創(chuàng)新，檔案管理工作者的創(chuàng)新應(yīng)該是由內(nèi)至外的，對檔案管理工作人員進行創(chuàng)新，便是從根本上對檔案管理工作進行創(chuàng)新。負責對檔案進行管理的工作人員應(yīng)具備極強的專業(yè)素養(yǎng)。因此，應(yīng)對檔案管理工作者進行專業(yè)培訓，檔案管理工作者不光要具備熟練的專業(yè)技能。除此之外，還要掌握一些圖書管理、管理學等其他專業(yè)的知識。在當前時代，檔案管理需要以電子信息管理系統(tǒng)為依據(jù)。這樣一來，要求檔案管理工作人員對計算機進行熟練操作，在招收檔案管理工作人員時，應(yīng)提升計算機操作的檢驗標準，并在人員招聘成功之后，要對其進行計算機操作培訓，使其適應(yīng)日后信息管理工作。企業(yè)應(yīng)積極引進新型人才，例如，剛畢業(yè)的學生應(yīng)對其進行實踐訓練，將理性知識轉(zhuǎn)化為實踐能力，從而為辦公室檔案管理工作的開展提供新鮮血液。第二，辦公室檔案管理工作的理念應(yīng)該進行創(chuàng)新，檔案管理工作人員應(yīng)改變自身工作思維，自主學習計算機等新型檔案管理方式，自主找尋檔案管理有效模式。檔案管理工作人員不光要具備專業(yè)素養(yǎng)，還要提升軟實力，在對辦公室檔案進行管理時，管理策略應(yīng)與時俱進。只有這樣，才能夠使工作效率得以提升。因此，企業(yè)應(yīng)對辦公室檔案管理工作人員的管理策略進行創(chuàng)新，帶領(lǐng)其學習全新的理念，將新型管理模式引入其中。創(chuàng)新檔案管理工作人員時應(yīng)注意如下兩點。首先，提升管理工作人員的硬實力。其次，是檔案管理工作人員樹立正確地信息管理覺悟。這樣一來，能夠使工作人員專業(yè)素養(yǎng)低下，工作積極性低下的問題得以解決，并使檔案管理質(zhì)量得以提升。對人才進行充分利用，將其能力發(fā)揮到最大價值，能夠在信息時代下使辦公室檔案管理質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍。
3.2建設(shè)信息化檔案管理
辦公室檔案管理工作涉及的信息復(fù)雜，任務(wù)繁瑣，需要對涉及的檔案進行妥善的管理、歸類，從而在下次使用時能夠在最短的時間內(nèi)找到。隨著時間的沉淀，檔案數(shù)量隨之增多，致使檔案管理工作效率低下，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求。近年來，信息技術(shù)不斷更新，網(wǎng)絡(luò)時代飛速發(fā)展，辦公室檔案管理工作有了全新的契機。信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作過程中的應(yīng)用，能夠使檔案管理工作人員的效率和質(zhì)量得以提升，不光能夠加快信息查找速度，節(jié)約勞動力，還能夠節(jié)省檔案存放空間，減少檔案管理成本。將信息化檔案管理方式和紙質(zhì)檔案管理進行比較，信息化檔案管理能夠使信息的持久性和安全性得以提升。而科學合理的改革，可以推動辦公室檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，檔案工作者應(yīng)在企業(yè)的支持下，引進先進技術(shù)?？梢酝ㄟ^安裝安保系統(tǒng)的方式確保檔案安全性，檔案安全并非獨立的，將其與檔案管理人員的工作內(nèi)容相結(jié)合，才能夠?qū)n案管理的創(chuàng)新得以體現(xiàn)。與此同時，能夠?qū)n案通過信息的方式串聯(lián)在各個部門創(chuàng)建共享性資源平臺，以便不同部門對信息進行及時的更新儲存。不光能夠使不同部門之間的關(guān)聯(lián)性得以提升，還能夠有效節(jié)約不同部門因信息溝通所耽誤的時間，最終達到提升企業(yè)工作效率及經(jīng)濟收益的目的。
3.3創(chuàng)新檔案管理模式
傳統(tǒng)辦公室檔案管理時存在諸多不足之處，因涉及的文件數(shù)量龐大，種類繁瑣，在對檔案進行歸類存放時缺乏系統(tǒng)性的條例，導致文件缺失的情況時常發(fā)生。因此，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)借鑒科學先進的管理模式來使企業(yè)信息需求得以滿足。傳統(tǒng)檔案管理模式文件丟失是經(jīng)常發(fā)生的事情。此外，辦公人員會因為不能夠及時找到所需要的文件對工作的正常運營產(chǎn)生消極的影響，從而降低企業(yè)經(jīng)濟效益。除此之外，企業(yè)需要通過大量資源查找所丟失的文件，不光提升了檔案管理成本，還增加了管理工作人員的壓力和難度。因此，科學合理的檔案管理模式對信息化檔案管理工作的開展有著至關(guān)重要的作用。在當前環(huán)境下，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)創(chuàng)新工作模式，針對已經(jīng)接收存入的文件而言，建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)，以不同檔案的內(nèi)容及性質(zhì)為依據(jù)對其進行合理分類并為其編排序號，準確存放。針對新收集記錄的文件檔案管理，工作人員對其進行備份，并采用電子信息系統(tǒng)的方式記錄之后進行存檔編號。這樣一來，在需要查找文件時，并可以采用計算機的方式查找類別編號，在最短的時間內(nèi)找到所需要的文件。為了確保其安全性，應(yīng)創(chuàng)建備份系統(tǒng)，預(yù)防出現(xiàn)文件丟失的情況對企業(yè)經(jīng)濟效益帶來損失。在對檔案進行管理過程中，會因為特殊的原因?qū)е聶n案記錄模糊，這些情況會對信息檔案的安全性產(chǎn)生威脅，對檔案工作的開展產(chǎn)生消極影響，因此應(yīng)該對檔案管理方式進行改革，創(chuàng)新檔案管理工作人員應(yīng)明確自身職責。舉例來說，接收到新的文件后，應(yīng)該全面了解其中的信息，確保檔案的安全，方法是建立分工制度，明確工作人員的個人責任，科學合理地規(guī)劃工作內(nèi)容，這樣也能有效地減少文件出錯的機會，并在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題后及時處理。
4結(jié)束語
根據(jù)本文敘述可知,社會形勢在發(fā)生轉(zhuǎn)變,想要使檔案管理工作應(yīng)跟隨時展腳步，與時俱進，就應(yīng)該將信息技術(shù)應(yīng)用在日常工作過程中，使檔案管理工作質(zhì)量得以提升。辦公室檔案管理創(chuàng)新過程中，企業(yè)管理者要幫助檔案管理工作人員樹立正確的信息化管理觀念，創(chuàng)建信息化管理模式，不斷向科學化標準化方向發(fā)展。此外，還應(yīng)該借鑒并引進有效的管理模式，為檔案管理工作的正常開展提供支持。這樣一來，才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案管理的價值全面體現(xiàn)出來，并為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升及持續(xù)性發(fā)展提供保障。
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作者：程帥 單位：牡丹江市人民政府政務(wù)信息化中心
