項(xiàng)目檔案管理精選(九篇)

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第1篇：項(xiàng)目檔案管理范文

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；工程檔案管理；工程質(zhì)量

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言：我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，為建筑業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，但是隨著越來越多的建筑企業(yè)的不斷加入，也出現(xiàn)了不少質(zhì)量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質(zhì)量是所有建筑企業(yè)應(yīng)該放在首位的要素。而工程檔案能否真實(shí)地記載工程建設(shè)的整個(gè)過程，直接關(guān)系著工程質(zhì)量是否值得人們信賴，也關(guān)系著企業(yè)的信譽(yù)以及收益。一個(gè)合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關(guān)鍵的作用，一個(gè)完備詳盡的工程檔案就是一項(xiàng)工程的成長(zhǎng)記錄，也是一份良心的見證。

1.工程檔案管理與項(xiàng)目管理的概述和關(guān)系

1.1工程檔案管理與項(xiàng)目管理的概述

通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內(nèi)容是否可靠，分析檔案的信息，以總結(jié)工程進(jìn)程；還有就是搜集并整理文件，建立相關(guān)的鑒定方案，統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，最后存檔保管。二項(xiàng)目管理當(dāng)然就是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的宏觀控制，通過臨時(shí)組建一個(gè)組織機(jī)構(gòu)，針對(duì)特定的工程項(xiàng)目進(jìn)行有計(jì)劃的組織領(lǐng)導(dǎo)，掌控整個(gè)工程活動(dòng)的全過程，以便進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)指導(dǎo)。

1.2工程檔案管理和項(xiàng)目管理的關(guān)系

在一個(gè)工程中，我們可以認(rèn)為檔案管理就是一個(gè)項(xiàng)目，對(duì)它進(jìn)行有規(guī)劃的、系統(tǒng)的管理。工程檔案的建立時(shí)間就是工程開工的的時(shí)間，也就是此時(shí)開始對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項(xiàng)目管理相輔相成，共同作用于工程建設(shè)之中。只有二者之間有機(jī)配合，才能達(dá)到整個(gè)工程的預(yù)期目標(biāo)。這就需要建立一個(gè)管理體系，制定相關(guān)管理規(guī)劃，并且定期進(jìn)行整理分析，以確保工程保質(zhì)保量完成，同時(shí)也可以提高工程檔案的管理水平。

2. 工程檔案管理存在的問題分析

2.1工程檔案管理機(jī)制有問題

主要就是現(xiàn)在運(yùn)行的工程檔案管理機(jī)制已經(jīng)落伍，不符合當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，時(shí)代在發(fā)展，而工程檔案管理機(jī)制卻沒有創(chuàng)新，必然導(dǎo)致管理模式的落后。沒有及時(shí)建立檔案管理的新的網(wǎng)絡(luò)體系和辦事機(jī)構(gòu)，沒有意識(shí)到檔案管理在新時(shí)代的工程建設(shè)中的新內(nèi)涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設(shè)進(jìn)度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應(yīng)該對(duì)檔案管理方面的具體要求做出詳細(xì)的說明和規(guī)定，但是這些內(nèi)容在現(xiàn)行的制度中未曾體現(xiàn)，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動(dòng)來進(jìn)行體制的創(chuàng)新，以致領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制度得不到落實(shí)。

沒有大力推行相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2工程檔案的質(zhì)量不過關(guān)

有些工程資料由于沒有及時(shí)收集和整理，導(dǎo)致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關(guān)施工管理的相關(guān)文件和質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)的簽證資料。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設(shè)的腳步，呈現(xiàn)在書面上就是在合同上沒有注明對(duì)工程檔案方面相關(guān)要求，還有一方面就是在工程建設(shè)中偶爾也會(huì)出現(xiàn)施工或者監(jiān)理等一些單位沒有遵從工程建設(shè)的計(jì)劃書，擅自推進(jìn)工程進(jìn)程，但是也沒載入工程檔案文件中，導(dǎo)致檔案資料的缺失。有時(shí)候一些建設(shè)單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個(gè)究竟，就按照原始的資料進(jìn)行檔案整理，最后造成檔案資料的不規(guī)范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關(guān)的專業(yè)知識(shí)掌握的不夠精準(zhǔn)，以致資料的書寫不規(guī)格，與實(shí)際情況有很大出入，不注重細(xì)節(jié)等都會(huì)造成質(zhì)量問題。有一些監(jiān)理不負(fù)責(zé)任，現(xiàn)場(chǎng)工作不充足，造成原始的資料不準(zhǔn)確，還有就是他們沒有盡職盡責(zé)，而對(duì)一些失誤問題不予理會(huì)，有些建立甚至收受賄賂而對(duì)一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現(xiàn)漏洞。

2.3工程檔案管理人員專業(yè)水平低

一些有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人員，由于其對(duì)工作的熟悉度會(huì)很少犯錯(cuò)誤。但是某一個(gè)工程項(xiàng)目的工程隊(duì)伍往往是臨時(shí)組建的，由于時(shí)間問題，施工單位為了方便，同時(shí)也是對(duì)檔案管理不夠重視，會(huì)臨時(shí)找來一些沒有經(jīng)驗(yàn)或者水平較低的人員來進(jìn)行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因?yàn)楣芾砩系牟豢茖W(xué)，檔案管理人員的專業(yè)技能不過關(guān)就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業(yè)不會(huì)重視檔案部門，就會(huì)忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導(dǎo)致大量的高素質(zhì)的專業(yè)人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對(duì)檔案的繼續(xù)整理也是不利的。

3.加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

3.1完善檔案管理制度

隨著時(shí)代的進(jìn)步，建筑業(yè)也在蓬勃發(fā)展，過去的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)其發(fā)展變化的速度了，應(yīng)該建立一整套的科學(xué)合理的檔案管理體系，專門成立一個(gè)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，改善現(xiàn)有管理模式，進(jìn)行分系統(tǒng)、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規(guī)范化。達(dá)到員工各司其職，制度完善合理，機(jī)構(gòu)有效運(yùn)作，監(jiān)督作用強(qiáng)化。同時(shí)行政管理部門應(yīng)該嚴(yán)格考核參建部門，絕不放過任何投機(jī)取巧的行為，項(xiàng)目法人切實(shí)起到監(jiān)督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設(shè)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，促使工程質(zhì)量的提高。檔案中記錄著工程建設(shè)的相關(guān)資料，在驗(yàn)收施工單位的歸檔文件時(shí)，要仔細(xì)檢查檔案的完整度及準(zhǔn)確度。嚴(yán)格要求施工單位檔案的構(gòu)建，仔細(xì)對(duì)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。檔案資料的驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收之前的一項(xiàng)重要內(nèi)容，每一個(gè)工程完成之前都要檢驗(yàn)它的檔案資料是否完備，這也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)。

3.2檔案管理部門充分發(fā)揮自身職能

檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督管理職能，不定期的進(jìn)行突擊檢查，形成一個(gè)完善的檢查體系，并制定相關(guān)的懲處制度，將每次檢查的結(jié)果記錄在案，這樣有助于企業(yè)提高對(duì)檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構(gòu)建專項(xiàng)的檔案驗(yàn)收機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格檢查檔案資料是否真實(shí)、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個(gè)部門的職能以及檔案權(quán)益保護(hù)方案，有利于檔案功能的充分發(fā)揮。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)在挑選檔案管理人員時(shí)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的考核，以免有人濫竽充數(shù)。同時(shí)上崗后也不要放松警惕，定期的進(jìn)行考試，有助于員工更加盡職盡責(zé)。還要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)教育，可以聯(lián)合其他公司的檔案管理人員進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)員工間工作質(zhì)量以及效率的提高。可以以座談的形式或者上門培訓(xùn)的方法，提高員工的業(yè)務(wù)水平。教授的內(nèi)容可以是有關(guān)政策法規(guī)的，也可以是檔案專業(yè)知識(shí)相關(guān)的，企業(yè)可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的工作效率。

結(jié)語(yǔ)

工程檔案是建筑工程施工全過程的真實(shí)記錄，但是現(xiàn)在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實(shí)踐中逐漸的改革創(chuàng)新。創(chuàng)建新的檔案管理模式，樹立先進(jìn)的檔案管理理念，創(chuàng)建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)工程建設(shè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

第2篇：項(xiàng)目檔案管理范文

一、企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點(diǎn)

企業(yè)工程檔案為項(xiàng)目投產(chǎn)后正常生產(chǎn)維護(hù)、檢修或改造、擴(kuò)建的重要依據(jù)。也是保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地為建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收提供依據(jù)。盡管檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。

1.項(xiàng)目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責(zé)界定不清

建設(shè)項(xiàng)目前期、建設(shè)過程到竣工驗(yàn)收，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常重視立項(xiàng)、投資、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、決算、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的工作，但對(duì)辦理過程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個(gè)人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責(zé)任者與文件管理者責(zé)任不清，沒有做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步，沒有嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項(xiàng)目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過程中對(duì)檔案管理的責(zé)任就界定不清，準(zhǔn)備接受驗(yàn)收時(shí)，又將自行負(fù)責(zé)的各階段文件材料口頭委托施工單位進(jìn)行整理、組卷，施工單位對(duì)這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達(dá)到要求，其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性達(dá)不到要求，是遺留項(xiàng)目驗(yàn)收、在建項(xiàng)目檔案管理中存在的普遍問題。

2.企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問題

企業(yè)發(fā)展沒有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設(shè)單位各級(jí)管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識(shí)淡薄。

各級(jí)管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項(xiàng)目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、積累的主要來源。在對(duì)遺留和在建工程項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行分析時(shí)，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，他們習(xí)慣將自己形成的、具有參考和利用價(jià)值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識(shí)上對(duì)建設(shè)項(xiàng)目過程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項(xiàng)目檢查和驗(yàn)收有關(guān)聯(lián)時(shí)再做“回憶錄”，臨近整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動(dòng)又沒有被監(jiān)督交接“私人財(cái)產(chǎn)”，使原本有價(jià)值、憑證作用且無法補(bǔ)救的文件材料遺失和沒有利用的機(jī)會(huì)，是建設(shè)項(xiàng)目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項(xiàng)目參建單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文檔的收集不夠重視。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅是建設(shè)單位單方面的工作，項(xiàng)目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來完成，是一項(xiàng)密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動(dòng)的關(guān)系。項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，并給予積極配合，才能保證項(xiàng)目檔案的順利進(jìn)行。

二、強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

1.人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)

人的管理理念依然是企業(yè)檔案管理的主要因素，其素質(zhì)和能力的培養(yǎng)應(yīng)視為基礎(chǔ)中的重點(diǎn)進(jìn)行，因此需要引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

2.將項(xiàng)目管理的要求與檔案工作的要求緊密結(jié)合、同步進(jìn)行

工程檔案管理工作只有與項(xiàng)目建設(shè)緊密結(jié)合、融入項(xiàng)目建設(shè)同步之中才會(huì)有生命力。從項(xiàng)目的提出開始、項(xiàng)目建設(shè)各階段中到項(xiàng)目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時(shí)跟上，合格的竣工檔案與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。只要高度重視過程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進(jìn)行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責(zé)范圍

檔案管理首先應(yīng)明確自身檔案管理職責(zé)范圍：按照建設(shè)項(xiàng)目各階段檔案管理范圍、責(zé)任劃分，除施工文件、監(jiān)理文件由施工單位、監(jiān)理負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)各類文件的收集到歸檔；生產(chǎn)準(zhǔn)備和試運(yùn)行階段的文件由使用單位和建設(shè)單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)及基礎(chǔ)、項(xiàng)目管理、工藝設(shè)備、涉外、消防、財(cái)務(wù)和器材、竣工驗(yàn)收文件）的收集到歸檔均是建設(shè)單位的職責(zé)范圍。其次是建設(shè)單位對(duì)監(jiān)督、指導(dǎo)各參建單位將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步負(fù)有責(zé)任。只有明確了檔案管理的職責(zé)，才能避免出現(xiàn)分工不明的現(xiàn)象

4.充分發(fā)揮建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理中監(jiān)督指導(dǎo)的作用

一是將項(xiàng)目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)。明確設(shè)計(jì)單位、各施工單位以及監(jiān)理單位提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、份數(shù)、質(zhì)量要求和對(duì)項(xiàng)目文件的監(jiān)督、審查責(zé)任。用合同作為約束各參建單位強(qiáng)有力的法律依據(jù)。二是發(fā)揮監(jiān)理單位的重要作用，依照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、審核、簽認(rèn)的責(zé)任。三是針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際編制建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文件材料從形成積累、質(zhì)量要求、整理編目到移交歸檔及責(zé)任部門提出統(tǒng)一要求，并在項(xiàng)目建設(shè)各階段嚴(yán)格執(zhí)行。通過建設(shè)單位和各參建單位的共同努力，逐步實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案遵循：施工中把“形成關(guān)”，交工驗(yàn)收時(shí)把“歸檔關(guān)”，建設(shè)、監(jiān)理單位共同把“質(zhì)量關(guān)”，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。才不會(huì)在對(duì)檔案進(jìn)行匯總整理時(shí)出現(xiàn)遺失，缺失，漏失的現(xiàn)象。

第3篇：項(xiàng)目檔案管理范文

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整和區(qū)域一體化的發(fā)展，國(guó)家在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資增長(zhǎng)迅速，該契機(jī)促使大型企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展模式由傳統(tǒng)單一的以項(xiàng)目為主逐步拓展為以投資業(yè)務(wù)發(fā)揮引領(lǐng)作用的新型商業(yè)模式——投資項(xiàng)目。投資項(xiàng)目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設(shè)等眾多領(lǐng)域，這類項(xiàng)目權(quán)力與義務(wù)關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)因素多、風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)大。投資項(xiàng)目檔案反映了項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)歷史面貌，是項(xiàng)目建設(shè)、驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)及移交的重要憑證和參考性資料，對(duì)于企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結(jié)合工作實(shí)踐，研究投資項(xiàng)目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發(fā)揮投資項(xiàng)目檔案的價(jià)值。

一、投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提和必要條件，也是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的先行官，做好投資項(xiàng)目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀投資項(xiàng)目檔案從形成、收集、歸檔到發(fā)揮作用，需要參建方包括投資主體、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等單位共同配合完成，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。盡管各參建單位都了解投資項(xiàng)目檔案的重要性，但是限于投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)、傳統(tǒng)管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。1.投資項(xiàng)目數(shù)額大、周期長(zhǎng)、參建方多、資金來源廣，導(dǎo)致檔案易遺失或散失。在較長(zhǎng)的建設(shè)周期里，投資項(xiàng)目檔案工作一直處于動(dòng)態(tài)和持續(xù)補(bǔ)充狀態(tài)，而且由于承建方眾多，使得投資項(xiàng)目檔案文件材料難以做到及時(shí)歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項(xiàng)目建設(shè)管理人員檔案意識(shí)薄弱，往往只重視紅頭文件和結(jié)論性文件材料的管理，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的一些過程性與隨機(jī)性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準(zhǔn)確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，項(xiàng)目人員流動(dòng)性較大，文件材料管理經(jīng)手人多，極易造成管理斷檔或斷層現(xiàn)象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統(tǒng)性欠缺。投資項(xiàng)目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項(xiàng)目建設(shè)管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統(tǒng)、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統(tǒng)觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環(huán)節(jié)，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對(duì)投資項(xiàng)目建設(shè)全過程進(jìn)行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行無縫銜接。2.投資項(xiàng)目檔案一般在項(xiàng)目建設(shè)完成后才移交到企業(yè)檔案部門，但是在項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目建設(shè)與管理部門對(duì)文件材料的收集把關(guān)不嚴(yán)，而企業(yè)檔案管理部門未參與項(xiàng)目建設(shè)過程，檔案管理環(huán)節(jié)缺失，對(duì)檔案的完整性、系統(tǒng)性無法掌控。3.傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門僅有對(duì)投資項(xiàng)目檔案文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，沒有過程監(jiān)控權(quán)，致使項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核是在歸檔之后，存在監(jiān)管滯后的缺陷。針對(duì)上述問題，本文認(rèn)真研究了針對(duì)投資項(xiàng)目管理的有效應(yīng)對(duì)策略，提出建立科學(xué)、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項(xiàng)目建設(shè)流程，以達(dá)到對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行全程管控的目的。

二、理清投資項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

投資項(xiàng)目檔案質(zhì)量是企業(yè)實(shí)現(xiàn)投資目的的基本保證之一，而且關(guān)系到投資項(xiàng)目完工后使用、改造、維護(hù)和責(zé)任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應(yīng)參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)則》《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行。

(一)投資項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了檔案管理具有責(zé)任重、數(shù)量多、難度大、要求高、涉及廣的特點(diǎn)，投資項(xiàng)目文件材料收集歸檔周期長(zhǎng)且較復(fù)雜，易造成遺漏，因此理清投資項(xiàng)目參建方的權(quán)屬關(guān)系是做好投資項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項(xiàng)目參建方的立卷歸檔職責(zé)是做好檔案管理工作的保障。投資項(xiàng)目檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，投資主體或受其委托的項(xiàng)目公司對(duì)投資項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。1.投資主體檔案工作職責(zé)投資主體對(duì)項(xiàng)目檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，負(fù)責(zé)制定檔案工作方案，對(duì)檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作中的權(quán)利和義務(wù)，為投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項(xiàng)目公司檔案工作職責(zé)項(xiàng)目公司根據(jù)投資單位和檔案行政管理部門對(duì)投資項(xiàng)目文件材料歸檔工作的要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)立與項(xiàng)目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)、庫(kù)房，配備滿足投資項(xiàng)目檔案管理需要的檔案人員，負(fù)責(zé)所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責(zé)參建單位包括設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位及總承包單位，應(yīng)遵照項(xiàng)目公司關(guān)于項(xiàng)目文件材料歸檔工作相關(guān)條款的約定，分別負(fù)責(zé)所承建工程或任務(wù)文件材料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項(xiàng)目檔案主要內(nèi)容

投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目在投資立項(xiàng)、審批(核準(zhǔn)、備案)、土地征遷、招標(biāo)投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)、回購(gòu)或移交等全過程中形成的具有保存利用價(jià)值，經(jīng)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業(yè)投資項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，為項(xiàng)目的執(zhí)行和運(yùn)營(yíng)提供有效的信息和法律保障，降低投資風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，投資項(xiàng)目參建方應(yīng)按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負(fù)其責(zé)；投資主體對(duì)項(xiàng)目投資、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、回購(gòu)或移交等階段及各階段銜接產(chǎn)生的管理文件歸檔工作負(fù)責(zé)。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調(diào)查、專項(xiàng)評(píng)估、可行性研究、審查、出資、后評(píng)價(jià)、資產(chǎn)處置及成立項(xiàng)目公司進(jìn)行建設(shè)管理產(chǎn)生的批準(zhǔn)文件或會(huì)議紀(jì)要、特許經(jīng)營(yíng)協(xié)議等內(nèi)容。2.項(xiàng)目公司收集項(xiàng)目資金籌措、建設(shè)實(shí)施、交(竣)工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)管理、養(yǎng)護(hù)維修、債務(wù)償還、資產(chǎn)管理以及移交過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目文件。3.設(shè)計(jì)單位收集內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)行勘察后經(jīng)綜合分析、論證編制的地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。4.施工單位收集內(nèi)容包括編制施工組織設(shè)計(jì)和施工計(jì)劃，在組織工程施工過程中形成的技術(shù)、材料、設(shè)備等文件。5.監(jiān)理單位收集對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行監(jiān)控形成的文件。6.總承包單位收集內(nèi)容包括項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項(xiàng)目文件。

四、建立投資項(xiàng)目檔案管理模型圖

投資項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程有其計(jì)劃性和組織性，是人工、材料、機(jī)械、施工組織方法及建設(shè)環(huán)境條件等有機(jī)結(jié)合的過程。參照系統(tǒng)工程中的霍爾三維結(jié)構(gòu)方法，根據(jù)上述參建方管理職責(zé)及收集內(nèi)容構(gòu)建投資項(xiàng)目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項(xiàng)目檔案管理階段，包括7個(gè)環(huán)節(jié)，縱軸表示投資項(xiàng)目參建方，空間軸表示項(xiàng)目建設(shè)階段。該圖清楚地反映了投資項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)系，投資項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段，不同的建設(shè)階段有不同的責(zé)任主體，形成不同的投資項(xiàng)目檔案。投資項(xiàng)目參建方按照項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容要求分別負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理階段的工作。按上述思路構(gòu)建了一個(gè)順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動(dòng)系統(tǒng)地體現(xiàn)了投資項(xiàng)目檔案的全程管理思想，對(duì)企業(yè)投資項(xiàng)目檔案管理具有指導(dǎo)性、針對(duì)性和實(shí)用性。

五、科學(xué)制定投資項(xiàng)目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個(gè)投資項(xiàng)目管理的生命周期，在投資項(xiàng)目檔案管控中運(yùn)用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)全程有效控制。檔案管理人員在投資項(xiàng)目伊始即提出檔案管理要求；建設(shè)過程中進(jìn)行有效跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料管理工作；竣工檔案驗(yàn)收前進(jìn)行初審，為投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實(shí)現(xiàn)對(duì)投資項(xiàng)目檔案的管控，通過制度建設(shè)、合同控制、崗位職責(zé)、環(huán)節(jié)控制具體落實(shí)執(zhí)行全程管理原則，有利于提高投資項(xiàng)目檔案管理水平。1.通過制度進(jìn)行前端控制傳統(tǒng)管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估等前期工作及實(shí)施環(huán)節(jié)。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項(xiàng)目檔案管理難以規(guī)范化。全程管理原則要求檔案管理人員實(shí)施前端控制，即在投資項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)從頂層框架上設(shè)計(jì)出一種符合投資項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關(guān)要求有機(jī)結(jié)合，抓住管控源頭。檔案制度建設(shè)與貫徹落實(shí)是管控的核心，是實(shí)施投資項(xiàng)目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進(jìn)行法律控制合同約束具有法律效力?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件及其整理、歸檔責(zé)任?！辈扇∶魑囊?guī)定的方式，將項(xiàng)目檔案的收集歸檔責(zé)任納入合同中實(shí)施管理，明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務(wù)、歸檔要求、檔案工作進(jìn)度及獎(jiǎng)懲措施等，運(yùn)用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實(shí)現(xiàn)檔案管控的主動(dòng)權(quán)和法律保障。3.通過職責(zé)進(jìn)行人員控制人員控制主要是明確相關(guān)人員崗位職責(zé)中有關(guān)檔案工作的義務(wù)。項(xiàng)目伊始，明確檔案機(jī)構(gòu)對(duì)口的部門與單位，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理員、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理人員、開箱人員的有關(guān)檔案責(zé)任，分別負(fù)有全局督促、具體檔案業(yè)務(wù)與協(xié)調(diào)、整理項(xiàng)目文件、清點(diǎn)檢查隨機(jī)文件等職責(zé)。通過專、兼職檔案人員的分工和協(xié)作，發(fā)揮各方專業(yè)知識(shí)優(yōu)勢(shì)，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。4.通過考評(píng)完善過程控制投資項(xiàng)目建設(shè)每個(gè)階段都有嚴(yán)格的節(jié)點(diǎn)要求，根據(jù)建設(shè)節(jié)點(diǎn)設(shè)定檔案完成移交節(jié)點(diǎn)，要求投資項(xiàng)目檔案管理人員及時(shí)、動(dòng)態(tài)地掌握投資項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)各方收集歸檔；將考評(píng)機(jī)制引入檔案工作中，結(jié)合檔案節(jié)點(diǎn)制定工作計(jì)劃，考評(píng)結(jié)果通報(bào)檔案工作完成情況，確保投資項(xiàng)目檔案文件材料的形成歸檔與項(xiàng)目建設(shè)同步，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)投資項(xiàng)目檔案管理的全程控制。

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第4篇：項(xiàng)目檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是指新建和改建工程項(xiàng)目，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收以及使用維護(hù)過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。當(dāng)前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務(wù)于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點(diǎn)。

1.化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點(diǎn)，而化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實(shí)用的資料收集保存制度，保證項(xiàng)目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項(xiàng)目檔案管理的重要使命，各個(gè)工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項(xiàng)目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序，控制并保障項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按時(shí)且合法的歸納項(xiàng)目建設(shè)中各種資料，嚴(yán)格按照國(guó)家及化工企業(yè)對(duì)檔案的準(zhǔn)則來編制項(xiàng)目檔案，從而保證項(xiàng)目檔案的合理合法。

2.目前化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項(xiàng)目的可行性調(diào)研、上報(bào)建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長(zhǎng)的時(shí)間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動(dòng)管理的意識(shí)。尤其在施工的整個(gè)過程，因?yàn)楣こ塘看螅瑓⒓咏ㄔO(shè)的單位通常對(duì)時(shí)間，質(zhì)量，成本控制問題有更高的關(guān)注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時(shí)，臨時(shí)突擊檔案工作，集中時(shí)間來彌補(bǔ)檔案缺失的部分，答復(fù)驗(yàn)收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴(yán)重，而實(shí)際有價(jià)值的內(nèi)容大大減少，導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實(shí)性，并且對(duì)于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足

目前，許多工程建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場(chǎng)施工人員來臨時(shí)兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細(xì)，由于施工人員對(duì)檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，施工過程中只要人員變動(dòng)就會(huì)導(dǎo)致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導(dǎo)致檔案未能保存妥當(dāng)，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準(zhǔn)確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復(fù)印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴(yán)重影響著檔案質(zhì)量，致使重點(diǎn)工程的檔案無法真實(shí)的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個(gè)制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時(shí)責(zé)任分配不清晰，缺少明確責(zé)任意識(shí)，建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進(jìn)行有效的交流，各自的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進(jìn)行受阻，檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強(qiáng)檔案管理工作的舉措

3.1強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)檔案意識(shí)

化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個(gè)部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種方式，加強(qiáng)工程主管項(xiàng)目部與監(jiān)理、施工等各個(gè)單位的檔案觀念，將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進(jìn)工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中，建立了項(xiàng)目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責(zé)任。

3.2健全檔案管理，建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外，還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項(xiàng)目管理工作之一，也應(yīng)實(shí)施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進(jìn)行。建立合理的檔案管理大綱、組織機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計(jì)算機(jī)管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標(biāo)示方法、存檔方式等。對(duì)于具體的建設(shè)項(xiàng)目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)的工程項(xiàng)目文件、檔案管理細(xì)則，是企業(yè)順利開展工程項(xiàng)目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強(qiáng)化對(duì)檔案的收集

工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目施工管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前各項(xiàng)目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強(qiáng)化對(duì)檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對(duì)工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。

3.4實(shí)行同步跟蹤管理

化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設(shè)進(jìn)程必須同步，當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就要開始對(duì)工程檔案材料進(jìn)行收集、整理、審查工作，當(dāng)工程竣工驗(yàn)收時(shí)，就必須把工程檔案的驗(yàn)收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質(zhì)量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時(shí)做好煤礦重點(diǎn)工程檔案的審理鑒定工作，完成一項(xiàng)歸檔一項(xiàng)，不要等整個(gè)工程要竣工驗(yàn)收了，才忙于補(bǔ)充資料、整理資料。

第5篇：項(xiàng)目檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高?！】蒲许?xiàng)目　檔案　開發(fā)利用

高?？蒲许?xiàng)目檔案是高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾h(huán)節(jié)，是高校檔案工作的一個(gè)重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識(shí)創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)，它在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備的作用?？蒲许?xiàng)目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點(diǎn)，其科學(xué)管理手段對(duì)科研工作的進(jìn)程、效率和質(zhì)量起著重要的作用，同時(shí)也影響著科研項(xiàng)目檔案的收集及檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，所以，研究分析高?？蒲许?xiàng)目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對(duì)于提高高校科研檔案整體管理水平、發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益、更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。

1　高?？蒲许?xiàng)目檔案信息的重要地位

高等學(xué)校既是高等教育的“陣地”，也是科技創(chuàng)新的“戰(zhàn)場(chǎng)”。在經(jīng)濟(jì)和科技全球化的今天，國(guó)家的創(chuàng)新能力已經(jīng)成為決定該國(guó)在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學(xué)、工學(xué)、農(nóng)業(yè)，醫(yī)學(xué)、歷史、文學(xué)、哲學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)等各學(xué)科，擁有很強(qiáng)的基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開發(fā)研究能力，在國(guó)家創(chuàng)新體系中擁有不可或缺的、獨(dú)特的地位和作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十五”期間，我國(guó)高校承擔(dān)各類科研課題達(dá)61.9萬項(xiàng)，其中高校主持的國(guó)家“973”項(xiàng)目占立項(xiàng)總數(shù)的57.05％主持“863”項(xiàng)目占立項(xiàng)總數(shù)的40％。在獲獎(jiǎng)方面，高校所獲國(guó)家自然科學(xué)獎(jiǎng)的占全國(guó)授獎(jiǎng)總數(shù)的55.07％；高校獲國(guó)家技術(shù)發(fā)明獎(jiǎng)?wù)既珖?guó)授獎(jiǎng)總數(shù)的64.4％；高校獲國(guó)家科技進(jìn)步獎(jiǎng)數(shù)占全國(guó)授獎(jiǎng)總數(shù)的53.57％。2006年以來，高校科研立項(xiàng)數(shù)以及在獲得的國(guó)家科技獎(jiǎng)勵(lì)方面又有了新的進(jìn)展。高等學(xué)校已經(jīng)成為國(guó)家創(chuàng)新體系中的一支重要力量，成為解決國(guó)民經(jīng)濟(jì)重大科技問題、實(shí)現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移和成果轉(zhuǎn)化的生力軍。

高?？蒲许?xiàng)目檔案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像、實(shí)物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項(xiàng)目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項(xiàng)科研課題的檔案，就是一部生動(dòng)的科研教科書，能從總體上反映出學(xué)校及國(guó)家的科研水平。項(xiàng)目檔案所蘊(yùn)含的具體信息，對(duì)于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項(xiàng)目檔案信息在高校和國(guó)家科研中占有舉足輕重的地位。

2　高?？蒲许?xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及障礙分析

2.1　科研管理體制對(duì)高校科研項(xiàng)目檔案管理工作的影響

近20年來，隨著高等教育事業(yè)和國(guó)家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，高?？蒲许?xiàng)目的來源渠道豐富寬廣，下達(dá)及指導(dǎo)高?？蒲许?xiàng)目的主管部門已由原來比較單一的科技口發(fā)展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項(xiàng)目在校內(nèi)也由多個(gè)部門管理，比較普遍的管理模式是教務(wù)處(高教研究所)分管教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目，宣傳部或?qū)W校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實(shí)踐項(xiàng)目，團(tuán)委分管大學(xué)生科研項(xiàng)目，研究生處及相關(guān)教學(xué)單位分管研究生創(chuàng)新科研項(xiàng)目，其他研究項(xiàng)目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責(zé)的限制性，缺少部門之間的協(xié)調(diào)，在一定程度上造成了項(xiàng)目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項(xiàng)目立項(xiàng)、批準(zhǔn)、下達(dá)研究經(jīng)費(fèi)和結(jié)題的文書通知，而項(xiàng)目申請(qǐng)書、合同書、結(jié)題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高?？蒲许?xiàng)目的特點(diǎn)對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作的影響

受管理體制的支配，高?？蒲许?xiàng)目檔案無論在內(nèi)容，還是在其形成規(guī)律方面，都有著其鮮明的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作也產(chǎn)生影響，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面

首先，高?？蒲嘘?duì)伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項(xiàng)目檔案來源的廣泛性和課題研究?jī)?nèi)容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級(jí)有關(guān)主管部門對(duì)高校科研項(xiàng)目檔案管理缺乏外部關(guān)系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對(duì)課題研究只具有引導(dǎo)、服務(wù)作用，而對(duì)課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關(guān)職能部門對(duì)科研項(xiàng)目檔案的認(rèn)識(shí)、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項(xiàng)目是幾個(gè)部門各自分管，管理人員處于“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，對(duì)檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴(yán)重地影響著高?？蒲许?xiàng)目檔案的案卷數(shù)量和質(zhì)量。從復(fù)雜的實(shí)際環(huán)境條件來看，要真正做好科研項(xiàng)目檔案管理工作難度還是很大的。

其次，高校科研課題專業(yè)性強(qiáng)，研究周期長(zhǎng)。高校從事的研究項(xiàng)目類型不同，研究對(duì)象和采用的研究手段各異，涉及的專業(yè)學(xué)科廣泛，因而使得記錄其研究活動(dòng)的項(xiàng)目檔案也不同，由于開發(fā)類科研項(xiàng)目從開題到研究成果的取得，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過反復(fù)地研究和試驗(yàn)，要取得最終成果，往往要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，特別理工科的開發(fā)研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內(nèi)堅(jiān)持長(zhǎng)期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實(shí)踐中卻很難堅(jiān)持做到。

2.3　檔案觀念和責(zé)任心對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作的影響

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，人們?cè)诶碚撋蠈?duì)于信息的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，但是人們?cè)谏鐣?huì)經(jīng)濟(jì)生活的實(shí)踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢(shì)仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發(fā)展。某些研究人員及相關(guān)管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅(jiān)持把科研項(xiàng)目檔案工作納入研究工作的計(jì)劃之中和崗位職責(zé)中，不注意對(duì)科研項(xiàng)目從始至終各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料進(jìn)行收集積累，只注重結(jié)論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權(quán)屬之爭(zhēng)，而引起爭(zhēng)原始材料，爭(zhēng)報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)而不愿主動(dòng)把材料集中管理。由于項(xiàng)目檔案專業(yè)性很強(qiáng)、技術(shù)含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時(shí)避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關(guān)鍵技術(shù)材料。加之，學(xué)校檔案部門人員對(duì)科研課題不熟，業(yè)務(wù)水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。

3　對(duì)加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)思考

科研項(xiàng)目檔案管理與科研工作管理是一個(gè)有機(jī)的整體?？蒲许?xiàng)目檔案特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜、要求很高的工作。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行科研項(xiàng)目管理體制的研究。應(yīng)該說，現(xiàn)在各高?？蒲许?xiàng)目檔案的多頭管理體制及運(yùn)作方式，都是在特定條件下對(duì)不同范圍的具體選擇。高校應(yīng)有怎樣的科研項(xiàng)目管理體制，如何建立完善高校科研檔案

管理體制，理順檔案管理關(guān)系、程序，科研管理部門以及檔案部門應(yīng)當(dāng)積極探索。而在當(dāng)前的管理環(huán)境下，應(yīng)加強(qiáng)做好以下工作

3.1　建立健全科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度

建立健全管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，既是檔案工作順利進(jìn)行的可靠保證，也是實(shí)行檔案工作科學(xué)管理、規(guī)范管理的依據(jù)及準(zhǔn)繩。要做好科研項(xiàng)目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內(nèi)容應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題的過程材料的管理，明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等，才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循。

一個(gè)科研項(xiàng)目檔案作為記錄科研活動(dòng)全過程的一套完整文件材料，雖然是在項(xiàng)目研究活動(dòng)最后結(jié)束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個(gè)不同階段的產(chǎn)物。即所謂科技檔案完成于項(xiàng)目研究之末，又形成于研究活動(dòng)之中。必須把必要的行政手段和經(jīng)濟(jì)手段納入法規(guī)和軌道，把科研項(xiàng)目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。各個(gè)階段中去。因此，在現(xiàn)行管理體制下，科研處、教務(wù)處(高教研究所)、宣傳部、團(tuán)委、研究生處等管理部門應(yīng)堅(jiān)持用規(guī)章制度來履行各自的職能。要負(fù)責(zé)督促科研工作人員對(duì)研究項(xiàng)目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項(xiàng)目檔案建設(shè)，多渠道、多形式進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的指導(dǎo)工作，才能使科研項(xiàng)目檔案的建檔工作進(jìn)入到規(guī)范管理的軌道。做好高校項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，要努力建立高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運(yùn)行機(jī)制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎(chǔ)環(huán)節(jié)不抓好，隨后的開發(fā)利用工作難以發(fā)揮效益。

3.2　理性認(rèn)識(shí)科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值，做好科研項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用

第6篇：項(xiàng)目檔案管理范文

1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范

20世紀(jì)80年代以來，國(guó)家有關(guān)部門相繼了一些科研項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強(qiáng)的概括性和普適性。隨著科研項(xiàng)目種類的增加，項(xiàng)目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗(yàn)收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項(xiàng)目檔案工作的實(shí)際需要。歸檔范圍方面，科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項(xiàng)目文件材料收集的基礎(chǔ)性依據(jù)，但隨著科研項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容的豐富和國(guó)家對(duì)科研工作管理要求的提高，它對(duì)各類項(xiàng)目檔案收集工作的指導(dǎo)作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項(xiàng)目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項(xiàng)目缺乏固定的編號(hào)原則，往往是驗(yàn)收前由項(xiàng)目主管部門或承擔(dān)單位確定臨時(shí)編號(hào)，項(xiàng)目驗(yàn)收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗(yàn)收要求方面，雖然科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》(1980年)和科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應(yīng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，但各類科研項(xiàng)目的主管部門并未以制度形式對(duì)檔案驗(yàn)收的條件、程序作出規(guī)定。

2．前端控制和過程管理相對(duì)薄弱

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務(wù)下達(dá)、進(jìn)度檢查、驗(yàn)收鑒定、報(bào)獎(jiǎng)考核各階段的“四同步”管理，是科研項(xiàng)目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，往往無法做到前兩個(gè)“同步”，即“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗(yàn)收鑒定”階段進(jìn)行。究其原因，一是檔案部門不掌握項(xiàng)目報(bào)批、啟動(dòng)、執(zhí)行情況，無法及時(shí)指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理；二是項(xiàng)目主管部門下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)與年度或中期檢查通知時(shí)，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進(jìn)度檢查要求，課題組人員未對(duì)檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項(xiàng)目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質(zhì)文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進(jìn)行保存和積累。而基于防震減災(zāi)科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目執(zhí)行中形成較多的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質(zhì)檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文檔，造成項(xiàng)目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔?？蒲许?xiàng)目檔案不齊全，整理不規(guī)范，導(dǎo)致查詢不方便，利用價(jià)值降低。

4．檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓(xùn)

課題組人員與檔案部門人員作為科研項(xiàng)目檔案管理工作隊(duì)伍的重要組成部分，都應(yīng)熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，一些單位科研檔案人員流動(dòng)性較大，年齡結(jié)構(gòu)偏大，人員經(jīng)驗(yàn)不足。而課題負(fù)責(zé)人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動(dòng)性大，易導(dǎo)致項(xiàng)目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項(xiàng)目檔案人員相比，科研項(xiàng)目檔案人員的學(xué)習(xí)途徑和培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，業(yè)務(wù)能力無法得到有效提高。

提高防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理水平對(duì)策分析

1．加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理制度體系建設(shè)

中國(guó)地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應(yīng)制定統(tǒng)一的科研項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)系統(tǒng)各單位的科研項(xiàng)目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應(yīng)聯(lián)合各類科研項(xiàng)目的主管業(yè)務(wù)司室，針對(duì)各類項(xiàng)目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對(duì)規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項(xiàng)目，項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案部門也應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定本項(xiàng)目的檔案管理實(shí)施細(xì)則。各層面的檔案管理制度應(yīng)根據(jù)其規(guī)范對(duì)象的特點(diǎn)，重點(diǎn)明確以下內(nèi)容：一是檔案管理各主體的職責(zé)。主要包括中國(guó)地震局檔案部門和科技管理部門的職責(zé)，項(xiàng)目承擔(dān)單位和項(xiàng)目協(xié)作單位的職責(zé)，各單位檔案部門、課題負(fù)責(zé)人和檔案兼職人員的職責(zé)。二是文件材料收集范圍。以科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎(chǔ)，一方面可根據(jù)防震減災(zāi)科研項(xiàng)目實(shí)際情況，增加具有行業(yè)、學(xué)科特色的內(nèi)容，如野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)科研、采購(gòu)、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項(xiàng)目所涵蓋工作內(nèi)容的增加，補(bǔ)充反映相關(guān)工作過程的文件材料。三是檔案編號(hào)原則。可為防震減災(zāi)各類科研項(xiàng)目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號(hào)原則，如采取“項(xiàng)目類別號(hào)一項(xiàng)目代號(hào)(一承擔(dān)或協(xié)作單位代號(hào))一案卷流水號(hào)”的編號(hào)原則；或根據(jù)各類項(xiàng)目主管部門的要求分別為各類項(xiàng)目制定編號(hào)原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國(guó)家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應(yīng)將這些規(guī)范中對(duì)各環(huán)節(jié)工作的要求進(jìn)行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁(yè)、編號(hào)、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內(nèi)容。五是檔案驗(yàn)收要求。檔案驗(yàn)收的條件、驗(yàn)收要求、工作報(bào)告和自查報(bào)告的格式和內(nèi)容等應(yīng)予以統(tǒng)一。檔案驗(yàn)收的組織主體和形式可根據(jù)各類項(xiàng)目主管部門的要求分別進(jìn)行規(guī)范。

2．加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案全過程管理

任務(wù)下達(dá)階段，項(xiàng)目主管部門應(yīng)在下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)，提出檔案收集和歸檔的要求；項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)及時(shí)了解項(xiàng)目下達(dá)情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎(chǔ)，結(jié)合項(xiàng)目任務(wù)書，向課題組提出應(yīng)收集文件材料清單，并對(duì)課題組兼職檔案人員進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。進(jìn)度檢查階段，項(xiàng)目主管部門應(yīng)在下達(dá)年度或中期檢查通知的同時(shí)，提出對(duì)檔案收集整理情況進(jìn)行檢查的要求；項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)照檢查檔案收集整理工作進(jìn)度，對(duì)文件材料收集不齊全、不及時(shí)的，應(yīng)督促課題組進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應(yīng)給予指導(dǎo)并協(xié)助整改。．驗(yàn)收鑒定階段，項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行形式審查，并68I衛(wèi)國(guó)檔寨2014．7協(xié)助課題負(fù)責(zé)人完成檔案工作報(bào)告。項(xiàng)目承擔(dān)單位檔案部門應(yīng)對(duì)協(xié)作單位(子課題)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收。在項(xiàng)目通過鑒定驗(yàn)收后，檔案部門還應(yīng)繼續(xù)督促課題負(fù)責(zé)人提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，補(bǔ)充完善項(xiàng)目檔案。報(bào)獎(jiǎng)考核階段，項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的需求如實(shí)出具歸檔情況證明材料，有關(guān)部門應(yīng)切實(shí)將其作為科技報(bào)獎(jiǎng)、科研人員提職考核的重要依據(jù)。

3．推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)對(duì)電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進(jìn)行細(xì)化界定。二是數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)。在電子文件檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，由中國(guó)地震局檔案部門組織建立科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，整合系統(tǒng)內(nèi)科研項(xiàng)目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項(xiàng)目檔案的歸檔和查詢管理，同時(shí)按一定權(quán)限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

第7篇：項(xiàng)目檔案管理范文

第一條為了加強(qiáng)對(duì)本市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《廣東省檔案管理規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合我市實(shí)際，特制定本辦法。

第二條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,是指建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式全部文件,包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。

第二章各部門管理職責(zé)

第三條市及各區(qū)檔案行政管理部門主管本市、區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,必須認(rèn)真履行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能,把好項(xiàng)目檔案關(guān)，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記和報(bào)送工作，參加檔案專項(xiàng)驗(yàn)收及工程竣工驗(yàn)收工作。

在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，市、區(qū)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)向項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）提出并協(xié)商重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館的移交接收范圍。

第四條項(xiàng)目主管部門要對(duì)市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo),做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記，及時(shí)報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，參加檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。

第五條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作；做好電子文件管理；做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記和報(bào)送工作；負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、參建單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。

第三章檔案管理登記制度

第六條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案既是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)。為了及時(shí)掌握重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作情況，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目建設(shè)單位要做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的登記工作。

第七條*市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記范圍是包括國(guó)家、省、市發(fā)展和改革部門的國(guó)家、省、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；市檔案行政管理部門每年公布需要登記的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目名單，并統(tǒng)一部署對(duì)全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記工作；各項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）和項(xiàng)目所在地的區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)做好對(duì)本部門和本地區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。

凡新建、在建、收尾和竣工試生產(chǎn)的國(guó)家、省、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于行業(yè)主管部門的，由項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織填寫“重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”，同時(shí)抄送項(xiàng)目所在地的區(qū)檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導(dǎo)；屬于地方的，由項(xiàng)目所在地的區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織填報(bào)。

第八條登記工作的要求

（一）項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與市、區(qū)檔案行政管理部門互通情況，互相合作，以保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記完整、準(zhǔn)確。

（二）項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)和市、區(qū)檔案行政管理部門對(duì)于新建項(xiàng)目應(yīng)按本辦法第七條及時(shí)組織監(jiān)督建設(shè)單位（或項(xiàng)目法人）做好檔案管理登記，建立檔案工作。

（三）要保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，特別要認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作。項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)與項(xiàng)目建設(shè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃工期和進(jìn)度，及時(shí)對(duì)登記的項(xiàng)目提出檔案驗(yàn)收要求。隸屬于地方的項(xiàng)目，市、區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)按各自管理范圍，及時(shí)對(duì)登記的項(xiàng)目組織預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收組織單位應(yīng)按本辦法第七條及時(shí)做好項(xiàng)目檔案管理登記、報(bào)送工作。

（四）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)按本辦法第七條及時(shí)做好項(xiàng)目檔案管理登記、報(bào)送工作。市、區(qū)檔案行政管理部門根據(jù)填表情況不定期地對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行抽查。

第九條為確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的正常秩序，任何部門和單位不得向重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理費(fèi)用。

第四章檔案資料整理、歸檔要求

第十條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）、籌建部門、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位要把項(xiàng)目建設(shè)文件材料（包括電子文件）的形成、積累、整理和歸檔工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理的工作程序，列入工程技術(shù)人員的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

第十一條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）要確定重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作“以一流工程建一流檔案”的目標(biāo)，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。

在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)訂立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔和移交的義務(wù)。

項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

項(xiàng)目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本辦法的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。

檔案分類、整理、歸檔按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-*)執(zhí)行。

第十二條項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后應(yīng)將經(jīng)整理、編目的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備,文件質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨(dú)立卷歸檔。

外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第十三條項(xiàng)目文件的歸檔審查工作，施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審，經(jīng)項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）檔案管理機(jī)構(gòu)。

第五章項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收

第十四條檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第十五條項(xiàng)目法人應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第十六條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織:

（一）市政府及其計(jì)劃投資主管部門組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收；

（二）跨市、區(qū)項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收；

（三）區(qū)屬項(xiàng)目，由區(qū)檔案行政管理部門組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收；

（四）市檔案行政管理部門對(duì)項(xiàng)目區(qū)主管部門檔案機(jī)構(gòu)、區(qū)檔案行政管理部門組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。項(xiàng)目區(qū)主管部門、區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收前的咨詢、指導(dǎo)，必要時(shí)可組織預(yù)檢。

(五)市及各區(qū)檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門檔案機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位要協(xié)助上級(jí)檔案行政管理部門做好在*市內(nèi)的國(guó)家、省重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作。

第十七條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的組成:

（一）市檔案行政管理部門組織的檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由市檔案行政管理部門、項(xiàng)目市主管部門等單位組成。

（二）項(xiàng)目區(qū)主管部門檔案機(jī)構(gòu)組織檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目，驗(yàn)收組由項(xiàng)目區(qū)主管部門檔案機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目所在區(qū)檔案行政管理部門等單位組成。

（三）凡在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位。

（四）驗(yàn)收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，驗(yàn)收組組長(zhǎng)由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任。必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參加驗(yàn)收組。

第十八條項(xiàng)目法人應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》（表略）。驗(yàn)收組織單位在收到申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)作出答復(fù)。

第十九條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求:

（一）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。

（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。

（三）檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會(huì)議。

（四）檢查項(xiàng)目檔案采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量為項(xiàng)目檔案總卷數(shù)的15%。抽點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

（五）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)DA/T28-*《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

第二十條驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。驗(yàn)收組半數(shù)以上成員同意通過驗(yàn)收的為合格。

第二十一條檔案驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，由驗(yàn)收組出具檔案驗(yàn)收意見。

第二十二條檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由驗(yàn)收組提出整改意見，要求項(xiàng)目法人于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目法人通報(bào)批評(píng)，造成檔案損失的應(yīng)依法追究有關(guān)人員責(zé)任。

第二十三條在對(duì)每一重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員要認(rèn)真履行職責(zé)對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料加以驗(yàn)收。組織重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》執(zhí)行。

第六章檔案的移交、收集

第二十四條項(xiàng)目參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，將工程立項(xiàng)至竣工全過程的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案按要求立卷整理后，向有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）檔案部門移交。

第8篇：項(xiàng)目檔案管理范文

關(guān)鍵詞：招標(biāo)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目檔案管理模式

隨著改革開放形勢(shì)的發(fā)展和市場(chǎng)機(jī)制的不斷完善，我國(guó)在基本建設(shè)項(xiàng)目、機(jī)械成套設(shè)備、科技項(xiàng)目、項(xiàng)目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權(quán)出讓、政府采購(gòu)等許多政府投資及公共采購(gòu)領(lǐng)域，都逐步推行了招標(biāo)投標(biāo)制度。這對(duì)于創(chuàng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，提高經(jīng)濟(jì)效益，保證服務(wù)質(zhì)量，防止招標(biāo)投標(biāo)中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。

北京國(guó)際貿(mào)易公司為綜合性國(guó)有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀(jì)90年代初期開始承辦國(guó)際金融組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行貸款項(xiàng)目的國(guó)際招標(biāo)和對(duì)外采購(gòu)以及政府采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)等工作。近年來，隨著國(guó)家改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，為適應(yīng)首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，北京國(guó)際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營(yíng)方式，先后獲取國(guó)家部委頒發(fā)的國(guó)際招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、中央投資項(xiàng)目招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)和工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)，成為北京市國(guó)資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)，專業(yè)從事各類招標(biāo)業(yè)務(wù)和進(jìn)出口業(yè)務(wù)。近年來形成的招標(biāo)項(xiàng)目檔案快速增長(zhǎng)，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

一、招標(biāo)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

首先，招標(biāo)是指采用招標(biāo)方式采購(gòu)工程、貨物和服務(wù)的活動(dòng)。招標(biāo)項(xiàng)目檔案是招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年-2010年6月，北京國(guó)際貿(mào)易公司完成的各類招標(biāo)項(xiàng)目每年增長(zhǎng)45%，各類招標(biāo)業(yè)務(wù)已占公司總體經(jīng)營(yíng)規(guī)模的74%。我國(guó)《招標(biāo)法》中明確規(guī)定，招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標(biāo)項(xiàng)目檔案必須管理到位。

其次，招標(biāo)項(xiàng)目檔案是圍繞一個(gè)獨(dú)立招標(biāo)項(xiàng)目形成的具有保存價(jià)值的招標(biāo)業(yè)務(wù)文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價(jià)值。

第三,建立資料完備、檢索便捷的招標(biāo)項(xiàng)目檔案資源體系,充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

據(jù)調(diào)查，近年來，在一些招標(biāo)機(jī)構(gòu)中，存在著以下四個(gè)主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來看,經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對(duì)招標(biāo)檔案工作職能、意義的認(rèn)識(shí)沒有提升到應(yīng)有的高度,造成檔案工作從指導(dǎo)思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補(bǔ)充修訂。企業(yè)對(duì)檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)意識(shí),從觀念和工作理念上亟待加強(qiáng)。第三, 檔案工作程序不規(guī)范,管理方法不科學(xué)。由于招標(biāo)工作程序繁雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應(yīng)歸檔文件的齊全,造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題。第四,檔案室或庫(kù)房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂,不能保證招標(biāo)項(xiàng)目檔案存放整齊有序，導(dǎo)致檢索、查閱時(shí)極不方便。

三、新時(shí)期企業(yè)招標(biāo)檔案的管理模式

隨著北京建設(shè)世界城市進(jìn)程的加快，招標(biāo)這種采購(gòu)方式已成為大的趨勢(shì)。同時(shí)新時(shí)期招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理模式正處于被認(rèn)識(shí)、梳理和接受時(shí)期。

首先,應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》等法律法規(guī)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案工作,對(duì)招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作基本理念進(jìn)行梳理，提升招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理模式、制度建設(shè)等方面的工作。根據(jù)招標(biāo)業(yè)務(wù)特性，明確職責(zé)，執(zhí)行招標(biāo)項(xiàng)目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)部門人員意識(shí)中存在的一些誤區(qū),認(rèn)為檔案人員督促歸檔是給他們?cè)黾迂?fù)擔(dān)、增加工作量。更重要的是,這種理念轉(zhuǎn)變了“開展此項(xiàng)工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯(cuò)誤觀念,使招標(biāo)項(xiàng)目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范,這種新的理念將有效地促進(jìn)招標(biāo)企業(yè)各部門對(duì)自身工作職能與短期、長(zhǎng)期工作目標(biāo)的思考與整理,并圍繞招標(biāo)項(xiàng)目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動(dòng)中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強(qiáng)調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實(shí)際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動(dòng)聯(lián)系的緊密程度及價(jià)值的重要依據(jù),從而大大清晰了檔案工作的整體思路。

第二, 招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作的具體實(shí)施必須是一個(gè)系統(tǒng)工程,要求從上到下、從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員,都應(yīng)該有明確的認(rèn)識(shí)和清晰的思路。面對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),從基層開始,每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員,由檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,這樣才能保證招標(biāo)文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，便于檢索和提供利用,為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

第三，制度是保證，人才是關(guān)鍵，場(chǎng)所是基礎(chǔ)。為使招標(biāo)檔案管理與業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)、企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，企業(yè)招標(biāo)檔案管理應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，盡可能提供檔案庫(kù)房場(chǎng)所，檔案人員要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，積極開展招標(biāo)檔案管理綜合檢查，加強(qiáng)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。

綜上所述,企業(yè)的檔案工作是自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié),同時(shí)更是進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)工作。只有糾正以往對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)偏見,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會(huì)檔案信息需求為牽引，進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，才能使招標(biāo)檔案工作不斷取得新的進(jìn)展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路,將企業(yè)的建設(shè)提高到新的水平。

參考文獻(xiàn):

第9篇：項(xiàng)目檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]科技計(jì)劃項(xiàng)目；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對(duì)策研究

[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74

隨著科技水平不斷提高，我國(guó)逐漸進(jìn)入建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家階段，科技計(jì)劃項(xiàng)目也成為科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)活動(dòng)的載體，有效促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。其中，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目管理的重要參考依據(jù)，完整客觀地記錄了科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程。因此，如何開展對(duì)國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，成為國(guó)家科技發(fā)展領(lǐng)域最為關(guān)注的話題。

1 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的簡(jiǎn)介

1.1 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的相關(guān)概念

國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是指列入國(guó)家科技計(jì)劃并以中央財(cái)政撥款為主的科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收或成果轉(zhuǎn)化全過程中形成的、應(yīng)該歸檔保存的各種類型和載體的文件。

1.2 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

1.2.1 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目的重要參考依據(jù)

根據(jù)相關(guān)定義可知，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是由科技計(jì)劃項(xiàng)目的整個(gè)執(zhí)行過程中產(chǎn)生的，是對(duì)整個(gè)科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行過程的完整記錄，也是一切有關(guān)項(xiàng)目的信息來源?？萍加?jì)劃項(xiàng)目在執(zhí)行過程中，需要科技計(jì)劃?rùn)n案來提供準(zhǔn)確、清晰的參考信息，有助于科技計(jì)劃項(xiàng)目順利完成管理、監(jiān)測(cè)、執(zhí)行等任務(wù)。

1.2.2 科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為科技計(jì)劃項(xiàng)目的參考依據(jù)，承載著大量科學(xué)技術(shù)計(jì)劃項(xiàng)目中技術(shù)研究者研究開發(fā)出的科學(xué)技術(shù)和研究經(jīng)驗(yàn)等寶貴科技信息資源。而科技創(chuàng)新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創(chuàng)新提供源源不斷的動(dòng)力，成為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

1.2.3 科技進(jìn)步的永久性價(jià)值

國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案簡(jiǎn)單的來講就是國(guó)家所擁有的具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科技資產(chǎn)，承載了大量核心技術(shù)內(nèi)容，從另一層面上來看還是國(guó)家科學(xué)技術(shù)發(fā)展的歷史記錄，保存著對(duì)國(guó)家科技進(jìn)步的永久性價(jià)值。

2 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 關(guān)于管理體系

由于我國(guó)在對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理方面還處于發(fā)展階段，因此尚未確立一個(gè)專門的管理體系，主要是對(duì)科技計(jì)劃體系結(jié)構(gòu)的參考。具體表現(xiàn)為一個(gè)“三個(gè)計(jì)劃+兩個(gè)建設(shè)”體系，其中“三個(gè)計(jì)劃”指的是“基礎(chǔ)研究計(jì)劃”、“高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（簡(jiǎn)稱863計(jì)劃）”和“科技支撐計(jì)劃”；“兩個(gè)建設(shè)”指的是“研究開發(fā)條件建設(shè)”和“科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設(shè)”。以下是對(duì)各個(gè)計(jì)劃與建設(shè)的功能解釋：

（1）基礎(chǔ)研究計(jì)劃。其中包含了如自然科學(xué)基金、國(guó)家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃以及攀登計(jì)劃等分支計(jì)劃內(nèi)容。主要由科技研究人員自由選擇研究問題，另外，開展重點(diǎn)基礎(chǔ)問題研究時(shí)要以國(guó)家目標(biāo)為方向。

（2）高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃。主要研究如何解決國(guó)家中長(zhǎng)期發(fā)展和安全的前瞻性、戰(zhàn)略性高科技問題。

（3）科技支撐計(jì)劃。從經(jīng)濟(jì)角度和社會(huì)角度兩大需求角度出發(fā)，以解決社會(huì)中公益性技術(shù)問題，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)技術(shù)升級(jí)為主要執(zhí)行方向，有效為產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、優(yōu)化生活質(zhì)量以及社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供足夠的科技支撐。

（4）研究開發(fā)條件建設(shè)計(jì)劃。為國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重大科學(xué)工程、國(guó)家工程中心等國(guó)家重點(diǎn)科學(xué)計(jì)劃提供能力和科技基礎(chǔ)工作方面的支持。

（5）科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設(shè)計(jì)劃。該建設(shè)計(jì)劃以開發(fā)科技型企業(yè)和環(huán)境建設(shè)為主，深化國(guó)家重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)、科技興貿(mào)和科技型企業(yè)創(chuàng)新基金等工作，將發(fā)展重點(diǎn)偏向于科技中介機(jī)構(gòu)建設(shè)，打造利于科技成果轉(zhuǎn)化和科技產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的建設(shè)氛圍。

以上每種計(jì)劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃中，其管理方法就分為分級(jí)管理和全過程管理，并且對(duì)不同的檔案管理方法都有不同的要求。

2.2 關(guān)于管理模式

目前，我國(guó)實(shí)行橫向分散的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式。其中，各類科技計(jì)劃項(xiàng)目取決于不同的管理部門或事業(yè)單位實(shí)施單獨(dú)或聯(lián)合歸口管理。例如高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃分別將管理任務(wù)分給科技部系統(tǒng)的三個(gè)單位；在歸口管理單位設(shè)立負(fù)責(zé)檔案收集管理的工作崗位。

2.3 檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

目前，我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理受到項(xiàng)目規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問題：

第一，國(guó)家對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的概念還不夠明確，對(duì)項(xiàng)目檔案來源的解釋尚不統(tǒng)一，同時(shí)還缺乏具有針對(duì)性的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系。所以在管理對(duì)象、理論研究和實(shí)踐等方面都存在較大爭(zhēng)議。

第二，檔案管理中的歸檔工作不力。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集歸檔問題越來越突出，一大原因在于科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對(duì)科技信息資源進(jìn)行整理和歸納，導(dǎo)致檔案管理員無法將科研成果及時(shí)、完整地歸檔。

第三，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對(duì)管理工作重視度不夠等原因，致使項(xiàng)目檔案管理工作局限于傳統(tǒng)模式下對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集、整理與保管。對(duì)信息化管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致大量項(xiàng)目檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)信息化，逐漸拉大了與時(shí)展水平的距離，嚴(yán)重減弱了項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展勢(shì)頭。

3 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理對(duì)策

3.1 建立完整的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系

國(guó)家與政府應(yīng)該建立適合科技計(jì)劃管理實(shí)際狀況的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，從規(guī)范制度、組織結(jié)構(gòu)和工作體系等方面深入加強(qiáng)管理體系的功能，將其融入科技計(jì)劃管理的各項(xiàng)任務(wù)中。

3.2 加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性

需要針對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位以及科研人員進(jìn)行思想和技術(shù)上的培訓(xùn)，使其明確自身在項(xiàng)目檔案管理工作中肩負(fù)的責(zé)任與義務(wù)，從而加強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)，體現(xiàn)工作的系統(tǒng)性。同時(shí)，重點(diǎn)針對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，需要項(xiàng)目承擔(dān)單位經(jīng)常開辦對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業(yè)務(wù)水平、檔案管理技術(shù)專業(yè)的管理人才隊(duì)伍。

3.3 加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的科學(xué)性

隨著世界逐漸深入信息化技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)的廣泛使用?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案部門不再只提供紙質(zhì)檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。

總之，推進(jìn)建設(shè)創(chuàng)新型社會(huì)，離不開科學(xué)技術(shù)的研究，而只有將科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作做好，才能為建設(shè)提供充足的動(dòng)力。深入分析我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀，尋找出解決現(xiàn)存問題的有效對(duì)策，做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，為我國(guó)科技進(jìn)步注入動(dòng)力，促進(jìn)國(guó)家發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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