檔案管理分類方案精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理分類方案主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理分類方案范文
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
第2篇：檔案管理分類方案范文
1健全制度,落實責任制
健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執(zhí)行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執(zhí)行《中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業(yè)部科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業(yè)部科學事業(yè)單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業(yè)科學院作物科學研究所中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業(yè)科學院作物科學研究所中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協(xié)調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。
在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監(jiān)督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯(lián)系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,資料完整化
在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協(xié)議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。
在資料收集分類方面,根據項目執(zhí)行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協(xié)議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發(fā)生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。
3分類整理,歸存精細化
項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規(guī)定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件資料
從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。
3•2排序分類整理
排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,按照文件材料性質區(qū)分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統(tǒng)性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。
3•3文件質量要求
原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。
3•4頁碼編寫
按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。
3•5編寫目錄擬寫標題
按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規(guī)范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。
4檔案管理工作的幾點體會
4•1領導重視,建立健全檔案管理體系
俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。
4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”
在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。
4•3制定收集檔案資料的保證措施
在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。
第3篇：檔案管理分類方案范文
（一）區(qū)分不同價值
檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業(yè)務工作。實現檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構成的潛在價值關系才能轉化為現實的價值關系，檔案價值才得以真正實現
（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系
在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會主義現代化建設服務，并產生良好的社會效益和經濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
（三）要便于保管利用
這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。
二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑
（一）做好分類，嚴格登記
對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質量。各單位要根據自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發(fā)文件進行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應編號發(fā)出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據可查。
（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力
檔案人員要練就過硬的業(yè)務技能，檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。
（三）要提前布置、完善機制
首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設作為深化本單位工作、推進業(yè)務機制建設和全面提升內部管理水平的基礎工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書檔案保管期限表，結合實際完善本單位的文書檔案管理規(guī)定，確保文書檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規(guī)范有序、調閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實專人負責檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結合電子設備進行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。
第4篇：檔案管理分類方案范文
1.新形勢背景下水利工程檔案管理的現狀分析
新形勢背景下的檔案管理工作調整與落實，其側重點是對現有文件進行收集與整理，并沒有從信息化技術應用、專業(yè)化管理、信息資源分類的角度進行維度化管理，進而出現水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況?，F有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲安全系數不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢背景下的信息資源利用，但是，水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲等方面仍然缺少相應的配套管理方案，直接影響水利工程的資料信息應用。例如，水利工程的方案設計、施工技術及材料應用、竣工后的質量檢驗都需要工藝參數、設計圖紙、維修技術、施工技術等資料作為依據，但是，部分水利工程的檔案資料管理以紙化文件為主，信息技術并沒有獲得廣泛的應用，進而影響后續(xù)的水利工程維護、驗收、財務核算工作的落實[2]。
2.水利工程檔案管理創(chuàng)新的弊端分析
2.1管理體亟待完善
新形勢背景下的水利工程檔案管理逐漸向信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，但是，其信息化管理體系仍需進一步完善，進而影響水利工程檔案應用的及時性及全面性[3]。一方面，水利工程項目本身的環(huán)節(jié)、施工所需技術、材料、設備等方面具有復雜性，這相對增加了檔案信息資源收集、整理、存儲的難度，而部分承包單位在對檔案信息進行處理與管理的過程中，缺少層次性劃分，其文件收集及存儲缺少系統(tǒng)性，極容易出現檔案資料不完整、信息利用率降低的情況。另一方面，承包單位在構建檔案管理制度的過程中，其制度并沒有從檔案信息收集、存儲、計算機操作、網絡數據庫安全性等相關細節(jié)的角度進行構建，嚴重影響水利工程檔案管理質量的提升。
2.2管理標準仍需調整
之所以出現檔案資料信息利用率降低的情況，其關鍵性的問題是水利工程檔案管理標準不完善，并沒有針對檔案信息的不同環(huán)節(jié)、信息不同存在方式、應用方式等方面進行專項管理標準制定，直接影響水利工程檔案信息的管理質量。部分水利工程檔案信息管理工作的開展，其過于籠統(tǒng)化，并沒有針對不同的文件進行管理標準設計，嚴重影響信息資料的嚴謹性、全面性。例如，在對工程量計價清單進行信息收集與整理時，工作人員只是針對工程量計價清單的基礎信息進行整理，并沒有結合工程變動、材料替換等方面進行信息收集，其最終收集的工程量計價清單就會存在失真現象，這是水利工程檔案管理缺少標準制定的基本表現形式。
2.3管理張弛失度，人性化融入不足
首先，部分承包單位在構建針對工程檔案的管理制度時，其管理理念仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主，并沒有對信息化技術的應用、信息數據庫應用等方面進行專項落實，進而影響數據資源的錄入及應用。其次，在管理張弛失度的情況下，檔案數據庫的信息化建設進程緩慢，忽略檔案管理人員本身的技能、工作方式及專業(yè)能力，直接影響檔案管理制度的專項落實。例如，檔案管理人員在對檔案信息進行收集、整理、存儲的過程中，其管理層過于注重信息資源的及時性，并沒有從實際的信息工作量進行入手，進而出現檔案信息收集過于隨意，缺少標準化、流程化的情況，影響水利工程檔案信息的有效利用率。最后，管理方式及檔案管理理念的欠缺，嚴重阻礙檔案信息無紙化、數字化的轉變，也降低了信息化數據庫的建設與構建。
3.優(yōu)化水利工程檔案管理工作的可行性措施
3.1完善水利工程檔案管理體系
檔案信息管理制度注重紙質檔案管理的基礎上，對檔案信息的網絡存檔、信息篩查等方面進行綜合籌劃，這對水利工程的檔案信息整理、應用等方面的優(yōu)化有積極作用。在注重水利工程檔案管理體系構建及完善的過程中，其管理體系需要圍繞水利工程的不同環(huán)節(jié)、不同信息資料進行針對性管理，注重檔案管理體系的層次化、系統(tǒng)化構建，是提高資源利用率、信息資源應用價值的基礎性工作，其管理體系的構建如下所示：
針對水利工程的不同階段、不同文件資料進行分類處理，是實現檔案管理落實及創(chuàng)新的基礎性工作。水利工程立項注重的檔案資料管理，需要針對工程評估書、財務預算等相關文件資料進行管理，圖紙設計及施工階段，其檔案信息管理需要從技術參數、工程規(guī)格、工程量計價清單等多項資料入手，以此提高檔案信息資源收集、存儲的全面性。工程驗收及維護需要從質量評估、維修方式、驗收報告等多角度進行分析，以注重資料歸檔的方式，完善信息化檔案管理體系的構建。注重檔案信息管理體系構建，是從檔案資源收集方向的角度，為后續(xù)的檔案管理標準、管理方式落實等方面提供依據。充分考慮水利工程檔案信息的復雜性，并從信息分類、采集、整理、存儲等環(huán)節(jié)進行專項管理，可以相對提高水利工程檔案管理的規(guī)范性及系統(tǒng)性。最后，針對不同的施工環(huán)節(jié)進行信息資源分類與整理，并明確信息化檔案庫的管理方向，對推動檔案信息管理及資料信息應用有積極作用。
3.2完善水利工程檔案管理標準
在注重水利工程檔案管理標準完善的過程中，需要針對水利工程本身的環(huán)節(jié)、工作流程、文件性質等方面進行專項處理，注重維度化工程檔案管理標準的構建，是推動信息數據庫建設、網站安全防護的關鍵，其各項檔案信息的管理標準如下：
結合水利工程的財務收益、各環(huán)節(jié)特性及信息化數據庫的特點，其檔案管理標準需要一全面、準確、及時、安全、科學、規(guī)范為主，這對實現檔案管理制度的細節(jié)化、工作人員的培訓教育方向明確，有積極作用。在注重檔案信息管理標準構建的基礎上，需要注重各項標準的落實，可以采用培訓與宣傳的方式，對檔案管理人員的資質、信息技術應用能力及檔案管理理念等方面進行針對性優(yōu)化，這對水利工程的檔案信息分類、資料安全性提升有積極作用。此外，在注重檔案管理指標明確的過程中，還需要從應急預案、工程糾紛、第三方監(jiān)管平臺信息查閱等角度進行調整，利用檔案管理標準完善水利工程的檔案信息，對承包單位給的工程業(yè)務拓展、工程項目開發(fā)等方面有推動作用。由于部分工作人員自身對水利工程檔案的功能及價值分析等方面存在技術差距，其信息資料的收集與整理等方面也會存在明顯差異，所以，注重針對水利工程各環(huán)節(jié)文件的檔案存儲管理標準調整，可以進一步推動影響數據庫建設及管理制度的落實。檔案管理標準需要細節(jié)化、全面化、科學化、維度化調整，進而提高財務信息、工程方案、工藝參數等相關信息資源的有效應用價值。
3.3人性化與約束化的管理落實
水利工程檔案管理工作的落實仍然存在張弛失度、缺少人性化設計的問題，管理人員與檔案工作人員之間無法形成有效溝通，嚴重影響水利工程檔案信息的管理與應用?；诖藛栴}，在完善水利工程檔案管理體系及明確管理標準的前提下，需要注重人性化與約束化的管理理念落實，這是優(yōu)化檔案管理方法的必然需求。首先，利用培訓體系的構建，對檔案管理人員的工作態(tài)度、工作方式、信息化技術應用等方面進行培訓，以提高檔案管理人員本身工作能力的方式，推動信息化數據庫的建設。其次，利用獎勵機制與約束制度，對檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術應用質量等方面進行專項管理，例如，對電子文件進行單機管理，這對提高水利工程檔案信息的真實性及有效利用率有積極作用。再次，人性化與約束化的管理落實，需要對不同的檔案信息進行針對性分析，充分考慮檔案信息整理、存儲的工作量，以此實現人性化管理的落實。最后，水利工程檔案信息的管理工作，需要根據檔案信息化數據庫構建、工作特性進行制度落實，以此確保檔案信息資源全面、準確及有效。
第5篇：檔案管理分類方案范文
摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內容。
關鍵詞檔案 大流水分類 實踐
一、檔案分類概述
（一）檔案分類的基本要求、標準
全宗內檔案的分類要根據每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據檔案的數量、內容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當的分類標準。
（二）傳統(tǒng)分類
傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質版目錄中查找信息快。有時，為體現檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數量，以及永久保管期限檔案的數量等信息。
（三）大流水分類
在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息。可以通過歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。
二、大流水分類的實踐及優(yōu)點
盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點。
（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作
檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網絡管理平臺中產生，并未走紙質版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內查找到所需信息，不會在檔案檢索時產生跨類檢索的麻煩。
（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案
檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。
（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作
大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。
三、大流水分類的不足及應對措施
（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內在聯(lián)系
檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內存聯(lián)系。
（二）檔案檢索對計算機的依賴較大
使用計算機管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網絡故障，則將無法正常工作。
（三）對管理環(huán)境要求較高
第6篇：檔案管理分類方案范文
1.1為加強電子文件的歸檔與管理工作，提高歸檔電子文件的整理質量，特制定本標準。
1.2本標準規(guī)定了歸檔電子文件整理的原則和方法。
1.3本標準適用于我區(qū)各級機關、團體。企事業(yè)單位和其它社會組織可參照執(zhí)行。
2.定義
本標準采用下列定義
2.1電子文件
指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
2.2歸檔電子文件
指立檔單位在職能活動中產生的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，主要包括文本文件、背景信息和元素據。
2.2.1文本文件：一般用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報表和軟件說明等。
2.2.2背景信息：指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結果、上下關系以及對其產生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。
2.2.3元數據――指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。
2.3歸檔電子文件整理
將歸檔電子文件以件為單位進行分類、排列、著錄、編號、編目，使之有序化的過程。
2.4件
歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件。
3.整理原則
遵循電子文件的形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4.質量要求
4.1歸檔的電子文件應齊全完整，特別是相關電子文件的支持軟件和管理數據的齊全完整。
4.2歸檔的電子文件應真實有效，歸檔電子文件的文本文件應是最后定稿，圖形文件應包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據需要歸檔。有條件的單位應采用電子文件簽章技術或認證體系等確認電子文件的有效性。
4.3歸檔的電子文件應采用國家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長期可讀性。
4.4歸檔的電子文件應經過整理和編輯。
5.整理方法
邏輯歸檔的電子文件一般不要進行整理。物理歸檔的電子文件必須進行整理。
5.1分類
同一單位的電子文件應在其全總內按：
（1）檔案類別――年度――保管期限
（2）檔案類別――保管期限――年度
（3）檔案類別――年度――保管期限――機構（問題）
（4）檔案類別――保管期限――年度――年度――機構（問題）
等分類方案中的一種進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.1.1按年度分類
將電子文件按其形成年度分類。
5.1.2按保管期限分類
將電子文件按劃定保管期限分類。
5.1.3按機構（問題）分類
將電子文件按其形成或承辦結構（問題）分類。
指導性分類方案如下：
（1）所有單位都可按檔案類別――年度――保管期限分類方案進行分類。區(qū)直單位一般按檔案類別――年度――保管期限――結構分類方案進行分類。
（2）市縣級單位一般按檔案類別――年度――保管期限――問題分類方案進行分類。問題類包括黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類三大類。
（3）自治區(qū)各級黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類方案進行分類。(詳見文書檔案分類方案)
（4）有檔案工作行業(yè)標準的單位可按行業(yè)標準執(zhí)行。
5.2排列
歸檔電子文件應在分類方案最低一級類目內，按電子文件成文時間先后順序排列。
5.3編號
歸檔電子文件應按分類方案和排列順序逐件編號。
5.4著錄標引
歸檔電子文件使用《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》，按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標引，著錄項目依照《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》設置項目進行。
5.4.1檔案類別
電子文件檔案的一級類目名稱。
5.4.2類目
作為電子文件分類方案類目的結構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.4.3保管期限
歸檔電子文件額保管期限的簡稱。
5.4.4年度
歸檔電子文件的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如2005。
5.4.5全宗號
檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.6盒號
兩套制歸檔電子文件相對的紙質檔案盒的排列順序。
5.4.7件號
電子文件的排列順序號。編制方法位：在分類方案的最低一級類目內，按電子文件排列順序從“1”開始標注。
5.4.8題名
電子文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，要自擬標題，外加“[]”號。
5.4.9文號
電子文件的發(fā)文字號。
5.4.10責任者
制發(fā)電子文件的組織或個人。即電子文件的發(fā)文機關或署名者。
5.4.11頁數
每一件歸檔電子文件的頁數。
5.4.12密級
電子文件保密程度的等級。
5.4.13備注
注釋電子文件需說明的情況。
5.4.14主題詞
在標引盒檢索中用以表達電子文件主題內容的規(guī)范化的詞或詞組。
5.4.15成文時間
電子文件的形成時間。以8位阿拉伯數字標注年月日，如20050303。
5.4.16稿本
電子文件的文稿。文本盒版本。
5.4.17載體類型
歸檔電子文件存儲載體類型的名稱。
5.4.18載體數量
采用阿拉伯數字標注。
5.4.19載體單位
電子文件存儲載體的統(tǒng)計單位。采用“張”、“盒”、“個”標注。
5.4.20載體規(guī)格
電子文件存儲載體的尺寸及型號等。
5.4.21電子文檔號
電子文件編號。各單位賦予每份電子文件的代碼。
5.4.22信息類型
電子文件的信息存在形式分類名稱。
5.4.23全文標識
對特別重要的電子文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應以不同標識加以區(qū)別。
5.4.24電子文件背景信息
指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結果、上下關系以及對其產生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。
5.4.25原文位置
描述機讀的電子文件全文位置及文件名、文件類型的一組字符串
5.5編目
歸檔電子文件應依據分類方案盒件號順序歸檔電子文件機讀目錄。
5.5.1歸檔電子文件應逐件編目。編目在《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》進行。
第7篇：檔案管理分類方案范文
【關鍵詞】新時期；機構編制；檔案管理
引言
檔案的記錄是真實事件和信息的反映，對于機構編制管理其實就是指在機構或者企業(yè)內部的人力資源配置、部門配置、工作人員數量結果上面的配置以及組織形式的管理，其中機構編制的檔案管理就是要對機構內的工作記錄和信息進行管理。
一、新時期機構編制的檔案管理的現狀
目前許多機構編制的檔案管理還一直沿用以前的管理方式，因為檔案的數量比較多并且內容也十分豐富，時間跨度也比較大，而且以前的檔案管理是一直處于密不透風的狀態(tài)，所以難免有些檔案管理會出現受潮的現象，這就導致了部分檔案因為管理不善的原因而丟失。以前傳統(tǒng)的檔案大多都是用紙質的，所以保存性就不是很好。目前機構編制的檔案主要存在的問題在于：1.檔案編號存在不完整的現象。因為檔案涉及的資料比較多，這就要求在機構編制中的工作人員要對其進行分類處理并且編上序號，這是為了以后查找起來更加方便。2.分類時標題模糊不清，有些檔案沒有歸結于檔案的具體內容，張冠李戴亂用標題，有些標題還不能夠反映檔案內容。3.大部分檔案都缺乏卷內目錄，這樣查找起來就比較困難。4.檔案沒有標注頁碼，即使出現文章不連貫掉頁碼的現象也都不知道。5.在分類檔案時，情況太混亂，有些是按照時間年限，有些是按照職能部門管轄范圍分類。
二、新時期機構編制的檔案管理策略
（一）提高方案管理人員的自身業(yè)務能力和素質
一個企業(yè)的機構編制的檔案管理工作是一項服務類也是一項具有業(yè)務性質的工作，這就要要求機構編制檔案管理的在崗人員首先自身要有較強的分類的能力，能夠規(guī)范清晰地將檔案歸類，同時還需要有比較強的管理意識，能夠比較專業(yè)和先進的服務理念，要明確檔案管理工作人員不再是倉庫管理人員。實施一定的競爭機制，增強檔案管理人員之間的競爭，壯大管理人員隊伍。因為普遍的管理人員的素質都比較低，并且在這個崗位上一些優(yōu)秀的人才認為此崗位沒有太大的晉升空間所以大多不愿意承擔這個任務，所以就導致了現在在崗的工作人員整體的能力不強，這樣會牽制整個機構編制的方案管理水平的提高。相關部門也要重視檔案管理工作人員的能力培訓，經過培訓之后工作人員的能力就有所提高，定期開展一定的培訓課程在增加工作人員自身能力的同時，也能做好管理工作。也可以選擇到一些先進檔案管理工作的示范區(qū)參觀工作，借鑒其他地區(qū)的檔案管理理念，從而豐富自己的管理經驗，還可以邀請經驗特別豐富的工作人員或者領導對本地區(qū)的工作提出意見或建議。定期開展相關理論知識的考核，檢驗工作人員掌握關于機構編制檔案管理工作的知識情況。還要實時了解檔案工作的最新狀況和未來可能發(fā)展的方向，學習先進的技術來指導管理工作。在實際探索中不斷改變管理方式來順應時展。制定一套關于工作人員之間的激勵和獎懲制度，鼓勵工作人員投身和熱衷于檔案管理工作中，每個月或者每個年度要及時總結工作和員工的工作表現，對于表現好的員工要給予獎勵，對于表現不好的員工給予一定的懲罰，有了獎懲制度的管束相關工作人員會克制一些不好的行為并且能夠努力好好工作。
（二）嚴格要求檔案管理的標準
機構編制中的檔案管理要求所管理的資料要齊全和完整，要求分類的質量高。這是檢驗一個機構編制的檔案管理水平的高低標準，那么針對于目前檔案管理中的材料不完整的現狀，相關部門要重點把握這些問題存在的源頭。一些領導在實施新規(guī)定前期要參與干涉管理工作，讓管理工作人員可以有個標準參考。對材料的管理除了要完整之外還要求要精益求精，排除一些用處不大的資料，將檔案中的重點記錄下來做好分類。對于沒有形成完整的資料要采用“記事”的方法，通過相關部門的允許下，最大限度做好記錄工作。
（三）采取現代化管理方式，促進管理方式的轉變
雖然一些管理方式加入了一些現代管理的理念并且得到了廣泛應用，但是有些基于檔案的數量比較大，因此工作就比較繁雜。所以目前最主要的任務就是要加強現代管理的模式。比如：完整檔案管理的流程、采用先進的科技技術管理、與現代網絡技術相結合等。1.完整檔案管理的流程。就是要在管理過程中每項工作應當明確，有一套完整的流程并且要嚴格按照流程完成工作，采用機構編制檔案管理的相關流程和程序，這樣就可以減少一些工作，并且提高工作效率。2.引進先進的科學技術完成管理工作，使整個工作更加智能化，人們只是起到輔助作用，引進可以對檔案管理室進行殺菌、控制濕度和溫度的環(huán)境，這樣檔案就減少受潮的機率。3.可以利用聯(lián)網將需要歸檔的資料保存到網絡中，如果有相關人員要提取或者查看資料可以登錄查看，這樣就可以減輕工作人員的工作量，能夠實現網絡智能化，能夠大大提高工作效率。
結束語
綜上所述，新時期的機構編制中的檔案管理工作雖然存在一些問題，我們首先要重視這些問題的存在，才能夠針對這些問題提出一些解決辦法，從而能夠提高管理工作的質量。
參考文獻：
[1]郭柳軍.新時期下檔案管理工作現狀與分析[J].統(tǒng)計與管理,2014,10(5):111-111,112.
[2]馬濤.新時期檔案管理芻議[J].現代交際,2014,6(11):44-44.
[3]楊小梅.以實名制管理促機構編制檔案管理信息化[J].城市建設理論研究(電子版),2013,1(6).
[4]張予宏.基于關鍵詞的檔案局(館)人員編制、內設機構與職能配置文獻分析[J].檔案管理,2015,11(5):58-59.
第8篇：檔案管理分類方案范文
關鍵詞：林權；檔案；管理；鎮(zhèn)巴縣
1 林權檔案的重要性
林權檔案是在集體林權制度改革過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像、電子數據等各種形式的原始記錄；是林權發(fā)證的前提和成果資料，更是林權權利人擁有各項林權權利的原始材料；是依法管理林權的基礎，也是發(fā)展現代林業(yè)要求。
完整、準確、系統(tǒng)的林權檔案，是林改工作的客觀反映和重要歷史憑證，對鞏固集體林權制度改革成果、維護林權權利人擁有合法權益、穩(wěn)定農村土地承包關系都具有重大意義。
2 林權檔案的分類
2.1 綜合類
（1）機構設置、人員調配、人事任免、啟用印章等文件。（2）會議文件，包括通知、名單、議程、報告、講話、決議、紀要重要的影像資料等。（3）林權制度改革政策性文件，國家、省市主管部門和各級政府下發(fā)的文件。（4）宣傳和培訓資料，重要的影像資料等。（5）林改進行過程中形成的文件材料、請示和批復。（6）上級領導檢查林改工作時形成的材料，階段性驗收材料。
2.2 資源調查類
（1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)資源調查摸底表。（2）調查匯總表。（3）資源調查結果公示表、公示記錄。（4）對公示的異議及處理記錄。
2.3 承包合同類
（1）林地承包小組成立記錄、林地承包方案、林地承包方案討論記錄及“四簽”記錄、公示記錄。（2）村組林地承包方案的審批文件。（3）林地承包合同。（4）外業(yè)形成的村組林地宗地圖。（5）聯(lián)戶發(fā)證委托材料。（6）集體山林股份制章程。（7）集體林地拍賣公告、拍賣協(xié)議書等。
2.4 林權登記類
（1）經縣級以上人民政府批準生效的林權登記申請表及其附圖。（2）林權登記人申請林權登記的權屬證明材料。（3）林權登記人的人身證明材料。（4）涉及的異議材料和登記機關的調查材料和審查意見。（5）林權發(fā)證登記表。（6）林權發(fā)放登記臺帳。（7）林權登記發(fā)證前公示表。（8）林權證管理信息系統(tǒng)林權發(fā)證數據備份。
2.5 糾紛調處類
（1）群眾來信來訪材料。（2）糾紛調處記錄。（3）糾紛調處協(xié)議。（4）上級批轉的糾紛材料及調處結果。
3 林權檔案的管理
3.1 建章立制
制定林權檔案收集、保密、保管和利用的規(guī)范化制度，建立健全包括庫房管理制度、檔案查閱利用制度、管理人員工作職責等一系列規(guī)章制度，做到用制度來辦好事、管好人，為檔案的永久保存和利用提供有效的制度保障機制。
3.2 規(guī)范整理
林權檔案作為文書檔案整理。按照林權檔案歸檔分類的要求，以村（組）為單位立卷整理，一村（組）一卷或數卷。林權檔案按專門檔案單獨排列，單獨編號，單獨編制歸檔文件目錄或案卷目錄。整理檔案使用的檔案盒、卷皮必須符合相關國家標準。對于以電子載體的林權檔案，要做到雙備份，確保電子林權檔案數據不得丟失。
3.3 完善設施設備
林權檔案作為重要的歷史依據，這就要求對檔案管理設施設備加大投入。必須建立專用檔案庫房和專用檔案柜等設施和設備，采取各種防范措施來做好防火、防盜、防潮、防污染、防鼠、防蟲、防高溫等工作，以確保林權檔案的安全。
3.4 加強培訓
林權檔案管理工作是一專業(yè)性較強的工作，要求我們檔案管理人員必須非常熟悉集體林權制度改革的全過程和常規(guī)檔案管理的專業(yè)知識。這就要求檔案管理人員對集體林權制度改革的內容和工作程序進行認真地學習，掌握集體林權制度改革各階段所產的相關林權檔案和檔案歸案范圍及有效期。并對常規(guī)檔案管理的專業(yè)知識也要進行認真學習，來提高檔案管理的業(yè)務技能。
3.5 社會化服務
檔案的管理最終落腳點是為社會服務。林權檔案在確保保密的情況下，應當按照相關規(guī)章制度，為人們的生產、生活服務。林權改革檔案，不得借出檔案室外，檔案管理人員對借閱林權檔案人員的身份證明要認真核實登記，并對歸還的林權改革檔案在借閱者面前進行認真查驗，發(fā)現案卷有被拆、卷內文件材料有被抽取、涂改、勾畫、增刪、污損或短缺的應及時向上級主管部門匯報，追究查閱者的法律責任。
第9篇：檔案管理分類方案范文
關鍵詞：檔案服務；城市規(guī)劃；項目生命周期理論
一個城市規(guī)劃項目從立項到完成所經過的各個階段，由于項目的側重點發(fā)生改變，對應的檔案管理工作也會發(fā)生變化。基于項目生命周期理論，城市規(guī)劃項目可以分為四個階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務后續(xù)其他規(guī)劃項目，具有重要的意義?；陧椖可芷诶碚摰某鞘幸?guī)劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規(guī)劃設計室（以下簡稱設計院）的協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊在實際工作中運行情況進行分析。
一、城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段特征
隨著城市規(guī)劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準確化、規(guī)范化、信息化、精細化、安全化的要求更加明晰，城市規(guī)劃管理工作大致可以分為三個發(fā)展階段。第一階段，以項目結題、歸檔為導向。檔案管理主要工作是收集規(guī)劃最終成果，包括紙質成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數設計院在初期發(fā)展時期都采用這一模式。設計師根據新的項目需求，自行搜索設計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學習設計院已經完成的規(guī)劃成果。第二階段，以項目回溯為導向。在第一階段收集最終成果的基礎上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標文件、項目投標文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設計院規(guī)模變大，業(yè)務量上升，對檔案管理的要求更加規(guī)范化，檔案管理工作在項目立項期就已經開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導向。隨著信息化技術手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細化，由最初的成果管理轉變?yōu)槿鞒痰墓芾?，最終成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續(xù)品牌管理成為新的任務。這一階段，檔案管理的內容包括項目立項、基礎資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯(lián)網信息技術，詳細記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節(jié)點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節(jié)點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產圖1城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標是一份份厚厚的紙質文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規(guī)劃方案檔案管理的范疇。
二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊設計
設計院的協(xié)同辦公系統(tǒng)中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進行設計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統(tǒng)計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設計人員協(xié)同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規(guī)模、項目負責人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內容。《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目工作日志，詳細記錄了該項目工作每個節(jié)點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內容可以實現超鏈接，直接鏈接到文字內容所提及相關規(guī)范文件、基礎資料、階段成果等，從根本上實現了檔案管理工作由結果管理轉變?yōu)榱鞒坦芾怼?/p>
三、目前協(xié)同辦公系統(tǒng)存在的主要問題
