檔案管理痛點(diǎn)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

紙質(zhì)檔案管理

長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T(mén)提供區(qū)域內(nèi)各類(lèi)地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類(lèi)涉及信息門(mén)類(lèi)復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類(lèi)資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類(lèi)型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專(zhuān)家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專(zhuān)業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤(pán)中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類(lèi)具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對(duì)策

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)。基于這種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類(lèi)型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開(kāi)展過(guò)程中的不利因素。基于這一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

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第2篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類(lèi)號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營(yíng)管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專(zhuān)職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫(kù)房200平方米,擁有庫(kù)藏檔案26000余卷（件）,各類(lèi)編研材料數(shù)十種。隨著我國(guó)電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)也提出了更高的要求,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問(wèn)題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒(méi)有沒(méi)有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類(lèi)、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門(mén)的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來(lái)。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門(mén)要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫(kù)中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門(mén)制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門(mén)能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來(lái),以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門(mén)要常規(guī)性的對(duì)各部門(mén)進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類(lèi)環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)。電力企業(yè)檔案管理部門(mén)要完善檔案登記、分類(lèi)等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類(lèi)的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類(lèi)法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類(lèi)方法,即:按不同部門(mén)（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營(yíng)銷(xiāo)等部門(mén)）的橫向分類(lèi)與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營(yíng)情況的縱向分類(lèi)。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫(kù)前要掌握庫(kù)存情況,在檔案的保管過(guò)程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績(jī)效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類(lèi)、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過(guò)閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營(yíng)歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹(shù)立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門(mén)的溝通機(jī)制,取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類(lèi)、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

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[4]孫家騫.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].科技促進(jìn)發(fā)展(應(yīng)用版),2010,(10)14-15.

第3篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術(shù)

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來(lái)了便利的同時(shí)，也給其帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。通過(guò)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問(wèn)題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè)，電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門(mén)別類(lèi)的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)無(wú)痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí)，由于是無(wú)痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過(guò)程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，如受潮、蟲(chóng)蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過(guò)程中要占用很大的空間，耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問(wèn)題，它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管，通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ)，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異，檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí)，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)與文件信息生成部門(mén)加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找，該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且，由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開(kāi)展。電子檔案有效的解決了這一問(wèn)題，由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作，在對(duì)具體信息的查詢過(guò)程中只需要錄入時(shí)，生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且，電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會(huì)造成原信息載體的物理?yè)p耗。電子檔案的共享性強(qiáng)，不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開(kāi)展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無(wú)論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過(guò)程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動(dòng)生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過(guò)是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí)，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過(guò)是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國(guó)檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過(guò)是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的擴(kuò)充與發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，相伴而來(lái)的是信息資源的爆炸式增長(zhǎng)，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長(zhǎng)，因此必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時(shí)展的要求，更是檔案管理工作進(jìn)一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛，最大限度的擴(kuò)充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴(kuò)充檔案信息資源的同時(shí)，依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過(guò)相互之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作水平的不斷提升。

第4篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案管理；問(wèn)題；改善

在我國(guó)深化改革的浪潮下，電力企業(yè)也要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，不斷提高自身的管理水平，以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。檔案管理做為電力企業(yè)一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，對(duì)電力企業(yè)的生存與發(fā)展有著重要的意義，通過(guò)有效的檔案管理工作，可以為電力企業(yè)提供發(fā)展所需的人力資源，可以為電力企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的發(fā)展動(dòng)力，是目前電力企業(yè)必須要面對(duì)的一項(xiàng)重要任務(wù)，正受到越來(lái)越多的關(guān)注。

一、電力系統(tǒng)檔案管理工作的重要性

電力系統(tǒng)檔案管理工作是現(xiàn)代電力企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)電力企業(yè)有著重要的影響，同時(shí)也影響著電力企業(yè)的正常生存與發(fā)展，是電力企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得市場(chǎng)主動(dòng)權(quán)的重要基礎(chǔ)。電力檔案管理工作是整個(gè)電力企業(yè)各類(lèi)原始資料的收集與匯總，它所涉及到的信息十分廣泛，同時(shí)涉及多個(gè)部門(mén)、各種信息類(lèi)型，為電力企業(yè)的日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供最原始的參考數(shù)據(jù)。同時(shí)電力系統(tǒng)檔案是整個(gè)電力企業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史記錄，具有重要的歷史參考價(jià)值，對(duì)現(xiàn)代電力企業(yè)如何在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中取得市場(chǎng)的主動(dòng)權(quán)都有著重要的參考價(jià)值。因此，在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)形式下，電力系統(tǒng)的檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代電力企業(yè)發(fā)展的需要，特別是信息化技術(shù)的發(fā)展，加快電力系統(tǒng)檔案管理的信息化發(fā)展，增強(qiáng)電力系統(tǒng)檔案管理工作的信息化水平，正成為現(xiàn)代電力企業(yè)發(fā)展需要。電力企業(yè)檔案管理工作要不斷創(chuàng)新思路，不斷開(kāi)拓發(fā)展途徑，為電力企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的動(dòng)力與數(shù)據(jù)支持。

二、目前電力系統(tǒng)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）電力企業(yè)高層對(duì)檔案管理工作不重視

雖然電力系統(tǒng)檔案管理工作很重要，特別是在現(xiàn)代電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中，檔案管理工作有著特別重要的影響力，但是目前我國(guó)的很多電力企業(yè)高層管理人員對(duì)檔案管理工作依然不重視，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)依然不足。很多電力系統(tǒng)的高層管理人員依然將檔案管理工作視為純文字的工作，在思想意識(shí)上認(rèn)為檔案管理對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展可有可無(wú)。在這些高層管理人員的意識(shí)里，更加注重企業(yè)的質(zhì)量、產(chǎn)品銷(xiāo)售、售后服務(wù)等，而對(duì)檔案管理工作并不重視。在這種思想認(rèn)識(shí)的影響之下，造成了重大的影響，一方面企業(yè)的各方面投入不足，不論是人力、物力還是資金的投入都嚴(yán)重不足，直接影響了電力系統(tǒng)檔案管理工作的有效開(kāi)展；另一方面沒(méi)有健全的電力系統(tǒng)檔案管理制度，由此而造成了企業(yè)檔案采集到的數(shù)據(jù)不完全，內(nèi)容不健全。在這種情況下，電力系統(tǒng)的檔案管理工作也就無(wú)法正常開(kāi)展，更不要說(shuō)對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的參考數(shù)據(jù)了。

（二）電力企業(yè)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

目前檔案管理工作在電力系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)普遍存在，但是也要看到檔案專(zhuān)業(yè)管理人員的素質(zhì)還有待提高，比如有的電力企業(yè)內(nèi)，檔案管理人員自身對(duì)檔案管理就認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理就是各類(lèi)數(shù)據(jù)的收集、匯總、歸檔，這就嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展；有的電力企業(yè)內(nèi)檔案管理沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，甚至以其他的庫(kù)房做為檔案室使用。這些問(wèn)題的存在，從根本上來(lái)說(shuō)，都是電力企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不高而造成的。

（三）電力企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo)思想落后

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，對(duì)電力企業(yè)的自我管理提出了更高的要求，同樣電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，但是目前電力系統(tǒng)檔案管理工作的指導(dǎo)思想無(wú)法滿足這一要求。如何在現(xiàn)代的電力企業(yè)內(nèi)進(jìn)行有效的檔案管理工作已成為一個(gè)十分迫切的研究課題，在新的歷史時(shí)期，電力系統(tǒng)檔案管理工作如何有效地開(kāi)展，已成為電力系統(tǒng)內(nèi)十分緊要的任務(wù)，需要加強(qiáng)這方面的理論研究工作。這些工作不僅是電力系統(tǒng)內(nèi)部的工作，同時(shí)也是檔案管理部門(mén)的工作內(nèi)容，要結(jié)合現(xiàn)在的新形式，不斷創(chuàng)新電力系統(tǒng)檔案管理模式。

三、電力系統(tǒng)檔案管理改善方式

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

首先，電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，要在思想上認(rèn)識(shí)到檔案資源在電力企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展中所起的重要作用。企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要意義，它不僅是記錄了一個(gè)企業(yè)發(fā)展的歷程，而且可以做為當(dāng)代企業(yè)發(fā)展的重要參考，同企業(yè)的日常管理、戰(zhàn)略決策都有著重要的參考價(jià)值。要將企業(yè)檔案管理工作納入到企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)計(jì)劃中，真正的擺上領(lǐng)導(dǎo)層的辦事日程中，對(duì)企業(yè)檔案管理工作要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施與其他管理制度。其次，電力企業(yè)的檔案管理工作者，要嚴(yán)格按照檔案管理工作的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理制度，使電力系統(tǒng)的檔案管理工作有章可循。

（二）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能

一方面，要選拔專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作，檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜，而又系統(tǒng)的工作，這就要求電系統(tǒng)檔案管理人員要了解整個(gè)電力系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及工作特點(diǎn)，同時(shí)還要對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能有著深刻的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)的修養(yǎng)。另一方面，電力企業(yè)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以提高其專(zhuān)業(yè)技能，跟上檔案管理工作前進(jìn)的步伐。

（三）不斷創(chuàng)新電力系統(tǒng)檔案管理工作理念與方法

新的歷史時(shí)期對(duì)電力系統(tǒng)檔案管理工作提出了更高的要求，這就要電力系統(tǒng)檔案管理工作者要不斷探索新的檔案管理工作理論與方法，結(jié)合信息化技術(shù)，不斷提高檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)新的形式下電力系統(tǒng)發(fā)展的需要，為電力系統(tǒng)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、及時(shí)的歷史數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

電力系統(tǒng)檔案管理工作不僅是記錄著電力系統(tǒng)的發(fā)展歷史，而且對(duì)現(xiàn)代電力系統(tǒng)的日常管理、運(yùn)營(yíng)決策等都有著重要的參考價(jià)值，是電力系統(tǒng)的重要組成部分。本文就檔案管理工作的重要性以及當(dāng)前電力系統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出一些改善的建議，希望對(duì)這方面的研究工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)

第5篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時(shí)代的到來(lái)，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門(mén)提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問(wèn)題也使得信息化技術(shù)無(wú)法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來(lái)源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理是檔案管理部門(mén)的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來(lái)完成的?！?】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，在另一方面也對(duì)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類(lèi)型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理時(shí)所產(chǎn)生的電子檔案。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類(lèi)型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對(duì)象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長(zhǎng)，對(duì)于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問(wèn)題，也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會(huì)各界的重視，作為我國(guó)信息管理工作中的一部分，國(guó)家和政府也加大了對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問(wèn)題

對(duì)于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進(jìn)行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對(duì)電子檔案管理沒(méi)有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過(guò)程中仍舊存在一定的問(wèn)題，無(wú)法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進(jìn)行。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問(wèn)題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對(duì)于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒(méi)有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】

很多軟件主要是針對(duì)某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無(wú)法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開(kāi)發(fā)技術(shù)比較落后，無(wú)法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類(lèi)型不斷更新的新形勢(shì)。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中應(yīng)該考慮的問(wèn)題，對(duì)電子檔案的管理一方面是對(duì)于事情的記錄，而另一方面則是對(duì)于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問(wèn)題。即使很多軟件對(duì)電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點(diǎn)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對(duì)電子檔案有不同歸類(lèi)，在上述中已經(jīng)說(shuō)明電子檔案的兩種形式，自動(dòng)化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動(dòng)化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對(duì)于電子化檔案的管理主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動(dòng)化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過(guò)程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時(shí)，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。而另外一個(gè)要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時(shí)附加對(duì)檔案的說(shuō)明。最后則是對(duì)電子檔案歸檔后的保護(hù)，由于電子檔案載體的不同，在保護(hù)的時(shí)候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說(shuō)明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對(duì)電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)上也需要根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)?！?】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門(mén)的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門(mén)的要求進(jìn)行歸檔，各部門(mén)的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開(kāi)展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對(duì)相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進(jìn)行修改，并且發(fā)表鑒定意見(jiàn)，同時(shí)對(duì)已滿管理期限的電子檔案歸入銷(xiāo)毀清冊(cè)中。對(duì)于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對(duì)已歸檔電子檔案的瀏覽對(duì)其使用價(jià)值進(jìn)行判斷，其次對(duì)符合要求的電子檔案進(jìn)行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

第6篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

電子檔案管理的方式需要借助多項(xiàng)電子設(shè)備，還需要應(yīng)用先進(jìn)的電子技術(shù)，其是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，也是衡量電子檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。電子檔案管理系統(tǒng)想要更好的發(fā)展，必須做好規(guī)劃，要保證檔案管理細(xì)節(jié)的合理性，還要在不同的管理環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的設(shè)備與技術(shù)，提高檔案管理的效率。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案資料的數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越豐富，涉及的范圍也越來(lái)越廣，使用電子檔案管理的方法，可以更好對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存，相關(guān)技術(shù)人員要不斷的優(yōu)化管理方式，保證電子檔案存儲(chǔ)的完整性與安全性?，F(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)管理方法也進(jìn)行了優(yōu)化，由于該系統(tǒng)主要依托于現(xiàn)代化的電子設(shè)備，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，管理人員一定要具有創(chuàng)新的精神、開(kāi)放的心態(tài)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)與理論，完善管理機(jī)制，使管理制度不斷的推陳出新，探索出新的管理之路。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是電子檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時(shí)代檔案管理標(biāo)志。現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，逐步建設(shè)和完善了檔案部門(mén)內(nèi)部的局域網(wǎng)，還構(gòu)建了區(qū)域性的、全國(guó)性的檔案工作信息網(wǎng)。

2我國(guó)電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前在我國(guó)，檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來(lái)越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來(lái)看，我國(guó)的電子檔案管理著三個(gè)特點(diǎn)。即過(guò)于依賴(lài)計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過(guò)于依賴(lài)計(jì)算機(jī)在指目前我國(guó)的電子檔案信息資源大都是以計(jì)算機(jī)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)與管理手段，也就是說(shuō)電子檔案是要借助于計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行管理使用。若沒(méi)有計(jì)算機(jī)，電子信息就無(wú)法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當(dāng)前我國(guó)的電子檔案管理工作是必須要依靠計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行的。其次，電子檔案在保存的過(guò)程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來(lái)實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)要使用電子檔案時(shí)，還必須要借助計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案信息的還原與顯示。這樣以來(lái)，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)才實(shí)現(xiàn)有效管理的，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。而由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲(chǔ)、共享的過(guò)程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身硬件問(wèn)題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來(lái)了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國(guó)的電子檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行中還存在著一定的問(wèn)題，例如對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問(wèn)題沒(méi)有得到很好的解決，在拷貝或存儲(chǔ)電子檔案時(shí)不能做到有效安全防范，對(duì)于一些重要的資料文件來(lái)講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進(jìn)，促使其更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

3實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國(guó)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的研究時(shí)間并不長(zhǎng)，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問(wèn)題，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對(duì)工作中的問(wèn)題進(jìn)行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出了一些改進(jìn)的措施，具體內(nèi)容如下：

3.1加強(qiáng)電子檔案的分類(lèi)管理

隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容也越來(lái)越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價(jià)值，必須做好檔案分類(lèi)工作，分類(lèi)必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強(qiáng)管理與約束，防止信息泄露問(wèn)題的發(fā)生。另外，管理人員還要對(duì)特別重要的檔案文件進(jìn)行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性

電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項(xiàng)電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門(mén)一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機(jī)制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進(jìn)安全防盜技術(shù)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。

3.3加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)

第7篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問(wèn)題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時(shí)，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會(huì)造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，電子檔案由于受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類(lèi)信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時(shí)，為了更好的加深對(duì)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀，但在長(zhǎng)時(shí)間的保存中可能會(huì)丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時(shí)可共享、對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實(shí)際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會(huì)留下痕跡，其載體并不固定。實(shí)際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對(duì)檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重?cái)?shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運(yùn)用，確保文件在保存與處理的過(guò)程中不會(huì)出錯(cuò)，增強(qiáng)電子文件的真實(shí)可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對(duì)而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡(jiǎn)單。通過(guò)相關(guān)部門(mén)出具的證明，可對(duì)既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過(guò)程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時(shí)間不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門(mén)，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類(lèi)、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時(shí)，檔案部門(mén)接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對(duì)紙制品材料進(jìn)行存儲(chǔ)，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類(lèi)、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門(mén)接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第8篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責(zé)任成本

中圖分類(lèi)號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長(zhǎng)期影響仍將持續(xù)，國(guó)家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問(wèn)題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。

二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過(guò)程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過(guò)程中的各種簽證和書(shū)面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書(shū)面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過(guò)程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購(gòu)銷(xiāo)、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理。總體來(lái)看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。

合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心

電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過(guò)一系列承發(fā)包合同來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門(mén)緊密?chē)@合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過(guò)程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過(guò)程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>

三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)

責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門(mén)，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營(yíng)運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過(guò)程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門(mén)為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門(mén)和工作人員的培訓(xùn)，建立專(zhuān)門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)

要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門(mén)和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專(zhuān)門(mén)的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門(mén)都不可避免地涉及各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過(guò)硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來(lái)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門(mén)要會(huì)同有關(guān)部門(mén)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書(shū)面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開(kāi)脫責(zé)任的條款等問(wèn)題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門(mén)要從宏觀角度對(duì)管理過(guò)程中的各種問(wèn)題及時(shí)予以指導(dǎo)。

（三）加強(qiáng)索賠管理

項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過(guò)程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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第9篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】 交通事業(yè)單位 改制 企業(yè) 檔案管理

改革開(kāi)放三十多年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活發(fā)生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業(yè)在近些年蒸蒸日上，對(duì)百姓的生活帶來(lái)了許多方便。社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)體制的建立，也對(duì)各行各業(yè)的管理活動(dòng)進(jìn)行了大改革，許多國(guó)有企業(yè)和股份制企業(yè)紛紛進(jìn)行改制，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。毫不例外，部分交通事業(yè)單位也在積極地轉(zhuǎn)型，加入全面競(jìng)爭(zhēng)的行列。但是這里有一個(gè)問(wèn)題，交通事業(yè)檔案改制以后所形成的檔案性質(zhì)不一樣了，那么對(duì)這些檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行呢？下面我們就來(lái)試著分析一下。

1 交通事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

交通事業(yè)單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統(tǒng)或個(gè)人的檔案，而是交通事業(yè)單位在交通活動(dòng)中直接形成的對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)有價(jià)值的歷史記錄，是交通行業(yè)發(fā)展的重要信息資源。當(dāng)今時(shí)代，交通事業(yè)在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，進(jìn)入了全面持續(xù)快速發(fā)展的新時(shí)期。交通事業(yè)單位具有明確的內(nèi)容和鮮明的特點(diǎn)。

1.1 交通事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容

交通事業(yè)檔案主要包括各業(yè)務(wù)方面檔案和行政文書(shū)檔案，而業(yè)務(wù)檔案包括各個(gè)部門(mén)活動(dòng)所形成的檔案如行政執(zhí)法檔案、公路航道建設(shè)（改善）檔案、運(yùn)輸管理檔案等，業(yè)務(wù)檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業(yè)單位一般有公路、運(yùn)管、航道、海事等部門(mén)， 其業(yè)務(wù)各自獨(dú)立，所以主管部門(mén)檔案人員要經(jīng)常深入基層進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每月組織檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 對(duì)歸檔立卷的標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格，定期收集與整理業(yè)務(wù)檔案。

檔案管理活動(dòng)包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個(gè)環(huán)節(jié)。2007年以來(lái)，交通部和省各級(jí)檔案行政主管部門(mén)陸續(xù)下達(dá)了如何進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理以及貫徹重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機(jī)構(gòu)把好工程前期所形成文件材料的質(zhì)量關(guān)，開(kāi)展經(jīng)常性的自查活動(dòng)，對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，以保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確、完整，保證檔案工作與工程建設(shè)同計(jì)劃、同施工、同驗(yàn)收。[1]

1.2 交通事業(yè)檔案管理特點(diǎn)

1.2.1 集中統(tǒng)一管理檔案

根據(jù)2005年《交通檔案管理辦法》規(guī)定，各單位形成的檔案應(yīng)由各單位檔案部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理并由檔案部門(mén)對(duì)本單位的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。

1.2.2 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)

由于交通事業(yè)單位發(fā)展比較成熟，一般都會(huì)專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案管理部門(mén)，或錄用專(zhuān)職檔案工作人員。檔案室對(duì)本單位各部門(mén)或各環(huán)節(jié)的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案室會(huì)同本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定?？傊?，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動(dòng)的順利開(kāi)展。

1.2.3 交通事業(yè)單位檔案定期向同級(jí)檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案和部分個(gè)人檔案或家族檔案。各類(lèi)檔案館所收藏檔案的內(nèi)容各不相同。各交通事業(yè)單位在完成了文書(shū)處理程序，把有保存價(jià)值和經(jīng)過(guò)有序整理的檔案向各事業(yè)單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

企業(yè)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的記憶庫(kù)，借助企業(yè)檔案，我們能夠了解企業(yè)的過(guò)去，現(xiàn)在和預(yù)測(cè)其未來(lái)。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等一系列活動(dòng)中形成的資料文件。企業(yè)檔案由企業(yè)自身單獨(dú)保管，但是受到各地市檔案館的監(jiān)督和指導(dǎo)，各破產(chǎn)企業(yè)的檔案在一般情況下交由檔案館來(lái)保藏。[2]

3 交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)制改企后的檔案管理應(yīng)注意幾個(gè)問(wèn)題

事業(yè)單位改革是手段，最根本目的是要發(fā)展由這些事業(yè)單位所提供的各種公益服務(wù)，使其成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新動(dòng)力。在事業(yè)單位改制后，根據(jù)事業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的不同特點(diǎn)，我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)其所形成檔案的管理活動(dòng)要進(jìn)行重新思考。

3.1 在會(huì)計(jì)檔案管理方面

如今，交通事業(yè)單位體制改革正在如火如荼進(jìn)行，在會(huì)計(jì)檔案管理方面企事業(yè)單位的管理方式不同，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，企業(yè)對(duì)應(yīng)收帳款質(zhì)量的控制是提取壞帳準(zhǔn)備，而交通工程事業(yè)單位的應(yīng)收帳款雖越來(lái)越多，但在這方面沒(méi)有做出任何規(guī)定，因此，交通事業(yè)單位應(yīng)該參考企業(yè)的做法對(duì)應(yīng)收帳款提取壞帳準(zhǔn)備，并對(duì)壞帳準(zhǔn)備的提取方法和提取比例做出明確的規(guī)定；二是，交通事業(yè)單位固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，固定資產(chǎn)的損耗不在成本核算中體現(xiàn)出來(lái)，而企業(yè)是通過(guò)計(jì)提折舊的方法計(jì)入成本。這些方面的不同要求事業(yè)單位能夠進(jìn)行認(rèn)真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業(yè)單位中，人員的變動(dòng)比較小，整個(gè)組織結(jié)構(gòu)模式相對(duì)比較穩(wěn)定，而競(jìng)爭(zhēng)因素在企業(yè)體現(xiàn)地越明顯，導(dǎo)致人事檔案在企業(yè)中相對(duì)比較復(fù)雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內(nèi)容。人事檔案的管理依據(jù)也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規(guī)定轉(zhuǎn)變成企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，由干部向普通人轉(zhuǎn)變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來(lái)說(shuō)，交通事業(yè)單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒(méi)有其他的地方。但是事業(yè)單位改制成企業(yè)后，可以適用企業(yè)檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進(jìn)行寄存管理，引入市場(chǎng)化因素。寄存管理服務(wù)項(xiàng)目是為企業(yè)檔案提供檔案寄存的一種有償服務(wù)，為配備檔案保管條件代價(jià)太大，或者不具備保管條件的企業(yè)提供了檔案保管歸宿。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，交通事業(yè)單位的改制勢(shì)在必行，基于檔案管理方式的不同，對(duì)交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)企業(yè)后應(yīng)注意的某些方面需要更加重視，比如在會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和服務(wù)理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個(gè)方面，不容小覷。企業(yè)檔案工作當(dāng)然也需要轉(zhuǎn)換其管理方式，以期能夠?yàn)榻煌ㄊ聵I(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。由于我國(guó)是實(shí)行集中制的國(guó)家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分散地管理檔案。在集中統(tǒng)一原則下，取其事業(yè)單位和企業(yè)檔案管理的精華，共同為交通行業(yè)的檔案管理工作謀福利。

參考文獻(xiàn)：