檔案管理?xiàng)l例精選(九篇)

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第1篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：n案管理；現(xiàn)代化；信息化；有效策略

檔案管理信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展下的產(chǎn)物，其使檔案管理部門的工作走向現(xiàn)代化的領(lǐng)域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變是其在未來的發(fā)展趨勢，因此在檔案管理工作中需要根據(jù)實(shí)際的需求，對檔案管理工作進(jìn)行完善，依靠信息技術(shù)及管理內(nèi)容等方面提高檔案管理質(zhì)量及水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式

為了實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化需要從以下幾個(gè)方面對傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行改革。

1.1 將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對實(shí)質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，主要保管內(nèi)容包括紙質(zhì)、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進(jìn)行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內(nèi)容更加繁瑣，并且這些實(shí)質(zhì)資料還會占據(jù)一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實(shí)質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發(fā)展。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案存儲方式的轉(zhuǎn)變

新科技的不斷進(jìn)步，也改變了檔案存儲的方式。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行存儲管理中，需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現(xiàn)，使檔案資源能夠在較小的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對較多內(nèi)容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數(shù)字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將電子信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置與優(yōu)化，進(jìn)而對于實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理。

2 建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統(tǒng)的使用，提高檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化的程度，在建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)中需要注意以下內(nèi)容。

2.1 建立科學(xué)的管理程序

計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動(dòng)工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)

檔案中包含著許多機(jī)密資料及數(shù)據(jù)，一旦泄露所產(chǎn)生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，并對其進(jìn)行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護(hù)工作，防止系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)泄露，保證檔案資料的機(jī)密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經(jīng)無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求，因此需要依據(jù)現(xiàn)代化管理手段對原有的檔案管理體制進(jìn)行改革，其可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行管理體制的完善。

3.1 強(qiáng)化檔案管理體制的作用

相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)各檔案館對數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視

當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當(dāng)前的檔案管理人員在現(xiàn)代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對該方面內(nèi)容的管理，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。為此，需要檔案管理的相關(guān)部門從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：

4.1 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識積累

現(xiàn)代化的檔案管理也需要現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結(jié)構(gòu)，從而更好的推進(jìn)工作的開展。為此，要求相關(guān)部門通過培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，豐富自身的專業(yè)知識創(chuàng)造條件。同時(shí)，要求檔案管理人員要自覺的對當(dāng)前新的知識與內(nèi)容進(jìn)行了解與掌握，從而實(shí)現(xiàn)對自身素質(zhì)的完善。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能的學(xué)習(xí)

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)水平并且可以使用相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備，因此需要對其管理技術(shù)及專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)管理人員自身的素質(zhì)水平及檔案管理工作中的需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達(dá)到保證檔案管理工作安全性的目的。

結(jié)束語

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)在檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化，需要從改革管理模式、建立管理系統(tǒng)、完善管理體制、加強(qiáng)人員素質(zhì)幾個(gè)方面入手，通過對傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作走向現(xiàn)代化。在信息化時(shí)代，檔案管理工作只有走向信息化與現(xiàn)代化才符合時(shí)展的要求，因此需要協(xié)調(diào)好二者之間的關(guān)系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

參考文獻(xiàn)

第2篇：檔案管理?xiàng)l例范文

一、民生檔案的種類

根據(jù)對各單位民生檔案情況的調(diào)查，東城區(qū)屬相關(guān)機(jī)關(guān)單位保存的民生檔案內(nèi)容龐雜，形式多樣，主要有以下幾個(gè)方面:

(一)東城區(qū)檔案館現(xiàn)保存的涉及民生的檔案，包括婚姻檔案、招工檔案、知青檔案、公私合營檔案、退伍軍人分配檔案等。其他區(qū)縣檔案館還保存有部分房產(chǎn)檔案、拆遷檔案等。

(二)東城區(qū)屬機(jī)關(guān)單位保存的涉及民生的檔案有:

1、工商局保存的關(guān)于個(gè)體工商戶、企業(yè)注冊、廣告登記等工商類檔案。

2、民政局保存的婚姻登記檔案，關(guān)于追烈、評殘、換證、補(bǔ)證、一次性撫恤金等優(yōu)撫檔案，關(guān)于見義勇為人員確認(rèn)檔案，關(guān)于審批低保、生活補(bǔ)助、臨時(shí)救助、醫(yī)療救助、冬季燃煤、清潔能源自采暖、高等教育新生入學(xué)、扶貧捐款等低保檔案。

3、房屋管理局、房屋土地經(jīng)營管理中心、國土資源局東城分局以及城市綜合管理委員會保存的關(guān)于拆遷、私產(chǎn)等房屋檔案，關(guān)于協(xié)議書、售房合同、拆遷資料等經(jīng)營檔案，關(guān)于戶口本、身份證和房產(chǎn)證復(fù)印件、評估報(bào)告、拆遷協(xié)議、審批表、領(lǐng)款憑證等拆遷檔案，二手房出讓檔案，關(guān)于土地登記發(fā)證等土地登記檔案。

4、勞動(dòng)局保存的關(guān)于招工審批與備案、職工單對調(diào)等招工檔案，關(guān)于審批退休、審批勞動(dòng)能力鑒定、勞動(dòng)仲裁、退休醫(yī)療等審批檔案，關(guān)于養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、醫(yī)療支付等社保檔案。

5、司法局保存的關(guān)于民事、經(jīng)濟(jì)、涉外的公證檔案。

6、殘聯(lián)保存的關(guān)于殘疾人康復(fù)服務(wù)、康復(fù)救助、輔助用具發(fā)放審批等殘疾人康復(fù)檔案，關(guān)于殘疾人就業(yè)安置、教育培訓(xùn)情況登記調(diào)查等殘疾人教育就業(yè)檔案，關(guān)于殘疾人狀況登記、申請辦理殘疾人證審批等殘疾人證辦理檔案等。

7、各街道保存的關(guān)于殘疾人保障金(就業(yè))、保障(助學(xué)、安置)、康復(fù)等殘疾人檔案，醫(yī)療救助檔案，關(guān)于申辦獨(dú)生子女證、審批二胎申報(bào)表、一胎隨父入戶材料、獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)等有關(guān)計(jì)生檔案，關(guān)于低保、自謀職業(yè)、醫(yī)保、靈活就業(yè)協(xié)議書等社保所檔案等。

8、東城各中小學(xué)幼兒園及直屬成人學(xué)院關(guān)于學(xué)生名冊、學(xué)籍卡、畢(肄)業(yè)證書存根、中高考成績及去向、市區(qū)級學(xué)生表彰冊、校級學(xué)生獎(jiǎng)懲名單、學(xué)籍管理等教育教學(xué)檔案。

9、公檢法以及紀(jì)檢等機(jī)關(guān)保存的各種訴訟、判案等案件檔案。

二、民生檔案在管理利用中存在的各種問題

通過對東城區(qū)屬單位保存民生檔案的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)民生檔案在管理與利用中存在以下主要問題:

(一)民生檔案種類龐雜、數(shù)量較多、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)

民生檔案涉及各個(gè)領(lǐng)域，觸及社會民眾生活的各個(gè)方面，因此產(chǎn)生的種類多種多樣，數(shù)量也是頗為龐大。由于民生檔案往往是以人為單位組卷，因此無論是與個(gè)體相關(guān)的民生檔案，還是與某一群體相關(guān)的民生檔案，都比一般意義上的文書檔案等的產(chǎn)生量要多得多。而且在數(shù)量變化上，體現(xiàn)了較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，往往以個(gè)體為單位的民生檔案，在一年中會有多次數(shù)量的變更。

(二)民生檔案歸屬繁雜、管理標(biāo)準(zhǔn)不一

1、調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多民生檔案的歸屬不清，無法確定由哪一部門負(fù)責(zé)管理。比如公證檔案，行政單位司法局有，各街道事業(yè)單位司法所也有。原來各街道司法所的檔案管理由街道指導(dǎo)管理，但隨著機(jī)構(gòu)改革，司法所已脫離街道系統(tǒng)，在行政管理上，街道已無權(quán)管理各司法所的檔案，而司法局又認(rèn)為自己中途插手不便管理，造成此部分檔案保管的分散。再如低保檔案，民政局也有，各街道社保所也有，也是沒有牽頭單位出面統(tǒng)一管理。2、民生檔案由于種類繁雜，保存部門不一，其管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。有的由上級業(yè)務(wù)主管部門制定統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，比如房管局的房產(chǎn)檔案;有的由本部門根據(jù)工作實(shí)際自行制定管理辦法;但大多數(shù)是既沒有行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有相關(guān)的實(shí)際操作管理辦法，更沒有檔案部門相應(yīng)的規(guī)范化指導(dǎo)，導(dǎo)致部分民生檔案處于成包打捆、裝箱入柜、無人整理的狀態(tài)。

(三)民生檔案接收進(jìn)館的范圍沒有明確界定

很多民生檔案保存于各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部職能業(yè)務(wù)科室，而非檔案室，其保存條件有限，有的甚至很糟糕，出現(xiàn)潮濕水浸跡象。這些現(xiàn)象一是由于部分單位行政管理沒有理清、理順，不知道應(yīng)向誰尋求幫助與指導(dǎo)，不知道檔案是否應(yīng)當(dāng)移交，移交給誰;二是各區(qū)縣檔案館對民生檔案的接收進(jìn)館范圍也沒有明確的界定，相關(guān)民生檔案移交、接收工作無從開展。

(四)民生檔案利用率較高，但數(shù)字化程度較低，檢索不便

由于民生檔案是真正涉及廣大公民自身利益的，因此大部分的利用率都較高;但由于管理不到位，民生檔案信息的檢索體系還不完備，數(shù)字化、信息化程度較低，檢索查詢、提供利用方面還無法實(shí)現(xiàn)快速便捷的效果。

三、民生檔案管理與利用應(yīng)采取的措施

針對民生檔案存在的上述各種問題，筆者認(rèn)為檔案部門當(dāng)務(wù)之急應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作:

(一)檔案部門需對管轄范圍內(nèi)產(chǎn)生、保存的各類民生檔案進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查研究，摸清家底，做好民生檔案排查和登記工作

1、各單位基層檔案室應(yīng)當(dāng)結(jié)合本機(jī)關(guān)單位工作職能以及內(nèi)部科室職能，研究各科室可能產(chǎn)生的民生檔案種類，并深入科室進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、排查，對各科室實(shí)有民生檔案種類、數(shù)量、整理現(xiàn)狀、保管條件、利用率等各方面情況進(jìn)行登記、匯總。2、各區(qū)縣檔案館應(yīng)當(dāng)對本區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的民生檔案進(jìn)行分類登記、匯總，做到心中有數(shù)，特別是對民政局、勞動(dòng)局、轄區(qū)街道等形成民生檔案的重點(diǎn)單位，應(yīng)當(dāng)深入實(shí)際，詳細(xì)調(diào)研?？梢越⒚裆鷻n案登記和年檢制度，詳細(xì)記錄本區(qū)域民生檔案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、開放利用規(guī)定和利用情況、移交進(jìn)館規(guī)定等信息，以便掌握民生檔案管理和利用情況，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管。

(二)根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定各自的管理標(biāo)準(zhǔn)或遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對民生檔案實(shí)體進(jìn)行分散保管，同時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)管理

各級檔案部門應(yīng)當(dāng)從源頭抓起，確保民生檔案不流失、不散失。指導(dǎo)涉民檔案管理部門完善相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定各自的管理標(biāo)準(zhǔn)或遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，努力打造民生檔案管理和服務(wù)的制度保障體系。重點(diǎn)抓好出生、學(xué)籍、勞動(dòng)就業(yè)、婚姻、社會保險(xiǎn)、醫(yī)療衛(wèi)生、城市拆遷、房地產(chǎn)、企業(yè)職工等民生檔案管理。統(tǒng)籌管理，將民生檔案進(jìn)行簡單歸類、整合、集中控制民生檔案信息數(shù)據(jù)。

(三)綜合考慮民生檔案的各種情況，合理規(guī)定進(jìn)館范圍

根據(jù)以下幾方面考慮、制定區(qū)縣檔案館民生檔案進(jìn)館范圍:1、是否在較長時(shí)期內(nèi)有較大利用需求。檔案管理的最終目的是為了提供利用，所以民生檔案接收進(jìn)館的首要標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否有利用需求，且是否在較長時(shí)期內(nèi)有較大的利用需求。如果民生檔案只在三、五、十年等很短暫的期限內(nèi)有利用價(jià)值，則沒必要接收進(jìn)館，保存在各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部提供利用即可。如果民生檔案在較長時(shí)期內(nèi)有較大利用需求，如婚姻檔案的保管期限為100年，當(dāng)然要列入?yún)^(qū)縣檔案館民生檔案的接收范圍。2、進(jìn)館檔案實(shí)體材料動(dòng)態(tài)性是否較強(qiáng)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，檔案自形成之日起滿10年向縣級國家檔案館移交，也就是說如果民生檔案滿10年向檔案館移交之后，仍需要不斷地在原檔案材料中添加新的材料，以確保此民生檔案構(gòu)成一個(gè)完整的整體，那么筆者認(rèn)為此類檔案不宜接收進(jìn)館。3、進(jìn)館檔案是否便于提供利用。在民生檔案接收進(jìn)館前，需要考慮到區(qū)縣檔案館提供檔案利用的人員對相關(guān)專業(yè)民生服務(wù)政策的掌握與實(shí)際問題的處理是否能夠到位，是否能夠自如地解決相關(guān)民生檔案利用限制、政策解釋、檔案查找相關(guān)線索等問題。如果民生檔案接收進(jìn)館，可能會造成民生檔案產(chǎn)生單位與區(qū)縣檔案館之間的工作摩擦、相關(guān)工作的銜接不暢、公眾利用民生檔案的不便等問題，應(yīng)當(dāng)慎重考慮是否接收進(jìn)館。

第3篇：檔案管理?xiàng)l例范文

一、二維條碼的定義

二維條碼在設(shè)計(jì)的過程中，主要是從條碼結(jié)構(gòu)的橫向和縱向兩個(gè)方向來對具體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行表達(dá)。信息的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度相對較高，在檔案管理工作中，二維條碼和一維條碼之間的區(qū)別較大，主要是以信息符號作為信息存儲的載體。這種信息管理技術(shù)是對傳統(tǒng)管理的突破。在應(yīng)用的過程中也比較簡單，只需要將各種不同的字符堆積在一個(gè)面積較小的方框內(nèi)部，不僅可以降低技術(shù)應(yīng)用的成本，還可以提升應(yīng)用的便利性。因此，這種二維條碼技術(shù)受到了檔案管理人員的高度重視。

二、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)模型

二維條碼技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用范圍比較廣，而且工作原理也相對比較簡單，主角要是將紙張和數(shù)據(jù)等內(nèi)容封裝在一起，然后通過現(xiàn)代化的處理方式來對其進(jìn)行分析和檢測，然后設(shè)計(jì)成一定的條碼結(jié)構(gòu)。眾所周知，二維碼的信息生成之后，就很難進(jìn)行更改，元數(shù)據(jù)內(nèi)容在傳遞和應(yīng)用的過程中，也會出現(xiàn)嚴(yán)重的變更的現(xiàn)象。如果紙質(zhì)文件流傳到新的部門當(dāng)中，管理人員就會及時(shí)地根據(jù)信息的內(nèi)容支撐二維條碼的形式，便于檔案管理。

三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

二維條碼技術(shù)的應(yīng)用時(shí)間較長，而且應(yīng)用范圍也在逐漸增加，不僅簡便性比較突出，而且和方便檔案管理工作人員的應(yīng)用。尤其是在社會現(xiàn)代化的過程中，二維條碼應(yīng)用和管理的效果比較明顯，工作人員需要從全面的角度來對這一問題借鑒介紹和分析：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無論選擇哪一種都要注意要轉(zhuǎn)換成長期存取格式，這主要是因?yàn)槎S條碼具有不可更改性，一旦形成了相應(yīng)的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴(yán)重后果，因此這成為使用二維條碼技術(shù)的關(guān)鍵。

2、制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術(shù)，這種技術(shù)既能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的儲存，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不能任意為之。因此制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對使用二維條碼技術(shù)來說也十分重要。只要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行即可。制定標(biāo)準(zhǔn)要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應(yīng)更大的范圍，而易用主要是簡便，不能因?yàn)槎S條碼技術(shù)的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣范圍得不償失。另外，因?yàn)槎S條碼有一定的容量，因此需要對其存儲元數(shù)進(jìn)行簡練的處理。一般情況下，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，所選擇的數(shù)據(jù)元素都具有通用性以及基礎(chǔ)性的特點(diǎn)。

3、完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)

二維條碼技術(shù)的使用，最需要解決就是與現(xiàn)行應(yīng)用的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，以解決用戶面臨的實(shí)際問題。目前所使用的二維條碼技術(shù)主要是識讀技術(shù)，而使用的重點(diǎn)就是與目前的系統(tǒng)進(jìn)行融合。為了更加的做好融合工作，應(yīng)該從以下入手：

第一，建立測試平臺，該平臺的主要作用就是對檔案管理中所使用的各種軟件以及其他的硬件能否達(dá)到要求，只有通過相關(guān)的平臺測試，這些軟件以及硬件才能進(jìn)入市場，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺的部門是專門的檔案管理部門，因?yàn)闄n案管理部門儲存各種文件，尤其是非常重要的文件，而如果儲存檔案的相關(guān)的軟硬件出現(xiàn)問題，其后果將十分嚴(yán)重，因此需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術(shù)，很多的行業(yè)和領(lǐng)域都使用該技術(shù)，但是傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)資源長度有限，已經(jīng)不能使用各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，因此通過不斷地改進(jìn)，形成為二維條碼技術(shù)，但是要想將該技術(shù)的功能發(fā)揮到最大，也需要對其系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計(jì)。其設(shè)計(jì)主要針對以下兩方面，一是生成正式文件，使用二維條碼的生成技術(shù)，將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式并與著錄信息一起轉(zhuǎn)換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應(yīng)位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質(zhì)文件。為保證著錄信息的準(zhǔn)確完整、文件信息的長期可讀，應(yīng)將以上流程設(shè)計(jì)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無法進(jìn)入下一個(gè)流程；另一個(gè)是收文登記，利用二維條碼的識讀技術(shù)，自動(dòng)采集電子文件及其著錄信息，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高效率與質(zhì)量，是原收文登記的“改良”，在管理上實(shí)現(xiàn)電子文件將與紙質(zhì)文件的合拍與一致。如果收到的紙質(zhì)文件上的：維條碼是遵循《機(jī)關(guān)公文二維條碼使用標(biāo)準(zhǔn)》，也應(yīng)該能識讀。

第4篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞大數(shù)據(jù)檔案管理挑戰(zhàn)和機(jī)遇

1引言

信息化進(jìn)程的加劇以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使大部分行業(yè)的檔案管理工作都開始趨于電子化，以數(shù)字的形式對檔案資料進(jìn)行存儲可以從根本上提升資料使用效率。電子檔案存儲數(shù)據(jù)量的不斷提升使檔案數(shù)據(jù)資料管理也加入了大數(shù)據(jù)的行列，需要通過各種新生技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化。大數(shù)據(jù)一般情況下均代表指數(shù)增長的數(shù)據(jù)，且這部分?jǐn)?shù)據(jù)要有廣泛可用性，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)特性明顯，所以不可以通過傳統(tǒng)的軟件和傳統(tǒng)工作技術(shù)對其進(jìn)行研究。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生對檔案管理的挑戰(zhàn)

2.1隱私與安全方面的挑戰(zhàn)

隱私安全一直以來都是大數(shù)據(jù)發(fā)展過程中的阻礙因素，而且已經(jīng)悄然成為大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的主要挑戰(zhàn)之一。隱私和安全問題不僅局限在技術(shù)方面，同時(shí)也會涉及一些相關(guān)的法律問題，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需要明確其定義，讓該系統(tǒng)在提升檔案資料工作效率的基礎(chǔ)上還能保證資料的安全性。從國家的角度來看，如果機(jī)密檔案被泄露，會給國家?guī)砭薮髶p失，影響國家安全系統(tǒng)的正常運(yùn)行。從個(gè)人的角度來看，如果使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中泄露了個(gè)人的私密信息，可能也會對相關(guān)人員的家庭帶來影響。

2.2在存儲和數(shù)據(jù)處理方面的挑戰(zhàn)

近年來我國在各行各業(yè)中的數(shù)據(jù)都在呈指數(shù)增長，部分地區(qū)檔案管理工作部門正在使用的存儲設(shè)備已經(jīng)不能滿足時(shí)展的需求。雖然云盤技術(shù)的發(fā)展在一定程度上緩解了該問題，可以短暫地解決存儲空間不足的問題，但是依然難以滿足后期發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)會對所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并根據(jù)分析的結(jié)果來處理相關(guān)消息，所以要保證大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)就必須要更換傳統(tǒng)的存儲設(shè)備?？偨Y(jié)近年來的工作情況發(fā)現(xiàn)，如果將TB模式的數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆票P中，要消耗大量時(shí)間，而且這部分?jǐn)?shù)據(jù)是會隨著時(shí)展而不斷變化的，所以數(shù)據(jù)的時(shí)效性比較差，要隨時(shí)更換數(shù)據(jù)，提升了工作量。云計(jì)算分布式性質(zhì)也會影響大數(shù)據(jù)運(yùn)作效率，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)需要將數(shù)據(jù)從存儲點(diǎn)傳輸?shù)教幚睃c(diǎn)上，在這一過程中如果數(shù)據(jù)流量過大，會對數(shù)據(jù)傳輸速度產(chǎn)生明顯影響。在面對該問題時(shí)，可以將一些不需要的數(shù)據(jù)從其中剔除，或者將數(shù)據(jù)直接在存儲點(diǎn)位置進(jìn)行處理，簡化傳輸結(jié)果量。大數(shù)據(jù)處理精確性雖然比較高，但是整個(gè)處理過程需要消耗較多的時(shí)間，如果對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描，工作量過大，所以不可能實(shí)現(xiàn)。目前工作人員正在研究如何在獲取數(shù)據(jù)或者存儲數(shù)據(jù)的時(shí)候就構(gòu)建索引結(jié)構(gòu)，全面控制數(shù)據(jù)處理時(shí)間，提升大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

2.3在大數(shù)據(jù)處理技術(shù)方面的挑戰(zhàn)

首先是容錯(cuò)率方面的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)容錯(cuò)計(jì)算難度比較大，涉及許多算法，并且想要將安全性提升到100%基本是不可能的，目前也沒有可以達(dá)到該要求的容錯(cuò)設(shè)備和容錯(cuò)軟件，所以系統(tǒng)通常情況下都是盡量減少出現(xiàn)失敗的幾率，使其整體達(dá)到可以接受的水平。但是想要將錯(cuò)誤幾率控制在最低的范圍內(nèi)，需要大力提升系統(tǒng)研發(fā)成本，部分經(jīng)濟(jì)條件不允許的地區(qū)大數(shù)據(jù)處理結(jié)果精確性比較差。目前比較常見的檔案系統(tǒng)容錯(cuò)率提升方式是將計(jì)算任務(wù)分配到不同節(jié)點(diǎn)來完成對應(yīng)計(jì)算，將所有節(jié)點(diǎn)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)視為觀察節(jié)點(diǎn)使用，通過該節(jié)點(diǎn)來觀察其余的節(jié)點(diǎn)是否處在正常工作狀態(tài)。如果在工作過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，只有部分節(jié)點(diǎn)會從零重新開始工作，可以最大程度地減少工作量。其次是可擴(kuò)展性方面的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)平行運(yùn)算都是依靠硬件來完成的，會通過并行的方式對系統(tǒng)進(jìn)行處理。但是目前所使用的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在分析數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理系統(tǒng)則需要通過硬件和分析軟件相互搭配才能實(shí)現(xiàn)平行運(yùn)算。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)一般使用云計(jì)算的方式完成工作，因?yàn)樵朴?jì)算可以對不同工作負(fù)荷進(jìn)行匯聚，所以必須要有更為完善的資源共享設(shè)備才能保證系統(tǒng)的低成本運(yùn)行，否則會提升運(yùn)行成本，還會增加數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率。

2.4人才方面的挑戰(zhàn)

近年來互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展速度比較快，但是相對應(yīng)的專業(yè)人才數(shù)量卻比較少。許多地區(qū)都存在引入系統(tǒng)之后沒有專業(yè)工作人員對系統(tǒng)進(jìn)行利用的情況，數(shù)據(jù)處理效率也比較低下，影響工作的正常開展。大數(shù)據(jù)的發(fā)展為傳統(tǒng)檔案管理工作人員帶來了機(jī)遇的同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)，而且已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)展趨勢，所以檔案管理人員只有不斷地完善自身技能，才能保證在時(shí)展的前提下不被淘汰。在對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)時(shí)，要從理論知識和實(shí)踐技能這兩方面入手，全面綜合近年來社會范圍內(nèi)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，并將這部分工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)踐中，分析經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)性。大數(shù)據(jù)背景要求工作人員不僅要有專業(yè)化工作技能，還要有與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，掌握檔案管理人才發(fā)展方向與多門技術(shù)。比如現(xiàn)在比較欠缺的大數(shù)據(jù)深度分析工程師，這部分工程師必須要徹底地掌握申請、使用大數(shù)據(jù)分析的所有技術(shù)，并且要明白如何通過大數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)軟件和硬件操作，提升工作效率。目前我國檔案管理分布廣泛，涉及各行各業(yè)，所以單靠傳統(tǒng)的硬件工程師以及數(shù)據(jù)庫工程師是不能滿足時(shí)展需求的，需要從社會各方面入手，才能保證人才數(shù)量與需求之間的關(guān)系。

3大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展趨勢

3.1提升檔案信息資源管理工作效率

前些年的檔案管理工作大多是將紙作為媒介，通過卷期進(jìn)行記錄。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該從傳統(tǒng)的工作模式中轉(zhuǎn)化出來，通過字段以及數(shù)據(jù)庫來管理相關(guān)資料。在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)，要從傳統(tǒng)的“頁”為單位，轉(zhuǎn)變成GB為單位。相關(guān)工作人員要打破工作局限，從電子檔案收錄管理利用中走出來，將主要工作精力集中在監(jiān)控電子檔案生成以及保證電子檔案的可讀性方面，提升檔案的安全性。高速增長的檔案數(shù)據(jù)需要憑借云計(jì)算平臺為支撐，并對云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行不斷的完善和深入挖掘，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源和信息存儲的動(dòng)態(tài)發(fā)展，常見的大數(shù)據(jù)檔案管理工作流程。

3.2完善檔案數(shù)據(jù)挖掘

前些年比較常見的檔案管理工作都是將文檔管理作為主導(dǎo)工作來看待，而檔案通常都是被動(dòng)利用狀態(tài)的，沉積下來的檔案不僅沒有人去利用，也沒有人對其進(jìn)行分析。零技術(shù)工具挖掘?qū)е聶n案的利用效率低下，影響檔案自身價(jià)值的正常發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案系統(tǒng)當(dāng)中不僅會存在較多的文檔，還會存在一部分結(jié)構(gòu)優(yōu)化數(shù)據(jù)問題，數(shù)據(jù)的價(jià)值體現(xiàn)也要比文檔利用效果更好。相關(guān)的檔案部門在收集到數(shù)據(jù)以后，可以通過對數(shù)據(jù)使用人員使用需求進(jìn)行調(diào)查的方式來構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)相關(guān)性分析，明確不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，提升數(shù)據(jù)的使用效率與數(shù)據(jù)的價(jià)值，打破傳統(tǒng)工作理念，保證檔案管理數(shù)據(jù)挖掘工作的正常開展。

3.3通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理擴(kuò)展性

社會的不斷發(fā)展增加了檔案數(shù)據(jù)量，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化擴(kuò)展。許多地區(qū)目前都出現(xiàn)了數(shù)據(jù)多、系統(tǒng)弱的問題，工作難度明顯提升。大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)相輔相成，云計(jì)算技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源存儲以及動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，保證資源可以按需分配，提升資源的實(shí)際使用效率，這一情況為檔案管理系統(tǒng)可拓展性帶來了新的機(jī)遇。各地區(qū)檔案管理工作可以按照云計(jì)算框架對檔案管理框架進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過動(dòng)態(tài)的方式來提升資源與存儲資源的增長速度，減少IT系統(tǒng)資金投入量，從側(cè)面提升經(jīng)濟(jì)效益。

3.4構(gòu)建檔案資源管理中心

大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展需要數(shù)據(jù)與存儲功能的支撐，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源統(tǒng)一化管理。為了全面提升檔案安全性以及檔案資源綜合使用效率，各單位需要對檔案進(jìn)行備份。當(dāng)前比較常見的備份方式是電子檔案備份，并且需要構(gòu)建檔案備份中心，實(shí)現(xiàn)資源共享。首先要對工作流程進(jìn)行規(guī)劃，之后驗(yàn)證流程是可行的。檔案管理需要全技術(shù)支持，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)量的增長速度比較快，所以在對檔案系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候要通過云計(jì)算等方式，提升檔案管理系統(tǒng)的可拓展性，結(jié)合服務(wù)器擴(kuò)張需求來減少IT系統(tǒng)投資成本。

4結(jié)語

近20年來世界范圍內(nèi)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總和已經(jīng)超越了之前3000年世界范圍內(nèi)數(shù)據(jù)量的總和，所以當(dāng)今世界已經(jīng)走入了數(shù)據(jù)的時(shí)代，人們的生活處處也都離不開數(shù)據(jù)。從信息獲取的角度來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷完善使人們可以更加簡便地獲取信息，通過網(wǎng)絡(luò)等媒介對資料和信息進(jìn)行收集。大數(shù)據(jù)技術(shù)理念比較新穎，對人們的思維方式以及工作方式產(chǎn)生著巨大的影響，所以人們也需要不斷地挖掘大數(shù)據(jù)的潛力，使其更好地為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。檔案信息資源是社會發(fā)展中必不可少的組成部分，傳統(tǒng)的檔案信息管理多以紙為媒介，不論是保存還是查閱難度都比較大，所以要緊跟時(shí)展的腳步，將大數(shù)據(jù)理念和檔案管理相結(jié)合，提升其工作效率。上文以目前大數(shù)據(jù)檔案管理工作過程中遇到的制約因素為出發(fā)點(diǎn)，從構(gòu)建檔案資源管理中心、通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理擴(kuò)展性、完善檔案數(shù)據(jù)挖掘、提升檔案信息資源管理工作效率等方面提出了相應(yīng)的完善措施及大數(shù)據(jù)使用中應(yīng)當(dāng)注意的問題，旨在全面提升大數(shù)據(jù)與檔案管理的契合度，使其在促進(jìn)檔案管理工作開展的前提下，保證我國經(jīng)濟(jì)更好更快地發(fā)展。

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第5篇：檔案管理?xiàng)l例范文

摘要：財(cái)務(wù)管理和會計(jì)電算化應(yīng)用軟件不斷升級，這些都促使會計(jì)檔案向技術(shù)化、知識化和信息化發(fā)展。會計(jì)電算化的普及應(yīng)用，對會計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，它推動(dòng)了會計(jì)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。關(guān)鍵詞：電算化；會計(jì)檔案；管理中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198(2009)19019902

根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局財(cái)會字(1998) 32號文件，1999年1月1日起施行的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，這在制度上確立了電算化會計(jì)檔案是雙重的會計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案與包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤以及其他磁性介質(zhì)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)等形式的電子會計(jì)檔案。1　會計(jì)電算化檔案的內(nèi)容1.1　計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案包括下列內(nèi)容：(1)計(jì)算機(jī)硬件型號、存貯空間大小、外部設(shè)備類型；(2)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng))型號；(3)會計(jì)軟件系統(tǒng)的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；(4)軟件系統(tǒng)名稱、版本號；(5)與軟件系統(tǒng)相配套的各說明書與使用手冊。1.2　機(jī)制會計(jì)檔案機(jī)制會計(jì)檔案包括從會計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。1.3　機(jī)讀會計(jì)檔案機(jī)讀會計(jì)檔案包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式與計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)和會計(jì)數(shù)據(jù)庫。2　會計(jì)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)(1)實(shí)行電算化的時(shí)間越長，會計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。(2)會計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案，而且還包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)。(3)傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。(4)會計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。(5)會計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。3　電算化會計(jì)檔案管理存在的問題(1)會計(jì)電算化檔案管理制度落后。會計(jì)電算化已經(jīng)步入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征，過去的電算化檔案在管理內(nèi)容、方法及管理目標(biāo)上都顯得較為狹隘，影響了會計(jì)電子文檔的收集、管理和利用，導(dǎo)致電算化檔案管理出現(xiàn)簡單化、形式化的現(xiàn)象。(2)會計(jì)人員的電子檔案管理意識較弱，計(jì)算機(jī)操作能力較低。會計(jì)電子檔案從收集到歸檔的過程，離不開計(jì)算機(jī)操作。由于會計(jì)人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足，以及操作人員的時(shí)間觀念不強(qiáng)等原因，以致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會計(jì)資料備份到外儲器中保存，有時(shí)又不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會計(jì)資料的假備份，人為錯(cuò)誤致使系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會計(jì)資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。(3)會計(jì)電子檔案尚未真正納入檔案管理范疇。會計(jì)電子檔案的管理缺乏明確的規(guī)章制度。檔案部門目前所執(zhí)行的仍是《會計(jì)檔案管理辦法》和2003年5月開始實(shí)施的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，缺乏針對電算化會計(jì)檔案管理的制度規(guī)范。由于企業(yè)各部門之間的分工不同，相互交流、協(xié)調(diào)不夠，會計(jì)電子方案往往都是由財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)管理員自行保存，由于財(cái)務(wù)人員不是專業(yè)的檔案管理人員，在保管過程中易使電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態(tài)。由于財(cái)務(wù)人員實(shí)行輪崗制，在頻繁的更換中更易造成電算化會計(jì)檔案的丟失。4　電算化會計(jì)檔案管理的措施4.1　建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案加以保管；電算化會計(jì)數(shù)據(jù)在打印之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等應(yīng)打印輸出，并按照稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。(1)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。(2)一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、季或年打印；如果業(yè)務(wù)較少，可滿頁打印。(3)如果所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。(4)在保證賬簿清晰的條件下，打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。4.2　嚴(yán)格按照財(cái)政部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，管理和保存電算化會計(jì)檔案對電算化會計(jì)檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作；對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失，造成無法挽回的損失。電算化會計(jì)檔案必須與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本一致，因?yàn)椴煌陌姹究赡軙箷?jì)檔案不能被調(diào)閱，或產(chǎn)生某些預(yù)料之外的錯(cuò)誤。除了備份之外，還應(yīng)收集和保存以下相關(guān)信息：計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人，以及與會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。4.3　采取安全保密措施，防止存儲在硬盤中的會計(jì)檔案被修改常用的安全保密措施有：(1)用戶識別控制：防止非法用戶接觸會計(jì)檔案。(2)操作日志管理：由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。(3)數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制：對于安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)賦予不同的使用人員以不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。4.4　應(yīng)對計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成的會計(jì)檔案實(shí)行多重備份(1)在專用計(jì)算機(jī)上進(jìn)行電子檔案備份。(2)在磁盤、光盤上進(jìn)行電子檔案備份。(3)對電子檔案進(jìn)行異地備份，以防止因事故而使電算化會計(jì)檔案遭受損失。(4)必須用優(yōu)質(zhì)光盤刻錄備份所有的電子檔案數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的實(shí)體和信息安全。年終要將當(dāng)年形成的所有財(cái)務(wù)檔案信息整理歸類，并標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的盤片由系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)處長簽名。4.5　加大對電算化會計(jì)檔案管理的投入(1)注重硬件配置、軟件購買環(huán)節(jié)。優(yōu)良的計(jì)算機(jī)硬件配置是實(shí)現(xiàn)會計(jì)軟件高效運(yùn)作、信息共享、數(shù)據(jù)交換、良性循環(huán)的必備物質(zhì)條件。(2)存放電算化會計(jì)檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的電算化會計(jì)檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)。強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，并就信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度。為保證電算化會計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，防止計(jì)算機(jī)病毒損壞電算化信息。定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦或網(wǎng)絡(luò)安全隱患導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，一般操作人員的計(jì)算機(jī)不應(yīng)安裝軟驅(qū)和光驅(qū)，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上消除病毒的威脅?！糎S1*3/4〗參考文獻(xiàn)[1]董瑞芬.地方性高校電算化下會計(jì)檔案管理研究[J]蘭臺世界，2009，(2).[2]王俊慧.淺談電算化會計(jì)檔案的綜合利用[J].甘肅科技縱橫，2008，(6).[3]陳曉靜.對加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)，2008，(8).

第6篇：檔案管理?xiàng)l例范文

一、無紙化檔案概述

無紙檔案是未來檔案工作中的主流模式，其以管理簡單、存儲方便的優(yōu)勢得到國內(nèi)各地檔案管理部門工作者的一致認(rèn)可，其存儲方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)區(qū)別，無需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統(tǒng)檔案管理快，因此這一檔案管理模式成為當(dāng)今業(yè)界關(guān)心重點(diǎn)。但就無紙檔案管理現(xiàn)狀而言，其中仍然存在一些問題，比如安全、操作技術(shù)等方面。因此，我們這里有必要對無紙化檔案管理要點(diǎn)作分析。

1、無紙檔案概念

進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的進(jìn)一步普及與應(yīng)用，電子文檔以及視頻、錄像等格式的內(nèi)容逐漸進(jìn)入到檔案領(lǐng)域，盡管目前這些檔案形式還沒有動(dòng)搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位，但我們可以預(yù)計(jì)，它在未來發(fā)展中必然會給紙質(zhì)檔案造成沖擊，最終取而代之。這里我們所說的無紙檔案也就是在檔案管理工作中以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，以各種現(xiàn)代存儲設(shè)備和辦公工具為依托實(shí)施的電子檔案管理。

2、無紙檔案意義

無紙檔案是于上個(gè)世紀(jì)七十年代出現(xiàn)的一種現(xiàn)代化檔案管理方式，它應(yīng)用之初是為了更好解決辦公系統(tǒng)中不斷增加的業(yè)務(wù)量和提升企業(yè)生產(chǎn)效率的綜合性技術(shù)，它自出現(xiàn)以來給世界企業(yè)管理工作開展做出了重要貢獻(xiàn)，極大轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理與辦公方式，提高了企業(yè)管理工作效率。同時(shí)，靈活、科學(xué)、快速的運(yùn)用這種檔案管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理方式，使得各種需要應(yīng)用的檔案資源及時(shí)、準(zhǔn)確的被提取出來，有效的節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)、減少了人力資源投入。

二、無紙化檔案管理現(xiàn)狀

過去，有專家曾經(jīng)預(yù)言：后工業(yè)社會必然進(jìn)入無紙化辦公時(shí)代。時(shí)至今日這一預(yù)言早已成真，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理方式不管是收集、整理、檢定以及保管和利用方面都無法滿足當(dāng)前高速發(fā)展的社會需求，已經(jīng)無法適應(yīng)新技術(shù)要求下的檔案管理工作，這也給無紙化檔案管理工作的開展提供了廣闊的市場。但就目前無紙化檔案管理現(xiàn)狀而言，其中問題較多，存在一大堆的問題，具體表現(xiàn)在以下方面。

1、工作人員認(rèn)識水平不高

目前，雖然國內(nèi)很多檔案管理人員在工作中還存在傳統(tǒng)的檔案管理意識，錯(cuò)誤的認(rèn)為只有紙質(zhì)檔案工作才算得上真正意義的檔案管理，而很少關(guān)注無紙化檔案管理工作。甚至有不少單位在檔案管理中只是將無紙化檔案管理作為檔案管理工作中的補(bǔ)充環(huán)節(jié)和副本，這讓無紙化檔案管理工作開展只處于被動(dòng)地位，沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理。我們可以預(yù)計(jì)，如果這種檔案管理現(xiàn)象一直存在，那么檔案管理工作也不可能有效的進(jìn)入到無紙化時(shí)代，檔案部門的管理流程與管理策略也仍然得不到改善。面對這種情況，其產(chǎn)生原因主要包含兩方面：其一是因?yàn)闊o紙化檔案的出現(xiàn)和發(fā)展速度過快，使得檔案管理工作看似容易卻并非如此，檔案操作人員對相應(yīng)設(shè)施控制不力，對于一些重要信息并沒有加以備份，這使得這些設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，必然造成檔案信息的流失，給企業(yè)發(fā)展造成威脅；另外是有些部門雖然利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但幾乎每個(gè)檔案都會復(fù)印一份作為備案，這種做法完全失去了無紙化檔案管理工作的意義，這讓無紙化檔案管理變得可有可無，造成管理人員工作量的上升。

2、無紙化檔案信息無法保證可讀性

無紙化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比存在明顯的差異，這種檔案管理雖然方便了檔案管理人員操作，但因?yàn)橛布c軟件問題經(jīng)常會產(chǎn)生一些意料之外的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因?yàn)橛布?、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。

3、難以判斷檔案是否具有原始性

檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會出現(xiàn)更改的現(xiàn)象。

三、解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施

1、更新觀念，迎接挑戰(zhàn)

無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識。檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無紙化檔案的安全管理。

2、研究無紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整

無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工識別性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識別的形式。所謂對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

3、制定科學(xué)的管理措施

針對電子文件的特點(diǎn)，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護(hù)措施。保護(hù)電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對電子文件“信息生命”的保護(hù)主要包括以下幾點(diǎn)：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒。

第7篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：商品條碼；管理；檔案

商品條碼是由一組規(guī)則排列、尺寸和顏色有一定規(guī)定的條、空及對應(yīng)數(shù)字構(gòu)成的特殊符號，是表示一定信息的商品標(biāo)識。它是一種利用光電掃描閱讀設(shè)備給計(jì)算機(jī)輸入數(shù)據(jù)的特殊代碼，以便于機(jī)器讀出的形式傳輸信息，是實(shí)現(xiàn)商業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)制造和流通、電子商務(wù)等領(lǐng)域。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快移動(dòng)終端技術(shù)的發(fā)展，商品條碼在現(xiàn)代化商業(yè)中的作用越來越受到重視，商品條碼系統(tǒng)中成員數(shù)量井噴式發(fā)展，在這一過程中產(chǎn)生了大量的業(yè)務(wù)檔案，而商品條碼編碼所要求的唯一性、永久性原則要求我們需要對各系統(tǒng)成員的歷次業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行有效的管理，本文將針對如何對商品條碼系統(tǒng)成員的檔案管理問題進(jìn)行闡述，以便為商品條碼及系統(tǒng)成員的產(chǎn)品管理提供原始依據(jù)，保障條碼市場有效運(yùn)營。

1 加強(qiáng)商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的必要性

商品條碼系統(tǒng)成員檔案是在商品條碼注冊、續(xù)展、變更等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它包括申領(lǐng)單位提交的各類材料的原件、復(fù)印件等各種原始文件。在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，檔案是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、工程建設(shè)、科學(xué)研究的信息基礎(chǔ)，對維持經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益有著具足輕重的作用。自1988年我國成立中國物品編碼中心以來，我國的商品條碼工作已有近30年的歷史，大大推進(jìn)了我國電子商務(wù)和商品流通領(lǐng)域信息化的發(fā)展。在申請商品條碼系統(tǒng)成員資格時(shí)，企業(yè)必須提供所需的申請材料到所在地的編碼分支機(jī)構(gòu)辦理廠商識別代碼注冊手續(xù)，由國家物品編碼中心審核后賦碼，此后還要定期續(xù)展，有必要的還要辦理變更、合并等相應(yīng)手續(xù)，最近幾年來，國家中心又將系統(tǒng)成員的產(chǎn)品信息備案作為工作的重點(diǎn)，要求系統(tǒng)成員填報(bào)本企業(yè)所有產(chǎn)品信息，致使在日常業(yè)務(wù)中形成的原始文件越來越多，鑒于大多系統(tǒng)成員由于管理制度不完善或人員素質(zhì)不高，對本公司的登記或產(chǎn)品狀況管理混亂，常常需要查詢相關(guān)的企業(yè)登記信息或產(chǎn)品信息，給我們加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理提出了需求，另一方面，我們需要更好地掌握系統(tǒng)成員的歷史沿革，確保碼段的合理規(guī)范分配和條碼市場的合規(guī)運(yùn)營，檔案作為人類社會活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會信息資源構(gòu)成的一個(gè)重要組成部分，信息儲量大，具有廣泛的實(shí)用性。只有深刻認(rèn)識到商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的重要性，才能保證商品條碼成員檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。但從目前的情況看，商品條碼系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作尚處于初期階段，并未形成全國統(tǒng)一的管理體制和體系，為了更好地為商品條碼系統(tǒng)成員的管理提供更可靠的原始依據(jù)，所以，近幾年來國家物品編碼中心一直強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)系統(tǒng)成員業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2 做好商品條碼系統(tǒng)成員檔案管理的建議

鑒于商品條碼成員業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展和系統(tǒng)成員檔案管理工作的現(xiàn)狀以及開發(fā)利用的前景，商品條碼系統(tǒng)成員檔案的管理問題成為目前需要解決的重點(diǎn)問題之一。筆者針對現(xiàn)有情況提出了幾點(diǎn)建議，希望在今后的工作中，可以不斷完善檔案的管理流程，使之得到更好的發(fā)展。

2.1 采用有效手段，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的質(zhì)檔文件具有較強(qiáng)的憑證價(jià)值，雖然商品條碼基本信息檔案管理相對于綜合檔案管理而言，在鑒定、歸檔立卷、整理等各方面都比較簡單，但如果沒有明確的管理制度為指導(dǎo)，很容易造成管理上的混亂。所以首先應(yīng)當(dāng)確定檔案管理工作流程，對歸檔范圍、立卷方法、利用和銷毀程序都要根據(jù)實(shí)際需要做出明確的規(guī)定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和制度。按照商品條碼工作規(guī)范，系統(tǒng)成員基本信息檔案包括基本信息登記表、批準(zhǔn)證書、相關(guān)單位的證明文件及其他一些必須文件，這些都是應(yīng)該收集的原始資料，應(yīng)認(rèn)真按照歸檔要求收集審核歸檔整理，為避免檔原始文件丟失盡量爭取在業(yè)務(wù)辦理完成后一周內(nèi)接收歸檔。應(yīng)按照系統(tǒng)成員的存續(xù)時(shí)間科學(xué)地確定保管期限，建議對于已經(jīng)注銷的系統(tǒng)成員的商品條碼檔案也應(yīng)長期保存。

按照商品條碼的編碼規(guī)則，一般情況下國家物品編碼中心給每個(gè)系統(tǒng)成員分配一個(gè)廠商識別代碼，系統(tǒng)成員再自行分配產(chǎn)品代碼，因此應(yīng)按照存續(xù)狀態(tài)（現(xiàn)存或注銷）――注冊年度進(jìn)行分類，將每家系統(tǒng)成員作為立檔單位，按照廠商識別代碼編號和排序，將注冊、續(xù)展、變更、補(bǔ)證、膠片訂單等檔案文件按時(shí)間順序進(jìn)行排放，這種檔案管理方式是當(dāng)前比較推崇的，也是一種科學(xué)化的手段，不僅可以保證各系統(tǒng)成員商品條碼基本信息檔案的獨(dú)立性、完整性、客觀地反映每個(gè)系統(tǒng)成員的歷史面貌，而且有利于將新產(chǎn)生的檔案文件歸檔和卷內(nèi)文件的查詢利用。

2.2 利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理

人們對檔案的利用需求是多方面的，依靠傳統(tǒng)的手工檢索方式已不能滿足社會的需要，而數(shù)據(jù)庫對信息量的資源進(jìn)行信息化管理已經(jīng)非常成熟，開發(fā)利用專用管理軟件、建設(shè)對外互聯(lián)網(wǎng)開放管理平臺已經(jīng)是緊迫需要?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，對檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的要求。用對于商品條碼系統(tǒng)成員來說，成員檔案原件即是信息資源，應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描歸檔入電子數(shù)據(jù)庫，使用電子設(shè)備對檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益，推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理和檔案信息共享。

實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)成員檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括紙質(zhì)申報(bào)材料的電子化、索引數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建、文件存儲系統(tǒng)的建立，電子檔案的調(diào)閱應(yīng)用等，不僅需要攝像頭、數(shù)碼相機(jī)、高速掃描儀、電腦、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等各種硬件設(shè)施，更需要相應(yīng)的軟件技術(shù)作支持。不僅要實(shí)現(xiàn)電子檔案的采集、傳輸、存儲、管理、質(zhì)量審核、應(yīng)用等系統(tǒng)功能，更需要安全加密、容災(zāi)處理等功能，不僅要保護(hù)電子檔案信息的安全，還要保護(hù)檔案信息存儲載體和系統(tǒng)設(shè)備的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立機(jī)讀目錄時(shí)要采集廠商識別代碼、檔案分類、建檔時(shí)間、錄檔時(shí)間等信息，開發(fā)快捷的檢索方式。當(dāng)然，電子檔案建立是基礎(chǔ)，應(yīng)用才是服務(wù)于社會的重點(diǎn)。電子檔案管理系統(tǒng)建成后，通過廠商識別代碼、企業(yè)名稱等對電子檔案進(jìn)行模糊檢索，并根據(jù)檢索得到的電子檔案題錄信息調(diào)閱電子檔案全文，還可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行打印操作。另外，還應(yīng)積極開發(fā)受理或網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理時(shí)同步采集電子檔案，實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，大大提高檔案工作效率。

結(jié)束語

檔案信息資源的開發(fā)，就是應(yīng)社會需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來，以起到擴(kuò)大社會化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會效益及經(jīng)濟(jì)效益。我們應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中國物品編碼中心.商品條碼應(yīng)用指南[M].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2003.5.

[2]張飛.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].經(jīng)營管理者，2016（27）.

第8篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；矛盾問題；措施辦法

現(xiàn)階段，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也在深入推進(jìn)，檔案信息“四化”（即存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化）已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。信息化條件下，如何運(yùn)用新思路新辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，更好地為國家高等教育服務(wù)，成為當(dāng)前各高校檔案工作面臨的新課題。

1 存在的矛盾問題

1.1 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力偏弱，編配不合理

一是相關(guān)管理人員重視程度不高。沒有充分認(rèn)識到工作的必要性及其對整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類工作對學(xué)校的管理工作無關(guān)緊要。不少檔案管理人員抱怨：檔案工作不是中心工作，業(yè)務(wù)上屬于小崗位、冷專業(yè)，排不上隊(duì)，擺不上位，不受關(guān)注，沒有前途。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動(dòng)上對檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無實(shí)質(zhì)性的操作措施。二是管理人員業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。目前，高校檔案管理中，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問題比較突出。高校檔案隊(duì)伍相對于一般企事業(yè)單位的檔案隊(duì)伍文化水平偏高，但真正科班出身、從事專職檔案管理人員比較少。很多兼職檔案管理人員未接受全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識技能較差。懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的檔案管理人員數(shù)量更少。三是檔案管理體制建設(shè)不健全。目前我國高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo)，配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員，但在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)了一些高校檔案資料歸檔整理不及時(shí)，造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。

1.2 檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因?yàn)橄嚓P(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個(gè)高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過程中，計(jì)算機(jī)編程人員對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致開放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無法勝任高校檔案管理工作。

1.3 資源共享存在弊端，檔案資源利用率較低

一是信息收集與統(tǒng)計(jì)過程中存在信息重復(fù)收集。目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門，導(dǎo)致在對信息收集與統(tǒng)計(jì)過程中存在信息重復(fù)收集，資源無法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。二是一些高校檔案館藏單一.不能滿足檔案需求。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。。學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力.能夠?qū)崿F(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會多方面的需要。

2 對策措施

2.1 強(qiáng)化責(zé)任意識，優(yōu)化高校檔案管理模式

檔案管理工作較為繁瑣，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有句話“檔案工作是個(gè)良心活，好漢不愿干，懶漢干不了”。責(zé)任意識不強(qiáng)，干事敷衍拖拉，體現(xiàn)到業(yè)務(wù)工作中就會造成檔案材料歸檔不及時(shí)、收集不全、信息“老化”，檔案服務(wù)質(zhì)量必然打折扣。只有增強(qiáng)責(zé)任意識，才能做到對組織負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)、對本人負(fù)責(zé)。檔案工作者要刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，熟練把握各項(xiàng)指標(biāo)要求，吃透各項(xiàng)制度規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)日常管理制度，只有這樣才能保證檔案的及時(shí)、有效利用。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)觀念，拓展檔案利用的價(jià)值空間。檔案工作必須始終堅(jiān)持把服務(wù)放在首位，變傳統(tǒng)的“守?cái)偸健狈?wù)為“應(yīng)用式”主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作更高層次、更大范圍發(fā)揮服務(wù)保障效能。信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，要通過樹立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

2.2 搞好頂層設(shè)計(jì)，增強(qiáng)制度規(guī)定的生機(jī)活力

制度規(guī)定要著眼實(shí)際與時(shí)俱進(jìn)，一要適應(yīng)歷史發(fā)展實(shí)際，適當(dāng)調(diào)整檔案材料有關(guān)規(guī)定?？煽紤]刪除家庭出身、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等參考價(jià)值不大的表格項(xiàng)目，增加性格特點(diǎn)、愛好特長、指紋信息等能反映個(gè)性特征的欄目；可適當(dāng)增加個(gè)人年度總結(jié)、考核材料、民主測評結(jié)果、述職（述學(xué)）報(bào)告、專業(yè)技術(shù)成果、參加重大活動(dòng)等反映現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料?？煽紤]建立合理的監(jiān)督機(jī)制，改革檔案不能與個(gè)人見面的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)雙向互動(dòng)的檔案材料信息常更新常維護(hù)。二要緊貼工作實(shí)際，形成更加細(xì)化、具體化的操作機(jī)制。在規(guī)范檔案日常管理方面，根據(jù)有關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際，制訂細(xì)化完善《人才信息中心崗位職責(zé)》、《檔案庫房管理規(guī)定》、《機(jī)房管理規(guī)定》、《信息查詢規(guī)定》、《檔案借查閱規(guī)定》、《安全保密規(guī)定》等制度規(guī)定。其次，還要建立完善各項(xiàng)登記，如檔案接收、轉(zhuǎn)遞、借查和銷毀檔案材料，以及入網(wǎng)審批、系統(tǒng)備份、信息收集查詢、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等。同時(shí)，進(jìn)一步明確各級機(jī)關(guān)、各類人員的崗位職責(zé)，做到統(tǒng)一規(guī)范、各司其職、辦事有據(jù)。三要形成督促檢查機(jī)制。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問題，要不定期的對所屬單位檔案室進(jìn)行實(shí)地檢查，通過勤幫多促，不斷推動(dòng)檔案質(zhì)量建設(shè)。對管檔人員，要定期考核政策水平，業(yè)務(wù)知識和實(shí)際操作技能，搞好資格認(rèn)證。凡因工作失職、管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案缺件、假件，造成不良后果的，堅(jiān)決追究管檔人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2.3 立足長遠(yuǎn)發(fā)展，加快高校檔案信息化管理建設(shè)

為適應(yīng)日益發(fā)展的信息時(shí)代的要求，高校應(yīng)把檔案室建成各類數(shù)字信息資源庫，并逐步使其內(nèi)容擴(kuò)大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)系國計(jì)民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略知識庫，使檔案真正為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案工作人員須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，積極探索檔案工作在實(shí)踐中的發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)現(xiàn)行的高校檔案工作。要加大現(xiàn)代化設(shè)備投入，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來配置現(xiàn)代化辦公用具和自動(dòng)化設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)，努力推進(jìn)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)材料電子化建設(shè)，建立電子檔案查閱網(wǎng)站，豐富網(wǎng)上信息資源，為檔案工作提供快捷、高效、多功能服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范簡化網(wǎng)上查閱程序，拓展服務(wù)范圍，增強(qiáng)服務(wù)的有效性和主動(dòng)性，以服務(wù)手段的創(chuàng)新來促進(jìn)檔案服務(wù)效能提高，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。

第9篇：檔案管理?xiàng)l例范文

關(guān)鍵詞:無紙化辦公；檔案管理；特點(diǎn)；新挑戰(zhàn)；研究

當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時(shí)也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進(jìn)行了研究。

一、無紙化辦公的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是office automation的縮寫（簡稱oa系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)。

oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到oa辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過程完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財(cái)力。

二、檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)

（一）檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動(dòng)化已經(jīng)是無紙化辦公，與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質(zhì)有所變化，轉(zhuǎn)變成電子文件，與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時(shí)庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。

同時(shí)歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)。電子文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進(jìn)行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。

對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后，通過軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

（三）電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。

檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

（四）電子文件保管的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。

由于電子文件存儲的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。

電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫的支持，同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。