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一、進(jìn)一步健全組織,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
把檔案工作列入單位年度工作計(jì)劃,明確分管領(lǐng)導(dǎo);各種檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。在管理措施上,領(lǐng)導(dǎo)組織全體人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)資料,研究制定檔案整理歸檔制度;會(huì)計(jì)檔案管理辦法;檔案借(查)閱制度;檔案保密制度;檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度;檔案收集制度;檔案統(tǒng)計(jì)制度;檔案保管制度;檔案員崗位職責(zé)和達(dá)標(biāo)升級(jí)有關(guān)措施及方案,同時(shí)還加強(qiáng)對(duì)各科室文件材料的收集、整理、歸檔工作指導(dǎo),從制度上、措施上有效地保證了檔案工作地順利開(kāi)展。檔案工作人員積極參加區(qū)檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí),經(jīng)培訓(xùn)上崗,了解工作職能,熟悉業(yè)務(wù),政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、愛(ài)崗敬業(yè)。
根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要和縣檔案局的專(zhuān)項(xiàng)目標(biāo)要求,縣旅游局配備檔案柜、辦公桌椅、電腦等基本的辦公設(shè)施,添置門(mén)窗、窗簾,基本上滿(mǎn)足了檔案室防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防潮、防濕、防鼠、防磁等的要求。
二、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)情況
根據(jù)《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)規(guī)范》的要求,結(jié)合我區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)的情況,每年我們按照區(qū)檔案局安排的時(shí)間按時(shí)立卷,請(qǐng)他們現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正,對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料,做好文件的收集、歸檔工作,既得到了檔案部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo),又減少了無(wú)效勞動(dòng),提高了案卷質(zhì)量,保障了檔案管理的時(shí)效性和系統(tǒng)性。對(duì)于各基層單位的檔案管理工作,我們經(jīng)常深入基層,要求認(rèn)真嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)立卷,對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料,做好文件的收集、歸檔工作,對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷(xiāo)毀、歸檔等工作。
三、檔案信息化建設(shè)情況
我局從2012年始將信息化建設(shè)納入重要議事日程,使用檔案局推薦認(rèn)可的檔案管理軟件,建立了較完善的案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),積極推進(jìn)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),探索建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)。
四、檔案服務(wù)監(jiān)測(cè)情況
按照《檔案法》的規(guī)定,結(jié)合我局實(shí)際情況,建立健全了八項(xiàng)檔案管理制度,即:檔案保管制度、各種文件材料歸檔制度、檔案查閱利用制度,檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案資料保密制度、檔案工作人員守則。按規(guī)定收集整理文書(shū)、財(cái)會(huì)、設(shè)備、圖片等檔案。
五、下一步工作計(jì)劃及打算
1、強(qiáng)化檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門(mén)工作服務(wù)的意識(shí)。圍繞市衛(wèi)生局的工作重點(diǎn),選好題,收集好材料,加強(qiáng)研究、開(kāi)發(fā)適用的檔案信息,主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考;開(kāi)展檔案服務(wù)利用工作,深化項(xiàng)目檔案工作,將檔案服務(wù)工作向全面建設(shè)小康社會(huì)第一線(xiàn)延伸,加大對(duì)重大事件(合同、協(xié)議)的規(guī)范建檔力度。
2、整體推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程,繼續(xù)推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。努力與檔案信息化接軌,做好互聯(lián)網(wǎng)站檔案信息服務(wù)工作。
3、搶抓機(jī)遇,切實(shí)加強(qiáng)綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)。
4、加強(qiáng)檔案保護(hù),開(kāi)展檔案修裱、消毒等工作,保證館藏檔案完整齊全,延長(zhǎng)檔案壽命。
5、加強(qiáng)監(jiān)督,繼續(xù)開(kāi)展檔案監(jiān)督檢查工作。
基層單位檔案工作記錄是單位開(kāi)展檔案工作的全面的真實(shí)記錄,可以反映基層單位和檔案員進(jìn)行檔案日常管理工作的詳細(xì)情況,可以體現(xiàn)基層單位對(duì)檔案工作的態(tài)度和投入,也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度、工作數(shù)量、進(jìn)度和質(zhì)量?;鶎訂挝粰n案工作記錄可以為檔案工作研究提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),可作為新檔案員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的“工具書(shū)”和實(shí)際操作樣本,也是檔案工作考核的重要指標(biāo)。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計(jì)劃、總結(jié)短缺?;鶎訂挝粰n案工作沒(méi)有列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)中,專(zhuān)職檔案員檔案工作沒(méi)有正式的年度計(jì)劃、總結(jié)。例如,平谷區(qū)檔案局在年底對(duì)基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn),有30%的基層單位檔案工作沒(méi)有列入機(jī)關(guān)或主管部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié),基層單位專(zhuān)職檔案員中有80%的人沒(méi)有制訂正式的全年檔案工作計(jì)劃,95%的專(zhuān)職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報(bào)告作為檔案工作年底總結(jié)。
2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種,一種是檔案員調(diào)整交接工作時(shí)的手續(xù),另一種是業(yè)務(wù)科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有,但不規(guī)范,手續(xù)內(nèi)容和樣式不統(tǒng)一;第二種手續(xù),多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計(jì),第二組共抽查了17家單位,其中有三家單位更換了檔案員,且全部做了交接手續(xù),但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領(lǐng)導(dǎo)作為見(jiàn)證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn),20%基層單位專(zhuān)職檔案員收集業(yè)務(wù)科室檔案材料時(shí)給對(duì)方寫(xiě)張收條留給對(duì)方;50%檔案員直接拿走不給辦手續(xù),只是在自己的本上做個(gè)總數(shù)記錄;30%檔案員既不給業(yè)務(wù)人員辦手續(xù),自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作?;鶎訂挝粰n案室中,經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內(nèi)容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn),只有15%的基層單位有投放鼠藥、防蟲(chóng)藥的記錄,但不規(guī)范,有10%的基層單位有安全檢查記錄,但其內(nèi)容記錄不詳細(xì)?;鶎訖n案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本,但完全按要求作記錄的只有50%的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過(guò)會(huì)議學(xué)習(xí)、組織檔案知識(shí)答題、檔案知識(shí)競(jìng)賽的形式進(jìn)行,也可以通過(guò)展覽、展示的形式進(jìn)行,還可以通過(guò)舉辦各種專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的形式進(jìn)行。基層單位開(kāi)展檔案宣傳工作時(shí),極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如,平谷區(qū)基層立檔單位85%在黨委會(huì)議或機(jī)關(guān)全體會(huì)議上學(xué)習(xí)過(guò)檔案法律、法規(guī)或有關(guān)檔案文件,這些單位中,95%會(huì)議記錄上有記載,98%沒(méi)有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40%組織過(guò)檔案知識(shí)競(jìng)賽或答題,但它們只保留試卷或文字記錄,全部沒(méi)有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20%舉辦過(guò)檔案展覽或展示,它們中有90%文字記錄,但全部沒(méi)有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀,導(dǎo)致無(wú)法劃清問(wèn)題的責(zé)任,直接影響了對(duì)檔案工作的考核成績(jī),也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進(jìn)步。如沒(méi)有檔案工作計(jì)劃、總結(jié),使得基層檔案工作雜亂無(wú)章,沒(méi)有連續(xù)性,造成單位領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案工作數(shù)量和進(jìn)度,那么領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時(shí)就沒(méi)有給檔案工作留有必要的時(shí)間,所以檔案工作就不可能按要求完成,即使完成工作數(shù)量。但質(zhì)量也不高。如沒(méi)有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作記錄和宣傳記錄??己藭r(shí)就無(wú)法證明有些工作開(kāi)展與否。如果沒(méi)有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無(wú)法分清責(zé)任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視,檔案意識(shí)淡薄?;鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度,直接影響檔案工作的開(kāi)展。有些領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,認(rèn)為只要按時(shí)歸檔。不丟檔案不少檔案,檢查時(shí)不出問(wèn)題就行,檔案工作不計(jì)入年底考核。這種態(tài)度直接造成機(jī)關(guān)或主觀(guān)部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)內(nèi)容沒(méi)有涵蓋檔案工作,機(jī)關(guān)從不宣傳檔案工作。檔案員沒(méi)有按要求開(kāi)展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,檔案員頻繁變動(dòng)沒(méi)有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。
2、檔案員兼職太多,變換頻繁?;鶎訂挝粰n案員兼職過(guò)多,沒(méi)有時(shí)間、精力按要求開(kāi)展檔案工作,導(dǎo)致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員,新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓(xùn),導(dǎo)致新檔案員不熟悉檔案工作,多數(shù)業(yè)務(wù)沒(méi)有開(kāi)展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)多年沒(méi)有改動(dòng),原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴(yán),工作記錄沒(méi)有統(tǒng)一的全面要求,已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平。所以導(dǎo)致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制。有些基層檔案員沒(méi)有按時(shí)參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),業(yè)務(wù)知識(shí)仍然保留在多年以前的水平,所以按以往要求開(kāi)展檔案工作,造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規(guī)范基層單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門(mén)首先應(yīng)該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn),明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計(jì)劃、總結(jié),基層單位計(jì)劃、總結(jié)內(nèi)容要涵蓋檔案工作?;鶎訂挝粰n案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn),如檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行“八防”要求,“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄,要規(guī)定定期對(duì)檔案室安全檢查的時(shí)間和不定期檢查的次數(shù),安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄?;鶎訂挝粰n案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法,宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性,隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,要求基層單位檔案工作記錄隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應(yīng)規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報(bào)送的程序,即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的,是檔案工作的真實(shí)記錄,不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補(bǔ)充的記錄。現(xiàn)階段基層單位可以通過(guò)電子郵件報(bào)送電子的檔案工作記錄,當(dāng)檔案網(wǎng)絡(luò)完全建立起來(lái)之后,可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)展檔案工作,當(dāng)時(shí)形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門(mén)保存。制度中應(yīng)規(guī)定記錄的方法和形式,針對(duì)不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法,如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場(chǎng)聲像記錄,而檔案工作計(jì)劃、總結(jié)只要求文字記錄等。制度也應(yīng)規(guī)定記錄內(nèi)容要求,如交接手續(xù)要有雙方當(dāng)事人簽字和領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)證簽字、檔案的數(shù)量等內(nèi)容,檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字,檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等內(nèi)容等等。
3、基層單位報(bào)送檔案工作記錄渠道暢通?,F(xiàn)階段可以申請(qǐng)專(zhuān)用的大容量電子郵箱,供基層單位報(bào)送電子檔案工作記錄。將來(lái)應(yīng)全面使用統(tǒng)一檔案專(zhuān)用軟件,基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,形成檔案工作記錄自動(dòng)保存到檔案行政管理部門(mén)。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開(kāi)發(fā)出檔案辦公專(zhuān)用軟件,在本區(qū)選取試點(diǎn)單位開(kāi)始使用,經(jīng)過(guò)修改、完善,成熟后將在全區(qū)全面推廣,到時(shí)可以實(shí)現(xiàn)基層單位檔案工作全部在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。檔案工作記錄自動(dòng)保存、傳輸?shù)絽^(qū)檔案局服務(wù)器上。
4、及時(shí)組織基層單位進(jìn)行培訓(xùn),提高檔案員的整體素質(zhì)。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作記錄制度出臺(tái)后,檔案行政管理部門(mén)對(duì)本地區(qū)基層單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案員要及時(shí)組織培訓(xùn),及早在本地區(qū)全面推廣。
成都市市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求,通過(guò)制定業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實(shí)施辦法、實(shí)施細(xì)則等措施,不僅將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃之中,而且納入了目標(biāo)管理。市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、相關(guān)處(科)室負(fù)責(zé)人為成員的業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織單位社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法,結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)際,各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、相對(duì)穩(wěn)定、文化水平高(大專(zhuān)以上學(xué)歷)的專(zhuān)兼職檔案管理人員,建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)檔案工作流程,明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)檔案人員的崗位職責(zé),并將業(yè)務(wù)檔案工作列入社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序,與業(yè)務(wù)工作同布置、同落實(shí)。在實(shí)際工作中,則由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任和專(zhuān)職檔案管理人員對(duì)各處(科)室業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo),各處(科)室兼職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行收集、整理。此外,成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由雙方領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng),相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員,指導(dǎo)開(kāi)展全市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。
二、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)
成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求,結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要,近年來(lái)加大了對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入,為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上,市社保局業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房250余平方米,做到了檔案庫(kù)房、檔案查閱室和辦公室三分開(kāi)。大多數(shù)縣(市、區(qū))社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房也達(dá)到了40平方米/萬(wàn)卷的標(biāo)準(zhǔn),能夠容納近期應(yīng)接收的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。其中,龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心,集中統(tǒng)一管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案,中心建筑面積達(dá)400余平方米,除做到“三室分開(kāi)”外,還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上,各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均配備了符合國(guó)家要求的檔案柜(架)和檔案裝具,并按照檔案安全管理的“九防”要求,配備了溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防盜門(mén)窗等設(shè)備設(shè)施;配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施,從物質(zhì)上確保了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)
為提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平,成都市本著對(duì)歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的宗旨,按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求,市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)〉實(shí)施細(xì)則》,要求市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過(guò)建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等制度,加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面,該《實(shí)施細(xì)則》要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)定期對(duì)各種門(mén)類(lèi)、載體檔案和相關(guān)資料進(jìn)行收集,確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時(shí)、完整。在整理方面,按照《實(shí)施細(xì)則》的要求,全市統(tǒng)一制定了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)整理工作方案和具有操作性的整理流程,并通過(guò)市、縣兩級(jí)檔案行政管理部門(mén)加強(qiáng)督促指導(dǎo),嚴(yán)把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面,《實(shí)施細(xì)則》要求全市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)各門(mén)類(lèi)、載體業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,除了按照保管期限、年度、類(lèi)別排列外,還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識(shí)清楚。同時(shí),各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員還須定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行檢查,確保檔案的規(guī)范、安全管理。
四、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)
為方便群眾查閱利用社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案,成都市市、縣兩級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求,修訂完善了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前,全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理,都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具,實(shí)現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開(kāi)通了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng),參保單位和個(gè)人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費(fèi)等業(yè)務(wù),還可以查詢(xún)社保信息、歷年繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)辦理情況等。
五、以制度建設(shè)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的問(wèn)題整改
在區(qū)、局檔案主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下,教育中心的檔案工作在以往成績(jī)的基礎(chǔ)上,不斷深入。在檔案管理制度化、規(guī)范化上,在檔案利用率擴(kuò)大上,在檔案工作人力、物力、財(cái)力的加強(qiáng)投入上,在檔案員的培訓(xùn)上作了一些工作,取得了一些成效?,F(xiàn)申報(bào)2004年度區(qū)檔案工作先進(jìn)單位。
一.領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持,保證了檔案工作的順利開(kāi)展。
自從教育中心成立以來(lái),原單位的職能擴(kuò)大,職能處室增多,需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員,成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書(shū)。對(duì)于合并后的檔案工作,中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商,重新確立了《教育中心檔案分類(lèi)試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心2004年檔案工作試行方案》。并牽頭召開(kāi)了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》,分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì),布置了《2004年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中,不論中心的資金多么緊張,保證為檔案人員訂閱檔案雜志,對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購(gòu)買(mǎi)也從來(lái)都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程,中心領(lǐng)導(dǎo)還專(zhuān)門(mén)為檔案室配備了兩臺(tái)專(zhuān)用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī);考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便,還特意購(gòu)買(mǎi)了兩套《今易》檔案管理軟件。
二.加強(qiáng)培訓(xùn),不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。
中心成立以后,新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中,有不少人員從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展,檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案,這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì),不斷學(xué)習(xí),不斷更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí),提高自己的專(zhuān)業(yè)技能。為此,我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn),讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息,不斷更新自己的觀(guān)念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際,制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃,定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書(shū)檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2004年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類(lèi)編號(hào)方案》等等材料,同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過(guò)這些培訓(xùn),提高了所有檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫(kù)檔案的質(zhì)量,為檔案的開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1、 由于XX年使用的表格格式、電子版本及CAD制
作要求變動(dòng)較大。我們及時(shí)對(duì)在建項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位針對(duì)建設(shè)工程竣工檔案移交電子目錄、CAD竣工圖光盤(pán)等變動(dòng)進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)。向開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館移交的天大科技園軟件大廈、高科技工業(yè)園三期C標(biāo)段工程竣工資料、金融街二期主體及貨幣發(fā)行庫(kù)樁基竣工資料已完全符合檔案局新制訂的檔案整編要求,并順利通過(guò)驗(yàn)收檢查?,F(xiàn)金融街二期進(jìn)入工程資料預(yù)驗(yàn)收。完成津?yàn)I雅都高層住宅工程竣工資料、圖紙的歸檔工作,向津?yàn)I創(chuàng)輝、物業(yè)等公司移交圖紙的工作。配合一、二分公司完成、津?yàn)I磁電、新材料高科技工業(yè)園廠(chǎng)房辦理產(chǎn)權(quán)證事宜,
2、 參加泰達(dá)控股召開(kāi)的XX年工作總結(jié)及XX年工
作計(jì)劃會(huì)議。根據(jù)會(huì)議提出的加大檔案執(zhí)法力度,探索檔案管理模式,達(dá)到國(guó)際A級(jí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求,公司資料室特聘請(qǐng)?zhí)┻_(dá)控股檔案科對(duì)我公司各部門(mén)及分公司文書(shū)檔案存在的問(wèn)題進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)座談會(huì),對(duì)歷年來(lái)公司所有的文件進(jìn)行重新整理、歸檔。對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行重新調(diào)整。完成津?yàn)I總部及分公司1998年至XX年文書(shū)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)憑證、帳簿及報(bào)表收集歸檔、分類(lèi)整理、編目、更換裝具,輸入微機(jī)、裝訂并編號(hào)上架工作,現(xiàn)正全面編研、自檢工作,迎接12月中旬的檔案評(píng)估認(rèn)證。
一、主要成效
(一)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)了主管部門(mén),明確了責(zé)任主體,配備了專(zhuān)職或兼職檔案員,構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
(二)檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室,并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門(mén)的檔案,并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)當(dāng)年形成的各門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行了收集、整理、編目,基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范;市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開(kāi)展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比,做到了經(jīng)常化和規(guī)范化;市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過(guò)年檢的形式,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專(zhuān)題,收效明顯。
(三)檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門(mén)、單位檔案工作投入逐年增加,檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善,滿(mǎn)足了檔案工作開(kāi)展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后,投入30余萬(wàn)元,對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了改造;市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí),專(zhuān)門(mén)建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī),把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃,狠抓組織落實(shí),并且基本完成了各門(mén)類(lèi)檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架,解決了多年來(lái)檔案庫(kù)房狹小,檔案存放擁擠的難題。
(四)檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門(mén)在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),積極開(kāi)展檔案利用工作,產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問(wèn)題
在這次檢查中,也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:
一是部分單位沒(méi)有按照要求積極開(kāi)展自查活動(dòng),有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠,有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng),不少單位沒(méi)有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底,市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位,占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書(shū)檔案歸檔不夠齊全、完整,專(zhuān)門(mén)檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng);少數(shù)單位存在專(zhuān)門(mén)檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí),甚至幾年沒(méi)有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多,檔案的日常管理難以顧及,有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁,隊(duì)伍不夠穩(wěn)定,對(duì)檔案工作的順利開(kāi)展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購(gòu)置了檔案管理軟件,占總數(shù)的27%,直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒(méi)有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能,以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問(wèn)題,希望各部門(mén)、單位引起高度重視,及時(shí)加以整改。同時(shí),為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作,更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè),提出如下要求:
(一)要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定,今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案,必須同時(shí)報(bào)送符合《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求,也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè),適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理軟件,切實(shí)提高檔案管理水平。
(二)要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善,電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn),相應(yīng)的磁盤(pán)、光盤(pán)等新的存貯載體被廣泛使用,檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化,對(duì)檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理,做好對(duì)這些檔案的積累、收集和整理工作,保證檔案的齊全完整。
(三)要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開(kāi)展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后,各部門(mén)、單位認(rèn)真對(duì)照檢查內(nèi)容開(kāi)展了自查,針對(duì)存在問(wèn)題,制定整改措施,如期上報(bào)了自查材料。在各部門(mén)、單位自查的基礎(chǔ)上,市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看,近年來(lái)我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動(dòng)檔案管理工作的總體形勢(shì)較好,但也存在一些問(wèn)題。
一、主要成效
(一)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)了主管部門(mén),明確了責(zé)任主體,配備了專(zhuān)職或兼職檔案員,構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
(二)檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室,并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門(mén)的檔案,并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)當(dāng)年形成的各門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行了收集、整理、編目,基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范;市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開(kāi)展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比,做到了經(jīng)?;鸵?guī)范化;市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過(guò)年檢的形式,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專(zhuān)題,收效明顯。
(三)檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門(mén)、單位檔案工作投入逐年增加,檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善,滿(mǎn)足了檔案工作開(kāi)展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后,投入30余萬(wàn)元,對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了改造;市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí),專(zhuān)門(mén)建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī),把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃,狠抓組織落實(shí),并且基本完成了各門(mén)類(lèi)檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架,解決了多年來(lái)檔案庫(kù)房狹小,檔案存放擁擠的難題。
(四)檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門(mén)在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),積極開(kāi)展檔案利用工作,產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問(wèn)題
在這次檢查中,也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:
一是部分單位沒(méi)有按照要求積極開(kāi)展自查活動(dòng),有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠,有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng),不少單位沒(méi)有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底,市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位,占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書(shū)檔案歸檔不夠齊全、完整,專(zhuān)門(mén)檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng);少數(shù)單位存在專(zhuān)門(mén)檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí),甚至幾年沒(méi)有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多,檔案的日常管理難以顧及,有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁,隊(duì)伍不夠穩(wěn)定,對(duì)檔案工作的順利開(kāi)展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購(gòu)置了檔案管理軟件,占總數(shù)的27%,直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒(méi)有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能,以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問(wèn)題,希望各部門(mén)、單位引起高度重視,及時(shí)加以整改。同時(shí),為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作,更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè),提出如下要求:
(一)要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定,今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案,必須同時(shí)報(bào)送符合《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求,也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè),適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理軟件,切實(shí)提高檔案管理水平。
鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府把做好檔案管理工作,作為搞好自身建設(shè)、服務(wù)民眾、提高辦事效率的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓,堅(jiān)持檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理,積極探索,努力實(shí)踐,不斷提高管理水平,做到了組卷合理,保管期限劃分準(zhǔn)確,卷內(nèi)文件排列有序,卷內(nèi)目錄清晰,案卷標(biāo)題明確,裝訂整齊規(guī)范,案卷排列科學(xué), 使全鎮(zhèn)檔案管理工作取得了一定成效,為促進(jìn)__鎮(zhèn)建設(shè)和鎮(zhèn)委、政府工作發(fā)揮了重要作用。截止目前,共整理檔案:文書(shū)檔案5152件,永久保管1456件;短期檔案3696件。其中,新整理2011文書(shū)檔案21盒,2012年文書(shū)檔案盒16盒。檔案室總面積45平方米,配備鐵質(zhì)檔案柜4組,木質(zhì)檔案柜10組。
1、領(lǐng)導(dǎo)高度重視,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。在組織建設(shè)上,切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府把檔案管理工作列入重要議事日程,把提高檔案管理水平作為加強(qiáng)自身建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓,并成立了檔案工作組織機(jī)構(gòu),納入了本鎮(zhèn)年度工作計(jì)劃中。一是明確分管領(lǐng)導(dǎo),強(qiáng)化檔案工作責(zé)任意識(shí),并做到定時(shí)檢查,定時(shí)總結(jié),把檔案工作的決策貫徹好、落實(shí)好,把工作落到實(shí)處。成立了以副鎮(zhèn)長(zhǎng)吳光偉同志任組長(zhǎng)、黨政辦主任饒弟明同志為副組長(zhǎng)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室,由饒弟明任辦公室主任,具體負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、利用等相關(guān)工作。各村配備一名兼職檔案員,分別負(fù)責(zé)各村檔案收集、移交工作。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識(shí)。今年以來(lái),鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府先后組織工作人員學(xué)習(xí)了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《湖南省檔案管理?xiàng)l例》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《檔案管理違法違紀(jì)行為出風(fēng)規(guī)定》和國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》以及本單位制定的檔案工作規(guī)章制度,積極參加上級(jí)相關(guān)部門(mén)組織的檔案工作人員培訓(xùn),組織召開(kāi)各村兼職檔案員培訓(xùn)會(huì),加強(qiáng)對(duì)各村文件材料的收集、整理、歸檔,有效地保證了檔案工作的順利開(kāi)展。
2、強(qiáng)化檔案安全工作,制定安全保管及制度。事前防范,制定檔案安全保管制度。要求:檔案工作人員要提高警惕,認(rèn)真做好庫(kù)房的保衛(wèi)、保密工作,確保庫(kù)房安全。檔案庫(kù)房應(yīng)配備防盜、防火、防水濕、防高溫、防強(qiáng)光、防塵、防有害生物等必備設(shè)施。庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)控制在14—24攝氏度,相對(duì)濕度為45%—60%,為控制庫(kù)房溫濕度情況,應(yīng)配備精確、可靠的溫濕度測(cè)量?jī)x器,定期測(cè)量并建立登記制度。庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)格封閉,保證庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境的相對(duì)穩(wěn)定,并采取相應(yīng)措施加以調(diào)整和控制。建立嚴(yán)格的進(jìn)出庫(kù)制度,非檔案工作人員原則上不能進(jìn)入檔案庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案柜應(yīng)統(tǒng)一編號(hào),排放有序,并與墻壁保持一定距離。檔案庫(kù)房必須具備防磁、防震、防靜電、防磁廠(chǎng)、防化學(xué)腐蝕等條件,符合溫度、濕度等要求。建立定期檢查制度,對(duì)庫(kù)房安全等情況定期進(jìn)行檢查。庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放其他物品,嚴(yán)禁存放易燃、易爆及易潮霉變物品。保持庫(kù)房衛(wèi)生整潔,庫(kù)房中無(wú)人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、上鎖。
定期進(jìn)行安全自查,在自查的基礎(chǔ)上,對(duì)重點(diǎn)部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和隱患,采取了有力措施,及時(shí)整改,防止發(fā)生各種危害檔案安的全事故。建立健全了檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度;同時(shí),做好室內(nèi)通風(fēng)、防蟲(chóng)工作。從自查情況來(lái)看,我鎮(zhèn)檔案無(wú)霉變、褪色、破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬、丟失等現(xiàn)象,切實(shí)做到了安全保管。截止目前,我鎮(zhèn)無(wú)檔案損毀、丟失、失泄密、將應(yīng)歸檔文件占為己有等違反《檔案法》事件發(fā)生。
3、在業(yè)務(wù)建設(shè)上,嚴(yán)格把握每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。為了切實(shí)提高檔案管理水平,我鎮(zhèn)認(rèn)真對(duì)照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《檔案工作專(zhuān)項(xiàng)檢查的通知》要求,逐一查找問(wèn)題,從抓每一個(gè)細(xì)小工作環(huán)節(jié)質(zhì)量的提高入手,按照缺什么補(bǔ)什么的辦法,有針對(duì)性地制定整改措施,加強(qiáng)整改,使檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和管理水平得到了較大提高。一是各種門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一保管,做到無(wú)積存未整理檔案。二是把好立卷質(zhì)量關(guān)。組織精干力量,按照要求,對(duì)鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府開(kāi)展的重要活動(dòng)、發(fā)生的重大事件和建設(shè)的重大項(xiàng)目等進(jìn)行了收集整理,并立卷歸檔。三是把好文件裝訂關(guān)。我們對(duì)原有檔案、資料進(jìn)行集中清理的同時(shí),對(duì)所有資料進(jìn)行規(guī)范整理,重新裝訂。四是在村檔案管理上,切實(shí)做好注重指導(dǎo)工作。定期召開(kāi)村級(jí)檔案專(zhuān)門(mén)會(huì)議,傳達(dá)有關(guān)會(huì)議及文件精神;定期組織村資料的整理收集工作,對(duì)各村檔案管理工
1、樹(shù)立重視檔案的觀(guān)念檔案是國(guó)家寶貴歷史文化財(cái)富,黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案工作,對(duì)檔案工作都做出過(guò)重要指示。同志指出:“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù),它不僅對(duì)深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)科學(xué)進(jìn)步以及提高國(guó)民素質(zhì)有促進(jìn)作用,而且對(duì)維護(hù)祖國(guó)統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)和保持社會(huì)穩(wěn)定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分,為企事業(yè)單位管理、科研和生產(chǎn)服務(wù)。各農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視檔案工作,為檔案工作創(chuàng)造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設(shè)的義務(wù)宣傳員,加強(qiáng)檔案法治宣傳,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋檔案工作存在的問(wèn)題。
2、落實(shí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),完善文書(shū)檔案管理在農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位檔案員培訓(xùn)工作中,對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)講解,并下發(fā)到各科研單位學(xué)習(xí),要求按標(biāo)準(zhǔn)完成文書(shū)檔案整理工作;組織基層單位檔案員到標(biāo)準(zhǔn)檔案室參觀(guān),直觀(guān)地領(lǐng)會(huì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機(jī),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)整改,完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
3、加強(qiáng)法制管理,加大農(nóng)業(yè)科技檔案收集力度文書(shū)檔案的管理在院機(jī)關(guān)、基層單位均比較重視,而農(nóng)業(yè)科技檔案在制度建設(shè)、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對(duì)滯后。加強(qiáng)法制管理,使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)研究的科研院所,農(nóng)業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內(nèi)容。目前,基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴(yán)重的原因主要有兩點(diǎn):一是檔案管理人員工作熱情不夠、責(zé)任心不強(qiáng);二是科研人員法律意識(shí)淡漠,視科研檔案為私有財(cái)產(chǎn),或有顧慮、擔(dān)心知識(shí)產(chǎn)權(quán)得不得到保護(hù)等?;诖?應(yīng)要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀(guān)念、高度的責(zé)任心和使命感,加強(qiáng)檔案收集力度,熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)及立項(xiàng)情況;針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案周期性長(zhǎng)的特點(diǎn)要做到跟蹤服務(wù),使檔案收集工作貫穿整個(gè)科研活動(dòng)的始終。開(kāi)展以《檔案法》為中心的農(nóng)業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育,提升工作人員的檔案法制觀(guān)念,培養(yǎng)農(nóng)業(yè)類(lèi)科研人員的法律意識(shí)和檔案意識(shí),真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中,管理制度是必須遵循的規(guī)定和準(zhǔn)則,制定農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度,特別是科技檔案保管和保密制度,科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實(shí)處,使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍工作崗位培養(yǎng)對(duì)于農(nóng)業(yè)科技類(lèi)單位從事檔案管理工作的人員至關(guān)重要,掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí),在實(shí)際工作中鍛煉并提高業(yè)務(wù)能力。
4.1自主學(xué)習(xí)檔案管理人員要有積極的學(xué)習(xí)態(tài)度,進(jìn)一步掌握與檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),使各項(xiàng)工作在法治的框架內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)也用法律的武器為檔案管理工作保駕護(hù)航按照檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完成農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作;積極參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷接收新信息。
4.2后備人才培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視后備人才的培養(yǎng),特別是從事檔案管理工作的新員工,對(duì)/!/于個(gè)人素質(zhì)高、能力強(qiáng)的年輕一代,經(jīng)過(guò)工作崗位的鍛煉,很快會(huì)成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓(xùn),起到“傳、幫、帶”的良好作用,實(shí)現(xiàn)崗位新老交替。
4.3參觀(guān)學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)單位檔案管理工作具有一定的封閉性,通常局限在自己的工作環(huán)境中搞業(yè)務(wù),通過(guò)參觀(guān)學(xué)習(xí),和檔案工作走在前列的單位進(jìn)行橫向比較,能夠提高檔案管理水平。
5、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)檔案管理信息化不僅是管理工作的需要,更是時(shí)展的必然。目前農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位檔案管理程度與現(xiàn)代化水平的要求差距很大,這就需要檔案工作人員做到3點(diǎn)。
5.1樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù),其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重心向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程,更是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這個(gè)轉(zhuǎn)變要求檔案工作者必須更新思想認(rèn)識(shí),徹底摒棄整理加保管的傳統(tǒng)觀(guān)念,將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù),滿(mǎn)足農(nóng)業(yè)科研工作者及廣大農(nóng)民對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的需求。
5.2掌握信息技術(shù)技能信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用提供了條件。“三分技術(shù),七分管理”,先進(jìn)的技術(shù)需要懂技術(shù)的人去管理,缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案專(zhuān)業(yè)的人才,這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),掌握并熟練運(yùn)用先進(jìn)的科技手段,通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開(kāi)發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn),促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平的提升,加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐。
5.3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃,列入預(yù)算,增加投入,建立必要的軟硬件設(shè)備環(huán)境,為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案室 電子文件 管理
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢(shì)下,數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過(guò)程中,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和管理,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái),發(fā)揮著不容忽視的作用。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō),在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中,形成了大量的電子文件,成為數(shù)字檔案室重要的工作對(duì)象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況,對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。
一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái),作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)
一方面,搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點(diǎn)。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求,我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展,加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)研發(fā),將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分,以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開(kāi)發(fā),多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計(jì),使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求,逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成,基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中,檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式,為各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀(guān)面向用戶(hù)、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺(tái)。
另一方面,搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點(diǎn)。我公司的檔案信息平臺(tái)雖然是由國(guó)網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的,但在在實(shí)際工作中,檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn),圍繞“檔案管理”模塊功能和加強(qiáng)電子文件管理等重點(diǎn)工作,認(rèn)真驗(yàn)證現(xiàn)有系統(tǒng),同時(shí)圍繞信息的前端控制和全程維護(hù),完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求,便于國(guó)家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時(shí),對(duì)已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案,開(kāi)發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計(jì)分析、查找利用等功能,實(shí)施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用,充分發(fā)揮案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫(kù)的作用,實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險(xiǎn)等因素,落實(shí)信息管理安全保密措施,保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行,提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構(gòu)建保障體系,推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開(kāi)
首先,領(lǐng)導(dǎo)重視為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,將檔案工作納入到全年工作計(jì)劃當(dāng)中,使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同布置、同落實(shí);每年印發(fā)《檔案工作要點(diǎn)》,召開(kāi)檔案工作會(huì)議,明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容;積極推行責(zé)任考核制度,將文件材料歸檔工作列入各部門(mén)考核內(nèi)容,形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期,我公司檔案工作人員專(zhuān)程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢(xún),了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式,學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗(yàn)與成果利用,確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中,還專(zhuān)門(mén)組織召開(kāi)了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會(huì),邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家參加,充分聽(tīng)取各方意見(jiàn),全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專(zhuān)人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開(kāi)展課題研究,通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐等情況進(jìn)行分析探討,研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容,力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合,為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。
其次,強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個(gè)部門(mén),形成工作合力至關(guān)重要。一方面,明確各部門(mén)的工作職責(zé),由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施檔案數(shù)字化全過(guò)程的進(jìn)度與質(zhì)量控制;由信息管理部門(mén)給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的技術(shù)保障,配合做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和運(yùn)行管理。另一方面,作為垂直管理的大型國(guó)有企業(yè),在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時(shí),積極開(kāi)展對(duì)所屬單位檔案工作的指導(dǎo),與檔案數(shù)字化項(xiàng)目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書(shū)》,明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求,并對(duì)各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控,確保檔案信息全過(guò)程安全,對(duì)所有檔案進(jìn)行密級(jí)篩查,全面梳理和統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)密級(jí)文件,從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。
再次,健全制度是完成各項(xiàng)工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初,企業(yè)就以國(guó)家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國(guó)有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo),嚴(yán)格參照國(guó)家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作;在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中,按照國(guó)家檔案局和市檔案局的規(guī)定,統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn),明確發(fā)展方向,確保高效有序地開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)工作。此外,進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果,規(guī)范電子文件管理的制度;形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”,對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求,嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍,科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限,規(guī)范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能,確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展
一是強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因?yàn)樾畔⒂涗浄绞脚c傳遞方式的改變,其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè),根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求,進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng);要實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理,將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇,實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步,提高信息管理的層次和水平,拓展檔案利用共享渠道。
二是強(qiáng)化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展,配置滿(mǎn)足數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢(xún)、管理要求的服務(wù)器和光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)備份設(shè)備,并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲(chǔ)等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能,為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運(yùn)行環(huán)境;要遵循統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)的建設(shè)原則,將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合,并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專(zhuān)業(yè)性,加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析,對(duì)不同類(lèi)型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管,努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)體生成、管理運(yùn)轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。
三是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變,其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化,對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)也需要積極確立全新的管理觀(guān)和服務(wù)觀(guān)。要根據(jù)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn),提升檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí),根據(jù)檔案工作的客觀(guān)規(guī)律和檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃與控制,研究檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì),思考完善檔案信息管理的方法;要主動(dòng)緊跟信息發(fā)展步伐,熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能,具備更專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和更豐富的信息技術(shù)知識(shí),為科學(xué)開(kāi)展檔案管理提供強(qiáng)有力的智力支撐,不斷提升檔案工作效率。
(作者單位為國(guó)網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司)
參考文獻(xiàn)
[1] 李天一.數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界,2015(S1):38-39.
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